Tiểu luận: Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI 4 1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 4 1.1.1. Tài liệu lưu trữ 4 1.1.2. Công tác lưu trữ 5 1.2. Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 6 1.2.1 Lịch sử ra đời 6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 14 2.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 14 2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ 14 2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 14 2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ 15 2.2.Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ 17 2.2.1.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.2 Công tác thu hập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 19 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.5 Công tác thống kê trong lưu trữ 22 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ 25 3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Hạn chế 26 3.2 Một số giải pháp và khuyến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 26 3.2.1 Giải pháp 26 3.2.2 Khuyến nghị 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI 4

1.1 Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 4

1.1.1 Tài liệu lưu trữ 4

1.1.2 Công tác lưu trữ 5

1.2 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 6

1.2.1 Lịch sử ra đời 6

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 14

2.1 Tổng quan về công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 14

2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ 14

2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 14

2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ 15

2.2.Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ 17

2.2.1.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 17

2.2.2 Công tác thu hập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 19

2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 20

2.2.5 Công tác thống kê trong lưu trữ 22

2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ 25

3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 25

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Hạn chế 26

3.2 Một số giải pháp và khuyến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 26

3.2.1 Giải pháp 26

3.2.2 Khuyến nghị 27

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong sự hìnhthành và phát triển của một đơn vị, một cơ quan hay một tổ chức, có ý nghĩaquan trọng trong nghiệp vụ quản lý hành chính Là khâu nghiệp vụ giúp giữ gìnbảo quản thông tin lâu dài phục vụ thiết thực cho hoạt động lãnh đạ, điều hànhcủa Đảng và Nhà nước nói chung và của các cơ quan, tổ chức nói riêng về mọimặt hoạt động của đời sống xã hội như: Kinh tế, văn hóa, chính trị, đối nội, đốingoại…

Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụngthông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ vàthông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn,bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà nhữngthế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hysinh, mất mát mà nhân dân ta đã trải qua Ngày nay, chúng ta không nâng cao ýthức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làmsao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớncủa cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đấtnước nói chung.Có thể nói công tác lưu trữ đã góp phần quan trọng vào côngcuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia và là chứngtích lịch sử phản ánh về quá trình đấu tranh của dân tộc Việt Nam trong hai thời

kì kháng chiến chống thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ xâm lược, là tài liệu quýbáu để giáo dục cho thế hệ con cháu hôm nay cũng như mai sau về lòng yêunước hào hùng của dân tộc

Có thể thấy công tác lưu trữ đã có những đóng góp không hề nhỏ trong sựnghiệp phát triển của đất nước song nhiều người vẫn chưa hiểu đúng và chưathật sự coi trọng công tác lưu trữ mà chỉ coi đó là công việc sự vụ, giấy tờ đơnthuần dẫn đến việc lưu trữ tài liệu vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sót Đây là quanniệm chưa đúng đắn khi đánh giá về công tác lưu trữ cần được nhìn nhận lại

Trong thời gian học tập tại trường tôi đã được Khoa Văn thư lưu trữ tạo

điều kiện tiếp xúc với công tác lưu trữ qua thực tập thực tế Đây là cơ hội giúptôi có thể kiểm chứng những kiến thức đã học trên giảng đường vào công việc ởmỗi cơ quan, đồng thời củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, với phong cách làmviệc của người cán bộ hành chính trong tương lai.

Trong quá trình thực tập tại UBND huyện Sóc Sơn tôi đã thu thập đượccác số liệu cần thiết phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu đề tài khoa học này

Từ những số liệu thu thập đó có thể thấy thực trạng của công tác lưu trữ hiệnnay trong nhà trường để từ đó có cái nhìn khái quát hơn và có thể đưa ra nhứng

ý kiến đóng góp và những giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ

Với những lý do trên tôi xin chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tài liệu tại

UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận nhằm góp phần

hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn

2 Lịch sử nghiên cứu

Trong suốt quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đãđược tạo điều kiện đi thực tập thực tế tại UBND huyện Sóc Sơn, tại đây tôi đã

có cơ hội được tìm hiểu về công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn để từ đó

có cái nhìn khái quát hơn, có những sự hiểu biết nhất định và cái nhìn đúng đắnhơn về công tác lưu trữ tài liệu hiện nay Để hoàn thành bài tiểu luận này một

cách thuận lợi và đạt hiệu quả tốt nhất tôi đã tìm đọc và nghiên cứu cuốn Giáo trình Lưu trữ học (2009), của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; kết hợp với báo cáo kiến tập và báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi với đề tài “Công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn”.

3 Mục đích nghiên cứu

- Mục đích của tôi khi lựa chọn đề tài này để nghiên cứu là để thấy đượcnhững vấn đề mang tính lý luận về công tác lưu trữ và thực trạng hiện nay củacông tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn nói riêng và trong tất cả các

cơ quan hành chính nhà nước nói chung để từ đó tìm ra những giải pháp để nângcao hiệu quả của công tác lưu trữ Đồng thời qua đề tài này còn giúp cho chúng

ta thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ

- Đây cũng là cơ hội cho tôi được kiểm chứng những kiến thức đã đượchọc trên giảng đường vào thực tế công tác.

4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác lưu trữ tài liệu tại UBNDhuyện Sóc Sơn, Hà Nội

5 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian khảo sát: Phòng Văn thư lưu trữ, kho lưu trữ thuộc UBNDhuyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

- Phạm vị thời gian: Công tác lưu trữ tài liệu từ năm 2013 đến năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài của tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Khảo sát thực tế

- Phương pháp thu thập, xử lý thông tin

- Phương pháp tư duy, logic

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU

VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI

1.1 Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

1.1.1 Tài liệu lưu trữ

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trìnhnghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệthuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấnphẩm và các vật mang tin khác

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không cònbản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

- Các loại hình tài liệu lưu trữ

Căn cứ vào nội dung, đặc điểm, kỹ thuật chế tác thì tài liệu lưu trữ đượcchia ra thành những loại sau:

+ Tài liệu hành chính: là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động

về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quận sự…

+Tài liệu khoa học kỹ thuật: phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoahọc, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, thiết

kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp…

+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình (tài liệu nghe nhìn): là loạitài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội lao động sáng tạo của con người

+ Tài liệu văn học nghệ thuật: là những sáng tác của những nhà thơ, nhàvăn, những nghệ sĩ, các nhà hoạt động chính trị.

+ Tài liệu điện tử: đây là loại tài liệu mới được hình thành trong nhữngnăm gần đây do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin

1.1.2 Công tác lưu trữ

- Khái niệm

“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [1; Tr.17].

- Nội dung của công tác lưu trữ:

+ Về nghiệp vụ: công tác lưu trữ có sự kết hợp giữa các quy trình nghiệp

vụ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tàiliệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tàiliệu tài liệu lưu trữ

+ Về quản lý: soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật đểquản lý nhà nước về tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhànước về lưu trữ

+ Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ , đào tạo cán bộ lưu trữ và hợp tácquốc tế về lưu trữ

- Ý nghĩa:

Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô cùng to lớn trong hoạt động quản lý hànhchính nhà nước, là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức và chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động quản lýđiều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị- xãhội, các doanh nghiệp trong và ngoài nước Làm tốt công tác văn thư sẽ gópphần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đồng thờigóp phần vào việc giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước Như vậy công tác vănthư đã và đang có những đóng góp không hề nhỏ cho sự phát triển của đất nướctrong thời đại hội nhập ngày hôm nay

1.2 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

1.2.1 Lịch sử ra đời

Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc vàKim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phú và Phú Thọ)cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo quyết định số 178/QĐ ngày 5 tháng

7 năm1977 của Hội Đồng Chính Phủ Việt Nam Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫnthuộc tỉnh Vĩnh Phú Ngày 29/12/1978 huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội

Huyện Sóc Sơn giáp huyện Phổ Yên thuộc tỉnh Thái Nguyên về phía bắc,phía nam giáp huyện Mê Linh và Đông Anh của Hà Nội Huyện Yên Phongthuộc tỉnh Bắc Ninh về phía đông bắc, giáp thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc vềphía Tây bắc và huyện Sóc Sơn có thị trấn Sóc Sơn và 25 đơn vị hành chính cấp

xã gồm:

1.2.2 Chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn là do Hội đồng nhân dân Huyện bầu ra,

là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhànước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

- Nhiệm vụ, quyền hạn

+ Trong lĩnh vực kinh tế:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

+ Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;

Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷlợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

+ Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn;

Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhândân tỉnh

+ Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

+ Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể

thao:

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chếthi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

+ Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn

giáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

+ Trong việc thi hành pháp luật:

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

+Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

- Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn

Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND huyện Sóc Sơn có

cơ cấu tổ chức gồm:

+ Lãnh đạo cơ quan:

Chủ tịch UBND huyện - Ông Vương Văn Bút: Là người đứng đầu cơ

quan khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động củaUBND huyện

Phó chủ tịch (Văn xã) – Ông Lê Hữu Mạnh : Quản lý các hoạt động Văn

hóa - xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBNDhuyện

Phó chủ tịch (Phụ trách đất đai, TTXD và GPMB) – Ông Đỗ Minh Tuấn:Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóngmặt bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước Chủ tịchUBND huyện

Phó chủ tịch (Kinh tế) – Bà Vi Thị Bình Anh: Quản lý và giải quyết cácvấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện

+ UBND huyện Sóc Sơn có các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp như sau:

 Phòng Tài nguyên – Môi trường

 Phòng Lao động, Thương binh và

 Phòng Quản lý đô thị

 Phòng Tư pháp

 Phòng Y tế

 Thanh tra nhà nước

 Phòng Giáo dục & Đào tạo

 Thanh tra xây dựng

xã hội

 Phòng Văn hóa & Thông tin

*Các đơn vị sự nghiệp thuộc huyện:

 Hội Chữ thập đỏ

 Đài phát thanh

 Nhà văn hóa

 Trung tâm dạy nghề

 Xí nghiệp Môi trường đô thị

 Trung tâm Dân số KHHGĐ

 Ban Quản lý Dự án

 Ban Bồi thường GPMB

 Trung tâm Phát triển Qũy đất

 Trung tâm Thể dục thể thao

 Trung tâm Quản lý khu du lịch –

Di tích Đền Sóc Sơn

 Ban Quản lý Rừng phòng hộ đặcdụng

 Văn phòng đăng ký quyền sử dụngđất huyện Sóc Sơn

[Phụ lục sơ đồ 1; Tr.35]

* Tiểu kết

Trong chương 1 tôi đã trình bày một số lý luận về tài liệu lưu trữ,công táclưu trữ và giới thiệu khái quát về UBND huyện Sóc Sơn đây sẽ là những nộidung thông tin cơ bản phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu hoàn thiện nộidung của các chương tiếp theo

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI

UBND HUYỆN SÓC SƠN 2.1 Tổng quan về công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

Lưu trữ là công tác tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu khác của cá nhân, tổ chức

Đối với huyện Sóc Sơn, xác định công tác lưu trữ là một khâu nghiệp vụquan trọng đối với sự hình thành và phát triển của một cơ quan tổ chức cũng

nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tác lưu trữ hiện nay

có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo tốt về nghiệp vụ nênkhông chỉ hoàn thành xuất sắc công tác lưu trữ mà còn luôn hoàn thành tốt cácnhiệm vụ khác khi được phân công Bên cạnh đó UBND huyện cũng luôn có cácvăn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ như: Đào tạo,bồi dưỡng trình độchuyên môn cho các cán bộ thông qua các hội nghị tập huấn về công tác văn thưlưu trữ giúp các cán bộ nâng cao kĩ năng nghiệp vụ chuyên môn

2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu

Hiện nay UBND huyện đã xây dựng các kho lưu trữ chuyên dụng để bảoquản lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan từ năm

2015 trở về trước, thực hiện chỉnh lý tài liệu của HĐND và UBND, thườngxuyên kiểm tra định kì hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu [Phụ lục ảnh số 3; Tr32]

Số lượng tài liệu lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn tăng theo từng năm,

(Nguồn: Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn)

Với mục đích là bảo quản tài liệu lâu dài phục vụ cho việc tra tìm nghiêncứu nên hệ thống trong kho lưu trữ luôn được trang bị đầy đủ và tương đối hiệnđại với hệ thống báo cháy tự động,hệ thống chống ẩm, chống nấm mốc và mốimọt, thường xuyên mua sắm các trang thiết bị cặp hộp để bảo quản tài liệu [Phụlục ảnh 4; Tr.34]

.Kho lưu trữ với diện tích hơn 100m vuông bảo quản trên 8000 tài liệu cácloại.Bên cạnh đó UBND huyện còn hướng đến mục tiêu “máy tính và văn phòngkhông giấy” Để lưu trữ văn bản ngoài việc lưu trữ theo cách truyền thống nhưcác cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ, đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm

để sao chép các dữ liệu cần thiết Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, côngnghệ xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làmcho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được 1 lượng thông tin tăng hàng triệu lần đãgóp phần nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tác lưu trữ hiện nay.Tuynhiên công tác lưu trữ của huyện còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế như tài liêuvẫn còn để rải rác ở nhiều nơi và còn tình trạng ròi lẻ, bó gói nhiều tài liêu hếtgiá trị vẫn chưa được tiêu hủy gây tốn diện tích kho

2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ

- Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

UBND huyện ký Quyết định về việc ban hành quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn

Xây dựng các Kế hoạch về việc Kiểm tra và hướng dẫn công tác văn thư,

lưu trữ tại các cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân các

xã, thị trấn

- Tờ trình “về việc ban hành danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu

nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”.

Công văn “về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức viên

chức làm công tác văn thư lưu trữ”.

Công văn “ về việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan

thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và các xã, thị trấn”.

- Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Văn phòng HĐND và UBND phối hợp với phòng Nội Vụ là đơn vị thammưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư lưu trữ trên địabàn huyện

Về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện thể hiện trong việc

áp dụng thực hiện triển khai áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật về văn thưlưu trữ như:

+ Luật Lưu trữ;

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ quyđịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức;

+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 về việc quy định thờihạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương;

+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011của Bộ Nội Vụ quyđịnh về việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND vàUBND các xã, phường, thị trấn;

Các văn bản trên được các cấp lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo bám sát việcthực hiện các nội dung công tác lưu trữ

UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của UBND huyện theo thông tư số 13/2011/TT-BNVngày24/10/2011 của Bộ Nội Vụ