Thực tiễn công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 3 1.1 Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra quận Long Biên. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long Biên 3 1.1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 5 1.1.2.3 Thành tích đạt được 7 1.2 Tình hình tổ chức văn thư tại Thanh tra quận Long Biên. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư. 9 2.1.2 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư. 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 11 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi: 11 2.2.2.2 Quản lý văn bản đến: 13 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.3.1 Lập hồ sơ 14 2.2.3.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận. 15 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.4.1 Quản lý con dấu 15 2.2.4.2 Sử dụng dấu 16 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 16 CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANHTRA QUẬN LONG BIÊN 17 3.1 Những điểm giống nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh tra quận Long Biên 17 3.2 Những điểm khác nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh tra quận Long Biên. 19 3.3 Các đề xuất kiến nghị 20 3.2.1 Đối với cơ quan, tổ chức 20 3.2.1.1 Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan 21 3.2.1.2 Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự. 22 3.2.1.3 Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Thanh tra quận Long Biên. 22 3.2.1.4 Bố trí lại phòng, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác văn thư. 23 3.2.1.5 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đại hoá công tác văn thư. 23 3.2.2 Đối với bộ môn văn thư khoa, trường 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 3

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

B.PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 3

1.1/ Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra quận Long Biên 3

1.1.1/ Lịch sử hình thành 3

1.1.2/ Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long Biên 3

1.1.2.1/ Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.2.2/ Cơ cấu tổ chức 5

1.1.2.3/ Thành tích đạt được 7

1.2/ Tình hình tổ chức văn thư tại Thanh tra quận Long Biên 7

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 9

2.1/ Hoạt động quản lý 9

2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 9

2.1.2/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 9

2.2/ Hoạt động nghiệp vụ 10

2.2.1/ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10

2.2.2/ Quản lý văn bản đi, đến 11

2.2.2.1/ Quản lý văn bản đi: 11

2.2.2.2/ Quản lý văn bản đến: 13

2.2.3/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14

2.2.3.1/ Lập hồ sơ 14

2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận 15

2.2.4/ Quản lý và sử dụng con dấu 15

2.2.4.1/ Quản lý con dấu 15

2.2.4.2/ Sử dụng dấu 16

2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 16

CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANHTRA QUẬN LONG BIÊN 17

3.1/ Những điểm giống nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh tra quận Long Biên 17

3.2/ Những điểm khác nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh tra quận Long Biên 19

3.3/ Các đề xuất kiến nghị 20

3.2.1/ Đối với cơ quan, tổ chức 20

3.2.1.1/ Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan 21

3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự 22

3.2.1.3/ Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Thanh tra quận Long Biên 22

3.2.1.4/ Bố trí lại phòng, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác văn thư 23

3.2.1.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đại hoá công tác văn thư 23

3.2.2/ Đối với bộ môn văn thư khoa, trường 24

C PHẦN KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

D PHỤ LỤC 30

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Viết tắt Nghĩa

UBND Ủy ban nhân dânQPPL Quy phạm pháp luậtHĐND Hội đồng nhân dân

A.PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đàotạo đội ngũ tri thức trẻ là nhiệm vụ hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta Vìvậy thế hệ trẻ không ngừng học hỏi, rèn luyện bản thân để phù hợp với nhucầu của phát triển của đất nước Đặc biệt, đất nước đang thực hiện việc cảicách nền Hành chính Nhà nước thì công tác Văn thư đã đóng góp một phầnquan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển đất nước

Công tác Văn thư là “ hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân ” ( Nguồn Tr7- Giáo trình Nghiệp vụ Văn Thư) Công tác văn

thư cung cấp kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản

lý Nhà nước, giữ lại đầy đủ hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệmkhác trong cơ quan để làm bằng chứng vệ mọi hoạt động, gìn giữ đầy đủ hồ

sơ, tài liệu tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Nội dung của công tác văn thưbao gồm các việc như soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi-đến, lập hồ sơ, quản lý con dấu, sử dụng con dấu, trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo nhanh chóng,chính xác, hiện đại và bí mật Do đó,công tác văn thư là một nhiệm vụ quantrọng không thể thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức và chúng ta cần quantâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổchức, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Vấn đề công tác văn thư đã cónhiều bài viết, nhưng tại mỗi địa phương , cơ quan lại có sự khác nhau Vìvậy, cần có sự nghiên cứu và tìm hiểu sâu để đề xuất nâng cao năng suất, chấtlượng của công tác văn thư trong cơ quan hiện nay

Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi vớithực tế” sau khi truyền đạt cơ bản được kiến thức cho sinh viên trường Đạihọc Nội Vụ- Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập kéo dài 3 tuần từ 29/5/2017 đến18/6/2017 cho sinh viên đợt kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận

được thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý thuyết nghiệp vụ chuyênmôn đã học trên giảng đường Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư

vì vậy em đã chọn Thanh tra quận Long Biên để kiến tập vì thấy tại đây côngtác hành chính phù hợp với mong muốn tiếp thu kiến thức của mình để phục

vụ cho sự nghiệp Với sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Thanh traquận Long Biên, em đã có được đợt kiến tập đúng với quy định, thời gian và

có thêm những kiến thức bổ ích cho bản thân Bám vào các nội dung đã đượckiến tập, nghiên cứu bài báo cáo của em gồm có 03 chương:

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Thanh tra quận Long Biên

Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên

Dưới sự giúp đỡ của các thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ cùng với sựhướng dẫn của cô Nguyễn Thị Thu Hằng- Cán bộ hướng dẫn kiến tập trongquá trình kiến tập em đã tìm hiểu được về hoạt động văn thư tại Thanh traquận Long Biên, các cán bộ cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ emtrong suốt quá trình kiến tập

Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ,đặc biệt lầ cô Nguyễn Thị Thu Hằng đã cho em những kiến thức nghiệp vụ để

em có hành trang, nền tảng cho công việc của mình sau này

Tuy nhiên do thời gian kiến tập có hạn và bản thân em chưa có nhiềukinh nghiệm nên trong báo cáo của em không tránh khỏi những hạn chế Vìvậy, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô Em xin chânthành cảm ơn!

Hà Nội tháng 6 năm 2017

Sinh viênNguyễn Thanh Thủy

B.PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 1.1/ Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra quận Long Biên.

1.1.1/ Lịch sử hình thành

Thanh tra quận là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấpquận, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lí nhà nước vềcông tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chínhtrong phạm vi quản lí nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp quận Trụ sở Thanhtra quận nằm tại số 1 phố Vạn Hạnh, Khu đô thị Việt Hưng, Long Biên, Hà

Nội tại tầng 5 của HĐND-UBND quận Long biên ( Phụ lục VIII)

1.1.2/ Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long Biên

1.1.2.1/ Nhiệm vụ, quyền hạn

Thanh tra quận thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của phápluật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng vàcác nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

a, Trong quản lý nhà nước về thanh tra thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Ủy ban nhân dân cấp quận, Thanh tra quận có nhiệm vụ, quyền hạn sauđây:

- Xây dựng kế hoạch thanh tra trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quậnphê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm, pháp luật, chương trình, kếhoạch sau khi được Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Chủ tịch Ủy ban nhândân cấp huyện phê duyệt

- Báo cáo kết quả về công tác thanh tra;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị, quyết

định xử lý về thanh tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, Thanh tra quận.

- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận kế hoạch thanh tra hàng năm vàcác chương trình, kế hoạch khác theo quy định của pháp luật

b, Trong hoạt động thanh tra, Thanh tra quận có nhiệm vụ, quyền hạnsau đây:

- Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật và nhiệm vụ, quyềnhạn của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, của Ủy ban nhândân phường;

- Thanh tra vụ việc phức tạp, có liên quan đến trách nhiệm của nhiều cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận, Ủy ban nhân dân cấpphường;

- Thanh tra vụ việc khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao

- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về công tác giải quyếtkhiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quyđịnh của pháp luật về khiếu nại, tố cáo

- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về công tác phòng,chống tham nhũng; thực hiện nhiệm vụ phòng, chống tham nhũng theo quyđịnh của pháp luật về phòng, chống tham nhũng

- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp hướng dẫnnghiệp vụ công tác cho các Ban Thanh tra nhân dân xã, phường, thị trấn

- Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vựcthanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; hướngdẫn chuyên

môn nghiệp vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng,chống tham nhũng cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường,thị trấn, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quậntrong việc thực hiện pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo vàphòng, chống tham nhũng

- Phối hợp với cơ quan Kiểm toán nhà nước, cơ quan Điều tra, Việnkiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân trong việc phát hiện hành vi tham nhũng,

xử lý người có hành vi tham nhũng;

- Tiến hành xác minh kê khai tài sản, thu nhập theo quy định của phápluật về phòng, chống tham nhũng; tổng hợp kết quả kê khai, công khai, xácminh, kết luận, xử lý vi phạm về minh bạch tài sản, thu nhập trong phạm viđịa phương mình; định kỳ báo cáo kết quả về Thanh tra tỉnh;

- Kiểm tra, giám sát nội bộ nhằm ngăn chặn hành vi tham nhũng tronghoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long Biên:

Bộ phậnthực hiệnnhiệm vụphòng chốngtham nhũng

và lãng phí

Bộ phậntổng hợp

1.1.2.3/ Thành tích đạt được

- Năm 2009 được nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" của

UBND Thành phố, tại quyết định Số 39/QĐ-UBND ngày 21/01/2010 củaUBND Thành phố Hà Nội

- Năm 2010 được nhận Bằng khen của UBND Thành phố, tại quyếtđịnh Số 189/QĐ-UBND ngày 11/01/2011 của UBND Thành phố Hà Nội

- Năm 2011 được nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" của

UBND Thành phố, tại quyết định Số 360/QĐ-UBND ngày 04/01/2012 củaUBND Thành phố Hà Nội

- Năm 2012 được nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" của

UBND Thành phố, tại quyết định Số 207 /QĐ-UBND ngày 11/01/2013 củaUBND Thành phố Hà Nội

- Năm 2013 được nhận Bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ theoquyết định số 1344/QĐ-TTg ngày 07/8/2015 của Thủ Tướng Chính Phủ

- Năm 2014 được nhận cờ" Đơn vị xuất sắc các phong trào thi đua" của UBND Thành phố, tại quyết định số 116/QĐ-UBND ngày

12/1/2015 của UBND Thành phố Hà Nội

1.2/ Tình hình tổ chức văn thư tại Thanh tra quận Long Biên.

Vì Thanh tra quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận, có

trách nhiệm giúp UBND cùng cấp quản lí nhà nước về công tác thanh tra vàthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính trong phạm vi quản lí nhà

nước của UBND cấp quận Do đó, công tác văn thư là nhiệm vụ bên cạnh các

vấn đề chuyên môn của Thanh tra quận Long Biên, được bố trí cán bộ văn thưkiêm nhiệm là Nguyễn Thị Thu Hằng làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải quyết vănbản đến, quản lý văn bản đi, lưu văn bản đi, chuyển giao văn bản đi và một sốnghiệp vụ khác Công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên được xâydựng theo hình thức văn thư hỗn hợp Văn thư hỗn hợp là một số công việcnhư đánh máy, in nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở vănphòng cơ quan, còn những việc khác vừ tiến hành ở văn phòng cơ qaun vừa

tiến hành ở các đơn vị chuyên môn Việc tổ chức văn thư như vậy sẽ giúp cho

hồ sơ sau khi được giải quyết xong sẽ được lập hồ sơ một các đầy đủ, chínhxác tránh việc các văn bản giấy tờ bị lộn xộn trùng lặp vì hồ sơ của đơn vị nàothì đơn vị đó tự lập và giao lại cho văn thư cơ quan kiểm tra, tránh tình trạngmất hồ sơ

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA

QUẬN LONG BIÊN 2.1/ Hoạt động quản lý

2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức chỉđạo, triển khai thực hiện các văn bản QPPL về công tác văn thư ở tất cả các

cơ quan, đơn vị nói chung và ở Thanh tra quận Long Biên nói riêng phải chịu

sự chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn cụ thể của Nhà nước về công tác văn thư Vìvậy, công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên chịu sự quản lý, chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo cơ quan đồng thời của cơ quan cấp trên có thẩm quyềntrong lĩnh vực công tác văn thư Các biệp pháp tổ chức triển khai thực hiệncác văn bản QPPL và hướng dẫn công tác văn thư của Thanh tra quận LongBiên là:

- Tuyên truyền, phổ biến văn bản pháp luật về công tác văn thư như :Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác vănthư ; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ; Thông tư liên tịch55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

- Xây dựng ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư:Bên cạnh việc tuyên truyền , phổ biến các văn bản QPPL thì Thanh tra quậnLong Biên cũng có các văn bản xây dựng và hướng dẫn chi tiết về công tácvăn thư tại cơ quan nhằm phục vụ hoạt động văn thư được chu đáo và có hiệuquả tốt

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ

sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.1.2/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư.

Thanh tra quận Long Biên căn cứ và chức năng, nhiêm vụ được giao

đã tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư tới từng côngchức, viên chức trong cơ quan Trong đó tập trung vào các nội dung như lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý văn bản đi, vănbản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng,

2.2/ Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1/ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

a, Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Thanh traquận Long Biên

* Thẩm quyền ban hành văn bản của Thanh tra quận:

+ Chánh thanh tra quận ký các văn bản: Quyết định của thanh tra vềcác chủ trương công tác thanh tra, báo cáo thanh tra, công văn xử lý Phêduyệt các kế hoạch, thông báo về lĩnh vực chuyên môn Nếu chánh thanh tra

đi công tác thì phó chánh thanh tra được ủy nhiệm ký thay

+ Phó chánh thanh tra phụ trách các lĩnh vực công tác được chánhthanh tra ủy nhiệm ký thay một số quyết định các biệt, quyết định của thanhtra quận để chỉ đạo các vấn đề cụ thể

*Thẩm quyền ký văn bản:

+ Trường hợp văn bản do chánh thanh tra ký ký trực tiếp: ( Xem phụ lục I ) + Trường hợp văn bản do phó chánh thanh tra ký thay: ( Xem phụ lục II )

b, Về soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồmnhiều khâu nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản Thông qua văn bản mà

cơ quan ban hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động vàchân thực về sự hiểu biết nói chung của các bộ chuyên môn Thanh tra quậnLong Biên soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

Cán bộ soạn thảo sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo từ cấp trên sẽ tiến

hành soạn thảo văn bản Văn bản được đánh máy trên khổ giấy A4, lề trêncách mép trên từ 20-25mm; lề dưới cách mép dưới từ 20-25mm; lề trái cáchmép trái 30-35mm; lề phải cách mép phải từ 15-20mm Văn bản được thốngnhất đánh theo bộ mã Unicode: TCVN 6900: 2011 Kiểu chữ times newroman cỡ chữ 14, chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng nghiêm túc củavăn bản Trong văn bản thể hiện đúng và đầy đủ 10 yếu tố thể thức văn bảnbắt buộc và các thành phần phụ đính kèm theo quy định tại thông tư 55, Nghịđịnh 110 và Nghị định số 09.

2.2.2/ Quản lý văn bản đi, đến

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nghiệp

vụ chính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thựcnhất về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư.Thông qua đó văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tàiliệu tránh tình trạng thất thoát thông tin

2.2.2.1/ Quản lý văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bảnhành chính, văn bản chuyên nghành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổchức, cá nhân do thanh tra phát hành được quản lý theo trình tự sau:

 Kiểm tra thể và kỹ thuật trình bày văn bản: ghi số vào ngày, tháng,năm của văn bản đi: trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu có sai sót thì báo người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết

Việc ghi số văn bản; ghi ngày, tháng, năm văn bản QPPL được Thanhtra quận Long Biên thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều a, Khoản 1,Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ vềhướng dẫn thể thức trình bày văn bản hành chính Việc ghi ngày, tháng, nămvăn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điều b, Khoản 1, Điều 9Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn ( nếu có)

Việc nhân bản văn bản được Thanh tra quận thực hiện như sau:

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở

số lượng tại nơi nhận văn bản Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong vănbản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chứcnăng, thẩm quyền giải quyết, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, khônggửi vượt mức cấp, không gửi đến nơi khác chỉ để tham khảo

- Việc nhân bản văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo và được thực hiệntheo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mậtnhà nước

Đóng dấu cơ quan được thực hiện như sau:

- Khi đóng dấu Thanh tra quận đã thực hiện đóng dấu lên chữ ký trùmlên khoảng1/3 chữ ký về phía tay trái Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn,đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản do chính lãnh đạo kývăn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơquan Thanh tra quận Việc đóng dấu giáp lai thì dấu được đóng vào khoảnggiữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phàn các tờgiấy, mỗi dấu không qua 05 trang Việc đóng dấu các mức độ khẩn, mật đượcthực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước

 Phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi

- Thủ tục phát hành văn bản được Thanh tra quận tiến hành các công

việc sau:

+ Lựa chọn bì

+ Viết bì

+ Vào bì và dán bì

+ Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác lên bì ( nếu có )

- Chuyển phát văn bản đi:

+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được pháthành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làmviệc tiếp theo Đối với văn bản QPPL có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày

ký văn bản Đối với các văn bản “ Hẹn giờ’’, “ Hoả tốc’’, “ Khẩn’’, phảiđược phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính

+ Văn bản đi được chuyển qua bưu điện được đăng ký vào sổ gửi vănbản đi bưu điện Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhânUBND quận phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

- Theo dõi văn bản đi:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangừoi ký văn bản Trong trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không cóngười nhận thì cán bộ văn thư báo cáo ngay Chánh thanh tra để xử lý

 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi được lưu thành 02 bản: bản gốc lưu lại văn thư củaquận và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc Bản gốc lưu tại văn thư quậnđược đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

2.2.2.2/ Quản lý văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến Thanh tra quận được quản lý theo trình tự sau:

 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

- Văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến thì kiểm tra sốlượng, tình trạng bì, dấu, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kýnhận Đối với văn bản đến qua máy fax , thì chụp lại trước khi đóng dấu Đến

Sau đó khi nhận được bản chính thì đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủtục đăng ký.Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc

cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính

- Cũng như việc quản lý văn bản đi, tất cả các văn bản đến đều được

đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến ( Xem phụ lục IV ) Nội dung sổ đăng ký văn bản đến: trình bày trên trang giấy A3 ( 420mm x 297mm), bao gồm 09 cột ( Xem phụ lục VI )

 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, thì văn thư trình người có thẩmquyền để xin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độkhẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng vàgiữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổchuyển giao văn bản

 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉđạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo , theo quy định củapháp luật Cán bộ văn thư tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã đượcgiải quết, đã đến hạn nhưng chưa đựợc giải quyết để báo cáo

2.2.3/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.2.3.1/ Lập hồ sơ

- Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Thanh tra quận Long Biên

và thực tế công việc được giao cán bộ văn thư của Thanh tra quận phải chuẩn

bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ

- Thu thâp văn bản vào hồ sơ: Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập hồ

sơ cần thu thập đày đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sựviệc vào hồ sơ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tựhợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau của công việc

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ

cũng kết thúc Cán bộ văn thư tại đây có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra,xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùngthừa, bản nháp không cần ra ngoài hồ sơ Đối với các hồ sơ có thời hạn bảoquản vĩnh viễn được cán bộ văn thư biên mục hồ sơ đầy đủ.

2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận

- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan

Cán bộ, công chức, viên chức trong Thanh tra quận phải giao nộp hồ

sơ, tài liệu cho văn thư phòng và sau đó văn thư của Thanh tra quận nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND quận theo thời hạn được quy định Cán bộ côngchức khi chuyển công tác , thôi việc phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho UBNDquận hoặc người kế nhiệm không được giữ hồ sơ tài liệu của cơ quan làm tàiliệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu tại đây được quy định: Trong thời hạn

01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Sau 03 tháng kể từ ngày công trìnhđược quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản

-Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phảilập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tàiliệu; bộ phận lưu trữ quận giữ một bản và bên giao tài liệu giữ một bản

2.2.4/ Quản lý và sử dụng con dấu

2.2.4.1/ Quản lý con dấu

Lãnh đạo Thanh tra quận chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBNDquận việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị Con dấu đơn vị được giaocho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng Cán bộ văn thư đượcgiao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị vềviệc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy địnhsau:

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn

bản của lãnh đạo.

- Con dấu phải đựơc bảo quản trong tủ khóa cẩn thận để tại đơn vị.Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chánhthanh tra và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản , sử dụng con dấu Condấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc Khinét dấu bị mòn hoặc biến dạng thì cán bộ văn thư phải báo cáo Chánh thanhtra quận để làm thủ tục đổi con dấu Nếu dấu bị mất Chánh thanh tra phải báocáo cho Chủ tịch UBND quận và phải báo cao cho cơ quan công an nơi xảy ramất con dấu, lập biên bản

2.2.4.2/ Sử dụng dấu

Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của đơn vị đượcquyền phát hành Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hìnhthức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền Không được đóng dấutrong các trường hợp sau: Đóng dấu không có nội dung, đóng dấu trước khi

ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký củangười không có thẩm quyền

2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.

Để làm tốt công tác văn thư thì không thể thiếu các trang thiết bị phục

vụ công tác văn thư Vì vậy,Thanh tra quận Long Biên đã trang bị một số thiết

bị như: Máy photo, máy in, máy scan, máy fax, máy hủy tài liệu, ghim, kẹptài liệu,

- Máy photo chính là một công cụ vô cùng quan trọng của văn thư cũngnhư toàn cơ quan, hàng ngày một khối lượng văn bản được nhân bản nhanhchóng, tiện lợi Tuy nhiên, do điều kiện của Thanh tra quận còn hạn chế, khốilượng máy lớn, chiếm nhiều diện tích nên cơ quan đều dùng chung một máy,đặt tại Thanh tra quận Máy huỷ tài liệu để cắt tài liệu nhằm tiêu hủy nhữngthông tin bảo mật tránh để lộ bí mật, rò rỉ thông tin

- Trong mỗi phòng đều trang bị vật phẩm thiết yếu phục vụ cho côngtác văn thư như gim, kẹp, giá đựng tài liệu, trang bị điều hoà tạo môi trườnglàm việc tốt