Chứng từ kế toỏn vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thụng tin đầy đủ và chớnh xỏc về sự biến động của cỏc loại vốn bằng tiền mặt trong Doanh nghiệp, là căn cứ để ghi sổ kế toỏn.
Quỏ trỡnh lũn chuyển chứng từ trong Doanh nghiệp bao gồm cỏc khõu sau:
- Chứng từ phỏt sinh trước khi đến phũng kề toỏn gồm: + Thụng tư kốm hợp đồng, biờn bản thanh lý, thanh oỏn. + Giấy đề nghị tạm ứng
+ cỏc văn bản đĩ được duyệt về chi trả, thanh toỏn khỏc kốm cỏc chứng từ húa đơn liờn quan.
- Kiểm tra và thực hiện phần hành.
Phũng kế toỏn sau khi nhận được cỏc chứng từ trờn sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kế toỏn phần lập phiếu thu, phiếu chi…. rồi trỡnh lờn kế toỏn trưởng kểm tra sau đú trỡnh lờn cấp trờn ký duyệt.
Kế toỏn phần hành chịu trỏch nhiệm cập nhật số liệu vào cỏc sổ kế toỏn chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toỏn tổng hợp. Cuối thỏng, kế toỏn tổng hợp lập bảng kờ và nhật ký chứng từ, sử dụng nú làm căn cứ vào sổ cỏi rồi trỡnh tài liệu này cho phú phũng hoặc trưởng phũng ký duyệt.
- Tập hợp, lưu trữ chứng từ.
Cỏc chứng từ gốc sau khi được dựng làm căn cứ để lập bảng kờ Nhật ký chứng từ và sổ kế toỏn chi tiết sẽ lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bảng khỏc được đúng lại thành quyển và lưu giữ kốm với sổ kế toỏn chi tiết.
Cỏc chứng từ này được bảo quản, lưu trữ, khi hết hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ.