Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên của một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình.

LỜI MỞ ĐẦU

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên của một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới Do đó quy mô và kết cấu vốn bằng tiền lớn rất phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hướng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Mặt khác, kế toán còn là công cụ điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mối quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm … Mỗi thông tin thu được là kết quả của quá trình có tính hai mặt: Thông tin và kiểm tra Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn của tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu cảu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh và để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ ghi sổ, sổ sách

về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết được hiệu quả kinh tế của đơn vị mình

Thực tế ở nước ta trong những thời gian qua cho thấy các doanh nghiệp hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp, chưa có khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài

Xuất phát từ những vấn đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết thông báo cáo:

“Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang”

Báo cáo gồm 3 phầm:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn

bằng tiền.

Chương II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Doanh

nghiệp tư nhân Hương Giang.

Chương III: Một số phương pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch

toán kế toán vốn bằng tiền tại Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang.

Tiền tệ có vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế, đặc biệt là nền kinh

tế thị trờng, trớc hết vai trò của tiền tệ thể hiện ở chỗ nó kích thích sản xuất hàng hoá và lu thông hàng hoá, vì trong nền kinh tế thị trờng bất kỳ một cá nhân nào cũng muốn giàu nên, muốn vậy buộc họ phải tham gia vào hoạt động kinh tế mở rộng quy mô sản xuất tốt hơn nữa để bán đợc nhiều hàng hoá hơn, thu đợc lợi nhuận cao hơn Họ không chỉ đi sâu vào mở rộng quy mô theo chiều rộng, mà còn luôn nghiên cứu phát minh sáng chế khoa học kỹ thuật để nâng cao trình độ sản xuất làm cho mẫu mà hàng hoá đẹp lên kích thích ngời tiêu dùng, nâng cao năng suất sản xuất tiết kiệm chi phí có lãi nhiều hơn Đối với các nhà kinh tế luôn nghiên cứu thị trờng, tìm kiếm thị trờng, phát hiện sở thích của ngời tiêu thụ để bán đợc nhiều sản phẩm hơn Để có đợc nhiều tiền vô hình chung đẫ làm cho trình độ sản xuất phát triển mạnh lên, xã hội văn minh hiện đại hơn

Vai trò thứ hai của tiền tệ đó là công cụ để hoạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, tính các chi phí, dịch vụ phục vụ cho quá trình quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình giám sát của Nhà Nớc, vì nó là đơn vị giá trị duy nhất để đo lờng các loại hàng hoá khác

Vai trò cuối cùng của tiền tệ là công cụ tính toán trao đổi hàng hoá trong phạm vi một quốc gia và toàn thế giới, nhờ có tiền và việc lu thông hàng hoá diễn

ra một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Tiền tệ có lịch sử phát triển lâu đời

và nó luôn gắn liền với trình độ lịch sử kinh tế của mỗi thời đại, hơn thế nữa nó còn là hình thức biểu hiện trình độ phát triển kinh tế của các nền kinh tế

Nghiệp vụ thanh toán đợc phát sinh trong các quan hệ tài chính, tín dụng và thơng mại giữa doanh nghiệp với các con nợ, chủ nợ của mình

Đối với thanh toán trong nền kinh tế thị trờng cũng rất cần thiết, nếu quá trình thanh toán nhanh, thuận tiện thì các doanh nghiệp nhanh thu hồi đợc vốn để tiếp tục tái sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất, khi đó sẽ phải mua thêm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất, tuyển dụng thêm nhiều công nhân thúc đẩy xã hội phát triển Còn ngợc lại nếu khả năng thanh toán yếu kém hoặc không có khả năng thanh toán thì vòng quay cuả vốn kinh doanh sẽ dài ra và dần không còn, làm cho các công ty rơi vào tình trạng trì trệ dẫn đến phá sản, lao

động không có việc làm, các tệ nạn xã hội sẽ sảy ra Mặt khác các nghiệp vụ thanh toán có thể đánh giá khả năng tài chính của công ty, tạo ra niềm tin cho đối tác trong quan hệ làm ăn với công ty Với những lý do trên ta thấy đợc vai trò của việc thanh toán trong nền kinh tế thị trờng là rất cần thiết Các doanh nghiệp nên biết tận dụng, quản lý và tổ chức tốt khâu thanh toán vì nó chính là động lực kích thích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc diễn ra nhanh chóng

1.2 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán

1.2.1 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:

Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kế toán

sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “ĐồngViệt Nam” Ngân Hàng Việt Nam

để phản ánh hoặc một đồng ngoại tệ chính thức đợc sử dụng hạch toán trong niên

độ kế toán

Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện

có và các hình thức thu chi, chi toàn bộ các loại vốn bằng tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ ( theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá quý ( theo số lợng, trọng lợng, quy cách, độ tuổi, kích thớc, giá trị ).…

Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phải

đợc quy đổi về “đồng Việt Nam” để ghi sổ Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực

tế bình quân trên thị trờng liên Ngân Hàng do Ngân Hàng Nhà Nớc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

1.2.2 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.

Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:

Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, ờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra đôn đốc, việc thanh toán đợc kịp thời

th-Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản

Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “ Đồng Ngân Hàng Nhà Nớc Việt Nam” Cuối kỳ phải

điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế

Đối với các khoản phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế

Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng

nh theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp

Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên nợ, có của một tài khoản thanh toán nh tài khoản 131, 331 mà phải căn c vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán

1.3 Phân loại vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán:

1.3.1 Phân loại vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ( Ngân Hàng hoặc các tổ chức tài chính) và tiền đang chuyển, các loại này có thể ở dạng tiền đồng Việt Nam, có thể ở dạng ngoại tệ, hoặc ở vàng, bạc, đá quý, xong dù nó tồn tại ở dạng nào thì kế toán cũng cần phải phản ánh một cách chính xác kịp thời tình hình biến động, tăng giảm của các nguồn vốn bằng tiền của doanh nghiệp

1.3.2 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán:

Trong doanh nghiệp có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình kinh doanh Tuy nhiên dới gốc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thờng phân các mối quan hệ nh sau:

Thứ nhất là quan hệ thanh toán giữa các nhà cung cấp : Đây là mối quan hệ

phát sinh trong quá trình mua sắm, Vật t, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Thuộc nhóm này bao gồm các khoản thanh toán với ngời bán vật t, tài sản, hàng hoá, lao

vụ, dịch vụ, thanh toán với ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn…

Thứ hai là thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Mối quan hệ này

phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch

vụ ra bên ngoài, Khi khách hàng chấp nhận mua ( chấp nhận thanh toán ) khối ợng hàng hoá mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc khách hàng đặt trớc tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ này, thuộc quan hệ thanh toán này bao gồm quan hệ thanh toán với ngời mua, quan hệ thanh toán với ngời đặt hàng

l-Thứ ba là quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà Nớc:

trong quá trình sản xuất và kinh doanh doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách Nhà Nớc về các khoản thuế và các khoản thu khác

Thứ t quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh

Đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp đứng ra tổ chức hoạt động liên doanh

Thứ năm các mối quan hệ thanh toán nội bộ : Là mối quan hệ thanh toán

phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp Thuộc loại quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức, và và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp chính hay giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc lẫn nhau

Thứ sáu các mối quan hệ thanh toán khác: Ngoài các mối quan hệ trên

trong quá trình sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan

hệ thanh toán khác nh là quan hệ thanh toán với Ngân Hàng các chủ tín dụng khác

về thanh toán tiền vay, quan hệ thanh toán các khoản thế chấp, ký cợc, ký quỹ, quan hệ thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác…

1.4 Hạch toán vốn bằng tiền.

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm tiền mặt tại quỹ tiền mặt, tiền gửi ở Ngân Hàng, kho Bạc Nhà Nớc và các khoản tiền đang chuyển

1.4.1 Hạch toán tiền mặt:

Trong doanh nghiệp chỉ phản ánh vào TK 111 “ Tiền mặt “ số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập xuất quỹ tiền mặt Đối với các khoản tiền thu đợc chuyển nộp ngay vào Ngân Hàng ( không qua quỹ tiền mặt ở đơn vị ) mà ghi vào bên nợ TK 113 “ Tiền đang chuyển”

Các khoản tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do doanh nghiệp khác

và cá nhân ký cợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đợc quản lý và hoạch toán nh các tài sản bằng tiền của doanh nghiệp Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo, đong đếm, số lợng, trọng lợng, giám định, chất lợng Sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của ngời ký cợc,

ký quỹ trên giấy niêm phong

Khi tiến hành, nhập xuất quỹ tiền mặt, phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập xuất vàng bạc đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận, ngời giao, ng-

ời cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số ờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ xuất quỹ đính kèm

tr-Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt , ghi chép hàng ngày liên tục trình tự các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời

điểm Riêng vàng, bạc, đá quý phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại

để xác định nguyên nhân và kiến nghị sử lý biện pháp chênh lệch

1.4.1.1 Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản “111” Tiền mặt, tài khoản này có nội dung nh sau:

Bên nợ:

- Số khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, nhập quỹ

- Số khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

-Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng do đánh giá lại số d ngoại tệ cuối kỳ

Bên có:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

khi xuất quỹ

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm do đánh giá lại số d ngoại tệ cuối kỳ ( Đối với tiền mặt ngoại tệ)

D nợ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá

quý còn tồn quỹ tiền mặt

- TK 111 chi tiết thành ba tiểu khoản:

- 1111 Tiền Viêt Nam ( Kể cả ngân phiếu )

- 1112 Ngoại tệ (Quy đổi theo đồng Việt Nam )

- 1113 Vàng, bạc, đá quý ( Theo giá thực tế )

1.4.1.2 Phơng pháp hạch toán ( Sơ đồ số 1 )

sơ đồ 1: hạch toán tiền mặt tại quĩ bằng tiền Việt Nam

(Cơ sở nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế)

Ghi chú: Hạch toán tiền mặt tại quỹ với doanh nghiệp nộp thuế giá trị

gia tăng theo phơng pháp trực tiếp sẽ không bao gồm thuế giá trị gia tăng

1.4.2 Hạch toán tiền gửi

Mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào Ngân Hàng hoặc kho bạc hay công ty tài chính khi cần tiêu thụ doanh nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền Việc hạch toán tiền gửi Ngân Hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi Chứng từ hạch toán chi tiết các loại tiền gửi là các giấy báo nợ, báo có hoặc bảng sao kê của Ngân Hàng kèm theo các chứng từ gốc (

uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi ) Hàng ngày khi…nhận đợc chứng từ do Ngân Hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo

Căn cứ để hạch toán trên TK 112 “ Tiền gửi Ngân Hàng” là các giấy báo có, baó nợ hoặc các bảng sao kê của Ngân Hàng kèm theo các chứng từ gốc ( uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi )

Khi nhận đợc chứng từ từ Ngân Hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa các số liệu trên sổ

kế toán của đơn vị, số liệu ở các chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân Hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân Hàng để cùng đối chiếu, xác minh và sử

lý kịp thời Cuối tháng cha xác định đợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi

sổ theo số liệu của Ngân Hàng, trên giấy báo nợ, báo có hoặc bảng sao kê Số chênh lệch nếu có ghi vào bên nợ TK 1388 “ Phải thu khác” ( Nếu số liệu kế toán lớn hơn số liệu của Ngân Hàng ), Hoặc ghi vào bên có của TK 3388 “ Phải trả, Phải nộp khác” ( Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân Hàng ) Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ

Nếu doanh nghiệp mở TK ở nhiều Ngân Hàng, phải hạch toán chi tiết số tiền gửi chi tiết theo từng Ngân Hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân Hàng, kế toán sử dụng TK 112 “ tiền gửi Ngân Hàng” tài khoản này có thể đợc mở chi tiết theo từng nơi tiền gửi.

Ghi chú: Đối với doanh nghiệp hạch toán tiền gửi Ngân Hàng nộp thuế giá

trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì sẽ không bao gồm thuế giá trị gia tăng

Sơ đồ 2: Hạch toán tiền gửi ngân hàng

(Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế) 111

Nộp tiền vào ngân hàng

112 Rút tiền ngân hàng về quĩ

sách cho các bên liên doanh

1.4.3 Hạch toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân Hàng, kho bạc hoặc đã gửi qua bu điện để chuyển qua Ngân Hàng hay ngời đợc h-ởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi của Ngân Hàng để trả cho các đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao

kê Ngân Hàng

Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các ờng hợp sau:

tr Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân Hàng

- Chuyển tiền cho bu điện để trả cho đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay vào kho bạc Nhà Nớc

1.4.3.1 Tài khoản sử dụng

Các khoản tiền đang chuyển đợc theo dõi trên tài khoản 113

Bên nợ:

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ séc đã nộp vào Ngân Hàng hoặc đã gửi

bu điện để chuyển vào Ngân Hàng

- Chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ do đánh giá lại số d ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ

Bên có:

- Số kết chuyển vào TK 112 “ Tiền gửi Ngân Hàng” hoặc TK liên quan

- Chênh lệch giảm giá ngoại tệ do đánh giá lại số d ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ

D nợ :Số tiền đang chuyển

1.4.3.2 Phơng pháp hạch toán ( Sơ đồ số 3 )

Ghi chú: Đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì

hoạch toán tiền đang chuển không bao gồm cả thuế giá trị gia tăng

Sơ đồ 3 Hạch toán tổng hợp tiền đang chuyển

(Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

111

Xuất quĩ tiền mặt gửi vào ngân

hàng nhng cha nhận đợc giấy báo

Thu tiền bán hàng gửi vào ngân

hàng nhng cha nhận đợc giấy báo

có của ngân hàng

131

Thu nợ của khách hàng hoặc khách

hàng tạm ứng trớc tiền gửi vào

ngân hàng nhng cha nhận đợc giấy

báo có của ngân hàng 3331

113

Các khoản tiền đang chuyển đã

nhận giấy báo có của ngân hàng

1.4.4 Hạch toán quản lý ngoại tệ

1.4.4.1 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ

Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn

vị tiền tệ thống nhất đồng Việt Nam, hoặc ra đơn vị tiền tệ chính thức đợc sử dụng trong kế toán về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên Ngân Hàng do Ngân Hàng Nhà Nớc công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán

Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản : tiền mặt, tiền gửi Ngân Hàng, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả vào TK 007 “ Ngoại tệ các loại”

- Đối với các tài khoản thuộc loại doanh thu hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí khác, bên nợ các tài khoản vốn bằng tiền khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức đợc sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân Hàng tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Đối với các bên có của tài khoản vốn bằng tiền khi phát sinh các nghiệp

vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng

đồng ngoại tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trớc xuất trớc )

- Đối với bên có của các tài khoản nợ phải trả hoặc bên nợ của các tài khoản

nợ phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng tệ phải đợc ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức đợc sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch, cuối năm tài chính số d ngoại tệ đợc đánh giá lại theo

tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên Ngân Hàng do Ngân Hàng Nhà Nớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính

- Đối với bên nợ của các tài khoản nợ phải trả hoặc bên có của các tài khoản

nợ phải thu khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đợc ghi sổ kế

toán bằng đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức đợc sử dụng trong

kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán

- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ

có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên Ngân Hàng, do Ngân Hàng Nhà Nớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính

- Trờng hợp mua bán ngoại tệ bằng tiền Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua bán

1.4.4.2 Tài khoản sử dụng

Các TK có liên quan đợc sử dụng trong hạch toán tỷ giá ngoại tệ là:

- TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính

- TK 515 : Thu nhập từ hoạt động tài chính

- TK 413 : Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

1.4.4.3 Phơng pháp hạch toán

Sau đây là phơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

* Kế toán chệnh lệch tỷ giá hối đoán phát sinh trong kỳ

- Kế toán chệnh lệch tỷ giá hối đoán phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu t xây dựng cơ bản của doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh

Khi mua hàng hoá, dịch vụ hạch toán bằng ngoại tệ

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoán trong giao dịch mua ngoài vật t, hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627 (Theo tỷ giá…hối đoái ngày giao dịch )

Nợ TK 635 Chi phí tài chính ( Lỗ tỷ giá hối đoán)

Có TK 1112,1122 ( Theo tỷ giá hối đoán ghi sổ)+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoán trong giao dịch mua ngoài vật t, hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ ghi:

Nợ các Tk 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627 (Theo…

tỷ giá hối đoái ngày giao dịch )

Có TK 1112, 1122 ( Theo tỷ giá hối đoán ghi sổ)

Có TK 515 Thu nhập tài chính ( Lãi tỷ giá hối đoái)Khi nhận hàng hoá, dịch vụ của nhà cung cấp hoặc khi vay ngắn hạn, vay dài hạn, nợ dài hạn, hoặc nhận nợ nội bộ bằng ngoại tệ căn cứ vào tỷ giá thực tế…ngày giao dịch ghi

Nợ các TK 1112, 1122 (Theo tỷ giá hối đoán ngày giao dịch)

Có TK 331, 311, 341, 342, 336 ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao…dịch )

Khi thanh toán nợ phải trả ( ngời bán, nợ vay ngắn hạn vay dài hạn, nợ dài hạn, hoặc nhận nợ nội bộ )…

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thực tế nợ phải trả ghi

Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342 ( Tỷ giá thực tế ghi sổ)

Nợ TK 635 Chi phí tài chính ( Lỗ tỷ giá hối đoán)

Có TK 1112, 1122 ( Tỷ giá hối đoán ghi sổ)+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thực tế nợ phải trả ghi:

Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342 ( Tỷ giá thực tế ghi sổ)

Có TK 1112, 1122 ( Tỷ giá hối đoán ghi sổ)

Có TK 515 Thu nhập tài chính ( Lãi tỷ giá hối đoái)Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác, bằng các đơn vị tiền tệ khác với

đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán ghi:

Nợ các TK 1112, 1122 ( Tỷ giá hối đoán bình quân liên Ngân Hàng)

Có các TK 511, 711 ( Tỷ giá hối đoán giao dịch thực tế bình quân liên Ngân Hàng )

Khi phát sinh các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ ghi:

Nợ các TK 136, 138 ( Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)

Nợ TK 635 Chi phí tài chính ( Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 1112, 1122 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ)

Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi

Khi thu đợc tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ

+ Nếu phát sinh lỗ chêch lệch tỷ giá trong giao dịch thực tế nợ phải thu ghi

Nợ TK 1112, 1122 ( Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)

Nợ TK 635 Chi phí tài chính ( Lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 131, 136, 138 ( Tỷ giá ghi sổ )+ Nếu phát sinh lãi chêch lệch tỷ giá trong giao dịch thực tế nợ phải thu ghi

Nợ TK 1112, 1122 ( Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch )

Có TK 131, 136, 138 ( Tỷ giá ghi sổ )

Có TK 515 Doanh thu tài chính ( Lãi tỷ giá hối đoái )

* Kế toán chêch lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm

Ơ thời điểm cuối năm tài chính doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm cuối năm

+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái

Nợ các TK 1112, 1122, 131, 136, 138, 311, 315, 331, 341, 342

Có TK 413 (4131) chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái ghi:

Nợ TK 413 (4131) chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính

Có TK 1112, 1122, 131, 136, 138, 311, 315, 331, 341, 342

* Xử lý chệnh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm

+ Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính ghi:

Nợ TK 413 (4131) Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính

1.5 Hình thức sổ kế toán:

Mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hạch toán đều thực hiện một hình thức chế

độ sổ kế toán nhất định cho một niên độ kế toán xác định và phải thực hiện Việc

mở sổ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác, trung thực, liên tục có hệ thống tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình

hình quản lý tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của các doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Sổ kế toán đợc mở theo từng niên độ kế toán Ngay sau khi có quyết định thành lập, khi bắt đầu niên độ kế toán doanh nghiệp phải mở sổ kế toán mới Giám

đốc và kế toán trởng có trách nhiệm duyệt các loại sổ này trớc khi sử dụng

Số liệu trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục có hệ thống không xen kẽ, ghi chồng đè, không đợc bỏ cách dòng, nếu có dòng không ghi hết phải gạch bỏ chỗ thừa Khi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng của mỗi trang đồng thời phải chuyển số tổng cộng này sang đầu trang kế tiếp

Mỗi hình thức sổ trên có phơng pháp ghi khác nhau

a) Hình thức nhật ký sổ cái : đối với hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp

vụ thanh toán:

Hình thức nhật ký sổ cái : Là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái, căn cứ để ghi vào nhật ký sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Mỗi một tài khoản đợc ghi trên một tờ

Hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi đối với quỹ tiền mặt Giấy báo nợ, báo có, bảng sao kê của Ngân Hàng để ghi vào nhật ký

sổ cái Ngoài ra kế toán còn theo dõi trên sổ chi tiết tiền mặt ( sổ quỹ), sổ chi tiết tiền gửi Ngân Hàng

Đối với các nghiệp vụ thanh toán thì các chứng từ gốc là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xin tạm ứng, phiếu bán hàng để ghi váo nhật ký sổ cái các tài khoản…thanh toán.

b)Đối với hình thức chứng từ ghi sổ:

Dựa vào các chứng từ gốc hoặc bảng tập hợp các chứng từ của các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán để ghi vào chứng từ ghi sổ , căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kỳ chứng

Đối với các nghiệp vụ thanh toán đợc phản ánh trên các nhật ký chứng từ số

5, 7, 8, 10, các bảng sao kê 11 Căn cứ để ghi vào các nhật ký chứng từ và các bảng sao kê là các chứng từ gốc hoá đơn bán hàng, đơn xin tạm ứng Ngoài ra kế…toán còn mở sổ chi tiết đối với các nghiệp vụ thanh toán, theo từng đối tợng theo thời gian thanh toán…

d) Hình thức nhật ký chung: Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi chép vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp

vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Sau đây là sơ đồ phản ánh theo hình thức nhật ký chung của vốn bằng tiền ( Sơ đồ số 4 ) và các nghiệp vụ thanh toán ( sơ đồ số 5)

Sơ đồ số 4: Hình thức nhật ký chung đối với vốn bằng tiền

Chøng tõ: PhiÕu thu, chi, giÊy b¸o nî, b¸o cã cña Ng©n Hµng.

Sơ đồ số 5 Hình thức nhật ký chung đối với các nghiệp vụ thanh

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNH CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯƠNG GIANG.

I Giới thiệu chung về Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang.

1 Quá trình hình thành và phát triển Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang

Tên giao dịch: Newave technological investment and development Co.LTD

Trụ sở chính: 115 Khu 34 Xuân Mai

Hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102015655 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 30-12-2001 Doanh nghiệp lúc đầu được thành lập bởi ông: Vũ Quang Thuyên với số vốn điều lệ là 2 tỷ đồng Doanh nghiệp chuyển sản xuất và buôn bán đồ gỗ, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng trang trí nội, ngoại thất Trả qua 6 năm hoạt động kể từ khi thành lập cho đến nay Doanh nghiệp đã gặp không ít khó khăn và đã không ngừng phấn đấu đi lên trở thành một doanh nghiệp đứng vững trên thị trường với quy mô và lĩnh vực hoạt động tăng đáng kể, sản phẩm của doanh nghiệp luôn được khách hàng quan tâm và ủng hộ, doanh thu và nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước ngày càng cao

Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo nguyên tắc dân chủ, công khai, thống nhất theo quy định của nhà nước, nhằm mục đích phát triển kinh doanh, giải quyết việc làm cho người lao động trong Doanh nghiệp, đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước tạo quỹ cho Doanh nghiệp nhằm

mở rộng và phát triển Bên cạnh đó, Doanh nghiệp còn có quyền lựa chọn quy

mô kinh doanh, cách thức huy động vốn, tuyển dụng và thuê mướn lao động theo nhu cầu của mình Doanh nghiệp có nhiệm vụ ghi chép sổ sách kế toán và ghi chép theo đúng quy định của pháp luật về kế toán thống kê, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan nhà nước

Doanh nghiệp là một doang nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật và dịch vụ, Doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký với Nhà nước Trong quá trình kinh doanh Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang phải đảm bảo, hoàn thành các nhiệm vụ.

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng yêu cầu của các chủ sở hữu, tuân thủ chế độ hiện hành thực hiện bảo toàn và tăng cường vốn, phải trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi

- Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu của thị trường để đưa ra những biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ như cầu cảu khách hàng nhằm mở rộng quy mô kinh doanh, tiết giảm chi phí, thu lợi nhuận tối đa

- Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chết độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động

Với đặc điểm của một doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật, công việc chủ yếu

là mua nguyên vật liệu, công cụ, trang thiết bị cần thiết sau đó bộ phận kỹ thuật

có nhiệm vụ lắp đặt tại công trình theo hợp đồng đã ký kết Sau khi hoàn thành Doanh nghiệp sẽ nhiệm thu công trình và bàn giao cho bân mua lắp đặt các hệ thống thiết bị của Doanh nghiệp Như vậy, ở đây hàng hoá, thiết bị không phải được bán ra như hình dạng ban đầu mà nó đã chuyển đổi hình thái từ những thiết

bị rời rạc trở thành một hệ thống thống nhất hoàn chỉnh Doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ linh hoạt, theo đó áp dụng đồng thời cả ai phương thức kinh doanh: Mua bán qua kho và giao thẳng không qua kho

Là đơn vị hạch toán độc lập hoàn toàn, trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay đỏi hỏi doanh nghiệp phải lấy thu bù chi và làm ăn có lãi Để thực hiện yêu cầu đó Giám đốc Doanh nghiệp và toàn thể các cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp đều cố hắng vượt mọi khó khăn để từng bước đẩy mạnh Doanh nghiệp ngày một đi lên và cuũngnhờ vào sự cố hắng đó mà kết của hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp năm qua đã tăng rõ rệt

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Doanh nghiệp

Doanh nghiệp tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng nhằm phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hợp lý và gọn nhẹ Khác hẳn với các doanh nghiệp Nhà nước, Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang tổ chức bộ máy linh doạnh, họn nhẹ, tập trung, đứng đầu là Giám đốc Doanh nghiệp tiếp theo là hai Phí giám đốc rồi đến các Phòng ban Hệ thống điều hành hoạt dộng của Doanh nghiệp được bố trí theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: bộ máy quản lý của Doanh nghiệp.

Nguồn: Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang

2.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận tại Doanh nghiệp.

Muốn thực hiện tốt công tác kinh doanh của đơn vị Doanh nghiệp luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp bộ máy lãnh đạo, quản lý của Doanh nghiệp

Cơ cấu bộ máy của Doanh nghiệp luôn có sự thay đổi để phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của cơ chế thị trường Mối quan hệ giữa các bộ phận luôn có sự bình đẳng, hợp tác tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao của từng bộ phận Căn cứ chủ trương chính sách pháp luật và có hiệu quả Thực hiện sử dụng lao động an toàn để bảo hộ lao động Trật sự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ an toàn tài sản xã hội, bảo vệ an ninh chính trị xã hội

Phòng

kỹ thuật

Phòng nhân sự

Phòng

kế toán

Cơ cấu của Doanh nghiệp bao gồm những bộ phận sau:

* Giám đốc của Doanh nghiệp.

Là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của toàn thể các cán bộ công nhaâ viên trong toàn Doanh nghiệp và trước pháp luật Giám đốc chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống công nhân vieê trong Doanh nghiệp Toàn bộ mọi phương hướng kinh doanh và hoạt động của Doanh nghiệp đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám dốc Giám đốc là người đại diện hợp pháp của Doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật

về mọi mặt hoạt động của Doanh nghiệp trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Doanh nghiệp

* Hai Phó giám đốc.

Phó Giám đốc có chức năng hỗ trợ cho Giám đốc trong việc quản lý, điều hành, có thể thay mặt Giám đốc giải quyết một số việc trong đối nội dũng như trong đối ngoại hay là uỷ quyền của giám đốc để ký kết những bản hợp đồng kinh tế, cùng với Giám đốc đưa ra những quyết định quan trọng đồng thời cũng chịu một phần trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của Doanh nghiệp Bên cạnh đó, Phó Giám đốc còn là người trực tiếp giám sát, đôn đốc, chỉ đạo mọi việc trong Doanh nghiệp để nắm bắt rõ ràng tình hình hoạt động của Doanh nghiệp nhằm có những báo cáo chính xác và rõ ràng cho Giám đốc

* Phòng xuất - nhập khẩu

Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang có chức năng chỉ nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng đồ gỗ, thiết bị chống sét, … cho nên phòng này có chức năng tìm hiểu thị trường, giá cả và chất lượng tốt nhất để góp phần tạo doanh thu tối đa cho doanh nghiệp Vì thế, chức năng của phòng này chiếm vị trí đáng

kể trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp

* Phòng kỹ thuật

Xác định các định mức kỹ thuật, tiếp nhận và ứng dụng quy trình công nghệ mới, để nhập khẩu thêm nhiều mẫu mã hàng mới để chào hàng và quảng cáo Có trách nhiệm thiết kế, tư vấn mẫu mã sản phẩm cho khách hàng Đồng

thời, chịu trách nhiệm thi công, lắp đặt công trình theo bản hợp đồng đã được ký kết.

Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang hầu hết là nhập các thiết bị rời rạc vào Doanh nghiệp, và qua quá trình thiết kế, thời gian làm việc, các thiết bị rời rạc ấy đã được các nhân viên kỹ thuật đến tận các công trình để lắp đặt, sữa chữa, khi các hệ thống thiết bị được hoàn thành Doanh nghiệp còn có quá trình nghiệm thu, kiểm tra lại tất cả các quy trình trước khi giao hàng cho khách hàng Chính vì vậy, Doanh nghiệp có rất nhiều bạn hàng quen đã có uy tín trên thị trường Việt Nam

* Phòng nhân sự:

Có chức năng quản lý và đào tạo nhân sự của Doanh nghiệp, đào tạo chuyên ngành, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Doanh nghiệp Với chức năng này, phòng nhân sự đã góp phần nâng cao nghiệp vụ nghề nghiệp cho các nhân viên trong Doanh nghiệp Xây dựng áp dụng các chế độ, quy định nội bộ về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Doanh nghiệp

* Phòng kế toán

Có nhiệm vụ quan trọng không thể thêíu trong công tác tổ chức quản lý kinh doanh của Doanh nghiệp Kế toán phải thu nhập, ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phòng này có chức năng tham mưu cho Giám đốc về tổ chức hạch toán trong Doanh nghiệp, quản lý các nguồn vốn, thực hiện các nghĩa vụ tài chính, giá thành và quyết toán tài chính của Doanh nghiệp đối với Nhà nước nhằm phát triển và bảo toàn vốn

Nắm chức kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp trong quý, trong năm

để lập kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Doanh nghiệp Căn cứ vào hướng dẫn tài của Nhà nước để tổ chức hạch toán trực tiếp các quỹ nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế đối với tiền vốn của Doang nghiệp, làm cơ sở cho việc lập bảng cân đối tài chính và bảng tổng kết tài sản, thực hiện việc quyết toán tài chính trong Doanh nghiệp

*Các hoạt động kinh doanh chính của Doanh nghiệp

Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang với ngành nghề kinh doanh chủ yếu

đã đăng ký là cung cấp và lắp đặt các thiết bị điện, thiế bị chống sét do đó Doanh nghiệp thiết kế, cung cấp, tư vấn và lắp đặt sản xuất

3 Đặc điểm tổ chứ kế toán của Doanh nghiệp

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Với tư cách pháp nhân là Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang có quy mô vừa và nhỏ nên chế độ kế toán được áp dụng cho Doanh nghiệp là chế độ kế toán vừa có nhỏ (hạch toán độc lập) Để phù hợp với loại hình này, Doanh nghiệp có bộ máy quản lý theo hình thực tập trung, từ đó công tác kế toán với vai trò là bộ phận cung cấp thông tin tài chính cho hoạt động kinh doanh của các nhà quản trị, cũng được tổ chức theo mô hình tập trung (tổ chức kế toán một cấp), toàn bộ công việc kế toán tập trung ở phòng kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp được tổ chức theo phương thức trực tuyến, kế toán trưởng trực tiếp quản lý, điều hành các nhân

viên kế toán trưởng thông qua khâu trung gian nhận lệnh Với mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung trong công tác kế toán của Doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kiểm tra và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho hoạt động kinh doanh, đồng thời phát huy được tính chủ động, sáng tạo trong kinh doanh.

Hình thức và cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Doanh nghiệp được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp

Nguồn: Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán

về công tác tài chính kế toán

Bảo vệ kế hoạch tài chính với Doanh nghiệp, giao kế hoạch tài chính cho các phòng ban liên quan

kế toán tổng hợp

Bộ phận

kế toán thanh toán

Bộ phận

kế toán vốn bằng tiền

Bộ phận

kế toán hàng tồn kho

Bộ phận

kế toán tiêu thụ

và xác định kết quả kd

Bộ phận

kế toán Tiền lương

Tham gia ký kết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh

tế, và phân tích hoạt động kinh tế của toàn Doanh nghiệp

- Kế toán TSCĐ và vật tư

Chịu trách nhiệm phản ánh số liệu một cách chính xác, kịp thời về số lượng, tình trạng, giá trị TSCĐ hiện có và sự biến động của TSCĐ trong Doanh nghiệp Thu thập phản ánh kịp thời, chính xác và hình thành các khoản đầu tư dài hạn và tình hình thanh toán trong việc thu hồi vốn từ các khoản đầu tư dài hạn Tính toán phản ánh đúng đắn giá trị hao mòn của TSCĐ, phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh Tiến hành trích lập các khoản dự phòng đầu tư dài hạn

Tham gia kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ theo định kỳ hoặc bất thường và hạch toán việc xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản

Kế toán tổng hợp, chi tiết về giá trị TSCĐ theo từng tháng, vào chi phí theo đúng nguyên tắc

Kế toán tổng hợp, chi tiết toàn bộ quá trình thu mua, vận chuyển xuất kho, theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tình hình tăng giảm nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp để phân bổ vào chi phí sản xuất

- Kế toán tiền lương:

Tổ chức hạch toán chính xác thời gian, số lượng chất lượng và kết quả lao động của các nhân viên trong Doanh nghiệp

Tính đúng, tính đủ các khoản trích theo lương, tổ chức chi trả cho cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp và thu nộp cho cơ quan quản lý quỹ kịp thời, đúng chế độ

Tính toán, phân bổ chính xác các khoản chi phí về lương, các khoản trích theo lượng cho các đối tượng sử dụng lao dodọng trong Doanh nghiệp

Tổ chức, phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý quỹ tiền lương và cung c ấp thông tin cho các bộ phận liên quan

Kế toán tổng hợp và chi tiết về thời gian lao động, kết quả của lao động, kiểm tra, giám sát quyết toán tiền lương, thường vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính vào giá thành sản phẩm

- Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.

Tổng hợp, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh

Theo dõi, xác định các khoản phải trả người bán và tình hình công nợ của Doanh nghiệp

Nhân viên kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh có mối liên hệ mật thiết với nhân viên kế toán hàng tồn kho để thường xuyên kiểm kê số hàng hoá trong kho và để lấy số liệu xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ

- Kế toán hàng tồn kho.

Thường xuyên ghi chép về mặt số lượng hàng hoá nhập, xuất và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán để tiện cho công tác kiểm kê hàng tồn kho sau này

Cuối kỳ kế toán, tổ chức kiểm kê kho và đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho với số liệu thực tế trong kho

Nhân viên kế toán hàng tồn kho không phải xác định trị giá của hàng hoá tồn cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, sau đó căn cứ vào các chỉ tiêu trị giá hàng tồn đầu kỳ, trị giá hàng hoá nhập trong kỳ và trị giá hàng hoá tồn cuối

kỳ (theo kết quả kiểm kê) để tính toán xác định chỉ tiêu trị giá hàng hoá xuất kho

bằng tiền phải đảm bảo được số vốn điều lệ của Doanh nghiệp và đặc biệt khả năng của mình để huy động thêm số vốn của Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang là một Doanh nghiệp nên trong quá trình hoạt động không được phép phát hành bất kỳ một hiìn thức chứng khoán nào mà chỉ có thể huy động vốn bằng 3 cách sau:

+ Gọi vốn từ các thành viên cũ

+ Kết nạp thêm thành viên mới

+ Trích từ quỹ dự phòng bắt buộc của Doang nghiệp

Nhân viên kế toán vốn bằng tiền trực tiếp quản lý sổ sách thu chi, bảng kiểm kê quỹ …, trực tiếp làm việc với Ngân hàng để theo dõi tài khoản của Doanh nghiệp

Kế toán theo dõi chi tiết và chính xác tiìn hình tăng giảm, thu chi tồn quỹ tiền mặt

Theo dõi các khoản thanh toán ngay bằng tiền mặt với khách hàng và người bán

Theo dõi các khoản thu chi tiền gửi Ngân hàng và các khoản vay Ngân hàng của Doanh nghiệp

Kiểm soát khối lượng ngoại tệ đảm bảo cho các hoạt động quốc tế của Doanh nghiệp

- Kế toán thanh toán.

Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải thu, phải tra của Doanh nghiệp

Theo dõi kế toán tổng hợp, chi tiết các khoản thuế đầu vào

Theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà nước

Tiến hành kiểm soát tất cả các chứng từ trước khi chi tiền

- Kế toán tổng hợp:

Tổng hợp lại số liệu, sổ sách kế toán của các bộ phận kế toán là khâu cuối cùng trong công tác kế toán của Doanh nghiệp nhưng lại là khâu quan trọng và cần thiết nhất Sau khi tiếp nhận số liệu từ tất cả các nhân viên kế toán trên, nhân

viên kế toán phải tiến haàn phân loại và sau đó tổng hợp lại một cách thống nhất tất cả những hoạt động phát sinh trong kỳ Và cuối cùng là lập các báo cáo kế toán.

Đối với những số liệu, sổ sách đã tổng hợp, nhân viên kế toán tổng hợp phải lưu trữ tất cả vào sổ sách kế toán và vào máy vi tính Mục đích và để thuận lợi cho công tác kiểm tra sau này

Một nhiệm vụ nữa của nhân viên kế toán tổng hợp là trực tiếp báo cáo lại tình hình tài chính của Doanh nghiệp cho kế toán trưởng

Như vậy, mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với loại hình kinh doanh cũng như phương thức tổ chức quản lý của Doanh nghiệp Vì nó đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Ban giám đốc với toàn bộ hoạt động kinh doanh cũng như công tác

kế toán của Doanh nghiệp Bên cạnh những thuận lợi đã có thì mô hình tổ chức này của Doanh nghiệp vẫn còn có một vài nhược điểm còn tồn tại bất cập Thứ nhất, đó là sự hạn chế trong việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt dộng kinhdoanh ở chi nhánh Thứ hai là việcluôn chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán thường bị chậm

Do đó, phòng kế toán của Doanh nghiệp đã phải luôn năng động trong việc phát hienẹ các sai sót để tìm cách khắc phục kịp thời

Tuy chỉ có quy mô nhỏ nhưng các nhân viên kế toàn của Doanh nghiệp đã biết gắn kết lại, bổ sung và phối hợp với nhau trong công tác kế toán, cùng bàn bạc và tìm những phương án tối ưu nhất trong công việc Vì thế, các nhân viên

kế toán trong Doanh nghiệp luôn đảm bảo hoàn thành tốt công việc của mình và trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám dốc

4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tư nhân Hương Giang là một đơn vị kinh doanh độc lập có tài sản và địa vị pháp lý riêng (con dấu riêng) cho nên Doanh nghiệp cũng đã thực hiện đầy đủ các bước của một chu trình kế toán và cuối cùng là lập báo cáo tài chính

Niên độ kế toán của Công bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm và kết thúc vào