Nghiên cứu xây dựng các quy trình IS0 9001 2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THỊ TÂN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội-2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THỊ TÂN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60 32 24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội-2013 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội CVTLTNN: Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc CVP: Chánh Văn phòng PCVP: Phó Chánh văn phịng TLLT: Tài liệu lƣu trữ TTBSTL: Thu thập, bổ sung tài liệu CLTL: Chỉnh lý tài liệu THTL: Tiêu hủy tài liệu KTSDTL: Khai thác, sử dụng tài liệu TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………………………….4 1.Lý chọn đề tài……………………………………… .4 Phạm vi đối tượng nghiên cứu .5 3.Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………… …6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………………7 Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………………….8 6.Nguồn tài liệu tham khảo……………………………………………………………………… 7.Bố cục đề tài……………………………………………………………………………… 10 CHƢƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở ĐHQGHN………………….11 1.1 Tổng quan tiêu chuẩn ISO 9001:2008 lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác lưu trữ ĐHQGHN……………………………………………………………… 11 1.1.1 Tổng quan tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………………………………… 11 1.1.2 Lợi ích việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác lƣu trữ ĐHQGHN…………….12 1.2 Các quy định pháp lý việc xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cơng tác lưu trữ ĐHQGHN…………………………………………………………………………14 1.2.1 Các Quyết định Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng vào hoạt độngcủa quan hành nhà nƣớc……………………………………………………… 14 1.2.2 Quy định công tác Văn thƣ- Lƣu trữ ĐHQGHN 15 1.3 Yêu cầu nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ĐHQGHN 16 1.3.1 Chủ trƣơng đại hóa quản trị đại học cải cách hành ĐHQGHN 16 1.3.2 Yêu cầu nâng cao chất lƣợng hiệu công tác lƣu trữ ĐHQGHN…………… …18 Tiểu kết chƣơng 1……………………………………………………………………………… 25 CHƢƠNG II: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐHQGHN…………………………………………… 26 2.1 Khái quát cách xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………26 2.1.1 Sổ tay chất lƣợng…………………………………………………………………………….26 2.1.2 Các quy trình chất lƣợng……………………………………………………………………26 2.1.3 Hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu…………………………………………………………… 28 2.2 Phương pháp khảo sát xây dựng quy trình ISO 9001:2008 nghiệp vụ lưu trữ ĐHQGHN………………………………………………………………………………………….29 2.2.1 Nghiên cứu hƣớng dẫn biên soạn quy trình chất lƣợng…………………………………29 2.2.2 Sƣu tầm, hệ thống văn pháp lý nghiệp vụ công tác lƣu trữ…………………… 35 2.2.3 Khảo sát việc thực nghiệp vụ lƣu trữ thực tế ĐHQGHN…………………36 2.2.4 Lựa chọn chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình ………………………………… 37 2.3 Xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo ISO 9001:2008…………………………….39 2.3.1 Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ vào kho lƣu trữ ĐHQGHN…………………….40 2.3.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu liệu lƣu………………………………………………………… 51 2.3.3 Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…………………………………………………………67 2.3.4 Quy trình bảo quản tài liệu lƣu trữ (theo định kỳ hàng năm)……………………………… 78 2.3.5 Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ……………………………………… 83 Tiểu kết chƣơng 2……………………………………………………………………………… 91 CHƢƠNG 3: NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI ĐHQGHN…………………………………………………………………………… 92 3.1 Những thuận lợi khó khăn áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ ĐHQGHN .92 3.1.1 Những thuận lợi áp dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác lƣu trữ ĐHQGHN………….92 3.1.2 Những khó khăn áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lƣu trữ ĐHQGHN………….98 3.2 Những điều kiện để áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ ĐHQGHN .103 3.2.1 Sự thống chủ trƣơng cấp lãnh đạo……………………………………………104 3.2.2 Sự nhận thức thống tâm cao cán ĐHQGHN…………………….104 3.2.3 Điều kiện nhân lực.…………………………………………………………………… 106 3.2.4 Điều kiện sở vật chất…………………………………………………………………107 3.2.5 Điều kiện kinh phí……………………………………………………………………….108 3.2.6 Thời gian áp dụng thử quy trình đƣợc xây dựng……………………………………… 109 3.2.7 Triển khai đồng việc thực áp dụng ISO 9001:2008 ………………………… 110 Tiểu kết chƣơng 3……………………………………………………………………………….111 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………… 112 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 114 DANH MỤC PHỤ LỤC……………………………………………………………………… 117 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, xã hội phát triển nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ ngày gia tăng Sở dĩ nhƣ vì, tài liệu lƣu trữ chứa đựng thơng tin khứ, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhƣ: mục đích trị, mục đích kinh tế, văn hố, xã hội, quản lý phục vụ nhu cầu đáng công dân… Đại học Quốc gia Hà Nội Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lƣợng cao, đạt trình độ tiên tiến, làm nịng cốt hệ thống giáo dục đại học, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội đất nƣớc Thực tế chứng minh, tài liệu lƣu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội chứa đựng thông tin khứ, phục vụ có hiệu cho hoạt động quản lý Đại học Quốc gia Hà Nội Trong năm gần đây, công tác lƣu trữ nhận đƣợc quan tâm cấp lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đạt đƣợc số kết đáng kể Tuy nhiên, công tác lƣu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội chƣa đƣợc quản lý cách đồng để phát huy hết hiệu công tác hoạt động quản lý Đại học Quốc gia Hà Nội Đứng trƣớc tình hình đó, lãnh đạo ĐHQGHN đặt yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành có vấn đề đại hóa cơng tác lƣu trữ theo phƣơng pháp quản lý tiên tiến Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9000 thỏa mãn đƣợc yêu cầu Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 qua thực tế bƣớc đầu đƣợc ứng dụng Việt Nam thể công nghệ quản lý đại, khoa học, ứng dụng vào nhiều lĩnh vực: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ quản lý hành chính; phù hợp với nhiều loại hình quan Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội số trƣờng trực thuộc nghiên cứu, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN 9001: 2008 nhằm nâng cao hiệu hoạt động Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc triển khai lĩnh vực nhƣ: đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân sự, tài chính…Trong đó, nội dung cơng tác lƣu trữ hầu nhƣ chƣa đƣợc nghiên cứu áp dụng Là cán công tác Trƣờng Đại học Kinh tế - đơn vị đầu việc xây dựng áp dụng ISO Đại học Quốc gia Hà Nội, nhận thấy, nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng công tác lƣu trữ ĐHQGHN đơn vị trực thuộc giúp công tác lƣu trữ ĐHQGHN nói chung Trƣờng Đại học Kinh tế nói riêng đƣợc quản lý cách đồng thống hơn, góp phần nâng cao suất chất lƣợng hiệu hoạt động quan Nhận thức đƣợc tầm quan trọng vấn đề lựa chọn vấn đề: “Nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cơng tác lƣu trữ ĐHQGHN” làm đề tài luận văn cao học Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu * Phạm vi nghiên cứu Công tác lƣu trữ quan, tổ chức nói chung Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng gồm vấn đề bản: tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ nghiệp vụ lƣu trữ Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội xây dựng quy trình ISO 9001:2008 có số quy trình tổ chức, quản lý nói chung tổ chức, quản lý cơng tác lƣu trữ nói riêng Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tơi thấy ĐHQGHN chƣa xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cho nghiệp vụ công tác lƣu trữ Do đó, phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn việc nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng nghiệp vụ công tác lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN * Đối tượng nghiên cứu Do hạn chế mặt thời gian quy mô luận văn, đề tài sâu nghiên cứu xây dựng tất quy trình ISO 9001:2008 áp dụng nghiệp vụ lƣu trữ ĐHQGHN Các nghiệp vụ lƣu trữ ĐHQGHN đƣợc nghiên cứu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 luận văn bao gồm: Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ; Quy trình chỉnh lý tài liệu lƣu trữ (áp dụng tài liệu đƣợc lập hồ sơ từ khâu văn thƣ đƣợc nộp vào kho lƣu trữ ĐHQGHN); Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Quy trình bảo quản định kỳ tài liệu lƣu trữ; Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ (hình thức phịng đọc) Mục tiêu đối tƣợng nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu: Với đề tài này, mong muốn đạt đƣợc mục tiêu cụ thể sau: - Làm rõ cần thiết việc nghiên cứu xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng cơng tác lƣu trữ nói chung nghiệp vụ lƣu trữ nói riêng quan ĐHQGHN - Khảo sát xây dựng quy trình ISO 9001:2008 áp dụng nghiệp vụ cơng tác lƣu quan ĐHQGHN - Phân tích điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng quy trình ISO 9001:2008 lƣu trữ đƣợc xây dựng vào thực tế ĐHQGHN * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn đặt giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 lợi ích việc áp dụng vào cơng tác lƣu trữ ĐHQGHN - Hệ thống quy định pháp luật nhà nƣớc ĐHQGHN việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 vào hoạt động hành nói chung cơng tác lƣu trữ nói riêng - Khảo sát công tác lƣu trữ việc thực nghiệp vụ công tác lƣu trữ quan ĐHQGHN - Xây dựng quy trình ISO 9001:2008 nghiệp vụ công tác lƣu trữ quan ĐHQGHN - Nêu phân tích điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng quy trình ISO 9001:2008 nghiệp vụ công tác lƣu trữ đƣợc xây dựng vào thực tế ĐHQGHN Lịch sử nghiên cứu vấn đề Do yêu cầu đại hóa hành nhà nƣớc nên việc nghiên cứu vấn đề áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào lĩnh vực hành đƣợc nhiều ngƣời quan tâm Thơng qua hình thức khác nhƣ đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp vấn đề đƣợc nghiên cứu số góc độ sau đây: * Những vấn đề chung áp dụng ISO 9000 lĩnh vực hành Ở nội dung cơng trình nghiên cứu tập trung làm rõ đề lý luận ISO, lợi ích việc áp dụng ISO việc áp dụng ISO vào số quan cụ thể Đáng ý số cơng trình nghiên cứu nhƣ: - Nguyễn Ngọc Đồng:“Một số vấn đề xây dựng áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 quan Bộ Công nghiệp”.Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số năm 2005 - Cam Anh Tuấn: “Áp dụng ISO 9000 dịch vụ hành – Một giải pháp,nâng cao hiệu phục vụ quan nhà nước”, Khóa luận tốt nghiệp, Năm 2001 * Vấn đề áp dụng ISO công tác văn thƣ Ở nội dung này, số đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp nghiên cứu để áp dụng ISO vào cơng tác lƣu trữ nói chung số nội dung cụ thể công tác văn thƣ nói riêng Ví dụ: - Nguyễn Trọng Biên: “ Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước”, Đề tài nghiên cứu cấp ngành, Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, Hà Nội, 2005 - Vũ Thị Thu Hoài: “ Tình hình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư Bộ Cơng nghiệp” Khóa luận tốt nghiệp năm 2007 - Trịnh Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ năm 2008 * Vấn đề áp dụng ISO công tác lƣu trữ Vấn đề chƣa đƣợc đề cập nhiều cơng trình nghiên cứu Theo khảo sát chúng tôi, có số cơng trình nghiên cứu sau: - Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Luận văn thạc sĩ, Năm 2006 Đề tài sâu nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn ISO 9000 vào nghiệp vụ (khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ) Trung tâm Lƣu trữ quốc gia mà chƣa đề cập tới tất nghiệp vụ công tác lƣu trữ Nguyễn Thị Thùy Linh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay” Luận văn thạc sĩ, năm 2011 Đề tài đƣa vấn đề lý luận quản lý tài liệu điện tử nội dung tiểu chuẩn ISO 15489; khảo sát thực tiễn đề xuất giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử vào lƣu trữ lịch sử Những kết nghiên cứu giúp chúng tơi có hiểu biết tiêu chuẩn ISO, khả ứng dụng của lĩnh vực hành chính, văn thƣ sâu nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO số nội dung công tác văn thƣ, lƣu trữ số quan cụ thể Tuy nhiên, theo khảo sát chúng tơi, ngồi vấn đề khái quát đƣợc trình bày đề tài nói trên, chƣa có đề tài đề cập nội dung nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng cơng tác lƣu trữ ĐHQGHN Do đó, đề tài chúng tơi có kế thừa nhƣng không trùng lặp với đề tài nghiên cứu trƣớc Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, phƣơng pháp luận chủ nghĩa Mác – Lênin sử dụng số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: + Phƣơng pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc sƣu tầm, hệ thống nguồn tƣ liệu tham khảo + Khảo sát thực tế: Chúng sử dụng phƣơng pháp để trao đổi, vấn cán lƣu trữ, lãnh đạo Văn phịng; khảo sát cơng tác lƣu trữ quan sát quy 10 ... Chủ trương đại hóa quản trị đại học cải cách hành Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Quốc gia Hà Nội Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học - công nghệ... ISO 9001: 2008; nội dung yêu cầu quy trình ISO 9001: 2008; cần thiết việc nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng công tác lƣu trữ ĐHQGHN Chƣơng 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình ISO áp dụng. .. cơng tác lƣu trữ quan vận hành cách khoa học hiệu 1.2 Các quy định pháp lý việc xây dựng áp dụng quy trình ISO 9001: 2008 áp dụng công tác lƣu trữ ĐHQGHN 1.2.1 Các Quy? ??t định Chính phủ việc áp dụng