1. Khái niệm 2. Nội dung chủ yếu của công tác tổ chức 2.1 Xác lập cơ cấu tổ chức 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức 2.1.3 Các quan điểm về cơ cấu tổ chức 2.1.4 Các dạng cơ cấu tổ chức 1. Cấu trúc chức năng 2. Cấu trúc theo sản phẩm 3. Cấu trúc theo khách hàng 4. Cơ cấu theo địa lý 5. Cơ cấu tổ chức theo quá trình 6. Cấu trúc theo dự án 7 Cấu trúc ma trận 8. Cấu trúc theo chương trình - Mục tiêu 9. Cấu trúc theo trực tuyến - Tham mưu 10. Cấu trúc mạng 11. Cấu trúc kết hợp 2.2 Thiết lập mối quan hệ về quyền hành trong cơ cấu tổ chức 2.2.1 Khái niệm về quyền hành 2.2.2. Nguồn gốc của quyền hành 2.2.3 Các xu hướng thực hiện quyền lực 2.2.4. Quan hệ quyền hành trong cơ cấu tổ chức 3. Công tác tổ chức và cấp bậc quản trị
Chương 6: Công tác Tổ chức Chương 6: CÔNG TÁC TỔ CHỨC Môn học: Quản Trò Học Nội dung Khái niệm Nội dung chủ yếu công tác tổ chức 2.1 Xác lập cấu tổ chức 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Tiến trình xây dựng cấu tổ chức 2.1.3 Các quan điểm cấu tổ chức 2.1.4 Các dạng cấu tổ chức Cấu trúc chức Cấu trúc theo sản phẩm Cấu trúc theo khách hàng Cấu trúc theo đòa lý Cấu trúc tổ chức theo trình Cấu trúc theo dự án Cấu trúc ma trận Cấu trúc theo chương trình – Muc tiêu Cấu trúc theo trực tuyến – Tham mưu 10 Cấu trúc mạng 11 Cấu trúc kết hợp 2.2 Thiết lập mối quan hệ quyền hành cấu tổ chức 2.2.1 Khái niệm quyền hành 2.2.2 Nguồn gốc quyền hành 2.2.3 Các xu hướng thực quyền lực 2.2.4 Quan hệ quyền hành cấu tổ chức Công tác tổ chức cấp bậc quản trò GVC Th.S Trần Minh Thư 101 Chương 6: Công tác Tổ chức Chương 6: CÔNG TÁC TỔ CHỨC 1 KHÁI NIỆM Tổ chức trình xác đònh công việc cần phải làm & phân công cho đơn vò /cá nhân đảm nhận công việc đó, tạo mối quan hệ ngang / dọc nội tổ chức nhằm thực có hiệu mục tiêu chiến lược tổ chức 2 NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 2.1 XÁC LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC (CẤU TRÚC TỔ CHỨC ) 2.1.1 KHÁI NIỆM : trình xác lập khâu quản trò (theo chiều ngang) & cấp quản trò (theo chiều dọc) quan hệ quyền hành bên hệ thống ĐẶC TRƯNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC: TÍNH PHỨC TẠP: biểu thò số lượng khâu quản trò, cấp quản trò, chức danh tổ chức TÍNH BÀI BẢN: tính công thức, tính đònh chế, tính hình thức MỨC ĐỘ TẬP TRUNG & PHI TẬP TRUNG quyền đònh hệ thống quản trò GVC Th.S Trần Minh Thư 102 Chương 6: Công tác Tổ chức NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC NHIỆM VỤ & MỤC TIÊU & CHIẾN LƯC công ty MÔI TRƯỜNG hoạt động công ty ĐẶC ĐIỂM NGÀNH NGHỀ công ty NĂNG LỰC & TRÌNH ĐỘ NHÂN SỰ công ty QUY MÔ hoạt động công ty GVC Th.S Trần Minh Thư 103 Chương 6: Công tác Tổ chức CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC CƠ BẢN: cần đạt + Chi phí + + Thời gian + chất lượng phân công lao động thống huy cấu tổ chức gắn với mục tiêu nguyên tắc hiệu nguyên tắc cân đối nguyên tắc linh hoạt GVC Th.S Trần Minh Thư 104 Chương 6: Công tác Tổ chức Sơ đồ 5.1 CÁC NHÂN TỐ CỦA VIỆC THIẾT KẾ TỔ CHỨC Môi trường bên Chiến lược Thiết kế tổ chức Nhiệm vụ Con người Cấu trúc Phù hợp Quyết đònh hệ thống thưởng Hoàn thành nhiệm vụ tổ chức Tổ chức phi thức TÍNH TỐI ƯU CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC thực phân công hay chuyên môn hóa công việc hợp lý thực phân ngành số hoạt động đảm bảo TẦM HẠN KIỂM SOÁT /QUẢN TRỊ tối ưu đảm bảo độ tin cậy hoạt động đảm bảo tính kinh tế quản trò GVC Th.S Trần Minh Thư 105 Chương 6: Công tác Tổ chức 2.1.2 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Sơ đồ 5.2 (Các bước tiến trình xây dựng cấu tổ chức) KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN TRỊ HIỆN HÀNH XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC, PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG Phân tích SWOT XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN TRỊ Hàng ngang XÁC ĐỊNH SỐ LƯNG VÀ THÀNH PHẦN CÁC CẤP QUẢN TRỊ Hàng dọc XÁC ĐỊNH QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CẤP, TỪNG KHÂU QUẢN TRỊ XÁC ĐỊNH QUAN HỆ QUA LẠI VỚI CÁC CƠ QUAN CẤP TRÊN VÀ CÁC TỔ CHỨC KHÁC Mối quan hệ 2.1.3 CÁC QUAN ĐIỂM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC (CÁC MÔ HÌNH) mô hình tổ chức kiểu cổ điển (mô hình kiểu giới – mechanic) Henry Fayol & Max.Weber đề xuất Hiện áp dụng thònh hành mô hình tổ chức linh hoạt (hữu - organic) đặc biệt phù hợp với kiểu quản trò theo tình quản trò theo mục tiêu Mô hình gọi mô hình đại, phát triển thònh hành từ năm thập niên 60 GVC Th.S Trần Minh Thư 106 Chương 6: Công tác Tổ chức NHỮÕNG ĐẶC TRƯNG CHỦ YẾU CUA HAI MÔ HÌNH MÔ HÌNH CỔ ĐIỂN (CƠ GIỚÙI) MÔ HÌNH LINH HOẠT (HỮU CƠ) ĐẶC ĐIỂM - Tính hợp thức & tính cao - Nhiều chức danh (cấp quản trò) riêng biệt ĐẶC ĐIỂM - Tính hợp thức & tính thấp - Ít chức danh (cấp quản trò) riêng biệt - Quan hệ phân cấp chặt chẽ, trọng Hợp tác - Hợp tác thống thuộc (chiều dọc trực tuyến) tương thuộc (chiều ngang, tham vấn phụ trợ tham mưu) - Quyền hạn đònh tập trung - Phi tập trung hóa quyền hành cấp cao (hướng phân quyền, ủy quyền thức không thức) - Các nhiệm vụ đònh sẵn - Các nhiệm vụ tùy thuộc vào tình - Kênh, luồng thông tin thức - Thông tin liên lạc không thức kết hợp với thức NH- XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG NH- XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG - Các công ty, tổ chức quy mô lớn, đơn vò hành nghiệp - Các công ty vừa & nhỏ, đơn vò kinh doanh, dòch vụ - Môi trường hoạt động tổ chức ổn đònh - Phù hợp với môi trường biến động GVC Th.S Trần Minh Thư 107 Chương 6: Công tác Tổ chức 2.1.4 CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC CẤU TRÚC CHỨC NĂNG Môi trường ổn đònh Chú trọng vào hiệu suất (+) Cục thường xẩy (-) Sơ đồ 5.3: Cấu trúc tổ chức theo chức Chủ tòch Tài Marketing Sản xuất Nhân lực CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM Nhiều sản phẩm sản phẩm khác biệt Sản phẩm thò trường phức tạp GVC Th.S Trần Minh Thư 108 Chương 6: Công tác Tổ chức Sơ đồ 5.4: Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Phó chủ tòch Marketing Máy giặt Bàn ủi Máy lạnh Quạt điện CẤU TRÚC THEO KHÁCH HÀNG nhu cầu khách hàng quan trọng dạng khách hàng khác Sơ đồ 5.5: Cấu trúc theo khách hàng Phó chủ tòch Marketing Bộ phận bán hàng công nghiệp GVC Th.S Trần Minh Thư Bộ phận bán hàng cho phủ 109 Bộ phận bán hàng tiêu dùng Chương 6: Công tác Tổ chức CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ Các lực bố trí phân tán Các hoạt động độc lập với Nhu cầu đòa phương có khác biệt Được sử dụng thường xuyên kinh doanh quốc tế Sơ đồ 5.6: Cấu trúc đòa lý Phó chủ tòch Marketing Khu vực phía nam GVC Th.S Trần Minh Thư Khu vực phía tây 110 Khu vực phía đông Chương 6: Công tác Tổ chức CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO QUÁ TRÌNH Chuyên môn hóa sản xuất Tăng phụ thuộc lẫn Áp dụng sản xuất công nghiệp Sơ đồ 5.7: Cấu trúc theo trình Quản đốc phân xưởng Bộ phận cán Bộ phận mài Bộ phận lắp ráp CẤU TRÚC THEO DỰ ÁN (Dạng tổ chức tạm thời) Một loạt dự án cần hoàn thành Bao gồm kỹ phức tạp GVC Th.S Trần Minh Thư 111 Chương 6: Công tác Tổ chức Các kỹ quan trọng chức danh Ra đònh phân cấp Kết hợp ngành chuyên môn chức VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT MỆNH LỆNH (-) Sơ đồ 5.8: Cấu trúc theo dự án CHỦ TỊCH Nguồn nhân lực Bán hàng Tài Kỹ thuật Giám đốc dự án Giám đốc dự án GVC Th.S Trần Minh Thư Kiểm tra chất lượng Sản xuất Kỹ sư động lực Kỹ sư thử nghiệm Kỹ thuật viên Kỹ sư động lực Kỹ sư thử nghiệm Kỹ thuật viên 112 Chương 6: Công tác Tổ chức CẤU TRÚC MA TRẬN (DẠNG ỔN ĐỊNH TỒN TẠI LÂU DÀI HƠN SO VỚI CẤU TRÚC DỰ ÁN) Hình thức tương tự cấu trúc theo dự án Khi hoạt động có tính ổn đònh & thường xuyên Mâu thuẫn với nguyên tắc thống huy Thường sử dụng công ty tư vấn GVC Th.S Trần Minh Thư 113 Chương 6: Công tác Tổ chức Thiết kế kiến tạo Dự án Alpha Dự án Beta Dự án Gamma a Chế tạo Quản lý hợp đồng Mua sắm Nhân lực Nhóm thiết kế Nhóm chế tạo Nhóm hợp đồng Nhóm mua sắm Nhóm kế toán Nhóm nhân lực Nhóm thiết kế Nhóm chế tạo Nhóm hợp đồng Nhóm mua sắm Nhóm kế toán Nhóm nhân lực Nhóm thiết kế Nhóm chế tạo Nhóm hợp đồng Nhóm mua sắm Nhóm kế toán Nhóm nhân lực Sơ đồ 5.9: Cơ cấu ma trận GVC Th.S Trần Minh Thư Kế toán 114 Chương 6: Công tác Tổ chức CẤU TRÚC THEO CHƯƠNG TRÌNH – MỤC TIÊU Liên kết mối liên hệ ngang Mục tiêu xếp theo chương trình Thời gian hoàn thành yêu cầu cố đònh CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP CAO CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP TRUNG CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP TRUNG CƠ QUAN LIÊN KẾT CÁC MỐI LIÊN HỆ NGANG CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP THẤP CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP THẤP CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP THẤP CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP THẤP Sơ đồ 5.10: Cơ cấu tổ chức theo chương trình mục tiêu GVC Th.S Trần Minh Thư 115 Chương 6: Công tác Tổ chức CẤU TRÚC THEO TRỰC TUYẾN – THAM MƯU Duy trì lãnh đạo THEO TUYẾN Người lãnh đạo tuyến tham mưu chuyên gia theo chức Bản chất mối quan hệ tham mưu l CỐ VẤN NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN BPTMTCN Bộ phận tham mưu Theo chức ( BPTMTCN) BPTMTCN Sơ đồ 5.11 : Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến tham mưu GVC Th.S Trần Minh Thư 116 Chương 6: Công tác Tổ chức 10 CẤU TRÚC MẠNG Các hoạt động chức thuộc BÊN NGOÀI tổ chức Cần tạo lập trì MỐI QUAN HỆ tốt Quản trò LINH HOẠT Thường thích hợp với TỔ CHỨC NHỎ Công ty nghiên cứu triển khai tư vấn độc lập Công ty quảng cáo Nhóm điều hành Các người bán hàng ăn hoa hồng Nhà máy nước khác Sơ đồ 5.12 Cơ cấu mạng GVC Th.S Trần Minh Thư 117 Chương 6: Công tác Tổ chức 11 CẤU TRÚC KẾT HP (KẾT HP NHIỀU DẠNG CẤU TRÚC) PHÙ HP VỚI NHỮNG CÔNG TY LỚN & PHỨC TẠP Sơ đồ 5.13 (Cấu trúc kết hợp ) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC: TIẾP CẬN KẾT HP HÌNH THÀNH CÁC PHÒNG BAN CHỦ TỊCH Phó chủ tòch Marketing Cấu trúc ĐỊA LÝ Phó chủ tòch Marketing Phó chủ tòch Marketing Tổng giám đốc sản phẩm công nghiệp Nhà quản trò phận phía bắc GVC Th.S Trần Minh Thư Nhà quản trò phận phía nam 118 Phó chủ tòch Marketing Phó chủ tòch Marketing Tổng giám đốc sản phẩm tiêu dùng Nhà quản trò phận phía đông Cấu trúc SẢN PHẨM Nhà quản trò phận phía tây Chương 6: Công tác Tổ chức 2.2 THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ VỀ QUYỀN HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.2.1 KHÁI NIỆM VỀ QUYỀN HÀNH Là lực cho phép nhà quản trò yêu cầu người khác hành động theo đạo 2.2.2 NGUỒN GỐC CỦA QUYỀN HÀNH: SỰ HP PHÁP đảm nhận CHỨC VỤ Cấp thừa nhận quyền hành CHÍNH ĐÁNG (# Chòu TRÁCH NHIỆM) Nhà quản trò phải đủ NĂNG LỰC & PHẨM CHẤT cần thiết khiến cho cấp tin tưởng & tôn trọng 2.2.3 CÁC XU HƯỚNG THỰC HIỆN QUYỀN LỰC: PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN: Là xu hướng phân / giao quyền đònh cho cấp TẬP QUYỀN: trình thâu tóm quyền đònh vào tay người/ nhóm người GVC Th.S Trần Minh Thư 119 Chương 6: Công tác Tổ chức SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN QUYỀN/ỦYQUYỀN: NHÀ QUẢN TRỊ CẤP THẤP gần với tình Việc thực công việc NHANH HƠN Là nhân tố động viên CẤP DƯỚI Giúp đào tạo CẤP DƯỚI, tạo điều kiện cho họ phát triển Giảm áp lực công việc CẤP TRÊN MỘT SỐ VẤN ĐỀ/KHÓ KHĂN KHI PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN Sự kiểm soát chặt chẽ người lãnh đạo Phạm vi quyền hạn không rõ ràng Người quyền không đủ lực QUYỀN HẠN KHÔNG TƯƠNG XỨNG VỚI TRÁCH NHIỆM QH > TN : Sử dụng quyền hạn để xói mòn người khác QH < TN : Không nghe Trách nhiệm Quyền hạn Nhiệm vụ Sơ đồ số 5.14: Mối quan hệ tương xứng nhiệm vu,ï quyền hạn trách nhiệm GVC Th.S Trần Minh Thư 120 Chương 6: Công tác Tổ chức QUÁ TRÌNH PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN Xác đònh KẾT QUẢ MONG MUỐN Giao NHIỆM VỤ Giao phó QUYỀN HẠN để hoàn thành NHIỆM VỤ Xác đònh TRÁCH NHIỆM người phân quyền NGHỆ THUẬT PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN sẵn sàng tạo hội cho người khác sẵn sàng chia sẻ sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm sẵn sàng tin cậy cấp sẵn sàng lập sử dụng kiểm tra rộng rãi GVC Th.S Trần Minh Thư 121 Chương 6: Công tác Tổ chức 2.2.4 QUAN HỆ QUYỀN HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC: QUAN HỆ TRỰC TUYẾN Quan hệ trực CHIỀU DỌC QUYỀN LỰC thực theo chiều TỪ TRÊN XUỐNG Thực NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT CHỈ HUY QUYỀN HẠN, NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIỆM rõ ràng Gắn liền với SẢN PHẨM KHÁCH HÀNG NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN ĐƠN VỊ SẢN XUẤT ĐƠN VỊ SẢN XUẤT NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN …………… …………… …………… …………… Sơ đồ 5.15 : Cơ cấu tổ chức quản trò theo quan hệ trực tuyến GVC Th.S Trần Minh Thư 122 Chương 6: Công tác Tổ chức QUAN HỆ CHỨC NĂNG Thực hoạt động chuyên môn kỹ thuật Cho phép nhà quản trò theo tuyến mở rộng phạm vi kiểm soát dạng can thiệp theo chức Cố vấn: tham mưu cho nhà quản trò theo tuyến Dòch vụ: tạo hỗ trợ Kiểm soát: can thiệp vào hoạt động nhà quản trò theo tuyến -> có khả vi phạm nguyên tắc thống huy -> nên xác lập khâu quan trọng NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC NGƯỜI LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG A ĐƠN VỊ SX ĐƠN VỊ SX … NGƯỜI LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG B NGƯỜI LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG C … … … … … Sơ đồ : 5.16 Cơ cấu tổ chức quản trò theo quan hệ chức GVC Th.S Trần Minh Thư 123 … Chương 6: Công tác Tổ chức CÔNG TÁC TỔ CHỨC & CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ: Mục tiêu công tác tổ chức Cấp quản trò Các khía cạnh QUẢN TRỊ VIÊN CAO CẤP Gắn với kế hoạch chiến lược - Cần phải thành lập hay loại bỏ cấp nào? - Phân quyền cho cấp nào? - Cần ban hành chế độ, sách chung nào? - Phân phối & chuyển giao nguồn lực cho cấp nào? QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP Gắn với kế hoạch chiến thuật - Những hoạt động cần tiến hành? - Tổ chức hoạt động theo hướng nào? - Phân công quyền hạn & trách nhiệm nào? - Cần phải sử dụng nguồn lực sao? Gắn với kế hoạch tác nghiệp - Những công việc cụ thể cần phải làm? Ai làm? Lúc làm? - Cần phương tiện gì? - Tổ chức công việc, thiết kế công việc, quy trình thực công việc nhằm đảm bảo suất, chất lượng trách nhiệm cao nhất.? QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ GVC Th.S Trần Minh Thư 124