Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của uỷ ban nhân dân huyện nguyên bình

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÍ LUẬN 4 1.1.Các khái niệm cơ bản 4 1.2. Chức năng của văn phòng 4 1.3. Ý nghĩa của hoạch định 5 1.4. Quy trình hoạch định 5 1.5. Vai trò của hoạch định trong tổ chức 6 1.6. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức 6 1.7. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng 6 1.8. Phân loại hoạch định 7 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN NGHUYÊN BÌNH 8 2.1.Khái quát về UBND huyện Nguyên Bình 8 2.1.1. Lịch sử hình thành 8 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình 9 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện 10 2.2. Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Nguyên Bình 12 2.2.1. Vai trò của Văn phòng cơ quan trong công tác thu thập căn cứ cho hoạch định 12 2.2.1.1. Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch 12 2.2.1.2. Văn phòng cơ quan thực hiện xác định các căn cứ pháp lý 12 2.2.1.3. Xác định các căn cứ thực tiễn 13 2.2.1.4. Xác định những căn cứ khoa học 13 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu 13 2.2.2.1. Ngiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định 13 2.2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu 14 2.2.2.3. Lựa chọn và ấn định mục tiêu 15 2.2.3. Vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng và thực hiện các giải pháp 16 2.2.3.1. Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch định 16 2.2.3.2. Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để xây dựng giải pháp 17 2.2.3.3. Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu 19 2.2.4. Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 20 2.2.4.1. Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu 20 2.2.4.2. Tổ chức xác định nội dung công việc 21 2.2.4.3. Xác định cách thức thực hiện các công việc 21 2.2.4.4. Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu 21 2.2.4.5. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian 23 2.2.4.6. Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá 23 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC 25 3.1. Nhận xét và đánh giá 25 3.1.1.Ưu điểm 25 3.1.2. Hạn chế 25 3.1.3. Giải pháp giúp văn phòng nâng cao hiệu quả thực hiện công tác hoạch định cho cơ quan. 26 3.1.3.1. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 26 3.1.3.2. Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi nhận được rất nhiều sự giúp đỡ củathầy cô và cán bộ, công chức cơ quan nơi tôi thực hiện đề tài nghiên cứu

Xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Đăng Việt đã hướng dẫn tận tình để tôi

có thể hoàn thiện bài nghiên cứu Xin cảm ơn các cán bộ, công chức cơ quanUBND huyện Nguyên Bình đã tạo điều kiện cung cấp cho tôi những tài liệu cầnthiết để tôi có thể thực hiện nghiên cứu đề tài

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi Các nội dung nghiêncứu, kết quả khảo sát các số liêu thống kê trong đề tài này là trung thực Nhữngthông tin trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá của chínhtôi.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 07 tháng 12 năm 2016

Sinh viên

Hoàng Thu Trang

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

UBND : Uỷ ban nhân dân

HĐND-UBND : Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dân

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

4.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 2

5 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÍ LUẬN 4

1.1.Các khái niệm cơ bản 4

1.2 Chức năng của văn phòng 4

1.3 Ý nghĩa của hoạch định 5

1.4 Quy trình hoạch định 5

1.5 Vai trò của hoạch định trong tổ chức 6

1.6 Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức 6

1.7 Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng 6

1.8 Phân loại hoạch định 7

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN NGHUYÊN BÌNH 8

2.1.Khái quát về UBND huyện Nguyên Bình 8

2.1.1 Lịch sử hình thành 8

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình 9

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện 10

2.2 Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Nguyên Bình 12

2.2.1 Vai trò của Văn phòng cơ quan trong công tác thu thập căn cứ cho

hoạch định 12

2.2.1.1 Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch 12

2.2.1.2 Văn phòng cơ quan thực hiện xác định các căn cứ pháp lý 12

2.2.1.3 Xác định các căn cứ thực tiễn 13

2.2.1.4 Xác định những căn cứ khoa học 13

2.2.2 Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu 13

2.2.2.1 Ngiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định 13

2.2.2.2 Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu 14

2.2.2.3 Lựa chọn và ấn định mục tiêu 15

2.2.3 Vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng và thực hiện các giải pháp 16

2.2.3.1 Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch định 16

2.2.3.2 Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để xây dựng giải pháp 17

2.2.3.3 Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu 19

2.2.4 Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 20

2.2.4.1 Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu.20 2.2.4.2 Tổ chức xác định nội dung công việc 21

2.2.4.3 Xác định cách thức thực hiện các công việc 21

2.2.4.4 Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu 21

2.2.4.5 Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian 23

2.2.4.6 Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá 23

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC 25

3.1 Nhận xét và đánh giá 25

3.1.1.Ưu điểm 25

3.1.2 Hạn chế 25

3.1.3 Giải pháp giúp văn phòng nâng cao hiệu quả thực hiện công tác hoạch định cho cơ quan 263.1.3.1 Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 263.1.3.2 Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng 27

KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong việc thực hiện các công việc của cơ quan tổ chức hay các hoạt đọngthực tiễn hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ đắc lực trong mọicông việc của cơ quan tổ chức trong việc đề ra những phương hướng kế hoạch sửdụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với những tính không chắcchắn của môi trường Như vậy đòi hỏi các cơ quan tổ chức phải tiến hành các hoạtđộng hoạch định cần thiết cho cơ quan tổ chức mình;

Trong cơ quan tổ chức việc hoạch định các công việc, chiến lược không thểkhông kể đến văn phòng, văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng chính thammưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủtrương có cơ sở đế lựa chọn quyết định quán lý tối ưu cũng như hỗ trợ đưa ranhững phương án hoạch định phục vụ cho mục tiêu hoạt dộng cùa cơ quan, tổchức Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoahọc, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực phái có mặt ớ mọi lúc, mọinơi Văn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó,phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủtrưởng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cứa, phương tiện, thiết bị dụng cụ Vãn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,quản lý các phương tiện, thiết bị dụng cụ đó đê đám báo sử dụng chúng có hiệuquá Tóm lại văn phòng là bộ phận giúp việc cho lãnh dạo,thông qua các chứcnăng chình

Như vậy có thể thấy trên đà phát triển của xã hội hiện nay, mọi lĩnh vựchoạtđộng đều cần phải được lên kế hoạch, hoạch định hướng đi một cách cụ thể để

đi đến mục tiêu một cách nhanh nhất Không ngoại trừ cơ quan hành chính nhànước, việc hoạch định càng đóng vai trò quan trọng, và văn phòng là một trongnhững bộ phận góp phần không nhỏ trong hoạch định của cơ quan tổ chức, giúp tổchức thực hiện công việc và hoàn thành mục tiêu công việc một cách hiệu quả nhất

Với lí do muốn đi sâu nghiên cứu về vai trò của hoạch định trong cơ quan

nhà nước để tìm hiểu và có cái nhìn thực tế về hoạch định trong cơ quan tổ chức,nâng cao kiến thức của bản thân, cũng như khảo sát quá trình lập kế hoạch của cơ

quan và đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch, Tôi lựa chọn nghiên cứu đề tài : “ Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình”

2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Các kế hoạch của cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện

Nguyên Bình, Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình

Mục đích nghiên cứu: Khảo sát về vai trò của Văn phòng cơ quan UBNDhuyện trong việc hoạch định các công việc của cơ quan để có được cái nhìn tổngthể hơn về công việc, ngành nghề mà mình đang theo học, để mở rộng kiến thứccủa bản thân Đưa ra một số giải pháp để văn phòng cơ quan thực hiện tốt hơn vaitrò của mình trong hoạch định công việc của cơ quan tổ chức

Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá về đơn vị khảo sát, đưa ra một

số giải pháp

3 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

-Cơ sở phương pháp luận

Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lí luận, quan diểm lịch sử -cụ thể, quanđiểm toàn diện và hệ thống

-Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Thu thập xử lí thông tin

Phương pháp quan sát

Phương pháp đánh giá

Phỏng vấn

4.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài

Đánh giá nhận xét và đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng côngtác hoạch định của cơ quan tổ chức

Khẳng định tầm quan trọng của văn phòng trong việc hoạch định các côngvệc của cơ quan tổ chức

Cung cấp cho bản thân những kiến thức thực tế cơ bản cho ngành nghề củamình lựa chọn.

5 Cấu trúc của đề tài

Gồm 3 phần :

Phần mở đầu

Phần nội dung

Phần kết luận

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÍ LUẬN 1.1.Các khái niệm cơ bản

Khái niệm hoạch định : Hoạch định là quá trình xác định và lựa chọn mụctiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết để đối phó với sự thay đổi

và tính không chắc chắn để đạt được mục tiêu

Khái niệm Văn phòng :Là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn

vị, là nơi thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí, lànơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạtđộng của mỗi cơ quan tổ chức

1.2 Chức năng của văn phòng

- Tham mưu – tổng hợp: Tư vấn đóng góp ý kiến cho lãnh đạo, thống kê xử

lí và tập hợp nhiều vẫn đề

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thôngnhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thờimọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòihỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưutổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công táctham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tươngđối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phậntham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi để có ý kiếntham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài,phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhấtđịnh

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thểlàm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp

thị, tài chính, kế toán…

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gâykhó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tìnhtrạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất vớilãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệtcủa các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác thammưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cungcấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

- Chức năng hậu cần:

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó làchức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vậtchất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan,đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của côngtác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua bachức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sungcho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi

cơ quan, đơn vị

1.3 Ý nghĩa của hoạch định

Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho các công việc của cơquan tổ chức

Giúp người thực hiện chủ động đối phó với mọi sự không ổn định trongtương lai liên quan đến công việc, tối thiểu hóa các bất trắc của tương lai, tập trunghoạt động để hướng về mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu quả

1.4 Quy trình hoạch định

- Xác định mục tiêu

+Phân tích các căn cứ

+Xác lập mục tiêu dự kiến và đánh giá tính khả thi

+Ấn định mục tiêu

-Lựa chọn giải pháp đạt mục tiêu

+Xác định nội dung công việc

+Xác định đối tượng thực hiện mục tiêu

+Lựa chọn thời gian địa điểm

+Xác định nguồn lực, giải pháp kiểm soát

1.5 Vai trò của hoạch định trong tổ chức

Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viêntrong một cơ quan Hoạch định cho biết hướng đi của cơ quan, tổ chức đó

Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của cơ quan, tổ chức

Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí

Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức Nhờ hoạch định màmột tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quảntrị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường

Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tậpthể Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốnđạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môitrường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức

Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểmtra

1.6 Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức

-Văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác thu thập các căn cứ choviệc hoạch định những kế hoạch của cơ quan tổ chức

-Vai trò trong việc trong việc xác định các mục tiêu của cơ quan

-Vai trò trò trong công tác xây dựng và đưa ra các giải pháp cho kế hoạch-Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu của cơ qua tổ chức

1.7 Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng

-Hoạch định chức năng nhiệm vụ của văn phòng

-Hoạch định cơ cấu tổ chức của văn phòng

-Hoạch định nhân sự cho hoạt động văn phòng

-Hoạch định công việc cho hoạt động văn phòng

-Hoạch định các nguồn thông tin cho hoạt động của cơ quan -Hoạch định các mối quan hệ phối hợp công việc của văn phòng-Hoạch định tài chính cho hoạt động văn phòng

-Hoạch định cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan văn phòng

1.8 Phân loại hoạch định

-Phân loại theo thời gian

+Hoạch định dài hạn

+ Hoạch định ngắn hạn

-Theo tính chất quan trọng của mục tiêu

+Hoạch định chiến lược

+Hoạch định thông tin

+Hoạch định các mối quan hệ

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

HOẠCH ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN NGHUYÊN BÌNH

2.1.Khái quát về UBND huyện Nguyên Bình

2.1.1 Lịch sử hình thành

Trải qua quá trình hình thành và phát triển của đất nước, mỗi địa phươngđều xây dựng cơ chế tổ chức và phân chia quản lí theo từng vùng, đơn vị CaoBằng là một tỉnh vùng núi biên giới phía Đông Bắc của Tổ Quốc, Tỉnh Cao Bằng

có diện tích đất tự nhiên là 6.690,72 km², là cao nguyên đá vôi xen lẫn núi đất, có

độ cao trung bình trên 200 m, vùng sát biên có độ cao từ 600- 1.300 m so với mặtnước biển Rừng núi chiếm hơn 90% diện tích toàn tỉnh tỉnh Cao Bằng có tất cả 1thành phố và 12 huyện, thị trấn

Trong đó Nguyên Bình là một huyện thuộc miền Tây của tỉnh, cách trungtâm tỉnh lị khoảng 45 km về phía Tây theo đường Quốc lộ 34 , là huyện miền núivùng cao của tỉnh Cao Bằng; Có nhiều anh em dân tộc chung sống với những nétbản sắc vô cùng phong phú; Huyện Nguyên Bình phân chia thành 20 đơn vị hànhchính bao gồm 18 xã: Minh Tâm, Bắc Hợp, Lang Môn, Minh Thanh, Tam Kim,Hoa Thám, Thịnh Vượng, Thể Dục, Thái Học, Quang Thành, Hưng Đạo, ThànhCông, Phan Thanh, Mai Long, Ca Thành, Vũ Nông, Triệu Nguyên, Yên Lạc và haithị trấn: Nguyên Bình, Tĩnh Túc

Uỷ ban nhân dân huyện được thành lập theo Quyết định thành lập của Ủyban nhân dân tỉnh Cao Bằng Hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng ủy, Uỷ bannhân dân huyện, xuất phát điểm là một cơ quan còn non nớt, thuộc vùng dân chíthấp điều kiện học tập, đào tạo của cán bộ cơ quan còn gặp không ít khó khăn tuynhiên cùng với sự cố gắng nỗ lực quyết tâm cao đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức cơ quan đã không ngừng đưa huyện nhà phát triển

Nhiều năm qua Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình tích cực phấn đấu thiđua dành nhiều thành thích cao trong toàn tỉnh Bên cạnh đó không ngừng đổi mới,đưa ra những chương trình kế hoạch canh tác, tiến đến xây dựng nông thôn mớitrên khắp các xã trên địa bàn huyện Nâng cao dân trí, ứng dụng khoa học công

nghệ vào lao động sản xuất, Bên cạnh đó Uỷ ban nhân dân huyện chú trọng xâydựng trường học cho học sinh vùng sâu vùng xa, nhiều ngôi trường được xâydựng tu bổ khang trang hơn.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình

Ủy ban nhân dân huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên

Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủyviên phụ trách công an

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm có các phòng và cơquan tương đương phòng

 Lãnh đạo UBND huyện Nguyên Bình

TT Họ và tên Chức vụ, đơn vị công tác Số điện thoại

1 Đinh Văn Phồn Chủ tịch UBND huyện CQ:3.872.114

2 Nông Văn Trường Phó Chủ tịch UBND huyện CQ: 3872132

3 Nông Quốc Hùng Phó Chủ tịch UBND huyện CQ:3872031

 Thành viên UBND huyện Nguyên Bình

TT Họ và tên Chức vụ, đơn vị công tác Số điện thoại

2 Lãnh Thị Muôn Trưởng phòng Tài chính – Kế hoạch CQ:

3 Hoàng Văn Hướng Trưởng Công an huyện CQ:

4 Nguyễn Đức Trường Chánh Văn phòng HĐND và UBND

huyện

CQ: 0263872201

 Các phòng ban thuộc Uỷ ban nhân dân

1 Văn phòng HĐND và UBND huyện 0263 872 104

3 Phòng Tài chính – Kế hoạch 0263 872 148

4 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn 0263 872 484

6 Phòng Tài nguyên – Môi trường 0263 872 108

8 Phòng Lao động thương binh và xã hội 0263 872 118

15 Trạm Khuyến nông – Khuyến lâm 0263 872 744

16 Đài Truyền thanh – Truyền hình 0263 872 194

17 Ban Quản lý Dự án đầu tư và xây dựng 0263 872 229

2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện

Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình do Hội đồng nhân dân huyện bầu là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nướccấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình được áp

dụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13

“Điều 28 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quyđịnh tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và

tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

3 Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểmdân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước,tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệmôi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

4 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp

và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoahọc, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xãhội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tưpháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

5 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

6 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.”

2.2 Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Nguyên Bình

2.2.1 Vai trò của Văn phòng cơ quan trong công tác thu thập căn cứ cho hoạch định

2.2.1.1 Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch

Để thực hiện bất cứ bất công việc gì của cơ quan tổ chức cũng cần rấtnhiều thông tin, thông tin đáp ứng cho hoạt động thực tiễn, giải quyết nhiệm vụcủa cơ quan tổ chức, làm căn cứ để xây dựng các kế hoạch, từ các đặc tính củacông việc,cơ cấu tổ chức, nhân sự, tài chính, lịch trình công tác, các buổi họp, kếhoạch ngắn hạn và dài hạn của cơ quan

Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch địnhcông việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:

- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu

- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch

- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc

- Tiến trình thực hiện công việc

Thu thập các căn cứ cho hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tổchức thực hiện hoạch định công việc của văn phòng cơ quan, những căn cứ xuấtphát từ nội bộ cơ quan,như thông tin nội bộ hoặc là thông tin bên ngoài, những căn

cứ đánh giá giá trị pháp lí của thông tin

2.2.1.2 Văn phòng cơ quan thực hiện xác định các căn cứ pháp lý

Trong bất cứ cơ quan tổ chức nào thì văn phòng cũng là cửa ngõ của cơquan, vì văn phòng luôn có mỗi quan hệ đối nội đối ngoại thông qua hệ thống vănbản đi văn bản đến, văn bản nội bộ Văn phòng HĐND-UBND huyện là bộ phậntiếp nhận nhiều thông tin từ nhiều bộ phận khác của cơ quan vì vậy để thu thậpnhững căn cứ cho quá trình hoạch định công việc cũng thuận lợi hơn

Trong đó là các căn cứ pháp lí, văn phòng cơ quan UBND huyện thực hiệnxây dựng các căn cứ pháp lí thông qua những quy định, quyết định của nhànước,các luật, các văn bản quy định, quyết định có liên quan đến việc thực hiệnhoạch định

Trước khi hoạch định bất cứ một công việc gì văn phòng cơ quan tổ chứcthu thập căn cứ thông qua việc nghiên cứu các quy định của nhà nước, các tài liệu,văn bản luật, các quy định quyết định, thông tư liên quan đến công việc cần lập kếhoach

Tâp hợp các các căn cứ thu được thực hiện kiểm tra độ chính xác và tiếnhành lựa chọn làm căn cứ pháp lí cho việc hoạch định, đưa những căn cứ hợp lí và

có giá trị nhất vào hoạch định

2.2.1.3 Xác định các căn cứ thực tiễn

Sau khi nhận được sự chỉ đạo, và xác định những công việc cần phải làmcủa cơ quan Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức phân công công việcđến từng bộ phận trong phòng và thu thập các căn cứ trong đó có căn cứ thực tiễn

để hoạch định công việc

Văn phòng tổ chức xác định các căn cứ thực tiễn để hoạch định các côngviệc của cơ quan là những căn cứ thể hiện xu hướng phát triển của cơ qua, cácchương trình kế hoạch của cơ quan ở thời gian trước, các yếu tố kinh tế, chính trị,văn hóa, môi trường làm việc của cơ quan Văn phòng sẽ dựa vào đó để xây dựngcác căn cứ thực tiễn cho việc hoạch định

Ví dụ như Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình thường xuyên có những kếhoạch xây dựng đường liên thôn liên xóm, các chương trình kế hoạch triển khainông thôn mới ở những năm trước, để xây dựng được kế hoạch thì văn phòng cơquan thu thập những căn cứ thực tiễn dựa vào những kế hoạch đó để làm căn cứthực tiễn, qua đó có được những kế hoạch tối ưu, mang lại hiệu quả cao

2.2.1.4 Xác định những căn cứ khoa học

Văn phòng cơ quan xác định các căn cứ khoa học cho việc hoạch định côngviệc thông qua các nghiên cứu khoa học, các cơ sở khoa học, làm cơ sở để kếhoạch trở nên đáng tin cậy và nâng cao khả năng hoàn thành hiệu quả công việc

2.2.2 Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu

2.2.2.1 Ngiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định

Văn phòng cơ quan thực hiện nghiên cứu và phân tích các căn cứ hoạch địnhsao cho đảm bảo tính phù hợp để đưa vào làm căn cứ xác định mục tiêu