Hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây

Cùng với sự phát triển đi lên của đất nước, khi xoá bỏ cơ chế bao cấp tập trung, chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại trở thành mối quan tâm lớn của các Doanh nghiệp trong và ngoài nước. Tuy nhiên trong xu thế hoà nhập với thế giới hiện nay sẽ không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các Doanh nghiệp trong nước với Doanh nghiệp nước ngoài mà giữa các Doanh nghiệp trong nước cũng có sự đua tranh quyết kiệt. Để đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng sản xuất ngoài vấn đề nâng cao và cải tiến kỹ thuật còn đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm mà vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trong đó khâu quản lý chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng, để làm tốt được việc này thì ngay từ khâu thu mua, nhập xuất, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu phải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời từ đó đề ra những biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, hợp lý và đúng đắn. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây, em đ• nhận thấy tầm quan trọng của chi phí nguyên vật liệu cũng như kế toán nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh và những bức xúc xung quanh việc hạch toán nguyên vật liệu. Em đ• mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây”.

Lời nói đầu Cùng với sự phát triển đi lên của đất nớc, khi xoá bỏ cơ chế bao cấp tập trung, chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc, hoạt động sản xuất kinh doanh thơng mại trở thành mối quan tâm lớn của các Doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Tuy nhiên trong xu thế hoà nhập với thế giới hiện nay sẽ không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các Doanh nghiệp trong nớc với Doanh nghiệp nớc ngoài mà giữa các Doanh nghiệp trong nớc cũng có sự đua tranh quyết kiệt. Để đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng sản xuất ngoài vấn đề nâng cao và cải tiến kỹ thuật còn đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm mà vẫn phải đảm bảo chất lợng sản phẩm. Trong đó khâu quản lý chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng, để làm tốt đợc việc này thì ngay từ khâu thu mua, nhập xuất, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu phải đợc ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời từ đó đề ra những biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, hợp lý và đúng đắn. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dợc phẩm Hà Tây, em đã nhận thấy tầm quan trọng của chi phí nguyên vật liệu cũng nh kế toán nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh và những bức xúc xung quanh việc hạch toán nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: 1 hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây. Phần III: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây. 2 Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu Trong Doanh nghiệp I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 1. Đặc điểm của Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tợng lao động do lao động làm ra thì nó mới trở thành nguyên vật liệu. * Đặc điểm của nguyên vật liệu: - Về mặt hiện vật: Thì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ nó không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. 2. Phân loại Nguyên vật liệu. Trong Doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhóm thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu công tác quản lý và hạch toán phải phân loại Nguyên vật liệu theo những tiêu thức phù hợp. * Phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới. Bán thành phẩm mua ngoài đợc dùng cho mục đích tiếp tục sản xuất ra sản phẩm cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính. 3 - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hay phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn - Nhiên liệu: Là loại vật liệu đợc dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạy động máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu, than, củi, hơi đốt - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mà Doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế máy móc thiết bị. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh: gỗ, sắt, thuỷ tinh hoặc phế. * Phân loại theo mục đích sử dụng Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý Doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. * Phân loại theo nguồn gốc Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. 3. Tính giá Nguyên vật liệu. Tính giá Nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Theo chuẩn mực kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào chuẩn mực số 01 về kế toán hàng tồn kho quy định các phơng pháp đánh giá vật t hàng hoá tồn kho. Hiện nay có 4 phơng pháp tính giá sau: - Phơng pháp Nhập trớc, xuất trớc. - Phơng pháp Nhập sau, xuất trớc. - Phơng pháp Bình quân gia quyền. 4 - Phơng pháp tính theo giá đích danh. Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lu động nên phải đợc đánh giá theo giá vốn vật liệu mua mua sắm, gia công hoặc chế biến. Tuy nhiên, do đặc điểm của Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất và yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu việc tính giá phải đợc tính giá theo giá thực tế. a. Đối với Nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá vốn của Nguyên vật liệu đợc xác định khác nhau. Giá thực tế của Nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho ) trừ các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá (nếu có). Nhng hiện nay theo quy chế, luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày 1/1/1999. - Đối với các Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì đợc phản ánh nh sau: + Trờng hợp vật t mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá đơn đặc thù cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị vật t, hàng hoá phản ánh theo giá mua vào không có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ theo dõi trên TK 133: Thuế GTGT đầu vào. + Trờng hợp vật t, hàng hoá dịch vụ mua ngoài không có hoá đơn thuế GTGT hoặc có hoá đơn GTGT (theo phơng pháp trực tiếp) dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT thì giá trị vật t hàng hoá dịch vụ mua ngoài đợc phản ánh theo giá thanh toán. + Trờng hợp vật t mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT (theo phơng pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT, mà không hạch toán riêng đợc thuế GTGT đầu vào thì giá trị vật t đợc phản ánh theo giá cha có thuế 5 GTGT. Đến cuối kỳ kế toán mới xác định đợc số thuế GTGT đợc khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu. - Đối với Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp: thì giá vật t mua ngoài có hoá đơn thuế GTGT và không có hoá đơn thuế GTGT dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá trị thực tế nhập kho đợc phản ánh theo giá thanh toán, thuế GTGT không đợc khấu trừ. - Đối với vật liệu do Doanh nghiệp tự gia công chế biến: Thì trị giá vốn nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất thuê gia công chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về Doanh nghiệp, công số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến hay còn gọi là giá thanh toán. - Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh: Là trị giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Phế liệu đợc tính giá theo giá ớc tính, hoặc theo giá cả thị trờng. b. Đối với vật liệu xuất kho: Để tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về Nguyên vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất ở các Doanh nghiệp trong trờng hợp kế toán sử dụng giá thực tế của Nguyên vật liệu. Ta có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau: * Tính giá trị thực tế Nguyên vật liệu theo phơng pháp bình quân gia quyền: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Trị giá thực tế Số lợng x Đơn giá bình quân 6 NVL xuất kho xuất kho gia quyền Trong đó: Đơn giá bình quân Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập đầu kỳ gia quyền Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập đầu kỳ Cách tính: Xuất lô hàng nào thì tính giá nhập lô hàng đó. * Tính giá trị thực tế theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc. Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho trớc sẽ đợc xuất trớc, vì vậy lợng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này lam cho chi phí kinh doanh của doanh nghiêph không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng của nguyên vật liệu. * Tính giá trị thực tế theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc. Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ đợc dùng trớc, vì vậy việct ính giá xuất của nguyên vật liệu đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc. Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu kịp thời và giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị tr- ờng của nguyên vật liệu. Nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức * Tính giá vật liệu theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệi diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế 7 trở nên phuức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất tồn trong kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán cuả vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá kế hoạch. Trị giá thực tế của vật Trị giá hạch toán của vật x Hệ số giá liệu xuất dùng trong kỳ Liệu xuất dùng trong kỳ vật liệu Trong đó: Hệ số giá Giá trị giá thực tế của vật + liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ vật liệu Giá trị giá hạch toán của vật + liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị giá hạch toán của vật nhập kho trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của Doanh nghiệp mà trong các phơng pháp tính giá thực tế hay hệ số giá (trong các trờng hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính cho từng nhóm hoặc cả loại Nguyên vật liệu. Từng cách tính giá và phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đối với Nguyên vật liệu có nội dung u điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp. Do đó doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của kế toán, yêu cầu quản lý cũng nh điều kiện trang thiết bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phơng pháp áp dụng thích hợp. 4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu. Xuất phát từ yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và vị trí của kế toán đối với công tác quản lý tài chính trong các Doanh nghiệp sản xuất. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán hạch toán Nguyên vật liệu đợc thể hiện: 8 - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp. - Tổng hợp chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. II. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán. * Khái niệm: Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản về sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập, xuất. Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. Sau khi đã đợc tập hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra, giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu : Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá trị thực tế. Tài khoản 152 có thể đợc mở thành các tài khoản cấp 2, 3 để kế toán chi tiết theo từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đ ờng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với 9 ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đờng đã về nhập kho. - Tài khoản 133 Thuế GTGT đ ợc khấu trừ : Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã đợc khấu trừ và còn đợc khấu trừ. - Tài khoản 331 Phải trả ng ời bán : Tài khoản này đợc dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và ngời bán. - Ngoài ra quá trình hạch toán còn đợc sử dụng một số tài khoản khác nh: tài khoản 111, 112, 128, 222, 241, 141, 441, 621, 627, 641, 642 2. Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. a. Nhập kho Nguyên vật liệu: - Khi mua Nguyên vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112: Trả tiền ngay Có TK 331, 311, 141 . - Khi hàng mua đang đi đờng cha về nhập kho, trong tháng khi nhận đợc hoá đơn kế toán tạm lu hoá đơn này vào hàng mua đang đi đờng. Nếu cuối tháng hàng mua đang đi đờng vẫn cha về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141 Sang tháng sau khi hàng của các tháng trớc về nhập kho (có phiếu nhập kho) kế toán ghi: Nợ TK 152: Hàng mua nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642: Hàng mua đa vào sử dụng ngay Nợ TK 157: Hàng mua về gửi ngay cho ngời mua Nợ TK 632: Hàng mua về bán ngay 10