Công tác văn phòng công ty cổ phần thương mại minh khai

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu đề tài 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI 4 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 4 1Vài nét khái quát về Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 6 2.1 Chức năng, nhiệm vụ. 6 2.3 Cơ cấu tổ chức. 7 II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty cổ phần thương mại minh khai. 7 1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 7 1.1.Chức năng 7 1.2.Nhiệm vụ 8 1.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty. 9 2. Mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng 12 3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 17 3.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc va đảm bảo hậu cần cho công ty. 17 3.2. Sơ đồ hóa quy trình xây chương trình công tác thường kỳ của Công ty. 18 3.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của công ty 21 3.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty. 22 3.5.Nhận xét ưu nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty. 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI 27 I : Khảo sát về công tác văn thư tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 27 1. Khảo sát về công tác văn thư 27 1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn thư Lưu trữ. 27 1.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 28 2. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty. 29 3 . Quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 33 3.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi. 33 3.2. Quản lí và giải quyết văn bản đến. 40 4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 47 2. Tìm hiểu về công tác lập hồ sơ hiện hành của Công ty 48 4. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty. 49 PHẦN III. KẾT LẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 50 I . Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. 50 1.Ưu điểm: 50 1.1 Về tổ chức và hoạt động của văn phòng. 50 1.2 .Về công tác văn thư. 51 1.3 Về công tác hành chính văn phòng. 51 2. Nhược điểm: 51 2.1 về tổ chức và hoạt động của văn phòng. 51 2.2 Về công tác văn thư. 52 2.3 Về công tác hành chính văn phòng. 52 3. Nguyên nhân của những hạn chế 52 II: Đề xuất kiến nghị 52 2. Giải pháp về công tác hậu cần 54 3. Giải pháp về công tác văn thư 55 4. Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 56 5. Giải pháp về tổ chức bố trí nhân sự 56 KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ công tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Công ty cổ phân thương mại Minh Khai trải qua 30 năm hoạt động với khó khăn thách thức,đến công ty tạo lập vị vững chắc, hình ảnh tin tưởng mắt đối tác Mục tiêu đưa Minh Khai trở thành công ty phát triển lớn mạnh lĩnh vực thương mại dịch vụ Để thực mục tiêu giải pháp thiếu nâng cao hiệu công tác văn phòng Trong trình thực tập em nhận thấy Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn phòng công ty bên cạnh kết đạt bộc lộ mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu công tác văn phòng chưa cao Chính hướng dẫn tận tâm cô giáo – TH S.Lâm Thu Hằng toàn thể cán công nhân viên công ty em chọn đề tài: “ Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng công ty cổ phần thương mại Minh Khai ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần nhỏ bé để hoàn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phòng công ty tốt Mục tiêu đề tài Tìm hiểu lý luận chung công tác văn phòng Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng công ty cổ phần thương mại Minh Khai để thấy điểm mạnh điểm yếu tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng công ty Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài Phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài sở lý luận công tác văn phòng tổ chức công tác văn thư, thực trạng công tác văn thư công ty cổ phần thương mại Minh Khai như: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển công ty - Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh thuận lợi khó khăn mà công ty gặp phải - Tìm hiểu thực trạng công tác văn phòng công ty công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức họp hội nghị…trên sở phân tích đánh giá kết đạt được, điểm tồn nguyên nhân tồn - Đưa số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện nâng cao Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu công tác văn phòng công ty Nguồn tài liệu tham khảo - Trang Web công ty: : www.minhkhaitraco.com - Giáo trình soạn thảo văn Học Viện Hành Chính - Nghiệp vụ công tác Văn thư trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội - Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ soạn thảo văn thể thức trình bày văn - Thông tư 01/2001/TT-BNV Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thông tư 09/2001/TT-BNV Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Nghị định số 110/NĐ-CP Chính phủ Công tác Văn thư - Quản trị hành văn phòng - Tác giả Mike Harvey - Tổ chức hoạt động công sở nhà nước - Luận văn Thạc sỹ Quản lý nhà nước – Tác giả Khuất Văn Sách - Giáo trình môn Tổ chức Quản trị văn phòng Thạc sỹ Trần thị Ngà – Học viện Hành Quốc gia - Làm để công việc hành có suất cao tác giả Miêu Tú Kiệt – Nhà xuất Lao động xã hội Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành báo cáo em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn, đối thoại - Phương pháp quan sát Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố cục đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận chung, Bố cục báo cáo gồm phần: - Phần I : Khảo sát công tác văn phòng Công ty cổ phần thương mại Minh Khai - Phần II : Chuyên đề thực tập: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Công ty cổ phần thương mại Minh Khai - Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH KHAI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Vài nét khái quát Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Thương Mại Minh Khai Tên viết tắt : Minh Khai J.S.C Địa trụ sở : Số 23 Minh Khai – Hồng Bàng – Hải Phòng Tổng giám đốc : Nguyễn Bích Hòa Số điện thoại : 031.3842346/3822802 fax : 031.3842438 Mã số thuế : 00565877 Số tài khoản : 102010000201669 ngân hàng Công Thương Hải Phòng Email : mktraco@hn.vnn.vn Website : www.minhkhaitraco.com Công ty cổ phần thương mại Minh Khai tiền thân bách hóa tổng hợp Minh Khai thành lập vào năm 1977 theo định số 350/QĐ-UB Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng dịp kỉ niệm 32 năm quốc khánh nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Trải qua 30 năm hoạt động, công ty có số lần thay đổi tổ chức với tên gọi : Bách hóa tổng hợp Minh Khai Công ty thương nghiệp tổng hợp Minh Khai Công ty thương mại Minh Khai Đến ngày 4/3/2004 theo Quyết định số 561QĐ-VB Ủy ban thành phố Hải Phòng Bách hóa tổng hợp Minh Khai thức đổi tên thành Công ty cổ phần thương mại Minh Khai với vốn điều lệ 22.726.000.000đ Qua thời kỳ hoạt động với khó khăn thách thức Công ty cổ phần thương mại Minh Khai doanh nghiệp làm ăn có hiệu Trong thời gian đầu nước ta bước vào kinh tế thị Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường, doanh nghiệp thất bại bách hóa tổng hợp Minh Khai mà Công ty cổ phần thương mại Minh Khai đứng vững ngày khẳng định vị Từ ngày bước vào trình cổ phần hóa, Công ty lằm ăn có hiệu cao đạt số thành tựu định, liên tục nhận khen, giấy khen Ủy ban nhân dân thành phố hải phòng Nhà nước trao tặng: - Năm 2002 : Đạt huân chương lao động hạng Năm 2006 : Được tặng cờ thi đua Chính phủ Năm 2007: Được tặng cờ thi đua Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng huân chương lao động hạng 2, đồng thời Công ty bình chọn 10 đơn vị tiêu biểu thành phố Không vậy, công ty hững doanh nghiệp xuất sắc công tác từ thiện, năm công ty chi hàng trăm triệu đồng giúp đỡ nạn nhân chất độc màu da cam người rủ ro bất hạnh Có nhờ vào công việc làm ăn có hiệu cao Công ty * Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Công ty cổ phần thương mại Minh Khai hoạt đông kinh doanh lĩnh vực thương mại dịch vụ, với chức nhiệm vụ đề sau: - Xây dựng thực kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu nội dung hoạt động - Bảo toàn phát triển vốn doanh nghiệp, thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước - Tổ chức khai thác hàng hóa, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu hiệu kinh tế cao Trong kinh tế thị trường sôi động Công ty cổ Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phần thương mại Minh Khai không ngừng mở rộng quy mô Hoạt động Công ty gồm hình thức bán buôn, bán lẻ Năm 1996, Công ty đơn vị Thành phố Hải Phòng áp dụng hình thức tiêu thụ tự chọn bán buôn theo dịch vụ hậu Công ty đảm bảo phương châm hàng hóa phải đến tay người tiêu dùng cách tốt nhanh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần thương mại Minh Khai tiêu thụ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng nhân dân Vì nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đặc biệt coi trọng nghiệp vụ mang lại lợi nhuận cho Công ty, phương thúc tiêu thụ nghiệp vụ bao gồm bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, phương thức toán chủ yếu tiền mặt chyển khoản Trên sở chức này, Công ty phải thực nhiệm vụ sau : - Đăng ký kinh doanh va kinh doanh ngành nghề đăng ký theo quy định pháp luật thực tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ, - quản bá thương hiệu để nâng cao uy tín mở rộng thị trường cho Công ty Thực đầy đủ nghĩa vụ người lao động theo quy định luật lao động Chi phí tiền lương tiền thưởng phải - dựa hiệu hoạt động kinh doanh Thực chế độ quy định quản lý vốn, tai sản, kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán chế độ khác theo quy định nhà - nước Thực đầy đủ nghĩa vụ thuế khoản nộp ngân sách theo - quy định Chủ động lựa trọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần với doanh nghiệp khác theo quy định pháp luật Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng thực kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu - nội dung hoạt động Bảo toàn phát triển vốn giao thực nghiệp vụ, nghĩa vụ - Nhà nước Tổ chức khai thác, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu hiệu kinh tế cao 2.2 Quyền hạn - Được đầu tư huy động vốn để hoạt động phát triển công ty theo quy định Pháp luật - Sử dụng quản lý tài sản, đất đai, nguồn vốn để phục vụ hoạt đông kinh doanh Công ty - Được chủ động mở rộng thị trường,tim kiếm khách hàng theo quy định Pháp luật - Được hưởng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh - Chỉ đạo xây dựng ban hành nội quy,quy chế hoạt động quan Thực quản lý giá thành sở áp dụng định mức lao động vật tư đơn giá tiền lương nhà nước 2.3 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Công ty: ( Phụ lục 01 ) II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty cổ phần thương mại minh khai Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Công ty 1.1 Chức Phòng Tổ chức - Hành chính: phòng chuyên môn có chức làm đầu mối tham mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị giám đốc việc đảm bảo tốt môi trường làm việc đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán nhân viên Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ trì phối hợp với phận chuẩn bị hoạt động liên quan tới tổ chức hội nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáo định kỳ đột xuất Công ty, chủ trì công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách Thực quản lý công việc có liên quan tới công nghệ thông tin, chủ trì công tác quan hệ báo trí, truyền thông Thực an toàn lao động vệ sinh công nghiệp Xây dựng chương trình kế hoạch,viết báo cáo tổng hợp, phân tích - đánh giá tình hình kinh doanh đề xuất phương hướng nhiệm vụ Tham mưu cho Hội đồng quản trị Giám đốc việc tổ chức quản lí thực quy chế pháp luật công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Hướng dẫn đơn vị, phòng ban Công ty thực công tác Văn thư - Lưu trữ 1.2 Nhiệm vụ Xây dựng máy tổ chức Công ty bố trí nhân phù hợp đáp ứng yêu cầu hoạt động phát triển kinh doanh Công ty - Xây dựng quy chế làm việc Ban Giám đốc Công ty, tất phòng đơn vị thuộc Công ty - Xây dựng quy hoạch cán phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, bồi dưỡng trình độ, nâng cao tay nghề… cho công nhân nhằm đáp ứng yêu cầu vị trí, phận Công ty - Xây dựng quy chế, quy trình mua sắm, quản lý sử dụng có hiệu tài sản Công ty gồm: trang thiết bị máy móc, vật tư, công cụ lao động… - Xây dựng chương trình, nội dung tổ chức kiện cho Công ty như: sơ kết, tổng kết công tác, lễ kỷ niệm ngày thành lập Công ty, mitNguyễn Lan Hương 10 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trợ giúp lãnh đạo công ty công tác quản lý điều hành - Thứ hai, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống trình lãnh đạo công ty đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận chuyên môn Như văn phòng vừa thể trung tâm công tác tham mưu vừa nơi tiếp nhận, phối hợp với phòng ban chuyên môn làm công tác tham mưu cho lãnh đạo công ty Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu văn phòng theo hai hướng giúp cho hoạt động công tác thuận lợi đồng thời tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư, lưu trữ, từ nhân viên chuyên sâu vào công việc Qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan đến nhiệm vụ tốt Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên lãnh đạo công ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty Khi lập chương trình công tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý, xây dựng cần tuân thủ theo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch cấp với cấp - Nguyên tắc ưu tiên: ưu tiên thể chỗ cán văn phòng Nguyễn Lan Hương 57 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải trước - Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc đòi hỏi cán văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp Trong trình xây dựng chương trình công tác, cán văn phòng tuân thủ theo nguyên tắc có kế hoạch tổng hợp yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cán công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống biện pháp thực đảm bảo tính khả thi Giải pháp công tác hậu cần * Chuẩn bị chuyến công tác lãnh đạo: Đối với công tác này, văn phòng thực tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu nguyên tắc định Tuy nhiên để công tác đảm bảo chặt chẽ nữa, văn phòng nên có quy định việc chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo Trưởng phòng TC – HC nên giao cho nhân viên chuyên chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuỗi công việc quen thuộc nhân viên, từ tránh thiếu sót trình chuẩn bị chưa quen với công việc Bên cạnh cần có hạn mức kinh phí chuyến công tác lãnh đạo * Công tác mua sắm trang thiết bị cho quan: Công ty phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phòng phẩm cho quan đầy đủ, kịp thời Ngoài cần có quản lý tránh tình trạng lãng phí không cần thiết * Công tác phục vụ: Nguyễn Lan Hương 58 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công ty cần có yêu cầu định nhân viên bảo vệ nhân viên tạp vụ yêu cầu khả giao tiếp nhân viên bảo vệ để tạo thiện cảm với khách quan họ đến trước Bên cạnh cần có yêu cầu tuổi tác nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo phù hợp với công việc từ 25 đến 40 tuổi Hiện Hải Phòng có nhiều công ty bảo vệ có uy tín, công ty lựa chọn công ty bảo vệ để thuê nhân viên bảo vệ Nhân viên công ty bảo vệ đào tạo, huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ Do chất lượng hay nói cách khác hiệu làm việc nâng cao Đối với nhân viên tạp vụ đòi hỏi phải có nhiệt tình với công việc, ý thức tiết kiệm cho quan Giải pháp công tác văn thư Để công tác văn thư hoàn thiện hơn, phận văn phòng nên áp dụng số biện pháp sau: + Cần xây dựng quy chế công tác văn thư Trong văn phòng Sở nên dán tờ giấy ghi rõ quy định thể thức trình bày văn để cán quan nắm rõ thực Biện pháp giúp cán văn thư nhiều thời gian để kiểm tra văn thể thức hay chưa trước trình lãnh đạo ký + Phòng văn thư phải trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, giá để hồ sơ hồ sơ xếp theo thứ tự dễ tìm thấy Trưởng phòng TC – HC nên trình ý kiến ban lãnh đạo Sở xin bố trí phòng đọc riêng để cán bộ, nhân viên Sở đến mượn tài liệu, tra cứu thông tin cách thuận lợi + Cán văn thư phải sử dụng sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh hồ sơ tài liệu bị thất thoát + Mỗi năm, cán văn thư phải lập danh mục hồ sơ để Nguyễn Lan Hương 59 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phận Sở thuận tiện cho việc xếp quản lý hồ sơ, theo dõi xác định vị trí hồ sơ giá Những hồ sơ năm trước, văn mật cất tủ đựng hồ sơ có khóa Trên giá đựng hồ sơ năm Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng để giao tiếp tốt với khách nước Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm…đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn nhanh chóng tốt đẹp Sau họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, người có liên quan kiểm điểm khâu, việc, tìm mặt thành công, mặt hạn chế sai sót để tìm nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau Ngoài công ty chưa thường xuyên tuyên truyền cho cán công nhân viên tầm quan trọng họp, hội nghị Do văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới, kế hoạch đạt công ty hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo công ty, giúp xóa nhòa khoảng cách lãnh đạo nhân viên làm cho người hiểu Giải pháp tổ chức bố trí nhân Hiện phòng Tổ chức – Hành công ty cổ phần thương mại Minh Khai chưa có nhân viên lưu trữ, việc lưu trữ quan cán văn thư kiêm nhiệm Khối lượng công việc cán văn thư Nguyễn Lan Hương 60 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lớn nên công tác lưu trữ nhiều hạn chế Công tác lưu trữ khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng việc xử lý thông tin Bởi làm tốt công việc tạo điều kiện cho việc sử dụng thông tin, tài liệu hình thành khứ Theo em, để nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn phòng nói chung nghiệp vụ lưu trữ nói riêng công ty cổ phần thương mại Minh Khai phòng Tổ chức – Hành cần xin ý kiến ban lãnh đạo công ty tuyển thêm cán chuyên phụ trách công tác lưu trữ cho công ty Cán tuyển dụng phải có lực, trình độ chuyên môn lưu trữ đào tạo trường đại học, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng đại máy vi tính, máy photocopy, máy fax… có trình độ ngoại ngữ, tin học để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác phận lưu trữ cần thiết Nguyễn Lan Hương 61 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập Công ty cổ phần thương mại Minh khai hội tốt để em rèn luyện, làm quen với môi trường làm việc công sở tiếp thu nhiều kinh nghiệm thực tế Trong thời gian em nhận quan tâm Ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt hướng dẫn tận tình ông: Nguyễn Văn Hòa – Trưởng phòng Tổ chức - Hành anh, chị phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty tiếp nhận tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng trang bị cho em kiến thức bổ ích Đặc biệt giảng viên THs Lâm Thu Hằng bảo nhiệt tình, hướng dẫn cho em làm tốt báo cáo thực tập Do kiến thức thân có hạn kinh nghiệm chưa nhiều nên báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp bổ sung thầy, cô để báo cáo em đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! Nguyễn Lan Hương 62 Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Giám đốc (Chủ tịch HĐQT) Phó giám đốc hành Phó giám đốc kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chức hành Chi nhánh cửa hàng Phòng kinh doanh XNK Siêu thị Cửa hàng Quầy hàng Quầy hàng Nguyễn Lan Hương Khách sạn Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty Trưởng phòng Phó trưởng phòng Nhân viên văn thư Nhân viên tạp vụ Nguyễn Lan Hương Nhân viên bảo vệ Nhân viên lái xe Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Trưởng phòng Công văn yêu cầu phòng, ban đăng ký chương trình Đăng ký chương trình phòng hành tổng hợp Xây dựng dự thảo chương trình Gửi dự tảo tới đơn vị lấy ý kiến đống góp Đóng góp ý kiến Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành Các phận, phòng ban Các phận, phòng ban Các phận, phòng ban Các phận, phòng ban Các phận, phòng ban Giám đốc Hành tổng hợp Không đạt Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công ty Chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp Công tác chuẩn bị trước hội nghị Chuẩn bị giấy tờ liên quan, công tác lễ tân hội nghị Chuẩn bị sở vật chất trang thiết bị hoa, nước, maket Đón tiếp đại biểu Công tác phục vụ hội nghị làm công tác hậu cẩn Phát tài liệu cho đại biểu Bao quát hội nghị sử lý có Thu dọn hội nghị Phục vụ sau hết hội nghị Tổng kết kết đạt hội nghị Lập hô sơ hội nghị Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty Giám Đốc Trưởng phòng HC-TH Lập kế hoạch liên hệ nơi công tác Chuẩn bị tài liệu Giám đốc công tác Kết thúc chuyến công tác Bổ xung nội dung Nguyễn Lan Hương công việc, toán công tác phí Chuẩn bị kinh phí Theo dõi đôn đốc trình chuẩn bị Theo dõi đôn đốc công việc công ty Báo cáo tình hình với Giám Đốc Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 06 Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Chuyên viên Kiểm tra văn Lãnh đạo Đóng dấu Chuyên viên Đăng kí văn Văn thư Làm thủ tục chuyển phát theo dõi Văn thư Lưu văn Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 07 Sơ đồ quy trình quản lí giải văn đến Văn thư Tiếp nhận văn đến Văn thư Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Văn thư Đăng ký văn đến Văn thư Trình tổng giám đốc xem xét giải Văn thư Photo văn đến Văn thư Chuyển giao văn đăng ký vào sổ đăng ký văn Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 08 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hành Công ty Phòng Tổ chức Hành Mở hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Phân chia đơn vị bảo quản, xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Biên mục hồ sơ Phòng Tổ chức Hành Giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty Nguyễn Lan Hương Lớp: ĐH Quản trị văn phòng K1D