Quản trị Học: Công Tác Hoạch Định Phần 1

1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ SỞ CỦA HOẠCH ĐỊNH 1.1 Hoạch định / lập kế hoạch là gì? 1.2 Tác dụng của hoạch định 1.3 Các loại hoạch định 1.4 Quy trình hoạch định 1.5 Các yếu tố tình huống ảnh hưởng lên hoạch định 1.6 Nhiệm vụ kinh doanh 2. QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU ( MBO- MANAGEMENT BY OBJECTIVES ) 2.1 Khái niệm 2.2 Thế nào là một mục tiêu đúng? 2.3 Tác dụng của quản lý theo mục tiêu 2.4 Quy trình MBO 2.5 ưu nhược điểm của MBO 3. CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH 3.1 Sơ đồ khối (Flow chart ) 3.2 Sơ đồ Gantt (Gantt chart) 3.3 Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Chương 5: Công tác Hoạch đònh PHẦN B: CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ Chương :CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH Môn học: Quản Trò Học Nội dung Phần 1: NHỮNG CƠ SỞ HOẠCH ĐỊNH NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ SỞ CỦA HOẠCH ĐỊNH 1.1 Hoạch định / lập kế hoạch gì? 1.2 Tác dụng hoạch định 1.3 Các loại hoạch định 1.4 Quy trình hoạch định 1.5 Các yếu tố tình ảnh hưởng lên hoạch định 1.6 Nhiệm vụ kinh doanh QUẢN LÝ THEO MỤC TIEÂU ( MBO- MANAGEMENT BY OBJECTIVES ) 2.1 Khái niệm 2.2 Thế mục tiêu đúng? 2.3 Tác dụng quản lý theo mục tiêu 2.4 Quy trình MBO 2.5 u c m CAÙC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH 3.1 Sơ đồ khối (Flow chart ) 3.2 Sơ đồ Gantt (Gantt chart) 3.3 Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) GVC Th.S Traàn Minh Thư 66 Chương 5: Công tác Hoạch đònh Phần 1: NHỮNG CƠ SỞ HOẠCH ĐỊNH NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ SỞ CỦA HOẠCH ĐỊNH 1.1 Hoạch định gì? Hoạch định trình dự báo, xác định mục tiêu đề biện pháp tốt để thực mục tiêu Nhìn chung, hoạch định thường hiểu tất công việc quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai 1.2 Tác dụng hoạch định - Hướng dẫn Phối h p Giảm bớt bất trắc Giảm đư c trùng lặp, chờ đ i Ki m tra 1.3 Các loại hoạch định a Phân theo tính chất - Hoạch định chiến lư c - Hoạch định tác nghiệp b Phân theo thời gian - Hoạch định dài hạn - Hoạch định ngắn hạn GVC Th.S Trần Minh Thư 67 Chương 5: Công tác Hoạch đònh Bảng 4.1: Những dự tính thu nhập công ty Stamus ( triệu đô la) Thu nhập phận l Thu nhập phận ll Thu nhập phận lll Thu nhập toàn coâng ty 2015 2016 2017 1.0 0.5 0.5 2.0 1.400 0.700 0.750 2.950 1.960 0.980 1.125 4.065 MỤC TIÊU DÀI HẠN Tăng gấp đôi thu nhập công ty năm tới thông qua phát triển thò trường thâm nhập thò trường (Thu nhập triệu USD) BỘ PHẬN l M-TIÊU HÀNG NĂM Tăng thu nhập phận khoảng 40% năm 40% năm tới (Thu nhập tại: triệu USD) Nghiên cứu &phát triển Mục tiêu hàng năm Năm phát triển sản phẩm & tiếp thò thành công GVC Th.S Trần Minh Thư BỘ PHẬN ll M- TIÊU HÀNG NĂM Tăng thu nhập phận khoảng 40% năm 40% năm tới (Thu nhập tại: 0.5 triệu USD) Sả Sản n xuấ xuấtt:: Mụ Mụcc tiê tiêu u Hà n g nă Hàng naêm m Taê Taên ng g naê naên ng g lự c sả n xuấ lực sản xuấtt khoả khoản ng g 30% 30% trong naê naêm m nay Mua hàng (purchasing) Gửi hàng (shipping) Kiểm soát chất lượng Tiếp thò: Mục tiêu Hàng năm Tăng số nhân viên bán hàng khoảng 40% năm 68 Quảng cáo Khuyến Nghiên cứu Giao tế BỘ PHẬN lll M- TIÊU HÀNG NĂM Tăng thu nhập phận khoảng 50% năm 50% năm tới (Thu nhập tại: 0.5 triệu USD) Tài Mục tiêu Hàng năm Đạt hổ trợ tài 400.000 USD tháng tới Nhân lực Mục tiêu Hàng năm Gỉam tỉ lệ vắng mặt từ 10% xuống 5% năm Kiểm toán/ hạch toán Đầu tư Các khoản thu Vốn luân chuyển Chương 5: Công tác Hoạch đònh c Phân theo mức độ chi tiết cụ thể - Kế hoạch xác đònh -> cụ thể - Kế hoạch hướng dẫn -> chi tiết d Phân theo mức độ sử dụng - Kế hoạch dùng lần - Kế hoạch dùng nhiều lần GVC Th.S Trần Minh Thư 69 Chương 5: Công tác Hoạch đònh 1.4 Quy trình hoạch đònh Nhận thức hội So sánh phương án Dựa hiểu biết về: Thò trường Sự cạnh tranh Nhu cầu khách hàng Điểm mạnh ta Điểm yếu ta Dựa mục tiêu phải thực Phương án cho hội tốt đạt mục đích với chi phí lợi nhuận cao Lập MỤC Chọn phương án TIÊU hay MỤC ĐÍCH Đâu nơi ta muốn đến ta muốn thực thực Chọn chương trình hành động mà theo đuổi Xem xét tiền Hoạch đònh kế đềà hoạch đònh Các kế hoạch hoạt động môi trường : bên hay bên hoạch phụ trợ Ví dụ : Mua thiết bò Mua vật liệu Thuê, đào tạo nhân viên Phát triển sản phẩm Số hóa hoạch đònh ngân Xác đònh phương án quỹ: Lập ngân quỹ như:  Số lượng giá bán  Chi phí tác nghiệp cần thiết cho kế hoạch  Chi phí cho thiết bò Phương án có hứa hẹn để đạt mục tiêu GVC Th.S Trần Minh Thư 70 Bước Chương 5: Công tác Hoạch đònh 1.5 Các yếu tố tình ảnh hưởng lên hoạch đònh Chu kỳ sống tổ chức sản phẩm Đặc điểm môi trường Thời hạn hợp đồng, ràng buộc hợp đồng Cấp bậc tổ chức 1.6 Nhiệm vụ kinh doanh Mục đích Khách hàng Sản phẩm/ dòch vụ Thò trường Triết lý kinh doanh Công nghệ Nguyên tắc xây dựng nhiệm vụ kinh doanh : nguyên tắc 3C Company Customer Competitor GVC Th.S Trần Minh Thư 71 Chương 5: Công tác Hoạch đònh VAI TRÒ CỦA CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CẤP BẬC QUẢN TRỊ TÍNH CHẤT HOẠCH ĐỊNH QUẢN TRỊ VIÊN CAO CẤP CHIẾN LƯC QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP CHIẾN THUẬT QUẢN TRỊ VIÊN CƠ SỞ TÁC NGHIỆP GVC Th.S Trần Minh Thư NỘI DUNG - Mục đích, đường lối sách dài hạn - Tổ chức đến đâu? Tại ? - Mục tiêu tổng quát gì? Cần nguồn tài nguyên ? - Vai trò phận trình thực mục tiêu nào? Ai chòu trách nhiệm công việc ? - Đạt mục tiêu cách nào? - Tài nguyên &ø tiện nghi cần thiết gì? Bao nhiêu? - Khi thực chương trình phê duyệt? - Phối hợp hoạt động đâu? - Ai kiểm soát hoạt động ? - Giao công tác cho cá nhân - Thời khóa biểu hoạt động cụ thể: Khi nào? Ở đâu? Tại sao? - Tiện nghi sở vật chất cần thiết : ? đâu ? - Huấn luyện & động viên nhân viên - Báo cáo tiến độ công tác (Ngắn hạn) 72 Chương 5: Công tác Hoạch đònh Quy trình xây dựng báo cáo nhiệm vụ Chọn số viết báo cáo nhiệm vụ Yêu cầu nhà quản lý đọc Mỗi nhà quản lý soạn văn báo cáo nhiệm vụ cho tổ chức Hợp báo cáo lại thành Phát - Đọc lại – Sửa chữa Họp để thống Các mục tiêu DN điều kiện kinh tế thò trường (Mục tiêu tuyên bố ) Đạt lợi nhuận Có phối hợp với mục tiêu khác :  Mở rộng trì doanh số thò trường  Nâng cao công suất, sử dụng hiệu công nhân DN  Đảm bảo cân tài  Chăm sóc tốt công nhân  Sự phát triển doanh nghiệp  Tạo trì uy tín, hình ảnh DN GVC Th.S Trần Minh Thư 73 Chương 5: Công tác Hoạch đònh  Tạo trì tên nhãn hàng  An toàn lao động tốt  Sản phẩm có lợi cho môi trường  Các điều kiện sản xuất có lợi cho môi trường  Duy trì doanh nghiệp  Giữ vững độc lập  Hướng vào quyền lợi, uy 10 Mục tiêu đánh giá cao Mỹ GVC Th.S Trần Minh Thư 74 Chương 5: Công tác Hoạch đònh 10 MỤC TIÊU ĐƯC ĐÁNH GIÁ CAO NHẤT Ở MỸ Sinh lợi : Tổng lợi nhuận hay tỉ lệ hoàn vốn đầu tư 89% Phát triển : Mức tăng tổng thu nhập số nhân viên 82% Tham gia thò trường : Tỉ lệ tham gia thò trường tổ chức so với tổng doanh thu toàn ngành công nghiệp 66% Trách nhiệm xã hội : Những hoạt động tổ chức để giải vấn đề đô thò, ô nhiễm … 65% Phúc lợi nhân viên : Quan tâm đến mức thỏa mãn nhân viên phẩm chất đời sống lao động họ 62% Phẩm chất sản phẩm dòch vụ : Tính hảo hạng sản phẩm (dòch vụ ) 60% Nghiên cứu phát triển : Thành công việc phát minh trình hay sản phẩm độc đáo 54% Đa dạng : Khả thẩm đònh thâm nhập thò trường 51% Hiệu suất : 50% 10 Sự vững vàng tài : 49% GVC Th.S Trần Minh Thư 75 Chương 5: Công tác Hoạch đònh PHẦN 2: HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯC KHÁI NIỆM 1.1 Chiến lược ? 1.2 Thế quản lý chiến lược 1.3 Lợi ích quản lý chiến lược CÁC LOẠI CHIẾN LƯC 2.1 Chiến lược ổn đònh 2.2 Chiến lược tăng trưởng 2.3 Chiến lược suy giảm 2.4 Chiến lược tổng hợp 2.5 Chiến lược cạnh tranh Michel Porter 2.6 Chiến lược kéo chiến lược đẩy 2.7 Chiến lược kẻ mạnh, kẻ yếu QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHIẾN LƯC/ LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯC CÔNG CỤ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯC MA TRẬN SWOT GVC Th.S Trần Minh Thư 86 Chương 5: Công tác Hoạch đònh PHẦN 2: HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯC KHÁI NIỆM 1.1 Chiến lược ?  Theo từ điển The American Heritage : “ Chiến lược kế hoạch nghệ thuật huy quân áp dụng cho kế hoạch tổng quát xây dựng kế hoạch tác chiến quy mô lớn”  Theo Alfred Chardler Havard : “ Chiến lược việc xác đònh mục tiêu dài hạn DN, thực phân bổ nguồn tài nguyên cần thiết việc thực mục tiêu đó”  William F Glueek cho : “ Chiến lược kế hoạch tổng hợp, toàn diện xây dựng để đảm bảo công ty đạt mục tiêu chủ yếu mình” 1.2 Thế quản lý chiến lược ? ( Hoạch đònh chiến lược )  Quản lý chiến lược tiến trình xây dựng:  Mục tiêu dài hạn  Các biện pháp có tính đònh hướng để đạt mục tiêu đề Trên sở sử dụng tối ưu:  Các nguồn lực có  Các nguồn lực có khả huy động doanh nghiệp  Kế hoạch chiến lược  p dụng cho toàn tổ chức  Thiết lập mục tiêu CHUNG  Tìm cách đònh vò tổ chức theo môi trường  Mang tính bao quát  Ít chi tiết  Thời điểm hoạch đònh chiến lược hàng năm trở lên GVC Th.S Trần Minh Thư 87 Chương 5: Công tác Hoạch đònh GVC Th.S Trần Minh Thư 88 Chương 5: Công tác Hoạch đònh Các cấp chiến lược: Chiến lược cấp công ty (Corporate Strategy) Chiến lược cấp ngành/ lónh vực kinh doanh công ty (Business Strategy) Chiến lược cấp ngành/ lónh vực kinh doanh Chiến lược cấp ngành/ lónh vực kinh doanh công ty (Business Strategy) công ty (Business Strategy) Chiến lược chức Chiến lược chức Chiến lược chức (Functional Strategy)  Vd: Chiến lược (Functional Strategy) Vd: Chiến lược (Functional Strategy) Vd: Chiến lược công nghệ nhân tiếp thò GVC Th.S Trần Minh Thư 89 Chương 5: Công tác Hoạch đònh Doanh nghiệp tồn để làm gì? SỨ MẠNG (MISSION) CHỨC NĂNG-NHIỆM VỤ Doanh nghiệp trở thành tương lai ? Doanh nghiệp đạt vò trí tương lai ? Vào năm 200X doanh Nghiệp đạt thò phần/ doanh thu/ lợi nhuận thò trường ? Tầm nhìn (Vision) Mục đích (Goals) Mục tiêu chiến lược – Chỉ tiêu phấn đấu công ty (Objectives)  Chỉ tiêu thực cho phận chức công ty  Chính sách công ty \ GVC Th.S Trần Minh Thư 90 Mức độ cụ thể rõ ràng (đònh lượng được) Phát biểu tăng dần Chương 5: Công tác Hoạch đònh Hình 5.1: Phân biệt mức độ phát biểu mục tiêu doanh nghiệp 1.3 Lợi ích quản lý chiến lược (QLCL) a Ưu điểm : QLCL cho phép công ty động/ sáng tạo xử lý tốt thay đổi bất ngờ môi trường kiểm soát số phận QLCL giúp công ty thấy rõ mục đích hướng  người lãnh đạo nhân viên nắém vững việc cần phải làm để đạt tới thành công QLCL giúp nhà quản trò nắm hội nguy tương lai Từ tận dụng hội giảm bớt rủi ro nguy Nhờ có QLCL, công ty tạo vò chủ động thụ động công QLCL giúp cho công ty tạo chiến lược tốt thông qua việc sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống hơn, hợp lý đến lựa chọn chiến lược b Nhược điểm : Đòi hỏi nhiều thời gian nỗ lực Các kế hoạch chiến lược bò xem cứng nhắc ấn đònh thành văn Giới hạn sai sót dự báo môi trường dài hạn lớn Nhiều công ty ý đến việc lập kế hoạch chiến lược quan tâm đến việc thực Kết người không nỗ lực thực dẫn tới hiệu GVC Th.S Trần Minh Thư 91 Chương 5: Công tác Hoạch đònh CÁC LOẠI CHIẾN LƯC 2.1 Chiến lược ổn đònh  Không có biến đổi đáng kể, tiếp tục phục vụ khách hàng cũ, cung cấp sản phẩm/ dòch vụ có trì thò phần/ lợi nhuận 2.2 Chiến lược tăng trưởng a Chiến lược tăng trưởng tập trung  Thâm nhập thò trường: Sản phẩm – thò trường  Phát triển thò trường: Sản phẩm – thò trường  Phát triển sản phẩm: Sản phẩm (cải tiến )–thò trường b Chiến lược tăng trưởng đường hội nhập (liên kết )  Hội nhập dọc ngược chiều (kết hợp dọc phía sau):  hội nhập với nhà cung cấp  Hội nhập dọc thuận chiều (kết hợp dọc phía trước):  hội nhập với nhà phân phối, bán lẻ  Hội nhập ngang :  hội nhập với đối thủ cạnh tranh GVC Th.S Trần Minh Thư 92 Chương 5: Công tác Hoạch đònh c Tăng trưởng cách đa dạng hóa  Đa dạng hóa đồng tâm :  Thò trường với sản phẩm phù hợp công nghệ marketing sản phẩm hữu sản xuất  Đa dạng hóa ngang:  Sản phẩm (Công nghệ ) – thò trường  Đa dạng hóa kết khối: (# ĐDH hỗn h p)  Sản phẩm (công nghệ mới) - thò trường  Chiến lược sản phẩm - thò trường – Chiến lược Andốp sản phẩm thò trường thò trường sản phẩm CL len lỏi thò trường CL Phát triển sản phẩm CL Khai thác thò trường CL đa dạng hóa d dạng chiến lược tăng trưởng khác  Liên doanh:  Sát nhập : hai hay nhiều công ty sát nhập lại thành công ty mới, GVC Th.S Trần Minh Thư 93 Chương 5: Công tác Hoạch đònh 2.3 Chiến lược suy giảm a Thu hẹp hoạt động (tổ chức lại)  cắt giảm chi phí b Cắt bỏ bớt hoạt động: Nhượng bán đóng cửa vài phận công ty nhằm thay đổi nội dung hoạt động c Thanh lý 2.4 Chiến lược tổng hợp  Theo đuổi thực nhiều chiến lược lúc 2.5 Chiến lược cạnh tranh Micheal Porter  Chiến lược dẫn đầu giá  Chiến lược tạo khác biệt  Chiến lược tập trung vào trọng điểm 2.6 Chiến lược kéo & chiến lược đẩy (Chiến lược marketing)  Chiến lược kéo: (# Chiến lược hút) Hoạt động marketing - Khuyến Nhà Sản Xuất Nhà phân phối, bán lẻ Nhu cầu GVC Th.S Trần Minh Thư Người tiêu dùng Nhu cầu 94 Chương 5: Công tác Hoạch đònh  Chiến lược đẩy : Hoạt động marketing (Hoa hồng) Nhà sản xuất Nhà phân phối, bán lẻ Nhu cầu Người tiêu dùng Nhu cầu 2.7 Chiến lược kẻ mạnh, kẻ yếu  Kẻ mạnh: đánh tập lực, đánh từ xa, đánh bao vây  Kẻ yếu : Chiến tranh nhân dân, chiến tranh du kích, điệu hổ li sơn, giương Đông kích tây GVC Th.S Trần Minh Thư 95 Chương 5: Công tác Hoạch đònh QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHIẾN LƯC / CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯC (2) (3) Phân tích môi trường Nhận dạng hội mối đe dọa (1) Nhận dạng nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược tổ chức (6) (7) Soạn thảo chiến lược Thực chiến lược (4) Phân tích tài nguyên tổ chức GVC Th.S Trần Minh Thư 96 (8) Đánh giá kết (5) Nhận dạng sức mạnh nhược điểm Chương 5: Công tác Hoạch đònh CÔNG CỤ ĐỂ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯC  Ma trận SWOT Các bước để lập ma trận SWOT : Liệt kê hội lớn bên công ty Liệt kê mối đe dọa quan trọng bên công ty Liệt kê điểm mạnh chủ yếu bên công ty Liệt kê điểm yếu bên công ty Kết hợp điểm mạnh bên với hội bên ghi kết chiến lược SO vào ô thích hợp Kết hợp điểm yếu bên với hội bên ghi kết chiến lược WO Kết hợp điểm mạnh bên với mối đe dọa bên ghi kết chiến lược WT Kết hợp điểm yếu bên với mối đe dọa bên ghi kết chiến lược WT GVC Th.S Trần Minh Thư 97 Chương 5: Công tác Hoạch đònh Ma trận SWOT Ô để trống Những điểm mạnh - S Những điểm yếu - W 1 Liệt kê điểm mạnh L:iệt kê điểm yếu 3.… 3.… Các hội - O Các chiến lược SO Các chiến lược WO liệt kê hội Sử dụng điểm mạnh để tận dụng hội 3.…… 3.…… Các mối đe dọa - T Các chiến lược ST Vượt qua điểm yếu cách tận dụng hội 3.……… Các chiến lược WT 1 Liệt kê mối đe dọa Sử dụng điểm Tối thiểu hóa mạnh để tránh mối đe điểm yếu dọa tránh khỏi mối đe dọa 3.……… 3.……… 3.……… GVC Th.S Trần Minh Thư 98 Chương 5: Công tác Hoạch đònh VD ma trận SWOT: công ty cổ phần Chrysler Những điểm mạnh – S Chất lượng sản phẩm tăng 35% từ 1985-1987 Chi phí lao động Chrysler thấp Ford GM Động phản lực Gulfstream Aerospace Chrysler dẫn đầu ngành Điểm hòa vốn Chrysler giảm từ 2.4 tr Xuống 1.5 tr Chiếc Chrysler chiếm 50% thò phần xe tải mini Những điểm yếu – W Sự tiếp nhận công ty AMC làm tăng tỉ số nợ/vốn cổ phần thường lên 60% Tài sản cố đònh chiếm 42% toàn tài sản (4 lần mức trung bình ngành) Chrysler liên doanh so với Ford GM Các hoạt động Chrysler bò giới hạn Canada, Mexico Hoa kỳ Các hội – O Giá trò đồng đôla thấp Các ngành công nghiệp quốc phòng vũ trụ không gian tăng trưởng 20% năm Thu nhập sau đóng thuế người tiêu dùng tăng 5% năm Lãi suất giảm Dự án Saturn GM gặp khó khăn Các chiến lược SO Mua lại công ty vũ trụ không gian (S3, O2 ) Xuất thêm 50% xe vận tải mini (S1, S5, O1 ) Các chiến lược WO Thiết lập công ty liên doanh vũ trụ không gian (W3, O2 ) Xây dựng nhà máy sản xuất Châu âu ( W4, O4 ) Các mối đe dọa – T Hàng nhập từ nước chiếm thò phần Tình trạng bất ổn trung đông làm tăng giá dầu Ford có mặt hàng xe hoàn hảo Các chiến lược ST Tăng chi tiêu cho quảng cáo lên 50% ( S1, S5, T1, T3 ) Các chiến lược WT GVC Th.S Trần Minh Thư 99 Chương 5: Công tác Hoạch đònh PHẦN 3: HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP KHÁI NIỆM Hoạch đònh tác nghiệp hoạch đònh mà mục tiêu xác đònh có tính chất ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu lónh vực cụ thể, đònh Thời điểm hoạch đònh tác nghiệp : hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng TIẾN TRÌNH CÁC MỤC TIÊU CÁC KẾ HOẠCH CHIẾN LƯC CÁC KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG CÁC KẾ HOẠCH TIÊU CHUẨN CÁC KẾ HOẠCH CHUYÊN BIỆT CÁC CHƯƠNG TRÌNH CÁC NGÂN CÁC DỰ ÁN SÁCH (Các hoạt động không lập lại) GVC Th.S Trần Minh Thư (Các hoạt động lập lại) 100 CÁC CHÍNH SÁCH CÁC PHƯƠNG PHÁP & THỦ TỤC CÁC ĐIỀU LUẬT