Cải thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng

Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC

Phơng pháp thẻ song song

- Hạch toán chi tiết kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan (thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất - mẫu số 06 VT cho từng danh điểm NVL, CCDC và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho). Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày thủ kho phải tính ra số tồn trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho, thẻ kho là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. L u ý: Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số lợng thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. - Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Để đối chiếu đợc song song, kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t tơng ứng với từng thẻ kho căn cứ vào đơn giá và số tiền kế toán vừa ghi trên phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành cộng thẻ và tính ra số tồn kho của từng danh điểm NVL, CCDC.

Số lợng tồn kho trên thẻ kho phải khớp đúng với số lợng tồn trên thẻ kế toán chi tiết tơng ứng, mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra, xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Ngoài ra, để thực hiện kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết NVL, CCDC để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật t (bảng tổng hợp chi tiết vật t) theo từng kho và cho các loại vật t.

Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC trong các DNXL

TK 159 phản ánh việc lập dự phòng và phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng tồn kho trong DNXL. - TK 3311 - Phải trả đối tợng khác: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DNXL cho các đối tợng khác (ngời bán vật t, thiết bị, lao vụ, dịch vụ cho DNXL). - TK 3312 - Phải trả cho bên nhận thầu, nhận thầu phụ: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của DNXL cho bên nhận thầu và nhà thầu phụ.

* Nếu bên A giao NVL để lắp đặt vào công trình mà không phải là trờng hợp nhận thầu theo hình thức "chìa khoá trao tay" thì bên B không đợc hạch toán giá trị thiết bị này vào giá thành sản xuất của công trình nhận thầu. * Nếu CCDC (hoặc bao bì luân chuyển) xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ hạch toán thì toàn bộ giá trị xuất dùng đợc phân bổ dần vào giá trị chi phí (Phơng pháp phân bổ nhiều lần). Định kỳ hoặc đột xuất, DNXL phải thực hiện việc kiểm kê tình hình NVL, CCDC tồn kho về mặt số lợng, giá trị (theo sổ kế toán, theo thực tế kiểm kê và tính số chênh lệch),.

Tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính năm, DNXL phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trớc và khoản thu nhập bất thờng để xác. Đồng thời phải lập dự phòng giảm giá cho NVL, CCDC ứ đọng, mất phẩm chất, không thể đa vào sản xuất hoặc phải thanh lý (mà giá trên thị trờn chắc chắn thấp hơn giá. ghi sổ kế toán vào thời điểm cuối năm).

Tổ chức sổ kế toán tổng hợp về NVL, CCDC

Vì lẽ đó, kế toán không chỉ nắm vững các nguyên tắc và trình tự hạch toán của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà quan trọng hơn là phải tạo ra các mối liên hệ kế toán ở từng phần hành nói riêng và toàn bộ công việc hạch toán nói chung, trong đó, ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá. Đối với phần hành kế toán vật t, việc tổ chức sổ kế toán theo các hình thức sổ đợc thể hiện ở các sơ đồ (trang bên), do mối quan hệ bản chất giữa các loại sổ kế toán trong một hình thức sổ và giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên việc ghi sổ trong phần hành kế toán vật t vẫn có những phụ thuộc nhất định với các phần hành kế toán khác, tính độc lập chỉ là tơng đối. Những lý luận trên đợc vận dụng muôn màu muôn vẻ trong thực tiễn, vì thế chỉ có đi sâu vào thực tiễn thì mới hiểu đợc sâu sắc và thấu đáo những lý luận này và có sự so sánh, tổng kết nhằm rút ra những kiến thức bổ ích, những giải pháp thích đáng cho ngời nghiên cứu cũng nh ngời trực tiếp làm công tác kế toán trong DNXL nói chung, kế toán NVL, CCDC nói riêng.

Nằm trong bộ phận dự trữ của vốn lu động, quy mô giá trị NVL, CCDC cũng nh cơ cấu, chủng loại, số lợng NVL, CCDC tăng giảm hợp lý sẽ xác định đợc tính hợp lý của dự trữ sản xuất trong sự phù hợp với nhịp điệu kinh doanh của doanh nghiệp trong những thời kỳ nhất định, góp phần đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vốn lu. - Thông qua việc tổ chức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp NVL, CCDC sẽ cung cấp các thông tin về mặt lợng và về mặt giá trị trong sự tăng, giảm và tình hình hiện có của từng loại NVL, CCDC, từ đó nhà quản lý có thể ra các quyết định quan trọng về việc cung cấp, sử dụng và dự trữ NVL, CCDC phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp sao cho việc cung cấp phải kịp thời, đồng bộ và đầy đủ; việc sử dụng phải tiết kiệm và hiệu quả; việc dự trữ phải khoa học, không gây ứ đọng vốn,. - Kết hợp giữa phần hành kế toán NVL, CCDC với các phần hành kế toán khác để có đợc những chỉ tiêu tổng hợp về kết quả kinh doanh, về quy mô giá trị từng loại tài sản của doanh nghiệp phục vụ cho việc tính toán những chỉ tiêu kinh tế đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lu động sau mỗi chu kỳ kinh doanh từ đó có những giải pháp thiết thực để phát huy những mặt tích cực và khắc phục những mặt còn hạn chế; xây dựng đợc những mục tiêu cụ thể về tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong chu kỳ kinh doanh sau.

Dự trữ tài sản lu động là nhu cầu thờng xuyên đối với các DNXL trong nền kinh tế thị trờng bởi vì nếu thiếu NVL, CCDC thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn, gây ra nhiều chi phí phát sinh không cần thiết và ảnh hởng tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Việc phân tích các chỉ tiêu trên thờng thông qua việc tính toán và so sánh năm phân tích với năm gốc hoặc năm kế hoạch với năm thực hiện để biết đợc tình hình sử dụng VLĐ ở doanh nghiệp có tốt hơn hay không, từ đó tìm nguyên nhân để có những biện pháp sử lý tồn tại, phát huy những mặt tích cực đã đạt đợc.