Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

Hiện nay, các doanh nghiệp nước ta đang phải đối diện với môi trường kinh doanh diễn biến phức tạp, có nhiều rủi ro và áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt. Trong bối cảnh đó, sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trở nên mong manh nếu mỗi doanh nghiệp không quản lý có hiệu quả đồng vốn kinh doanh của mình, đặc biệt là vốn kinh doanh được biểu hiện dưới dạng vốn lưu động (giá trị của tài sản lưu động). Bởi vì nó được phân bổ ở nhiều khâu và nhiều lĩnh vực, đồng thời lại chu chuyển nhanh nên tác động lớn tới việc duy trì và thúc đẩy nhịp điệu kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp xây lắp, bộ phận quan trọng của vốn lưu động chiếm tỉ trọng lớn trong giá trị thực thể sản phẩm chính là giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, do đó việc quản lý toàn diện và có hiệu quả trên tất cả các khâu từ cung ứng đến sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một đòi hỏi khách quan cho những nỗ lực nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một doanh nghiệp có bề dày trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũng đang đứng trước những thách thức trên. Sở dĩ như vậy vì chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm khoảng 75-80% tổng chi phí sản xuất của công ty, trong khi đó, đặc thù ngành sản xuất kinh doanh xây lắp gây rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi sát những biến động về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty. Điều đó đặt ra một nhiệm vụ nặng nề cho công tác kế toán là làm sao để phản ánh được sự vận động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về mặt hiện vật và giá trị góp phần làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chế độ kế toán 1864 áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp từ 1/1/2000 đ• thiết lập một hành lang pháp lý cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp này và cũng tháo gỡ một phần khó khăn trong công tác kế toán ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Nhưng việc vận dụng chế độ mới lại không đơn giản, mặc dù thời gian qua, công ty đ• có nhiều nỗ lực tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng song vẫn còn một số vướng mắc, tồn tại đòi hỏi phải tiếp tục giải quyết. Qua thời gian thực tập tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, là một sinh viên thuộc chuyên ngành kế toán kiểm toán trường Đại học dân lập Phương Đông, từ những bức xúc của thực tế, kết hợp với những kiến thức đ• được trang bị ở nhà trường, em đ• mạnh dạn chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng". Bài viết của em ngoài lời mở đầu và kết luận gồm ba phần:

và thúc đẩy nhịp điệu kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp xây lắp, bộ phận quan trọng của vốn lu động chiếm tỉtrọng lớn trong giá trị thực thể sản phẩm chính là giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,

do đó việc quản lý toàn diện và có hiệu quả trên tất cả các khâu từ cung ứng đến sử dụng

và dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một đòi hỏi khách quan cho những nỗ lựcnâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một doanh nghiệp có bề dày trong lĩnh vựcxây dựng cơ bản cũng đang đứng trớc những thách thức trên Sở dĩ nh vậy vì chi phí vềnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm khoảng 75-80% tổng chi phí sản xuất của công

ty, trong khi đó, đặc thù ngành sản xuất kinh doanh xây lắp gây rất nhiều khó khăn trongviệc theo dõi sát những biến động về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty Điều

đó đặt ra một nhiệm vụ nặng nề cho công tác kế toán là làm sao để phản ánh đợc sự vận

động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về mặt hiện vật và giá trịgóp phần làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lu động Chế độ kế toán 1864 áp dụng cho cácdoanh nghiệp xây lắp từ 1/1/2000 đã thiết lập một hành lang pháp lý cho công tác kế toán

ở các doanh nghiệp này và cũng tháo gỡ một phần khó khăn trong công tác kế toán ởCông ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Nhng việc vận dụng chế độ mới lại không đơn giản,mặc dù thời gian qua, công ty đã có nhiều nỗ lực tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện côngtác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng song vẫn cònmột số vớng mắc, tồn tại đòi hỏi phải tiếp tục giải quyết

Qua thời gian thực tập tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, là một sinh viênthuộc chuyên ngành kế toán kiểm toán trờng Đại học dân lập Phơng Đông, từ những bứcxúc của thực tế, kết hợp với những kiến thức đã đợc trang bị ở nhà trờng, em đã mạnh dạn

chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng" Bài viết của em ngoài lời mở đầu và kết luận gồm ba phần:

Phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán NVL, CCDC với việc nâng cao

hiệu quả sử dụng vốn lu động trong các doanh nghiệp xây lắp.

Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán NVL, CCDC và việc nâng cao hiệu

quả sử dụng vốn lu động tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng.

Phần III: Một số nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch

toán NVL, CCDC và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề em đã nhận đợc sự chỉ bảo tận tình của

cô giáo Lê Thị Hoà, sự giúp đỡ quý báu của các cô, chú, các chị phòng kế toán tài chính

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, phòng kế toán Xí nghiệp xây dựng các công trìnhliên hợp trực thuộc công ty Vậy em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo và cáccô chú, các chị đã giúp em thực hiện đề tài này

Do thời gian thực tập ngắn và trình độ lý luận còn hạn chế nên trong chuyên đề chắchẳn sẽ có những vấn đề em cha nêu lên hoặc cha làm rõ đợc, vì thế em rất mong nhận đợc

sự góp ý bổ sung để chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn

Hà nội, ngày 29 tháng 4 năm 2001

Sinh viên thực hiện: Đặng Quỳnh Trang

2

-Phần I

Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc nâng cao

hiệu quả sử dụng vốn lu động trong

các doanh nghiệp xây lắp

A Một số vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ

I Vị trí, vai trò và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công dụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp.

1 Khái niệm, vai trò

Về nguyên vật liệu:

Trong doanh nghiệp sản xuất nói chung, nguyên liệu, vật liệu là những đối tợng lao

động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá đợc sử dụng vào mục đích kinh doanh của doanhnghiệp Nguyên vật liệu (NVL) có một số đặc điểm sau:

- Đặc điểm về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chù kỳ sản xuất kinh doanhnhất định Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dới tác động của t liệu lao động chúng

bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất củasản phẩm

- Đặc điểm về mặt giá trị: Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, NVL dịch chuyểnmột lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp (DNXL) là những đối tợng lao

động do DNXL mua ngoài hay tự sản xuất, hoặc nhận của bên giao thầu công trình, dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, dịch vụ,

nó mang đặc thù là cồng kềnh, khối lợng lớn (nh: cát, đá, sỏi, xi măng, đất đá, ) gâynhiều khó khăn trong công tác bảo quản, chuyên chở

Do những đặc điểm trên, chi phí về NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, việc quản lý NVL tác động trực tiếp đếnnhững chỉ tiêu kinh tế tài chính quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chỉ tiêugiá thành, chất lợng sản phẩm, lợi nhuận của DNXL nói riêng và doanh nghiệp sản xuấtnói chung

Về công cụ dụng cụ:

Công cụ dụng cụ (CCDC) là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn vềgiá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định (theo chế độ hiện nay, những

t ilệu lao động là CCDC khi chúng thiếu ít nhất một trong hai tiêu chuẩn sau: Có giá trị từnăm triệu đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên)

Theo quy định hiện hành, những t liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩngiá trị và thời gian sử dụng vẫn đợc coi là công cụ lao động:

- Các đà giáo, CCDC chuyên dùng cho sản xuất xây lắp

- Các loại bao bì chuyên dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua,bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá

- Các loại bao bì có bán kèm theo hàng hoá vận chuyển trên đờng và dự trữ trongkho có giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì

- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ,

- Quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc,

Tuy đợc quản lý và hạch toán gần giống nh NVL, nhng thực tế, CCDC có đặc điểmkhác với NVL đó là:

- CCDC có thể tham gia vào một hoặc nhiều quá trình sản xuất kinh doanh trong quátrình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

- Về mặt giá trị, trong quá trình sử dụng, CCDC hao mòn dần và chuyển từng phầngiá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh Bởi vậy, để tính chính xác phần giá trịcủa CCDC đã chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng các tiêu thứcphân bổ thích hợp đối với từng loại CCDC

Trong DNXL, CCDC có rất nhiều loại với những công dụng và giá trị khác nhau,chẳng hạn dụng cụ gá lắp dàn giáo, quần áo bảo hộ lao động,

2 Vai trò của việc hạch toán kế toán đối với việc quản lý NVL, CCDC.

Để có thể quản lý hiệu quả NVL, CCDC (hay còn gọi là vật t) các DNXL cần phải

đảm bảo một số điều kiện nhất định:

- Về phơng tiện quản lý: Phải thiết kế hệ thống kho tàng cho phù hợp với từng nơi,từng giai đoạn sản xuất kinh doanh, theo đó, các phơng tiện cân đông đo đếm, phải đủ

về số lợng, đảm bảo chất lợng và phù hợp với từng loại, từng nhóm vật t

- Yếu tố con ngời: Phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên quản lý vật t về mặt hiện vật(thủ kho, cán bộ cung tiêu, ) và phân công lao động kế toán đáp ứng đợc những yêu cầu

về trình độ nghiệp vụ và đạo đức để thể hiện nhiệm vụ quản lý vật t

- Xây dựng hệ thống danh điểm vật t, tổ chức đợc thủ tục lập và luân chuyển chứng từ,trình tự ghi sổ kế toán theo đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp

- Thực hiện đúng chế độ kiểm tra, đối chiếu, kiểm kê NVL, CCDC; xây dựng đợcchế độ vật chất cho từng ngời tham gia quản lý NVL, CCDC trong toàn doanh nghiệp

Từ việc đảm bảo những yêu cầu trên mới có thể quản lý toàn diện đ ợc NVL, CCDC

ở tất cả các khâu từ cung ứng đến sử dụng và dự trữ sao cho có hiệu quả nhất

3 Vai trò của hạch toán kế toán đối với việc quản lý NVL, CCDC.

Công tác hạch toán kế toán luôn là phơng tiện đắc lực nhất đem đến cho nhà quản lýnhững thông tin động về sự tuần hoàn của tài sản trong doanh nghiệp, riêng phần hành tổchức kế toán NVL, CCDC có những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thực tế NVL, CCDC nhậpkho, từ đó kiểm tra và giám sát đợc tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật t kỹ thuậtphục vụ sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác

- Tập hợp đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị NVL, CCDC thực tế tiêu hao cho sảnxuất, phân bổ cho đối tợng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mứctiêu hao, sử dụng NVL, CCDC

- Xác định và phản ánh chính xác số lợng và giá trị NVL, CCDC tồn kho, kiểm tra

và chấp hành các định mức dự trữ để tổ chức bảo quản vật t đợc tốt hơn

- Tiến hành kiểm kê NVL, CCDC, phân tích hiệu quả sử dụng NVL, CCDC pháthiện kịp thời mức độ, nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, h hỏng, mất phẩm chất để có biệnpháp xử lý kịp thời nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

II Phân loại và tính giá NVL, CCDC.

1 Phân loại NVL, CCDC

NVL, CCDC trong doanh nghiệp thờng có nhiều nguồn gốc khác nhau, nhiều chủngloại có vai trò, công dụng, tính chất cơ lý hoá khác nhau đợc dùng vào nhiều mục đíchkhác nhau trong quá trình sản xuất Chính vì vậy, để thống nhất đợc đối tợng quản lý vàhạch toán thuận tiện, ngời ta thờng phân loại NVL, CCDC nh sau:

Đối với NVL:

* Căn cứ vào vai trò, công dụng của NVL trong sản xuất, NVL đợc chia thành:

- NVL chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sảnxuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp, sản phẩm công nghiệp, dịch vụ

4

-Vì vậy, khái niệm NVL chính gắn liền với từng doanh nghiệp cụ thể, nó bao gồm cả bánthành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấuthành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính, làm thay đổihình dáng bề ngoài, màu sắc, của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạosản phẩm đợc thực hiện bình thờng hoặc đáp ứng nhu cầu công nghệ kỹ thuật phục vụ choquá trình sản xuất

- Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sảnxuất, kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng.Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng, thể khí

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bịphơng tiện vận tải

- Vật liệu là thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng chocông việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, công cụ,khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản

Cách phân loại trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ vai trò, tác dụng của từngloại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để có quyết định quản lý từng loại nhằmnâng cao hiệu quả sử dụng NVL Tuy nhiên cách phân loại này nhiều khi không rõ ràng

và khó khăn ngay từ công tác phân loại

* Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất, NVL gồm - NVL sử

dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh xây lắp: là NVL tiêu hao trong quá trình sản xuấtsản phẩm:

+ NVL trực tiếp tiêu hao cho sản xuất

Cách phân loại này giúp cho DNXL có thể huy động và phân tích hiệu quả kinh tế

về huy động NVL cho sản xuất kinh doanh

Đối với phân loại CCDC:

* Căn cứ vào mục đích sử dụng, CCDC trong DNXL gồm:

2.1 Các chỉ tiêu giá NVL, CCDC

- Giá thực tế NVL, CCDC là giá đợc xác định dựa vào những căn cứ khác quan.Theo qui định chung của chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kế toán nhập, xuất kho NVL,

CCDC phải phản ánh theo đúng giá thực tế Đây là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hìnhluân chuyển NVL, CCDC trên các sổ sách, báo biểu kế toán có liên quan.

- Giá hạch toán NVL, CCDC là loại giá ổn định đợc xác định ngày đầu tháng dựatrên giá thực tế cuối kì trớc hoặc giá kế hoạch của kỳ này

Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan, vì vậy chỉ đợc sử dụng để theo dõi việcluân chuyển hàng ngày Cuối kì hạch toán phải đợc điều chỉnh thành giá thực tế

2.2 Xác định giá NVL, CCDC nhập kho

NVL, CCDC của doanh nghiệp nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, để xác định giáNVL, CCDC nhập kho đợc hợp lý, ngời ta quy ớc cách tính giá khác nhau từ các nguồnnhập khác nhau:

Đối với NVL, CCDC nhập kho do mua ngoài:

+ Thuế: Tính vào giá NVL, CCDC nhập kho thuế nhập khẩu (nếu có) và thuếGTGT (nếu DNXL tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

Đối với NVL, CCDC gia công chế biến xong nhập kho:

= + +

Đối với NVL, CCDC do các cổ đông góp hoặc do các đối tác liên doanh góp:

= +

Đối với NVL, CCDC đợc biếu hay đợc tặng thởng nhập kho: Giá thực tế đợc tính

theo giá trị tặng thởng hoặc biếu, nếu không có thì tham khảo giá NVL, CCDC tơng đơngtrên thị trờng

Đối với NVL, CCDC nhập kho ở dạng phế liệu thu hồi: Giá thực tế NVL, CCDC là

giá tạm tính hoặc giá có thể bán đợc trên thị trờng

* Trờng hợp NVL, CCDC nhập kho có những diễn biến phức tạp về giá cả, kế toán

có thể dùng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị:

= x

Giá này đợc kế toán điều chỉnh vào ngày cuối tháng

2.2 Xác định giá NVL, CCDC xuất kho

* * Giá thực tế NVL, CCDC xuất kho: Nguyên tắc cơ bản của việc tính NVL, CCDC

xuất kho là dựa vào giá thực tế NVL, CCDC nhập kho:

+ = +

Tuỳ theo đặc điểm riêng có của DNXL về số lợng, chủng loại NVL, CCDC số lầnnhập, xuất mỗi loại, điều kiện kho tàng, trình độ kế toán (con ngời, thiết bị để lựa chọnmột phơng pháp tính giá xuất thích hợp sau đây:

Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Phơng pháp này giả định rằng vật t nào

nhập trớc sẽ xuất trớc, vì vậy giá thực tế của vật t mua trớc sẽ đợc dùng để làm giá thực tếvật t xuất trớc, trị giá của lô vật t tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của lô vật t mua sau cùng

+ Ưu điểm: Việc tính giá tơng đối chính xác, tính toán đơn giản

+ Nhợc điểm: Khối lợng công việc nhiều vì đòi hỏi theo dõi hết sức chi tiết, tỉ

mỉ thứ tự thời gian nhập xuất của mỗi danh điểm vật t

+ Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, vật tquản lý theo lô, lợt, thờng là vật t có yêu cầu cao về thời hạn dự trữ

Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO): Theo phơng pháp này, kế toán giả định

về mặt giá trị, những lô vật t nào nhập sau sẽ đợc xuất trớc Giả thiết nhập sau xuất trớc làtính đến thời điểm xuất kho NVL, CCDC chứ không hẳn đến cuối kì hạch toán mới xác

6

-định Tuy cách tính hoàn toàn ngợc với phơng pháp FIFO song u, nhợc điểm và điều kiện

áp dụng thì tơng tự

Phơng pháp giá thực tế đích danh (Phơng pháp trực tiếp): Phơng pháp dựa trên

cơ sở khi NVL, CCDC thực tế xuất kho thuộc lô nào thì tính giá xuất theo giá thực tếnhập của lô đó

+ Ưu điểm: Tính chính xác cao

+ Nhợc điểm: Việc bảo quản từng lô, lợt vật t trong kho phải khoa học tiện lợicho việc theo dõi tình hình nhập, xuất về mặt hiện vật và công tác hạch toán cũng phải hếtsức tỉ mỉ, điều này không phải doanh nghiệp nào cũng làm đợc

+ Điều kiện áp dụng: Cho những doanh nghiệp có yêu cầu khắt khe về thời hạnbảo quản

* Ưu điểm: Tính chính xác tơng đối cao

* Nhợc điểm: Việc tính giá chỉ đợc thực hiện vào cuối kỳ hạch toán nên khối lợngcông tác kế toán cuối kỳ sẽ tăng lên nhiều, ảnh hởng đến việc lập các báo cáo tài chính,mặt khác, nó không phản ánh đợc sự biến động của giá cả vật t

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, số lầnnhập, xuất nhiều

+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (Bình quân liên hoàn)

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá đơn vị bình quâncủa từng danh điểm NVL, CCDC và tính giá:

* Nhợc điểm: Khối lợng tính toán nhiều

áp dụng thích hợp ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy vi tính

+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc:

= x

Trong đó:

=

Phơng pháp này tơng đối đơn giản nhng không chính xác vì không tính đến sự biến

động của giá cả vật t kỳ này

Tóm lại trong ba phơng pháp giá đơn vị bình quân, phơng pháp bình quân liên hoànvừa chính xác, vừa cập nhật lại phù hợp với xu hớng hiện đại hoá công tác kế toán trongcác doanh nghiệp, vì vậy nó u việt hơn hai phơng pháp còn lại

** Tính giá NVL, CCDC xuất kho theo ph ơng pháp giá hạch toán.

Việc tính giá NVL, CCDC theo giá thực tế để hạch toán hàng ngày không phải là dễdàng trên thực tế vì sự hạn chế về nhân lực, trình độ kế toán và ph ơng tiện quản lý cũng

nh những biến động về giá cả và giá trị thực tế của vật t là những yếu tố gây khó khăntrong công tác trị giá vật t Lúc này, việc sử dụng giá hạch toán để trị giá NVL, CCDCxuất kho là thích hợp, theo đó:

= x

Kế toán sẽ ghi sổ các nghiệp vụ nhập, xuất kho trong kỳ theo giá hạch toán, đến cuối kỳmới tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo một trong hai cách sau:

- Phơng pháp hệ số giá: Kế toán sử dụng công thức:

+ Nếu hệ số điều chỉnh >1, kế toán ghi bút toán bổ sung để điều chỉnh tăng

+ Nếu hệ số điều chỉnh <1, kế toán ghi bút toán bổ sung để điều chỉnh giảm

+ Nếu hệ số điều chỉnh =1, kế toán không phải ghi bút toán nào

* Ưu điểm của phơng pháp giá hạch toán: Kết hợp đợc hạch toán chi tiết và hạchtoán tổng hợp để tính giá NVL, CCDC Vì việc tính giá đợc thực hiện trong các bảng kêtính giá và theo từng loại, nhóm vật t nhất định nên nó không phụ thuộc vào cơ cấu vật t

sử dụng nhiều hay ít

* Nhợc điểm: Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, phải xây dựng giá hạchtoán khoa học; công việc hạch toán dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán

Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, trình độ kếhoạch hoá tơng đối tốt

2.3 Xác định giá NVL, CCDC tồn kho cuối niên độ kế toán

ở thời điểm cuối niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính, các DNXL phải tínhgiá vật t tồn kho theo nguyên tắc thận trọng, điều đó có nghĩa là:

- Khi giá thị trờng của vật t cuối năm lớn hơn giá gốc thì giá vật t tồn kho cuối năm

lỗ thực) của doanh nghiệp, mặt khác giúp doanh nghiệp có đợc những căn cứ giá kháchquan để ghi chép kế toán theo yêu cầu của ngời quản lý Đó còn là điều kiện tiền đề đểhình thành hệ thống thông tin về NVL, CCDC xuất dùng và dự trữ để có phơng hớng năngcao hiệu quả sử dụng vốn lu động, đồng thời nó cho phép doanh nghiệp tiết kiệm lao động

kế toán mà vẫn đem lại hiệu quả công việc

B Tổ chức hạch toán NVL, CCDC trong các DNXL

I Tổ chức chứng từ kế toán.

Tổ chức chứng từ kế toán là tập hợp các công việc hạch toán ban đầu mang tính thủtục pháp lý trên hệ thống chứng từ kế toán nhằm vận dụng tốt chế độ chứng từ Nhà nớcban hành vào đơn vị mình để có bằng chứng và cơ sở pháp lý do công tác ghi sổ kế toántheo đối tợng và theo thời gian

Theo Quyết định số 1864/1999/QĐ/BTC ngày 16/12/1999, chế độ kế toán áp dụngcho các DNXL có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2000 Vì vậy, việc tổ chức chứng từ vềNVL, CCDC nói riêng và tổ chức chứng từ kế toán trong các DNXL nói chung đều dựatrên chế độ này Trong phần hành kế toán hàng tồn kho nói chung, kế toán NVL, CCDCnói riêng, các chứng từ sử dụng gồm:

8

+ Phiếu nhập kho hàng luân chuyển nội bộ.

+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (kiểm kê thừa)

+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+ Biên bản kiểm nhận chất lợng

+ Biên bản giao nhận

+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (kiểm kê phát hiện thiếu)

+ Biên bản xử lý, thanh lý hàng tồn kho

Các chứng từ kế toán kể trên phải đúng theo mẫu chế độ ban hành (nếu là chứng từ bắtbuộc) hoặc đợc thiết kế biểu mẫu thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánhnhng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ, nếu DNXL sử dụng chứng từ cha cótrong chế độ thì phải có văn bản của Nhà nớc đồng ý cho sử dụng Mỗi DNXL phải lựa chọncác chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh; các phơng tiện kỹ thuật và ng-

ời có trách nhiệm để lập, kiểm tra, ghi sổ và lu trữ chứng từ đó

II Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC

NVL, CCDC trong mỗi DNXL có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu mỗiloại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, điều đó đòi hỏi phải theo dõi những biến độngcủa từng loại NVL, CCDC về mặt giá trị, số lợng theo từng kho và theo từng ngời phụtrách vật chất Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC sẽ thực hiện nhiệm vụ trên Doanhnghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC sau:

1 Phơng pháp thẻ song song:

Phơng pháp này đợc áp dụng phổ biến ở nớc ta trong những năm từ trớc những năm 1970hiện nay một số doanh nghiệp vẫn còn đang áp dụng Sơ đồ hạch toán (trang sau)

- Hạch toán chi tiết kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho,

thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan (thẻ kho do kế toánlập theo mẫu qui định thống nhất - mẫu số 06 VT cho từng danh điểm NVL, CCDC vàphát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho) Sau mỗi nghiệp vụ nhập,xuất hoặc cuối mỗi ngày thủ kho phải tính ra số tồn trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vàomột dòng trên thẻ kho, thẻ kho là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho

Sơ đồ hạch toán

L

u ý: Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số

thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số lợng thực tếcòn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ 3

đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuấtkho về phòng kế toán Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ khocho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định

- Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Để đối chiếu đợc song song, kế toán vật t mở

thẻ kế toán chi tiết vật t tơng ứng với từng thẻ kho căn cứ vào đơn giá và số tiền kế toánvừa ghi trên phiếu nhập, xuất kho Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi chép toàn bộ cácnghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành cộng thẻ và tính ra số tồn kho củatừng danh điểm NVL, CCDC Số lợng tồn kho trên thẻ kho phải khớp đúng với số lợngtồn trên thẻ kế toán chi tiết tơng ứng, mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểmtra, xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực

Ngoài ra, để thực hiện kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đốichiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết NVL, CCDC đểlập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật t (bảng tổng hợp chi tiết vật t) theo từng kho

và cho các loại vật t

- Ưu điểm: Kiểm tra chặt chẽ từng loại vật t, đơn giản, dễ kiểm ra, đối chiếu.

- Nhợc điểm: Số lợng sổ lớn, nếu chủng loại vật t trong doanh nghiệp phong phú thì

công việc kế toán rất bận rộn, có nhiều trùng lắp, mất nhiều công sức nhất là trong điềukiện sản xuất lớn

10

-Thẻ

kho chi tiết NVL, CCDC Thẻ (sổ) kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC

Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Ghi hàng ngày

Ghi theo định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền

- Điều kiện áp dụng:

+ Những đơn vị có ít chủng loại vật t và phần lớn đợc lu chuyển qua kho

+ Giá trị vật t lớn, cần có sự kiểm soát thờng xuyên với mỗi loại

+ Hệ thống kho tàng tập trung, kế toán phải đợc chuyên môn hoá

2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ songsong

Sơ đồ hạch toán

- Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho mở thẻ kho tơng tự nh phơng pháp thẻ song song.

- Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Kế toán vật t mở sổ đối chiếu luân chuyển, sổ

này dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng danh điểm vật t cả về mặt

số lợng và giá trị Trên sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho

mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trongtháng của từng danh điểm vật t ở từng kho Mỗi danh điểm vật t đợc ghi một dòng trên sổ

đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật

t trên sổ này và đối chiếu với kế toán tổng hợp

- Ưu điểm: Công việc ghi chép kế toán đợc giảm nhẹ.

- Nhợc điểm: Việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào cuối tháng cho

nên việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thờng bị chậm trễ Phơng pháp này cũng rấtkhó kiểm tra và còn bị trùng lắp

- Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có chủng loại vật t phong phú, giá trị vật t nhỏ,

hệ thống kho tàng phân tán, kế toán phải kiêm nhiệm nhiều

3 Phơng pháp sổ số d.

Đây là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật t Theo sơ

đồ hạch toán (trang sau):

- Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho cũng phải ghi thẻ kho nh các phơng pháp trên.

Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho song, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từnhập, xuất kho trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật t quy định Căn cứ vào kếtquả phân loại chứng từ, kế toán vật t khi xuống kho để nhận chứng từ sẽ kiểm tra côngviệc ghi chép của thủ kho, cùng thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ (nhập riêng, xuấtriêng), phiếu này có ghi số lợng chứng từ, số hiệu chứng từ và số tiền của các nhóm vật t

và các danh điểm vật t (mỗi nhóm, danh điểm một dòng)

Ngoài ra, cuối mỗi tháng khi nhận đợc sổ số d do phòng kế toán gửi đến, thủ khocăn cứ vào lợng tồn của từng danh điểm ghi trên thẻ kho để ghi sổ số d Sổ số d đợc mởcho từng kho và dùng cho cả năm, trong sổ số d, các danh điểm vật t đợc in sẵn, sắp xếptheo thứ tự từng nhóm từng loại vật t, ghi song, thủ kho chuyển cho kế toán để kế toánkiểm tra và tính thành tiền

- Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ nhập kho, xuất kho

vật t và các phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng

từ có liên quan sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán và ghi vào cột sốtiền trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giánày, kế toán ghi vào Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC Bảng này đợc mởcho từng kho số cột trong các lần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy địnhcủa kế toán xuống kho nhận chứng từ Việc đối chiếu về mặt giá trị đợc kế toán vật t tiếnhành:

+ Đối chiếu bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn và sổ số d, nếu có chênh lệch phải tìmnguyên nhân và điều chỉnh

+ Đối chiếu bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn và kế toán tổng hợp; đối chiếu sổ số d với

kế toán tổng hợp nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh

Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC

Tồn

đầutháng

Tồnkhocuốitháng

Số

hiệu

Ngàytháng

Từngày

Đếnngày

Từngày

Đếnngày

Từngày

Đếnngày

Từngày

Đếnngày

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho các đơn vị sản xuất có quy mô lớn và

+ Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, mức độ nhập, xuất cao

+ Doanh nghiệp không có khả năng về lao động kế toán để cập nhật sổ sách hàngngày song trình độ lao động của kế toán và thủ kho cao

+ Hệ thống kho tàng phân tán, thủ kho quản lý ít kho

III Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC trong các DNXL

Chế độ kế toán áp dụng cho các DNXL hiện nay cho phép các doanh nghiệp này chỉ

áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho nói chung

và hạch toán tổng hợp NVL, CCDC nói riêng Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơngpháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho

12

-trên sổ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế NVL, CCDC tồn kho,

đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn khớpvới số tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và xử lý kịpthời

1 Tài khoản sử dụng:

 Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đờng.

Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, vật t mua ngoài đã thuộc quyền sởhữu của DNXL (tức là đã đợc thanh toán hoặc đợc chấp nhận thanh toán) nhng cha vềnhập kho mà còn đang trên đờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến DNXL,nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho

Kết cấu:

* Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi trên đờng

* Bên Có: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc giao thẳngcho khách hàng

* D nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi trên đờng

 Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu

Tài khoản 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của các loạinguyên liệu trong kho của DNXL

Kết cấu:

* Bên Nợ:

- Giá trị thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, nhận ứng trớc của bên giaothầu, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp trên cấphay từ các nguồn khác

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

* Bên Có:

- Trị giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất kinh doanh, thuê ngoài gia công,góp vốn liên doanh, nhợng bán hay xuất cho các mục đích khác

- Giảm giá hàng mua đợc hởng hoặc trị giá NVL mua trả lại cho ngời bán

- Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

 Tài khoản 153 - Công cụ dụng cụ

Tài khoản 153 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của các loạiCCDC trong kho của DNXL

Kết cấu:

* Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, thuê ngoài gia công chếbiến, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp trên cấp hay từ các nguồn khác

- Trị giá CCDC, đồ dùng cho thuê nhập kho

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

- Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

* Dự Nợ: Trị giá thực tế CCDC tồn kho

TK 153 có 3 Tài khoản cấp 2:

- TK 1531 : Công cụ dụng cụ

- TK 1532 : Bao bì luân chuyển

- TK 1533 : Đồ dùng cho thuê

* Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

TK 159 phản ánh việc lập dự phòng và phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàngtồn kho khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên, liên tục củahàng tồn kho trong DNXL

- Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả

- Số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và ngời nhậnthầu phụ xây lắp

- Khi hoá đơn thông báo giá chính thức điều chỉnh giá tạm tính thành giá thực

tế của số vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận

* D Có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu phụ xâylắp

* Dự Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số đã trả nhiềuhơn số phải trả cho ngời bán

Tài khoản này đợc chi tiết của từng đối tợng cụ thể

TK 331 có 2 tài khoản cấp 2:

- TK 3311 - Phải trả đối tợng khác: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán vềcác khoản nợ phải trả của DNXL cho các đối tợng khác (ngời bán vật t, thiết bị, lao vụ,dịch vụ cho DNXL)

- TK 3312 - Phải trả cho bên nhận thầu, nhận thầu phụ: Dùng để phản ánh tìnhhình thanh toán các khoản nợ phải trả của DNXL cho bên nhận thầu và nhà thầu phụ

TK 331 đợc chi tiết cho từng đối tợng thanh toán

14

-Ngoài các TK hàng tồn kho trên, trong hạch toán tổng hợp NVL, CCDC kế toán còn

sử dụng các TK nh: TK 111, TK 112, TK 141 (1412, 1413), các tài khoản chi phí nh:

TK 621, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642, và nhiều TK khác

2 Hạch toán tổng hợp các trờng hợp tăng NVL, CCDC.

2.1 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng NVL, CCDC ở các DNXL tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Tr

ờng hợp 1: NVL, CCDC tăng do mua ngoài:

* Nếu hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào các chứng từ chứng minh nguồn hàng

(hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua hàng, phiếu mua hàng, giấy biên nhận, ); các biên bảnbàn giao vật t; biên bản kiểm nhận vật t (nếu có) và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ các TK 152, 153 : Giá thực tế NVL, CCDC ghi trên phiếu nhập kho

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có các TK 331, 111, 112, 141, Tổng giá thanh toán

* Nếu hàng về kiểm nhận thấy thừa so với hoá đơn:

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa NVL, CCDC phải làm văn bản báo cho các bênliên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán, có hai trờng hợp xảy ra:

- Nếu nhập toàn bộ số hàng về, ghi:

Nợ các TK 152, 153 : Giá thực tế NVL, CCDC ghi trên phiếu nhập kho

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ theo số hoá đơn

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT

Sau khi truy tìm nguyên nhân và có quyết định xử lý số hàng thừa, tuỳ từng trờnghợp kế toán ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán số thừa, ghi:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 151, 152+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa đó thì ghi:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý (cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ theo số hoá đơn

Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+ Trờng hợp hàng thừa không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng

- Nếu chỉ nhập kho theo số ghi trên hoá đơn, kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp

1, số thừa coi nh giữ hộ ngời bán, kế toán ghi:

Nợ TK 002

Khi xử lý số hàng thừa ghi:

Có TK 002

Đồng thời căn cứ vào quyết định xử lý ghi nh sau:

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa đó thì ghi:

Nợ các TK 152, 153 : Trị giá hàng thừa đã xử lý

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ theo số hoá đơn

Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+ Trờng hợp hàng thừa không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập:

Nợ các TK 152, 153 : Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng

* Nếu hàng về kiểm nhận thấy thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số thu

nhập, ghi:

Nợ các TK 152, 153 : Trị giá ngoài thuế GTGT của số thực nhập

Nợ TK 1381 : Trị giá ngoài thuế GTGT của số hàng thiếu

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ theo số hoá đơn

Có TK 331

Đồng thời truy tìm nguyên nhân để xử lý:

+ Nếu nguyên nhân thuộc về ngời bán mà ngời bán giao tiếp số thiếu, ghi:

Nợ các TK 152, 153

Có TK 1381+ Nếu nguyên nhân thuộc về ngời bán mà ngời bán không còn hàng để giao:

+ Nếu thiếu không xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 821 : Chi phí bất thờng

Có TK 1381

* Nếu hàng về nhng hoá đơn cha về:

Trờng hợp này kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng cha có hoá đơn",trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, cuối tháng hoá đơn cha về thì ghi sổ theogiá tạm tính bằng bút toán:

Nợ các TK 152, 153

Có TK 331Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng mộttrong ba cách (Đối với trờng hợp làm kế toán thủ công):

- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá thực tế với giá tạm tính bằng bút toán đỏ (nếu

giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá tạm tính < giá thực tế)

- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại

giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng

Nếu đã ghi sổ kế toán trên máy mà cha in và ký duyệt thì chỉ xoá đi ghi lại bình ờng, nếu sổ kế toán đã đợc ký thì cũng làm theo một trong ba cách trên

th-* Nếu hoá đơn về nhng hàng cha về:

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đờng", trong tháng, hàng về thìghi sổ bình thờng, còn cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151 : Trị giá ngoài thuế theo hoá đơn

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ theo hoá đơn

Có các TK 331, 111, 112, 141, : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn.Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:

Nợ các TK 152, 153 : Chi phí thu mua ngoài thuế

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

16

-Có các TK 331, 111, 112, 141,

Ngoài ra, nếu DNXL đợc hởng chiết khấu mua NVL, CCDC thì ghi:

Nợ các TK 331, 111, 112, 141,

Có TK 711: % chiết khấu trên tổng giá thanh toán

 Nếu đợc giảm giá hàng bán và số giảm giá này trừ vào số tiền thanh toán cho ngờibán, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có các TK 152, 153 : Nếu số NVL, CCDC còn ở trong kho

Có các TK 621, 623, 627, Nếu số NVL, CCDC đợc giảm giá

tơng ứng đã đa vào sử dụng

 Nếu NVL, CCDC mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng phải trảlại cho ngời bán, khi xuất kho trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng trả lại

Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng trả lại

Có các TK 152, 153 : Trị giá ngoài thuế GTGT của số hàng trả lại

Tr

ờng hợp 2: Nhập khẩu NVL, CCDC

* Kế toán phản ánh trị giá NVL, CCDC nhập khẩu, chi phí thu mua (có thuế nhậpkhẩu phải nộp):

Nợ các TK 152, 153 : Giá có thuế nhập khẩu

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

Có TK 333 (3333) : Thuế nhập khẩu phải nộp

Có các TK 331, 111, 112, 141, Tổng số tiền phải thanh toán

* Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu đợc khấu trừ:

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

Có TK 333 (33312) : Thuế GTGT nhập khẩu phải nộp

* Nếu NVL, CCDC nhập khẩu đợc dùng để sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợngnộp thuế GTGT hoặc dùng vào các hoạt động sự nghiệp, chơng trình dự án, phúc lợi đợctrang trải bằng nguồn kinh phí khác, kế toán phản ánh thuế GTGT:

Nợ các TK 152, 153

Có TK 333 (33312) : Thuế GTGT nhập khẩu phải nộp

Và phản ánh chi phí thu mua:

Nợ các TK 152, 153 : Giá có thuế nhập khẩu

Có TK 333 (3333) : Thuế nhập khẩu phải nộp

Có các TK 331, 111, 112, 141, Tổng số tiền phải thanh toán

Tr

ờng hợp 3 : NVL, CCDC nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến xong:

Nợ các TK 152, 153 : Giá thành công xởng

Có TK 154Phản ánh chi phí vận chuyển, chi phí gia công, chế biến:

Nợ TK 154

Nợ TK 133 (1331)

Có các TK 331, 111, 112, 141, Chi phí gia công, vận chuyển phải thanh toán

Tr

ờng hợp 4 : NVL, CCDC nhập kho do bên giao thầu (bên A) ứng trớc cho DNXL

thực hiện khối lợng xây lắp nhận thầu:

* Đơn vị nhận thầu chính ứng trớc NVL, CCDC của bên giao thầu, ghi:

Nợ các TK 152, 153

Nợ TK 133 (1331) thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)

Có TK 131 : Chi tiết bên giao thầu

* Đơn vị trực thuộc nhận ứng trớc NVL, CCDC của bên giao thầu (bên A) để thựchiện khối lợng giao khoán xây lắp nội bộ, ghi:

Nợ TK 152 (1526)

Có TK 331Khi bàn giao lại số thiết bị này cho bên A ghi bút toán ngợc lại và tiến hành quyết toán riêng

* Nếu bên A uỷ quyền cho bên B mua, bên B ghi:

* NVL, CCDC tăng do nhận lại vốn góp liên doanh, thu hồi vốn đầu t ngắn hạn, ghi:

Nợ các TK 152, 153 : Giá trị thu hồi

Có các TK 128, 222 : Giá trị vốn góp nhận lại theo thoả thuận

Có TK 336 : Trờng hợp vay, mợn nội bộ

Có TK 338 (3388) : Trờng hợp vay của tập thể, cá nhân

* NVL, CCDC nhập kho do thu hồi nợ hoặc tăng do đợc điều chuyển nội bộ:

Đối với các DNXL tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT

đầu vào đợc tính vào giá thực tế NVL, CCDC nên khi mua ngoài, kế toán phản ánh vào

TK 152, 153 tổng giá thanh toán Cụ thể, kế toán ghi:

18

-Nợ các TK 152, 153 : Giá có thuế GTGT

Có các TK 111, 112, 141, 311, 331,

Các trờng hợp tăng NVL, CCDC khác nếu có thuế GTGT đầu vào thì cũng ghi tơng

tự Riêng trờng hợp NVL, CCDC mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng,phải trả lại cho ngời bán, khi xuất kho trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có các TK 152, 153 : Trị giá thanh toán của số hàng trả lại

3 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm NVL, CCDC

3.1 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm NVL

Tr

ờng hợp 1: Xuất NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp.

* Xuất NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất sản phẩm côngnghiệp, hoạt động dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 621, 6232, 6272, 6422, 6412

Có TK 152 : Giá thực tế vật t xuất kho

* Xuất NVL cho hoạt động khoán xây lắp nội bộ

Nợ TK 136 (1362) : Đơn vị nhận khoán đợc phân cấp quản lý tài chính

Nợ TK 141 (1413) : Đơn vị nhận khoán không đợc phân cấp quản lý tài chính

ờng hợp 3 : Xuất NVL góp vốn liên doanh, ghi:

Nợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn

Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ (hoặc Có) TK 412 : Phần chênh lệch (nếu có)

Có TK 152

Tr

ờng hợp 4 : Xuất NVL ứng trớc hoặc khi thực trả cho nhà thầu phụ về giá trị khối

lợng xây lắp nhà thầu phụ đã thực hiện, ghi:

Nợ TK 331 (3312) : Chi tiết nhà thầu phụ

Có TK 152

Tr

ờng hợp 5 : Xuất NVL để bù đắp thiệt hại phát sinh trong thời gian ngừng sản

xuất theo thời vụ (đã đợc dự toán trớc), ghi:

Nợ TK 411 : Theo giá thoả thuận của hợp đồng giao nhận vốn

Nợ (hoặc Có) TK 412 : Phần chênh lệch giá (nếu có)

Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất trả

Các tr ờng hợp giảm NVL khác:

* NVL giảm do cho vay tạm thời, ghi:

Nợ TK 138 (1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời.

Có TK 152 : Giá thực tế NVL cho vay

* NVL giảm do đánh giá lại, ghi:

Nợ TK 412

Có TK 152 : Giá thực tế NVL giảm

* NVL bán hoặc xuất trả lơng, trả thởng, ghi:

Nợ TK 632 : Trị giá vốn của lô NVL xuất

Có TK 152

3.2 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm CCDC

Tr

ờng hợp 1 : Xuất dùng CCDC cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Căn cứ vào giá trị CCDC, mục đích xuất dùng, số lợng CCDC xuất cho từng lần đểxác định số lần phân bổ giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh

* Nếu CCDC xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều thì toàn bộ giá trịCCDC xuất dùng đợc tính hết vào chi phí trong kỳ (phân bổ một lần), ghi:

= - -

Kế toán ghi:

Nợ TK 152 : Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có)

Nợ TK 138 : Khoản bồi thờng vật chất đối với ngời làm hỏng làm mất

Nợ các TK 623, 627, 641, 642 : Số phân bổ lần 2 cho các đối tợng sử dụng

Có TK 142 : Số phải phân bổ lần 2 (*)

* Nếu CCDC (hoặc bao bì luân chuyển) xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao, có tácdụng phục vụ cho nhiều kỳ hạch toán thì toàn bộ giá trị xuất dùng đợc phân bổ dần vàogiá trị chi phí (Phơng pháp phân bổ nhiều lần)

- Kế toán phản ánh giá trị CCDC xuất dùng:

Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị này Khi các bộ phận

sử dụng báo hỏng hay mất mát, hết thời hạn sử dụng, kế toán phản ánh t ơng tự nh búttoán (*) ở trên

Tr

ờng hợp 2 : Xuất CCDC cho hoạt động giao khoán xây lắp nội bộ, kế toán ghi:

Nợ TK 136 (1362) : Đơn vị nhận khoán có tổ chức kế toán riêng

Nợ TK 141 (1413) : Đơn vị nhận khoán không có tổ chức kế toán riêng

Có TK 153

20

ờng hợp 3: Cho thuê CCDC

* Khi xuất kho CCDC cho thuê, ghi:

Nợ TK 142 (1421)

Có TK 153 (1533)

* Tính giá trị đồ dùng cho thuê vào chi phí hoạt động, ghi:

Nợ TK 627 : Nếu cho thuê CCDC là một trong những hoạt động chính của DN

Nợ TK 821 : Nếu cho thuê CCDC không phải là hoạt động chính của DN

Có TK 142 (1421) : Giá trị còn lại (cha tính vào chi phí hoạt động)

4 Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL, CCDC

Định kỳ hoặc đột xuất, DNXL phải thực hiện việc kiểm kê tình hình NVL, CCDCtồn kho về mặt số lợng, giá trị (theo sổ kế toán, theo thực tế kiểm kê và tính số chênhlệch), điều này đợc thể hiện ở biên bản kiểm kê hàng tồn kho Biên bản kiểm kê hàngtồn kho là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê kho Sau đó, doanh nghiệp phảitruy tìm nguyên nhân thừa, thiếu (nếu có) để có quyết định xử l Các trờng hợp có thể xảy

ra khi kiểm kê kho là:

Tr

ờng hợp 1 : Phát hiện thiếu hụt NVL, CCDC khi kiểm kê: Mọi trờng hợp thiếu hụt

vật t trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải truy tìm nguyên nhân và xác định ngờiphạm lỗi Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định của ngời có thẩm quyền, căn

cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán ghi:

* Nếu thiết hụt do sai sót trong ghi chép, cân, đong, đo, đếm, kế toán điều chỉnh lại

sổ kế toán (ghi giảm số đã phản ánh), ghi:

* Nếu NVL, CCDC thừa đã xác định đợc nguyên nhân do trớc đây cân, đong, đo,

đếm nhầm (đã phản ánh ít hơn số thực có) mà giá trị thừa thuộc sở hữu của doanh nghiệp,

Nợ TK 338 (3381)

Có TK liên quan (3388, 721, 411 )

* Nếu xác định NVL, CCDC thừa không phải của doanh nghiệp thì số thừa đợc ghi:

Nợ TK 002

5 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính năm, DNXL phải hoànnhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trớc và khoản thu nhập bất thờng để xác

định kết quả kinh doanh và ghi:

Nợ TK 159 (1591)

Có TK 721

Đồng thời phải lập dự phòng giảm giá cho NVL, CCDC ứ đọng, mất phẩm chất,không thể đa vào sản xuất hoặc phải thanh lý (mà giá trên thị trờn chắc chắn thấp hơn giághi sổ kế toán vào thời điểm cuối năm) Mức dự phòng đợc xác định theo công thức:

-tự hạch toán của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà quan trọng hơn là phải tạo ra cácmối liên hệ kế toán ở từng phần hành nói riêng và toàn bộ công việc hạch toán nói chung,trong đó, ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quátrình công nghệ sản xuất thông tin kế toán mà sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thểcủa phơng pháp tài khoản, là phơng tiện thể hiện nguyên lý của phơng pháp ghi sổ kép,giúp kế toán phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng nhtheo đối tợng.

TK 151

Hàng đi đ ờng kỳ tr ớc đã về

TK 411

Nhận cấp phát, tặng th ởng,nhận góp vốn liên doanh

TK 131

Nhận ứng tr ớc NVL, CCDCcủa bên giao thầu

TK 3362,1413

Đơn vị trực thuộc nhận ứng tr ớc NVL, CCDC để thực hiện khối l ợng giao khoán nội bộ

Đối với các DNXL, tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêucầu quản lý, trình độ nghiệp vụ và trang bị kỹ thuật của kế toán có thể lựa chọn một trongcác hình thức sổ kế toán sau:

Đối với phần hành kế toán vật t, việc tổ chức sổ kế toán theo các hình thức sổ đợcthể hiện ở các sơ đồ (trang bên), do mối quan hệ bản chất giữa các loại sổ kế toán trongmột hình thức sổ và giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên việc ghi sổ trong phần hành

kế toán vật t vẫn có những phụ thuộc nhất định với các phần hành kế toán khác, tính độclập chỉ là tơng đối Theo các sơ đồ tổ chức trình bày ở đây:

- Việc tổ chức chứng từ đã đợc trình bày ở mục B.I

- Việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC đã đợc trình bày ở mục B.II

- Đối với việc ghi sổ tổng hợp:

1 Theo hình thức Nhật ký sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức NK-SC là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kếthợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trêncùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ NK-SC Tất cả các Tài khoản trongbảng mà doanh nghiệp sử dụng đều phải phản ánh lên sổ cái

Hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra, áp dụng thích hợp với các đơn vị kế toán nhỏ,

ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung nghiệp vụ đơn giản, ít tài khoản, số ngời làm kếtoán ít Nó không áp dụng đợc cho các đơn vị kế toán vừa và lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tếphát sinh, sử dụng nhiều tài khoản, nhiều ngời làm kế toán, hệ thống sổ chi tiết tách rời sổtổng hợp Vì vậy, các DNXL ít sử dụng hình thức này

24

Đặc trng cơ bản của hình thức này: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là

"Chứng từ ghi sổ" Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo thời gian Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lýchứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotài khoản kế toán, số liệu trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ, các bảng tổng hợp chi tiết và dùng để lập báo cáo tài chính Cóthể sử dụng một trong hai loại sổ cái:

- Sổ cái ít cột: Sử dụng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều

- Sổ cái nhiều cột (ngợc lại)

Ghichú

CT-GS

Sốtiền

CS-GS

Sốtiền

hiệu

Ngàytháng

Sốhiệu

Ngàytháng

Cộng Cộng tháng luỹkế từ đầu quý

Hình thức này dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán phân đều trongtháng, dễ phân công, chia nhỏ, song lại ghi chép trùng lắp nhiều, thờng xuyên phải kiểmtra, đối chiếu, nếu có sai sót phải sửa chữa nhiều sổ, khối lợng công việc nhiều nên thờng

bị chậm trễ trong tính toán chỉ tiêu hàng ngày, Vì vậy thích hợp với mọi loại hình, quymô DNXL, đặc biệt có sử dụng kế toán máy

3 Hình thức Nhật ký chung.

Đặc trng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phátsinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghivào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hình thức này có thể áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp, nó có u điểm là thuậnlợi cho đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng máy vi tính trong

công tác kế toán song một số nghiệp vụ bị trùng lắp giữa các sổ nhật ký đặc biệt, cuối kỳphải loại bỏ số liệu trùng mới đợc ghi vào sổ cái.

Số trang trớc chuyển sang

Cộng chuyển trang sau

ĐƯ

Số phát sinhSố

4 Hình thức Nhật ký chứng từ

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tàikhoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc hệ thống hoá theo nghiệp vụ kinh tế (theo tài khoản) với việcghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng mộttài khoản và trong cùng một quá trình ghi chép Hình thức này thích hợp trong điều kiệnlàm kế toán thủ công, nó giảm bớt khối lợng công việc ghi chép hàng ngày, góp phầnnâng cao năng xuất lao động cho nhân viên kế toán Mặt khác nó cung cấp số liệu kịp thờicho nhà quản lý và thuận tiện cho việc làm kế toán tài chính Vì thế, nó không phù hợpvới đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ, trình độ của nhân viên kế toán không đồng đều.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ (phần hành kế toán NVL,CCDC)

TK 111, TK 112)

NKCT khác(Ghi có các tài khoản khác)

Trên đây là toàn bộ những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán NVL, CCDCtrong các DNXL trên cơ sở chế độ kế toán 1864/1999/QĐ/BTC ngày 16/12/1999 Những

lý luận trên đợc vận dụng muôn màu muôn vẻ trong thực tiễn, vì thế chỉ có đi sâu vàothực tiễn thì mới hiểu đợc sâu sắc và thấu đáo những lý luận này và có sự so sánh, tổngkết nhằm rút ra những kiến thức bổ ích, những giải pháp thích đáng cho ngời nghiên cứucũng nh ngời trực tiếp làm công tác kế toán trong DNXL nói chung, kế toán NVL, CCDCnói riêng

C Tổ chức kế toán NVL, CCDC với việc nâng caohiệu quả sử dụng vốn lu động trong các DNXLVốn lu động là giá trị của tài sản lu động trong doanh nghiệp Vốn lu động có thểnằm trong bộ phận dự trữ sản xuất dới dạng NVL, CCDC hay cũng có thể nằm trong khâusản xuất nh nửa thành phẩm, sản phẩm dở dang hoặc nằm trong khâu lu thông nh vốnbằng tiền, vốn trong thanh toán

Vốn lu động là một bộ phận quan trọng của vốn sản xuất trong doanh nghiệp nóichung, DNXL nói riêng Nó có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trong một nămhoặc một chu kỳ kinh doanh, do đó việc phân bổ và sử dụng hợp lý từng bộ phận của vốn

lu động là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.Muốn vậy, nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp phải có thông tin để ra các quyết

định quan trọng nh nên duy trì quy mô vốn lu động bao nhiêu thì hợp lý? nên cơ cấu vốn

lu động nh thế nào? lúc nào thì tăng quy mô của bộ phận dự trữ, lúc nào thì nên tăng quymô của bộ phận lu thông, bộ phận thanh toán, bộ phận vốn lu động nằm trong sản xuất?NVL, CCDC là đối tợng lao động đóng vai trò chính trong việc tạo ra thực thể sảnphẩm ở các DNXL Nằm trong bộ phận dự trữ của vốn lu động, quy mô giá trị NVL,CCDC cũng nh cơ cấu, chủng loại, số lợng NVL, CCDC tăng giảm hợp lý sẽ xác định đợctính hợp lý của dự trữ sản xuất trong sự phù hợp với nhịp điệu kinh doanh của doanhnghiệp trong những thời kỳ nhất định, góp phần đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vốn lu

động trong một chu kỳ kinh doanh

Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC một cách khoa học là điều kiện và giải pháp

để doanh nghiệp nâng cao đợc hiệu quả sử dụng vốn lu động vì hai lý do:

- Thông qua việc tổ chức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp NVL, CCDC sẽcung cấp các thông tin về mặt lợng và về mặt giá trị trong sự tăng, giảm và tình hình hiện

có của từng loại NVL, CCDC, từ đó nhà quản lý có thể ra các quyết định quan trọng vềviệc cung cấp, sử dụng và dự trữ NVL, CCDC phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanhnghiệp sao cho việc cung cấp phải kịp thời, đồng bộ và đầy đủ; việc sử dụng phải tiếtkiệm và hiệu quả; việc dự trữ phải khoa học, không gây ứ đọng vốn,

- Kết hợp giữa phần hành kế toán NVL, CCDC với các phần hành kế toán khác để

có đợc những chỉ tiêu tổng hợp về kết quả kinh doanh, về quy mô giá trị từng loại tài sảncủa doanh nghiệp phục vụ cho việc tính toán những chỉ tiêu kinh tế đánh giá hiệu quả sửdụng vốn lu động sau mỗi chu kỳ kinh doanh từ đó có những giải pháp thiết thực để pháthuy những mặt tích cực và khắc phục những mặt còn hạn chế; xây dựng đợc những mụctiêu cụ thể về tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong chu kỳ kinhdoanh sau

Điều đó đợc thể hiện qua việc phân tích một số chỉ tiêu sau:

1 Phân tích tình hình dự trữ tài sản lu động.

Dự trữ tài sản lu động là nhu cầu thờng xuyên đối với các DNXL trong nền kinh tếthị trờng bởi vì nếu thiếu NVL, CCDC thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn, gây ra nhiềuchi phí phát sinh không cần thiết và ảnh hởng tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.Mặt khác, dự trữ bao nhiêu, dự trữ loại NVL, CCDC nào để không gây ứ đọng vốn mà vẫn

đảm bảo đợc nhu cầu của sản xuất kinh doanh trớc những biến động của thị trờng lại làvấn đề hết sức quan trọng Vì vậy phải thờng xuyên và định kỳ phân tích tình hình dự trữNVL, CCDC để kịp thời có những quyết định đúng đắn về quản lý vật t cụ thể là xem xét

sự thay đổi tài sản dự trữ thực tế trên phơng diện quy mô, kết cấu của nó trong mối quan

hệ với quy mô và điều kiện sản xuất kinh doanh trong kỳ, giữa kỳ phân tích với kỳ gốc,

kỳ kế hoạch

2 Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lu động

Phân tích hiệu quả sử dụng (VLĐ) dựa trên việc phân tích một số chỉ tiêu sau:

* =

* =

* =

ý nghĩa của các chỉ tiêu:

- Sức sản xuất của VLĐ cho biết một đồng VLĐ đa vào sản xuất đem lại bao nhiêu

đồng giá trị tổng sản lợng trong kỳ

- Sức sinh lợi của VLĐ cho biết một đồng VLĐ làm ra mấy đồng lợi nhuận trong kỳ

- Hệ số đảm nhiệm của VLĐ cho biết để có một đồng doanh thu thuần thì phải bỏ rabao nhiêu đồng VLĐ trong kỳ

- Số vòng quay của VLĐ cho biết VLĐ quay đợc mấy vòng trong kỳ, số vòng quaytăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng VLĐ tăng và ngợc lại

- Thời gian của một vòng luân chuyển cho biết trong kỳ VLĐ quay đợc một vòng thìmất bao nhiêu ngày

Việc phân tích các chỉ tiêu trên thờng thông qua việc tính toán và so sánh năm phântích với năm gốc hoặc năm kế hoạch với năm thực hiện để biết đợc tình hình sử dụngVLĐ ở doanh nghiệp có tốt hơn hay không, từ đó tìm nguyên nhân để có những biện pháp

sử lý tồn tại, phát huy những mặt tích cực đã đạt đợc

28

-Phần II

Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu,

công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng

vốn lu động tại Công ty Phát triển

kỹ thuật xây dựng

A Khái quát chung về Công ty Phát triển kỹthuật xây dựng

I Giới thiệu chung về công ty

Tên tiếng Việt : Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

Tên tiếng Anh : Construction Technology Development Company

Quyết định thành lập : 117A/BXD

Tài khoản ngân hàng : 710A - 00340 (Ngân hàng Công thơng Ba Đình)

Trụ sở công ty : 243A - La Thành - Đống Đa - Hà Nội

Điện thoại : (84) 4.8347590 - 7.664651

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng đợc thành lập ngày 05 tháng 5 năm 1993 theoQuyết định số 177A/BXD - TCLĐ của Bộ Xây dựng trên cơ sở hợp nhất Trung tâm triểnkhai kỹ thuật và Trung tâm chuyển giao công nghệ xây dựng thích hợp thuộc Viện Khoahọc công nghệ xây dựng Theo Quyết định này, Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là 1

đơn vị kinh tế cơ sở thuộc Bộ Xây dựng hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độclập sản phẩm chính là xây lắp, với số vốn ngân sách Nhà nớc cấp 940 triệu đồng, và vốndoanh nghiệp tự bổ xung là 562 triệu đồng

Sau đó công ty đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 15/5/1993 đây là

1 điều kiện pháp lý mới giúp công ty có thể mở rộng năng lực sản xuất kinh doanh củamình cho phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng

Qua 7 năm xây dựng và phát triển từ mấy chục kỹ s, công nhân ban đầu đến naycông ty trở thành DNNN hạng I, có 1 đội ngũ kỹ s, chuyên gia quản lý và công nhân lànhnghề hùng hậu (115 kỹ s, 45 kỹ thuật viên, 500 công nhân kỹ thuật và một số chuyên gianớc ngoài)

Ngày 16/4/1997 công ty đợc Bộ Xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng Theovăn bản này công ty đợc phép thực hiện các công việc xây dựng gồm:

- Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, xây tay

- Thi công các loại móng công trình, xây gạch chịu lửa

- Công việc xây lắp, kết cấu công trình, lắp đặt thiết bị công trình

- Xây dựng các công trình dân dụng và phần bao che các công trình xây dựng nhóm A

- Xây dựng các công trình kỹ thuật và hạ tầng đô thị và khu công nghiệp

- Xây dựng đờng dây và trạm biến áp tới 35 KV

- Xây dựng nền và mặt đờng bộ

- Xây dựng đờng bộ tới cấp IV và cầu cống nhỏ trên đờng bộ.

- Xây dựng kênh, mơng, trạm bơm thuỷ lợi

Nh vậy qua 4 năm có quyết định thành lập lại, Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

đã mở rộng năng lực sản xuất kinh doanh của mình ra nhiều lĩnh vực xây dựng

Trong ba năm gần đây, tuy bị ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính trong khuvực, nguồn vốn trong nớc còn hạn hẹp, vốn đầu t xây dựng cơ bản cắt giảm, việc tham gia

đấu thầu và nhận thầu các công trình nầm trong tình trạng cạnh tranh gay gắt, song nhờ sựchỉ đạo, giúp đỡ của Tổng công ty, kết hợp với sự nỗ lực của công ty kiên trì từng bớc mởrộng thị trờng, tranh thủ sự giúp đỡ của các đối tác đầu t xây dựng trong và ngoài nớc,phát huy nội lực và thuận lợi sẵn có của đơn vị, mạnh dạn cải tiến sắp xếp lại mô hình sảnxuất cho phù hợp, tăng cờng kiểm tra, kiểm soát, quản lý, điều hành tập trung, kiên quyếtnăng động nên công ty đã nâng cao đợc năng lực thi công xây lắp và chuẩn bị cho kếhoạch chiến lợc về công nghệ sản xuất Công ty mạnh dạn lập các dự án đầu t, đã muathêm một bộ kích thuỷ lực dùng cho cốp pha trợt áo, một xe bơm bê tông 110m3/h, một

bộ cần cẩu TADANO 25 tấn, một bộ thiết bị kích kéo cáp dự ứng lực, các thiết bị này

đã và đang phát huy tác dụng, phục vụ tốt cho các công trình trọng điểm nh nhà máy ximăng Bút Sơn, cụm công trình xi măng Hoàng Mai, Hiệp Phớc, nhà máy nớc Việt Trì,Vĩnh Long, nhà máy lọc dầu Dung Quất, nhà máy đờng,

Bên cạnh đó, do đặc điểm là đơn vị thi công chuyên ngành, để có cơ hội mở rộng thịtrờng trong nớc, tiếp cận thị trờng ngoài nớc, sắp tới, công ty sẽ áp dụng tiêu chuẩn quản

lý chất lợng ISO 9002 vào doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác quản lý chất lợng sảnphẩm thi công cốp pha trợt,

Nhìn chung công ty đã duy trì và phát triển đợc nhịp điệu kinh doanh, tạo đủ công

ăn việc làm cho ngời lao động, hầu hết các đơn vị trực thuộc công ty đều làm ăn có lãi,thực hiện tốt phơng châm "đa dạng hoá sản phẩm" thông qua việc tổ chức đội ngũ khoahọc đi sâu nắm bắt công nghệ đặc thù Do những thay đổi nhất định về bố trí cơ cấu tổchức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh nên cơ cấu vốn của công ty trong những nămgần đây có những biến động:

Biểu số 1:

Năm Tài sản lu động Tài sản cố định Tổng tài sản

Số tiền % Số tiền % Số tiền %

3 Nộp ngân sách 3.250.013.040 4.139.669.757 6.176.917.217

4 Lợi nhuận thuần 1.857.245.366 1.402.965.639 1.494.483.916

5 Thu nhập bình quân 8.586.650 8.064.998 8.857.582

Trong thời bao cấp còn nặng về cơ chế "xin - cho", công tác tổ chức sản xuất ở công

ty còn nhiều lệ thuộc vào chỉ tiêu kế hoạch bộ giao, tác phong trì trệ trong điều hành sảnxuất là phổ biến Từ khi nớc ta chuyển sang cơ chế kinh tế thị trờng, công ty đã có thêmnhiều điều kiện mới để phát triển và cũng có nhiều thách thức mới phải đối đầu Mô hình

30

-tổ chức sản xuất kinh doanh đợc thay đổi cho phù hợp với điều kiện mới, hiện nay công tychủ yếu thực hiện sản xuất thi công hai loại công trình:

- Công trình giao thầu: Tổng công ty hoặc bên A (bên có công trình) căn cứ vào hồsơ thiết kế dự toán của công trình và năng lực thi công của công ty để trực tiếp giao thầu.Sau khi đợc giao thầu, công ty tiến hành tổ chức thi công công trình

- Công trình do công ty trực tiếp làm hồ sơ dự thầu: Hiện nay công ty đã đề ra nhiềuquy định nhằm động viên, khuyến khích các đơn vị, cá nhân tích cực tìm kiếm công trìnhtrên địa bàn cả nớc Căn cứ vào luật đấu thầu của Nhà nớc, căn cứ vào hồ sơ mời thầu củabên A, phối hợp với ý kiến của bộ phận tiếp cận công trình, bộ phận làm biện pháp thicông, phòng kinh tế - kế hoạch và phòng kỹ thuật - thi công lập hồ sơ đấu thầu, đợc giám

đốc công ty thông qua; sau khi mở thầu, chấm thầu, nếu trúng thầu thì giám đốc công ty

sẽ trực tiếp giao cho các đơn vị tổ chức thi công

Để thi công các công trình đợc giao thầu và công trình trúng thầu, công ty thờnggiao khoán cho các đơn vị cấp dới toàn bộ giá trị của công trình, hạng mục công trình,khối lợng xây lắp, hoặc chỉ giao khoán phần chi phí nhân công của giá trị khối l ợng xâylắp thông qua hợp đồng giao khoán nội bộ Trong hợp đồng này nêu rõ nội dung côngviệc, khối lợng, chất lợng, đơn giá, thời hạn khởi công và hoàn thành hợp đồng, Các đơn

vị giao khoán phải có trách nhiệm hoàn thành hợp đồng đợc giao

Ngoài ra, công ty còn có những công trình trọng điểm (thờng là những công trình cógiá trị sản lợng lớn hoặc cụm công trình trên cùng một địa bàn) Với các công trình này,

để quản lý dự án đợc tốt, công ty đều có ban điều hành điều phối trực tiếp mọi hoạt độngtrên công trình

Cách tổ chức sản xuất ở công ty nh trên là phù hợp với cơ chế quản lý tài chính vàcơ chế quản lý dự án, cơ chế đấu thầu của Nhà nớc mới ban hành

II Tổ chức bộ máy của Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

Để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng, phù hợp với khảnăng và trình độ cán bộ, nhân viên quản lý, bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của công

ty đợc tổ chức theo kiểu hỗn hợp trực tuyến - chức năng, mô hình này là bớc đột phá trong

tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Theo sơ đồ tổ chức (trang sau), mỗi bộ phận cấu thành có chức năng và nhiệm vụ cụthể quy định là:

- Giám đốc công ty: là ngời do Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm,miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty quy

định Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm tr ớc Tổng giám đốc

và pháp luật, là ngời có quyền điều hành cao nhất công ty

- Giúp việc cho Giám đốc công ty là 3 Phó giám đốc công ty, một ngời giúp Giám

đốc trong việc tổ chức, điều hành và phát triển công ty, một ngời phụ trách công tác điềuhành sản xuất, một ngời phụ trách các mảng công việc còn lại nh công tác Đảng, công táccơ quan đoàn thể nh chăm lo đời sống, quyền lợi, chế độ, chính sách cho cán bộ côngnhân viên trong toàn công ty

- Kế toán trởng: phụ trách chung công tác tài chính kế toán, công tác thống kê toàncông ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc trong phạm vi nhiệm vụ đợc giao và tham mu tàichính cho Giám đốc

Các phòng ban chức năng gồm:

- Phòng Tổ chức hành chính:

+ Chức năng: là phòng ban nghiệp vụ có chức năng tham mu cho Giám đốc công ty

về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, thanh tra pháp chế, quân sự tự vệ, đào tạo,bồi dỡng cán bộ công nhân và an toàn vệ sinh lao động trong toàn công ty, thống kê báocáo, khen thởng, kỷ luật

+ Nhiệm vụ: Cụ thể hoá chức năng đợc quy định, chẳng hạn trong công tác tổ chứcsản xuất phải sắp xếp lại bộ máy các đơn vị trong công ty; nghiên cứu việc giải thể, thànhlập các tổ chức sản xuất, phòng ban mới cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất của công tytrong từng giai đoạn, Trong công tác cán bộ: sắp xếp lao động đa vào đào tạo, sử dụng,

điều hoà cán bộ công nhân viên, nâng lơng, quản lý hồ sơ nhân sự

- Phòng Tài chính - kế toán:

Chức năng: Giúp Giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống

kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty theo cơ chế quản lý hiện hành, đồngthời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kế toán tài chính của Nhà nớc tại công ty

- Phòng Kế hoạch đầu t.

+ Chức năng: là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp việc cho Giám đốc công ty vềcông tác kinh tế kế hoạch, công tác đấu thầu và công tác quản lý thiết bị của toàn công ty.+ Nhiệm vụ: Hàng năm căn cứ vào định hớng của toàn công ty và năng lực của công

ty trên thực tế để tiếp cận thị trờng và dự kiến kế hoạch năm của công ty trên cơ sở giá trịsản lợng tính toán và chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật có liên quan; Tham mu cho Giám đốc công

ty giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị nội bộ đồng thời yêu cầu các đơn vịhàng tháng phải báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình;Tổng hợp việc thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý để Giám đốc công ty điều hànhchỉ đạo nhằm thực hiện hoàn thành kế hoạch đề ra

Phòng kỹ thuật thi công gồm ba bộ phận: Bộ phận kỹ thuật, bộ phận trắc đạc và bộphận thí nghiệm

Các đơn vị trực thuộc công ty bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp, đội xây dựng, độithi công chuyên ngành có nhiệm vụ thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằmnâng cao khả năng và hiệu quả kinh tế của đơn vị nói riêng, công ty và Tổng công ty nóichung, đáp ứng đợc nhu cầu của nền kinh tế thị trờng

Riêng đội thi công kéo căng cáp dự ứng lực: là đội thi công xây dựng chuyên ngành

áp dụng tiến bộ khoa học vào các công trình xây dựng bằng phơng pháp thép ứng suất

tr-ớc Đội có nhiệm vụ kết hợp với các xí nghiệp, đội xây dựng khác để thực hiện thi côngcác công trình xây dựng có áp dụng công nghệ mới nói trên

Mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của bộ máy tổ chức trên thể hiện ở mốiquan hệ trực tuyến giữa cấp trên với cấp dới (Giám đốc với các phòng ban, các phòng banvới đơn vị trực thuộc, ), ngoài ra là quan hệ chức năng giữa các phòng ban với Giám đốc,với các đơn vị trực thuộc Sự liên hệ đó nhằm mục đích thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụcủa mỗi bộ phận, góp phần đảm bảo quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty đ ợcthực hiện đồng bộ và có hiệu quả

32

-Biểu số 3

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

III Tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm của sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh xây dựng cơ bản mà hoạt độngcủa Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng mang tính chất lu động, rộng lớn và phức tạp

Bộ máy tổ chức của công ty nh đã trình bày ở trên là để phù hợp với đặc điểm này do đó

bộ máy kế toán cũng phải đợc thiết kế cho phù hợp với việc thông tin và kiểm tra tìnhhình tài chính ở từng bộ phận và trên toàn công ty

P Giám đốc P Giám đốc P Giám đốc Kế toán tr ởng

đầu t

Phòng Kỹ thuật

Phòng Thí nghiệm trung tâm

Trung tâm chuyển giao công nghệ

Phòng Tài chính -

XN xây dựng nền móng công trình

XN xây dựng và thi công cơ giới

XN xây dựng và hoàn thiện công trình

XN xây dựng các công trình liên hợp

Biểu số 4:

Tổ chức Bộ máy kế toán tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

Theo sơ đồ trên Phòng Tài chính kế toán công ty gồm 7 ngời đợc phân công côngtác nh sau:

- Trởng phòng Tài chính - Kế toán (kế toán trởng) có nhiệm vụ giúp Giám đốc tổchức, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính, công tác kế toán thống kê của công ty

- Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp): Phụ trách công tác nghiệp vụ tài chính kếtoán, định kỳ tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành, đối chiếu với phần hành của các

kế toán viên khác, lập báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nớc và công ty

- Kế toán thanh toán: Phụ trách việc thanh toán của công ty với các đối tợng trong

và ngoài công ty (trừ việc kế toán thanh toán, giao dịch với ngân hàng), đồng thời phụtrách kế toán lơng, bảo hiểm xã hội

- Kế toán vật t, tài sản cố định: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình hiện có, biến độngtăng giảm tài sản cố định, NVL, CCDC của công ty; phản ánh kịp thời khấu hao tài sản cố

- Thủ quỹ: Phụ trách việc quản lý két tiền mặt của công ty, theo dõi tình hình hiện

có, biến động tăng, giảm tiền mặt tại quỹ

Kế toán tổng hợp và mỗi kế toán viên còn phải chuyên quản một hoặc một số cụmcông trình, chi nhánh, xí nghiệp, đội xây dựng theo sự phân công cụ thể của cấp trên

- Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc công ty:

Hiện nay các chi nhánh của công ty thực hiện hạch toán báo sổ vào cuối mỗi quý,

Bộ máy kế toán của chi nhánh có từ 3 đến 5 ngời

Mỗi xí nghiệp xây dựng có từ 2 đến 3 kế toán, mỗi đội xây dựng có một kế toán phụtrách toàn bộ công việc hạch toán của đội

Hiện nay các xí nghiệp, đội xây dựng thực hiện hạch toán tập trung tại công ty, khi có cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán thực hiện việc hạch toán ban đầu và tập hợpchứng từ theo từng loại, cuối quý mới mang lên công ty để kiểm tra và hạch toán

Mỗi đơn vị trực thuộc công ty chỉ đợc mở một số tài khoản kế toán nhất định, không

có bộ sổ kế toán tổng hợp riêng

Bộ máy kế toán nói trên có mối quan hệ khăng khít giữa các kế toán viên với kế toántổng hợp, kế toán trởng cũng nh giữa các kế toán chuyên quản với kế toán trởng các xínghiệp, ngời phụ trách kế toán ở đội xây dựng thông qua quan hệ đối chiếu, kiểm tra sổ

định

Các nhân viên

kế toán ở các đơn vị

Kế toán ngân hàng

Kế toán Nhật ký chung

Thủ quỹ

Phó phòng Kế toán (Kế toán tổng hợp)

Tr ởng phòng Tài chính - Kế toán

(Kế toán tr ởng)

sách hoặc các chứng từ theo định kỳ Vì vậy bộ máy kế toán của công ty có thể đảm bảonhiệm vụ theo chức năng quy định, góp phần quan trọng nhất vào việc quản lý tài chínhmột cách có hiệu quả trên toàn công ty.

II Tổ chức hình thức sổ kế toán

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, còn

có quan hệ theo ngành dọc với Tổng công ty Xây dựng Hà Nội nên vấn đề hiện đại hóa côngtác kế toán nhằm tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đạt đợc hiệu quả kinh tế đã sớm đợc quantâm, đặc biệt là việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán Mặt khác, để phù hợp với

đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán,công ty đã và đang vận dụng hình thức Nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán Phần mềm kếtoán mà công ty đang áp dụng là CAP 3.0 (Construction Accouting Program 3.0)

Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và thuận lợitrong sử dụng phần mềm kế toán, một số sổ sách kế toán mà công ty sử dụng về mặt hìnhthức có đợc sáng tạo song bản chất thì vẫn là hình thức Nhật ký chung

Sổ Nhật ký chung và sổ cái đợc mở cho cả năm tài chính

Kế toán sử dụng các sổ chi tiết:

- Sổ chi tiết tạm ứng (chi tiết TK 1412, TK 1413): dùng để theo dõi chi tiết việc tạmứng và thanh toán tạm ứng của các đối tợng trong công ty

- Sổ chi tiết thanh toán (TK 3311 - Phải trả đối tợng khác): dùng để theo dõi chi tiếtcông nợ của công ty với các đối tợng cung cấp hàng hoá, vật t trong và ngoài công ty

- Thẻ kho: Đợc mở ở kho công ty để theo dõi về mặt số lợng NVL, CCDC nhập,xuất tồn của từng thứ vật t trong kho

- Sổ số d: Dùng để theo dõi tổng hợp giá trị và số lợng từng loại vật t có trong khocông ty vào cuối mỗi tháng Sổ số d đợc mở cho cả năm tài chính

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các bảng kê VL, CCDC xuất dùng, bảng phân bổNVL, CCDC, các bảng tổng hợp chi tiết TK 1412, TK 3311, và các tờ kê chi tiết chứngtừ

Các tờ kê chi tiết chứng từCác sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Bảng kê vật t xuất

- Bảng phân bổ NVL, CCDC

- Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản

Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ Quan hệ đối chiếu

B Tổ chức hạch toán NVL, CCDC tại Công ty Pháttriển kỹ thuật xây dựng

I Tình hình chung về NVL, CCDC

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí vềNVL, CCDC chiếm tỷ trọng lớn (75-80%) tổng chi phí sản xuất kinh doanh Để phục vụcho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng nhiều loại NVL, CCDC nh ximăng (hầu hết các loại xi măng có trong nớc), gạch, thép, các sản phẩm của ngành khaithác, sử dụng ngay, các thiết bị lắp đặt, thiết bị vệ sinh, và nhiều loại NVL, CCDC vậtliệu khác Công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phong phú về chủng loại nh các loại máymóc, công cụ nhỏ, bảo hộ lao động, giàn giáo, cốp pha,

1 Công tác phân loại NVL, CCDC ở công ty

Để thuận lợi cho công tác theo dõi, quản lý vật t theo lô, lợt và quản lý vật t về mặtchất lợng, công ty đã tiến hành phân loại NVL, CCDC

Đối với NVL, căn cứ vào vai trò, tác dụng của NVL công ty phân loại thành:

- NVL chính: Đây là đối tợng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm của công ty.Thuộc loại này thờng là những NVL cồng kềnh nh: Cát đá, sỏi, xi măng, gạch, sắt thép,

- Vật liệu phụ: Các vật liệu phụ ở công ty thờng là những NVL làm tăng độ bên củacông trình nh: sơn, vôi, ve, véc ni, hoặc một số hoá chất dùng cho thí nghiệm các vậtliệu phụ trợ nh: tôn, cót ép, dây thép buộc, chủng loại NVL phụ ở công ty tuy kháphong phú song mỗi loại thờng có giá trị không lớn lắm, một số loại có tính chất cơ lýhoá phức tạp, thờng đợc dùng trực tiếp cho sản xuất, do vậy, khi nhập, xuất kho vật liệuphụ, kế toán hạch toán nh NVL chính nên có thể nói, về mặt hạch toán, không tồn tại kháiniệm vật liệu phụ

- Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu là các loại xăng, dầu, mỡ, phục vụ cho việc sửachữa và bảo hành các xe máy, thiết bị thi công của công ty nh máy bơm, xe cẩu, thiết bịtrợt, chi phí về nhiên liệu phát sinh thờng xuyên song giá trị đợc bảo quản cũng nhchủng loại trong kho không lớn lắm vì để tiết kiệm chi phí, công ty thờng mua đa vào sửdụng ngay

- Phụ tùng thay thế: là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dỡng các loại máymóc, thiết bị thi công, thiết bị quản lý (nhng không phải là nhiên liệu) Tại công ty phụtùng thay thế thờng là xăm lốp ô tô, vòng bi, ốc cáp, bu lông, lò so đẩy bi kích,

Ngoài ra, một số thiết bị nh bồn sứ, đèn điện, gơng kính, cũng đợc coi là NVL ởcông ty

Tuy phân loại NVL nh trên nhng kế toán không sử dụng các tài khoản kế toán tơngứng nh trong chế độ quy định, mà chỉ phân thành hai nhóm để phản ánh tài khoản kếtoán

Đối với CCDC, căn cứ vào mục đích sử dụng, công ty phân loại thành:

- CCDC sử dụng cho mục đích sản xuất, thi công xây lắp, nh máy bơm, máy mài,máy cắt sắt, máy đầm dùi, dàn giáo, cốp pha, bay xây, xô đựng hồ, ty kích các loại, vamuốn sắt, những CCDC thuộc loại này rất phong phú và đa dạng về chủng loại,

- CCDC hành chính: Nh chiếu, chăn màn, đồ dùng văn phòng, bảo hộ lao động

Việc phân loại trên ở công ty cũng chỉ có ý nghĩa về mặt quản lý hiện vật còn tronghạch toán, kế toán chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản tổng hợp theo dõi tình hình tồnkho, biến động tăng giảm CCDC

2 Tính giá NVL, CCDC

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng hiện nay sử dụng giá thực tế để hạch toánNVL, CCDC

* Đối với NVL, CCDC nhập kho:

NVL, CCDC có thể từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn khác nhau đợc tính giákhác nhau, cụ thể là:

36

Đối với NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho công ty (hoặc kho chi nhánh, xínghiệp, đội xây dựng):

Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn

Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là đơn vị tính thuế GTGT theo phơng phápkhấu trừ nên đối với các hoá đơn mua hàng là hoá đơn GTGT thì "Giá mua trên hoá đơn"

là giá cha có thuế GTGT

Riêng đối với vật liệu là cát, đá, sỏi mà công ty mua trực tiếp của ngời khai tháckhông có hoá đơn thì kể từ ngày 1/9/2000 theo Thông t số 106/2000/TT/BTC công tycũng đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào tỷ lệ 3%, trong trờng hợp này công ty phải lập bản

kê hàng hoá mua vào ghi rõ họ tên, địa chỉ ngời bán, loại hàng, số lợng và giá thanh toán

đúng với chứng từ trả tiền ngời phụ trách thu mua, ngời lập ký duyệt bản kê để chịu tráchnhiệm về tính đúng đắn và chính xác của số liệu kê khai

Đối với những hoá đơn mua hàng thông thờng mà công ty nhận đợc khi mua hàngcủa đơn vị kinh doanh tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì công ty cũng đợckhấu trừ thuế đối với các loại hàng hoá hợp pháp Trong trờng hợp này hoá đơn phải ghi

rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của ngời bán Hàng tháng, công ty tổng hợp lập bản kê các hoá

+ Nếu vật t có giá trị không lớn lắm, kế toán tính giá mua nh trờng hợp trên

+ Nếu NVL, CCDC có khối lợng lớn, cồng kềnh nh cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép,gạch, ngói, cốp pha, thì công ty thờng thoả thuận với nhà cung cấp là sẽ tính mọi khoảnchi phí thu mua vào giá bán, theo đó, ngời bán phải có trách nhiệm vận chuyển, bảo quảnvật t giao tận kho, bãi công trình Trong trờng hợp này, giá thực tế bao gồm cả chi phí thumua (và đơng nhiên đợc hạch toán vào TK 152, 153); chi phí thu mua tuy có đợc thoảthuận riêng song đợc gộp vào giá bán và phơng thức thanh toán là đồng nhất với phơngthức thanh toán của cả lô, chuyến hàng đó

- Đối với NVL, CCDC gia công, chế biến xong nhập kho:

= + +

- Đối với phế liệu thu hồi, nhập kho: giá thực tế nhập là giá có thể bán trên thị trờng.

* Tính giá NVL, CCDC xuất kho: Công ty tính giá thực tế NVL, CCDC xuất kho

theo phơng pháp giá thực tế đích danh:

- Đối với NVL, CCDC vận chuyển ngay đến chân công trình để phục vụ mục đíchthi công, hoặc mục đích quản lý bộ phận công nhân viên ở công trình, do đã đợc dự toántrớc hoặc lên kế hoạch thu mua, xuất dùng nên thờng luân chuyển qua kho, bãi nhanh,không để tồn trữ lâu, hoặc đa vào sản xuất ngay (nh bê tông tơi) vì vậy, giá thực tế NVL,CCDC nhập kho bao nhiêu thì xuất bấy nhiêu

- Đối với vật t xuất ở các hko còn lại trên công ty cũng tính giá tơng tự, trong trờnghợp này, mỗi loại, lô NVL, CCDC đợc quản lý theo lô, lợt và đợc đánh dấu ngày thángnhập

3 Tổ chức công tác thu, mua, nhập kho NVL, CCDC

ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng mà công ty có trong kho chủ yếu do muangoài và nhằm phục vụ cho việc sản xuất, thi công các công trình xây dựng

Đối với những công trình hạng mục công trình lớn, có trọng điểm mà công ty trựctiếp điều hành thì phòng kinh tế - kế hoạch công ty trực tiếp chịu trách nhiệm cung ứngvật t

Đối với những công trình hạng mục công trình mà công ty giao khoán hoàn toànkhối lợng xây lắp cho các chi nhánh thì chi nhánh trực tiếp chịu trách nhiệm cung ứng vậtt

Còn các xí nghiệp đội xây dựng khi nhận khoán công trình xây dựng từ công ty chỉ

đợc cấp một số NVL, CCDC nhất định, số còn lại sẽ tự mua (bằng tiền tạm ứng xây lắpnội bộ từ công ty)

Ngoài ra, các loại NVL, CCDC sử dụng cho mục đích quản lý ở cơ quan công ty vàcác mục đích khác, căn cứ vào nhu cầu thực tế đợc duyệt (đối với giá trị vật t nhỏ) hoặc

kế hoạch mua sắm (đối với vật t giá trị lớn) công ty sẽ cung ứng theo

Đối với mỗi công trình chuẩn bị thi công, căn cứ vào thiết kế dự toán, thi công,phòng kinh tế kế hoạch tiến hành bóc tách lợng vật t cần thiết với chủng loại, số lợng dựtoán cụ thể, sau đó lập bảng dự trù vật t cho từng giai đoạn thi công

Biểu số 6: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-o0o -Dự trù vật t

Công trình: Đài nớc Vĩnh Long Giai đoạn thi công: Phần móng

Ngời tính Trởng phòng kỹ thuật Giám đốc công ty

Căn cứ vào kế hoạch vật t đợc duyệt và yêu cầu tiến độ thi công, bộ phận cung ứng

có nhiệm vụ mua đầy đủ vật t cho sản xuất, công ty chỉ đợc mua NVL, CCDC dự trữtrong giới hạn quy định

Các đơn vị trong quá trình thi công các công trình nhận khoán từ công ty cũng phải

tự lập kế hoạch cung ứng NVL, CCDC

Để có NVL, CCDC sử dụng cho các mục đích khác nhau công ty đã tìm nhiều nhàcung cấp trong nớc để thu mua Cán bộ cung ứng vật t của phòng Kinh tế - kế hoạch sẽphải khảo sát thị trờng về các mặt giá cả, chất lợng, để lựa chọn đợc nhà cung cấp phùhợp nhất Đối với những loại NVL, CCDC cần mua với khối lợng lớn, cán bộ cung ứngvật t còn phải xuống tận từng cơ sở sản xuất hoặc tổng đại lý để khảo sát giá

Đối với những vật t cồng kềnh, chi phí vận chuyển lớn, công ty có phơng châm chọnnhà cung cấp ở gần hệ thống kho tàng để tiết kiệm chi phí thu mua

Còn đối với vật t có tính chất cơ lý hoá đơn giản nhng giá trị lại lớn thì chi phí vậnchuyển không lớn lắm, công ty thờng đến tận gốc để mua dù có thể nhà cung cấp ở xa.Sau khi đã lựa chọn đợc nhà cung cấp, công ty tiến hành ký kết các hợp đồng muabán hàng hoá hoặc giao các phiếu đặt hàng cho ngời bán hay thoả thuận trực tiếp với họmọi điều khoản về số lợng, quy cách, chất lợng, giá cả, thời gian giao hàng, địa điểm giaohàng, phơng thức vận chuyển, thanh toán,

Hiện nay, công ty áp dụng hai hình thức thu mua vật t: phơng thức thu mua gián tiếp(giá trị vật t thu mua theo phơng thức này chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị vật tthu mua) và phơng thức thu mua trực tiếp (thờng là trờng hợp mua nhập kho những vật t

có giá trị không lớn lắm nh văn phòng phẩm, vật liệu phụ, CCDC nhỏ, ) Việc thu mua

38

-thờng đợc thanh toán bằng tiền tạm ứng rất ít khi thanh toán ngay bằng tiền mặt xuất quỹ,tiền gửi ngân hàng.

NVL, CCDC mua về đến kho phải có các chứng từ chứng minh nguồn hàng nh nggiấy đề nghị tạm ứng đã duyệt, hợp đồng kinh tế và các chứng từ nhận từ ngời bán nhnghoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, báo giá, giấy biên nhận, phiếu chi, Trớc khi hàng thuộc sở hữu của công ty, cán bộ cung ứng phải kiểm nhận về số lợng,chủng loại quy cách vật t xem có phù hợp với hợp đồng kinh tế và các chứng từ có liênquan hay không Nếu ngời bán giao hàng đến tận kho của công ty thì chủ kho sẽ tham giavào công việc trên, có sự chứng kiến của ngời giao hàng Đối với những vật t có giá trị lớnthì việc kiểm nhận phải do các kỹ thuật viên kết hợp tiến hành Khi vật t đủ tiêu chuẩnnhập kho thì thủ kho mới đồng ý cho nhập

Tất cả các trờng hợp nhập kho NVL, CCDC ở bất cứ kho nào của công ty, ngời giaovật t và thủ kho phải cùng nhau lập biên bản bàn giao vật t với hai liên (ngời giao hànggiữ một liên và thủ kho giữ một liên để sau này chuyển lên phòng kế toán)

NVL, CCDC sau quá trình kiểm nhận nếu đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho thì mớinhập Bộ phận cung ứng vật t không lập phiếu nhập kho mà sau một số nghiệp vụ nhậpkho nhất định, nế nhập kho công ty hoặc kho của các đơn vị (ngoại trừ kho bãi công trình)thì thông thờng cứ 3 ngà một lần, thủ kho giao các biên bản bàn giao vật t cũng nh cácgiấy đề nghị giao vật t đã đợc duyệt; các chứng từ nhận từ ngời bán kèm theo lên phòng

kế toán Kế toán căn cứ vào các chứng từ trên đã viết phiếu nhập kho (3 liên đặt giấy thanviết một lần) Nói chung, hầu hết các phiếu nhập kho đều chỉ có chữ ký của kế toán trởng,thủ kho và cán bộ cung ứng vật t

- Liên 1: Phiếu nhập sau này đợc chuyển sang lu ở phòng kinh tế kế hoạch

- Liên 2: Phiếu nhập kho dùng để ghi sổ kế toán, sau đó giao cho thủ kho để ghi thẻkho và thu hồi lại để lu ở phòng kế toán

- Liên 3: Phiếu nhập kho ngời giao hàng giữ để làm chứng từ thanh toán

Trờng hợp vật t nhập ở các kho xí nghiệp, đội xây dựng cũng tơng tự, riêng vật tnhập ở công trình thờng xuất dùng ngay để sử dụng, sau một thời gian nhất định, thờng làcuối tháng, ngời phụ trách vật t ở công trình mới mang các biên bản giao nhận các hợp

đồng hoá đơn về phòng kế toán, kế toán vật t sẽ viết phiếu nhập kho cho từng biên bảngiao nhận (chỉ có một liên và đồng thời với một phiếu xuất kho) phiếu nhập kho này đ ợcdùng để hạch toán bình thờng, vật t nhập kho đợc phản ánh vào tài khoản 152, 153

Biểu số 7: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Ông, Bà: Đinh Công Trọng - Phòng kinh tế kế hoạch - Trởng ban

Ông, Bà: Nguyễn Thị Tóc - Thủ kho công ty - Uỷ viên

Nhận xét của Ban kiểm nghiệm:

Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Đại diện công ty

Trên đây là toàn bộ quy trình thu mua, nhập kho NVL, CCDC ở Công ty Phát triển

kỹ thuật xây dựng

II Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

1 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 152 - NVL dùng để phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm

của NVL ở công ty Theo quy định của công ty, tài khoản này có hai tiểu khoản:

- Tài khoản 1521 phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm của các loạiNVL chính, phụ và các loại NVL nh thiết bị xây dựng cơ bản

- Tài khoản 1522 phản ánh tình hình tồn kho, biến động tăng, giảm của các loạiNVL là nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu thu hồi

* Tài khoản 153 - CCDC: Tài khoản này phản ánh tình hình tồn kho, biến động

tăng, giảm của các loại CCDC

* Tài khoản 3311 - Phải trả đối tợng khác (tiểu khoản của tài khoản 331 - Phải trả

ngời bán) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trảcủa công ty cho các đối tợng khác (ngời bán vật t, sản phẩm, hàng hoá, ngời cung cấp lao

vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết)