Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp
Trang 11.1- Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dung cụ:
* Vật liệu : Là đối tợng lao động mà lao động trực tiếp tác động vào để
thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp.
Vật liệu có thể có sẵn trong tự nhiên: quặng, cây, cá ở dới ao, hồ Vậtliệu có thể qua tác động của con ngời: sắt thép để chế tạo phụ tùng Nh vậy làkhông phải bất cứ một đối tợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trongđiều kiện đối tợng lao động do lao động làm ra thì mới có thể thành nguyên vậtliệu ví dụ nh sắt thép nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu nhng sắtcung cấp cho công nghiệp là nguyên vật liệu vì ngời ta đã tiêu hao lao động đểtìm ra nó.
* Công cụ dung cụ: Là t liệu lao động có giá trị nhỏ mà con ngời dùng
nó để tác động vào đối tợng lao động, CCDC giữ nguyên hình thái vật chất khitham gia vào quá tình SXKD, giá trị đợc chuyển dịch dần dần từng bộ phận vàochi phí SXKD, tuỳ theo giá trị và thời gian sử dụng mà giá trị CCDC có thể đ ợctính toàn bộ một lần hay nhiều lần vào chi phí SXKD của từng đối tợng sử dụng.
1.2 Đặc điểm VL- CCDC.
Vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến dạng không còn giữ nguyên hìnhthái ban đầu khi tham gia vào quá trình sản xuất Giá trị của nó chuyển dịch một lầnvào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong quá trình sản xuất vật liệu tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau ở cácgiai đoạn khác nhau của sản xuất nh:
+ Giai đoạn chuẩn bị sản xuất vật liệu ở dạng ban đầu cha chịu tác động củabất kỳ quy trình nào.
+ Các giai đoạn sản xuất khác: Vật liệu là sản phẩm dở, bán thành phẩm đểđợc tiếp tục đa vào sản xuất , chế biến tạo thành thực thể của sản phẩm
Vật liệu cũng chịu sự tác động của môi trờng vật chất, chịu sự tác động củacác đặc tính lý, hoá.
* CCDC : Tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD vẫn giữ nguyên đợc hình tháivật chất ban đầu và giá trị bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sảnxuất kinh doanh trong kỳ CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợctheo dõi đánh giá nh là TSLĐ và đợc mua sắm bằng NVLĐ của doanh nghiệp nh làđối với vật liệu
1.3- Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù của sản xuất kinh doanh nên sửdụng những loại vật t khác nhau Phân loại vật t là việc nghiên cứu, sắp xếp các loạivật t theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng, nhằm phụcvụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp
+ Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc kết hợp với vật liệu chính để làmtăng chất lợng, hoàn thiện sản phẩm hoặc góp phần làm cho máy móc thiết bị hoạtđộng tốt hơn.
+ Nhiên liệu : Đợc sử dụng phục vụ để tạo ra năng lợng cho quá trình sảnxuất, cho phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động nh xăng, dầu, than củi
+ Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
Trang 2Việc đó thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đóvật liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu Sổ danh điểm vậtliệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của vật liệu, nhóm, thứ vật liệu, tuỳ theo số l-ợng nhóm thứ vật liệu để xây dựng số liệu gồm 1,2, chữ số
Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu Loại nguyên vật liệu chính - Ký hiệu 1521Ký hiệu
nhóm NVL Số danhđiểm Tên, nhãn hiệu quycách NVL Dự tính hạch toánĐơn giá Ghi chú
1522 02
- Công cụ dụng cụ:
- Các loại công cụ dụng cụ sử dụng trong sản xuất thờng bao gồm:
+ Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sảnxuất xây lắp;
+ Các loại công cụ cầm tay nh: kìm, búa, tuốc nơ vít,
+ Các loại bao bì kèm theo hàng hoá tính tiền riêng dùng để đóng góihàng trong quá trình bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán…
+ Dụng cụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ; + Phơng tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;
+ Quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc, …
Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán, toàn bộ CCDC của doanh nghiệpđợc chia thành 3 loại sau:
- Công cụ, dụng cụ- Bao bì luân chuyển- Đồ dùng cho thuê
Ngoài ra có thể phân loại thành CCDC đang dùng và công cụ, dụng cụ trongkho.
Tơng tự nh đối với vật liệu, trong từng loại CCDC cần đợc phân loại chi tiếthơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng thứ tuỳ theo yêu cầu,trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.
1-4 - Đánh giá VL- CCDC:
Đánh giá VL- CCDC phải đánh giá theo trị giá thực tế
* Trị giá vốn của VL- CCDC nhập kho
Trị giá thực tế của NVL-CCDC đợc xác định tuỳ theo tùng nguồn nhập Cụthể là:
- Đối với VL- CCDC mua ngoài:
Giá mua Các khoản chiết Giá thực tế = ghi trên hoá đơn + Chi phí mua thực tế - khấu giảm giá (nếu có)
Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khácnếu có Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có VAT đối với DN áp dụng phơngpháp khấu trừ thuế, là giá có VAT đối với DN áp dụng phơng pháp trực tiếp.
Chi phí mua thực tế: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phânloại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, chi phí nhân viên.)
- Đối với VL- CCDC tự gia công chế biến:
Giá thực tế VL- CCDC
Giá thực tế = tự xuất kho gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến
- Đối với VL- CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế VL- CCDC Chi phí phải trả cho đơn vị
Giá thực tế = xuất thuê chế biến + nhận gia công chế biến + Các chi phí v/c
Trang 3lớp Kế toán B-K9
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng VL- CCDC thì giá thực tếVL- CCDC nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá và côngnhận.
- Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính ( giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặcbán đợc)
*Trị giá vốn thực tế của VL- CCDC xuất kho:
Khi xuất dùng VL- CCDC kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tếcủa VL- CCDC xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau Việc tính giáthực tế của VL- CCDC xuất kho có thể tính theo một trong các phơng pháp sau:
*Tính theo giá thực tế đích danh:
Giá thực tế VL- CCDC xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế VL- CCDCnhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần nhậpđó.
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại VL- CCDC có giá trị cao, cácloại vật t đặc trng.
Ưu điểm: Tính chính xác giá trị VL - CCDC
Nhợc điểm: đòi hỏi thủ kho, kế toán phải nắm chính xác giá trị của từngchủng loại VL - CCDC Có thể dễ bị nhầm lẫn.
*Tính theo giá đơn vị bình quân:
Giá thực tế của Số lợng Đơn giáVL- CCDC xuất = VL- CCDC x bình quândùng trong kỳ xuất kho
Ta có thể sử dụng một trong các loại giá bình quân sau:
Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳbình quân = -cả kỳ dự trữ Slợng VL- CCDC tồn ĐK+ Slợng VL- CCDC nhập trong kỳ
Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm.
Nhợc điểm: Độ chính xác không cao Công việc kế toán dồn vào cuối tháng,gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK (hoặc cuối kỳ trớc)bình quân = -cuối kỳ trớc Slợng VL- CCDC tồn ĐK (hoặc cuối kỳ trớc)
Ưu điểm: đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.Nhợc điểm: Không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vậtliệu kỳ này.
Đơn giá bình Giá ttế VL- CCDC tồn trớc khi nhập cộng số nhậpquân sau mỗi = -lần nhập Slợng VL- CCDC tồn trớc khi nhập cộng số nhập
Ưu điểm: khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên, vừa chính xác,vừa cập nhật.
Nhợc điểm: Tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần
*Tính theo giá nhập tr ớc xuất tr ớc:
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá nhập kho của từng lầnnhập Sau đó căn cứ vào số lợng tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tínhtheo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại(tổng số xuất kho trừ đi số xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tếcác lần nhập sau Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giáthực tế của VL- CCDC nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.
*Tính theo giá nhập sau, xuất tr ớc:
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căncứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúcxuất, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho.
* Đánh giá VL- CCDC theo giá hạch toán.
Trang 4lớp Kế toán B-K9
Giá hạch toán là giá quy định hạch toán thống nhất trong phạm vi Doanhnghiệp đợc sử dụng trong một thời gian dài, thông thờng giá hạch toán đợc sử dụnglà giá kế hoạch hoặc giá bán buôn công nghiệp Toàn bộ VL-CCDC biến động trongkỳ đợc tính theo giá hạch toán Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển từ giá hạch toánsang giá thực tế của VL - CCDC xuất dùng để có số liệu ghi vào các tài khoản sổ kếtoán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợcđiều chỉnh nh sau:
Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của VL- CCDC (H)
Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ H = - Slợng VL- CCDC tồn ĐK + Slợng VL- CCDC nhập trong kỳ
Giá thực tế Giá hạch toán
VL- CCDC = VL- CCDC x Hệ số vật liệu (H) xuất kho xuất kho
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp mà hệ số giáVL- CCDC có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả loại VL- CCDC.
2 ý nghĩa yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của hạch toán NVL, CCDC2.1 ý nghĩa
Chi phí về các loại NVL và CCDC thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các DNSX Vai trò của nguyên vật liệu làquan trọng của yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh, nó quyết định số lợng vàchất lợng sản phẩm Do vậy tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán, sử dụngtiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Việc tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản sử dụng và dự trữ, từ số lợngđến chất lợng sẽ làm sản xuất đợc thông suốt, giảm bớt những rủi ro thiệt hại chodoanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn đẩy mạnh sự phát triển củadoanh nghiệp.
2.2 Yêu cầu quản lý
Vật liệu, công cụ, dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động.Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu, công cụ, dụng cụ để đápứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trongdoanh nghiệp Yêu cầu của công tác quản lý NVL – CDDC là phải quản lý tốt ở tấtcả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.
+ Khâu thu mua: đòi hỏi phải quản lý tốt về số lợng, chất lợng, qui cách,chủng loại, giá mua và chi phí thu mua hợp lý, việc thu mua cần đợc thực hiện theokế hoạch để qúa trình sản xuất đợc liên tục Doanh nghiệp thờng xuyên tìm hiểu thịtrờng để tạo cho doanh nghiệp có nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhât.
+ Khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các ơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ,dụng cụ.
ph-+ Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơsở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thànhsản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổchức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ, dụngcụ trong quá trình hoạt động SXKD.
+ Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tốithiểu cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ để đảm bảo cho quá trình SXKD đợcbình thờng, không ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoăcgây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều
Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua tới khâu bảoquản sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quảnlý tài sản ở doanh nghiệp
2.3 Nhiệm vụ của hạch toán Vật liệu, CDC
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong DNSX kế toán cần thực hiệntốt các nhiệm vụ sau:
Trang 5lớp Kế toán B-K9
+ Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ phù hợp với cácnguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanhnghiệp.
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với ph ơng pháp kếtoán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp sốliệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu, công cụ, dụng cụtrong quá trình hoạt động SXKD Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sảnxuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hìnhthanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, dụngcụ trong quá trình SXKD.
3 Chứng từ kế toán sử dụng trong tổ chức hạch toán nguyên vật liệu-CCDC.
Theo Quyết định 167/2000 QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tàichính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03/VT - 3LL)- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá ( mẫu 05 - VT)- Thẻ kho (mẫu 06 - VT )
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT)
Ngoài chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định củanhà nớc, trong các Doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán h ớngdẫn và các chứng khác tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể của từng doanh nghiệp
Đối với các chứng từ bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quyđịnh về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Những ngời lập chứng từ phải chịutrách nhiệm về việc ghi chép cũng nh tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tếphát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theotrình tự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép,tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
Ví dụ: quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập, phiếu xuất kho:
+ Phiếu nhập kho:
1/ Ngời mua vật t xin nhập lô hàng
2/ Đơn vị thành lập ban kiểm nghiệm vật t theo yêu cầu
- Có trách nhiêm kiểm nghiệm lô hàng về số lợng, về chủng loại- Xác nhận tình trạng hàng tồn kho biên bản kiểm nghiệm
3/ Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và chứng từ ghi hàng cán bộ phòngcung ứng lập phiếu nhập kho ( MS 01- VT)
4/ Phụ trách cung ứng vật t ký phiếu xuất kho5/ Thủ kho nhập kho vật t
- Kiểm tra chứng từ- Kiểm nhập hàng
- Ghi cột số lợng Thực nhập của phiếu nhập kho- Ký phiếu nhập kho
- Ghi sổ kho giao chứng từ cho kế toán ghi sổ
6/ Kế toán nhận chứng từ kiểm tra kho và ghi sổ nghiệp vụ- Kế toán định khoản chứng từ
- Căn cứ vào chứng từ mua để ghi cột đơn giá và thành tiền7/ Bảo quản lu chứng từ theo qui định
+ Phiếu xuất kho:
1/ Đề xuất yêu cầu xin xuất hàng tồn kho: lập 1 chứng từ xin xuất vật t sảnphẩm hàng hoá.
2/ Xin lệnh xuất hàng: ( chứng từ mệnh lệnh)
3/ Lập phiếu xuất kho cho các loại khác nhau tuỳ theo nghiệp vụ xuât:
Trang 6lớp Kế toán B-K9
- Phiếu xuất kho do phòng nghiệp vụ hoặc bộ phận kế toán vật t lậpđợc lập từ 2 đến 3 liên Trong đó liên 1 lu, liên 2 và 2 dùng để luân chuyển.- Trách nhiệm ghi các chỉ tiêu trên phiếu xuất kho:
+ Ngời nhập chứng từ đợc ghi các yếu tố & chất lợng xuất theo yêu cầu+ Thủ kho ghi xác nhận số lợng xuất thực tế tại kho
+ Kế toán chịu trách nhiệm ghi định khoản, đơn giá xuất, thành tiền xuất.4/ Phụ trách phòng cung ứng ký phiếu XK
5/ Thủ kho xuất kho theo chứng từ - Kiểm tra chứng từ khi xuất
- Giao nhận hàng, Thủ kho ký phiếu xuất kho
Nếu phiếu xuất kho đợc lập theo hạn mức thì bớc 5 đợc thực hiện nhiều lầntrong hạn mức xuất kho Khi xuất lần cuối cùng theo hạn mức thì phiếu xuất kho hếtgiá trị luân chuyển để xếp hàng.
6/ Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho- Định khoản
- Ghi cột đơn giá và thành tiền
- Ghi sổ các loại theo cách tổ chức ghi sổ
7/ Bảo quản lu phiếu xuất kho và chứng từ gốc tại kế toán vật t
4- Tài khoản kế toán sử dụng:
Sự biến động của NVL, CCDC trong các Doanh nghiệp sản xuất, sau khiphản ánh trên chứng từ kế toán sẽ đợc phản ánh trực tiếp ở tài khoản cấp I, cấp IIcủa NVL – CCDC thờng xuyên, liên tục có hệ thống.
Để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụngcác TK sau
4.1-Theo ph ơng pháp KKTX
* TK 152 “ Nguyên liệu và vật liệu”
Bên nợ: - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công
chế biến, nhận vốn góp liên doanh hoạc từ các nguồn khác;- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Trờng hợp doanhnghiệp kế toán toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: - Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán,
thuê gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh;
- Trị giá NVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá; - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (Trờng hợp DN ktoánhàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Số d bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.* TK 153 “ Công cụ dụng cụ”
Bên nợ: - Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công,
chế biến, nhận vốn góp liên doanh ;
- Trị giá CCDC cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ (Trờng hợp doanhnghiệp kế toán toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: - Trị giá thực tế của CCDC xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để
bán, thuê gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh;- Trị giá CCDC trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá;- Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của CCDC tồn kho đầu kỳ (Trờng hợp DN kếtoán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Số d bên Nợ: Trị giá thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ.
* TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng ” TK này phản ánh giá trị vật t, hàng
hoá Doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhngcha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc và đã nhập kho tháng này.
Ngoài ra còn sử dụng những TK sau
TK 331 “ Phải trả cho ngời bán ”.TK 111 “ Tiền mặt ”
TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ”
Trang 7lớp Kế toán B-K9
TK 141 “ Tạm ứng ”
TK 222 “ Góp vốn liên doanh ”TK 241 “ Xây dựng cơ bản dở dang ”TK 411 “ Nguồn vốn kinh doanh ”
TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”TK 627 “ Chi phí sản xuất chung ”
TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp ”
4.1.1 Hạch toán vật liệu:a Hạch toán tăng vật liệu
1/ Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kếtoán ghi:
Nợ TK 152: Giá mua thực tế ( chi tiết từng loại)Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: TK 331, 111, 112, 141 v.v : Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng muahay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trảNợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lạiNợ TK 1388: Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 (chi tiết từng loại): Số chiết khấu mua hàng, giảm gía hàngmua đợc hởng theo giá không có thuế
Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ2/ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn
- Nếu trả lại cho ngời bán:
NợTK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 ( chi tiết): Trả lại số thừa
- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế VAT)Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT của số hàng thừa
Có TK 331: Tống giá hàng thừa
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân: Ghi tăng thu nhập
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân
Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (1) ở trên Số thừacoi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002
Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau: - Nếu đông ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT)Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT)Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân
3/ Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểmnhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
Trang 8lớp Kế toán B-K9
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu+ Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bánCó TK 1381: Xử lý số thiếu
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 1388, 334: Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu
+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
4/ Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồngSố này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngơì bán Khi xuất kho giao hoặc số đợcgiảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111,112 Có TK 152 ( chi tiết)
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số giao trả hoặc giảm giá5/ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng cha có hoá đơn” Nếu trongtháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha vềthì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu) Có TK 331
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng1 trong 3 cách sau:
- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng búttoán bình thờng
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toánđỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giáthực tế > giá tạm tính)
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi,ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
6/ Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về
Kế toán lu hoá đờn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đờng” Nếu trongtháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thi ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT)Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (331, 111,112,141 )Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết )
Nợ TK 621,627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng Có TK 151: Hang đi đờng kỳ trớc đã về7/ Các trờng hợp tăng vật liệu khác
Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanhnghiệp còn tăng do nhiêu nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, biếu, tặng, đánhgiá tăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi Nợ TK152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn:
Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho
Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621,627,641,642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từsửa chữa lớn TSCD.
Trang 9lớp Kế toán B-K9* Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hạch toán nh sau
b/ Hạch toán giảm vật liệu
1/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh kế toán ghi:
Nợ TK 621 ( chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiệncác lao vụ, dịch vụ
Nợ TK 627 ( 6272- chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởngNợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 642 ( 6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệpNợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCD
Có TK 152 ( chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu xuất dùng2/ Xuất góp vốn liên doanh
Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc liên doanhchấp nhận, phần chênh lệch giữa thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK412 “ Chênh lệch đánh giá lại tài sản” ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi nợ; gíavốn < giá trị vốn góp thì ghi có TK 412 phần chênh lệch).
Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh
Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( hoặc Có) TK 412: phần chênh lệch
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh3/ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết)
4/ Giảm do cho vay tạm thời
Nợ TK 138 (1388): Cho cáccá nhân, tập thể vay tạm thờiNợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay5/ Giảm do các nguyên nhân khác ( Nhợng bán, phát hiện thiếu )
Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởngNợ TK 642: Thiếu trongđịnh mức tại kho
Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lýNợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu
4.1.2 Hạch toán công cụ dụng cụa/ Hạch toán CCDC xuất dùng
Khi xuất dùng CCDC căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác địnhsố lần phân bổ CCDC.
1/ Trờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích thay thế,bổ sung một phần CCDC cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chiphí trong kỳ ( còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị).
Nợ TK 627 (6273 – chi tiết phân xởng): Xuất dùng ở phân xởngNợ TK 641 (6413): Xuất dùng cho tiêu thụ
Nợ TK 642 (6423): Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệpCó TK 153 (1531): Toàn bộ giá trị xuất dùng
2/ Trờng hợp xuất dùng CCDC có giá trị tơng đối cao Quy mô tơng đối lớn mà nếuáp dụng phơng pháp phân bổ một lần nói trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh độtbiến tăng lên thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần ( còn gọi là phân bổ50% giá trị) Theo phơng pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toánsau:
- Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng:Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)
- Phân bổ 50 % giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng CCDC:Nợ các tài khoản có liên quan ( 6273, 6431, 6423 )
Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng
Trang 10lớp Kế toán B-K9
Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng:
Nợ TK 138, 334, 111, 152 Phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng
Nợ các tài khoản 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại ( trừ thu hồi) Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng)
3/ Trờng hợp CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế,trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiêu kỳ thì toàn bộ giá trị xuấtdùng đợc phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phơng pháp phân bổ dần nhiều lần).Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau:
- Phản ánh 100% giá trị xuất dùng:Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)- Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần:
Nợ các tài khoản liên quan (6273, 6413 6423) Có TK 142 (1421): Giá trị phân bổ mỗi lần
Các kỳ tiếp theo kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn Khi báohỏng hay số bồi thờng của ngời làm mất, hỏng , giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vàochi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ 2 lần.
b/ Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển
1/ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: Ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùngNợ TK 142 (1421): Giá thực tế
Có TK 153 (1532): Giá thực tế
2/ Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụngNợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoàiNợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng
Có TK 142 (1421): Giá trị hao mòn3/ Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho:
Nợ TK 153 (1532): Giá trị còn lại Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại
c/ Hạch toán đồ dùng cho thuê
1/ Khi chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài,nhập kho:
Nợ TK 153 (1533): Giá thực tế đồ dùng cho thuêNợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK 153 (1531), 331, 111, 112 2/ Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi:
Nợ TK 142 (1421): Toàn bộ giá trị xuất dùng Có TK 153 (1533
3/ Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê:
Nợ TK 821: Nếu HĐ cho thuê không thờng xuyên
Nợ TK 627 (6273): Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thờngxuyên ( chính hoặc phụ)
Có TK 142 (1421): Giá trị hao mòn4/ Số thu về cho thuê:
Nợ TK liên quan (111, 112, 131 ): Tổng số thu cho thuê Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp
Có TK 721: Nếu là hoạt động không thờng xuyên Có TK 511: Nếu là hoạt động thờng xuyên
5/ Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghiNợ TK 153 (1533): Giá trị còn lại Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại
4.2 -Theo ph ơng pháp KKĐK
- Tài khoản 152,153,151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuấtNVL-CCDC trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế NVL- CCDC và hàngmua đang đi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “Mua hàng ”
*TK 611: “Mua hàng”
Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá, NVL, CCDC tồn kho đầu
kỳ (Theo kết quả kiểm kê)
- Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, CCDC mua vào trong kỳ; hànghoá đã bị trả lại
Bên Có: -Kết chuyển trị giá hàng hoá NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ
(Theo kết quả kiểm kê)
Trang 11Tài khoản 611 không có số d cuối kỳ
+ TK 611 đợc mở 2 tài khoản cấp II TK 6111 Mua nguyên vật liệu TK 6112 Mua hàng hoá
Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác nh phơng pháp kêkhai thờng xuyên.
Theo phong pháp KKĐK, kế toán tổng hợp NVL,CCDC không căn cứ vàophiếu xuất kho để xác định giá thực tế NVL- CCDC xuất dùng mà căn cứ vào giátrị thực tế NVL - CCDC tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ kếtoán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết để xác định.
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực VL- CCDC = VL- CCDC + VL- CCDC - VL- CCD xuất dùng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ
Trang 12
Thuế GTGT đầu vào
TK 333 TK 331,111,112
Hàng mua trả lại Thuế GTGT đầu
Chênh lệch tăng về đánh Chênh lệch giảm về đánh giá lại giá lại
Trang 13lớp Kế toán B-K9a/ Hạch toán vật liệu
1/ Đầu kỳ kết chuyển giá trị tồn kho theo từng loạiNợ TK 611 ( 6111)
Có TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho
Có TK 151: Hàng đi đờng ( vật liệu đi đờng)
2/ Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ( với doanh nghiệp tính thuế VATtheo phơng pháp khấu trừ):
Nợ TK 611 ( 6111): Giá thực tế vật liệu thu muaNợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (111,112,331 ): Tổng giá thanh toán3/ Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ:
4/ Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại tròng kỳ ( vớidoanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ):
Nợ TK 331, 111, 112 : Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàngmua trả lại ( tổng số)
Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế
5/ Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý một sốmất mát, thiếu hụt:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Nợ TK 151: Hàng đi đờng cuối kỳ (vật liệu đi đờng)
Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thờngNợ TK 1381: Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lýNợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức.
Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuôi kỳ và thiếu hụt
6/ Giá trị NVL tính vào chi phí sản xuất đợc xác định (= Tổng số phát sinh bên nợTK 6111 – Tổng số phát sinh bên có) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng.
Nợ TK có liên quan ( 621, 627, 641, 642 ) Có TK 611 (6111)
Với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp, đối với vật liệu muangoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, kế toán ghi:
Nợ TK 611 ( 6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài
Có TK liên quan ( 331, 111, 112 ): Tổng giá thanh toán ( kể cả thuếVAT, thuế nhập khẩu)
Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại( nếu có)
Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 611 ( 6111)
Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạchtoán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế giá trị giatăng.
b Hạch toán CCDC:
Việc hạch toán CCDC nhỏ đợc tiến hành tơng tự nh đối với vật liệu Trờnghợp CCDC xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn, cần trừ dần vào chi phí nhiềukỳ (qua kiểm kê lợng đã xuất dùng, đang sử dụng), ghi:
Nợ TK 142 (1421) Có TK 611 (6111)
Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ trừ dần vào từng kỳNợ TK 627, 641, 642
Có TK 142 (1421)
Trang 14lớp Kế toán B-K9
Tóm lại, theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất dùng NVL, CDDC chocác mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xácđịnh giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho.)
5 Tổ chức hạch toán tổng hợp VL- CCDC:
5-1.Tổ chức hạch toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tếliên quan đến đối tợng kế toán cần hạch toán chi tiết Tuỳ thuộc vào phơng pháphạch toán chi tiết VL- CCDC áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ)kế toán chi tiết nh sau:
Các ph ơng pháp kế toán chi tiết VL- CCDC
Trong thực tế hiện nay tùy thuộc yêu cầu và trình độ quản lý mà các Doanhnghiệp có thể áp dụng một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết VL- CCDC sau đây:
*.Ph ơng pháp thẻ song song :
Nguyên tắc hạch toán đối với phơng pháp này là ở kho ghi chép về mặt lợngcòn ở Phòng kế toán ghi chép về mặt số lợng và giá trị của từng thứ VL- CCDC.
Trình tự ghi chép cụ thể nh sau:
+ ở kho:Việc ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn hàng ngày do thủ khotiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho đợc mở cho từngdanh điểm VL- CCDC và từng kho.
Khi nhận đợc các chứng từ Nhập- Xuất VL- CCDC thủ kho phải kiểm tra tínhhợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vàochứng từ và thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi lên cho phòng kế toán ( hoặc kế toánxuống kho nhận) các chứng từ nhập – xuất đã đợc phân loại theo từng thứ VL-CCDC.