MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 LỜI NÓI ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài: 4 2. Mục tiêu của đề tài: 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 5 4. Nguồn tài liệu tham khảo: 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 6 6. Phương pháp nghiên cứu. 6 7. Bố cục của đề tài. 7 Phần IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 8 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập: 8 1.1.1.Giới thiệu về Quận ủy Hoàng Mai: 8 1.1.2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn quận ủy Hoàng Mai. 9 1.1.3.Cơ cấu tổ chức quận ủy Hoàng Mai: 10 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Quận ủy Hoàng Mai. 11 1.2.1.Tổ chức hoạt động của văn phòng Quận ủy. 11 1.2.2.Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng quận ủy. 11 1.2.3.Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả vị trí trong văn phòng Quận ủy Hoàng Mai. 15 Phần II . CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 20 2.1. Tìm hiểu về tổ chức văn thư của văn phòng Quận ủy Hoàng Mai: 20 2.1.1.Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm: 20 2.1.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 22 2.1.3.Công tác quản lý văn bản. 26 2.1.4.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 41 2.1.5.Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 44 PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 46 3.1. Đánh giá chung 46 3.1.1. Ưu điểm 46 3.1.2. Những hạn chế: 47 3.1.3. Nguyên nhân. 48 3.2. Đề xuất, kiến nghị 48 KẾT LUẬN 50
Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên: Phạm Thị Ngọc Ngày tháng năm sinh: 23/08/1994 Quê quán: Tuyên Quang Số chứng minh nhân dân: 070936326 Số điện thoại: 01673628236 Tên trường: Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tên khoa: Khoa Quản Trị Văn Phòng Lớp: QTVP k12 Mã số sinh viên:QTVD055 Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 MỤC LỤC Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy giúp việc cho quan tổ chức có chức đảm bảo phục vụ cho quan, lãnh đạo Quản trị văn phòng hiểu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, để tổ chức, để điều hành hoạt động hành văn phòng quan nhằm đạt hiệu cao công việc thực mục tiêu định Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân người quản lý thiếu quan Tuy nhiên, nguồn nhân lực vùa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ thư ký văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Nhận thấy tầm quan trọng Văn phòng xu phát triển tương lai đất nước Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo khối lượng sinh viên lớn công tác hành có ngành Quản trị Văn phòng để đáp ứng đầy đủ nhu cầu xã hội Trong thời gian đào tạo trường nói chung trường Đại học Nội Vụ nói riêng thiếu trình thực tế, thực tập ngành nghề Đây khoảng thời gian sinh viên có hội trải nghiệm thực tế, tiếp thu, tích lũy hoàn thiện thân phong cách sống, làm việc hiểu rõ công việc thân sau trường Với phương châm “học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”, trường Đại học Nội vụ Hà Nội giành khoảng thời gian để tổ chức cho sinh viên năm cuối tới công ty, doanh nghiệp, quan nhà nước thực tập Giúp sinh viên – nhân viên văn phòng tương lai vận dụng cách tốt nhất, hiệu kiến thức học vào công việc thực tế Tạo điều kiện cho cử nhân văn phòng tương lai làm quen với môi trường công sở hạn chế bỡ ngỡ bước chân vào nghiệp Được giới thiệu từ Khoa Quản trị Văn phòng đồng ý lãnh đạo quận ủy Hoàng Mai e tiến hành thực tập ngành nghề với thời gian từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Nội dung thực tập tìm hiểu công tác văn phòng quan quận ủy thực hành nghiệp vụ văn phòng quan Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập Quận ủy Hoàng Mai, đồng ý giúp đỡ bảo tận tình bác cô anh chị Quận ủy hội để em rèn luyện đạo đức thân, tác phong, cử nhân viên văn phòng Cùng giúp đỡ nhà trường khoa Quản Trị Văn phòng tạo điều kiện cho em tiếp cận với công việc thực tế Qua khoảng thời gian thực tập em hiểu rõ công tác văn phòng, giao tiếp xúc nhiều với trang thiết bị giúp em tiếp thu đồng thời giúp em thực ý tưởng mình, đem kiến thức học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua công việc ngày Những trao đổi công việc giúp em trau dồi thêm cho nhiều kiến thức ngành nghề ,mà em theo học Thời gian thực tập 10 tuần ( từ ngày 04/01 đến hết ngày 11/3) thời gian thực tập dài nhờ giúp đỡ cô chú, anh chị Quận ủy tạo điều kiện hội cho em áp dụng kiến thức, lý thuyết học vào công tác thực tiễn Trong suốt thời gian thực tập em có hội thực công tác văn phòng nhân viên văn phòng thực thụ Qua em rèn luyện kỹ làm việc, nâng cao trình độ, hiểu biết trao đổi nghiệp vụ văn phòng Và nhận thức rõ tầm quan trọng Bộ phận Văn phòng, công tác văn phòng Qua trình thực tập, với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, chuyên viên Quận ủy học hỏi thân nghiệp vụ văn phòng, tác phong làm việc, kỹ giao tiếp nơi công sở cá nhân em cải thiện nhiều – kết lớn mà e đạt Em nhận hiệu công việc, nỗ lực cá nhân tổ chức giúp cho tổ chức thêm vững mạnh Vì e tự nhủ thân phải cố gắng trau dồi kiến thức học hỏi nhiều Qua e xin trân thành gửi lời cảm ơn tới thầy cô khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ bác, cô, chú, anh chị Quận ủy Hoàng Mai tạo điều kiện giúp đỡ em suốt thời Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 gian thực tập! Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn thân hạn chế, nên báo cáo tránh khỏi sai sót Rất mong quan tâm, góp ý, sửa chữa thầy cô để giúp em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn! Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng.Vì công tác văn thư có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư để quản lý sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Tự ý thức thân cán văn phòng tương lai, ý thức tầm quan trọng công tác văn thư văn phòng quan, tổ chức Nắm rõ cần thiết kiến thức văn thư giúp trang bị hành trang trường, giúp em thực tốt công tác văn thư cho công việc sau Những lý khiến em chọn đề tài “ tổ chức công tác văn thư “ Mục tiêu đề tài: - Bài báo cáo trình bày cụ thể công tác Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản; quy trình thực văn đến; quy trình thực văn đi; lập hồ sơ vào - lưu trữ; quản lý dấu văn phòng Quận ủy Hoàng Mai Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Văn phòng quận ủy hoàng mai, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải giúp nâng cao hiệu việc thực công tác văn thư - quan Bài báo cáo muốn bày tỏ tầm quan trọng công tác Văn thư Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng - Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 quan tổ chức, đơn vị Qua báo hy vọng tài liệu nghiên cứu, tham khảo cho khóa học sau Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Bài báo cáo tập trung nghiên cứu công tác kiểm Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản; quy trình thực văn đến, quy trình thực văn đi; lập hồ - sơ vào lư trữ; quản lý dấu văn phòng quận ủy Hoàng Mai Nghiên cứu lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Xí nghiệp đặc biệt công tác văn - thư lưu trữ Thực trạng hoạt động văn phòng Xí nghiệp công tác văn thư lưu trữ Đánh giá hiệu hoạt động văn thư văn phòng Quận ủy Hoàng Mai ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Nguồn tài liệu tham khảo: ** Để hoàn thiện báo cáo, em có tham khảo tài liệu số nguồn tài liệu sau: Tài liệu qua Internet Website UBND, Quận ủy Hoàng Mai: + http://hoangmai.hanoi.gov.vn/ Bách khoa Toàn thư mở: + https://vi.wikipedia.org Một số nghiên cứu trang website: + http://luanvan.co/default.aspx Một số văn tham khảo: + Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày tháng 11 năm 2003 Chính phủ Việt Nam, thành lập Quận Hoàng Mai + Quyết định số 277/QĐ-QU ban hành quy chế chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy mối quan hệ Văn phòng quận ủy + Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; + Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; + Ngoài để hoàn thành báo cáo, tác giả tham khảo số báo cáo thực tập khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác Văn thư quan đơn vị sinh viên khóa học trước khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tìm hiểu nghiên cứu theo cách thức khác nhau; Lần em xin tìm hiểu công tác Văn thư theo hướng từ lý thuyết đến thực tiễn, từ quan sát đến thực hành; Bài báo cáo nghiên cứu cụ thể, chi tiết công tác Văn thư quan Quận ủy Hoàng Mai Phương pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài * Báo cáo gồm có phần Phần I Khảo sát công tác Văn phòng Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam Phần II Tìm hiểu công tác Văn thư văn phòng Quận ủy Hoàng Mai Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 Phần III Kết luận đề xuất, kiến nghị Phạm Thị Ngọc Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập: 1.1.1 Giới thiệu Quận ủy Hoàng Mai: Quận Hoàng Mai nằm phía Đông Nam nội thành Hà Nội thành lập vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 06/11/2003 Chính phủ việc điều chỉnh địa giới hành để thành lập quận Long Biên, Hoàng Mai, thành lập phường trực thuộc quận Long Biên, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội Quận Hoàng Mai có diện tích: 4.104,1ha,dân số từ 19 vạn đến naylà 333.483 người (tính đến ngày 30/6/2009) Quận có 58 tổ chức sở Đảng với 12.000 đảng viên Quận Hoàng Mai phía Bắc giáp quận Thanh Xuân, Hai Bà Trưng, phía Tây Nam giáp huyện Thanh Trì, phía Đông giáp sông Hồng-quận Long Biên Trải rộng từ Đông sang Tây, chia làm phần tương đối đường Giải Phóng, Tam Trinh (theo trục Bắc-Nam) Đơn vị hành gồm14phường sở hợp xã thuộc huyện Thanh Trì phường quận Hai Bà Trưng: Hoàng Liệt, Yên Sở, Vĩnh Hưng, Định Công, Đại Kim, Thịnh Liệt, Thanh Trì, Lĩnh Nam, Trần Phú, Mai Động, Tương Mai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ Dưới đạo thành uỷ, UBND Thành phố lãnh đạo trực tiếp Quận uỷ,HĐND, UBND quận, tầng lớp nhân dân quận chung sức chung lòng phấn đấu không ngưng nghỉ xây dựng Hoàng Mai trở thành quận phát triển, diện mạo đổi thay ngày với nhiều công trình nhà chung cư cao tầng đại, khu đô thị khang trang Định Công, Linh Đàm, Đền Lừ… Đặc biệt, cấu kinh tế chuyển dịch tích cực theo hướng công nghiệp hoá Phạm Thị Ngọc 10 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 quản lý phải in giấy để nhận đóng sổ để quản lý; Không sử dụng máy vi tính kết nối mạn nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật * Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phị lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để viết, để tham khảo; Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đnags máy, nhân thời gian quy đinh; Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo Quận ủy thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước Đóng dấu quan Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải chum lên 1/3 chứu ký phía bên trái; Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy đinh; Đóng dấu vào phụ lục kèm theo, loại phiếu người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Quận ủy phụ lục, loại phiếu; phụ lục kèm theo văn hành phải có chữ ký người ký văn bản; Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ Phạm Thị Ngọc 37 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 lục kèm theo; Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu lên chững chỉ, giấy tờ theo quy định Lãnh đạo Quận ủy Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV; Việc đóng dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT, MẬT), dấu tăng mật, giảm mật dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Khoản 1,2,3,4 Điều 16, Thông tư số 33/2012/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Vị trí đóng dấu độ khẩn dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm b Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV * Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn B1 Lựa chọn phong bì; B2 Viết bì; B3 Vào bì dán bì; B4 Đóng dấu độ khẩn, ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải đực phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; Đối với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đầy đủ cá thủ tục Phạm Thị Ngọc 38 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 hành chính; Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viện bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; Việc chuyển giao trực tiếp văn cho phòng ban, cá nhân Quận ủy cho cá nhân, đơn vị Quận ủy phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận thời gian nhận vào sổ chuyển giao văn bản; Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn văn có giá trị lưu trữ; Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định Điều Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn Viên chức Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lập phếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra Đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; Trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo cho Chánh văn phòng Quận ủy để sử lý * Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư )1 lưu hồ sơ công việc; Đối với văn có phạm vi điều chỉnh chung toàn Quận ủy phải lưu Văn thư hai bản; Phạm Thị Ngọc 39 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 Bản gốc lưu văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký; Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật Nhà nước; Văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng lưu để theo dõi phục vụ kịp thời yêu vầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật, Quận ủy Văn mật lưu riêng, cất giữ cẩn thận tủ, két Phạm Thị Ngọc 40 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 * Sơ đồ quy trình giải văn Stt Trách nhiệm Trình tự Lãnh đạo Quận ủy Cán phân công Lãnh đạo Quận ủy Chánh văn Quận ủy Cán phân công Cán Văn thư Cán Văn thư Cán văn thư Cán văn thư Phạm Thị Ngọc phòng Đề mục Phân công soạn thảo văn Soạn thảo văn Kiểm tra nội dung, ký nháy Kiểm tra thể thức văn bản, ký nháy Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan Gửi văn Theo dõi việc chuyển giao văn Lưu văn 41 Phần mềm quản lý văn đến Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 2.1.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ a Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập: * Nội dung việc lập hồ sơ Xây dựng danh mục hồ sơ: Hàng năm, Quận ủy phải xây dựng Danh mục hồ sơ vào tháng 12 để thực cho năm sau Mỗi cán bộ, công chức, viên chức dự kiến hồ sơ phải lập vào cuối năm (trên sở nhiệm vụ giao kinh nghiệm thân) để đơn vị tập hợp thành Danh mục hồ sơ đơn vị Mở hồ sơ: Căn vào Danh mục hồ sơ Quận ủy thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề lên bìa hồ sơ để đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ, đồng thời mở hồ sơ công việc máy tính Trong trình thực nhiệm vụ, có công việc phát sinh, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục mở hồ sơ để quản lý theo dõi trình giải công việc Thu thập văn vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần thiết để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ * Yêu cầu hồ sơ lập Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Phạm Thị Ngọc 42 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 quan, đơn vị hình thành hồ sơ; Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng b Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Quận ủy * Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Quận ủy Hoàng Mai, đơn vị theo thời hạn trường hợp cần giữ lại hồ sơ, liệu đến hạn nộp lư phải thông báo văn cho Lưu trữ Quận ủy biết phải dồng ý Lãnh đạo Quận ủy, đơn vị thời hạn không 02 năm; Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác khác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Viện làm tài liệu riêng mang sang quan khác * Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hành Quận ủy Hoàng Mai Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau 01 năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-cro-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc; Tài iệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ công trình toán * Thủ tục giao nhận: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ Quận ủy bên giao tài liệu bên giữ loại c Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Quận ủy Hoàng Mai Phạm Thị Ngọc 43 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 * Trách nhiệm Lãnh đạo Quận ủy Hàng năm lãnh đạo Quận ủy có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Quận ủy, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ * Trách nhiệm Chánh Văn Phòng Quận ủy Hoàng Mai Tham mưu cho Lãnh đạo Quận ủy việc đạo, kiểm tra, hướng dẫm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; Tổ chức thực việc lập hồ so giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Quận ủy * Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định * Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn phòng ban cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định nhà nước Phạm Thị Ngọc 44 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng d stt Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ: Trách nhiệm Trình tự công việc Lập danh mục Hồ sơ Cán bộ/ Chuyên viên Mở hồ sơ Cán bộ/ Chuyên viên Thu thập văn đưa vào Hồ sơ Cán bộ/ Chuyên viên Sắp xếp văn vào Hồ sơ Cán bộ/ Chuyên viên Biên mục Hồ sơ Cán bộ/ Chuyên viên Nộp Hồ sơ vào Lưu trữ Bộ phận Lưu trữ 2.1.5 Công tác quản lý sử dụng dấu: a Quản lý dấu: Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Quận ủy việc quản lý sử dụng dấu Quận ủy Hoàng Mai Các dấu Quận ủy Hoàng Mai giao cho cán Văn thư Phạm Thị Ngọc 45 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 quản lý sử dụng Cán Văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Quận ủy việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực số quy định: + Con dấu phải bảo quản phòng làm việc viên chức Văn thư trường hợp cần đưa dấu khỏi Quận ủy Hoàng Mai, đơn vị phải đồng ý Lãnh đạo Quận Mai, phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng viên chức văn thư phải báo cáo Lãnh đạo Quận ủy làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu Quận ủy phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Các đơn vị khắc, đổi dấu phải theo hướng dẫn Phòng quản lý Tổng hợp Mẫu dấu giấy chứng nhận đăng kí sử dụng dấu đơn vị phải lưu Văn phòng Quận ủy Hoàng Mai Khi đơn vị có định chia, tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, đơn vị phải nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng kí mẫu dấu báo cáo Lãnh đạo Quận ủy văn việc nộp dấu cho quan Công an Trường hợp tạm đình sử dụng dấu, Quận ủy Hoàng Mai định tạm thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên kết b Sử dụng dấu: Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Quận ủy Hoàng Mai Chỉ đóng dấu vào văn hình thức, thể thức kĩ thuật trình bày có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người thẩm quyền Phạm Thị Ngọc 46 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 PHẦN III KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Với kiến thức đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thời gian kiến tập, tiếp xúc công việc thực tế Quận ủy Hoàng Mai em nhận thấy Công tác văn phòng công việc vô quan trọng thiếu công tác Văn phòng gắn liền với trình phát triển quan Nội dung công tác văn thư bao gồm nhiều vấn đề liên quan đến công việc người Nhìn chng công tác văn phòng Quận ủy Hoàng Mai tốt, sau em xin số ưu nhược điểm công tác Văn phòng Quận ủy: 3.1.1 Ưu điểm - Tổ chức cán Văn phòng Quận ủy Hoàng Mai (biên chế có 13 người không bao gồm thường trực Quận ủy) giúp việc cho Lãnh đạo Quận ủy công tác quản Việc phân chia công việc cho cán cụ đảm bảo cho máy - Văn Phòng hoàn thành chức nhiệm vụ Công tác hành Văn Phòng luôn thực tốt chuyên môn nhờ cán Văn phòng có trình độ cao, tính sáng tạo công việc Đó phần quan giúp cho chất lượng làm việc - đạt hiệu cao Cán làm việc Văn Phòng có tinh thần làm việc hết mình, tận tình giúp đỡ hỗ trợ lẫn công việc người có ý thức phấn đấu, trau trình độ chuyên môn phẩm chất cán tốt phục vụ cho công - việc hiệu Trang thiết bị Văn Phòng đầy đủ đảm bảo cho công tác hành Văn Phòng không bị gián đoạn Cán Văn Phòng ngày chuyên môn hóa nghiệp vụ đưa công tác hành Văn phòng ngày - ổn định Công tác thi đua khen, khen thưởng Lãnh đạo Quận ủy trọng thực theo quy định, động viên tinh thần lớn cho cán bộ, viên - chức phấn đấu để hiệu công việc cao Cán làm công tác văn thư có phẩm chất đọa đức tốt, có trách nhiệm Phạm Thị Ngọc 47 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng - Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 Thực tế cho thấy Công tác Văn thư Văn Phòng Quận ủy Hoàng Mai hoàn thiện tối đa Cán làm công tác Văn thư có trình độ, kinh nghiệm công tác Văn thư Tất bước, quy trình công tác Văn thư tuân - thủ theo quy định Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lư trữ thực theo: Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ - Tác phong làm việc cán , nhân viên Quận ủy thực chức quan theo phân công, xếp công việc - Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan Lãnh đạo đạo nhân viên thực cách khoa học, xác , kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo quản lý, điều hành lãnh đạo - Kho lưu trữ ý quan tâm, trang bị đầy đủ trang thiết bị, đáp ứng yêu cầu công việc 3.1.2 Những hạn chế: Bên cạnh ưu điểm Văn phòng Quận ủy tồn số điểm hạn chế sau: - Có số trường hợp văn soạn thảo chưa chỉnh lề, sai mặt thể thức - Kinh phí trang thiết bị phục vụ văn phòng hạn chế số trang thiết bị làm việc Văn Phòng cũ, chưa thể thay khiến cho công việc Phòng gặp trục chặc gây hạn chế mặt thời gian tiến độ giải - công việc Công tác văn thư bị gián đoạn công việc như: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đến có nhiều khâu trình giải công việc khiến cho tiến độ bị chậm 3.1.3 Nguyên nhân Phạm Thị Ngọc 48 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng - Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 Do kinh phí hạn chế Do thời tiết, khí hậu Do lượng công việc lớn 3.2 Đề xuất, kiến nghị Văn phòng trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc Văn phòng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Để khắc phục hạn chế công tác kiểm soát tổ chức thực văn tốt dựa vào kiến thức đào tạo trau dồi nghiên cứu suốt thời gian kiến tập em xin có số ý kiến nhỏ đóng góp sau: - Cần quan tâm tới việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn, tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán công chức Văn phòng công tác hành chính, văn thư – lưu trữtrong xu thời đại Giúp cho hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành Nhà nước thời kì hội nhập toàn cầu - Áp dụng hệ thống quản lý IOS hoạt động Văn thư Phòng: công tác soạn thảo văn bản, giải văn đến - Có chế độ đãi ngộ, khuyến khích động viên tinh thần, quan tâm tới đời sống cán nhân viên Mỗi cán cần tự đổi nhận thức trình độ chuyên môn - Nên thường xuyên tổ chức lớp tập đào lại vấn đề soạn thảo văn cho cán văn thư tránh soạn thảo văn sai thể thức - Tiếp tục cử cán làm công tác Văn thư học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đảm bảo công việc sai sót tất khâu - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ chonhu cầu tra tìm cách nhanh Phạm Thị Ngọc 49 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 - chóng Cần quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên - phát triển chung, toàn diện cho văn phòng Chỉ đạo xây dựng, ban hành quy chế phục vụ hội nghị; quy định, quy trình soạn thảo văn cấp ủy; xây dựng, thẩm định đề án cấp ủy, ban thường - vụ cấp ủy Tăng cường đầu tư sở vật chất, đại hóa trang thiết bị, phương tiền, điều - kiện làm việc quan văn phòng Có kế hoạch chuyển giao, ứng dụng kết đề tài nghiên cứu vào hoạt động thực tiễn văn phòng Phạm Thị Ngọc 50 Lớp ĐH QTVP K12D Khoa Quản Trị Văn Phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp2016 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Quận ủy, em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Do công tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động quan Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban lãnh đạo quan đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế công ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản,giấy tờ ban lãnh đạo quan cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện quan Cán làm công tác văn thư- lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho than để hoàn thành tốt công việc giao Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường, giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo nhân viên, cán văn phòng Quận ủy Hoang Mai thời gian thực tập giúp cho em có sở tảng cho việc nắm vững kiến thức học trường Dù có nhiều cố gắng không tránh khỏi sai sót em mong nhận xét bảo nhiệt tình thầy cô cô chú, anh chị công tác Quận ủy Hoàng Mai để giúp em hoàn thành tốt thực tiễn sau Em xin trân thành cảm ơn! Phạm Thị Ngọc 51 Lớp ĐH QTVP K12D