Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của uỷ ban nhân dân huyện nguyên bình

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÍ LUẬN 4 1.1.Các khái niệm cơ bản 4 1.2. Chức năng của văn phòng 4 1.3. Ý nghĩa của hoạch định 5 1.4. Quy trình hoạch định 5 1.5. Vai trò của hoạch định trong tổ chức 6 1.6. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức 6 1.7. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng 6 1.8. Phân loại hoạch định 7 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN NGHUYÊN BÌNH 8 2.1.Khái quát về UBND huyện Nguyên Bình 8 2.1.1. Lịch sử hình thành 8 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình 9 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện 10 2.2. Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Nguyên Bình 12 2.2.1. Vai trò của Văn phòng cơ quan trong công tác thu thập căn cứ cho hoạch định 12 2.2.1.1. Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch 12 2.2.1.2. Văn phòng cơ quan thực hiện xác định các căn cứ pháp lý 12 2.2.1.3. Xác định các căn cứ thực tiễn 13 2.2.1.4. Xác định những căn cứ khoa học 13 2.2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu 13 2.2.2.1. Ngiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định 13 2.2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu 14 2.2.2.3. Lựa chọn và ấn định mục tiêu 15 2.2.3. Vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng và thực hiện các giải pháp 16 2.2.3.1. Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch định 16 2.2.3.2. Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để xây dựng giải pháp 17 2.2.3.3. Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu 19 2.2.4. Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 20 2.2.4.1. Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu 20 2.2.4.2. Tổ chức xác định nội dung công việc 21 2.2.4.3. Xác định cách thức thực hiện các công việc 21 2.2.4.4. Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu 21 2.2.4.5. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian 23 2.2.4.6. Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá 23 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC 25 3.1. Nhận xét và đánh giá 25 3.1.1.Ưu điểm 25 3.1.2. Hạn chế 25 3.1.3. Giải pháp giúp văn phòng nâng cao hiệu quả thực hiện công tác hoạch định cho cơ quan. 26 3.1.3.1. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 26 3.1.3.2. Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu nhận nhiều giúp đỡ thầy cô cán bộ, công chức quan nơi thực đề tài nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Đăng Việt hướng dẫn tận tình để tơi hồn thiện nghiên cứu Xin cảm ơn cán bộ, công chức quan UBND huyện Nguyên Bình tạo điều kiện cung cấp cho tơi tài liệu cần thiết để tơi thực nghiên cứu đề tài Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu riêng Các nội dung nghiên cứu, kết khảo sát số liêu thống kê đề tài trung thực Những thông tin nghiên cứu kết phân tích, nhận xét, đánh giá tơi.Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 07 tháng 12 năm 2016 Sinh viên Hoàng Thu Trang BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND-UBND : Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong việc thực công việc quan tổ chức hay hoạt đọng thực tiễn hoạch định có vai trị quan trọng, hỗ trợ đắc lực công việc quan tổ chức việc đề phương hướng kế hoạch sử dụng hiệu nguồn tài nguyên hạn chế đối phó với tính khơng chắn mơi trường Như đòi hỏi quan tổ chức phải tiến hành hoạt động hoạch định cần thiết cho quan tổ chức mình; Trong quan tổ chức việc hoạch định công việc, chiến lược không kể đến văn phòng, văn phòng phận thực chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có sở đế lựa chọn định quán lý tối ưu hỗ trợ đưa phương án hoạch định phục vụ cho mục tiêu hoạt dộng cùa quan, tổ chức Muốn có định đắn, kịp thời có sở mang tính khoa học, người định phải nắm nhiều lĩnh vực phái có mặt lúc, nơi Văn phòng giúp thủ trướng việc tổng hợp ý kiến chun mơn đó, phân tích, chọn lọc dể đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho thủ trưởng thông tin, phương án định kịp thời đắn Hoạt động quan, đơn vị, dự án thiếu điều kiện vật chất nhà cứa, phương tiện, thiết bị dụng cụ Vãn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện, thiết bị dụng cụ đê đám báo sử dụng chúng có hiệu q Tóm lại văn phịng phận giúp việc cho lãnh dạo,thông qua chức chình Như thấy đà phát triển xã hội nay, lĩnh vực hoạtđộng cần phải lên kế hoạch, hoạch định hướng cách cụ thể để đến mục tiêu cách nhanh Không ngoại trừ quan hành nhà nước, việc hoạch định đóng vai trò quan trọng, văn phòng phận góp phần khơng nhỏ hoạch định quan tổ chức, giúp tổ chức thực công việc hồn thành mục tiêu cơng việc cách hiệu Với lí muốn sâu nghiên cứu vai trò hoạch định quan nhà nước để tìm hiểu có nhìn thực tế hoạch định quan tổ chức, nâng cao kiến thức thân, khảo sát trình lập kế hoạch quan đưa số giải pháp để nâng cao hiệu lập kế hoạch, Tôi lựa chọn nghiên cứu đề tài : “ Vai trị văn phịng cơng tác hoạch định Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình” 2.Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Các kế hoạch quan Uỷ ban nhân dân huyện Ngun Bình, Văn phịng HĐND-UBND huyện Ngun Bình Mục đích nghiên cứu: Khảo sát vai trò Văn phòng quan UBND huyện việc hoạch định công việc quan để có nhìn tổng thể cơng việc, ngành nghề mà theo học, để mở rộng kiến thức thân Đưa số giải pháp để văn phòng quan thực tốt vai trị hoạch định cơng việc quan tổ chức Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát đánh giá đơn vị khảo sát, đưa số giải pháp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng -Cơ sở phương pháp luận Quan điểm thực tiễn nguyên tắc lí luận, quan diểm lịch sử -cụ thể, quan điểm toàn diện hệ thống -Các phương pháp nghiên cứu sử dụng Thu thập xử lí thơng tin Phương pháp quan sát Phương pháp đánh giá Phỏng vấn 4.Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài Đánh giá nhận xét đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác hoạch định quan tổ chức Khẳng định tầm quan trọng văn phịng việc hoạch định cơng vệc quan tổ chức Cung cấp cho thân kiến thức thực tế cho ngành nghề lựa chọn Cấu trúc đề tài Gồm phần : Phần mở đầu Phần nội dung Phần kết luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CƠ SỞ LÍ LUẬN 1.1.Các khái niệm Khái niệm hoạch định : Hoạch định trình xác định lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết để đối phó với thay đổi tính khơng chắn để đạt mục tiêu Khái niệm Văn phòng :Là máy điều hành tổng hợp quan đơn vị, nơi thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí, nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức 1.2 Chức văn phòng - Tham mưu – tổng hợp: Tư vấn đóng góp ý kiến cho lãnh đạo, thống kê xử lí tập hợp nhiều đề Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phịng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị - Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.3 Ý nghĩa hoạch định Hoạch định thiết lập sở định hướng cho công việc quan tổ chức Giúp người thực chủ động đối phó với khơng ổn định tương lai liên quan đến cơng việc, tối thiểu hóa bất trắc tương lai, tập trung hoạt động để hướng mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu 1.4 Quy trình hoạch định - Xác định mục tiêu +Phân tích +Xác lập mục tiêu dự kiến đánh giá tính khả thi +Ấn định mục tiêu -Lựa chọn giải pháp đạt mục tiêu +Xác định nội dung công việc +Xác định đối tượng thực mục tiêu +Lựa chọn thời gian địa điểm +Xác định nguồn lực, giải pháp kiểm soát 1.5 Vai trò hoạch định tổ chức Hoạch định công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên quan Hoạch định cho biết hướng quan, tổ chức Hoạch định có tác dụng giảm tính bất ổn định quan, tổ chức Hoạch định giảm chồng chéo hoạt động lãng phí Hoạch định làm tăng hiệu cá nhân tổ chức Nhờ hoạch định mà tổ chức nhận tận dụng hội mơi trường để giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố mơi trường Nhờ có hoạch định mà tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi người tập thể hành động biết muốn đạt gì, kết đạt cao Hoạch định giúp tổ chức thích nghi với thay đổi mơi trường bên ngồi, định hướng số phận tổ chức Hoạch định thiết lập nên tiêu chuẩn tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra 1.6 Vai trị văn phòng hoạch định quan tổ chức -Văn phịng có vai trị quan trọng cơng tác thu thập cho 10 thông qua công việc: Chuẩn bị tuyển dụng: Trước hết quan lên kế hoạch tuyển dụng công chức, yêu cầu đặt cho vị trí cần tuyển dụng, thơng báo tuyển dụng cần nội dung Thông báo tuyển dụng công chức: Cơ quan soạn thông báo tuyển dụng chi tiết yêu cầu công việc, quyền lợi ứng viên hưởng đăng lên phương tiện truyền thông đại chúng Nhờ vào thông báo này, người nộp đăng kí dự tuyển biết cơng việc có phù hợp với hay không nộp hồ sơ ứng tuyển Sau nhận hồ sơ ứng viên, bước gửi thư thông báo thời gian địa điểm thi công Tổ chức thi công chức: Việc thi công chức tổ chức coi thi, bảo vệ chặt chẽ đảm bảo cơng cho người đăng kí dự thi Tập thử việc: Đây khoảng thời gian mà nhân tiếp xúc thực tế với công việc, hội để thể khả năng, trình độ có đáp ứng nhu cầu cơng việc hay khơng Từ quan đưa định cuối để vào biên chế quan Như giải pháp xây dựng kế hoạch cần phải đảm phù hợp tối ưu với quan để đạt hiệu cao 2.2.4 Vai trò văn phịng cơng tác tổ chức thực mục tiêu 2.2.4.1 Xác định công việc cần phải thực để đạt mục tiêu Để tổ chức thực mục tiêu quan cách hiệu trươc hết việc xác định mục tiêu đắn phù hợp quan trọng nhất, xác định mục tiêu tiên có nghĩa vạch đường mũi tên để đến đích cuối 25 cùng, bên cạnh cách giải pháp để thực mục tiêu, giải pháp đắn đem lại kết tốt mà không thời gian, tiền công sức nhiều Để tổ chức thực mục tiêu tốt cần phải có kế hoạch thật chi tiết cụ thể công việc cụ thể cần làm trước công việc cần làm sau, hay nói cách khác quy trình để tổ chức thực mụ tiêu Một yếu tố quan trọng việc phân công công việc để thực hiện, phân công công việc giúp cho cá nhân, phận, phịng ban đinh hình cơng việc phải làm tiến độ thực cơng việc Cần phải có tâm đồng thuận từ cấp tổ chức, để thực cơng việc người cần phải hướng đến mục tiêu lớn cua quan 2.2.4.2 Tổ chức xác định nội dung công việc Trước thực cơng việc cần phải xác định nội dung công việc, việc để đạt mục tiêu cần xác định nội dung công việc mà ta cần tiến hành thực Việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực nắm bắt tồn u cầu cơng việc diễn ra,cơng việc cơng việc thực Như sau xác định mục tiêu công việc cách đắn văn phịng quan tổ chức xác định nội dung công việc, nội dung công việc xác định dựa phân tích đánh giá cụ thể để đưa ra, việc xác định nội dung công việc hướng giúp cho công việc tổ chức cách tốt 2.2.4.3 Xác định cách thức thực cơng việc Văn phịng quan sau xác định nội dung công việc cần phải làm tổ chức xác định cách thức thực cơng việc Cách thức thực cơng việc xác định rõ ràng cụ thể tiến trình thực hiện, phương pháp để thược Đối với mục tiêu khác cách thức tổ chức thực sẽ khác 26 Văn phòng tổ chức dựa vào mục tiêu đề trước để xác định cách thức cho phù hợp nhất, giảm chi phí, thời gian, cơng sức để làm cơng việc Cách thức thực cơng việc xác định phải đảm bảo hiệu quả, lựa chọn cách thức tối ưu dựa vào khảo sát đánh giá Có thể có nhiều cách thức thực công việc khác chia nhỏ công việc để thực hiện, tập trung lại để thực hiện, thực thông qua công việc khác, thực dựa theo phối hợp 2.2.4.4 Xác định nguồn lực thực mục tiêu Nguồn lực cho yếu tố quan trọng việc thực mục tiêu Một nguồn lực tổ chức sử dụng hiệu nghĩa cơng việc có bước đầu thành công Việc xác định nguồn lực để thực mục tiêu quan UBND huyện Nguyên Bình thực hiệu Văn phòng quan tổ chức xác định nguồn lực thực công việc sau: Tùy thuộc vào tính chất cơng việc mà văn phòng HĐND-UBND xác định nguồn lực phù hợp Nguồn nhân lực để thực công việc, cơng việc có khối lượng lớn địi hỏi nhân nhiều trình độ chun mơn cao văn phòng xác định nhân phù hợp với cơng việc số lượng nhân sự, cịn phụ thuộc vào số lượng nhân quan mà thực xác định cho phù hợp Bên cạnh dựa vào chất lượng nguồn nhân sự, chất lượng nguồn nhân thể qua nét đặc trưng thể lực, trí lực, tay nghề, lực thực công việc, mức độ thành thạo công việc, phẩm chất đạo đức, ý thức trách nhiệm cá nhân với công việc Trong yếu tố phẩm chất đạo đức trình độ học vấn quan trọng nhất, nói lên mức trưởng thành người, quy định phương pháp tư duy, nhân cách, lối sống người Ngoài nguồn lực nhân nguồn lực khác đóng vai trị khơng Văn phịng quan có vai trị việc xác định nguồn lực tài 27 chính, tài yếu tố quan trọng việc thực công việc trước tiến hành cơng việc phải xác định tài trả cho cơng việc để thuận lợi cho việc chuẩn bị phối hợp với phận khác kế toán để thực hiện, xem xét khả tài quan đảm bảo thực hay khơng Bên cạnh yếu tố vật lực khác, văn phòng quan xác định cụ thể công cụ, phương tiện đầy đủ để sẵn sàng cho việc thực mục tiêu hiệu Trong lĩnh vực hoạch định trang thiết bị, khoa học kĩ thuật yếu tố có ảnh hưởng quan trọng đến tồn tiến trình tổ chức hoạch định, thiếu trang thiết bị sở vật chất quan tổ chức, soạn thảo, thực kiểm soát hoạch định có hiệu Một đường hồn thiện nâng cao chất lượng công tác hoạch định hồn thiện sở vật chất kỹ thuật Với tiến vượt bậc điện tử, tin học truyền thơng, nói khơng có lĩnh vực hoạch định mà khơng chịu ảnh hưởng yếu tố phát triển vũ bão Khơng có tiến khoa học kỹ thuật làm thay đổi tận gốc rễ trình tổ chức thực cơng tác hoạch định Nghiên cứu tìm phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hồn thiện cơng tác tổ chức thực kiểm soát hoạch định nhiệm vụ quan trọng quan 2.2.4.5 Xác định đối tượng, địa điểm thời gian Văn phòng quan UBND huyện Nguyên Bình tổ chức xác định đối tượng , thời gian địa điểm thực công việc cách cụ thể, rõ ràng xác Trong hoạch định cơng việc quan yếu tố xác định đối tượng, thời gian địa điểm yếu tố quan trọng Để thực công việc quan cách hiệu quả, văn phòng tổ chức thực việc xác định thời gian địa điểm đảm bảo phù hợp xem xét kĩ lưỡng để tránh trường hợp bị trùng lịch cơng việc khác 28 Ví dụ trước thực kế hoạch tổ chức buổi tổng kết bầu cử quan vừa qua, Văn phòng thực xác định đối tượng tham gia xác định thời gian tổ chức vào ngày 23 tháng năm 2016 Thời gian thời điểm bầu cử toàn dân vừa kết thúc, địi hỏi phải có buổi tổng kết lại tồn q trình thực cơng việc nhìn lại thành công việc Buổi tổng kết tổ chức hội trường lớn tầng UBND huyện 2.2.4.6 Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá Văn phòng quan thực việc xác định phương pháp kiểm tra đánh giá công việc Xác định phương pháp kiểm tra đánh đảm bảo kiểm tra chất lượng công việc, tiến độ thực công việc Đây bước quan trọng tổ chức thực mục tiêu công việc quan tổ chức hồn thành cần đảm bảo xác, kiểm tra cách kĩ Văn phòng HĐND-UBND tổ chức kiểm tra tồn tiến trình thực mục tiêu với mục đích rà sốt lại đạt điểm cịn han chế q trình thực mục tiêu để báo cáo với lãnh đạo, rút kinh nghiệm để thực tốt kế hoạch lần sau lần sau Văn phòng xem xét tồn tiến trình thơng qua văn hình thành q trình tổ chức cơng việc kế hoạch, báo cáo, biên Văn phòng đưa loạt pháp kiểm tra đánh giá công việc thực lựa chọn phương pháp kiểm tra đánh giá phù hợp nhât cho cơng việc Tùy theo loại công việc mà xác định phương pháp kiểm tra đánh gí khác mức độ đánh giá khác Ví dụ việc tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân , kế hoạch phát triển kinh tế địa phương tùy theo tính chất cơng việc mà có phương pháp kiểm tra giám sát đảm bảo kết thực công việc khác Tổ chức đánh giá thực công việc giúp xem xét lại lại tồn cơng việc phận đảm trách thực kế hoạch dựa vào kết 29 công việc thực kiểm tra đưa kết cuối đánh giá kết công việc Thơng qua xem xét hiệu suất làm việc phận, cá nhân việc đánh giá xác định thông qua tiêu đánh giá cơng việc Tiểu kết Như vậy, thấy văn phịng có vai trị quan trọng khơng thể thiếu việc hoạch định công việc quan tổ chức, văn phòng xây dựng hoạch định, xây dựng mục tiêu, giải pháp để thực mục tiêu, việc tổ chức thực mục tiêu cho hiệu Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát việc thực mục tiêu hướng, góp phần khơng nhỏ vào việc hồn thành mục tiêu lớn nhỏ quan CHƯƠNG III GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC 3.1 Nhận xét đánh giá 3.1.1.Ưu điểm Văn phòng HDND-UBND huyện Ngun Bình thực vai trị cơng tác hoạch định quan tổ chức cách hiệu làm tròn nhiệm vụ Văn phịng quan ln phận nổ có nhiều sáng tạo tổ chức cơng việc hoạt động của quan, bên cạnh tiến độ làm việc lực công chức phòng tốt Trong việc hoạch định kế hoạch công tác cho quan phận văn phịng ln có họp để thống đưa ý kiến chung việc xác định cho kế hoạch, xác định mục đích thực cơng việc điều đảm bảo tính khách quan, phát huy khả năng, lực công chức văn phòng, ý 30 kiến tham mưu cho lãnh đạo, trình lên lãnh đạo quan để lựa chọn đưa giải pháp cuối tốt Bên cạnh vai trị văn phịng quan việc xây dựng biện pháp tổ chức thực mục tiêu kế hoạch thể cụ thể Cán văn phòng tổ chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng biện pháp để hoàn thành cơng việc tốt nhât, tránh lãng phí thời gian tiền Ngồi ln theo dõi giám sát việc thực mục tiêu để báo cáo với cấp 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh mặt tích cực đạt văn phịng HĐND-UBND huyện Ngun Bình số hạn chế thực vai trò cơng tác hoạch định quan tổ chức : Công tác tổ chức thực mục tiêu cịn số hạn chế Chất lượng cơng tác tham mưu chưa thực đạt hiêu Trình độ chun mơn chun viên văn phịng hạn chế định 3.1.3 Giải pháp giúp văn phịng nâng cao hiệu thực cơng tác hoạch định cho quan 3.1.3.1 Nâng cao hiệu công tác tổ chức thực mục tiêu -Xác định nội dung công việc cụ thể rõ ràng Đối với kế hoạch quan văn phòng cần phải xem xét xác đinh nội dung cơng việc mà cần phải làm cách cụ thể rõ ràng, việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực dễ dàng việc tiến hành thực công việc - Xác định cách thức thực công việc tối ưu, hiệu Văn phòng cần phải nâng cao vai trị việc xác định cách thức thực cơng việc, cách thức thực công việc định phần lớn thành cơng việc Cần tổ chức xác định cách thức thực công việc cho phù hợp đảm bảo mang lại hiệu Bên cạnh nâng cao chất lượng cơng tác chun mơn cán văn 31 phòng lĩnh vực -Xác định cụ thể, hợp lí nguồn lực thực cơng việc Văn phòng quan cần phải tổ chức xác định nguồn lực thực công việc cho đảm bảo đủ để thực mục tiêu Không bị lãng phí q nhiều nguồn lực cho cơng việc Sử dụng phù hợp, phải đưa số cụ thể để dễ dàng cho việc thực công việc quan - Xác định đối tượng địa điểm thời gian cho hoạch định Cũng giống việc xác định nguồn lực thực cách thức thực việc xác định đối tượng, thời gian địa điểm vô quan trọng Để nâng cao vai trị hoạch định quan văn phịng cần có biện pháp xác định đối tượng, địa điểm thời gian thực công việc cho cụ thể đảm bảo xác để thuận lơi cho việc thực mục iêu quan tổ chức Cơng việc văn phòng cần phải phân chia cụ thể cho cá nhân để họ định hình nhiệm vụ cụ thể phải có đội ngũ cán văn phịng có trình độ chun mơn hoạch định - Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá tối ưu cho hoạch định Văn phòng cần xây dựng phương pháp kiểm tra đánh giá công việc cách hiệu Việc xác định phương pháp kiểm tra đánh giá giúp quan có sở để đánh giá việc thực cơng việc tốt góp phần nâng cao hiệu làm việc nâng cao vai trị công tác hoạch định cho quan tổ chức 3.1.3.2 Nâng cao chất lượng công tác tham mưu trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức văn phòng Văn phòng quan cần nâng cao công tác tham mưu cho lãnh đạo kế hoạch quan tổ chức, để lãnh đạo đưa định nhanh chóng, hiệu hợp lí mang lại hiệu cho quan Việc tham mưu cần phải thực cách cẩn thận, kĩ lưỡng, 32 thông tin tham mưu đến lãnh đạo phải thơng tin xác phục vụ cho q trình thực cơng việc quan Để tham mưu tốt văn phịng cần có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn cao hoạch định, công chức văn phòng cần phải nâng cao kĩ hoạch định mình, cần phải đào tạo bồi dưỡng nâng cao chun mơn Ngồi văn phịng xây dựng đội ngũ chun cơng tác hoạch định quan để đảm bảo công tác hoạch định tổ chức tốt cho quan Tiểu kết Như để làm tốt vai trị văn phịng cơng tác hoạch định văn phịng cần phải tổ chức thực biện pháp nhằm nâng cao vai trị giúp quan, tổ chức có kế hoạch cách thành công hiêu Nâng cao vai trò văn phòng cụ thể qua việc tổ chức thực mục tiêu thật hiểu , xác định nội dung kế hoạch cơng việc cần phải làm kế hoạch Bên cạnh cách thức để thực cơng việc, có nhiều cách thức để thực cơng việc nhiên vai trò văn phòng xác định cách thức hiệu mang lại hiệu cao Ngoài văn phòng cần xác định nguồn lực thực mục tiêu, đối tượng, thời gian địa điểm, phương pháp kiểm tra đánh giá Làm tốt công việc giúp nâng cao vai trò văn phòng quan hoạch định 33 34 KẾT LUẬN Trước phát triển đất nuớc ta, thấy có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế, hội thách thức doanh nghiệp, quan tổ chức nhà nước thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt Đất nước ta đổi ngày, để quản lý trình hoạt động máy quan hiệu cần đề hàng loạt chiến lược sách khác thực quy trình nghiệp vụ Chính quan tổ chức khơng thể thiếu phận văn phịng phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo quan, văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ nhà quản trị Vì với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng, cần thiết phận văn phòng cần khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị nhà quản lý Và chức mà văn phòng cần phải thực việc thực cơng việc hoạch định cho quan tổ chức Hoạch định công việc xem việc quan trọng thiếu thi tiến hành tổ chức hoạt động, cơng việc quan Bởi định hướng cho tồn cơng việc cần thực để đạt mục tiêu đề Cơng tác hoạch định giúp cách thức công việc,từng nhiệm vụ cho phận hay cá nhân thực Nếu công tác hoạch định quan thực tốt điều có nghĩa quan hồn thành phần cơng việc Trên thực tế cơng việc quan thực cảm nhận chủ quan cá nhân trước loạt vấn đề phát sinh cơng việc mà địi hỏi phải có tính tốn, xem xét, phân tích yếu tố ảnh hưởng cách có khoa học Từ đưa giải pháp để giải vấn đề Các giải pháp đóng vai trị tháo gỡ khó khăn tìm yếu tố thuận lợi giúp quan thực có hiệu hoạt động quản lí, điều hành, xử lí giải cơng việc Hoạch định giúp cho quan loại bỏ rủi ro ảnh hưởng tới kết 35 hoạt động quan Đồng thời từ việc hoạch định quan khai thác hội, hướng có hiệu Qua việc khảo sát thực tế vai trò văn phịng quan q trình tổ chức hoạch định qua UBND huyện Ngun Bình tơi nhận thấy để làm tốt công việc trên, vai trị văn phịng khơng nhỏ, văn phịng giúp cho quan thu thập thơng tin xây dựng để từ làm sở cho bước hoạch định sau này, việc lập phải cụ thể, xác, thuyết phục Giúp quan xác định mục tiêu, mục tiêu yếu tố tiên để thực việc hoạch định, mục tiêu văn phòng tổ chức xây dựng từ mục tiêu chung đến mục tiêu cụ thể, từ mục tiêu cần phải làm trước mắt đến mục tiêu lâu dài cho tổ chức, bên cạnh mục tiêu đề cho hoạch định phải phù hợp với tình hình thực tế quan Văn phịng đóng vai trị khơng nhỏ việc xây dựng biện pháp để thực công việc, đề cập biện pháp cách thức để quan có đường để tiến đến mục tiêu,văn phịng có nhiệm vụ xây dựng biện pháp hợp lí để quan đạt mục tiêu cách tốt đem lại hiệu cao Văn phịng có vai trị việc tổ chức thực mục tiêu đề trước đó, quan tổ chức tổ chức thực mục tiêu văn phịng phải phận theo dõi sát để có biện pháp, cách thức giải kịp thời phát sinh rủi ro tránh Đồng thời thông báo với lãnh đạo cấp để xin ý kiến đạo cho kế hoạch Hỗ trợ đắc lực cho trình tổ chức thực mục tiêu Như thấy vai trị văn phịng việc hoạch định quan tổ chức quan trọng, văn phịng phận đóng vai trò lớn xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch lịch trình cơng tác, kế hoạch cho 36 kiện, chương trình cụ thể quan DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kỹ hoạch định cơng tác quản trị Văn phịng Nguồn:http://www.simonhoadalat.com/HOCHOI/MucVuQuanTri/I_1_3.htm Nguồn: http://tailieu.vn Giáo trình trình Quản trị Học TG- Nguyễn Hải Sản 37 38 PHỤ LỤC Phụ lục HÌNH ẢNH TRỤ SỞ UBND HUYỆN 39 ... dung hoạch định quản trị văn phòng -Hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng -Hoạch định cấu tổ chức văn phòng -Hoạch định nhân cho hoạt động văn phịng -Hoạch định cơng việc cho hoạt động văn phịng -Hoạch. .. định nhân +Hoạch định tài +Hoạch định cơng việc +Hoạch định sở vật chất +Hoạch định thông tin +Hoạch định mối quan hệ 11 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA... chức Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình Ủy ban nhân dân huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện gồm Ủy viên người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,