Công tác văn thư tại văn phòng huyện uỷ kim bôi

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài: 4 2. Mục tiêu của đề tài: 5 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 5 4. Nguồn tài liệu tham khảo: 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 5 6. Phương pháp nghiên cứu: 6 7. Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần: 6 PHẦN I: NỘI DUNG 7 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 7 A. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi 7 1.1. Điều kiện tự nhiên: 7 1.2. Điều kiện xã hội: 7 B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi 8 1. Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi: 8 2. Tổ chức chê độ làm việc: 9 II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi: 9 1. Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi: 9 1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi: 9 1.1.1 Vị trí: 10 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 10 1.1.3. Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc 11 1.2. Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp: 13 1.3. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho thủ trưởng cơ quan: 14 1.4. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của HĐND UBND huyện Kim Bôi. 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi: 17 1.6. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi: 18 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 19 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ. 19 2. Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư của cơ quan: 19 2.1. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi 21 2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 21 2.2.1. Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước: 23 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Kim Bôi: 24 2.2.3. Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND huyện Kim Bôi: 26 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bôi: 27 2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu khuyết điểm tình hình thực hiện: 27 2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Kim Bôi 30 2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Kim Bôi: 33 2.3.3. Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình tổ chức và giải quyết văn bản của UBND huyện: 36 2.3.4.Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 37 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 40 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi: 40 1. Ưu điểm 40 2. Bên cạnh những kết quả, ưu điểm đáng khích lệ, trong hoạt động của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi còn có những hạn chế, thiếu sót như: 42 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 43 1. Đối với công tác Văn phòng: 44 2. Về quy trình nghiệp vụ: 45 3. Về công tác văn thư 46 4. Hiện đại hoá văn phòng của UBND huyện Kim Bôi: 46 LỜI CẢM ƠN 48 PHẦN PHỤ LỤC 50

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài: 4

2 Mục tiêu của đề tài: 5

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 5

4 Nguồn tài liệu tham khảo: 5

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 5

6 Phương pháp nghiên cứu: 6

7 Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần: 6

PHẦN I: NỘI DUNG 7

CHƯƠNG I 7

KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG 7

CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 7

A Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi 7

1.1 Điều kiện tự nhiên: 7

1.2 Điều kiện xã hội: 7

B Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi 8

1 Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi: 8 2 Tổ chức chê độ làm việc: 9

II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi: 9

1 Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi: 9

1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi: 9

1.1.1 Vị trí: 10

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 10

1.1.3 Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc 11

1.2 Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp: 13

1.3 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho thủ trưởng cơ quan: 14

1.4 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của HĐND - UBND huyện Kim Bôi 15

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi: 17

1.6 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi: 18

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 19

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 19

2 Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư của cơ quan: 19

2.1 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban

hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi 21

2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 21

2.2.1 Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước: 23

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Kim Bôi: 24

2.2.3 Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND huyện Kim Bôi: 26

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bôi: 27

2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu khuyết điểm tình hình thực hiện: 27

2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Kim Bôi 30

2.3.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Kim Bôi: 33

2.3.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình tổ chức và giải quyết văn bản của UBND huyện: 35

2.3.4.Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện 36

PHẦN III 40

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 40

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Kim Bôi: 40

1 Ưu điểm 40

2 Bên cạnh những kết quả, ưu điểm đáng khích lệ, trong hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi còn có những hạn chế, thiếu sót như: 42

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.43 1 Đối với công tác Văn phòng: 44

2 Về quy trình nghiệp vụ: 45

3 Về công tác văn thư 46

4 Hiện đại hoá văn phòng của UBND huyện Kim Bôi: 46

LỜI CẢM ƠN 48

PHẦN PHỤ LỤC 50

LỜI MỞ ĐẦU

Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập nền kinh tế Quốc tế Sau hơn 20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, đất nước ta đã đạt được nhiều thành tựu to lớn về nhiều mặt Bước vào thế kỷ XXI, trước những vấn đề cấp bách của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội muốn đưa nước ta tiến bước trên con đường hội nhập với thế giới thì một yêu cầu cấp bách lại đặt ra đó là công tác đào tạo cán bộ văn phòng; bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, cho các cơ quan, đơn vị từ Trung ương đến địa phương Nói cách khác, công tác hành chính văn phòng trở thành một điểm nhấn quan trọng va có mặt trên tất cả đơn vị hành chính các cơ quan, tổ chức

Dù ở bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức nào thì Văn phòng vẫn có một

vị trí đặc biệt quan trọng và không thể thiếu Như Chủ tịch Hồ Chí Minh nói về

vai trò của công tác văn phòng: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng…”

Chính vì Văn phòng là một cơ quan giúp việc cho lãnh đạo, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình một cách nhanh nhất, chính xác nhất

Như vậy, có thể thấy để hoạt động của Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức thực sự đạt được hiệu quả cao thì việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác Văn phòng có một vai trò rất cần thiết và cấp bách với hệ thống văn phòng trong tương lai

Nhận thấy tầm quan trọng đó của Văn phòng và nắm rõ nhu cầu đào tạo môt đội ngũ cán bộ cho văn phòng, văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu thực tế, ngày 18/12/1971, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/BT về việc thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) Với 40 năm kinh nghiệm trưởng thành và phát triển, Trường đã có những đóng góp tích cực trong

sự nghiệp đào tạo và giảng dạy Tính đến nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã đào tạo được rất nhiều khoá học với các hình thức đào tạo khác nhau, nhiều

ngành nghề khác nhau như: Văn thư lưu trữ, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện và một số ngành mới mở Để đáp ứng được những đòi hỏi và nhu cầu xã hội, nhà trường đã không ngừng đổi mới

và nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như cơ sở vật chất, mở rộng việc đào tạo nhiều ngành nghề mới và đạt được kết quả cao hơn

Ngoài việc trang bị những kiến thức lý luận về chuyên môn, nghiệp vụ, trên giảng đường trong bốn năm học Trong kế hoạch đào tạo của trường còn tổ chức cho sinh viên đi thực tế sau mỗi khoá học tại các cơ quan nhằm củng cố kiến thức lý thuyết được học trong trường Từ đó sinh viên có cơ hội tiếp xúc với thực tế để nâng cao hơn nữa về kỹ năng, nghiệp vụ của mình Quá trình thực tập đó sẽ giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện về kỹ năng nghề nghiệp, tạo một phong cách chuyên nghiệp trong quá trình làm việc trong tương lai của mình

Được sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi và sự liên hệ của Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng K1B ngày 04/01/2016 em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi Trong quá trình thực tập, em nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo nhiệt tình của Lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND huyện và đặc biệt là sự chỉ bảo của cán bộ hướng dẫn thực tập là Chị Bùi Thị Hà, cán bộ Văn thư - Lưu trữ Văn phòng HĐND - UBND cùng sự giúp đỡ của các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng HĐND - UBND huyện

Thời gian thực tập tuy có ít (từ ngày 04/01đến ngày 11/03/2016) nhưng

đó là cơ hội để em được củng cố kiến thức và vận dụng những lý thuyết đã được học vào thực tiễn Đồng thời, trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi em còn được rèn luyện về kỹ năng, nghiệp vụ và rút ra nhiều bài học kinh nghiệm bổ ích cho bản thân

Với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, chuyên viên thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực không ngừng của bản thân trong suốt thời gian thực tập vừa qua

Tuy bản thân đã có nhiều cố gắng song do thời gian có hạn và vốn kiến

thức còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và nhận xét của thầy cô và những cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Kim Bôi, ngày 11 tháng 03 năm 2016

SINH VIÊN

Bùi Thị Thu Hường

1.Lý do chọn đề tài:

Văn thư là từ gốc ‘Hán’, dùng để chỉ các loại văn bản giấy tờ ‘Văn’ có nghĩa là văn ‘ Thứ’ có nghĩa là thư tích Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau, làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản tức là công tác văn thư Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị

vũ trang nhân dân

Công tác văn thư còn là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản

lý nhà nước, thông tin lưu trữ bằng hình thức như truyền miệng, khắc trên phiến

đá gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hằng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm nôm na là hoạt động việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên công tác văn thư

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chùng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước

Được sự giúp đỡ, hướng dẫn của các bộ trong cơ quan cùng với vốn kiên thức đã được trang bị ở trường học em quyết định chọn đề tài Công Tác Văn Thư tại Văn phòng Huyện Uỷ Kim Bôi Lý do e chọn đề tài này là vì nó rất hay,

vì chỉ khi làm tốt công tác văn thư thì mới có thể làm tốt công tác lưu trữ.

2 Mục tiêu của đề tài:

Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và cả từng cơ quan nói riêng

Công tác văn thư còn có ý nghĩa quan trọng trong việc việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng Công tác quản lý nhà nước được đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin bằng văn bản

Công tác văn thư còn đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư

Nghiên cứu về công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác năng suất, chất lượng, đúng chính sách chế độ giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nước công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

+ Đối tượng là công tác tổ chức và hoạt động văn phòng tại Huyện Uỷ Kim Bôi.Trong đó có liên hệ thực tiễn với một số Huyện khác cũng như sự đánh giá hoạt động từ các mô hình hoạt động tiêu biểu

+ Phạm vi nghiên cứu là tiến hành khảo sát công tác tổ chức và hoạt động văn phòng tại Huyện Uỷ Kim Bôi

4 Nguồn tài liệu tham khảo:

+ Giáo trình quản trị văn phòng, tác giả: TG.TS.Nguyễn Thành Bộ, Ths, Nguyễn Ngọc Diệp,

+ Giáo trình lý luận công tác văn thư và một số văn bản quy phạm pháp luật,

+ www.google.com

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu:

Có rất nhiều sách, báo nghiên cứu về công tác văn thư, về tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương nói chung và UBND cấp huyện nói riêng

đã được nhiều công trình khoa học nghiên cứu đề cập các công trình như: Đổi mới tổ chức bộ máy hành chính đô thị trong cải cách nền hành chính quốc gia ở nước ta hiện nay.

Hiện đại hóa đất nước của PGS.TS.Nguyễn Phú Trọng những thông tin kỹ năng và nghiệp vụ hoạt động của đại biểu HĐND và thành viên UBND các cấp của TS.Trịnh Đức Thảo

Các công trình nghiên cứu nêu trên đã đề cập đến những khía cạnh phạm

vi khác nhau có liên quan đến tổ chức và hoạt động của UBND huyện

6 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát, phương pháp so sánh, phương pháp đối chiếu, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê

Phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về cán bộ, chủ trương đường lối của Đảng pháp luật của nhà nước

7 Nội dung bài báo cáo bao gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bôi

Phần II: Chuyên đề tự chọn về tổ chức công tác văn thư

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I: NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢO SÁT ĐẶC DIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG

CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI

A Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND huyện Kim Bôi

1.1 Điều kiện tự nhiên:

Huyện Kim Bôi là một huyện miền núi nằm trên địa bàn chuyển tiếp giữa miền núi với đồng bằng Bắc bộ, có vị trí chiến lược quan trọng về Quân sự, Kinh tế, Chính trị - Xã hội, huyện Kim Bôi nằm phía nam tỉnh Hoà Bình, phía Bắc giáp huyện Lương Sơn và huyện Kỳ Sơn, phía Tây giáp thành phố Hòa Bình, huyện Cao Phong, Tân Lạc, Lạc Sơn, phia Nam giáp các huyện Yên Thủy

và Lạc Thủy, phía Đông giáp huyện Lạc Thủy và huyện Lương Sơn Huyện có dòng sông Bôi, một phụ lưu chính của sông Đáy, thuộc hệ thống sông Hồng Nơi đây có nguồn suối nước nóng rất tốt cho trị liệu y học Huyện Kim Bôi được thành lập ngày 17/4/1959 do tách ra từ huyện Lương Sơn

Diện tích tự nhiên của huyện Kim Bôi la 549.506 ha Địa hình không đồng đều, huyện có đồi, núi cao từ 833m đến 1.198m, là một huyện thuần nông, chủ yếu phát triển kinh tế nông nghiệp, những năm gần đây huyện Kim Bôi đã

có những chuyển biến tích cực, cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng tạo đà cho huyện phát triển kinh tế - xã hội, thu hút các nguồn vốn đầu tư vào huyện, các khu tiểu thủ công nghiệp vừa và nhỏ đã và đang được hình thành, đặc biệt là những khu trung tâm giải trí, nghỉ mát, du lịch sinh thái đã tạo tạo thêm việc làm tăng thu nhập cho người dân thoát khỏi cảnh đói nghèo, quanh năm sống bằng nghề nông

Hiện nay du lịch tại Kim Bôi đang trên đà phát triển, điển hình là các khu

du lịch sinh thái như: Thác Bạc Long Cung, Thác Mặt Trời, và nhiều dự án khác đang được khởi công

1.2 Điều kiện xã hội:

Huyện Kim Bôi hiện có 28 đơn vị hành chính; Dân số hơn 107.429 người, gồm các dân tộc Kinh chiếm 14%, Mường chiếm 83%, Dao chiếm 3% và các

dân tộc khác, là một huyện có bề dày lịch sử và truyền thống cách mạng Kim Bôi có huyện lỵ là thị trấn Bo, nằm bên bờ sông Bôi, cạnh con đường quốc lộ 12B, ngày trước giao thông chưa phát triển, Kim Bôi là vùng sâu ít người sinh sông, khai khẩn Nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước giao thông được nâng cấp và làm mới nhiều con đường vì vậy đã thu hút được những dự án đầu tư lớn góp phần nâng cao tiềm lực và thúc đẩy sự phát triển kinh tế của huyện Kim Bôi.

B Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi

1 Vị trí, chức năng, Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi:

UBND huyện Kim Bôi là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện, là cơ quan chấp hành của HĐND, làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, với chức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của huyện, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức HĐND - UBND ngày 26/11/2003

- Những vấn đề phải đưa ra tập thể UBND huyện thảo luận quyết định gồm:

+ Biện pháp thực hiện các chủ trương chính sách của Nhà nước, nghị quyết của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và nghị quyết của Huyện uy, HĐND huyện

+ Thông qua kế hoạch phát triển KT - XH, an ninh quốc phòng, kế hoạch ngân sách, kế hoạch sử dụng đất đai, vật tư, tiền vốn, lao động, XDCB và chương trình công tác năm của UBND huyện

+ Đình chỉ những nghị quyết không thích đáng, không phù hợp của UBND xã, thị trấn và các ngành thuộc thẩm quyền, sau báo cáo Huyên ủy, HĐND huyện để sửa đổi hoặc bãi bỏ nghị quyết UBND xã, thị trấn

+ Thảo luận việc điều chỉnh địa giới hành chính trong địa phương và địa giới liên quan đến huyện bạn, lập tờ trình báo cáo lên cấp trên quyết định

2 Tổ chức chê độ làm việc:

- UBND huyện gồm 1 Chủ tịch và 3 Phó Chủ tịch và 5 thành viên được

cơ cấu các ngành: Thanh tra, Địa chính nông nghiệp, Ban chỉ Huy quân sự huyện, Công an huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện

- Chủ tịch và 3 Phó chủ tịch là bộ phận thường trực của UBND huyện có trách nhiệm giải quyết các công việc sau:

+ Cụ thể hóa các chính sách, chê độ, kế hoạch, biện pháp nhằm thực hiện các nghị định, chỉ thị của Trung ương, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, Huyện ủy

và HĐND huyện, kiểm tra rút kinh nghiệm sơ, tổng kết

+ Căn cứ Quyết định UBND tỉnh, UBND huyện giải quyết những vấn đề thuộc quyền của UBND huyện trong thời gian 2 kỳ họp của UBND (trừ những vấn đề nhất thiết) phải đưa ra thảo luận ở UBND huyện như:

* Thông qua kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước ở địa phương

* Xét Quyết định điều chỉnh chỉ tiêu vật tư, tiền vốn, điều chỉnh tài sản giữa các ngành, cơ sơ và địa phương

+ Chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng đề án trình UBND huyện và trình Huyện ủy, chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của UBND huyện

+ Thay mặt UBND huyện điều hành mọi hoạt động và giải quyết những vướng mắc của các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn

+ Thực hiện chế độ báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm với UBND tỉnh, Huyện ủy và gửi đến các thành viên của UBND huyện, xã, thị trấn, thủ trưởng các phòng, ban, ngành thực hiện

Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 01

II, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:

1 Tổ chức và hoạt động nguyên tắc quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:

1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và chế độ làm việc của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi:

- Văn phòng HĐND - UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Văn phòng HĐND - UBND huyện có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:+ Trình HĐND - UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của HĐND - UBND huyện Giúp HĐND - UBND huyện đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trân theo quy định của pháp luật;

+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

+ Trình UBND huyện các quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện;

+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi đôn đốc các phòng, ban , ngành,UBND các xã, thị trấn chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

+ Giúp HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND

Huyện, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, Đoàn đại biểu Quốc hội huyện;

+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp HĐND - UBND Huyện phối hợp với các sơ quan chức năng theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn;

+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND - UBND huyện; Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của HĐND - UBND huyện;

+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND - UBND huyện theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của HĐND - UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện;

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện sau khi được cấp thẩm quyền phê duyệt;

+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của HĐND - UBND huyện;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND - UBND và Chủ tịch UBND

huyện giao

1.1.3 Tổ chức bộ máy và chế độ làm việc

* Cơ cấu tổ chức bộ máy:

Văn phòng HĐND - UBND huyện gồm:

1 Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện

2 Lãnh đạo Văn phòng: Gồm Chánh Văn phòng và 2 Phó Chánh Văn

- Soạn thảo các loại văn bản pháp quy của HĐND - UBND huyện và kiểm duyệt các văn bản của các ngành soạn thảo trước khi trình ký.

- Ký thừa lệnh UBND và Thường trực HĐND huyên các loại văn bản hành chính thông thường và ký ủy quyền theo quy định

- Lập và quản lý chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND huyện

- Trực tiếp phụ trách: Tổ chức cơ quan, bộ phận tải vụ, Hội Chữ thập đỏ

Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng: Sơ đồ số 02

b Phó Văn phòng phụ trách công tác HĐND:

- Phó Chánh Văn phòng UBND huyện được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước

pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.

- Giúp Chánh Văn phòng soạn thảo các văn bản thông thường của UBND

và HĐND và thông qua Chánh Văn phòng trước khi trình ký

- Giúp Phó Chủ tịch HĐND soạn thảo các văn bản của HĐND huyện

- Tham mưu Giúp Chánh Văn phòng phục vụ các hoạt động của Thường

trực HĐND và UBND huyện, tháng, quý, năm…, được ký thừa lệnh UBND và

Thưởng trực HĐND huyện một số công văn giấy tờ và ủy nhiệm ký thay chủ tài khoản khi Chánh Văn phòng đi vắng

- Phối hợp với Phó Văn phòng phụ trách đời sống và các bộ phận chuyên môn hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Sau mỗi việc hoàn thành, báo cáo lại với Chánh Văn phòng để có biện pháp quản lý và giải quyết theo thẩm quyền

- Phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy và bộ phận giúp việc của HĐND

c Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính:

- Chấp hành sự phân công của Chánh Văn phòng: Trực tiếp tham mưu toàn bộ công tác quản lý hành chính, quản lý theo dõi tài sản công của UBND huyện, theo dõi và điều động xe con phục vụ hoạt động của HĐND - UBND huyện và các xe khác theo nhiệm vụ công tác trọng tâm

- Đề xuất việc mua sắm các tài sản công và sửa chữa nhỏ, sữa chữa thường xuyên của UBND huyện, và chỉ được thực hiện khi được sự bàn bạc trong lãnh đạo Văn phòng và sự đồng ý của Thường trực UBND huyện

- Được ủy nhiệm ký thừa lệnh UBND và thường trực HĐND huyện một

số công văn giấy tờ khi Chánh Văn phòng vắng mặt

- Là phó chủ tài khoản Văn phòng HĐND - UBND huyện

- Trực tiếp phụ trách nhà bếp và nhà kho, tạp vụ, lái xe

1.2 Đánh giá vai trò của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:

- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp là một bộ phận, đơn vị tổ chức của cơ quan, có trách nhiệm thu thập xử lý thông tin phụ vụ cho

sự điều hành của lãnh đạo

- Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiêu mặt và có tính tổng hợp trong việc tham mưu về mặt tổ chức, tiến hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, tổng hợp và thồng kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý

- Việc thu thập phân tích và tổng hợp những ý kiến chủ quan của mình và những ý kiến khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp được thực hiện bởi bộ phận văn phòng Hoạt động này manh tính chuyên môn sâu, nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn những quyết định tối ưu nhất Mặt khác kết quả tham mưu xuất phát từ việc sử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được

Ví dụ: Văn phòng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo những điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan như: Kinh phí, tài liệu làm việc, địa điểm, thời gian đi…

1.3 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho thủ trưởng cơ quan:

Trong quá trình hoạt động của cơ quan thì việc xây dựng kế hoạch công tác tuần, quý, tháng năm là vấn đề rất cần thiết Để các phòng, ban, ngành chủ động trong công việc chuyên môn của mình, tại UBND huyện Kim Bôi, Chánh Văn phòng HĐND - UBND là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công tác tháng, quý, năm của cơ quan Bao gồm:

+ Chương trình công tác toàn khoá ( nhiệm kỳ)

+ Chương trình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm các phòng, ban, ngành gửi Văn phòng HĐND - UBND danh mục các đề án Văn phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND huyện và gửi các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến

- Căn cứ chương trình công tác năm đã được thông qua, Thường trực HĐND - UBND huyện để xây dựng chương trình công tác hàng tháng và 6

- Mỗi thành viên HĐND - UBND huyện, Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, trong phạm vi trách nhiệm của mình tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND huyện

+ Chương trình công tác quý: Được cụ thể hoá từ chương trình công tác năm, được quy định thực hiện trong từng quý và những việc bổ sung, điều chỉnh các công việc giải quyết trong quý Sau đó Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình cho quý sau

+ Chương trình công tác 6 tháng, 9 tháng

+ Chương trình công tác tháng: Được cụ thể hoá từ chương trình công tác quý và những việc bổ sung công tác tháng sau gửi Văn phòng HĐND - UBND Văn phòng tổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực do Thường trực HĐND - UBND phụ trách, trình Chủ tich huyện quyết định

+ Chương trình công tác tuần: Gồm các việc mà Chủ tich huyện, các Phó Chủ tịch huyện giải quyết hàng ngày trong tuần Văn phòng xây dựng chương trình công tác tuần sau, trình Thường trực HĐND - UBND huyện quyết định, chậm nhất vào thứ 6 tuần trước và phát hành để các phòng, Ban có liên quan thực hiện

* Chương trình công tác của các đơn vị

Căn cứ chương trình công tác của UBND huyện và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ chức thực hiện

Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của HĐND - UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 03

1.4 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của HĐND - UBND huyện Kim Bôi.

Là một cơ quan của Nhà nước, hàng năm, tháng, quý, tuần UBND huyện Kim Bôi tổ chức rất nhiều hội nghị dưới nhiều hình thức khác nhau Trong quá trình thực tập, bản thân em cũng được tham gia một số hội nghị, cuộc họp…tuy có nhiều hạn chế Nhưng nhìn chung, hình thức tổ chức Hội nghị và cuộc họp được UBND huyện

Kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với Văn phòng HĐND - UBND để sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức và các vấn đề khác có liên quan cho phù hợp

* Bước 2: Các đơn vị chuẩn bị nội dung Hội nghị

- Tổng hợp số liệu, dự thảo báo cáo, phương hướng công tác theo yêu cầu;

- Chuẩn bị nội dung khác có liên quan: cơ sở vật chất (địa điểm, kinh phí, bàn ghế ); phân công nhân sự…

* Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ tài liệu, văn kiện có liên quan đến việc

tổ chức hội nghị về đơn vị chủ trì Hội nghị (qua Văn phòng HĐND - UBND huyện ) Đăng ký lịch tổ chức Hội nghị

* Bước 4: Sau khi đã chuẩn bị xong tài liệu, văn bản cho Hội nghị Theo thời gian thống nhất, đơn vị chủ trì tiến hành Hội nghị Đây là giai đoạn chính và quan trọng nhất Bao gồm các công việc chính như:

Đón tiếp đại biểu

Phát tài liệu

Điểm danh đại biểu

Ổn định tổ chức và tuyên bố lý do

Giới thiệu đại biểu

Nêu mục đích, lý do và thông báo nội dung chương trình Hội nghị

* Bước 5: Kết thúc Hội nghị

- Phục vụ sau Hội nghị (thu dọn, quyết toán kinh phí)

- Hoàn tất hồ sơ Hội nghị, bổ sung chương trình công tác (nếu có)

- Thông báo kết quả Hội nghị (chậm nhất là 03 ngày sau khi kết thúc Hội nghị)

Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghi: Sơ đồ số 04

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sơ của UBND huyện Kim Bôi:

Nghi thức nhà nước về văn hóa công sở là yếu tố cần thiết không thể thiếu

ở mọi cơ quan đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện Kim Bôi la cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, mọi nghi thức nhà nước về văn hóa công sở đều được lãnh đạo UBND huyện quan tâm và đôn đốc cấp dưới thực hiện theo Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (Ban hành theo Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chính phủ)

- Về phẩm chất đạo đức, lối sống, tác phong làm việc, năng lực công tác của đa số cán bộ công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước được nâng lên Nhiều cán bộ công chức không ngừng phấn đấu, trau dồi kiến thức, bồi dưỡng phẩm chất chính trị, thi đua lao động, sản xuất hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Nhiều cán bộ công chức trẻ có kiến thức, có phẩm chất đạo đức tốt được tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nguồn cán bộ lãnh đạo, giữ các

vị trí quan trọng ở cơ sở

- Về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức đã có nhiều chuyển biến tiến bộ Đối với nhân dân thì nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc, không còn thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ Đối với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Việc thực hiện giờ làm việc đảm bảo theo quy định, tình trạng cán bộ công chức nghỉ làm không có lý do đã được khắc phục

- Các cơ quan đã thực hiện tốt việc treo Quốc kỳ, dâng hương đài tưởng niệm trong các buổi lễ, ngày kỷ niệm của địa phương, của huyện, của tỉnh, của

đất nước.

- Ngoài ra vẫn còn một số cán bộ công chưc, viên chức còn hút thuốc lá nơi công sở, còn có thái độ thiếu thiện trí khi làm nhiệm vụ

1.6 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng tại UBND huyện Kim Bôi:

Hiện đại hóa văn phòng là một mục tiêu cần thiết trong hoạt động của cơ quan nói chung và của văn phòng nói riêng Bởi vậy rất cần có những giải pháp khoa học để hiện đại hóa văn phòng sao cho phu hợp và đáp ứng được lượng công việc nhiều, khắt khe và đòi hỏi sự chính xác cao Văn phòng càng sớm được hiện đại hóa, cang phục vụ tốt cho sự điều hành của lãnh đạo Hiện đại hóa văn phòng không chỉ có hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sơ vật chất mà còn cần đào tạo con người sao cho con người có thể thay đổi tư duy, cách làm việc và lảm chủ được trang thiết bị hiện đại thì mới đạt hiệu quả cao trong công việc

Vì vậy trước hết phải hiện đại chính tri thức của con người làm việc trong văn phòng, sau đó mới hiện đại hóa cơ sơ vật chất và trang thiết bị Để hiện đại hóa được văn phòng thì trước hết phải tìm hiểu rõ điều kiện của chính cơ quan mình Huyện Kim Bôi là một huyện vùng núi nhưng không vì thế mà lãnh đạo UBND huyện bỏ qua nhu cầu hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan, UBND huyện

đã đề ra những biện pháp hiện đại hóa văn phòng và đã đạt được thành quả rất khả quan:

- Con người làm việc tại văn phòng đều được bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính văn phòng, đi tham quan các văn phòng khác để học hỏi những tiến bộ của văn phòng bạn

- Trang thiết bị cũng được hiện đại hóa dựa trên những điều kiện thực tế của cơ quan, tuy theo nhu cầu công việc cần thiết thì sẽ hiện đại hóa cho phù hợp với yêu cầu công việc, không hiện đại hóa đồng bộ một lúc tránh tốn kém

và thất thoát tiền của nhà nươc Với chủ trương mỗi năm hiện đại hóa một ít sao cho không ảnh hưởng đến công việc

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.

2 Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư của cơ quan:

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải cần đến công văn, giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, báo cáo, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Đặc biệt đối với Văn phòng HĐND - UBND là cơ quan trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo thì công tác văn thư lại càng trở lên quan trọng hơn bao giờ hết Nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác Văn phòng

Nhận thấy tầm quan trọng đó, UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi rất chú trọng và quan tâm đến công tác này

* Nội dung công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND bao gồm các công việc:

- Ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị;

- Đánh máy, in ấn tài liệu;

- Ký, đóng dấu;

- Vào sổ và làm thủ tục cho văn bản đi và đên của cơ quan;

- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép;

- Chuyển giao và theo dõi giải quyết công văn đến, đi của cơ quan;

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Hình thức tổ chức công tác văn thư:

Công tác văn thư tại UBND huyện được tổ chức theo hình thức tập trung, thống nhất Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến UBND huyện đều phải tập trung tại Phòng văn thư, sau đó Văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản tài liệu (Đối với những văn bản gửi chung cho cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến

và đăng ký các thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến; còn đối với

những văn bản gửi đích danh, hay văn bản gửi cho các đơn vị, văn bản mật thì văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửi ngay cho cá nhân, đơn vị có liên quan để giải quyết)

Văn phòng HĐND - UBND bố trí 01 cán bộ chuyên trách (trình độ trung cấp) về công tác văn thư , được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ Với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên công việc đạt hiệu quả cao

Phòng Văn thư được bố trí tại tầng 1, trung tâm của UBND huyện nên rất thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác Các phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy fax và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc quản lý văn bản Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

* Ưu điểm của mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi:

- Nhìn chung mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Kim Bôi đã đảm bảo những yêu cầu cần thiết về một mô hình tổ chức hiện đại và khoa học Góp phần không nhỏ vào hiệu quả công việc chung của toàn cơ quan

- Công tác văn thư đã nhận và chuyển giao các văn bản kịp thời, chính xác, việc theo dõi, đăng ký công văn đi, đến có nề nếp, quản lý chặt chẽ các tài liệu của Trung ương và của cùng cấp ; thực hiện đúng quy chế, quy định về việc phát hành văn bản của Văn phòng HĐND - UBND huyện , đồng thời áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Quản lý, sử dụng con dấu của UBND huyện an toàn, đúng quy định

- Công tác đánh máy, nhân sao, tài liệu có nhiều cố gắng; việc đánh máy và xử

lý văn bản của Văn phòng HĐND - UBND có nhiều tiến bộ; văn bản được thực hiện kịp thời, trình bày khoa học, ít sai sót, đúng thể thức, đáp ứng được yêu cầu của Thường trực HĐND - UBND

* Nhược điểm:

Tuy nhiên, công tác văn thư còn một số hạn chế, thiếu sót;

- Việc đăng ký các loại văn bản đi, đến chưa được thống nhất trong toàn huyện;

một số đơn vị chưa nắm vững và thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Nhà nước.

- Việc lưu giữ các văn bản đã phát hành chưa đồng bộ, đầy đủ theo quy định ( bản thảo, bản gốc, bản sao) Công tác soạn thảo, đánh máy các loại văn bản còn nhiều thiếu sót

- Trình độ, năng lực công tác và tính chủ động sáng tạo, nhiệt tình, trách nhiệm của một bộ phận cán bộ, nhân viên văn phòng còn nhiều hạn chế;

Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Bộ phận văn thư tại UBND huyện Kim Bôi:

Sơ đồ số 05.

2.1 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi

2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

* Những quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý Nhà nước được quy định

cụ thể tại:

- Theo Điều 124 Hiến pháp 1992 và Điều 19 Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật đã quy định

- UBND các cấp có quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị

- Chủ tịch UBND các cấp có quyền hạn ban hành Quyết định, Chỉ thị, ngoài ra con ban hành các văn bản thông thường như: Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn…

- Việc xây dựng trình duyệt kiểm tra thực hiện văn bản theo qui định của Nhà nước

- Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản đảm bảo đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngay 19/01/2011

* Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Kim Bôi:

* Ưu điểm:

- Nhìn chung, các văn bản của UBND huyện Kim Bôi ban hành ra đều đảm bảo đầy đủ và chính xác các thành phần thể thức theo quy định, đảm bảo giá trị pháp

lý và giá trị thực tiễn của văn bản Nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo văn bản và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành:

- Hơn nữa với sự quan tâm của Ban lãnh đạo UBND huyện Kim Bôi , lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bôi nên công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Kim Bôi nói chung và các đơn vị nói riêng có những chuyển biến rõ rệt

và đạt hiệu qủa cao Văn bản ban hành được trình bày đúng thể thức và tương đối thống nhất, đảm bảo về tính chính xác và tính thẩm mỹ của văn bản Chất lượng văn bản ban hành nhìn chung đạt chất lượng cao, ngày càng đáp ứng được hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND huyện

- Văn bản do Lãnh đạo UBND huyện, trước lúc ban hành đều được Trưởng các đơn vị chuyên môn, Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện xem xét về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi đóng dấu văn thư sẽ kiểm tra lần cuối, nếu phát hiện sai sót gửi lại cho đơn vị soạn thảo để sữa chữa và giải quyết kịp thời

Thực hiện sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND - UBND đã tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do các đơn vị trực thuộc UBND huyện soạn thảo, ban hành và nhận thấy một số đơn vị trình bày văn bản còn sai sót về thể thức, chủ yếu ở những lỗi sau:

Ví dụ:

- Sử dụng chưa đúng phông chữ theo quy định, một số văn bản còn sử dụng phông chữ VN Time; cỡ chữ chưa chính xác theo quy định hướng dẫn trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngay 19/01/2011

Đây chỉ là một trong những lỗi cơ bản nhất của các đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản Tuy nhiên, sau khi tiến hành kiểm tra và phát hiện ra những lỗi sai trong quá trình soạn thảo của các đơn vị, Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện đã có những kiến nghị đề xuất và được các đơn vị tiếp thu và tiến hành sửa chữa kịp thời.

2.2.1 Thẩm quyên banh hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước:

Văn bản do cơ quan quản lý nhà nước ban hành phải đảm bảo có mục

đích rõ ràng, nội dung của văn bản phải sát với thực tế đảm bảo tính chính xác, khách quan phù hợp và quy định của pháp luật, có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan nhà nước

UBND huyện Kim Bôi có quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết định, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Kế hoạch, Chương trình, Chỉ thị

Chủ tịch UBND huyện trực tiếp ký các văn bản như: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), của UBND huyện về chế độ chính sách tổ chức và nhận sự thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình

Khi chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND huyện có thẩm quyền ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND huyện, ký thay mặt ở một số lĩnh vực, ngành mình phụ trách

Chánh Văn phòng được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản, các văn bản pháp quy của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Chánh Văn phòng đều phải ký trực tiếp

*Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Kim Bôi

Ưu điểm:

Nhìn chung việc ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi là đúng thẩm quyền được giao, không chồng chéo khi ban hành ra và sai với quy định hiện hành Đông thời qua đó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết và quản lý văn bản và truy cứu trách nhiệm đối với các cá nhân có liên quan đến

văn bản.

UBND huyện Kim Bôi đã coi các văn bản là cẩm nang pháp lý trong việc chỉ đạo và lãnh đạo để thực hiện quản lý tốt các nhiệm vụ chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa - xã hội ở địa phương nên việc thẩm quyền ban hành các văn bản luôn được quan tâm và thực hiện triệt để đúng với quy đinh của pháp luật đề ra

Nhược điểm:

Tuy nhiên, bên cạnh những điều đã thực hiện được, về thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi vẫn không tránh được những thiếu sót và có những hạn chế nhất định:

- Tuy đã quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản, nhưng những quy định này không được chi tiết và cụ thể hóa nên đôi khi vẫn còn xảy ra tình trạng nhầm lẫn, chồng chéo về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản Dẫn đến việc truy cứu trách nhiệm vẫn còn gặp một số khó khăn

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản vẫn chưa được thống nhất dẫn đến thẩm quyền ký văn bản cũng như các thể thức ký, đôi khi chưa đúng và chuẩn mực với quy định của pháp luật đặt ra

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Kim Bôi:

a) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản

Khi dự định ban hành một văn bản, trước hết phải xác định rõ văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Từ đó giúp lãnh đạo cơ quan và người soạn thảo thấy rõ mức độ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản và xác định được giới hạn của văn bản, các đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

Bước 2: Chọn tên loại văn bản

Căn cứ vào mục đích, tính chất của văn bản dự định ban hành để xác định tên loại văn bản Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề sự việc cần đề cập

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin

Căn cứ vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành để xác định nội dung thông tin cần thu thập Các thông tin cần thu thập chủ yếu là các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Ngoài ra người soạn thảo

có thể thu thập thông tin qua việc điều tra, nghiên cứu thực tế…

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

- Xây dựng đề cương văn bản: Trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề đã được xác định ở bước thứ nhất

- Viết bản thảo: Trên cơ sở đề cương đã lập, dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hoá, chi tiết hoá những ý tưởng, những dự kiến đã được xác lập từ đề cương Sau khi thảo xong phải tiến hành kiểm tra bản thảo về nội dung, cách trình bày, từ ngữ…

Bước 5: Duyệt bản thảo

Việc duyệt bản thảo phải do người có thẩm quyền Sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởng đơn vị duyệt về mặt nội dung và ký nháy ở chữ cuối cùng của phần nội dung Sau đó Chánh Văn phòng duyệt về mặt thể thức và ký nháy

ở phần nơi nhận Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung và thể thức thì trình lên lãnh đạo Viện kiểm tra và ký ban hành.(Người trình ký phải kèm theo

hồ sơ trình ký)

Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành

Văn bản khi đã có đầy đủ chữ ký của các lãnh đạo sẽ được chuyển xuống

bộ phận Văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức: ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, đóng dấu, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản, sắp xếp lưu văn

Sơ đồ hoá quy trình soạn thảo văn bản: Sơ đồ số 06

* Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi:

+ Ưu điểm:

Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bôi được thực hiện theo đúng quy trình tạo thành một thể thống nhất đảm bảo văn bản ban hành ra chính xác và đạt hiệu quả cao, tránh được những sai sót không đáng có

+ Nhược điểm:

Tuy nhiên, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở một số các đơn vị còn chưa thống nhất, chưa có quy chế rõ ràng, ảnh hưởng không ít đến chất lượng văn bản cũng như việc quản lý văn bản

Hay một số văn bản khi đưa xuống văn thư đóng dấu nhưng chưa có chữ

ký nháy duyệt về thể thức văn bản

Như vậy có thể nhận thấy rằng, để văn bản ban hành ra chính xác về nội dung và hình thức, cán bộ (đơn vị) soạn thảo văn bản cần phải nắm vững và tuân thủ theo đúng quy trình trên

2.2.3 Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND huyện Kim Bôi:

Việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản được tiến hành nhằm phát

hiện những nội dung sai trái hoặc không còn phù hợp để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi bổ sung, hủy bỏ hoặc bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản, đồng thời kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan,

cá nhân đã ban hành sai trái

Nhận thức rõ mục đích yêu cầu của việc kiểm tra, rà soát văn bản là từng bước củng cố hoàn thiện hệ thống văn bản của UBND huyện; tạo thành một hệ thống văn bản thống nhất và đảm bảo đúng thể thức từ UBND huyện đến các phòng, ban, ngành trực thuộc; UBND huyện thường xuyên tổ chức kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản UBND huyện, của Các phòng, ban, ngành đoàn thể trực thuộc trên từng lĩnh vực…

* Đối với công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND huyện:

Quá trình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND huyện được lãnh

đạo quan và chỉ đạo cho cán bộ văn thư lưu trữ tiến hành theo hàng quý, chủ yếu kiểm tra và rà soát trên sổ đăng ký văn bản đi, đến của cơ quan và sau đó cán bộ tiến hành kiêm tra, rà soát mà trực tiếp là cán bộ văn thư có trách nhiệm báo cáo lại với lãnh đạo Văn phòng.

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bôi: 2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu khuyết điểm tình hình thực hiện:

* Bước 1 Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Văn bản phải được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật theo đúng quy định của nhà nước

Trước khi trình cấp lãnh đạo UBND huyện ký chính thức, Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về độ chính xác, nội dung văn bản Chánh văn phòng HĐND - UBND huyện kiểm tra về thể thức(đảm bảo đầy đủ và chính xác các thành phần thể thức) và kỹ thuật trình bày văn bản (khổ giấy, phông chữ, định lề, tính chính xác và thẩm mỹ…) Nếu phát hiện sai sót cần có biện pháp xử lý và giải quyết kịp thời

Trước khi phát hành văn bản, các bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Việc đánh số văn bản được thực hieenh theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW

ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng

* Bước 2 Trình ký văn bản:

Văn bản sau khi đã được kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức và được Chánh văn phòng HĐND - UBND ký nháy sẽ được trình lên người có thẩm quyền để

ký chính thức

* Bước 3 Ghi số, ngày tháng văn bản và đóng dấu lên văn bản

- Ghi số, ngày tháng văn bản:

Số văn bản được đánh theo thứ tự văn bản được soan từ đầu năm là 01 cho đên hết năm

Ngày tháng văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó

- Đóng dấu lên văn bản

Cán bộ văn thư được giao trách nhiệm giữ dấu phải trực tiếp đóng vào văn bản, trước khi đóng dấu cần căn cứ vào quy định cụ thể về quyền hạn ký văn bản Cán bộ văn thư phải có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chữ ký trên văn bản với chữ ký đã đăng ký

Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

* Bước 4 Đăng ký văn bản đi:

- Nguyên tắc: Tất cả các văn bản chính thức phát hành của cơ quan đều do Văn phòng thống nhất cho số, ký hiệu và đăng ký cho mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đi phải được Chánh Văn phòng ký và đóng dấu trước khi sử dụng

- Hiện nay, Văn phòng HĐND - UBND huyện vẫn sử dụng phương pháp đăng ký truyền thống - đăng ký bằng sổ

Tại Văn thư Văn phòng HĐND - UBND huyện sử dụng rất nhiều loại sổ đăng ký như:

+ Sổ đăng ký dùng cho Quyết định, Quy định

+ Sổ đăng ký Công văn

+ Sổ đăng ký các loại văn bản khác: Nghị quyết, Chỉ thị, Hướng dẫn…+ Sổ đăng ký văn bản của Văn phòng HĐND - UBND huyện

+ Sổ đăng ký văn bản mật

Mẫu sổ đăng ký phải theo hướng dẫn thống nhất của Cục Lưu trữ

Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan lên văn bản, văn thư tiến hành đăng ký những thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm văn bản

* Bước 5 Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi:

Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục gửi tất cả các văn bản đúng nơi nhận, thời gian đã ghi trong văn bản

Thủ tục gửi văn bản đi phải đảm bảo đúng yêu cầu sau:

- Gửi ngay sau khi có chữ ký hợp lệ và có dấu của UBND huyện

- Phải gửi đúng nơi nhận

- Phải ghi đầy đủ, rõ ràng các thông tin

- Văn bản có yêu cầu về độ khẩn phải được ưu tiên làm thủ tục gửi đi trước

- Đối với văn bản chỉ mức độ mật phải ghi rõ tên nơi nhận vào phía trên trang đầu văn bản và có phiếu gửi đi kèm, làm 2 bì, bì ngoài như văn bản thường, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật bằng chữ hoặc đóng dấu ký hiệu mật theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký Riêng tài liệu chỉ mức độ tuyệt mật chỉ người có tên mới được bóc bì

Chú ý: khi chuyển giao văn bản qua đường bưu điện hay chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan đều phải vào sổ chuyển giao văn bản đi

* Bước 6 Lưu giữ văn bản đi:

Đối với giai đoạn này, UBND huyện Kim Bôi có nguyên tắc cụ thể sau:+ Đối với những văn bản quan trọng như: Chỉ thị, Quyết định, Hướng dẫn, Báo cáo…và những văn bản, tài liệu cần lập hồ sơ: đại hội, hội nghị, vấn

đề, vụ việc quan trọng phải lưu lại hai bản chính

+ Bản thảo cuối cùng (bản gốc) của những tài liệu quan trọng và các bản thảo có bút tích của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của UBND huyện có sửa chữa về nội dung cần lưu giữ lâu dài cùng bản chính; đối với bản gốc những tài liệu khác phải lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết

+ Tất cả bản lưu văn bản đi đều do cán bộ văn thư lập thành hồ sơ và hết năm giao nộp vào lưu trữ UBND huyện theo quy định.

* Bước 7: Theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi

Sau khi văn bản đã gửi đi, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra để kịp thời phát hiện những trường hợp chậm chễ, thất lạc để có biện pháp xử lý Kiểm tra có thể thông qua điện thoại, phiếu gửi hoặc định kỳ hàng tháng gửi văn bản thống kê

- Đối với những văn bản, tài liệu hoả tốc, thượng khẩn, tối mật, tuyệt mật cần tổ chức theo dõi chặt chẽ việc chu chuyển để kịp thời nắm chắc kết quả giao nhận tài liệu….Hàng tháng, quý, 6 tháng, hết năm, Văn thư phải tổng hợp số liệu văn bản đi trong đó phải phân tích số lượng phát hành cụ thể từng loại, nêu

rõ tình trạng chậm chễ, thất lạc, kết quả trả lời…báo cáo kịp thời lãnh đạo để đôn đốc và điều hành

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Kim Bôi như sau:

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện Kim Bôi: Sơ đồ số 07

2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Kim Bôi

* Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

- Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, cá nhân gửi đến UBND huyện qua đường bưu điện, fax, qua mạng hoặc trực tiếp chuyển đến đều tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và đăng

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BÔI

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

NĂM 2015

Từ ngày đến ngày

Từ số đến số

Quyển số :

ký, phân loại.

- Khi tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra kỹ các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong…(nếu có)

- Đối chiếu cẩn thận giữa số và ký hiệu ghi trên bì

- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải ưu tiên làm thủ tục trước và chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết

* Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

- Phân loại văn bản thành 2 loại: loại được bóc bì (là những văn bản gửi chung cho toàn cơ quan) và loại không được bóc bì (văn bản gửi đích danh, văn bản mật )

- Bóc bì văn bản: Việc bóc bì phải cẩn thận để tránh sót và làm rách văn bản bên trong

Đối chiếu số, ký hiệu ở ngoài bì và trong văn bản, tài liệu Nếu phát hiện

có sự nhầm lẫn sai sót phải kịp thời báo cho đồng chí phụ trách để xử lý Một số trường hợp cần thiết phải giữ lại bì văn bản để kiểm tra

- Đóng dấu đến:

Theo nguyên tắc: tất cả văn bản đến của cơ quan đều phải được đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Vị trí: Góc trái, trang đầu của văn bản

* Bước 3: Đăng ký văn bản đến vào sổ

Sau khi đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký những thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn bản đến

Hiện tại, UBND huyện vẫn sử dụng hình thức đăng ký truyền thống bằng

- Sau khi đã đăng ký văn bản vào sổ, Văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Chủ tịch huyện hoặc người được uỷ quyền như Chánh Văn phòng HĐND-UBND xem xét cho ý kiến phân phối, giải quyết.

* Bước 5: Chuyển giao văn bản đến

- Đăng ký xong, văn thư trình lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan chuyển văn bản đến chó các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết văn bản đến Văn bản nào có dấu hảo tốc, thượng khẩn, khẩn phải trình và chuyển ngay cho lãnh đao

- Khi chuyển giao, cán bộ văn thư chú ý phải chuyển giao chính xác, đúng đối tượng giữ gìn bí mật nội dụng văn bản và bắt buộc người nhận văn bản phải

ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến

- Văn bản sau khi đã có ý kiến phân phối giải quyết của thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền, văn thư có nhiệm vụ chuyển giao ngay cho đơn

vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết Người nhận văn bản để nghiên cứu, giải quyết (kể cả thủ trưởng cơ quan) phải ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đến

* Bước 6: Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Khi nhận văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật quy định

- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời, thời hạn

xử lý văn bản tại đơn vị không quá 10 ngày làm việc

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bnar đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết

Để thực hiện tốt khâu này, UBND huyện có những quy định cụ thể như sau:

- Đồng chí Chủ tịch huyên, Trưởng các Ban, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Sau khi đã nhận được văn bản, các đơn vị, cá nhân cần triển khai nội

dung và giải quyết kịp thời, đảm bảo được hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc.

- Chủ tịch huyện có thể giao cho Chánh Văn phòng có trách nhiệm theo dõi tiến độ giải quyết công việc của từng đơn vị, cá nhân và đôn đốc kịp thời nếu có biểu hiện chậm chễ…

- Đối với văn bản đến cần có sự phối hợp giải quyết của các đơn vị, Lãnh đạo ghi ý kiến vào phiếu chuyển, giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết chính; đơn vị hoặc cá nhân đó có trách nhiệm thông báo, chủ trì cùng với các đơn vị bàn bạc thống nhất việc xử lý công việc

- Văn bản đến có yêu cầu thời hạn giải quyết văn thư phải vào sổ theo dõi riêng và có trách nhiệm giúp lãnh đạo UBND huyện nhắc nhở các bộ phận,đơn

vị trong cơ quan giải quyết kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ, thời gian đã quy định

- Đối với những văn bản đã giải quyết xong, phải ghi rõ kết quả vào sổ theo dõi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Kim Bôi:

Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Kim Bôi: Sơ dồ số 08

2.3.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Kim Bôi:

UBND huyện Kim Bôi có các loại con dấu sau:

- Dấu của cơ quan (Dấu HĐND-UBND huyện)

- Dấu Lãnh đạo UBND (CT, các PCT)

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN KIM BÔI

- Dấu của Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Các dấu chức danh, dấu họ tên người có thẩm quyền ký

- Dấu đến, đi

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật…

*Quản lý con dấu:

Việc giữ dấu và bảo quản con dấu: Dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư và đóng dấu tại cơ quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

- Đồng chí Chủ tịch huyện uỷ có trách nhiệm quản lý, quy định việc quản

lý và sử dụng con dấu

- Dấu của UBND huyện phải giao cho văn thư quản lý và sử dụng Người được giao giữ dấu không được giao cho người khác giữ và đóng dấu hộ

- Dấu phải được bảo quản tại phòng Văn thư của UBND huyện và có chế

độ bảo quản an toàn, chặt chẽ không được tuỳ tiện mang dấu theo người

- Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngyaf 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

- Con dấu của cơ quan, tổ chức phải để trụ sở cơ quan, tổ chức và được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu phải giải quyết công việc ở nơi xa trụ sở cơ quan thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang dấu ra ngoài và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi cơ quan

- Người được giao giữ dấu nếu mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động trái pháp luật sẽ bị xử lý hành chính hoặc tùy mức độ sại phạm sẽ bị truy tố trước pháp luật

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Nếu phụ lục văn bản có tử 2 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Dấu được đóng vào khoảng giữa lề phải của văn bản

- Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản gồm nhiều trang được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý nghành; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép trái của văn bnar hoặc phụ lục văn bnar, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

- Đối với các tìa liệu mật Nhà nước, tùy theo mức độ phải đống dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật

* Nhận xét về tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Nhìn chung, việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện tương đối chặt chẽ, đúng nguyên tắc Cán bộ văn thư luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với việc bảo quản và sử dụng con dấu đúng mục đích, chưa để xảy ra tình trạng bị lợi dụng con dấu vào mục đích phi pháp

Các loại con dấu pháp nhân cũng như tiêu đề, chức danh họ tên của Lãnh đạo 100% được khắc theo công nghệ mới và hiện đại, giúp cho văn thư đóng dấu thuận lợi, rõ ràng, sạch sẽ và tiết kiệm được nhiều thời gian

Hộp đựng con dấu

2.3.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về quy trình tổ chức và giải quyết văn

bản của UBND huyện:

* Ưu điểm:

- Nhìn chung việc tổ chức và giải quyết văn bản đi, đến của UBND huyện đều thực hiện đúng quy trình và nguyên tắc: kịp thời, chính xác, hiệu quả, an toàn và bí mật Qua đó, hiệu quả giải quyết công việc được nâng cao rõ rệt

- Các văn bản do cơ quan ban hành và tiếp nhận từ các cơ quan khác đều được chuyển giao đến đúng đối tượng, và giải quyết kịp thời

- Mọi quy trình, giai đoạn đều được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác

- Các văn bản đi, đến của UBND huyện đều được quản lý chặt chẽ, khoa học, phục vụ có hiệu quả cho nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của UBND huyện

- Bảo đảm giữ gìn bí mật theo quy định của Nhà nước

* Nhược điểm:

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện vẫn có những tồn tại và hạn chế nhất định Cụ thể như sau:

- Đối với văn bản đi, việc lưu giữ văn bản sau khi đã giải quyết xong công việc chưa thực sự đạt hiệu quả và đúng theo quy định Một số văn bản quan trọng chưa được lưu giữ cẩn thận dẫn đến hư hỏng, ảnh hưởng rất lớn đến việc tra tìm tài liệu nghiên cứu về sau

+ Hồ sơ về những hội nghị, cuộc họp quan trọng thu thập chưa được đầy đủ

+ Quá trình theo dõi việc giải quyết văn bản chưa thực sự sát sao, tiến độ giải quyết văn bản còn chậm chễ so với quy định, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của công việc

+ UBND huyện vẫn sử dụng phương pháp đăng ký và chuyển giao văn bản bằng sổ, chưa có phần mềm quản lý văn bản nên việc tra tìm tài liệu còn gặp nhiều khó khăn và không khoa học

2.3.4.Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Bao gồm những công việc chủ yếu sau:

- Mở hồ sơ: hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc

và thực tế công việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ

sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoiaf bìa nghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ

- Thu thập, phân chia đơn vị bảo quản:

+ Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sựu việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ

+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xêp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp

- Lập hồ sơ thành hai loại sau:

+ Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm những văn bản của Đảng, Chính phủ, các

bộ, nghành Trung ương, các sở, ban, nghành cấp tỉnh, Huyện ủy, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện về đường lối, chủ trương, chính sách theo từng vấn đề có liên quan đến công việc hằng ngày của mình phụ trách nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo

+ Hồ sơ công việc: gồm những công văn, giấy tờ về cùng một chuyên đề,

vụ việc của mình được phân công theo dõi

- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng của đơn vị cơ quan, tổ chức

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

+ Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

+ Sau khi giải quyết xong công việc, hồ sơ giải quyết xong công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ tại

văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Trường hợp hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối hợp giải quyết, thì chuyên viên xử

lý hồ sơ cần thể hiện phần ghi chú trong phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ

sơ lại cho đơn vi, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử lý

+ Cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quý định về công tác quản lý tài liệu cơ quan

- Sắp xếp công văn, giấy tờ trong đơn vị bảo quản: sắp xếp theo số, thời gian, quá trình giải quyết công việc, mức độ quan trọng và theo chữ cái

- Biên mục hồ sơ:

+ Đánh số trang: Nhằm cố định các văn bản, giấy tờ trong đơn vị bảo quản, đảm bảo văn bản không bị mất mát, thuận tiện cho việc quản lý, tra tìm nghiên cứu tài liệu

+ Ghi mục lục tài liệu: Thống kê các công văn, giấy tờ trong đơn vị bảo quản thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

Dùng cho đơn vị bảo quản có thời hạn lưu vĩnh viễn và lâu dài

- Viết chứng từ kết thúc: Nhằm kiểm tra, bảo quản công văn, giấy tờ trong đơn vị bảo quản, tránh bị mất mát, đánh tráo, giả mạo, theo dõi tình trạng vật lý của văn bản, giấy tờ để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời

- Viết bìa hồ sơ: Yêu cầu viết đẹp, rõ ràng, dễ đọc Các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác

Tủ hồ sơ