II. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn vốn bằng tiền tại Doanh nghiệp tư nhõn Hương Giang.
3.Đối chiếu và điều chỉnh sổ sỏch.
Tồn bộ hệ thống sổ sỏch, bỏo cỏo kế toỏn của Doanh nghiệp sau khi được lập và hồn chỉnh đều được lưu trữ trong mỏy vi tớnh, nhờ vậy đĩ giảm bớt số lượng sổ sỏch cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tỡm kiếm đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sỏch.
Theo định kỳ hàng thỏng, kế toỏn chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ sỏch cho từng tài khoản để chuyển cho phú phũng kế toỏn, kế toỏn tổng hợp và cỏc bộ phận cú liờn quan đối chiếu và lập bỏo cỏo kế toỏn cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý.
Việc quản lý tiền mặt tại kột bạc càng tốt thỡ càng hạn chế được sự mất mỏt, thiếu hụt, chờnh lệch với sổ sỏch. Song, cho dự thủ quỹ cú cẩn thận thế nào đi chăng nữa thỡ việc thừa hay thiết tiền mặt vẫn cú thể xảy ra.
Những nguyờn nhõn dẫn đến sự chờnh lệch tiền mặt giữa sỏch và thực tế là:
- Khi nhận hoặc chi tiền, thụng thường số lượng tiền phỏt sinh rất nhiều, thủ quỹ khụng kiểm soỏt được một cỏch chặt chẽ số lượng tiền mà mỡnh đĩ nhận hoặc đĩ chi như: Khụng đếm hết được hoặc khụng kiểm soỏt được số nghiệp vụ phỏt sinh do cú sự chờnh lệch rất ớt qua mỗi nghiệp vụ mà số phỏt sinh lại quỏ nhiều.
- Do kế toỏn chi tiết vốn bằng tiền khụng phản ỏnh hết tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ỏnh một nghiệp vụ phỏt sinh nào đú mà chưa phỏt hiện được kịp thời.
Chớnh vỡ vậy, việc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế cũn tồn quỹ và trờn sổ sỏch giữa hai bờn nhõn viờn kế toỏn và thủ quỹ là hết sứ cần thiết. Cú như vậy mới cú khả naăg phỏt hiện kịp thời những chờnh lệch sai sút cú thể xảy ra.
Khi xảy ra tỡnh trạng chờnh lệch nhõn viờn kế toỏn phải kiểm tra lại số phỏt sinh của từng nghiệp vụ trờn sổ sỏch của mỡnh trong kỳ, sau đú hai bờn đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất, Khi đú, tuỳ thuộc vào sự sai lệch của khõu nào, của ai thỡ người đú cú trỏch nhiệm điều chỉnh lại trờn sổ sỏch của mỡnh. Sai sút gỡ, thuộc về thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trờn sổ quỹ cho đỳng với thực tế. Nếu sai sút thuộc về nhõn viờn kế toỏn thỡ nhõn viờn đú phải điều chỉnh lại số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết Nhật ký chứng từ và cỏc bảng kờ tương ứng để mỏy điều chỉnh lại số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn mà mỏy đĩ tự động trớch ra. Nếu cú cỏc chứng từ, sổ sỏch mà nhõn viờn kế toỏn đĩ chuyển đi nơi khỏc thỡ tiến hành lập biờn bản, lập nhật ký chứng từ, bảng kờ khai mới điều chỉnh lại số cũ
Nếu hai bờn sổ sỏch cựng thống nhất số liệu với nhau nhưng chờnh lệch với số tiền thực tế cũn tồn quỹ khi kiểm kờ, thỡ hai bờn lập biờn bản với số chờnh
lệch đú và nhõn viờn kế toỏn sẽ cú trỏch nhiệm phản ỏnh số chờnh lệch này vào sổ kế toỏn.
Nếu chờnh lệch thực tế tăng so với sổ sỏch kế toỏn ghi: Nợ TK 111.1
Cú TK 338.1
Nếu chờnh lệch thực tế giảm so với sổ sỏch kế toỏn ghi: Nợ TK 138.1
Cú TK 111.1
Sau đú, sẽ trỡnh lờn cấp trờn để tỡm ra nguyờn nhõn và biện phỏp và biện phỏp giải quyết. Trường hợp sổ sỏch của kế toỏn và thủ quỹ đĩ thống nhất với nhau về số liệu cựng với thực tế cũn tồn ở kột bạc, để đảm bảo kế toỏn và thủ quỹ đĩ thống nhất với nhau về số liệu cựng với thực tế cũn tồn ở kột bạc, để đảm bảo kế toỏn và thủ quỹ cần xem xột lại cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ để cú thể tỡm thấy những sai sút chờnh lệch đỏng tiếc. Khi phỏt hiện chờnh lệch giữa sổ sỏch phản ỏnh và thực tế phỏt sinh mà trờn sổ sỏch và thực tế tồn quỹ đồng nhất, kế toỏn điều chỉnh lại cỏc nghiệp vụ đĩ ghi sổ đồng thời phản ỏnh số chờnh lệch đú như trờn (tuỳ vào từng trường hợp cụ thể)
3.2. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh trờn tài khoản TGNH nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đĩ phỏt sinh và hiện cũn dư tại tài khoản tiền gửi giữa sổ sỏch của NH và sổ sỏch của nhõn viờn kế toỏn Doanh nghiệp..
Thụng thường mỗi khi nhận được giấy bỏo cú của NH về nghiệp vụ phỏt sinh trờn tài khoản TGNH của Doanh nghiệp, nhõn viờn kế toỏn sẽ đối chiếu cỏc chứng từ, sổ sỏch của mỡnh với sổ sỏch của NH về số phỏt sinh trờn một tài khoản. Do cả hai bờn cựng quản lý những số liệu phỏt sinh trờn cựng một tài khoản duy nhất thụng qua hệ thống sổ sỏch khỏc nhau nờn cả hai đều cố gắng khụng để tỡnh trạng chờnh lệch xảy ra và thực tế của Doanh nghiệp vẫn chưa xảy ra tỡnh trạng này.
Tuy nhiờn, dự cẩn thận trong cụng tỏc hạch toỏn cũng như việc ghi sổ và hệ thống kiểm soỏt rất cú hiệu quả ở NH và ở đơn vị mở tài khoản, song khi
cụng việc và nghiệp vụ phỏt sinh nhiều thỡ tỡnh trạng nhầm lẫn vẫn cú thể xảy ra. Khi cú sự chờnh lệch dự cho là do nguyờn nhõn gỡ, phỏt sinh ở khõu nào thỡ cả hai bờn cựng cần cú sự đối chiếu kiểm tra sổ sỏch để tiến tới thống nhất về số pỏht sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị, từ đú cú thể điều chỉnh kịp thời sổ sỏch của mỗi bờn. Nếu chưa kịp thời tỡm ra nguyờn nhõn dẫn đến sự chờnh lệch đú mà kỳ quyết toỏn đĩ đến thỡ nhã viờn kế toỏn phải tạm thời căn cứ số liệu của NH để phản ỏnh vào TK 112. Số chờnh lệch sẽ được phản ỏnh như sau:
- Nếu sổ sỏch của nhõn viờn kế toỏn phản ỏnh thừa so với sổ sỏch NH,, kế toỏn ghi:
Nợ TK: 138.1 Cú TK: 112
- Nếu sổ sỏch của kế toỏn thiếu so với sổ sỏch của NH, kế toỏn ghi: Nợ TK 338.1
Sang kỳ sau, kế toỏn phải tiếp tục tỡm nguyờn nhõn của sự chờnh lệch đú và kiến nghị những biện phỏp điều hồ chờnh lệch giữa hai hệ thống sổ sỏch cấp trờn.