hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Mặt khác đối với DN sản xuất vật liệu là cơ sở tạo nên thực thể của sảnphẩm.Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ CPSXKD củaDN.Chính vì vậy việc sử dụng NVL một cá

lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng dới sự chi phối của các qui luật kinh tế kháchquan, các doanh nghiệp đợc giao quyền tự chủ mọi mặt trong sản xuất kinh doanh.Việc thực hiện cơ chế quản lý kinh tế này đang đặt ra cho các nhà DN nhiều vấn đềcấp bách Để cạnh tranh có hiệu quả các DN phải hoạt động theo nguyên tắc"Tựtrang trải và có doanh lợi"tức là DN phải đảm bảo không những thu chi hợp lý màphải có lãi

Lợi nhuận luôn là mục tiêu quan trọng mà các DN phải đạt đợc Nó quyết

định sự thành công, sống còn liên quan đến sự tồn tại và phát triển của DN Do đó

để đạt đợc mục tiêu quan trọng này các DN phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng hợp

lý chi phí sản xuất của mình cũng nh lao động, tiền vốn, vật t các loại

Mặt khác đối với DN sản xuất vật liệu là cơ sở tạo nên thực thể của sảnphẩm.Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ CPSXKD củaDN.Chính vì vậy việc sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm là biện pháp chủyếu để hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho DN Đó là điều kiện đầu tiên giúp

DN giành đợc thắng lợi trong cuộc cạnh tranh trên thị trờng và cũng là điều kiện cơbản để nâng cao lợi nhuận của DN

Việc "Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phơng

h-ớng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu."Đã và đang là một trong những

yêu cầu thiết thực nhằm quản lý tốt chi phí NVL trong tổng chi phí sản xuất sảnphẩm Một trong những vấn đề đang đợc các DN quan tâm chú ý nhiều nhất hiệnnay

Với phơng châm:"Học đi đôi với hành"trờng Đại Học Quản Lý Và KinhDoanh Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập giáo trình nhằm giúp cho sinh viên tiếp cậnvới thực tế sản xuất kinh doanh tại các đơn vị kinh tế Đồng thời củng cố nhữngkiến thức đã học của mình Là một sinh viên khoa tài chính - kế toán, đ ợc sự giớithiệu của nhà trờng em đã đợc tham gia thực tập tại công ty Dệt May Hà Nội

Trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác kế toán tại công ty Đợc sự giúp đỡcủa cô giáo thạc sĩ Đỗ Thị Phơng cùng các cô chú anh chị trong cơ quan đặc biệt là

kế toán NVL, em đã thu đợc một số kết quả nhất định Điều quan trọng hơn cả là

em đã phần nào gắn đợc lý thuyết với thực tế SXKD "Báo cáo thực tập giáo trình"

là kết quả của em đã thu đợc qua đợt thực tập này.Vì điều kiện thời gian thực tập cóhạn,khả năng còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong nhận đợc sự đóng góp của các thầy cô và các cô chú cán bộ trong công ty màtrực tiếp là phòng TC-KT để em có thêm sự hiểu biết trên phơng diện lý luận cũng

nh thực tế

Em xin trân trọng cảm ơn các thầy cô cùng toàn thể các cô chú cán bộ côngnhân viên tại công ty Dệt May Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tậpnày.

Đề tài đợc trình bày với nội dung gồm ba phần chính

Phần thứ nhất: Những lý luận chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật

liệu tại doanh nghiệp sản xuất

Phần thứ hai: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại

Công ty Dệt - May Hà Nội

Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán

nguyên vật liệu và phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyênvật liệu tại Công ty Dệt - May Hà Nội

Sinh viên thực hiện

Bùi Văn Toản

Phần thứ hai - Thực trạng công tác kế toán

nguyên vật liệu tại Công ty Dệt - May Hà Nội

1 Quá trình hình thành và phát triển.

1.1 Sự ra đời và phát triển của Công ty.

Công ty Dệt May Hà Nội (tên giao dịch là Hanosimex) tên gọi trớc đây là Nhàmáy sợi Hà Nội, Xí nghiệp Liên hợp sợi dệt kim Hà Nội, là một doanh nghiệp lớnthuộc ngành công nghiệp nhẹ Việt Nam Công ty đợc khởi công xây dựng từ năm

1979 dựa trên cơ sở giúp đỡ của hãng Uni DN Matex (CHLB Đức) với tổng số vốnban đầu là 50 triệu USD Hiện nay toàn công ty có tổng diện tích mặt bằng xấp xỉ24ha, với tổng số lao động trên 6.000 ngời, đợc trang bị toàn bộ máy móc thiết bịhiện đại của những nớc có công nghệ cao nh: Italia, CHLB Đức, Hà Lan, Bỉ, HànQuốc, Nhật Bản…

Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu các loại sản phẩm có chất ợng cao nh: Sợi Cohon, sợi Peco, sợi PE

l Các loại vải dệt kim: Rib; Interiok; Single

- Các loại sản phẩm vải dệt thoi, các sản phẩm may mặc bằng vải dệt thoi

- Các loại khăn bông

- Các hoạt động thơng mại dịch vụ

Ngoài ra công ty còn chuyên nhập các loại bông xơ, phụ tùng thiết bị chuyênngành, hoá chất, thuốc nhuộm phụ vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh Nên

có thể thấy năng lực sản xuất của công ty là rất lớn

- Năng lực kéo sợi: Tổng số có 150.000 cọc sợi với sản lợng trên 10.000 tấnsợi các loại/năm, chỉ số (ne) TB 36/1

- Năng lực dệt kim vải các loại 4000 tấn/năm, sản phẩm may 8 triệu sảnphẩm/năm - trong đó 7tr sản phẩm xuất khẩu Sản phẩm khăn bông (khăn mặt,khăn tắm, khăn ăn) 1000 tấn/năm - 6 tr chiếc/năm - trong đó xuất khẩu 5,5tr chiếc/năm Tổng kim ngạch xuất khẩu năm 1995 gần 30tr USD đến cuối năm 2000 vàtám tháng đầu năm 2001 đã tăng lên xấp xỉ 35tr USD

1.2 Quá trình xây dựng và phát triển.

Ngày 07/04/1978 Tổng Công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng VnionMatex (CHLB Đức) chính thức ký hợp đồng xây dựng nhà máy sợi Hà Nội

- Tháng 02/1979 khởi công xây dựng nhà máy

- Tháng 01/1982 công nhân kỹ s Việt Nam cùng các chuyên gia CHLB Đức,

Bỉ, Hà Lan, Italia bắt đầu lắp đặt thiết bị và phụ trợ

- Tháng 10/1982 những máy kéo sợi đầu tiên của phân xởng sợi II (sợi bông)

đã bắt đầu hoạt động với một dây chuyền công nghệ bao gồm 31 máy chải, 11 máyghép, 10 máy thô, 65 máy sợi con, 10 máy ống, 35.000 cọc sợi với công suất thiết

kế 4000 tấn/năm

- Tháng 6/1983 phân xởng sợi I (sợi pha) bắt đầu hoạt động với dây chuyềnsản xuất bao gồm 40 máy chải, 20 máy ghép, 118 sợi con, 13 máy ống, 450000 cọcsợi với công suất thiết kế 4000 tấn/năm cùng với 2 phân xởng chính phân xởng

động lực và phân xởng cơ khí cũng đi vào hoạt động phục vụ hỗ trợ cho phân xởngchính

- Ngày 21/11/1984 chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý và

điều hành (gọi tên là Nhà máy sợi Hà Nội) tại số 1 Mai Động Quận Hai Bà Trng

-Hà Nội)

- Tháng 10/1985 Nhà máy thành lập thêm phân xởng phụ để tận dụng bôngphế liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất chính để sản xuất khăn bông với sản l-ợng 4000 chiếc/năm

- Tháng 12/1989 đầu t xây dựng dây chuyền dệt kim số 1 trị giá giá 4tr USDvới công suất 190.000 sản phẩm quần áo các loại/năm và 300 tấn vải các loại

- Tháng 4/19910 Bộ kinh tế đối ngoại cho phép xí nghiệp đợc kinh doanh xuấtkhẩu trực tiếp (tên giao dịch gọi tắt là Hanosimex)

- Ngày 30/04/1991 căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất theo quyết định số 138/QĐ

và QĐ 139/QĐ Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên nhà máy sợi Hà Nội thành

xí nghiệp liên hiệp sợi dệt kim Hà Nội Từ đó các phân xởng trở thành các nhà máytrực thuộc xí nghiệp liên hợp

- Tháng 6/1993 xây dựng dây chuyền dệt kim số II, tháng 0/1994 đa vào sảnxuất

- Tháng 10/1993 Bộ Công nghiệp quyết định sáp nhập Nhà máy sợi Vinh (tỉnhNghệ An) vào xí nghiệp liên hợp

- Ngày 19/05/1994 khánh thành Nhà máy dệt kim (cả 2 dây chuyền I và II)

- Tháng 1/1995 khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ

- Tháng 3/1995 Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định sáp nhập Công ty Dệt Hà Nộivào xí nghiệp liên hợp

- Ngày 2/9/1995 khánh thành nhà máy thuê Đông Mỹ Xí nghiệp liên hợp đã

đa thêm một nhà máy thành viên vào hoạt động để phù hợp với cơ chế quản lý vàthuận tiện trong việc giao dịch điều hành Đến tháng 6/1995 Bộ công nghiệp nhẹlại quyết định đổi tên xí nghiệp liên hợp Sợi - Dệt kim Hà Nội thành Công ty dệt

Hà Nội (tên giao dịch là Hanosimex) Ngày 28/2/2000 căn cứ quyết định của Hội

đồng quản trị Tổng Công ty Dệt may Việt Nam đổi tên Công ty dệt Hà Nội thànhCông ty dệt may Hà Nội

Nh vậy cho tới nay Công ty Dệt - may Hà Nội đã có 8 nhà máy thành viên ởquận Hai Bà Trng - Hà Nội có:

- Nhà máy sợi số I, II

- Nhà máy dệt kim (gồm 2 thành viên nhỏ là nhà máy dệt nhuộm và nhà máymay Hà Nội)

- Nhà máy động lực

- Nhà máy cơ khí

+ Tại huyện Thanh Trì có nhà máy thêu Đông Mỹ

+ Tại Hà Đông (tỉnh Hà Tây) có nhà máy dệt Hà Đông

+ Tại thành phố Vinh Nghệ An có nhà máy sợi Vinh

Ngoài ra công ty còn có cửa hàng thờng dịch vụ và các đơn vị dịch vụ khác.Với thiết bị công nghệ hiện đại, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lựccao, đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của công ty luôn đạt chất lợng cao, có

uy tín với khách hàng trên thị trờng trong nớc và quốc tế Doanh nghiệp đã đợctặng 274 bằng khen huy chơng các loại của Chính phủ trao tặng và tại các hội chợtriển lãm trong đó có 13 huân chơng lao động nhất, nhì, ba cho tập thể và cá nhân,

19 bằng khen do Chính phủ trao tặng cho tập thể và cá nhân, 1 huân chơng chiếncông hạn ba, 4 cờ thi đua của Chính phủ, 6 cờ thi đua của Bộ và nhiều loại khác 16năm liên tục là Đảng bộ trong sạch vững mạnh, 2 lần liên tiếp đợc thành uỷ tặng cờ

5 năm

Hiện nay sản phẩm của công ty đã đợc xuất sang thị trờng nhiều nớc trên thếgiới, kể cả những thị trờng khó tính nhất nh Nhật Bản, Hàn Quốc, khuvực EC, úc,Singapore, Thuỷ Điển, Tiếp Khắc, Hồng Kông… Tổng kim ngạch xuất khẩu hàngnăm đạt khoản hơn 10tr USD

Trong nhiều năm qua công ty luôn duy trì đợc sản xuất và đạt hiệu quả kinh tếcao và là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đạt đợc chứng chỉ ISO 9002.Công ty luôn mở rộng hình thức kinh doanh mua bán, gia công trao đổi hàng hoá,sẵn sàng hợp tác với bạn hàng trong nớc và nớc ngoài để đổi mới máy móc thiết bị,tăng sản lợng và nâng cao chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh và mở rộng dây chuyềnkéo sợi dệt kim Hiện nay công ty đã và đang có nhiều dự án lớn để mở rộng vànâng cao công suất của các nhà máy để ngày càng hoàn thiện và đáp ứng nhu cầungày càng cao của nền kinh tế hiện đại

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.

- Công ty chuyên nhập các loại bông, xơ, phụ tùng thiết bị chuyên ngành hoáchất, thuốc nhuộm phục vụ cho HĐSXKD của các đơn vị thành viên.

- Ngoài ra công ty còn thực hiện các hoạt động thơng mại dịch vụ có liên quan

đến HĐSXKD của công ty và trực tiếp tham gia mua bán với các đối tác nớc ngoài

+ Tìm kiếm thị trờng, xác định mặt hàng mà thị trờng có nhu cầu

+ Tổ chức sản xuất theo nhu cầu đặt hàng của khách hàng

+ Phấn đấu nâng cao chất lợng hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí SXKDbằng mọi biện pháp có thể

+ Chú trọng mở rộng thị trờng hiện có và tạo thị trờng mới cả trong và ngoàinớc

+ Chú trọng phát triển mặt hàng xuất khẩu qua đó mở rộng sản xuất tạo công

ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của công ty với mặt hàng chủ lực là sảnphẩm dệt kim

+ Quản lý và sử dụng nguồn vốn đợc giao có hiệu quả

+ Ngoài ra công ty còn đảm bảo thực hiện nghiêm pháp luật của Nhà nớc, bảo

vệ tài sản, bảo vệ sản xuất, môi trờng, giữ gìn trật tự an toàn xã hội, làm nghĩa vụ

quốc phòng, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc phát triển SXKD có hiệu quả, chăm lo

đời sống vật chất và tinh thần cho ngời lao động

3 Cơ cấu tổ chức của công ty.

3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất (xem biểu số 5, 6a, b,c).

ở mỗi doanh nghiệp việc tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học, phù hợp với côngnghệ sản xuất là hết sức quan trọng Gắn với mỗi loại hình sản xuất khác nhau,công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất, quản lý cũng phải khác nhau

Có nh vậy công việc SXKD mới đạt hiệu quả cao

- Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty đợc quyết định bởi qui mô SXKDlớn, đa dạng về chủng loại, mẫu mã sản phẩm

+ Nhà máy sợi 1: Qui mô 6.500 cọc sợi, sản lợng 4000 t/năm dây chuyền sợi

xe có sản lợng 300 tấn/năm Sản phẩm chủ yếu là sợi peco và cotton đợc cấp chonhà máy dệt kim và một số đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu

+ Nhà máy sợi 2: Qui mô 3.500 cọc sợi, sản lợng 2.947 tấn/năm dây chuyềnsợi xe có sản lợng 350 tấn/năm Sản phẩm chủ yếu là bông chải thô, sợi peco….cung cấp cho các đơn vị trực thuộc ở thành phố Hồ Chí Minh

+ Nhà máy dệt kim: Gồm 3 phân xởng là dệt, nhuộm và xởng may 1;2 chuyênsản xuất các loại vải dệt kim nh Rib single, Inteslock Các loại vải này một mặtdùng làm hàng dệt kim nh áo poloshirt, thể thao… Mặt khác bán cho các cơ sởmay hàng dệt kim Sản lợng 4,5 tr sản phẩm/năm

+ Nhà máy Dệt Hà Đông: Chuyên sản xuất khăn bông, khăn mặt để xuất khẩu

và tiêu dùng trong nớc Nguyên liệu chính là sợi bông chải thô nhận từ nhà máy sợiVinh với công suất 600 tấn/năm

+ Nhà máy sợi Vinh: Qui mô 2.500 cọc sợi, sản lợng 2000 tấn/năm sản phẩmchủ yếu là các loại sợi 100% bông chải kỹ, sợi chải thô ngoài ra còn có các sảnphẩm may

+ Nhà máy thêu Đông Mỹ: Sử dụng khoảng 5.000 tấn sợi/năm công suất 1,2 trsản phẩm/năm Sản phẩm chủ yếu là các loại quần áo dệt kim

+ Ngoài ra còn có 2 nhà máy phụ trợ phục vụ cho sản xuất là nhà máy độnglực cung cấp điện, nớc cho toàn công ty, nhà máy cơ khí gia công chế tạo phụ tùngphục vụ cho sự ổn định thờng xuyên của các nhà máy trong công ty nh kim loạimàu, kim loại đen, và các phòng ban chức năng

Nh vậy mỗi nhà máy thành viên đều có nhiệm vụ riêng của mình, sản xuấtmột vài loại sản phẩm nhất định Do đó sản phẩm của công ty luôn có chất lợngcao và giữ đợc uy tín với khách hàng

BiÓu sè 5: Qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña C«ng ty dÖt may Hµ Néi.

Biểu số 6a: Dây chuyền dệt kim

Biểu số 6b: Dây chuyền dệt thoi

Biểu số 6c: Dây chuyền sản xuất sợi phế OE

3.2 Đặc điểm tổ chức quản lý.

Công ty Dệt may Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc có qui mô lớn, có tcách pháp nhân hạch toán độc lập, có tài khoản (và) tiền gửi bằng đồng Việt Nam

và ngoại tệ tại nhiều ngân hàng trong cả nớc nh Ngân hàng Công thơng Hai Bà

Tr-ng, Ngân hàng Ngoại thơTr-ng, Ngân hàng IndounaBank… Xuất phát từ đặc điểmnhiệm vụ và qui mô của công ty mà bộ máy quản lý của công ty đợc xây dựng theo

Xuất bán

dệt kim

Sản phẩm

Bông

phế

Máy xử lý bông phế Bông

Máy ốngThành phẩm sợi

phế OE

mô hình trực tuyến tham mu Tất cả các phòng ban chức năng và các nhà máythành viên đều chịu sự lãnh đạo chung của Tổng Giám đốc.

- Tổng Giám đốc Công ty do Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam bổ nhiệm,miễn nhiệm, khen thởng và kỷ luật Tổng Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hànhmọi hoạt động của công ty, đồng thời là ngời đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụcủa công ty trớc cơ quan quản lý cấp trên và trớc pháp luật

- Giúp việc cho Tổng Giám đốc là 4 phó Tổng Giám đốc điều hành một sốlĩnh vực của công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và 1 kế toán trởng, 1trợ lý Tổng Giám đốc Đồng thời là bộ phận tham mu cao nhất cho Tổng Giám

đốc Chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc về những công việc (của mình) thựchiện thay mặt và điều hành công thi khi TGĐ đi vắng

- Văn phòng Tổng Giám đốc giúp việc cho TGĐ công tác hành chính phápchế, quản trị đối nội, đối ngoại, đánh máy, chuẩn bị hội nghị, tiếp khác…

- Phòng sản xuất kinh doanh: Có chức năng xây dựng điều hành việc thực hiện

kế hoạch SXKD, cung ứng vật t và quản lý vật t do phòng quản lý, markeing tiêuthụ sản phẩm trong và ngoài nớc, tìm kiếm thị trờng

- Phòng kỹ thuật đầu t: Có chức năng tham mu giúp việc cho Tổng Giám đốc

về mặt kỹ thuật sợi, dệt, nhuộm, may cơ khí, động lực, kỹ thuật an toàn vệ sinh lao

động, lập kế hoạch đầu t mua sắm thiết bị phụ tùng vật t, định mức kinh tế kỹ thuật,

định mức hao phí lao động…

- Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tham mu giúp việc cho Tổng Giám

đốc trong công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý đúng mục đích,

đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đợc duy trìliên tục và đạt hiệu quả kinh tế cao

- Phòng xuất nhập khẩu: Chức năng tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nớc,tham mu cho TGĐ trong công tác XNK nguyên vật liệu, hoá chất, thuốc nhuộm,máy móc thiết bị… phục vụ cho công tác đầu t phát triển SXKD

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mu cho Tổng Giám đốc về lĩnh vực tổ chứccán bộ đào tạo, lao động tiền lơng, chế độ chính sách, pháp chế… Tổng hợp phântích các báo cáo thống kê do phòng quản lý Hớng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vịthực hiện tốt chủ trơng của Tổng Giám đốc đề ra…

- Phòng kế hoạch thị trờng: Chức năng nghiên cứu, dự đoán sự phát triển củathị trờng, đề ra hớng sản xuất sản phẩm may mắc, vải dệt kim… để ra các giảipháp xây dựng kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức tham gia các hoạt

động tiếp thị, khuyếch trơng quảng cáo sản phẩm

- Phòng Bảo vệ quân sự: Chức năng bảo vệ an ninh chính trị, kinh tế trật tự antoàn, giải quyết những vấn đề có liên quan đến việc thi hành luật nghĩa vụ quân sự

và chính sách hậu phơng quân đội trong toàn công ty

- Phòng đời sống: Phục vụ việc ăn uống cho CBCNV trong thời gian làm việctại công ty, quản lý cây xanh, vệ sinh mặt bằng toàn công ty.

- Trung tâm thí nghiệm và kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS): Chức năng thínghiệm và kiểm tra chất lợng các loại nguyên vật liệu đa vào sản xuất và các loạisản phẩm do công ty sản xuất ra theo tiêu chuẩn chất lợng công ty đã ban hành vàtheo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lợng ISO Nghiên cứu đề ra các biện phápsáng kiến nhằm tiếp cận với các phơng pháp quản lý chất lợng tiên tiến vào sảnxuất

- Trung tâm y tế: Chức năng chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho ngời lao độngchịu sự chỉ đạo về chuyên môn của Sở Y tế Hà Nội và sự quản lý ngành của trungtâm y tế Tổng Công ty Dệt may Việt Nam Trực tiếp khám điều trị chăm sóc sứckhoẻ cho ngời lao động quản lý các chế độ bảo hiểm y tế, trực tiếp chỉ đạo các trạm

y tế các khu vực trong hệ thống công ty

- Trờng mầm non: Chăm sóc nuôi dạy giáo dục các cháu là con CBCNV chứccủa công ty

- Phòng máy tính: Lu giữ bảo quan số liệu, xây dựng mô hình sản xuất kinhdoanh cho công ty

- Cửa hàng thơng mại dịch vụ: Giới thiệu và bán sản phẩm với mô hình tổchức quản lý kinh doanh theo cơ cấu trực tuyến là rất phù hợp với một doanhnghiệp có qui mô sản xuất kinh doanh lớn nh Công ty dệt may Hà Nội Nó bảo đảmtính hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đồng thời bảo

đảm gọn nhẹ trong cơ cấu tổ chức tránh việc chồng chéo trong chỉ đạo, phân công

tổ chức (xem biểu số 7)

4 Vị trí và vai trò của Công ty Dệt - May Hà Nội.

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng có vị trí, vai trò quantrọng trong nền kinh tế Công ty Dệt - May Hà Nội cũng là một trong những đơn vị

nh vậy, có một vị trí trong ngành dệt may nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nóichung

Đợc chính thức thành lập năm 1984, tại số 1 Mai Động quận Hai Bà Trng

-Hà Nội với tổng diện tích mặt bằng 24ha thu hút hơn 6.000 lao động Hiện naycông ty đã góp phần giải quyết một lợng công ăn việc làm đáng kể cho ngời lao

động Các sản phẩm của công ty đa dạng về mẫu mã chủng loại đã phục vụ phầnlớn nhu cầu tiêu dùng trong nớc và nớc ngoài Công việc sản xuất kinh doanh ngàycàng đi vào ổn định đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của ngành và

sự phát triển của đất nớc

Biểu số 7: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Dệt - May

Phòng tài chính

kế toán

động lực

Nhà máy cơ

khí

Nhà máy sợi Vinh

NM may thêu

Đông Mỹ

Nhà máy dệt kim

Nhà máy dệt Hà

Phòng thống

kê

Phòng kế hoạch

Phòng vật

t

Phòng sản xuất kinh doanh

Phòng XNK

Phòng

tổ chức

Quản đốc PX, trởng ca, ngành

Các tổ sản xuất

Biểu số 8: Một số chỉ tiêu kinh tế phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh trong vài năm gần đây.

1 Giá trị sản xuất CN Tr,đồng 418.344 408.674 428.000 498.500 343.260 446.123 119 107

2 Tổng doanh thu Tr,đồng 388.460 379.306 430.000 501.300 378.000 441929 129 113 Trong đó: + DT xuất khẩu Tr,đồng 146.140 111.986 177.270 205.520 174.280 180.467 59 46 + DT công nghiệp Tr,đồng 242.320 234.320 252.730 295.780 203.720 261.462 77 67

II- Đặc điểm công tác kế toán của Công ty Dệt - May Hà Nội.

1 Đặc điểm bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộcông việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán, ở các bộ phận trựcthuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kêlàm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập số liệu và xử lý rồi định kỳ gửi chứng từ

về phòng kế toán của công ty Từ đó các thông tin đợc xử lý bằng hệ thống máy vitính đợc trang bị rất tiện nghi và hiện đại phục vụ kịp thời cho kế toán quản trị cũng

nh yêu cầu của Nhà nớc và của các bên liên quan

Phòng kế toán của công ty gồm 20 ngời có trình độ và năng lực cao Đứng đầu

là kế toán trởng, 2 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và 16 nhân viên, thủquĩ

2 Nhiệm vụ phòng kế toán.

2.1 Nhiệm vụ chung.

- Ghi chép tính toán phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản, vật t, tiền vốn, tình hình sử dụng các nguồn vốn của đơn vị, phản ánhcác chi phí trong quá trình sản xuất và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củatoàn công ty

- Kiểm tra tính hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chitài chính, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản vật t tiền vốn các nguồnkinh phí phát hiện kịp thời những hiện tợng tham ô lãng phí, vi phạm chính sáchchế độ quản lý kinh tế và kỷ luật tài chính của Nhà nớc

2.2 Nhiệm vụ từng thành viên.

- Kế toán trởng: là ngời trực tiếp phụ trách phòng tài chính của công ty, chịutrách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên và Tổng Giám đốc công ty vềcác vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của công ty Cónhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán - tài chính hoạt động theo

đúng chức năng và chuyên môn, đúng chế độ tài chính mà Nhà nớc ban hành

- Phó phòng tài chính kế toán (kiêm kế toán tổng hợp) có nhiệm vụ hàngtháng căn cứ vào sổ nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ… do kế toán NVL,thanh toán, tiền lơng, chi phí và giá thành chuyển lên để vào sổ tổng hợp cân đối,theo dõi các tài khoản có liên quan, lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà n-

ớc Phó phòng tài chính - kế toán có trách nhiệm cùng kế toán trởng trong việcquyết toán cũng nh thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty

- Kế toán nguyên vật liệu: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuấtkho vật liệu để vào sổ chi tiết vật t, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập

bảng kê số 3, bảng kê tính giá thành thực tế NVL, bảng phân bổ NVL, vào sổ chitiết thanh toán với ngời bán, lên nhật ký chứng từ số 5.

- Kế toán TSCĐ, và XDCB: Tổ chức ghi chép phản ánh số liệu về số l ợng,hiện trạng và giá trị TSCĐ, tinh hình mua bán và thanh lý TSCĐ

- Kế toán tiền lơng và BHXH có nhiệm vụ căn cứ vào bảng tổng hợp thanhtoán lơng và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dới các nhà máy gửi lên để lập các bảng tổnghợp thanh toán lơng cho các nhà máy các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổtiền lơng và BHXH

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Căn cứ vào bảng phân bổ NVL,bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lơng… và các nhật ký chứng từ cóliên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (có chi tiết từng nhà máy) phân bổchi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Nhiệm vụ theo dõi tình hìnhnhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách hàng

Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn sau đótheo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng (mở thẻ kho theo dõi nhập xuấttồn)

- Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi sử dụng quĩ tiền mặt, tiền gửingân hàng của công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dtrên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng Theo dõi tình hình thanhtoán với các đối tợng khác nh khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ…

- Thủ quĩ: Quản lý quĩ tiền mặt của công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặttheo phiếu thu chi

- Kế toán các nhà máy Chịu sự chỉ đạo theo ngành dọc của phòng kế toán tàichính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy, sau đóbáo cáo lên phòng kế toán

Với mô hình tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, mọi công việcchủ yếu của hạch toán kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán Do đó giúp cholãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế củadoanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt độngcủa toàn doanh nghiệp Sự chỉ đạo chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kế toánkịp thời tạo điều kiện trong phân công lao động của toàn doanh nghiệp và nâng caotrình độ chuyên môn hoá Việc trang bị ứng dụng phơng tiện kỹ thuật, cơ giới hoácông tác kế toán đợc thuận lợi

Tuy nhiên hình thức này cũng mang lại hạn chế là khối lợng công việc kế toántập trung ở phòng lớn tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy rathông tin, thu thập và xử lý thông tin, tổng hợp số liệu Hạn chế sự chỉ đạo kiểm tracủa kế toán (Xem biểu số 9)

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Dệt - May Hà Nội.

3 Hình thức kế toán và phơng pháp kế toán áp dụng trong công ty.

Phòng kế toán với khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, trình độ kếtoán viên khá vững nên hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật kýchứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phơng pháp kê khai th-ờng xuyên Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa ghichép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống giữa kế toán tổng hợp và kếtoán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuốitháng bảo đảm các mặt kế toán đợc tiến hành song song và việc sử dụng số liệu,kiểm tra đối chiếu số liệu đợc tiến hành thờng xuyên kịp thời Nhờ vậy tạo điềukiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêu cầuquản lý đảm bảo số liệu chính xác, tạo ra một lối làm việc đồng đều ở tất cả cáckhâu và trong tất cả các phần kế toán

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 hàng năm và kết thúc 31/12 năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép tính toán đồng

- Phơng pháp kế toán TSCĐ

+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá TSCĐ

+ Phơng pháp khấu hao áp dụng: theo QĐ 106/BTC

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho

+ Nguyên tắc đánh giá chi tiết theo từng kho NVL

+ Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: phơng pháp giá bình quân

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn: Phơng pháp kê khai thờng xuyên

Kế toán tr ởng

Phó phòng kế toán (kiểm kế toán tổng hợp)

Thủ

quĩ toán Kế

NVL

và CCDC

Kế toán TSCĐ

Kế toán XDCB

Kế toán thanh toán

Kế toán Tập hợp CP

và tính GT

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ TP

Kế toán tiền

l ơng và BHXH

Các nhân viên thống kê ở

các nhà máy

- Để tập hợp phản ánh các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh cũng

nh việc hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý Công ty đã sử dụng hệ thốngchứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp theo quyết định số1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính (xem biểu số 10)

III Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty Dệt May Hà Nội.

-1 Tình hình chung về nguyên vật liệu tại công ty.

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu.

Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực dệt may Do đó vật liệu của công tyrất đa dạng và phong phú tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau nh: sợi, chỉ, thuốcnhuộm, kim may, khuy áo, than, xăng, dầu, mực in, bao bì… Mỗi loại nguyên vậtliệu đều có đặc điểm riêng, khối lợng lớn Một số loại NVL không có khả năng bảoquản đợc trong một thời gian dài, chịu ảnh hởng của thời tiết khí hậu Do đó côngtác bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp Tính phức tạp của công tác bảo quảnNVL không chỉ ở chỗ chúng có khối lợng lớn mà còn do tính chất lý hoá củachúng Bởi vậy để thuận tiện hơn cho công tác quản lý sử dụng và bảo quan NVLcông ty đã chia vật liệu thành các loại sau:

1.2 Phân loại nguyên vật liệu.

- Nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm bông và xơ Về mặt chi phíchúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sảnphẩm (60%-70%)

- Nguyên vật liệu phụ: Băng thêu, phấn, các loại thuốc nhuộm (Dzimanece,Terasin, Sotojhenyloo) mực in v.v…

- Phụ tùng thay thế Bugi, phốt, dây curea, công tơ điện, mô tơ điện, kim quay,kim thùa, ốc vít, vòng bi, suốt v.v

- Phụ liệu dệt kim: Mác dệt, khoá, kéo, túi OPP…

- Vật t bao gói: Nép chữ U, vành chống bẹp, hòm catton, khuy Panagin

- Vật liệu xây dựng: Sắt, thép, van hơi, van nớc…

- Phế liệu: Phế liệu đợc nhập từ sản xuất là loại hàng hỏng, kém phẩm chất,không sử dụng đợc nh bông phế F2, F3, xơ hồi vón cục, sợi tụt lõi, sợi rối các loại,sắt vụn…

- Nhiên liệu: Xăng, dầu, dầu nhờn…

1.3 Công tác bảo quản, quản lý và sử dụng NVL.

- Quản lý: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, NVL mua

về nhập kho phục vụ cho nhu cầu sản xuất để bán tiêu thụ, đều do Tổng Giám đốc

ký hết Phó Tổng giám đốc chỉ đợc ký khi Tổng Giám đốc uỷ quyền Trên cơ sở đó

phòng (kinh doanh) kế hoạch phải đa ra kế hoạch thu mua NVL dựa trên số tồnkho NVL, số NVL đem vào sử dụng của những năm trớc Sau đó đa ra kế hoạchtriển khai và thông qua Tổng Giám đốc xét duyệt Việc tổ chức thu mua do phòngkinh doanh đảm nhận Kế hoạch đợc lập phải bảo đảm đúng tiến độ thời gian phùhợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Biểu số 10: Qui trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhập ký chứng

từ tại Công ty Dệt - May Hà Nội

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm traKhi NVL mua vận chuyển về kho; kế toán NVL, phòng kinh doanh, phòng kếhoạch và thủ kho đồng thời quản lý về khối lợng, số lợng, qui cách chủng loại căn

cứ vào kế hoạch thu mua, các chứng từ nhập, xuất kho NVL: Riêng kế toán NVLphải quản lý cả giá mua, chi phí thu mua, đối với vật liệu mua ngoài, chi phí vậnchuyển bốc dỡ, đỗ từ cảng, sân bay về kho

- Bảo quản: NVL của công ty chủ yếu là bông - xơ đợc nhập ngoại từ nhiều

n-ớc trên thế giới (90% nhập từ Nga, ấn Độ… ) Loại NVL này có đặc điểm dễ hút

ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lợng, chất lợng và các thông số kỹ thuật củachúng bị thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quan Ngoài ra các loạiNVL khác nh: Hoá chất, xăng, dầu, phụ liệu dệt kim, mực in v.v… mỗi loại đều có

đặc điểm riêng quyết định đến mức dự trữ và bảo quan

Chứng từ nhập - xuất

NK-CT liên quan

1, 2, 4,….10 Bảng kê nhập Sổ chi tiết TK331

Bảng kê xuất

VD: Hoá chất chỉ đợc mua và dự trữ trong một khoảng thời gian nhất định đểtránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp, bay hơi… Hoặc xăng dầu chỉ đợc dựtrữ đủ sản xuất

Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại NVL nh đã trình bày ở trên, chonên công ty có kế hoạch thu mua NVL một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất, hạnchế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng Công tác quản lý bảo quản NVL đợc đặt

ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là NVL chính.Hiểu rõ đợc điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ bảo quan NVLhợp lý và gồm các phân xởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vậnchuyển và cung ứng VNL cho sản xuất một cách nhanh nhất

Hệ thống kho tàng đợc trang bị khá đầy đủ: phơng tiện phòng cháy chữacháy), cân đong, đo đếm… để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụquản lý bảo quan và hạch toán NVL Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sảnxuất công ty đã có 9 kho để bảo quản cho từng loại NVL khác nhau tránh hỏng hóchau hụt, mất mát và giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt hơn: kho bông xơ, kho hoáchất, kho xăng dầu, kho vật liệu phụ, kho vật t bao gói, phụ phụ liệu dệt kim, khophụ tùng, kho vật liệu xây dựng, pho phế liệu

- Sử dụng NVL: Khi xuất dung NVL phòng kế hoạch lập định mức tiêu haoVNL và tiến hành sản xuất theo định mức đó Việc lập định mức đòi hỏi các xínghiệp thành viên sản xuất phải sử dụng sao cho hợp lý tiết kiệm Hơn nữa phòng

kế hoạch còn xác định và định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trìnhsản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị gián đoạn và tránh tình trạng ứ đọngvốn do dự trữ quá nhiều

- Đối với NVL nhập khẩu căn cứ vào các chứng từ có liên quan nh hoá đơn

th-ơng mại (nhập khẩu), hoá đơn cớc phí vận chuyển, lu kho, lu bãi và các chi phí liênquan đến nhập khẩu NVL Giá thực tế VNL nhập khẩu đợc tính theo công thức

Giá thực tế

NVL nhập kho =

Giá ghi trên hoá đơn +

Thuế nhập khẩu +

Chí phí thu mua phát sinh (bốc dỡ, VC)

- Đối với NVL mua trong nớc

- Đối với NVL do công ty tự sản xuất chế biến

Giá thực tế

NVL nhập kho =

Giá thực tế NVLxuất kho (gia công) +

Các chi phí chế biếnthực tế phát sinh

- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập làgiá thực tế có thể sử dụng đợc, giá có thể bán hoặc giá ớc tính

- Đối với NVL do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế NVLnhập kho = Giá NVL xuất giao + Chi phí liên quan chế biến

1.4.2 Tính giá VNL xuất kho.

Do NVL của công ty có đặc điểm lớn về khối lợng, đa dạng về chủng loại màhầu hết lại toàn đợc nhập từ nớc ngoài Cho nên luôn có sự biến động về giá cả, đểtính giá NVL xuất kho công ty đã sử dụng hạch toán và sử dụng giá trung bình đểlàm giá tạm tính trong kỳ Đến cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán theo giáthực tế qua phơng pháp hệ số giá Công thức tính

- Giá trung bình = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

- Giá hạch toán NVL

xuất kho trong kỳ = Giá trung bình x Số lợng thực tế xuất

- Hệ số giá NVL = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ

- Giá thực tế NVL = Giá hạch toán NVL

xuất trong kỳ x Hệ số giá

2 Tổ chức kế toán chi tiết ở Công ty Dệt - May Hà Nội.

- Chứng từ sử dụng để hạch toán chi tiết NVL tại công ty bao gồm phiếu nhậpkho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, sổ thẻ kế toán chitiết, hoá đơn cớc phí vận chuyển, biên bản kiểm nghiệp vật t… Công việc hạch toánchi tiết NVL đợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán

- Hình thức sổ kế toán chi tiết NVL đợc áp dụng theo phơng pháp thẻ songsong Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn…

- ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn khomỗi loại NVL theo chỉ tiêu số lợng Mỗi loại NVL đợc theo dõi trên một thẻ kho và

đợc thẻ kho sắp xếp theo từng loại, nhóm, thứ để tiện cho việc sử dụng thẻ khotrong ghi chép kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý

Hàng ngày khi có sự biến động của NVL, thủ kho căn cứ vào các chứng từnhập, xuất kho NVL, kiểm tra số thực xuất để ghi vào các thẻ, tính số tồn vào cuốingày hoặc cuối tuần vào từng thẻ kho Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụchuyển phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ liên quan khác cho phòng kế toán để

kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ kế toán Giữa thủ kho và kế toán có lập một phiếugiao nhận các chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận đ ợccác chứng từ này

- ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho NVL do thủkho gửi lên, kế toán NVL tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý của các chứng

từ sau đó thấy đạt yêu cầu ký xác nhận vào phiếu giao nhận, và tiến hành phân loạisắp xếp số thứ tự phiếu nhập, xuất theo từng kho rồi ghi vào sổ chi tiết của từng loạiNVL Mỗi tờ sổ theo dõi một loại NVL về cả số lợng và (giá) trị giá NVL N-X-T.Cuối cùng kế toán tiến hành nhập số tiền vào máy tính để lên bảng hệ chi tiết nhậpvật t cho từng kho

Ngời lập biểu(Ký, họ tên)

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Dệt - May Hà Nội.

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Thẻ kho

Phiếu NK Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp N-X-T

3 Thủ tục nhật - xuất kho VNL.

3.1 Thủ tục nhập kho (xem biểu số 14, 15, 16).

Theo chế độ kế toán hiện hành: NVL mua ngoài nhập kho hay nhận gia côngchế biến, khi về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.Tại Công ty Dệt - May Hà Nội NVL chuyển về phải kèm theo hoá đơn mua hàng(HĐ GTGT), hoá đơn cớc phí vận chuyển… phòng kinh doanh là một bộ phận đảmnhiệm cung ứng vật t, ký kết hợp đồng với bên bán vật t Có nhiệm vụ mở sổ theodõi tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua NVL và trực tiếpmua NVL theo kế hoạch cung cấp Khi nhận đợc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho củabên bán hoặc giấy báo nhập hàng do ngời bán gửi đến Phòng kinh doanh tiến hànhkiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng Khi hàng đợc chuyển đến công ty, cán bộtiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với các thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra vềmặt số lợng, chất lợng, qui cách NVL, rồi lập biên bản kiểm nghiệm VNL Nếuthấy NVL đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập Trên cơ sở hoá

đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh tiến hành lậpphiếu NK Đối với NVL nhập khẩu phòng kinh doanh cũng tiến hành lập biên bảnkiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập

- Phiếu nhập kho đợc thành lập 3 liên

+ 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ để vào thẻ kho

+ 1 liên giao cho ngời nhập hàng để làm thủ tục thanh toán

Định kỳ phiếu nhập vật t đợc chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lu

Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấygiao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho Phiếu nhập khocũng đợc lập thành 3 liên và gửi cho các đối tợng nh trên

Trờng hợp nhập kho NVL do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi Phòngkinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1liên giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho) Nh vậy thủ tục nhập kho NVL baogồm những chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệp vật t, phiếu nhậpkho, hoá đơn cớc phí vận chuyển…

Sơ đồ trình tự nhập kho NVL

Hoá đơn kiêm phiếu NK

hoặc (giấy báo nhập hàng) Biên bản kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho

Hợp đồng Kiểm tra số thực nhập Thẻ kho

3.2 Thủ tục xuất kho NVL.

NVL trong kho của công ty chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lýdoanh nghiệp, quản lý sản xuất và xuất dùng cho các nhà máy thành viên Ngoài racòn bán, trao đổi với các đơn vị khác

Tại các nhà máy khi có nhu cầu sử dụng NVL các bộ phận đơn vị sẽ trực tiếplàm phiếu xin lĩnh vật t và gửi lên phòng kinh doanh Xét thấy nhu cầu là hợp lý vàtại kho còn loại vật t đó, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ giao cho thủ kho Phiếu này đợc thành lập 3 liên Sau khi xuất kho thủ khoghi ngày, tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rõ họ tên) giao chongời vận chuyển tới đơn vị nhập Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thựcnhập vào cột 2, ngày tháng nhập cùng với ngời vận chuyển ký vào các liên củaphiếu

- 1 liên lu ở phòng kinh doanh

- 1 liên thủ kho nhập giữ lại

- 1 liên thủ kho xuất giữ lại để ghi vào đơn giá, thành tiền (Xem biểu số 12).Xuất kho để bán bên ngoài: Căn cứ vào hợp đồng hoặc nhu cầu của kháchhàng phòng kinh doanh xét thấy hợp lý, hợp lệ lập phiếu xuất kho Trong đó ghi rõ

số lợng xuất và giao cho thủ kho Phiếu xuất kho cũng đợc lập thành 3 liên, 1liên lu

ở phòng kinh doanh, 1 liên thủ kho xuất giữ lại còn 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t

Định kỳ phiếu xuất kho đợc gửi lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và

l-u Trong các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lợng xuất kho không cần tính

đơn giá và thành tiền

- Căn cứ lệnh điều động số NCVT 207 209 ngày 20 tháng 10 năm 2001 củanhà máy về việc

Họ tên ngời vận chuyển: Anh Khoa Hợp đồng số:….….….…

Phơng tiện vận chuyển:….….….….….….….….….….….….….….….….….…

Xuất tại kho: VLP

Nhập tại kho: Nhà máy Dệt Hà Đông

giá

ThànhtiềnThực xuất Thực nhập

Đơn vị thanh toán: Nhà máy Dệt kim Đông Xuân

Địa chỉ: Công ty Dệt - May Hà Nội

Hợp đồng hoá

đơn mua hàng

phiếu xin lĩnh

Phòng kinh doanh Phiếu xuất kho Thủ kho

Xuất bánXuất nội bộ

Ban hành theo QĐ

Số 1411 TC/QĐKĐKT Quyển số 331

N 0 - 016549

§¬n vÞ b¸n hµng: ITOCHU HONG KONG

MÉu sè: 01.GTKT - 36L AM/01-B

N 0 493156

Đơn vị mua hàng: Công ty Dệt - May Hà Nội

Địa chỉ: Số 1 Mai Động - Hai Bà Trng - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Ngoại tệ Mã số: 0100100826

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền

Tỷ giá 14.985đ/USD Cộng tiền hàng 62.226 USD x 14.985 = 932.456.610Thuế suất thuế GTGT 10% tiền thuế 93245661 Tổng cộng tiền thanh toán 1025702271

Số tiền viết bằng chữ: (Một tỷ không trăm hai mơi lăm triệu bảy trăm không

hai nghìn hai trăm bảy mơi mốt đồng)

Report on meterial and

Hãng (Customer): ITOCHU HONG KONG

Hoá đơn (invoice No): 4931356

Vận đơn (BL No): 2G 31 HP 572

Tên hàng (Name of good): Nguyên vật liệu

Ngày về công ty: Ngày 5 tháng 11 năm 2001