3.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Với tư cỏch phỏp nhõn là Doanh nghiệp tư nhõn Hương Giang cú quy mụ vừa và nhỏ nờn chế độ kế toỏn được ỏp dụng cho Doanh nghiệp là chế độ kế toỏn vừa cú nhỏ (hạch toỏn độc lập). Để phự hợp với loại hỡnh này, Doanh nghiệp cú bộ mỏy quản lý theo hỡnh thực tập trung, từ đú cụng tỏc kế toỏn với vai trũ là bộ phận cung cấp thụng tin tài chớnh cho hoạt động kinh doanh của cỏc nhà quản trị, cũng được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung (tổ chức kế toỏn một cấp), tồn bộ cụng việc kế toỏn tập trung ở phũng kế toỏn.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Doanh nghiệp được tổ chức theo phương thức trực tuyến, kế toỏn trưởng trực tiếp quản lý, điều hành cỏc nhõn
viờn kế toỏn trưởng thụng qua khõu trung gian nhận lệnh. Với mụ hỡnh này đảm bảo sự lĩnh đạo thống nhất, tập trung trong cụng tỏc kế toỏn của Doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kiểm tra và cung cấp thụng tin chớnh xỏc, kịp thời cho hoạt động kinh doanh, đồng thời phỏt huy được tớnh chủ động, sỏng tạo trong kinh doanh.
Hỡnh thức và cơ cấu tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Doanh nghiệp được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Doanh nghiệp
Nguồn: Doanh nghiệp tư nhõn Hương Giang
3.2. Chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận trong bộ mỏy kế toỏn
- Kế toỏn trưởng:
Chịu trỏch nhiệm chung trước Ban Giỏm đốc về cụng tỏc kế toỏn tài chớnh của Doanh nghiệp.
Trực tiếp phụ trỏch cụng tỏc chỉ đạo điều hành tài chớnh, tổ chức và hướng dẫn thực hiện cỏc chớnh sỏch, chế độ và cỏc quy định của Nhà nước, của ngành về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn.
Bảo vệ kế hoạch tài chớnh với Doanh nghiệp, giao kế hoạch tài chớnh cho cỏc phũng ban liờn quan.
Kế toỏn trường Bộ phận kế toỏn TSCĐ và vật tư Bộ phận kế toỏn tổng hợp Bộ phận kế toỏn thanh toỏn Bộ phận kế toỏn vốn bằng tiền Bộ phận kế toỏn hàng tồn kho Bộ phận kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả kd Bộ phận kế toỏn Tiền lương
Tham gia ký kết và kiểm tra cỏc hợp đồng kinh tế, tổ chức thụng tin kinh tế, và phõn tớch hoạt động kinh tế của tồn Doanh nghiệp.
- Kế toỏn TSCĐ và vật tư
Chịu trỏch nhiệm phản ỏnh số liệu một cỏch chớnh xỏc, kịp thời về số lượng, tỡnh trạng, giỏ trị TSCĐ hiện cú và sự biến động của TSCĐ trong Doanh nghiệp. Thu thập phản ỏnh kịp thời, chớnh xỏc và hỡnh thành cỏc khoản đầu tư dài hạn và tỡnh hỡnh thanh toỏn trong việc thu hồi vốn từ cỏc khoản đầu tư dài hạn. Tớnh toỏn phản ỏnh đỳng đắn giỏ trị hao mũn của TSCĐ, phõn bổ vào chi phớ sản xuất kinh doanh. Tiến hành trớch lập cỏc khoản dự phũng đầu tư dài hạn.
Tham gia kiểm kờ, đỏnh giỏ lại TSCĐ theo định kỳ hoặc bất thường và hạch toỏn việc xử lý kết quả kiểm kờ và đỏnh giỏ lại tài sản.
Kế toỏn tổng hợp, chi tiết về giỏ trị TSCĐ theo từng thỏng, vào chi phớ theo đỳng nguyờn tắc.
Kế toỏn tổng hợp, chi tiết tồn bộ quỏ trỡnh thu mua, vận chuyển xuất kho, theo dừi cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tỡnh hỡnh tăng giảm nguyờn vật liệu trong Doanh nghiệp để phõn bổ vào chi phớ sản xuất.
- Kế toỏn tiền lương:
Tổ chức hạch toỏn chớnh xỏc thời gian, số lượng chất lượng và kết quả lao động của cỏc nhõn viờn trong Doanh nghiệp.
Tớnh đỳng, tớnh đủ cỏc khoản trớch theo lương, tổ chức chi trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Doanh nghiệp và thu nộp cho cơ quan quản lý quỹ kịp thời, đỳng chế độ.
Tớnh toỏn, phõn bổ chớnh xỏc cỏc khoản chi phớ về lương, cỏc khoản trớch theo lượng cho cỏc đối tượng sử dụng lao dodọng trong Doanh nghiệp.
Tổ chức, phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng lao động, tỡnh hỡnh quản lý quỹ tiền lương và cung c ấp thụng tin cho cỏc bộ phận liờn quan.
Kế toỏn tổng hợp và chi tiết về thời gian lao động, kết quả của lao động, kiểm tra, giỏm sỏt quyết toỏn tiền lương, thường vào cỏc đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh và tớnh vào giỏ thành sản phẩm.
- Kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả kinh doanh.
Tổng hợp, chi tiết cỏc nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến tiờu thụ hàng hoỏ, xỏc định kết quả kinh doanh.
Theo dừi, xỏc định cỏc khoản phải trả người bỏn và tỡnh hỡnh cụng nợ của Doanh nghiệp.
Nhõn viờn kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả kinh doanh cú mối liờn hệ mật thiết với nhõn viờn kế toỏn hàng tồn kho để thường xuyờn kiểm kờ số hàng hoỏ trong kho và để lấy số liệu xỏc định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
- Kế toỏn hàng tồn kho.
Thường xuyờn ghi chộp về mặt số lượng hàng hoỏ nhập, xuất và phản ỏnh một cỏch thường xuyờn, liờn tục trờn cỏc tài khoản kế toỏn để tiện cho cụng tỏc kiểm kờ hàng tồn kho sau này.
Cuối kỳ kế toỏn, tổ chức kiểm kờ kho và đối chiếu số lượng tồn trờn thẻ kho với số liệu thực tế trong kho.
Nhõn viờn kế toỏn hàng tồn kho khụng phải xỏc định trị giỏ của hàng hoỏ tồn cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kờ thực tế, sau đú căn cứ vào cỏc chỉ tiờu trị giỏ hàng tồn đầu kỳ, trị giỏ hàng hoỏ nhập trong kỳ và trị giỏ hàng hoỏ tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kờ) để tớnh toỏn xỏc định chỉ tiờu trị giỏ hàng hoỏ xuất kho và phản ỏnh trờn cỏc sổ kế toỏn.
Kế toỏn theo dừi chi tiết số lượng hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đồng thời kế toỏn cũng phải thường xuyờn kiểm tra trực tiếp số lượng cũng như chất lượng của hàng tồn vỡ Doanh nghiệp kinhdoanh về cỏc thiết bị chống sột, đồ gỗ nờn hàng hoỏ chủ yếu là sắt, thộp và gỗ … rất dễ bị han rỉ, mốc.
- Kế toỏn vốn bằng tiền
Cú thể núi đõy là bộ phận khỏ năng động trong Doang nghiệp. Bằng nghiệp vụ chuyờn mụn và những kinh nghiệm tớch luỹ được, nhõn viờn kế toỏn vốn bằng tiền luụn phải hoạt động một cỏch linh hoạt. Nhõn viờn kế toỏn vốn
bằng tiền phải đảm bảo được số vốn điều lệ của Doanh nghiệp và đặc biệt khả năng của mỡnh để huy động thờm số vốn của Doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tư nhõn Hương Giang là một Doanh nghiệp nờn trong quỏ trỡnh hoạt động khụng được phộp phỏt hành bất kỳ một hiỡn thức chứng khoỏn nào mà chỉ cú thể huy động vốn bằng 3 cỏch sau:
+ Gọi vốn từ cỏc thành viờn cũ. + Kết nạp thờm thành viờn mới.
+ Trớch từ quỹ dự phũng bắt buộc của Doang nghiệp.
Nhõn viờn kế toỏn vốn bằng tiền trực tiếp quản lý sổ sỏch thu chi, bảng kiểm kờ quỹ …, trực tiếp làm việc với Ngõn hàng để theo dừi tài khoản của Doanh nghiệp.
Kế toỏn theo dừi chi tiết và chớnh xỏc tiỡn hỡnh tăng giảm, thu chi tồn quỹ tiền mặt.
Theo dừi cỏc khoản thanh toỏn ngay bằng tiền mặt với khỏch hàng và người bỏn.
Theo dừi cỏc khoản thu chi tiền gửi Ngõn hàng và cỏc khoản vay Ngõn hàng của Doanh nghiệp.
Kiểm soỏt khối lượng ngoại tệ đảm bảo cho cỏc hoạt động quốc tế của Doanh nghiệp.
- Kế toỏn thanh toỏn.
Theo dừi cỏc nghiệp vụ liờn quan đến cỏc khoản phải thu, phải tra của Doanh nghiệp.
Theo dừi kế toỏn tổng hợp, chi tiết cỏc khoản thuế đầu vào Theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ với Nhà nước. Tiến hành kiểm soỏt tất cả cỏc chứng từ trước khi chi tiền.
- Kế toỏn tổng hợp:
Tổng hợp lại số liệu, sổ sỏch kế toỏn của cỏc bộ phận kế toỏn là khõu cuối cựng trong cụng tỏc kế toỏn của Doanh nghiệp nhưng lại là khõu quan trọng và cần thiết nhất. Sau khi tiếp nhận số liệu từ tất cả cỏc nhõn viờn kế toỏn trờn, nhõn
viờn kế toỏn phải tiến hần phõn loại và sau đú tổng hợp lại một cỏch thống nhất tất cả những hoạt động phỏt sinh trong kỳ. Và cuối cựng là lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Đối với những số liệu, sổ sỏch đĩ tổng hợp, nhõn viờn kế toỏn tổng hợp phải lưu trữ tất cả vào sổ sỏch kế toỏn và vào mỏy vi tớnh. Mục đớch và để thuận lợi cho cụng tỏc kiểm tra sau này.
Một nhiệm vụ nữa của nhõn viờn kế toỏn tổng hợp là trực tiếp bỏo cỏo lại tỡnh hỡnh tài chớnh của Doanh nghiệp cho kế toỏn trưởng.
Như vậy, mụ hỡnh kế toỏn tập trung rất phự hợp với loại hỡnh kinh doanh cũng như phương thức tổ chức quản lý của Doanh nghiệp. Vỡ nú đảm bảo sự lĩnh đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toỏn trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Ban giỏm đốc với tồn bộ hoạt động kinh doanh cũng như cụng tỏc kế toỏn của Doanh nghiệp. Bờn cạnh những thuận lợi đĩ cú thỡ mụ hỡnh tổ chức này của Doanh nghiệp vẫn cũn cú một vài nhược điểm cũn tồn tại bất cập. Thứ nhất, đú là sự hạn chế trong việc kiểm tra, kiểm soỏt cỏc hoạt dộng kinhdoanh ở chi nhỏnh. Thứ hai là việcluụn chuyển chứng từ, ghi sổ kế toỏn thường bị chậm. Do đú, phũng kế toỏn của Doanh nghiệp đĩ phải luụn năng động trong việc phỏt hienẹ cỏc sai sút để tỡm cỏch khắc phục kịp thời.
Tuy chỉ cú quy mụ nhỏ nhưng cỏc nhõn viờn kế tồn của Doanh nghiệp đĩ biết gắn kết lại, bổ sung và phối hợp với nhau trong cụng tỏc kế toỏn, cựng bàn bạc và tỡm những phương ỏn tối ưu nhất trong cụng việc. Vỡ thế, cỏc nhõn viờn kế toỏn trong Doanh nghiệp luụn đảm bảo hồn thành tốt cụng việc của mỡnh và trỏch nhiệm tham mưu cho Ban Giỏm dốc.