Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN THỌ 5 1.1. Những lý luận chung về công tác lưu trữ 5 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 5 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ 5 1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ 5 1.1.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 6 1.1.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 7 1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu. 8 1.1.3.4. Thống kê và kiểm tra tài liệu. 10 1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 10 1.1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 11 1.2. Khái quát về UBND xã Yên Thọ 12 1.2.1. Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ 12 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 13 1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức: 13 1.2.2.2. Chức năng của UBND xã Yên Thọ 13 1.2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Thọ 13 Tiểu kết 17 Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 18 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 18 2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của UBND xã Yên Thọ 18 2.2.1. Loại hình tài liệu lưu trữ tại UBND xã : 18 2.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ UBND xã 20 2.2.2.1. Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng những thông tin quá khứ 20 2.2.2.2. Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính chính xác cao 20 2.2.2.3. Tài liệu lưu trữ UBND xã do Nhà nước thống nhất quản lý 20 2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ 21 2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 21 2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý 21 2.3.2. Thực hiện chỉnh lý 22 2.3.3. Lập hồ sơ cho tài liệu ở nhóm nhỏ cuối cùng. 22 2.3.4. Xác định giá trị tài liệu 22 2.3.5. Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) 22 2.3.6. Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản) 23 2.3.7. Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản. 23 Tiểu kết 24 Chương 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 25 3.1. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ. 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2. Giải pháp 26 3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của Cán bộ Lưu trữ tại UBND xã Yên Thọ 26 3.2.2. Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ 27 Tiểu kết 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN THỌ .5 1.1 Những lý luận chung công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa công tác lưu trữ 1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 1.1.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.1.3.3 Xác định giá trị tài liệu 1.1.3.4 Thống kê kiểm tra tài liệu 10 1.1.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 10 1.1.3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 11 1.2 Khái quát UBND xã Yên Thọ .12 1.2.1 Lịch sử hình thành UBND xã Yên Thọ 12 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 13 1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức: 13 1.2.2.2 Chức UBND xã Yên Thọ 13 1.2.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Yên Thọ 13 Tiểu kết .17 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 18 2.1 Tổ chức lưu trữ UBND xã Yên Thọ 18 2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Thọ 18 2.2.1 Loại hình tài liệu lưu trữ UBND xã : 18 2.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ UBND xã 20 2.2.2.1 Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng thông tin khứ 20 2.2.2.2 Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính xác cao 20 2.2.2.3 Tài liệu lưu trữ UBND xã Nhà nước thống quản lý 20 2.2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ lưu trữ 21 2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Thọ 21 2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý 21 2.3.2 Thực chỉnh lý 22 2.3.3 Lập hồ sơ cho tài liệu nhóm nhỏ cuối 22 2.3.4 Xác định giá trị tài liệu 22 2.3.5 Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) 22 2.3.6 Hệ thống hoá đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản) 23 2.3.7 Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản 23 Tiểu kết .24 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 25 3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Nhược điểm 25 3.2 Giải pháp 26 3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn Cán Lưu trữ UBND xã Yên Thọ .26 3.2.2 Trang bị đầy đủ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ 27 Tiểu kết .29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu toàn cầu hoá kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hố, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình CNH, HĐH đất nước Như vấn đề xúc mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng cơng tác Lưu trữ Trong tất cơng tác Hành Văn phòng Cơng tác Lưu trữ công tác quan trọng thiếu quan tổ chức quan Hành Nhà nước Hồ vào xu cơng nghiệp hóa - đại hóa, cải tiến để vươn tới hồn thiện năm gần nghiệp vụ công tác Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Một công việc quan hành nhà nước cơng tác Hành văn phòng mà cụ thể công tác lưu trữ Đây việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thơng tin q khứ cần thiết Chính mà công tác lưu trữ đặc biệt quan trọng - Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại-nền hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền cơng dân - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước,cũng quan, đơn vị nhỏ địa phương cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Thực trạng công tác lưu trữ quan Hành Nhà nước nói chung UBND địa phương nói riêng nhiều bất cập, cần có phương hướng giải pháp đưa để nâng cao hiệu chất lượng cơng tác lưu trữ Chính lý trên, định chọn đề tài “Nâng cao hiệu công tác Lưu trữ UBND xã Yên Thọ” làm đề tài nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao hiệu công tác Lưu trữ UBND xã Yên Thọ Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã n Thọ Mục đích nghiên cứu Trình bày, đánh giá thực trạng tình hình cơng tác lưu trữ UBND xã Yên Thọ, đồng thời đưa giải pháp giúp công tác lưu trữ hiệu - Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác lưu trữ - Khảo sát tình hình thực trạng - Điều tra cơng tác lưu trữ - Đưa giải pháp nhằm giúp công tác lưu trữ hiệu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề, đề tài nâng cao hiệu công tác lưu trữ vấn đề, đề tài nhiều tác giả quan tâm Ở nhiều địa phương tổ chức buổi Hội thảo nghiên cứu khoa học nâng cao hiệu công tác lưu trữ Tại UBND xã n Thọ chưa có cơng trình nghiên cứu chuyên biệt nghiên cứu cách có hệ thống nâng cao hiệu công tác lưu trữ Do đó, đề tài mẻ, cơng trình nghiên cứu đầu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp tơi sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp cán làm việc UBND xã Yên Thọ Đóng góp đề tài Qua q trình tìm hiểu, giới thiệu cách hệ thống ,khoa học công tác Lưu trữ UBND xã Yên Thọ Đồng thời, giới thiệu vài nét hình thành phát triển UBND xã Yên Thọ Nêu mặt mạnh mặt yếu công tác Lưu trữ UBND xã Yên Thọ Đề tài nguồn tham khảo cho học sinh, sinh viên ngành Văn phòng, thư kí, lưu trữ ngành khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài gồm cac chương mục sau: Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN THỌ 1.1 Những lý luận chung công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động thiếu máy quản lý nhà nước Ngày nay, đứng trước yêu cầu kinh tế, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng hầu hết quan, đơn vị góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, độ tin cậy hệ thống thể chế hành nhà nước - Làm sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định định cấp công ty - Làm chứng liệu cho định hoạt động thực - Góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động văn phòng (bằng số liệu cập nhật, báo cáo diễn biến ) - Chia sẻ thông tin nội với mối quan hệ liên kết, đối tác - Cung cấp số liệu thống kê cho quan quản lý - Làm nguồn tham khảo cho chương trình nghiên cứu, phát triển - Đáp ứng yêu cầu lưu trữ theo quy định pháp luật 1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm tính chất: - Tính khoa học: Tính chất khoa học công tác lưu trữ thể bật qua việc nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh tài liệu lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị, bổ sung thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào khâu nghiệp vụ lưu trữ -Tính mật: Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử Tài liệu phải sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên, số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung thuộc bí mật quốc gia, kẻ thù tìm thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp bí mật quốc gia tài liệu lưu trữ.Vì cần phải chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước - Tính chất xã hội: Tài liệu lưu trữ việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử phục vụ cho nhu cầu khác đời sống xã hội như: hoạt động trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm nhiều hoạt động khác xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu hình thức phục vụ cơng tác khai thác sử dụng tài liệu để đáp ứng nhu cầu xã hội 1.1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập: Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Theo quy định pháp luật hành công tác lưu trữ, thu thập tài liệu tiến hành hai giai đoạn tài liệu: Giai đoạn 1: Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan từ văn thư quan từ phòng, ban, đơn vị trực thuộc quan Giai đoạn 2: Xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam thực biện pháp tiến hành thu thập Trung tâm lưu trữ quốc gia Bổ sung tài liệu lưu trữ: Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia qua trình thu thập để xem xét mức độ hồn thiện phơng lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hồn chỉnh phơng hồ sơ thuộc phông, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm tài liệu thiếu Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm mục đích hồn chỉnh Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần thực cách nghiêm chỉnh theo quy định nhà nước Để thực nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo yêu cầu: - Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xun, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt khả sử dụng kịp tời thực tế - Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng phạm vi rộng, điều kiện áp dụng phương tiện kỹ thuật đại 1.1.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chính lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Nội dung: Đây nội dung quan trọng tiến hành sau hoàn tất bước chuẩn bị chỉnh lý Thực chỉnh lý gồm bước sau: Bước 1: Phân loại tài liệu Bước 2: Khôi phục hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ Bước 3: Biên mục phiếu tin Bước 4: Hệ thống hóa hồ sơ Bước 5: Biên mục hồ sơ Bước 6: Vệ sinh tài liệu Bước 7: Thống kê, kiểm tra tài liệu làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Bước 8: Đánh số thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp xếp tài liệu lên giá, tủ Bước 9: Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Bước 10: Kiểm tra tổng kết công tác chỉnh lý 1.1.3.3 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng mặt như: trị, kinh tế, văn hố, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho phơng tài liệu quốc gia Việt Nam Nguyên tắc trị: Bản chất nguyên tắc thể chỗ việc tổ chức lựa chọn, bảo quản tài liệu trước hết phải xuất phát từ lợi ích giai cấp giá trị tài liệu giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền), song khơng nên nhìn nhận giá trị tài liệu cách cứng nhắc máy móc Ngun tắc trị coi nguyên tắc xuyên suốt toàn trình nghiên cứu xác định giá trị loại tài liệu, nguyên tắc chi phối tác động trực tiếp đến trình nhận thức người (nó khơng mâu thuẫn với tính khách quan khoa học nói chung) Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 2.1 Tổ chức lưu trữ UBND xã Yên Thọ Tổ chức văn thư - lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ thực nhiệm vụ tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã công tác quản lý hồ sơ, tài liệu thực quy định công tác văn thư, lưu trữ địa phương; hướng dẫn cán bộ, công chức người hoạt động không chuyên trách xã trực tiếp tổ chức thực nhiệm vụ quy định Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực quy định chung Luật Lưu trữ quan, tổ chức nhà nước 2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Thọ Tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) xã gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động UBND xã, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử UBND xã nhân dân Tại UBND xã Yên Thọ có nhiều loại tài liệu như: công văn đến, giấy tờ, định đầu sách, tài liệu giấy, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm…phục vụ cho nhu cầu cán nhân viên xã Trong đó, tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn Đó loại hình tài liệu truyền thống thường gặp kho lưu trữ tiếp tục tương lai 2.2.1 Loại hình tài liệu lưu trữ UBND xã : - Tài liệu hành chính: Tài liệu hành bao gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, quân sự, ngoại giao Đối với UBND xã tài liệu phản ánh hoạt động quản lý mặt kinh tế - xã hội địa phương.Đó văn quy phạm pháp luật như: Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị 18 UBND hình thức văn hành khác - Tài liệu khoa học kỹ thuật Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, đồ v.v Trong họat động UBND xã, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu tài liệu nhóm xây dựng số tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứu khoa học liên quan đến địa phương Các cơng trình địa phương như: Cơng trình xây dựng Trường học, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, cơng trình hệ thống thuỷ lợi xã, cơng trình Đài tưởng niệm anh hùng liệt sĩ, trạm y tế xã… - Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh: Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm ghi hình (còn gọi tài liệu nghe nhìn) loại tài liệu sản sinh hoạt động quan thông tin tuyên truyền, quan quản lý nhà nước, quan nghiên cứu khoa học, cá nhân Loại hình tài liệu phản ánh hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo người hoạt động phong phú khác Loại hình tài liệu có khả ghi tái lại kiện, tượng hình ảnh âm Trong tài liệu trên, UBND xã Liêm Phong tài liệu ảnh phổ biến phản ánh hoạt động địa phương lĩnh vực Tài liệu ghi âm có khơng nhiều, chủ yếu phản ánh hoạt động văn hoá, văn nghệ, tuyên truyền Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh khơng có nhiều Những năm gần với phát triển cơng nghệ thơng tin đưa lồi người bước vào kỷ nguyên - kỷ nguyên cơng nghệ thơng tin Từ đó, xuất loại hình tài liệu tài liệu điện tử Loại hình tài liệu lưu trữ điện tử ngày nhiều dần chiếm ưu kỹ thuật đại Riêng UBND xã Liêm Phong, tài liệu chủ yếu bao gồm loại như: phần mềm tài chính-kế tốn, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng… 19 2.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ UBND xã 2.2.2.1 Tài liệu lưu trữ UBND xã chứa đựng thông tin khứ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ Đó phản ánh kiện, tượng, biến cố lịch sử, thành lao động sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại hoạt động, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học, văn hoá tiếng Tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Thọ phản ánh mặt đời sống kinh tế - xã hội địa phương qua thời kỳ lịch sử giai đoạn lịch sử công xây dựng bảo vệ tổ quốc 2.2.2.2 Tài liệu lưu trữ UBND xã có tính xác cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị Vì vậy, chứa đựng thơng tin có độ tin cậy, xác cao phản ánh cách trung thực vật tượng Bởi sản sinh với thời điểm vật, tượng mà phản ánh Với đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin cấp đảm bảo tính xác, trung thực yếu tố thể thức mang tính pháp lý Tài liệu lưu trữ phải gốc, có đầy đủ yếu tố thể thức văn Tuy nhiên, trường hợp khơng có gốc, dùng có giá trị để thay Trong thực tế có tài liệu sản sinh điều kiện lịch sử không cho phép đạt tất u cầu phải có linh hoạt xem xét chúng Thí dụ: Tài liệu lưu trữ UBHC xã thời kỳ trước năm 1954 có văn viết tay đánh máy chữ, in Rơnêơ nội dung có giá trị phải lưu trữ vĩnh viễn đa số tài liệu có giá trị lịch sử lại 2.2.2.3 Tài liệu lưu trữ UBND xã Nhà nước thống quản lý Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ Việt Nam nguyên tắc tập trung thống Nguyên tắc khẳng định Điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (năm 2001): "Tài liệu lưu trữ quốc gia đặt lãnh đạo 20 Đảng quản lý thống nhà nước Tài liệu lưu trữ quốc gia phải quản lý thống theo quy định pháp luật Nhà nước đầu tư kinh phí thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia" Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn kinh tế- trị UBND xã Yên Thọ 2.2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ lưu trữ Tài liệu lưu trữ bảo quản quản từ hệ sang hệ khác nguồn thông tin vô tận để xây dựng văn hoá đậm đà sắc dân tộc Một công việc quan trọng lưu trữ UBND xã phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Để kéo dài tuổi thọ tài liệu cần có biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ để không bị mát, hư hỏng hay khó phục hồi Đặc biệt, vị trí nước ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa nên yếu tố tác động tự nhiên nắng mưa, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng v.v tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Vì cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp đặt cách cấp thiết thực tiễn 2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Thọ 2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý - Giao nhận tài liệu (phải lập biên giao-nhận) - Vệ sinh sơ (không làm xáo trộn trật tự tài liệu) - Khảo sát tài liệu (thu thập thông tin cần thiết khối tài liệu để viết báo cáo kết khảo sát) - Thu thập bổ sung tài liệu (nhằm tập trung triệt để tài liệu trước chỉnh lý tránh mát thất lạc tài liệu) - Viết văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý(nhằm thống nghiệp vụ chỉnh lý) - Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông - Bản hướng dẫn phân loại tài liệu hướng dẫn lập, phục hồi hồ sơ - Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 21 2.3.2 Thực chỉnh lý Phân loại tài liệu chỉnh lý: Căn vào phương án phân loại chọn cho phông lưu trữ UBND xã, phường, thị trấn phương án "Thời gian-Mặt hoạt động" hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo thứ tự sau: Thơng thường tài liệu UBND xã chia thành khối: Khối tổng hợp, khối nội chính, khối văn xã, khối Nông - Lâm - Ngư, khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản, khối phân phối lưu thơng (tài thương mại) Đây khối phông lưu trữ, phân loại khối cần để riêng tài liệu khối Khi tiến hành chia tài liệu khối cần vào hướng dẫn phân loại để chia xác Nếu để nhầm khối ảnh hưởng đến bước Trong khối, tài liệu phân chia theo ngành hoạt động Sau chia tài liệu khối tiến hành chia tài liệu khối ngành hoạt động Mỗi ngành hoạt động khối để riêng Trong ngành hoạt động, tài liệu phân chia theo lĩnh vực ngành Trong lĩnh vực, tài liệu phân chia theo cơng tác lớn, vụ việc Trong nhóm nhỏ cuối chia tài liệu năm nhiệm kỳ 2.3.3 Lập hồ sơ cho tài liệu nhóm nhỏ cuối Sau phân loại tài liệu bước cuối nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ, công việc cần lập hồ sơ nhóm nhỏ 2.3.4 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu kết hợp trình chỉnh lý khâu phân loại tài liệu, lập hồ sơ… 2.3.5 Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) Biên mục hồ sơ thực sau lâp hồ sơ, việc biên mục hồ sơ (Đơn vị bảo quản) gồm nội dung sau: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ… 22 2.3.6 Hệ thống hoá đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản) Lập Mục lục hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm nội dung: Viết lời nói đầu: giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; phương án phân loại tài liệu kết cấu mục lục hồ sơ Viết bảng dẫn mục lục hồ sơ: Bảng dẫn vấn đề, bảng dẫn tên người, địa danh, bảng chữ viết tắt sử dụng mục lục Căn vào nội dung thông tin thẻ tạm, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ phông nhập tin từ phiếu tin vào máy in từ sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ (nếu có) Đóng mục lục hồ sơ (ít bộ), để phục vụ cho việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực theo tiêu chuẩn ngành TCN-041997 "Mục lục hồ sơ" ban hành kèm theo Quyết định Số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước 2.3.7 Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản 23 TIỂU KẾT Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) xã gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động UBND xã, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, lịch sử UBND xã nhân dân Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động UBND xã tài liệu phản ánh mặt kinh tế, trị, xã hội, an ninh, quốc phòng hoạt động quản lý nhà nước UBND xã Những tài liệu có giá trị thu thập bảo quản để phục vụ cho việc khai thác sử dụng cho lợi ích tồn dân Tài liệu lưu trữ bảo quản quản từ hệ sang hệ khác nguồn thông tin vô tận để xây dựng văn hoá đậm đà sắc dân tộc Tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Thọ lưu trữ lại qua nhiều năm Một công việc quan trọng lưu trữ UBND xã phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý UBND xã Yên Thọ, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý UBND xã 24 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 3.1.1 Ưu điểm Về công tác tổ chức cán bộ: UBND xã Yên Thọ có cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ; trình độ Trung cấp, Cao đẳng, chuyên ngành Lưu trữ & Quản trị văn phòng, có nhiệm vụ quản lý văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu, thực số nhiệm vụ hoạt động lưu trữ; công tác lập hồ sơ, Cán cơng chức có trình độ, xếp tài liệu công việc hợp lý ổn định có Về cơng tác chỉnh lý tài liệu: Những năm qua, UBND xã Yên Thọ làm tốt, có cố gắng cơng tác chỉnh lý tài liệu, tài liệu chỉnh lý gồm loại tài liệu ấn chỉ, tài liệu thu trước bạ, phí lệ phí cơng tác thu thập hồ sơ, tài liệu từ phòng ban kho Lưu trữ đầy đủ, quy trình, tiến hành tiêu hủy tài liệu theo quy định Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ tổ chức, công dân đến khai thác theo nhu cầu hiệu quả, trang tài liệu đưa phục vụ, có sổ sách theo dõi công cụ tra cứu theo quy định 3.1.2 Nhược điểm Cơng tác lưu trữ hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đạo, điều hành quan Phần mềm ứng dụng quản lý văn đi, văn đến nhiều hạn chế, bất cập; công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ gặp nhiều khó khăn: Diện tích kho, trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu Việc đầu tư số thiết bị: máy điều hòa, máy hút ẩm, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ hạn chế, kinh phí địa phương hạn hẹp, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ chưa thực 25 hiệu Đội ngũ công chức lưu trữ chưa trình độ chun mơn cao, nghiệp vụ chưa thực đáp ứng yêu cầu theo quy định Quá trình khai thác hồ sơ, số tài liệu chưa mở sổ sách theo dõi, tra cứu theo quy định, bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị chưa đảm bảo yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu: Một số tài liệu kho tình trạng ẩm, mốc, rách nát, sở vật chất cũ, chưa đáp ứng yêu cầu lưu trữ Do điều kiện kinh phí UBND cấp xã thấp, sở vật chất nhiều thiếu thốn thiếu đồng bộ, cần vào tình hình thực tế địa phương để thực dự án xây dựng cải tạo sửa chữa nhà kho cho phù hợp, bảo quản tài liệu an tồn 3.2 Giải pháp 3.2.1 Nâng cao trình độ chun môn Cán Lưu trữ UBND xã Yên Thọ Thực phân cơng cơng việc văn phòng lưu trữ theo người, việc Cán làm công tác lưu trữ tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc giao Khi bố trí cơng việc cho cán cần vào trình độ chun mơn lực thực tế cán Những người có chun mơn thấp, lực khơng cao bố trí cơng việc dòi hỏi tính xác trình độ chun mơn thấp Ngược lại, có trình độ chun mơn cao giao cho họ giải cơng việc đòi hỏi tính xác, tỉ mỉ cao… Hàng năm, cử cán học lớp nâng cao trình độ, kỹ chuyên môn giúp cho việc xử lý, thu thập giải tài liệu lưu trữ triển khai dễ dàng, nahnh chóng, xác Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ công chức, viên chức Cán xã tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực 26 chế độ, quy định công tác lưu trữ UBND cấp huyện, tỉnh, thành phố ban hành Bên cạnh đó, cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời UBND xã cần quán triệt quy định pháp luật, văn hướng dẫn Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ UBND huyện công tác lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức ý thức trách nhiệm tồn thể cơng chức UBND xã n Thọ công tác lưu trữ Chủ tịch UBND xã cần liệt đạo, hướng dẫn công chức UBND xã thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, đại, hiệu Cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định Thực trình tự quản lý văn văn đến theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu, đảm bảo thực quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức chức danh Nhà nước Bên cạnh đó, cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời Thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác lưu trữ, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ UBND xã; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ theo quy định 27 3.2.2 Trang bị đầy đủ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ Để đảm bảo cho cán công chưc lưu trữ làm việc có hiệu cần phải cải thiện điều kiện làm việc cho phù hợp Bố trí nơi làm việc điều kiện nghỉ ngơi hợp lý mang lại sức khỏe tâm lý tốt cho cán - Phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Công tác chỉnh lý, bảo quản thu thập, bổ sung tài liệu nhiệm vụ thường xuyên, liên tục Sắp xếp, bố trí nơi làm việc hợp lý: - Có diện tích phù hợp với cơng việc - Phù hợp với nhiệm vụ công tác lưu trữ - Phòng lưu trữ cần khơng gian thống đãng, không ẩm mốc, tránh trường hợp làm hư hại tài liệu - Liên tục kiểm tra trang thiết bị lưu trữ, cần nâng cấp trang thiết bị hỏng, khơng sử dụng được, có ảnh hưởng đến văn lưu trữ - Trang bị trang thiết bị đại, phù hợp với yêu cầu, đòi hỏi ngân sách ủy ban 28 TIỂU KẾT Qua thời gian tìm hiểu thực tế UBND xã n Thọ tơi nhận thấy cơng tác lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu cơng tác điều hành quản lý hoạt động UBND xã Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức; lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Từ số khâu nghiệp vụ lưu trữ cho thấy nghiệp vụ lưu trữ công việc quan trọng, mang đầy ý nghĩa khơng cho cơng tác văn phòng mà có tác động to lớn đời sống xã hội Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành UBND thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước UBND xã Yên Thọ 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 Bộ Tài hướng dẫn chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liêu lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Giáo trình Lưu trữ, Nxb Giao thơng Vận tải, Hà Nội, 2009 Trường Cao đẳng Văn thư-Lưu trữ TWI(nay Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội).Tập giảng công tác lưu trữ cấp xã Hà Nội, 2006 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, 1990; Nghiệp vụ lưu trữ (Ban hành theo định số: 348/QĐ-BNV ngày 19-4-2012 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ) 10 website: luutru.gov.vn 11 Nguồn: www.vanthuluutru.com - rabinka 30 PHỤ LỤC (Phụ lục 01) – Hình ảnh giới thiệu Ủy ban Nhân dân xã Yên Thọ (Phụ lục 02) – Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân xã Yên Thọ ... nghiên cứu: Nâng cao hiệu công tác Lưu trữ UBND xã Yên Thọ Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã Yên Thọ Mục đích nghiên cứu Trình bày, đánh giá thực trạng tình hình cơng tác lưu trữ UBND xã Yên Thọ, đồng... UBND xã 24 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ 3.1.1 Ưu điểm Về công tác tổ... hiểu sâu cơng tác lưu trữ Ủy ban 17 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ YÊN THỌ 2.1 Tổ chức lưu trữ UBND xã Yên Thọ Tổ chức văn thư - lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Thọ thực nhiệm