MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 3 1.1 Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra quận Long Biên. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long Biên 3 1.1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 5 1.1.2.3 Thành tích đạt được 7 1.2 Tình hình tổ chức văn thư tại Thanh tra quận Long Biên. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư. 9 2.1.2 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư. 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 11 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi: 11 2.2.2.2 Quản lý văn bản đến: 13 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.3.1 Lập hồ sơ 14 2.2.3.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận. 15 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.4.1 Quản lý con dấu 15 2.2.4.2 Sử dụng dấu 16 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 16 CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANHTRA QUẬN LONG BIÊN 17 3.1 Những điểm giống nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh tra quận Long Biên 17 3.2 Những điểm khác nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh tra quận Long Biên. 19 3.3 Các đề xuất kiến nghị 20 3.2.1 Đối với cơ quan, tổ chức 20 3.2.1.1 Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ quan 21 3.2.1.2 Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự. 22 3.2.1.3 Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Thanh tra quận Long Biên. 22 3.2.1.4 Bố trí lại phòng, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác văn thư. 23 3.2.1.5 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đại hoá công tác văn thư. 23 3.2.2 Đối với bộ môn văn thư khoa, trường 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT .3 A.PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG .3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THANH TRA QUẬN LONG BIÊN .3 1.1/ Lịch sử hình thành, cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn Thanh tra quận Long Biên 1.1.1/ Lịch sử hình thành 1.1.2/ Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Thanh tra quận Long Biên 1.1.2.1/ Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.2.2/ Cơ cấu tổ chức 1.1.2.3/ Thành tích đạt 1.2/ Tình hình tổ chức văn thư Thanh tra quận Long Biên CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 2.1/ Hoạt động quản lý 2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn QPPL hướng dẫn việc thực công tác văn thư .9 2.1.2/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết công tác văn thư 2.2/ Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1/ Công tác soạn thảo ban hành văn .10 2.2.2/ Quản lý văn đi, đến .11 2.2.2.1/ Quản lý văn đi: 11 2.2.2.2/ Quản lý văn đến: 13 2.2.3/ Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .14 2.2.3.1/ Lập hồ sơ 14 2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận 15 2.2.4/ Quản lý sử dụng dấu 15 2.2.4.1/ Quản lý dấu 15 2.2.4.2/ Sử dụng dấu 16 2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 16 CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANHTRA QUẬN LONG BIÊN 17 3.1/ Những điểm giống giữ lý luận thực tiễn áp dụng Thanh tra quận Long Biên 17 3.2/ Những điểm khác giữ lý luận thực tiễn áp dụng Thanh tra quận Long Biên 19 3.3/ Các đề xuất kiến nghị .20 3.2.1/ Đối với quan, tổ chức .20 3.2.1.1/ Tuyên truyền tầm quan trọng công tác văn thư quan .21 3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức nhân .22 3.2.1.3/ Đề xuất giải hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn đi, văn đến Thanh tra quận Long Biên 22 3.2.1.4/ Bố trí lại phòng, trang bị thêm thiết bị phục vụ công tác văn thư 23 3.2.1.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đại hố cơng tác văn thư 23 3.2.2/ Đối với môn văn thư khoa, trường 24 C PHẦN KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 D PHỤ LỤC 30 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viết tắt UBND QPPL HĐND Nghĩa Ủy ban nhân dân Quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân A.PHẦN MỞ ĐẦU Trong công xây dựng đổi đất nước nay, vấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ nhiệm vụ hàng đầu Đảng Nhà nước ta Vì hệ trẻ không ngừng học hỏi, rèn luyện thân để phù hợp với nhu cầu phát triển đất nước Đặc biệt, đất nước thực việc cải cách Hành Nhà nước cơng tác Văn thư đóng góp phần quan trọng thiếu công đổi phát triển đất nước Công tác Văn thư “ hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân ” ( Nguồn Tr7- Giáo trình Nghiệp vụ Văn Thư) Cơng tác văn thư cung cấp kịp thời, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước, giữ lại đầy đủ hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan để làm chứng vệ hoạt động, gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Nội dung công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo văn bản, quản lý giải văn điđến, lập hồ sơ, quản lý dấu, sử dụng dấu, trình hoạt động quan, tổ chức Trong trình thực phải đảm bảo nhanh chóng, xác, đại bí mật Do đó,cơng tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức cần quan tâm làm tốt cơng tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Vấn đề cơng tác văn thư có nhiều viết, địa phương , quan lại có khác Vì vậy, cần có nghiên cứu tìm hiểu sâu để đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” sau truyền đạt kiến thức cho sinh viên trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội tổ chức đợt kiến tập kéo dài tuần từ 29/5/2017 đến 18/6/2017 cho sinh viên đợt kiến tập nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý thuyết nghiệp vụ chuyên môn học giảng đường Nhận thấy tầm quan trọng cơng tác văn thư em chọn Thanh tra quận Long Biên để kiến tập thấy cơng tác hành phù hợp với mong muốn tiếp thu kiến thức để phục vụ cho nghiệp Với đồng ý nhà trường tiếp nhận Thanh tra quận Long Biên, em có đợt kiến tập với quy định, thời gian có thêm kiến thức bổ ích cho thân Bám vào nội dung kiến tập, nghiên cứu báo cáo em gồm có 03 chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Thanh tra quận Long Biên Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư Thanh tra quận Long Biên Chương 3: So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn công tác văn thư Thanh tra quận Long Biên Dưới giúp đỡ thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ với hướng dẫn cô Nguyễn Thị Thu Hằng- Cán hướng dẫn kiến tập trình kiến tập em tìm hiểu hoạt động văn thư Thanh tra quận Long Biên, cán quan tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em suốt trình kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ, đặc biệt lầ cô Nguyễn Thị Thu Hằng cho em kiến thức nghiệp vụ để em có hành trang, tảng cho cơng việc sau Tuy nhiên thời gian kiến tập có hạn thân em chưa có nhiều kinh nghiệm nên báo cáo em khơng tránh khỏi hạn chế Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thanh Thủy B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THANH TRA QUẬN LONG BIÊN 1.1/ Lịch sử hình thành, cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn Thanh tra quận Long Biên 1.1.1/ Lịch sử hình thành Thanh tra quận quan chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp quận, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp quản lí nhà nước cơng tác tra thực nhiệm vụ, quyền hạn tra hành phạm vi quản lí nhà nước Ủy ban nhân dân cấp quận Trụ sở Thanh tra quận nằm số phố Vạn Hạnh, Khu đô thị Việt Hưng, Long Biên, Hà Nội tầng HĐND-UBND quận Long biên ( Phụ lục VIII) 1.1.2/ Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Thanh tra quận Long Biên 1.1.2.1/ Nhiệm vụ, quyền hạn Thanh tra quận thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật tra, giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: a, Trong quản lý nhà nước tra thuộc phạm vi quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân cấp quận, Thanh tra quận có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch tra trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phê duyệt tổ chức thực kế hoạch đó; - Tổ chức thực văn quy phạm, pháp luật, chương trình, kế hoạch sau Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê duyệt - Báo cáo kết công tác tra; - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực kết luận, kiến nghị, định xử lý tra Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, Thanh tra quận - Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận kế hoạch tra hàng năm chương trình, kế hoạch khác theo quy định pháp luật b, Trong hoạt động tra, Thanh tra quận có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Thanh tra việc thực sách, pháp luật nhiệm vụ, quyền hạn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường; - Thanh tra vụ việc phức tạp, có liên quan đến trách nhiệm nhiều quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận, Ủy ban nhân dân cấp phường; - Thanh tra vụ việc khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao - Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước công tác giải khiếu nại, tố cáo; thực nhiệm vụ giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo - Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước cơng tác phòng, chống tham nhũng; thực nhiệm vụ phòng, chống tham nhũng theo quy định pháp luật phòng, chống tham nhũng - Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp hướng dẫn nghiệp vụ công tác cho Ban Thanh tra nhân dân xã, phường, thị trấn - Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng; hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận việc thực pháp luật tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng - Phối hợp với quan Kiểm toán nhà nước, quan Điều tra, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân việc phát hành vi tham nhũng, xử lý người có hành vi tham nhũng; - Tiến hành xác minh kê khai tài sản, thu nhập theo quy định pháp luật phòng, chống tham nhũng; tổng hợp kết kê khai, công khai, xác minh, kết luận, xử lý vi phạm minh bạch tài sản, thu nhập phạm vi địa phương mình; định kỳ báo cáo kết Thanh tra tỉnh; - Kiểm tra, giám sát nội nhằm ngăn chặn hành vi tham nhũng hoạt động tra, giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng 1.1.2.2/ Cơ cấu tổ chức a, Số lượng cán bộ, công chức: 06 b, Lãnh đạo đơn vị: * Chánh Thanh tra: đồng chí Nguyễn Thiệu Sơn Điện thoại : 0913202782 Email: nguyenthieuson_longbien@hanoi.gov.vn * Phó Chánh Thanh tra: - Đồng chí Nguyễn Hồng Nam Điện thoại : 0985.216.159 Email: nguyenhongnam_longbien@hanoi.gov.vn - Đồng chí Nguyễn Xuân Long Điện thoại : 0915175867 Email: nguyenxuanlong_longbien@hanoi.gov.vn * Sơ đồ cấu tổ chức Thanh tra quận Long Biên: Chánh tra Phó Chánh tra Bộ phận giải đơn thư Phó Chánh tra Bộ phận tra hành Bộ phận thực nhiệm vụ phòng chống tham nhũng lãng phí Bộ phận tổng hợp 1.1.2.3/ Thành tích đạt - Năm 2009 nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" UBND Thành phố, định Số 39/QĐ-UBND ngày 21/01/2010 UBND Thành phố Hà Nội - Năm 2010 nhận Bằng khen UBND Thành phố, định Số 189/QĐ-UBND ngày 11/01/2011 UBND Thành phố Hà Nội - Năm 2011 nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" UBND Thành phố, định Số 360/QĐ-UBND ngày 04/01/2012 UBND Thành phố Hà Nội - Năm 2012 nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" UBND Thành phố, định Số 207 /QĐ-UBND ngày 11/01/2013 UBND Thành phố Hà Nội - Năm 2013 nhận Bằng khen Thủ Tướng Chính Phủ theo định số 1344/QĐ-TTg ngày 07/8/2015 Thủ Tướng Chính Phủ - Năm 2014 nhận cờ" Đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" UBND Thành phố, định số 116/QĐ-UBND ngày 12/1/2015 UBND Thành phố Hà Nội 1.2/ Tình hình tổ chức văn thư Thanh tra quận Long Biên Vì Thanh tra quận quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận, có trách nhiệm giúp UBND cấp quản lí nhà nước cơng tác tra thực nhiệm vụ, quyền hạn tra hành phạm vi quản lí nhà nước UBND cấp quận Do đó, cơng tác văn thư nhiệm vụ bên cạnh vấn đề chuyên môn Thanh tra quận Long Biên, bố trí cán văn thư kiêm nhiệm Nguyễn Thị Thu Hằng làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải văn đến, quản lý văn đi, lưu văn đi, chuyển giao văn số nghiệp vụ khác Công tác văn thư Thanh tra quận Long Biên xây dựng theo hình thức văn thư hỗn hợp Văn thư hỗn hợp số công việc đánh máy, in nhận gửi cơng văn giấy tờ tập trung giải văn phòng quan, việc khác vừ tiến hành văn phòng qaun vừa Long Biên có việc cần thay đổi Em xin đưa số ý kiến thân qua thời gian khảo sát nghiên cứu rút cho thân góp thêm ý kiến vào quan : 3.2.1.1/ Tuyên truyền tầm quan trọng công tác văn thư quan - Tiếp tục tuyên truyền phổ biến: + Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 + Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thơng tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, ký thuật trình bày văn QPPL phủ, thủ tướng phủ, trưởng, thủ trưởng quan ngang văn QPPL liên tịch + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư + Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Thơng tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ ủy ban nhân dân cấp + Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 quản lý sử dụng dấu + Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn 21 kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư lưu trữ Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng - Xây dựng nội quy văn thư quan hoàn thiện - Cán văn thư cần trọng thực nhiệm vụ để cơng tác văn thư quan đạt kết cao - Xây dựng kế hoạch, tổ chức hướng dẫn kiểm tra công tác văn thư Thanh tra quận 3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức nhân - Về cán làm công tác văn thư cần thực chế độ đãi ngộ người làm - Cán văn thư phải bồi dưỡng , đào tạo, huấn luyện thường xuyên soạn thảo kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ , quản lý văn văn đến, Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư- Lưu trữ tổ chức 3.2.1.3/ Đề xuất giải hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn đi, văn đến Thanh tra quận Long Biên - Công tác văn thư cần lập danh mục hồ sơ, đồng thời cán bộ, nhân viên cần đưa danh mục hồ sơ mà lập để dựa vào cán văn thư lập danh mục hồ sơ Tránh tình trạng giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan xảy tình trạng tài liệu bị rời lẻ hay xếp lộn xộn - Cần sử dụng : Sổ đăng ký văn mật đi, Sổ sử dụng lưu, Sổ đăng ký văn mật đến để tránh rủi ro gây khó khăn việc thực hoạt động - Về sổ đăng ký văn theo cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến , quy định sổ đăng ký văn gồm 08 cột Mẫu sổ 22 đăng ký văn Thanh tra quận Long Biên khoa học có thêm 01 cột “ số trang’’ (Phụ lục VII) giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ nắm số trang, số để tránh nhầm lẫn, sai sót Và thêm 01 cột “ Đơn vị, người nhận lưu ” sau cột “ Nơi nhận văn bản” để có phòng, ban, cá nhân cần đến văn xem số biết phòng ban, nhân lưu giữ văn 3.2.1.4/ Bố trí lại phòng, trang bị thêm thiết bị phục vụ công tác văn thư - Cần trang bị thêm cho văn thư máy tính để đăng ký văn máy tính phần mềm CNTT, phục vụ cho cơng tác tra tìm lưu giữ văn Kính mong Thanh tra quận Long Biên thời gian tới đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị phù hợp trang bị thêm máy photo máy scan, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư 3.2.1.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đại hố cơng tác văn thư - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lâp hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy tờ ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất, chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập - Thanh tra quận Long Biên cần triển khai thực văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hờ sơ môi trường mạng Văn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ - Nghiên cứu ứng dụng khoa học, chuyển giao cơng nghệ đại hóa cơng tác văn thư Quan tâm cán làm công tác văn thư , tăng cường tạp huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở, ban nghành 23 liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang web quan đơn vị liên quan Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trình tra cứu cổng thơng tin điện tử Thanh tra quận truyền tải thơng tin có u cầu, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận - Phối hợp chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, văn đến Ví dụ: Văn đến cấp gửi đến ( qua trang thông tin điện tử) cần phải lưu vào đĩa máy tính cập nhật vào phần mềm văn bản; Văn sau ban hành văn cần chuyển liệu vào đĩa Website cập nhật nội dung kèm vào tên văn thư mục - Chú trọng khai thác thu thập thông tin có hiệu từ trang thơng tin điện tử Thanh tra quận đặc biệt thường xuyên vào chương trình gửi nhận văn Thanh tra quận hệ thống văn phòng điện tử di động MO trang Website Thanh tra quận Long Biên - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán văn thư nói chung cán bộ, nhân viên quan nói riêng - Thường xuyên tổ chức, kiểm tra lực ứng dụng CNTT với cán Thanh tra quận Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, giảm tải công việc cho văn thư trước mắt lưu trữ sau 3.2.2/ Đối với môn văn thư khoa, trường Trong công đổi đất nước, nghành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có tiến để vương tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần cơng tác giảng dạy nghiệp vụ văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu giáo dục nhà nước cải cách hành Vì cơng tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan 24 nhiều cán bộ, công chức , viên chức Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cong việc quan nhanh chóng, xác, suât, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luậy góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển bảo vệ đất nước Nắm bắt tình hình đó, trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội nhiều năm qua không ngừng cải cách công tác giảng dạy nghiệp vụ văn thư đặc biệt nỗ lực, tập trung đổi sáng tạo giảng viên khoa Văn Thư- Lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy cho hệ trẻ kinh nghiệm, kiến thức công tác văn thư để phục vụ hành nhà nước Bên cạnh đổi giảng dạy, cung cấp vốn kiến thức cho sinh viên em có số kiến nghị với khoa nhà trường để nâng cao hiệu cơng tác giảng dạy kích thích tiếp thu sinh viên với chuyên nghành theo học như: - Nhà trường khoa cần tổ chức thêm buổi thực tế sinh viên tiếp thu nhìn nhận cơng tác văn thư dễ dàng tránh học nhiều qua lý thuyết - Trang bị thêm trang thiết bị phục vụ cho việc học tập sinh viên ghế nhà trường, tạo môi trường phù hợp cho sinh viên tiếp thu kiến thức - Nhà trường, khoa mở số thi công tác văn thư như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, để sinh viên tham gia học hỏi rút kinh nghiệm cho thân - Về kỹ soạn thảo văn cần cho sinh viên thực hành máy tính nhiều để từ sinh viên tìm chỗ sai hồn thiện lại kiến thức, kỹ - Có thêm lớp kỹ mềm giao tiếp, đàm phán, kĩ thực giúp ích nhiều cho công việc sống sau 25 sinh viên học trường Trên kiến nghị em khoa nhà trường việc nâng cao hiệu công tác giảng dạy nghiệp vụ văn thư Với vốn kiến thức hạn chế nên khơn tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhà trường khoa tiếp nhận kiến nghị để công tác giảng dạy nghiệp vụ văn thư đuợc hoàn thiện 26 C PHẦN KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung Thanh tra quận nói riêng Cơng tác văn thư làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói cung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước Bởi lẽ làm tốt cơng tác văn thư đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời cho họat động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn đến, xác, kịp thời nâng cao hiệu quả, chất lựong hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác làm tốt công tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ Qua thời gian kiến tập, tìm hiểu Thanh tra quận Long Biên thời gian không dài đủ để em, sinh viên ngồi ghế nhà trường dìu dăt, dạy dỗ thầy cô đặc biệt tạo điều kiện để em sinh viên khác thực tế tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên nghành văn thư Trong thời gian kiến tập Thanh tra quận em giúp đỡ, bảo cán văn thư Nguyễn Thị Thu Hằng với nhiệt tình cơng việc Em học hỏi đựơc nhiều điều, thực tế thấy hoạt động công tác văn thư Thanh tra quận rút nhiều học cho thân nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan Nhà nước Quá trình kiến tập, nghiên cứu giúp em trưởng thành nhiều, có hội vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khơng phải khó khơng đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo, biết lực chọn thứ cho phù hợp với công tác văn thư Hơn sinh viên ngồi ghế nhà trường, trình làm khơng tránh khỏi sai sót em tin 27 lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành hơn, vững bước sống công việc sau Qua em xin gửi lời cảm ơn tới thầy khoa trang bị cho học trò vốn kiến thức để giúp cho trình kiến tập, nghiên cứu tự tin với kiến thức trang bị trường Và em xin cảm ơn đến cán Thanh tra quận Long Biên, đặc biệt cán làm công tác văn thư giúp đỡ em q trình hồn thiện đề tài mong Thanh tra quận tiếp nhận đề xuất cá nhân em góp ý cho công tác văn thư hiệu cao TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trường Cao đẳng Nội Vụ- Hà Nội Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông vận tải 5.Thông tư liên tịch số 475/2009/TTLT/TTCP-BNV ngày 13/3/2009 Thanh tra Chính phủ Bộ Nội Vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tra huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 29 D PHỤ LỤC PHỤ LỤC I MẪU KÝ TRỰC TIẾP PHỤ LỤC II MẪU KÝ THAY PHỤ LỤC III ( Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ ) MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: PHỤ LỤC IV ( Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ ) MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: PHỤ LỤC V SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI ( Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ) Số ký Ngày hiệu tháng văn văn bản (1) (2) Tên loại trích yêu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (3) (4) (5) (6) (7) (8) PHỤ LỤC VI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN ( Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ) Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) PHỤ LỤC VII Số Ngày ký tháng hiệu văn văn bản (1) (2) Tên loại trích yêu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Số trang Ghi (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) PHỤ LỤC VIII (Trụ sở HĐND- UBND quận Long Biên, thành phố Hà Nội)