1. khái niệm 2. Ý nghĩa của chức năng kiểm soát trong hoạt động sự quản trị 3. Quá trình kiểm soát 4. Các loại kiểm soát 4.1 Kiểm soát lường trước 4.2 Kiểm soát hiện hành 4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện 5. Công cụ kiểm soát 5.1 Ngân quỹ 5.2 kỹ thuật phân tích thống kê 5.3 Các báo cáo và phân tích chuyên môn 5.4 Quan sát cá nhân 6. Một số yêu cầu với việc xây dựng cơ chế kiểm soát 7. Các cấp bậc quản trị và vấn đề kiểm soát
Chương 9: Công tác Kiểm Soát Chương : CÔNG Nội dung TÁC KIỂM SOÁT Môn học Quản Trò Học Khái niệm 2.Ý nghóa chức kiểm soát hoạt động quản trò Quá trình kiểm soát Các loại hình kiểm soát 4.1 Kiểm soát lường trước 4.2 Kiểm soát hành 4.3 Kiểm soát sau thực Công cụ kiểm soát 5.1 Ngân quỹ 5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê 5.3 Các báo cáo phân tích chuyên môn 5.4 Quan sát cá nhân Một số yêu cầu với việc xây dựng chế kiểm soát Các cấp bậc quản trò vấn đề kiểm soát GVC Th.S Trần Minh Thư 172 Chương 9: Công tác Kiểm Soát Chương : CÔNG TÁC KIỂM SOÁT KHÁI NIỆM: trình đo lường kết thực tế & so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch đưa biện pháp chấn chỉnh kòp thời qua đảm bảo hoàn thành mục tiêu tổ chức ÝÙ NGHĨA chức kiểm soát hoạt động quản trò KIỂM SOÁT chức quan trọng quản trò, vì: nhờ có kiểm soát mà nhà quản trò biết tổ chức đến đâu? có với dự kiến hay không? nắm bắt tiến độ chất lượng thực công việc thuộc cấp xác đònh dự đoán chiều hướng với thay đổi cần thiết yếu tố: thò trường sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, sở vật chất kỹ thuật đường lối sách xác đònh nhược điểm sai lệch chức năng, hoạt động đơn vò trực thuộc, đưa biện pháp chấn chỉnh kòp thời GVC Th.S Trần Minh Thư 173 Chương 9: Công tác Kiểm Soát 3 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT Các bước trình kiểm soát : bước : xác đònh tiêu chuẩn kiểm soát: Tiêu chuẩn kiểm soát cột mốc mà dựa vào nhà quản trò tiến hành đánh giá & kiểm soát đối tượng bò quản trò Thường tiêu chuẩn kiểm soát mục tiêu, tiêu mà đặt kế hoạch (bao gồm tiêu, tỉ lệ, đặc tính…) Tiêu chuẩn kiểm soát đặt khác tùy thuộc vào đặc tính đối tượng cần kiểm soát Nó biểu dạng đònh tính dạng đònh lượng Các yêu cầu tiêu chuẩn kiểm soát: mang tính thực (không cao không thấp) phản ánh đối tượng bò quản trò chất vận động không nên chi tiết, vụn vặt phải khái quát mặt đối tượng bò quản trò dễ dàng cho việc đo lường bước : Đo lường việc thực Căn vào tiêu chuẩn đề bước tiến hành đo (đối với hoạt động xẩy xảy ra) GVC Th.S Trần Minh Thư 174 Chương 9: Công tác Kiểm Soát lường trước (đối với việc xảy ra) để phát sai lệch nguy sai lệch làm sở cho việc xác đònh biện pháp điều chỉnh bước Hiệu việc đo lường tùy thuộc vào phương pháp đo lường (bao gồm cách thức công cụ đo lường ) tiêu chuẩn kiểm soát biểu hình thức đònh lượng việc đo lường đơn giản tiêu chuẩn đònh tính “tiêu chuẩn mờ “ việc đo lường không đơn giản bước 3: Điều chỉnh sai lệch cần phân tích nguyên nhân sai lệch đưa chương trình điều chỉnh sai lệch tiến hành điều chỉnh sai lệch GVC Th.S Trần Minh Thư 175 Chương 9: Công tác Kiểm Soát QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT LÀ MỘT HỆ THỐNG PHẢN HỒI: Sơ đồ 9.1 (vòng phản hồi kiểm soát ) Phát sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch So sánh với tiêu chuẩn Đưa chương trình điều chỉnh Đo lường Thực điều chỉnh Kết thực tế Kết mong muốn 4 CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT: 4.1 Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước thực hiện) cách tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước tác dụng kiểm soát lường trước: giúp cho doanh nghiệp chủ động đối phó với bất trắc tương lai chủ động tránh sai lầm từ đầu hình thức kiểm soát tốn GVC Th.S Trần Minh Thư 176 Chương 9: Công tác Kiểm Soát 4.2 Kiểm soát hành (kiểm soát thực hiện): cách giám sát trực tiếp thực nhằm nắm bắt kòp thời lệch lạc, khó khăn vướng mắc, đưa biện pháp tháo gỡ kòp thời đảm bảo việc thực kế hoạch 4.3 Kiểm soát sau thực : (kiểm soát phản hồi) loại kiểm soát thực sau hoạt động xảy mục đích loại kiểm soát nhằm xác đònh xem kế hoạch có hoàn thành hay không? không phải tìm hiểu nguyên nhân? rút học kinh nghiệm cho lần sau giúp cho việc hoàn thiện chức quản trò nhược điểm loại kiểm soát độ trễ thời gian 5 CÔNG CỤÏ KIỂM SOÁT (Kỹ thuật kiểm soát ) 5.1 Ngân quỹ: vừa công cụ lập kế hoạch đồng thời vừa công cụ kiểm soát quan trọng nhà quản trò Việc lập kế hoạch ngân quỹ điều kiện quan trọng giúp điều chỉnh & kiểm soát kế hoạch hoạt động cách có hiệu quả, mặt khác tạo điều kiện để chuyển giao quyền hạn cách tự GVC Th.S Trần Minh Thư 177 Chương 9: Công tác Kiểm Soát Các dạng ngân quỹ: Ngân quỹ thu & chi : Ngân quỹ thu: gồm khoản thu từ việc bán hàng cung cấp dòch vụ Ngân quỹ chi: gồm khoản chi cho lao động trực tiếp, vật liệu, giám sát, thuê mướn máy móc, thiết bò… Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu sản phẩm: số lao động trực tiếp, số máy, số đơn vò vật liệu, số đơn vò diện tích phân bố số đơn vò sản xuất ra…… Ngân quỹ tiền mặt : số thu chi tiền mặt, số tồn tiền mặt Ngân quỹ giúp ta xác đònh khả chi trả khoản nợ đến kỳ hạn phải trả, khả đầu tư doanh nghiệp Các dạng ngân quỹ lập cách cứng nhắc & chi tiết tồn dạng biến đổi linh hoạt (ngân quỹ biến đổi, ngân quỹ tùy chọn… ) nhiên ngân quỹ biến đổi có nhiều ưu điểm GVC Th.S Trần Minh Thư 178 Chương 9: Công tác Kiểm Soát 5.2 Kỹ thuật phân tích thống kê : dựa vào liệu khứ , tổng hợp thành biểu đồ đồ thò qua giúp cho nhà quản trò đưa nhận xét: Xu phát triển doanh nghiệp khứ, dự báo cho thời gian tới mối liên hệ yếu tố trình phát triển độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt kế hoạch 5.3 Các báo cáo & phân tích chuyên môn: sử dụng chuyên gia nghiên cứu lónh vực chuyên sâu (chuyên gia kế toán, tài chính, dự án, kỹ thuật công nghệ…) để phát lệch lạc chức riêng biệt này, sở có đề xuất sát thực 5.4 Quan sát cá nhân: cách theo dõi, quan sát trực tiếp thuộc cấp trình thực nhiệm vụ để phát điều chỉnh kòp thời sai lệch GVC Th.S Trần Minh Thư 179 Chương 9: Công tác Kiểm Soát 6 Một số YÊU CẦU việc XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT: Kiểm soát phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức & cấp bậc đối tượng kiểm soát Công việc kiểm soát phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trò & đáp ứng yêu cầu nhà quản trò Sự kiểm soát phải thực điểm trọng yếu (quy luật pareto ) Kiểm soát phải khách quan Hệ thống kiểm soát phải thiết kế phù hợp với nét văn hóa tổ chức Việc kiểm soát phải tiết kiệm đảm bảo tính hiệu kinh tế Việc kiểm soát phải đưa đến hành động GVC Th.S Trần Minh Thư 180 Chương 9: Công tác Kiểm Soát CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ & VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT So sánh khác Hình thức kiểm soát Loại hình kiểm soát Trọng tâm kiểm soát Quản trò cấp cao Quản trò cấp trung - sử dụng hình thức kiểm soát gián tiếp, thông qua sổ sách, văn báo cáo có kết hợp phần kiểm soát trực tiếp - coi trọng kiểm soát lường trước & kiểm soát sau thực - trọng kiểm soát môi trường, kiểm soát tài & kiểm soát ngân quỹ GVC Th.S Trần Minh Thư 181 Quản trò cấp sở - kiểm soát trực tiếp chủ yếu, có kết hợp với hình thức kiểm soát gián tiếp - kiểm soát trực tiếp - trọng kiểm soát hành - trọng kiểm soát hành - trọng kiểm soát nhân & kiểm soát tác nghiệp - trọng kiểm soát nhân kiểm soát tác nghiệp