hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật chất hoá như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp Dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc Vì vậy , vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra,nên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá trị thành phẩm ở các doanh nghiệp. Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm , chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận.

Chơng i Cơ sở lý luận cơ bản về hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất . I. ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán Nguyên vật liệu. 1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp Dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc Vì vậy , vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra,nên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá trị thành phẩm ở các doanh nghiệp. Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm , chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận. Doanh nghiêp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn tại đợc. Vì vậy, đảm bảo cung ứng vật t, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Hơn nữa để đảm bảo cho cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện để nâng cao chất lợng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu , tăng năng xuất lao động. Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và lu trữ. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động. Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp . ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí thu theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất 1 mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Vật liệu đợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm , tăng thu nhạp tích luỹ cho doanh nghiệp . Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh . Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung ứng thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạn ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tờng hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng đợc coi trọng và phát huy tác dụng. Nguyên vật liệu các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu đợc quản lý ở các khâu: khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ. ở khâu thu mua: quản lý về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, phơng thức thanh toán ở khâu bảo quản: cần có hệ thống kho tàng bến bãi tốt, bảo quản theo đúng chế độ quy định, sắp xếp vật t theo đúng thứ tự quy đinh, hợp lý. ở khâu sử dụng: phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành. ở khâu dự trữ: phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Phân loại vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh . Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu . Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây: 2 .Nguyên liệu và vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh ngiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính. .Vật liệu phụ Là nhũng loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị,hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, tạo diều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau ) - Nhiên liệu: Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt l- ợng trong qúa trình sản xuất, kinh danh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí. . Phụ tùng thay thế Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. .Vật liệu và thiết bị xây dng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản. . Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt) . Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng. 3 Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên Sổ danh điểm vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu . 4. Tính giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới à độ lứn của dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toá, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ. Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế ( giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp ) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ). a. Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xác định theo từng nguồn thu nhập: . Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán hàng ( nếu là vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu, nếu có) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc khi nhập kho ( nếu có0, phí chon lọc, tái chế, trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng. . Đối với vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gí công chế biến. Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. 4 Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công nh chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho ngời gia công. . Đối với vật liêụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến Liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận ( nếu có) . Đối với vật liệu nhận tặng, thởng, viện trợ: Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên liêụ nhập kho trên cơ sở giá thị trờng quan(nếu có) . Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ớc tính, giá thực tế có thể sử dụng đợc hay giá bán thu hồi. Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Trờng hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của ngời trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì ngời mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ họ tên địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi. b. Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cả cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. . Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lợng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế xuất kho =Lợng vật liệu xuất kho x Giá bình quân đơn vị vật liệu Phơng pháp này giảm nhẹ hạch toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. Tuy nhiên, chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kì hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác, 5 Giá bình quân đơn vị vật liệu Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ = đồng thời phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm vật liệu. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. . Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhập bình quân sau = ----------------------------------------------------------------- mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập Theo phơng pháp này việc tính gía chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ. Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phơng pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính. . Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc: Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên thực tế và lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng danh điểm. Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán, đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, trờng hợp giá cả thi trờng vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm). . Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO): Theo phơng pháp này vật liệu đợc tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trớc mới đến thứ nhập sau theo giá trị tơng ứng của từng lần nhập. 6 Việc tính giá theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đơn giản, dễ làm, cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời. Tuy nhiê, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. . Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này tính gía vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc, xuất hết thứ nhập sau rồi mới đến thứ nhập trớc. Về cơ bản, u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp nhập trớc xuất trớc. - Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Nh vậy, công tác tính giá vật liệu đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu. Phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phong pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. . Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậ liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho.Trong điều kiện đó,doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ , sau dó mới xác dịnh dợc giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật Giá thực tế vật Liệu xuất kho liệu nhập kho liệu tốn đầu khỳ liệu tốn cuối kì Phơng pháp giá hạch toán : Đối với các doanh nghiêp có nhiều loai vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động , nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thớng xuyên thì việc hạch toán 7 Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Số lượng tồn kho cuối kỳ Đơn giá vật liệu nhập kho lần cuối = x theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức vaf nhiều khi khoong thực hiện dợc . Do đó , việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định , doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán . Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng trong công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngàynhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thuực tế và giá hạch toán. Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu=______________________________________________ Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ Gtt vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu * Gtt vật liệu xuất kho. Phơng pháp này kết hợp dợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toían tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán , phải xây dựng dợc giá hạch toán khoa học. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. 5. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng cho các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, scung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu. II. Hạch toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh về cả giá trị, số lợng , chất l- ợng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ 8 trách vật chất. Trong thực tế hiện nay, có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: 1.Phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt khối lợng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiêt vật liệu ghi chép về mă số lợng và giá trị. Thẻ kho do kế hạch toán lập theo mẫu quy dịnh thống nhất ( mẫu 06-V) Cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đang ký thẻ kho. Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để dảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu còn có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan (nh các hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ thủ kho. 9 Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các số kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị số lợng theo từng nhóm loại vật liệu . Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau : Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo cho sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đôí chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán cha cao. 2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song. . Tại kho: 10 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệuThẻ kho