Tiểu luận: Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI 4 1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 4 1.1.1. Tài liệu lưu trữ 4 1.1.2. Công tác lưu trữ 5 1.2. Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 6 1.2.1 Lịch sử ra đời 6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 14 2.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 14 2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ 14 2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 14 2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ 15 2.2.Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ 17 2.2.1.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.2 Công tác thu hập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 19 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.5 Công tác thống kê trong lưu trữ 22 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ 25 3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Hạn chế 26 3.2 Một số giải pháp và khuyến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 26 3.2.1 Giải pháp 26 3.2.2 Khuyến nghị 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .3 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .3 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI 1.1 Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ .4 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.2 Khái quát UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 1.2.1 Lịch sử đời .6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức .6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 14 2.1 Tổng quan công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 14 2.1.1 Cán làm công tác lưu trữ .14 2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu 14 2.1.3 Tình hình quản lý đạo công tác lưu trữ 15 2.2.Tình hình thực nội dung công tác lưu trữ 17 2.2.1.Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 17 2.2.2 Công tác thu hập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 19 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.5 Công tác thống kê lưu trữ 22 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .23 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ 25 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 25 3.1.1 Ưu điểm .25 3.1.2 Hạn chế 26 3.2 Một số giải pháp khuyến nghị để nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 26 3.2.1 Giải pháp 26 3.2.2 Khuyến nghị .27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND TTXD GPMB Từ đầy đủ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Thanh tra xây dựng Giải phóng mặt PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng thiếu hình thành phát triển đơn vị, quan hay tổ chức, có ý nghĩa quan trọng nghiệp vụ quản lý hành Là khâu nghiệp vụ giúp giữ gìn bảo quản thông tin lâu dài phục vụ thiết thực cho hoạt động lãnh đạ, điều hành Đảng Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng mặt hoạt động đời sống xã hội như: Kinh tế, văn hóa, trị, đối nội, đối ngoại… Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà nhân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung.Có thể nói công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia chứng tích lịch sử phản ánh trình đấu tranh dân tộc Việt Nam hai thời kì kháng chiến chống thực dân Pháp Đế quốc Mỹ xâm lược, tài liệu quý báu để giáo dục cho hệ cháu hôm mai sau lòng yêu nước hào hùng dân tộc Có thể thấy công tác lưu trữ có đóng góp không nhỏ nghiệp phát triển đất nước song nhiều người chưa hiểu chưa thật coi trọng công tác lưu trữ mà coi công việc vụ, giấy tờ đơn dẫn đến việc lưu trữ tài liệu nhiều hạn chế, thiếu sót Đây quan niệm chưa đắn đánh giá công tác lưu trữ cần nhìn nhận lại Trong thời gian học tập trường Khoa Văn thư lưu trữ tạo điều kiện tiếp xúc với công tác lưu trữ qua thực tập thực tế Đây hội giúp kiểm chứng kiến thức học giảng đường vào công việc quan, đồng thời củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, với phong cách làm việc người cán hành tương lai Trong trình thực tập UBND huyện Sóc Sơn thu thập số liệu cần thiết phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu đề tài khoa học Từ số liệu thu thập thấy thực trạng công tác lưu trữ nhà trường để từ có nhìn khái quát đưa nhứng ý kiến đóng góp giải pháp để nâng cao hiệu công tác lưu trữ Với lý xin chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội” làm đề tài cho tiểu luận nhằm góp phần hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn Lịch sử nghiên cứu Trong suốt trình học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện thực tập thực tế UBND huyện Sóc Sơn, có hội tìm hiểu công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn để từ có nhìn khái quát hơn, có hiểu biết định nhìn đắn công tác lưu trữ tài liệu Để hoàn thành tiểu luận cách thuận lợi đạt hiệu tốt tìm đọc nghiên cứu Giáo trình Lưu trữ học (2009), Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; kết hợp với báo cáo kiến tập báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn” Mục đích nghiên cứu - Mục đích lựa chọn đề tài để nghiên cứu để thấy vấn đề mang tính lý luận công tác lưu trữ thực trạng công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn nói riêng tất quan hành nhà nước nói chung để từ tìm giải pháp để nâng cao hiệu công tác lưu trữ Đồng thời qua đề tài giúp cho thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ - Đây hội cho kiểm chứng kiến thức học giảng đường vào thực tế công tác Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài là: Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội Phạm vi nghiên cứu - Không gian khảo sát: Phòng Văn thư lưu trữ, kho lưu trữ thuộc UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội - Phạm vị thời gian: Công tác lưu trữ tài liệu từ năm 2013 đến năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau đây: - Khảo sát thực tế - Phương pháp thu thập, xử lý thông tin - Phương pháp tư duy, logic - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Nghiên cứu tài liệu Bố cục đề tài Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục đề tài chia thành Chương: Chương 1: Một số lý luận công tác lưu trữ tài liệu khái quát UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn Chương 3: Một số giải pháp khuyến nghị CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI 1.1 Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ - Khái niệm Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… toàn xã hội” [1; Tr.10] Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp không gốc, thay hợp pháp - Các loại hình tài liệu lưu trữ Căn vào nội dung, đặc điểm, kỹ thuật chế tác tài liệu lưu trữ chia thành loại sau: + Tài liệu hành chính: loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, quận sự… +Tài liệu khoa học kỹ thuật: phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng công trình xây dựng bản, thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp… + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình (tài liệu nghe nhìn): loại tài liệu phản ánh hoạt động văn hóa xã hội lao động sáng tạo người + Tài liệu văn học nghệ thuật: sáng tác nhà thơ, nhà văn, nghệ sĩ, nhà hoạt động trị + Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành năm gần phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin 1.1.2 Công tác lưu trữ - Khái niệm “Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân” [1; Tr.17] - Nội dung công tác lưu trữ: + Về nghiệp vụ: công tác lưu trữ có kết hợp quy trình nghiệp vụ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tổ chức sử dụng tài liệu tài liệu lưu trữ + Về quản lý: soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực quy định nhà nước lưu trữ + Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ , đào tạo cán lưu trữ hợp tác quốc tế lưu trữ - Ý nghĩa: Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô to lớn hoạt động quản lý hành nhà nước, phận thiếu hoạt động quan, tổ chức chiếm vị trí quan trọng hoạt động quản lý điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị- xã hội, doanh nghiệp nước Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc nhanh chóng, xác kịp thời, đồng thời góp phần vào việc giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Như công tác văn thư có đóng góp không nhỏ cho phát triển đất nước thời đại hội nhập ngày hôm 1.2 Khái quát UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 1.2.1 Lịch sử đời Huyện Sóc Sơn thành lập sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay tách thành hai tỉnh Vĩnh Phú Phú Thọ) với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo định số 178/QĐ ngày tháng năm1977 Hội Đồng Chính Phủ Việt Nam Khi huyện Sóc Sơn thuộc tỉnh Vĩnh Phú Ngày 29/12/1978 huyện Sóc Sơn chuyển Hà Nội Huyện Sóc Sơn giáp huyện Phổ Yên thuộc tỉnh Thái Nguyên phía bắc, phía nam giáp huyện Mê Linh Đông Anh Hà Nội Huyện Yên Phong thuộc tỉnh Bắc Ninh phía đông bắc, giáp thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc phía Tây bắc huyện Sóc Sơn có thị trấn Sóc Sơn 25 đơn vị hành cấp xã gồm: Chức • Thanh Xuân • Minh Trí • Minh Phú • Hiền Ninh • Quang Tiến • Phú Cường • Phú Minh • Mai Đình • Phù Lỗ • Đông Xuân • Nam Sơn • Bắc Sơn • Hồng Kỳ • Trung Giã • Tân Hưng • Bắc Phú • Việt Long • Xuân Giang • Đức Hoà • Xuân Thu • Kim Lũ • Phù Linh • Tân Minh • Tiên Dược • Tân Dân [Phụ lục ảnh số 1; Tr.31] năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức - Chức 1.2.2 Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn Hội đồng nhân dân Huyện bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở - Nhiệm vụ, quyền hạn + Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn + Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi đất đai: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Tại UBND huyện Sóc Sơn thực chỉnh lý tài liệu năm 2013 trở trước.Công tác chỉnh lý khâu nghiệp vụ thường xuyên liên tục, năm tổ chức chỉnh lý tài liệu năm trước công tác chỉnh lý tiến hành định kỳ vào tháng 10 hàng năm.Uỷ ban huyện có đầu tư chi phí mức cho công tác chỉnh lý năm thuê ba đến bốn cán chỉnh lý huyện để thực chỉnh lý khối lượng tài liệu tương đối lớn mà hàng năm sản sinh qua trình hoạt động quan.Việc chỉnh lý tài liệu thực theo phương án phân loại chọn “thời gian- mặt hoạt động” theo quy trình bước từ khâu chuẩn bị chỉnh lý, thực chỉnh lý bước cuối kết thúc chỉnh lý nhiên công tác chỉnh lý gặp nhiều khó khăn vướng mắc Uỷ ban huyện có đầu tư chi phí, thời gian nguồn nhân lực công tác chỉnh lý chưa thực đạt hiệu cao tình trạng tài liệu bị bó gói rời lẻ chưa chỉnh lý khối tài liệu sán sinh lớn làm tăng chi phí gây tốn diện tích kho.Có lẽ tình trạng chung phổ biến tất quan không riêng UBND huyện Sóc Sơn Trong trình chỉnh lý có trùng thừa,những tài liệu bị bao hàm tài liệu nháp thảo, tài liệu hết giá trị thống kê thành mục lục làm thủ tục tiêu hủy.Hồ sơ tiêu hủy tài liệu gồm có - Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan - Văn thẩm định cấp có thẩm quyền Sau chỉnh lý xong tài liêu cho vào hộp đưa vào bảo quản kho lưu trữ UBND huyện để phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng sau [Phụ lục ảnh 2; Tr 32] 21 2.2.5 Công tác thống kê lưu trữ “Thống kê tài liệu lưu trữ việc vận dụng phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê.”[1; Tr.153] Việc thống kê giúp lãnh đạo quan nắm bắt số lượng, chất lượng tài liệu, cố định xếp tài liệu kho theo phương án định đảm bảo việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Thống kê có ý nghĩa lớn không phát triển công tác lưu trữ mà phát triển quan.Thống kê đòi hỏi phải xác, kịp thời thật chi tiết, cụ thể để vào số liệu thống kê lãnh đạo quan có chủ trương sách để cải thiện tình hình công tác lưu trữ Uỷ ban huyện Đó công việc thường xuyên thiếu cán văn thư, lưu trữ phụ trách soạn thảo báo cáo theo thông tư 09/2011/TT-BNV quy định mẫu báo cáo thống kê lưu trữ sau trình lên lãnh đạo văn phòng để xin ý kiến kí duyệt Công tác thống kê thực năm lần thống kê đầy đủ, xác nội dung sau: - Các văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: thông tư số 09/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ quy định thòi hạn bảo quản tài liệu; thông tư số 06/2006/TT-BNV ngày 11/04/2006 Bộ Nội Vụ hương dẫn xác định quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch; thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan… - Tổ chức công tác lưu trữ: có cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ đạo trực tiếp Chánh văn phòng - Nhân làm công tác lưu trữ:một cán nữ làm công tác văn thư kiêm công tác lưu trữ,có trình độ cao đẳng chuyên ngành văn thư lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, độ tuổi 27 - Hệ thống trang thiết bị bảo quản: dành diện tích thỏa đáng 22 khuôn viên Uỷ ban để xây dựng kho lưu trữ kho lưu trữ chuyên dụng trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản đại gồm hệ thông báo cháy tự động, bình chữa cháy, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm hút bụi…, hệ thống giá compac dễ dàng di chuyển có cố - Tài liệu lưu trữ: tài liệu bảo quản kho lưu trữ loại tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn phòng ban quan - Thu thập, loại hủy tài liệu: Uỷ ban thực chỉnh lý mét giá tài liệu, mét giá tình trạng bó gói chưa chỉnh lý; số tài liệu thu thập chưa thu thập; số lượng tài liệu tiêu hủy - Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu hàng năm: tổng số lượt người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ năm số lượng tài liệu đem phục vụ - Nghiên cứu khoa học lưu trữ Hiện văn phong UBND huyện Sóc Sơn chưa thực nghiên cứu đề tài khoa học 2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ “Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện dùng để tra tìm thông tin tài liệu kho lưu trữ.”[1; Tr.165] Xây dựng công cụ tra tìm giúp giới thiệu khái quát ngắn gọn nội dung tài liệu đến độc giả cần nghiên cứu.Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu tránh gây mát thất lạc tài liệu.Hiện UBND huyện Sóc Sơn xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liêu lưu trữ tất biện pháp thủ công như: + Mục lục tài liệu gồm thông tin: số thứ tự, số kí hiệu tài liệu, ngày tháng năm ban hành, tác giả, tên loại trích yếu nội dung, tờ số, ghi + Mục lục hồ sơ: gồm tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ, bảng dẫn phần kết thúc + Bộ thẻ tra tìm: thẻ hệ thống, thẻ vật- chuyên đề, thẻ vật thẻ thời gian Văn phòng UBND có phương hướng đề xuất việc áp dụng công nghệ thông tin việc xây dựng công cụ tra tìm giúp tra tìm tài 23 liệu nhanh chóng, xác tiết kiệm thời gian Như UBND huyện Sóc Sơn xây dựng hệ thống công cụ tra tìm phục vụ thiết thực trình tra tìm hồ sơ tài liệu độc giả Tiết kiệm thời gian công sức đồng thời tạo hành lang sở cho việc quản lý hồ sơ tài liệu công cụ tra tìm truyền thống thủ công chưa áp dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn *Tiểu kết Qua chương giới thiệu khái quát thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn qua thấy việc thực công tác lưu trữ, tình hình quản lý lãnh đạo đạo việc thực biện pháp nghiệp vụ công tác lưu trữ từ có để xây dựng biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ sở để nghiên cứu nội dung chương 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 3.1.1 Ưu điểm - Công tác lưu trữ xác định nhiệm vụ, khâu có tính định công tác đạo, điều hành hoạt động UBND huyện phòng, ban chuyên môn Do công tác lưu trữ lãnh đạo UBND huyện quan tâm, đạo tạo điều kiện thuận lợi để thực hiệu - Thực tốt văn đạo Trung ương ban hành văn quản lý, hướng dẫn thực công tác lưu trữ - xây dựng phòng ban đảm nhiệm chức chuyên trách riêng biệt đảm bảo tính khoa học chuyên môn cao - Đội ngũ làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn; thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ công tác lưu trữ Từ đó, đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ giai đoạn - Đa số công chức có phẩm chất đạo đức tốt, chấp hành nghiêm chỉnh đường lối chủ trương Đảng, sách pháp luật nhà nước, có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức cầu tiến, ham học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có ý thức tu dưỡng, rèn luyện phục vụ nhân dân, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành tốt nội quy, quy chế quan Đặc biệt công chức giữ chức danh lãnh đạo, quản lý người ưu tú, chấp hành tốt chủ trương Đảng, pháp luật nhà nước, có tinh thần trách nhiệm cao công tác;100% công chức lãnh đạo, quản lý đảng viên Đảng cộng sản Việt Nam, phần lớn họ người trải qua hoạt động thực tiễn công tác đảng, quyền cấp Do vậy, họ có khả đạo, tổ chức thực tốt nhiệm vụ giao - Hệ thống sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ quan tâm thực - Việc thực nghiệp vụ lưu trữ quan tâm đặc biệt đặc biệt công tác bảo quản, tra tìm tài liệu đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu 25 3.1.2 Hạn chế - Chỉ có cán làm văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ với khối lượng công việc lớn đòi hỏi phải giải nhanh chóng gây áp lực cho cán công chức - Chưa có phối hợp đồng phòng ban công tác thu thập bổ sung tài liệu nên tượng tài liệu bị ứ đọng nhiều phận quan - Đã có đề xuất việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa thực đạt hiệu cao cán lưu trữ quan chưa có tảng tin học - Diện tích kho chưa lớn chưa đáp ứng đủ nhu cầu bảo quản tài liệu với khối lượng tài liệu ngày tăng - Mặc dù có đầu tư cho công tác chỉnh lý tình trạng tài liệu bị bó gói, lộn xộn chưa lập hồ sơ gây tốn diện tích kho - Việc xây dựng công cụ tra tìm tài liệu chưa đầy đủ khoa học dẫn đến việc tra tìm tài liệu cần gặp nhiều khó khăn thời gian 3.2 Một số giải pháp khuyến nghị để nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 3.2.1 Giải pháp - Thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho cán làm lưu trữ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ nghiệp vụ - Các cán làm công tác lưu trữ cần tích cực học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn thân, tích cực tực giác rèn luyện, tu dưỡng đao đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm, tận tụy, hết lòng với công việc giao - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật công tác lưu trữ để nâng cao nhận thức hiểu biết tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu cán công chức quan - Đầu tư nâng cấp trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu máy hút bụi, quạt thông gió, báo cháy tự động…xây dựng thêm kho lưu trữ 26 để đáp ứng nhu cầu bảo quản tài liệu năm quan - Thường xuyên vệ sinh kho, tài liệu trang thiết bị để đảm bảo không bị mối mọt, côn trùng tác hại từ môi trường bên gây hư hỏng tài liệu trang thiết bị - Tiến hành chỉnh lý tài liệu bó gói để từ giữ lại tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị đem tiêu hủy giải phóng tình trạng chất đống tài liệu kho gây tốn diện tích - Xây dựng lại hệ thống công cụ tra cứu cách khoa học mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm để phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu cách nhanh chóng hiệu cần thiết - Đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, sử dụng phần mềm lưu trữ để lưu trữ số hóa tài liệu - Thường xuyên tra, kiểm tra, giám sát việc thực công tác lưu trữ thực văn đạo công tác lưu trữ 3.2.2 Khuyến nghị Sau số khuyến nghị để công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn đạt hiệu cao: -Tuyên truyền, phổ biến để tất người quan từ lãnh đạo đến chuyên viên phải hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ quản lý hành nhà nước - Khen thưởng, động viên kịp thời cán lưu trữ hoàn thành xuất sắc công việc giao có hình thức xử phạt nghiêm minh có sai phạm - Quan tâm đến chế độ phụ cấp độc hại cho cán làm công tác lưu trữ - Hoàn thiện văn bản, quy định hướng dẫn công tác lưu trữ - Cử cán lưu trữ tham gia tập huấn không nghiệp vụ chuyên môn mà phải am hiểu sử dụng thành thạo tin học văn phòng để đáp ứng yêu câu công việc thời đại - Cần trẻ thức hoá đội ngũ cán văn phòng, xây dựng đội ngũ cán trẻ, động 27 -Uỷ ban nhân dân huyện cần bố trí thêm cán làm công tác lưu trữ để giảm bớt gánh nặng công việc văn phòng - Mua sắm trang thiết bị vật dụng văn phòng để thay thê thiết bị văn phòng cũ nâng cao hiệu công việc Trên vài ý kiến đóng góp cá nhân, mong công tác lưu trữ nói riêng công tác văn phòng nói chung UBND huyện Sóc Sơn ngày hoàn thiện phát triển * Tiểu kết Ở chương nghiên cứu ưu điểm, hạn chế với số giải pháp khuyến nghị để UBND huyện Sóc Sơn xem xét, phát huy ưu điểm đạt khắc phục hạn chế tồn để góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác lưu trữ thời đại 28 KẾT LUẬN Qua đề tài “Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội” có nhìn khái quát sâu sắc công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn nói riêng quan hành nhà nước nói chung Trong nghiệp phát triển đất nước thời đại công nghiệp hóa, đại hóa số lượng văn hình thành ngày nhiều công tác lưu trữ đòi hỏi phải có phải có phát triển để theo kịp phát triển đất nước, đặc biệt việc bảo quản, giữ gìn bảo vệ bí mật quốc gia Công tác lưu trữ giúp lưu giữ lại tư liệu chứng lịch sử quan trọng bảo vệ chủ quyền dân tộc nguồn tài liệu vô giá để hệ mai sau học tập nghiên cứu hiểu rõ lịch sử dựng nước giữ nước cha ông ta Nghiên cứu đề tài không giúp hiểu biết công tác lưu trữ chức nhiệm vụ công tác lưu trữ mà từ giúp nắm rõ thực trạng công tác lưu trữ quan hành nhà nước không riêng UBND huyện Sóc Sơn Bên cạnh ưu điểm đạt tồn mặt yếu cần phải sớm khắc phục, đề giải pháp khuyến nghị để công tác lưu trữ huyện ngày hoàn thiện 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009),Giáo trình Lưu trữ học, NXB Giao thông Vận tải, Hà Nội 2.PGS Vương Đình Quyền (2007), Giáo trình Lý Luận Phương pháp công tác Văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 3.Nguyễn Thị Thu (2015), Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Sóc Sơn”, Hà Nội 30 PHỤ LỤC I Ảnh Ảnh Bản đồ huyện Sóc Sơn (Nguồn: internnet) 31 Ảnh (Nguồn: tác giả) 32 Ảnh (Nguồn: tác giả) 33 Ảnh (Nguồn: Tác giả 34 Phụ lục sơ đồ số Chủ tịch UBND huyện Vương Văn Bút Các Phó Chủ tịch PCT – Phụ trách Nông nghiệp PCT – Phụ trách Kinh tế Tạ Văn Đạo PCT – Phụ trách Văn xã Phạm Văn Minh P kinh tế P TN & MT Lê Hữu&Mạnh P GD ĐT Ban QL rừng P QL Đô thị P Văn hóa thông tin P Thanh tra xây dựng P LĐ – TB & XH Văn phòng HĐND-U P nội vụ P Tư Pháp Ban bồi thường giải phóng mặt P Y tế Trung tâm dân số P Tổ Chức Kế Hoạch Trung tâm TDTT Ban QL di tích Đền Sóc Trung tâm dạy nghề Hội chữ thập đỏ Đài phát Nhà văn hóa 35 P Thanh tra nhà nước