THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành: 4 1.1.2. Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn. 5 1.1.2.1. Vị trí và chức năng. 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 6 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính Quản trị Kế hoạch. 8 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính Quản trị Kế hoạch 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính Quản trị Kế hoạch 9 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. 11 2.1. Thực tiễn công tác văn thư. 11 2.1.1. Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm. 11 2.1.2. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến 12 2.1.3. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi 15 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 19 2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh: 19 2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 20 CHƯƠNG 3 : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23 3.1. Những ưu điểm ,hạn chế và nguyên nhân của công tác văn thưlưu trữ tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 23 3.1.3. Ưu điểm. 23 3.1.2. Hạn chế 24 3.1.3. Nguyên nhân 25 3.2. Những điểm giống và khác nhau giữa lý luận và thực tiễn khi áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại bộ phận văn thư của phòng Hành chínhQuản trịTổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh. 25 3.2.1. Những điểm giống nhau 25 3.2.2. Những điểm khác nhau 25 3.3. Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Văn thư Lưu trữ ở Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh 26 3.3.1.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Văn thư 26 3.3.2.Đề xuất nâng cao năng suất và chất lượng của công tác Lưu trữ 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 1.1.Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.1.Lịch sử hình thành: 1.1.2.Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn 1.1.2.1.Vị trí chức 1.1.2.2.Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.3.Cơ cấu tổ chức 1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn phận Văn thư Lưu trữ Phòng Hành -Quản trị -Kế hoạch 1.2.1.Chức nhiệm vụ phòng Hành chínhQuản trị -Kế hoạch .8 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ Văn thư Lưu trữ Phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 11 CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 11 2.1 Thực tiễn công tác văn thư 11 2.1.1 Số lượng loại văn Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm 11 2.1.2 Thực quy trình quản lý văn đến 11 2.1.3 Thực quy trình quản lý văn .15 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 19 2.2.1.Công tác đạo công tác lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh: .19 2.2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ20 CHƯƠNG : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23 3.1 Những ưu điểm ,hạn chế nguyên nhân công tác văn thư-lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 23 3.1.3 Ưu điểm 23 3.1.2 Hạn chế 24 3.1.3 Nguyên nhân 25 3.2 Những điểm giống khác lý luận thực tiễn áp dụng công tác văn thư lưu trữ phận văn thư phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh 25 3.2.1 Những điểm giống 25 3.2.2 Những điểm khác 25 3.3 Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh 26 3.3.1.Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư 26 3.3.2.Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Lưu trữ .27 PHẦN KẾT LUẬN 28 PHẦN PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Trong cơng đổi đất nước tiến trình hội nhập máy quyền Nhà nước, quan, xí nghiệp ngày cố kiện toàn để phù hợp với xu đất nước Để phù hợp với tiến trình đó, quan, tổ chức cần có phận nghiệp vụ Văn thư Lưu Trữ Hiểu vấn đề cho phép Bộ Nội Vụ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành lập đào tạo chuyên ngành Văn thư -Lưu Trữ Nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ khã năng, lực để đảm nhiệm tốt công tác công văn giấy tờ cho máy quyền, Đảng, Khối đoàn thể quan Trong suốt thời gian học tập, qua giảng thầy, cô, qua tài liệu tìm hiểu thư viện nhà trường, cho lĩnh hội kiến thức để chuẩn bị cho hành trang bước vào đời Góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, lý thuyết chưa đủ mà phải thực phương châm “học đôi với hành” “lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Đó yêu cầu khơng thể thiếu khóa học Vì vậy, nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập để cọ sát với thực tế, giúp cho vận dụng lý thuyết học vào thực tế để nắm kiến thức học Không làm cho sinh viên ngỡ ngàng, lúng túng, mơi trường cơng việc Chình lẽ vào đợt cuối tháng Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức kỳ kiến tập dành cho sinh viên năm ba kiến tập nghề nghiệp Đây hội để sinh viên hiểu biết thêm ngành nghề học thể tiếp thu năm học Trường Tôi chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh để thực đợt kiến tập Được chấp nhận Giám đốc Cơ sở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Phòng Hành chính- Quản trị-Tổ chức, tơi có đợt kiến quy định thời gian thực hành tốt nội dung đề cương kiến tập đề Trong q trình kiến tập phòng Hành - Quản trị -Tổng hợp tơi nhận hướng dẫn, dạy nhiệt tình, cụ thể viên chức chun mơn phòng Hành - Quản trị - Tổ chức giúp đỡ Thầy Đào Thế Dũng từ thắc mắc nghiệp vụ chuyên môn giải đáp giúp nắm vững củng cố kiến thức học Tôi làm việc mơi trường văn phòng đại với đầy đủ trang thiết bị giúp học phong cách làm việc thời đại Tôi hướng dẫn thực tập sát với chuyên ngành tạo điều kiện để phát huy tốt lực nghiệp vụ Nhưng q trình kiến tập tơi gặp khó khăn chun mơn nghiệp vụ chưa hồn thiện Do tiếp xúc với cơng việc thực tế nên số khâu nghiệp vụ tơi chậm chạp, lúng túng chưa thật thực tốt cơng việc giao bỡ ngỡ trước trang thiết bị đại Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập: “Công tác văn thư - lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong báo cáo kiến tập tơi có sử dụng số đánh giá, nhận xét tác giả khác, quan hay tổ chức có liên quan trích nguồn Để hồn thành tốt báo, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Hoàn thành đợt kiến tập xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô khoa Văn thư –Lưu trữ tạo điều kiện cho tiếp cần với môn học chuyên nghành , từ có tảng kiến thức vững để hồn thành trình kiếp tập viết báo cáo kiến tập Và xin cảm ơn tới Ban Giám đốc Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Phòng Hành – Quản trị - Tổ chức tạo điều kiện tiếp nhận vào kiến tập Tôi xin cảm ơn viên chức chun mơn Phòng Hành – Quản trị - Tổ chức, đặc biệt Văn thư- Lưu trữ quan nhiệt tình giúp đỡ dẫn tơi q trình kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào Thế Dũng hướng dẫn tơi q trình kiến tập truyền đạt kiến thức thực tiễn để áp dụng vào thực tế sau Tơi xin chân thành cảm ơn kính chúc sức khỏe quý thầy cô viên chức Trường Hà Nội, Ngày 19 tháng năm 2017 Sinh viên kiến tập Nguyễn Thị Hằng PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU, TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI HỒ CHÍ MINH 1.1 Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn , cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.1 Lịch sử hình thành: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải qua giai đoạn : - Giai đoạn từ năm 1971-2005 (Trường Trung cấp): + Năm 1971, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng + Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng , Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I + Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn Thư Lưu trữ Trung ương I - Giai đoạn từ năm 2005- 2011 (Trường Cao đẳng): +Ngày 15/6/205 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng - Giai đoạn từ tháng 11/2011 (Trường Đại học): +Ngày 14/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số216/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 347/QĐ-BNV quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình đất nước , thực trạng nguồn nhận lực Nghành Nội vụ Miền Nam nhiều hạn chế số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình mới.Cơng tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn , đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết mong muốn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định thành lập phân hiệu trường Thành phố Hồ Chí Minh + Vào ngày 17/10/2012 theo định số :879/QĐ-ĐHNV Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Thành lập Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh chịu quản lí trước tiếp Ban Giám hiệu, có Trưởng Văn phòng Đại diện,biến chế nhận không người +Vào ngày 18/12/215, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1877/QĐ-BNV thành lập Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Thành phố Hồ Chí Minh.Quy định chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 499/QĐ-ĐHNV, ngày 25/3/2016 1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn (Trích Điều 1,Điều Quyết định 499/QĐ-BNV,ngày 25/3/206 quy định chức ,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh) 1.1.2.1 Vị trí chức - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh(sau gọi Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh) đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực;hợp tác quốc tế ;nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế-xã hội theo chức năng,nhiệm vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có dấu,tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng - Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở đặt Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Căn quy hoạch , kế hoạch chung Trường, lập quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn,,ngắn hạn,hàng năm xây dựng phát triển sở phụ hợp với yêu cầu đào tạo,bồi dưỡng trình Hiệu Trưởng phê duyệt tổ chức thực sau phê duyệt - Tổ chức đào tạo ,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học thuộc nghành ,lĩnh vực trường Đại học Nội vụ Hà Nội phép đào tạo sau có ý kiến cho phép Hiệu trưởng - Phối hợp với Phòng chức Trường tổ chức tuyển sinh , khai giảng, bế giảng trao tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho sinh viên; tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần cho lớp thuộc quan thành phố Hồ Chí Minh quản lí - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ theo nhiệm vụ giao - Đề xuất thay đổi cấu tổ chức , nhân sự,quản lý viên chức,người lao động người thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Thực ký hợp đồng lao đồng vụ việc theo phân cấp Hiệu trưởng - Huy động, quản lí, sử dụng nguồn lực theo quy định phạp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo dịch vụ để đầu tư xây dựng sở vật chất Cơ sở thành phố Hồ Chí Minhvà chi cho hoạt động đào tạo theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo u cầu chuẩn hóa, đại hóa - Chủ trì, tìm kiến phối hợp với đối tác xây dựng thực chương trình liên kết đào tạo bậc,hệ đào tạo - Quản lý nội dung ,phương pháp ,chất lượng đào tạo, quản lý chất lương hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức,cá nhân hoạt động đào tạo; - Tham gia quy trình tự đánh giá chất lượng đào tạo Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh chịu kiểm định chất lượng đào tạo quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục , gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế- xã hội,bổ sung nguồn tài cho Cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh - Tham gia hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ;tham gia giải vấn đề kinh tế-xã hội địa phương đất nước;thực dịch vụ khoa học theo quy định pháp luật - Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức; kế hoạch trang bị sở vật chất theo hướng chuẩn hóa; kế hoạch tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực cơng tác giáo dục trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức người học; tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ,cho giảng vien cán nhân viên thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh - Tổ chức đánh giá viên chức người học thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định Nhà trường - Tổ chức cho viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn ,giảm thuế,vay tín dụng theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức - Ban Giám đốc: + Giám đốc + Phó Giám đốc - Tổ chức Đảng ,Đoàn thể : + Đảng + Cơng đồn + Đồn niên - Các đơn vị chức năng: + Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức + Phòng Tài chính- Kế tốn +Phòng Quản lý đào tạo Cơng tác sinh viên +Phòng Khoa học ,công nghệ thông tin thư viện - Các tổ giảng viên chuyên nghành: +Tổ giảng viên + Tổ giảng viên chuyên nghành 1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn phận Văn thư Lưu trữ Phòng Hành -Quản trị -Kế hoạch 1.2.1 Chức nhiệm vụ phòng Hành chính- Quản trị -Kế hoạch - Lưu văn đi: Mỗi văn phải lưu hai bản: + Bản gốc lưu Văn thư trường lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo + Bản lưu Văn thư Trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng kí +Việc lưu giữ,bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước + Văn thư lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 2.2.1.Công tác đạo công tác lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh: Trong q trình thực công tác lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh áp dụng hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể sau: - Luật Lưu trữ Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời han bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng năm 2010 Bộ nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy - Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2014 Bộ 19 Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nộp lưu tài liệu vào LTLS cấp; - Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 29 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Bên cạnh đó,Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh áp dụng văn Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành : Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/213 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Và văn kèm theo Quyết định Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: + Theo quy định Khoản 1, Điều 11, Luật Lưu trữ thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn đơn vị, cá nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Thực quy định trên, hàng năm Trường xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Căn vào danh mục hồ sơ lập năm, viên chức văn thư lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu từ lãnh đạo phòng, khoa chuyên môn để phân loại xếp đưa vào kho lưu trữ + Trước giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, đơn vị, cá nhân lập hồ sơ lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu để thống kê hồ sơ tài liệu nộp lưu Hầu hết loại hồ sơ, tài liệu nộp lưu có tình trạng vật lý 20 tốt +Về thủ tục nộp lưu thực theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Phòng Hành –Quản trị - Tổ chức lập hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” - Sau tiếp nhận tài liệu từ phận nghiệp vụ chuyên môn, viên chức phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành -Quản tr-Tổ chức Trường tiến hành số cơng việc sau đây: + Hồn chỉnh hồ sơ bao gồm: sửa chữa, bổ sung chỉnh sửa thông tin bìa hồ sơ; đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ +Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá Tiếp đó, cơng chức kiêm nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thống kê hồ sơ vào sổ Nhập tài liệu dựa Biên giao nhận hồ sơ Theo quy định Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp Trường thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử - Công tác thống kê: +Trong công tác quản lý lưu trữ, công chức phụ trách lưu trữ tiến hành hướng dẫn đơn vị lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Sau lập mục lục hồ sơ chung quan để quản lý thống tài liệu kho Ngoài ra, tiếp nhận tài liệu tiến hành lập sổ nhập tài liệu + Bên cạnh đó, hàng năm cán lưu trữ phải viết Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ gửi Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước theo quy định - Các loại sổ sách thống kê lập Trường bao gồm: + Sổ nhập lài liệu Lưu trữ; 21 + Mục lục hồ sơ; + Báo cáo thống kê; + Sổ xuất tài liệu Lưu trữ : Sổ xuất hẳn, Sổ xuất tạm Trường thực chế độ báo cáo thống kê công tác Lưu trữ thực đầu năm Công tác thống kê tài liệu Trường thực thường xuyên với mục đích nhằm nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu Phòng, kho lưu trữ, phát sai sót cơng tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản để từ có biện pháp khắc phục kịp thời sai sót xảy Cơng tác kiểm tra trường tiến hành theo chế độ kiểm tra định kỳ Qua cơng tác kiểm tra cán văn thư nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu phòng, kho lưu trữ, phát sai sót cơng tác chỉnh lý, xác định giá trị thống kê Sau thực công tác kiểm tra kết cho thấy tình hình tài liệu ghi sổ sách thống kê với tình hình tài liệu thực có phòng trùng khớp với 22 CHƯƠNG : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Những ưu điểm ,hạn chế nguyên nhân công tác văn thưlưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 3.1.3 Ưu điểm - Công tác văn thư lưu trữ có tầm quan trọng tất quan hành Nhà nước, mà lãnh đạo cấp quan tâm Đối với Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh , cơng tác văn thư lưu trữ ln xác định khâu nghiệp vụ quan trọng trình hoạt động Trường - Qua thời gian kiến tập công tác văn thư lưu trữ phận Văn thư Lưu trữ phòng Hành -Quản trị- Tổ chức Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh lý thuyết học Nhìn chung cơng tác văn thư lưu trữ Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Ban Giám đốc thường xuyên quan tâm, đôn đốc kiểm tra , bồi dưỡng,tập huấn lớp ngắn hạn + Công tác văn thư lưu trữ áp dụng quy chế , quy định nhà nước ban hành : Về Quản lí sử dụng dấu nghị số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ;Thể Thức kỹ thuật trình bày văn hành vào thơng tư 01/2011.TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ ;Quản lí văn , lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ Quy chế công tác văn thư,lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Văn thư lưu trữ quan thực chức nhiệm vụ giao +Cơng tác đăng kí, tiếp nhận chuyển giao văn , đến thực 23 đầy đủ, xác nhanh chóng +Tất văn quan phải qua phận văn thư Sau đơn vị cá nhân soạn thảo xong văn văn thư đóng dấu, việc quản lý văn quan thực hiên đầy đủ, chặt chẽ + Công tác quản lý văn đến phận văn thư tổ chức tương đối chặt chẽ Tất văn đến quan dược đăng ký vào sổ đăng ký vào máy tính, chuyển đối tượng, nhanh chóng, xác, kịp thời, tn thủ quy định Nhà nước quan công tác bảo mật văn + Văn thư quan thực toàn dấu quan trực tiếp đóng dấu lên văn + Đối với việc tạo lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan.Đã có quy trình lập hồ sơ, lập hồ sơ sơ + Các loại công văn , tài liệu, giấy tờ xếp gọn gàng , ngắn phân theo loại, thời gian thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu sử dụng 3.1.2 Hạn chế - Bên cạnh ưu điểm có điểm hạn chế sau: + Việc soạn thảo văn công việc nhiều đơn vị cá nhân có liên quan có nhiều văn thành phần thể thức chưa thống với quy định chung Nhà nước, hình thức văn rườm rà, số văn nhiều số ký hiệu, trích yếu nội dung dài dòng + Việc lập hồ sơ triển khai đến đơn vị, cá nhân Tuy nhiên, việc lập hồ sơ số đơn vị cá nhân chưa đạt yêu cầu chưa hoàn chỉnh theo quy định + Việc quản lý công tác lưu trữ Nhà Trường chủ yếu sử dụng công cụ quản lý thủ công truyền thống chưa áp dụng công cụ quản lý đại + Viên chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, khối lượng cơng việc lớn 24 nên có thời gian dành cho công tác lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân - Chưa nhận thức vai trò, vị trí tầm quan công tác văn thư lưu trữ - Chưa áp dụng công nghệ quản lý đại - Viên chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ, khối lượng cơng việc lớn nên có thời gian dành cho cơng tác lưu trữ 3.2 Những điểm giống khác lý luận thực tiễn áp dụng công tác văn thư lưu trữ phận văn thư phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh 3.2.1 Những điểm giống - Công tác văn thư lưu trữ áp dụng quy chế , quy định nhà nước ban hành : Về Quản lí sử dụng dấu nghị số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ;Thể Thức kỹ thuật trình bày văn hành vào thơng tư 01/2011.TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ ;Quản lí văn , lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ Quy chế công tác văn thư,lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cách đăng kí văn ,đến áp dụng mẫu lý thuyết học -Hàng năm, Trường xây dựng kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 3.2.2 Những điểm khác - Có nhiều khâu cơng tác văn thư rút ngắn lại để áp dụng với thực tiễn lại không với quy định - Kho lưu trữ chưa trang bị thiết bị phù hợp, nhiều tài liệu chưa 25 chỉnh lý,chất nhiều kho, 3.3 Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Qua q trình kiến tập công tác văn thư lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh,Tơi có số đề xuất để nâng cao hiểu chất lượng công tác văn thư lưu trữ: 3.3.1.Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư - Thứ nhất, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, vai trò, vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư Để đảm bảo chất lượng tham mưu nội dung thể thức văn - Thứ hai, tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến cơng tác văn thư để tồn thể cán công chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao - Thứ ba, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc - Thứ tư, văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn thức, kỹ thuật trình bày văn 26 3.3.2.Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác Lưu trữ - Một là, cần có quy định rõ ràng việc lập Danh mục hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, đánh giá, chấn chỉnh Đẩy mạnh việc tuyên truyền, giáo dục để nâng cao nhận thức tinh thần trách nhiệm công chức viên chức người lao động ý nghĩa tầm quan trọng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan - Hai là, tăng cường công tác đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho Lãnh đạo công chức, viên chức chất lượng, công tác lưu trữ - Ba là, hàng năm phải ưu tiên bố trí đầy đủ kinh phí để đáp ứng nhu cầu trang thiết bị, phương tiện làm việc cho công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Có chế độ bồi dưỡng thỏa đáng cho viên chức lưu trữ thời điểm thu nhận, chỉnh lý khối lượng tài liệu lớn - Bốn là, Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cho Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức nhu cầu cấp thiết nay, để quản toàn vẹn tài liệu lưu trữ khai thác tài liệu nhanh chóng kịp thời phục vụ nhu cầu chung cho hoạt động quản lý điều hành 27 PHẦN KẾT LUẬN Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo Công tác văn thư - lưu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc Cơ sởTrường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh nói chung Phòng Hành chính- Quản trị-Tổ chức nói riêng u cầu cơng tác văn thư - lưu trữ phải có cung cấp đủ thơng tin cần kịp thời, đẩy đủ, xác thơng tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện tốt cho việc lưu trữ cung cấp nguồn nộp lưu cho Trung tâm Lưu trữ theo quy định Có thể cho ,Nhìn chung cơng tác văn thư lưu trữ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh thực tương đối tốt đầy đủ Nhưng công tác văn thư lưu trữ Trường có nhược điểm định Tôi nêu nhược điểm ,các điểm khác lý thuyết thực tiễn đề xuất nhằm để nâng cao chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ Trong q trình kiến tập Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh , viên chức chun mơn Phòng Hành – Quản trị - Tổ 28 chức, đặc biệt Văn thư- Lưu trữ quan nhiệt tình giúp đỡ dẫn tơi q trình kiến tập Tơi xin chân thành cảm ơn Thầy Đào Thế Dũng hướng dẫn trình kiến tập truyền đạt kiến thức thực tiễn để tơi áp dụng vào thực tế sau 29 PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ I GIAO DIỆN BIỂU MẪU ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN, ĐI PHỤ LỤC SỐ II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày ……….đến ngày……… Từ số………….đến số………… Quyển số:…