báo cáo thực tập tốt nghiệp : Thực trạng công tác văn thư tại Báo Thanh tra

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp LỜI MỞ ĐẦU Trong trình đào tạo sinh viên quy Học Viện Hành Chính Quốc Gia, thực cuối khóa khâu vô quan trọng, quan trọng không số trình mà công đoạn tương đương với 10 đơn vị học trình mà quan trọng trình trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, kỹ thực hành công việc quan hành nhà nước kiến thức mà có trình thực hành thực tế có Và thông qua trình này, sinh viên hiểu tổ chức hoạt động vủa máy hành chính, cấu chức nhiệm vụ, nắm vững quy trình công vụ trình thực tập, nẵm vững thủ tục hành quan nhà nước Thực phân công nhà trường, đoàn thực tập thuộc đoàn số 17 phân công Thanh Tra Chính Phủ phân công Báo Thanh Tra Trong trình thực tập giúp đỡ nhiệt tình, với quan tâm cán nhân viên phòng giúp hoàn thành trình thực tập với hiểu biết định quan nghiệp Với kiến thức học nhà trường với kiến thức thực tế quan thực tập đượcTôi thể đề công tác văn thư Báo Thanh Tra Có nội dung chưa phù hợp xin Thầy,cô bổ xung bảo.Tôi xin chân thành cảm ơn B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp CHUƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Trong trình hoạt động quan, quan hành Nhà nước hành nghiệp Văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng Nó có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng Văn phòng mạnh yếu tổ quan trọng giúp cho quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo Chính vây, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng quan phải đặc biệt quan tâm Hoạt động Văn phòng phong phú bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thục kỹ thuật , nghiệp vụ hành Văn phòng sở để tiến hành có hiệu hoạt động công vụ khác, hoạt động Văn thư coi nội dung không phần quan trọng để tạo nên thành công hoạt động cho Văn phòng nói riêng quan nói chung Khái niệm công tác Văn thư: Công tác Văn thư toàn công việc xây dựng ban hành văn ( sọan thảo ban hành văn bản) quan việc xây dựng, quản lý, giải văn quan Vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư 2.1 Vị trí: B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Công tác Văn thư mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức Như công tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý hiệu hoạt động quan, công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan 2.2 Ý nghĩa: Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc quan nhanh chóng xác, có xuất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc quan đựoc xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên, vật liệu chế tác trang thiết bị dùng trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ Những yêu cầu công tác Văn thư Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầy đủ Từ giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc mình, giúp cho trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: 3.1 Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhưng công tác Văn thư yêu cầu nhanh chóng coi nguyên tắc hoạt động quan Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động công tác Văn thư, trình diễn nhanh chóng thông tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải công việc quan 3.2 Chính xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng trình hoạt động Văn thư quan, tổ chức yêu cầu xác không phần quan trọng Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác Văn thư phải đảm bảo xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải theo quy định pháp luật 3.3 Bí mật B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Do xuất phát từ đặc thù số lĩnh vực hoạt động định, nên hoạt động công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật hoạt động quan hiệu giữ gìn bí mật Nhà nước Trong trình xây dựng văn quan, tổ chức việc giải văn bản, bố trí làm việc cán Văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật quan tổ chức thàng công quan Hình thức tổ chức Văn thư Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn trình xử lý văn bản, giấy tờ quan đến kết hoạt động quan đến kết hoạt động quan, quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp sở phân tích cấu tổ chức, số lượng văn đến, chức năng, nhiệm vụ quan Có nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức hình thưc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán hình thức tổ chức hỗn hợp Hình thức Văn thư tập trung: áp dụng hầu hết tác nghiệp chuyên môn, công tác Văn thư tập trung giải đơn vị, hình thức thông thường áp dụng quan, đơn vị có cấu phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn Hình thức Văn thư phân tán: áp dụng hầu hết khâu nghiệp vụ giải sở đơn vị, tổ chức trực thuộc quan, đơn vị có cờu phức tạp, nhiều văn đến có nhiều sở cách xa B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Hình thức Văn thư hỗn hợp: áp dụng số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực số nơi, khâu nghiệp vụ theo dõi, giải văn lưu trình thực đơn vị, phận khác quan, hình thức thông thường áp dụng quan, tổ chức hệ thống hành pháp quản lý hành Nhà nước Ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu công tác văn thư tiếp cận với công việc đây, thấy Báo Thanh tra áp dụng hình thưc tổ chức Văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn thư có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động Báo Thanh tra, đem lại nhiều thành công hoạt động Báo Thanh tra nói riêng đóng góp vào thành tích chung Thanh tra Chính phủ nói chung II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Nội dung công tác Văn thư bao gồm nội dung sau: Xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải Văn đi, văn đến, văn nội bộ, tổ chức sử dụng, quản lý dấu công tác lập hồ sơ Nghiệp vụ quản lý văn đến a ) Tíêp nhận văn Văn đến tất văn (kể văn mật),bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn khác đơn thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định: “văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Những văn không đăng ký văn thư, đơnvị, cá nhân trách nhiệm giải quyết” Khi tiếp nhận văn bưu điện, giao liên cán quan trực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì… văn mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát sai sót, hư hỏng trước nhận ký nhận Nếu bì văn bị bóc, bị rách, bị bì, bị bị tráo đổi văn bên phải báo với Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành nơi quan tổ chức văn phòng người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên với người đưa văn Đối với văn chuyển qua máy fax qua mạng, văn thư phải kiẻm tra sơ số lượng văn bản, số lượng trang văn nơi nhận… Trường hợp phát sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ Sau tiếp nhận văn bì văn phân loại sơ sau: Loại không bóc bì bao gồm: Các văn đến có đóng dấu, ký hiệu độ mật theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không giao nhiệm vụ bóc bì văn mật Những bì văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho đoàn thể Công đoàn, Đoàn Thanh niên quan, tổ chức thư riêng Loại bóc bì bao gồm tất văn giấy tờ gửi quan, tổ chức(ngoài bì ghi tên quan, tổ chức ghi chức danh người đứng đầu quan, tổ chức), kể bì văn có đóng dấu chữ ký độ “mật” “tối mật”, văn thư giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn c) Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn công cụ khác thẻ đăng ký sở liệu quản lý văn máy vi tính Đăng ký văn đến sổ Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn nhóm văn đến hàng năm mà định lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan tổ chức có số lượng văn đến 2000 văn năm cần lập hai sổ sau sổ đăng ký văn đến loại thường sổ đăng ký văn loại mật Những quan có số lượng văn đến có số lượng 2000 đến 5000 văn năm cần lập sổ sau: sổ đăng ký văn đến ( loại thường) bộ, ngành, quan Trung ương; sổ đăng ký văn đến( loại thường) quan khác; sổ đăng ký văn đến (loại mật) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà Nước ( Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào văn đến vào sở liệu quản lý văn đến sử dụng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm d) Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến Sau đăng ký văn đến phải kip thời trình cho người quan, tổ chức, cấp Phó người đứng đầu, Chánh Văn phòng người đựơc người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải văn Người có thẩm quyền, nội dung văn đến, quy chế làm việc quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân … Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân Ý kiến phân phối giải ghi vào khoảng giấy trống phía lề trái văn bản, cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối ghi cập nhật ghi vào phiếu riêng Chuyển văn đến B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến quan, tổ chức đơn vị khác phải bảo đảm yêu cầu sau: Nhanh chóng: văn đến( loại khẩn) phải chuyển giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải Đúng đối tượng: văn đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay người nhận Chặt chẽ.: chuyển giao văn đến phải tiến hành kiểm tra đối chiếu người nhận văn phải ký nhận, văn đến có đóng dấu thượng khẩn hoả tốc phải ghi rõ thời gian nhận Văn thư đơn vị người Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn đến đơn vị, trình Thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải Căn vào ý kiến phân phối Thủ trưởng đơn vị văn chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải e) Giải văn đến Sau tiếp nhận văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan tổ chức; văn có đóng dấu đô khẩn phải giải khẩn trương không chậm trễ Khi giải liên quan đến đơn vị cá nhân khác đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn bản, văn kèm phiếu giải văn để tham khảo ý kiến đơn vị cá nhân Theo dõi, đôn đốc giải văn đến 10 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Sau Khi thể thức văn làm xong có chữ ký người thẩm quyền nhân viên văn thư Báo làm thủ tục đóng dấu (Công việc đóng dấu văn nội thực nghiêm túc theo quy chế sử dụng dấu quy định văn pháp luật Nhà nước) chuyển đến Phòng tiếp nhận văn Khi văn phát hành đến phận quan văn thư phải làm thủ tục lưu văn bản, phận văn thư phòng, lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo văn Quản lý sử dụng dấu Báo Xưa Nay Việc sử dụng dấu Báo Thanh tra theo quy đinh Nghị định 58/2001/QĐ-CP theo quy định quan chủ quản Hội khoa học lịch sử Việt Nam Căn theo điều kiện việc sử dụng dấu Báo Xưa Nay quy định sau: Con dấu Báo Xưa Nay hình quốc huy, dấu văn phòng (phòng trị sự) hình quốc Hội khoa học lịch sử Việt Nam Quản lý sử dụng dấu Con dấu Báo Xưa Nay giao cho nhân viên văn thư Phòng Trị quản lý việc sử dụng dấu tuyệt đối phải tuân theo quy chế Báo, tuyệt đối không vi phạm quy chế quản lý dấu, lãnh đạo Báo Xưa Nay thường xuyên kiểm tra việc sử dụng dấu đơn vị 28 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Con dấu Phòng Trị nhân viên văn thư quản lý dấu Phòng sủ dụng để đóng lên văn thuộc công tác nghiệp vụ Phòng công tác khác mà Phòng giao Trưởng phòng ký uỷ quyền cho người khác Đối với nhân viên văn thư làm công tác quản lý dấu Báo Xưa Nay phải chịu trách nhiệm vi phạm nguyên tắc trình quản lý dấu trước Trưởng Phòng lãnh đạo Báo Xưa Nay Đóng dấu văn : Đóng dấu văn khâu cuối chu trình soạn thảo ban hành văn trước văn chuyển phải có dấu quan Báo Qua dấu chứng minh hiệu lực pháp lý văn Do đóng dấu khâu quan trọng trình soạn thảo ban hành văn Báo Thanh tra Quá trình đóng dấu Báo tuân thủ theo quy định Nhà Nước: Người giao giữ dấu trước đóng dấu phải kiểm tra lại thể thức văn tự tay đóng dấu vào văn Dấu phải đóng rõ ràng ngắn,đúng mực dấu quy định, dấu phải trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Trường hợp văn thư đóng dấu ngược, dấu mờ phải huỷ văn làm lại văn khác Người giao giữ dấu đóng dấu vào văn có chữ ký người có thẩm quyền Trong quan Báo nghiêm cấm việc đóng dấu khống đóng dấu lên chữ ký tắt, chữ ký bút chì mực đỏ, mực dễ phai 29 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Con dấu đóng mực đỏ đóng phòng nơi cất giữ dấu tuyệt đối Báo Xưa Nay chuyện nhân viên văn thư mang dấu nhà, quan Đối với văn fax, văn truyền qua mạng máy tính đóng dấu mã máy theo quy định riêng Báo Xưa Nay Quảnlý lập hồ sơ Các loại văn đi, văn đến, văn nội Báo Xưa Nay văn thư lưu gốc vào hồ sơ hành quan Hiện văn thư có loại hồ sơ sau: Hồ sơ định, hồ sơ báo cáo, hồ sơ thông báo, hồ sơ giấy mời, hồ sơ loại văn khác Trách nhiệm lập hồ sơ bảo quản hồ sơ Trưởng Phòng Trị Báo có trách nhiệm giúp lãnh đạo Báo xây danh mục hồ sơ hàng năm Báo thời hạn quản lý hồ sơ tài liệu Nhân viên Văn thư Phòng có nhiệm vụ lập hồ sơ, tài liệu Báo theo vấn đề cụ thể, cán bộ, công chức Báo phải lập hồ sơ công việc phân công phụ trách theo quy định Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu để lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lĩnh vự quản lý Nhà nước sau 01 năm kể từ việc giải xong Hồ sơ, tài liệu, đề tài nghiên cứu khoa học sau 01 năm kể từ đề tài nghiệm thu thức hồ sơ, tài liệu kể công trình xây dựng bản, dự án, sau 03 tháng kể từ công trình toán Hồ sơ, tài liệu nói chung Phòng Trị lưu trữ Hồ sơ đơn vị trực thuộc Báo khác đơn vị lưu trữ 30 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Tóm lại, công tác Văn thư Báo Xưa Nay hoạt động diễn theo quy trình chặt chẽ hợp lý theo quy định Nhà nước công tác Văn thư, góp phần làm cho hoạt động Báo ngày hiệu hơn, đáp ứng yêu cầu công việc ngày nhiều tình hình đất nước III NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC VÀ NHỮNG MẶT CÒN TỒN TẠI ĐỐI VỚI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BÁO THANH TRA Những mặt đạt Nhìn chung công tác văn thư Báo Xưa Nay diễn theo quy trình chặt chẽ theo quy định Nhà nước, đảm báo cho hoạt động liên tục quan, cung cấp thông tin nhanh chóng, xác đầy đủ tạo điều kiện Lãnh đạo Báo đưa định xác, kịp thời góp phần tạo nên thành công tờ Báo Với khối lượng văn đến, văn lớn Phòng làm tốt nhiệm vụ việc xếp, phân loại, xử lý Các thao tác xử lý đựơc nhân viên làm chuyên nghiệp Về sở vật chất kỹ thuật: Công tác văn thư làm tảng sở vật chất tương đối đại Hiện Phòng Trị có 03 máy tính, 02 máy phôtocoppi 03 máy in đủ để nhân viên soạn thảo in ấn văn bản, tài liệu phục vụ cho nhiệm vụ Hiện Phòng dùng phầm mềm ứng dụng chuyên để phục vụ cho công tác văn thư phầm mềm ngày đổi cho phù hợp với xu đổi Cùng với hệ thống máy tính nối mạng internet, nhân viên phòng dễ dàng truy cập thông tin cách nhânh chóng, tạo tiền đề để nâng cao hiệu công việc 31 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Các cán nhân viên làm công tác văn thư, hầu hết người độ tuổi trẻ, hầu hết người số có trình độ đại học sau đại học Sự kết hợp sức trẻ, lòng nhiệt huyết, tình yêu nghề đem lại cho họ lòng tin công việc tập thể cán nhân viên Phòng sức phấn đấu cho công việc văn thư ngày tốt xa phát triển Báo Xưa Nay Sự quan tâm Lãnh đạo Báo : công tác văn thư quan tâm, đạo, hướng dẫn Lãnh đạo Báo nên nhân viên thực tốt cá nhiệm vụ Ngoài chế độ hưởng lương theo quy định quan, lãnh đạo Báo quan tâm đến chế độ khen thưởng cho nhân viên họ làm tốt công việc.sụ quan tâm Lãnh đạo, khích thích tinh thần sáng tạo tập thể nhân viên làm công tác văn thư nói riêng tập thể cácnhân viên Báo nói chung Công tác văn thư tiến hành thuận lợi nhờ vào việc xếp phòng ban hợp lý, Phòng trị xếp gần phòng Lãnh đạo (Phó Tổng biên tập, Tổng biên tập).Đã tạo điều kiện cho việc trao đổi văn nội quan quan với bên nhânh chóng Nguyên nhân mặt đạt Văn thư quan tâm Lãnh đạo Báo, đạo sát công việc Các văn quy định công tác văn thư rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp văn thư có sở để giải nhanh chóng công việc Bộ phận văn thư nhận phối hợp, hợp tác tích cực, giúp đỡ phòng ban, đơn vị cá nhân việc thực nhiệm vụ 32 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Nhân viên văn thư Phòng Trưởng phòng quan tâm gần gũi tạo không khí làm việc vui vẻ mà đầy hiệu Tổ chức hoạt động nhằm động viên để kích thích tinh thần làm việc: Như cho thăm quan nghĩ mát vào dịp hè, lễ,tết có hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ Những mặt tồn Mọi văn văn đến , văn nội Báo chưa tập trung hoàn toàn đầu mối phận văn thư Báo tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xảy nhiều phòng, ban mang văn trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn thư.Do không Phòng không quản lý hết văn Việc gửi văn nhiều trường hợp chậm, văn gửi quan lạc địa chỉ, điều gây khó khăn công việc chung Báo Về công tác quản lý sử dụng dấu: nhân viên phòng khác tự lấy dấu đóng vào văn phòng mình, mà không cần phải qua nhân viên văn thư Phòng Trị sự, việc dẫn đến dấu đóng chưa thể thức Công tác lập hồ sơ văn thư nhiều hạn chế là: cán không tự giác lập Hồ sơ khâu văn thư mà để tài liệu tình trạng lộn xộn, bó gói nộp thẳng lên lưu trữ Mặt khác quan bảng danh mục hồ sơ, nên cán quan không chủ động việc lập hồ sơ theo quy định cách khoa học hợp lý Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống máy tính cũ, hệ thống mạng internet tốc độ truyền chậm gây thời gian cho việc truyền nhận thông tin, khai thác liệu có mạng thao tác nghiệp vụ văn thư máy 33 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Đội ngũ nhân viên văn thư có trình độ, có sức trẻ hầu hết họ chưa có kinh nghiệm nhiều công tác văn thư, chưa đào tạo chuyên ngành văn thư nghiệp vụ hành văn phòng Do với khối lượng công việc ngày tăng lên, văn đến, ngày nhiều áp lực công việc lớn nhân viên Việc phân công công việc cá nhân nhân viên nhiều chưa rõ ràng, chưa có quy chế quy định cụ thể quy định phải làm chịu trách nhiệm với nào? chủ yếu thực công việc hỗ trợ mối quan hệ đồng nghiệp, cá nhân Nguyên nhân dẫn tới tồn Lãnh đạo Báo không thường xuyên kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc nhở nhân viên công việc Do kinh phí Báo có hạn nên chưa thể đầu tư trang thiết bị thật đại phải sử dụng trang thiết bị cũ ảnh hưởng tới công việc chung quan Cũng kinh phí có hạn nên lương nhân viên Phòng chưa cao chưa thực kích thích họ đem hết khả phục vụ cho công tác văn thư Báo chưa trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho nhân viên văn thư Như gửi nhân viên học lớp nghiệp vụ văn thư hay văn phòng hành chính, bồi dưỡng lớp trị tư, tưởng làm cho nhân viên có tính ỷ lại cho cấp Nhận thức nhân viên phòng chưa văn thư, không đề cao tầm quan trọng công tác hoạt động quan 34 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp CHƯƠNG III: NHỮNG KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BÁO XƯA VÀ NAY Như biết: làm việc quan từ tư nhân đến Nhà nước hay liên doanh nước hiệu công việc đặt lên hàng đầu Mà hiệu công việc lại nhiều yếu tố định ngành nghề, quan yếu tố khác Nhưng phần vào mặt tồn Báo Xưa Nay (đã nêu chương II), Tôi xin đề cập đến yếu tố mang tính định đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư Báo Xưa Nay thuộc Hội khoa học lịch sử Việt Nam 1.Về mặt nhân lực: Về phía cá nhân : Cán văn thư người quan tín nhiệm giao cho nhiệm vụ tiếp nhận văn đến, gửi văn đi, quản lý loại văn giấy tờ, Hồ sơ tài liệu, loại co dấu loại trang thiết bị công tác hàng ngày đức tính công chức Nhà nước phải có đặc thù công việc nên cán văn thư cần có ý thức tự rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc, giữ gìn bí mật, tính cần cù, chịu khó đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao thường xuyên trau dồi tri thức, nghiệp vụ Về phía quan: Thường xuyên tổ chức buổi họp để tổng kết đạt chưa đạt quan nói chung cá nhân nói riêng để từ rút kinh nghiệm, tổ chức khoá đào tạo nghiệp vụ hành 35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp văn phòng văn thư nhằm làm nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng tư tưởng cho cán văn thư Về sở vật chất trang thiết kỹ thuật Trong điều kiện việc hoàn thiện công tác văn thư đạt kết sử dụng phương tiện kỹ thuật tương ứng Do đại hoá phận cấu thành thiếu hoàn thiện công tác văn thư Để đại hoá công tác văn thư, áp dụng số phương tiện kỹ thuật với nhóm sau: Các phương tiện làm văn bản: cần trang bị cho nhân viên người máy vi tính có cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn bản, trang bị thêm máy ghi âm văn phòng để ghi lại điện báo qua điện thoại, nói chuyện qua điện thoại đường dài Các phương tiện in tài liệu: Nên trang bị thêm máy in đảm bảo thời gian ngắn in số lượng lớn văn mà đẹp Các phương tiện xử lý tài liệu: Nên trang bị thêm máy huỷ tài liệu để cắt tài liệu thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung tài liệu để tránh nhầm lẫn với văn giá trị Các phương tiện báo hiệu thông tin Văn phòng: Trang bị cho nhân viên máy điện thoại để tránh tình trạng cần gặp người người phải chạy đi, chạy lại lộn xộn phòng làm việc, lắp đặt máy nhắn tin để gọi người cán khu vực quan đến máy điện thoại gần 36 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 3.Tổ chức phòng làm việc cán văn thư Để góp phần làm tốt công tác văn thư không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp việc tổ chức tốt khâu nghiệp vụ,trang bị đầy đủ sở vật chất kỹ thuật phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc hàng ngày cán văn thư Bố trí nơi làm việc cán văn thư: Phòng làm việc cán văn thư cần bố trí nơi thuận tiện cho việc liên hệ trao đổi công tác, để tránh kẻ gian lọt vào phòng cần quy định người đến giao dịch không vào chỗ làm việc, cần có vách ngăn cách chỗ làm việc cán văn thư, phòng làm việc cán văn thư mở thêm cửa sau để cán văn thư vào, cửa trước dành cho khách đến giao dịch Tổ chức Phòng làm việc: Cần bố trí đủ bàn làm việc, ánh sáng, có đầy đủ phương tiện làm việc bút mực, bàn dập ghim, dao kéo, cặp sắt, bìa hồ sơ, giá, tủ đựng hồ sơ 4.Về quan tâm Lãnh đạo Báo Lãnh đạo Báo cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cán nhân viên làm công tác văn thư thường xuyên tổ chức đợt thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều phong trào thể thao văn nghệ để tăng cường mối giao lưu phòng, ban quan, có chế độ thưởng người có thành tích tốt, tính sáng tạo công việc đồng thời phải nghiêm khắc kiểm điểm phê bình cá nhân vi phạm quy chế quan 37 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp KẾT LUẬN Trong trình thực tập Báo Xưa Nay, hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình anh, chị phòng trị đem lại cho Tôi hiểu biết nhiều Những kiến thức thực tế, hiểu thêm hoạt động quan hành nghiệp có thu qua Tôi hiểu thêm quy trình làm Báo anh, chị phòng Tại hội vận dụng lí luận học bốn năm qua mà quan trọng Tôi đóng vai vào nhân viên hành thật Báo, qua mà Tôi học nhiều kiên thức bỗ ích kiến thức mà học sách Đó học phong cách làm việc nhanh chóng,chính xác, thái độ cử công việc anh,chị công việc,cũng thái độ nhiệt tình bảo Tôi trình thực tập Thông qua việc tìm hiểu công tác văn thư Báo Xưa Nay nhận thấy phong cách làm việc cán nhân viên phòng chuyên nghiệp, có phân công rõ ràng công việc, với đạo kịp thời, hợp lý Tổng biên tập làm cho phận Báo hoạt động cách linh hoạt góp phần không nhỏ vào thành công Báo Xưa Nay Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Phòng Trị Báo Thanh tra,đặc biệt giúp đỡ Chuyên viên Chính- Thạc sĩ Phạm Thị Hương, thầy cô đoàn thực tập giúp hoàn thành xuất sắc tập vừa qua 38 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 1192/QĐ/TTNN việc thành lập Báo Thanh tra ngày 10/11/1994 Quyết định số 180/BC- GPXB ngày 4/11/1993 Bộ văn hoáThông tin việc cấp giấy phép xuất báo chí Quyết định 882 QĐ/TTNN ngày 19/10/1999.Về việc chuyển Báo Thanh tra thành đơn vị nghiêp có thu Nghị định phủ 110/2004/NĐ/CP Ngày 08/4/2004 Về công tác văn thư Giáo trình hành Văn phòng Học viện Hành Quốc gia 39 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 40 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương I Cơ sở lý luận công tác văn thư .1 I Tổng quan công tác văn thư 1 Khái niệm công tác văn thư Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư .1 Những yêu cầu công tác văn thư .2 Hình thức tổ chức văn thư II Lý luận chung khâu nghiệp vụ công tác văn thư Nghiệp vụ quản lý văn đến Nghiệp vụ quản lý văn 10 Nghiệp vụ quản lý văn nội .13 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 14 Công tác lập hồ sơ .15 Chương II Thực trạng công tác văn thư Báo Thanh tra 17 I Giới thiệu Báo Thanh tra .17 Quá trình thành lập Báo Thanh tra 17 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn báo Thanh tra 18 II Thực trạng công tác văn thư Báo Thanh tra 22 1.Quy trình xử lý văn đến Báo Thanh tra 23 Quy trình xử lý văn Báo Thanh tra 25 Quy trình xử lý văn nội Báo Thanh tra 26 Quản lý sử dụng dấu Báo Thanh tra .27 Quản lý lập hồ sơ .29 III Những mặt đạt mặt tồn thực trạng công tác văn thư Báo Thanh tra 30 Những mặt đạt 30 Những mặt tồn .32 Chương III Những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Báo Thanh tra 34 Về mặt nhân lực 34 Về sở vật chất trang thiết kỹ thuật 35 Tổ chức phòng làm việc cán văn thư .35 Về quan tâm lãnh đạo Báo .36 KẾT LUẬN 37 41 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 42