ÁP DỤNG HỆ THỐNG QLCL CHUYỂN ĐỔI TỪ ISO 9001:2008 SANG MÔ HÌNH KHUNG TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BẾN TRE

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA  BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chuyên đề báo cáo ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CHUYỂN ĐỔI TỪ ISO 9001:2008 SANG MÔ HÌNH KHUNG TẠI SỞ NỘI VỤTỈNH BẾN TRE Sinh viên thực : Phạm Thành Ngoãn MSSV : AS120304 Chuyên ngành : Quản lý tổ chức nhân Niên khoá : 2012 – 2016 Cơ quan thực tập : Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre Đoàn thực tập số : 04 Trưởng đoàn : TS Trần Trí Trinh Giảng viên hướng dẫn: Phạm Nhựtật Cường Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 04 năm 2016 LỜI CẢM ƠN “HỌC, HỌC NỮA, HỌC MÃI” khát khao kết thúc chặn đường thời sinh viên Được học Học viện điều mơ ước hạnh phúc, thực tập Sở Nội vụ nhận quan tâm, giúp đỡ anh, chị quan vinh dự, may mắn Qua đây, xin gửi lời tri ân sâu sắc đến: Ban Lãnh đạo trường Học viện Hành quý thầy, cô giáo truyền đạt kiến thức cho năm ngồi ghế nhà trường Thầy Phan Ngọc Tú (trưởng đoàn thực tập số 6) thầy Phạm Nhựt Cường (giảng viên hướng dẫn) nhiệt tình hướng dẫn suốt trình thực tập giúp hoàn thành báo cáo Đặc biệt, xin cảm ơn anh Huỳnh Ngọc Minh người trực tiếp hướng dẫn cho trình thực tập toàn thể cô chú, anh chị công tác quan tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ trình thực tập quan Bên cạnh xin gửi lòng biết ơn đến cha, mẹ, anh chị trước bạn động viên, khích lệ giúp đỡ bước đường học tập nghiên cứu Cuối cùng, xin kính chúc Ban Giám đốc, quý thầy cô Học viện Hành chính, Lãnh đạo anh chị Sở Nội vụ nhiều sức khỏe, hạnh phúc thành công Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thành Ngoãn NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP -NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN - MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT MHK: Mô hình khung HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng CBCC, VC: Cán công chức, viên chức CCVC: Công chức, viên chức UBND: Ủy ban nhân dân CQHCNN: Cơ quan hành nhà nước CCHC: Cải cách hành BÁO CÁO THỰC TẬP LỜI MỞ ĐẦU Ngày 30/9/2009 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 118/2009/QĐTTg việc sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động CQHCNN) Quyết định 118 (CẦN QUY ƯỚC TRƯỚC KHI GỌI TĂT) quy định rõ, sở kết Đề án 30, Bộ Khoa học Công nghệ xây dựng mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng (MHK) cho loại hình CQHCNN (CQHCNN) địa phương , Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ có hệ thống quan ngành dọc đóng địa phương xây dựng MHK cho loại hình quan ngành dọc đóng địa phương Triển khai quy định Quyết định 118, Bộ Khoa học Công nghệ tổ chức xây dựng MHK cho loại hình CQHCNN địa phương Mục đích việc xây dựng MHK cho CQHCNN việc quy định thành phần hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL CQHCNN theo kết Đề án 30; tài liệu cần xây dựng áp dụng HTQLCL quan quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho CQHCNN Việc áp dụng MHK vào hoạt động quan HCNN đem lại hiệu khả quan, giúp cán bộ, công chức, viên chức (CBCC,VC) triển khai công việc quản lý hồ sơ công việc cách khoa học; rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giải thủ tục hành nhanh chóng, thời gian Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực giải thủ tục hành cho tổ chức, công dân Bên cạnh đó, việc xây dựng thực quy trình tác nghiệp giúp cho thủ trưởng quan cán nắm vững nội dung, yêu cầu cách thức xem xét, xử lý công việc theo trình, xác định ranh giới trách nhiệm nội quan quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ xử lý công việc theo quy định pháp luật Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận trách nhiệm cụ thể cán quan Vì vậy, xuất phát từ nhận thức thân thời gian tìm hiểu thực tế giúp đỡ hướng dẫn tận tình thầy cô hướng dẫn, anh chị Sở Nội vụ chọn đề tài: “Áp dụng HTQLCL chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang mô hình khung Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre” Tuy nhiên, kiến thức thân nhiều hạn chế, thời gian thực tập viết báo cáo không lâu nên báo cáo thực tập nhiều thiếu sót Rất mong nhận góp ý SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang BÁO CÁO THỰC TẬP chân tình quý thầy cô môn anh chị Sở Nội vụ để báo cáo hoàn thiện SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang BÁO CÁO THỰC TẬP PHẦN I TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Báo cáo chung tình hình thực tập Căn Quyết định Số 1918/2005/QĐ-HCQG ngày 30 tháng 12 năm 2005 Giám đốc Học viện Hành Quốc gia việc Ban hành Quy định tổ chức thực tập cho sinh viên Đại học hệ quy Theo kế hoạch thực tập Phòng Đào tạo Học viện Hành quốc gia, sở Tp.Hồ Chí Minh 1.1 Thời gian thực tập: 40 ngày, tuần Ngày bắt đầu: 22/2/2016 Ngày kết thúc: 15/4/2016 1.2 Địa điểm thực tập Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre Địa chỉ: số 11 Cách mạng Tháng 8, Phường 3, Thành phố Bến Tre 1.3 Kế hoạch thực tập  Thời gian Tuần Từ ngày 22/02 đến ngày 26/02/2016 Nội dung công việc - Tuần Từ ngày 29/02 đến ngày 04/03/2016 - Tuần Từ ngày 07/03 đến ngày 11/03/2016 - Tuần Từ ngày 14/03 đến ngày 18/03/2016 - Tuần Từ ngày 21/03 đến ngày - SVTT: Phạm Thành Ngoãn - - - Đến quan theo hẹn thực tập; Làm quen với Văn phòng Sở, tìm hiểu quy chế quan thực tập; Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu quan Phụ giúp công việc nhỏ Văn phòng; Viết đề cương báo cáo thực tập; Gửi đề cương báo cáo thực tập để giảng viên hướng dẫn góp ý, bổ sung Nghiên cứu văn bản, tài liệu có liên quan đến chuyên đề báo cáo; Tìm hiểu mô hình khung sở; Tiếp tục phụ giúp công việc quan; Xin số liệu liên quan đến đề tài thực tập Tiếp tục phụ giúp công việc quan; Trang BÁO CÁO THỰC TẬP 25/03/2016 - Chọn lọc số liệu để đưa vào đề tài; Viết báo cáo thực tập Tuần Từ ngày 28/03 đến ngày 01/04/2016 - Tiếp tục phụ giúp công việc quan; Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập; Xin ý kiến góp ý người hướng dẫn Tuần Từ ngày 04/04 đến ngày 08/04/2016 - Hoàn thành báo cáo thực tập; Gởi báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn xin ý kiến giảng viên hướng dẫn Tuần Từ ngày 11/04 đến ngày 15/04/2016 - Ghi nhận đóng góp hoàn thiện báo cáo thực tập Xin nhận xét từ quan thực tập; Nộp báo cáo thực tập - - Báo cáo kết thực tập 2.1 Những nội dung công việc sinh viên thực trình thực tập a) Tuần đến Tuần (Từ ngày 22/2 đến ngày 18/3/2016): - Đến quan theo hẹn thực tập; - Làm quen với Văn phòng Sở, tìm hiểu quy chế quan thực tập; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu quan; - Phụ giúp công việc nhỏ Văn phòng; - Viết đề cương báo cáo thực tập; - Gửi đề cương báo cáo thực tập để giảng viên hướng dẫn góp ý, bổ sung; - Nghiên cứu văn bản, tài liệu có liên quan đến chuyên đề báo cáo; - Tìm hiểu mô hình khung sở; - Xin số liệu liên quan đến đề tài thực tập b) Tuần đến Tuần (Từ ngày 21/3 đến ngày 01/4/2016): - Chọn lọc số liệu để đưa vào đề tài; - Viết báo cáo thực tập; - Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập; - Xin ý kiến góp ý người hướng dẫn c)Tuần đến Tuần (Từ ngày 04/4 đến ngày 15/4/2016): - Hoàn thành báo cáo thực tập; SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 10 BÁO CÁO THỰC TẬP bộ, quy cách làm cho CBCC, VC hiểu được, hình dung chất vấn đề mà quan thực từ đạt hiệu tối ưu triển khai Tổ chức Quốc tế tiêu chuẩn hóa ISO, dự thảo ISO 9001:2000 định nghĩa khái niệm sau: + “ Chất lượng khả tập hợp đặc tính sản phẩm, hệ thống hay trình để đáp ứng yêu cầu khách hàng bên có liên quan” + “ Quản lý chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm mục đích đề sách, mục tiêu, trách nhiệm thực chúng biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ hệ thống chất lượng” + “ HTQLCL hệ thống thống cấu tổ chức, trình, quy định thủ tục, nguồn lực cần thiết để thực sách mục tiêu chất lượng nhằm thỏa mãn khách hàng, đảm bảo lợi ích cho tổ chức” ISO tiêu chuẩn quốc tế HTQLCL tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành lần vào năm 1987 nhằm cung cấp hướng dẫn quản lý chất lượng xác định yếu tố cần thiết hệ thống chất lượng để đạt đảm bảo chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà tổ chức cung cấp ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quốc tế quy định yêu cầu HTQLCL tổ chức, doanh nghiệp MHK mở rộng HTQLCL ISO 9001:2008 thừa kế nguyên tắc xây dựng quản lý chất lượng ISO 9001:2008: Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo Nguyên tắc 3: Sự tham gia người Nguyên tắc 4: Cách tiếp cận theo trình Nguyên tắc 5: Cách tiếp cận theo hệ thống quản lý Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục Nguyên tắc 7: Quyết định dựa kiện Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác có lợi với người cung ứng Tại Việt Nam Tổng Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng (STAMEQ) thuộc Bộ Khoa học công nghệ đưa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hệ thống tiêu chuẩn Việt Nam với mã hiệu TCVN ISO 9001:2008 không ngừng tiếp tục hoàn thiện, mở rộng theo hướng đại phù hợp với HTQLCL Thế giới mà tiêu biểu việc nâng cấp ISO 9001:2008 sang MHK Trên lý luận bản, cần thiết cho Sở thực việc áp dụng HTQLCL từ ISO 9001:2008 sang MHK đạt hiệu tốt  Yêu cầu tài liệu HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK CQHCNN: SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 19 BÁO CÁO THỰC TẬP Theo tài liệu hướng dẫn xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Bộ khoa học công nghệ, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng tài liệu lập thành văn HTQLCL CQHCNN gồm mức sau đây: Mức 1: Sổ tay chất lượng Đây tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; sách chất lượng mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ tổ chức; yêu cầu HTQLCL; danh mục quy trình, thủ tục ban hành….để lãnh đạo cán chủ chốt quan làm sở điều hành HTQLCL Phạm vi áp dụng: ghi rõ lĩnh vực, công việc phận, cá nhân quan phải tham gia thực HTQLCL Sổ tay chất lượng giới thiệu tóm tắt tổ chức, bao gồm: tên tổ chức, năm thành lập, địa chỉ, điện thoại, công việc chính, khách hàng chính, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sổ tay chất lượng mô tả yêu cầu MHK sau: + Trách nhiệm quản lý: cam kết lãnh đạo hướng vào khách hàng, sách mục tiêu chất lượng, trách nhiệm, quyền hạn trao đổi thông tin, xem xét lãnh đạo + Quản lý nguồn nhân lực: nguồn nhân lực, sở hạ tầng, môi trường làm việc… + Tạo sản phẩm: hoạch định việc tạo sản phẩm; quan hệ với khách hàng; kiểm soát nguồn bên ngoài; kiểm soát trình giải công việc; nhận biết chất lượng công việc; bảo toàn sản phẩm khách hàng… + Đánh giá cải tiến công việc: đánh giá thỏa mãn khách hàng; đánh giá trình; đánh giá công việc; kiểm soát công việc không phù hợp; phân tích liệu; khắc phục phòng ngừa lỗi sai… Trong sổ tay chất lượng liệt kê danh mục tất quy trình thủ tục, hướng dẫn xây dựng ban hành Mức 2: Các quy trình thủ tục Đây tài liệu hướng dẫn cách tiến hành công việc định theo trình tự bước cần thiết, theo trình định nhằm đảm bảo cho trình kiểm soát Trong HTQLCL theo tiêu chuẩn MHK quy trình thường thiết lập tương ứng với phần: + Ứng với công việc thuộc phạm vi áp dụng tiêu chuẩn quan SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 20 BÁO CÁO THỰC TẬP + Ứng với công việc hỗ trợ để thực công việc + Ứng với yêu cầu bắt buộc tiêu chuẩn Mức 3: Các hướng dẫn công việc Đây tài liệu hướng dẫn chi tiết phải làm cho công việc cụ thể Hướng dẫn thường để thực quy trình mà nội dung hướng dẫn trình bày hết quy trình  Yêu cầu xác định điều kiện để thực tốt công tác áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn MHK Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre: Đầu tiên, lãnh đạo điều kiện tiên Lãnh đạo đầu tàu gương mẫu cờ đầu Vậy nên người lãnh đạo cần tâm đạo chặt chẽ trình triển khai thực HTQLCL Sở nói chung phòng ban nói riêng để vạch kế hoạch phương hướng đạo thực hiện, hoạch định sách, mục tiêu chất lượng… lựa chọn nguồn nhân lực phù hợp Thứ hai, nguồn nhân lực Yêu cầu để thực hiệu trọng nguồn nhân lực thực áp dụng HTQLCL Cần xác định cung cấp nguồn nhân lực để: + Thực trì HTQLCL, cải tiến liên tục hiệu hệ thống; + Nâng cao thỏa mãn người dân cách đáp ứng tốt nhu cầu người dân đưa Những người thực công tác áp dụng HTQLCL MHK, phải có lực sở kỹ cần thiết để biến lý thuyết thành hoạt động có lợi Đồng thời họ phải nhận quan trọng hệ thống với hành nhà nước nguồn nhân lực mang lại hiệu cao Cơ sở hạ tầng yếu tố thiếu, trang thiết bị máy móc khoa học kỹ thuật – công nghệ thông tin Đó yêu cầu phụ trợ cho công tác áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn MHK đạt hiệu Sở Nội vụ Trên yêu cầu trọng, nhiều yêu cầu khác để phù hợp với phòng, ban Sở để có kết cao công tác áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK c Quy trình thực công tác áp dụng MHK Sở Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn phạm vi áp dụng Bước bắt tay vào việc xây áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK phải thấy ý nghĩa việc trì phát triển tổ chức Lãnh đạo cần định hướng cho hoạt động HTQLCL, xác định mục tiêu phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho hoạt động quản lý đem lại lợi ích thiết thực cho hoạt động quan SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 21 BÁO CÁO THỰC TẬP Bước 2: Lập ban đạo thực dự án MHK Việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 chuyển đổi sang MHK giống việc thực áp dụng ISO nên cần phải có ban đạo việc áp dụng MHK Sở, bao gồm đại diện lãnh đạo đại diện phòng, ban chuyên môn Sở Cần bổ nhiệm đại diện lãnh đạo chất lượng để thay lãnh đạo việc đạo áp dụng HTQLCL MHK chịu trách nhiệm trước lãnh đạo hoạt động chất lượng Bước 3: Đánh giá thực trạng quan Đây bước thực xem xét kĩ lưỡng thực trạng quan để đối chiếu với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK, xác định xem yêu cầu không áp dụng, hoạt động tổ chức có, mức độ áp dụng đến đâu hoạt động chưa có để từ xây dựng nên kế hoạch chi tiết thực Sau đánh giá thực trạng, quan xác định cần thay đổi bổ sung để HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn Bước 4: Thiết kế lập văn thực HTQLCL MHK Thực thay đổi bổ sung yêu cầu xác định phần thực trạng để HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK Cần xây dựng hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn, chẳng hạn như: xây dựng sổ tay chất lượng, lập thành văn tất trình thủ tục liên quan, xây dựng hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cấn thiết Bước 5: Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK vào thực tế Trong bước cần thực hoạt động sau: + Phổ biến cho tất CBCC, VC quan nhận thức HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK + Hướng dẫn cho CBCC, VC thực theo quy trình, thủ tục viết + Phân rõ sử dụng tài liệu thực theo chức năng, nhiệm vụ mà thủ tục mô tả + Tổ chức đánh giá nội phù hợp hệ thống đề hoạt động khắc phục không phù hợp Bước 6: Đánh giá nội chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm bước sau: SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 22 BÁO CÁO THỰC TẬP + Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem HTQLCL quan phù hợp với tiêu chuẩn hay không có thực cách hiệu hay không, tiếp tục xác định vấn đề tồn để khắc phục + Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá bên thứ ba quan công nhận cho việc thực đánh giá cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK Về nguyên tắc, chứng ISO điều có giá trị không phân biệt tổ chức cấp Cơ quan có quyền lựa chọn tổ chức để đánh giá cấp chứng Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận Tổ chức chứng nhận quan lựa chọn để đánh giá HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK tiến hành đánh giá, kiểm tra tiến hành cấp chứng nhận thức HTQLCL quan Bước 8: Duy trì HTQLCL sau chứng nhận Ở giai đoạn cần tiến hành khắc phục vấn đề tồn tiếp tục thực hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn để trì cải tiến HTQLCL quan d Nhân lực đảm bảo thực việc áp dụng MHK Lãnh đạo điều kiện cần nguồn nhân lực điều kiện đủ để thực công tác áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 901:2008 sang MHK hiệu phòng, ban Sở Nội vụ  Số lượng nguồn nhân lực thực HTQLCL MHK Quyết định số 104/QĐ-SNV ngày 07/3/2016 việc thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng HTQLCL tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung Sở Nội vụ theo Quyết định Ban đạo Sở Nội vụ gồm: Giám đốc – Trưởng ban Phó giám đốc phụ trách Xây dựng Chính quyền Công tác niên; đào tạo, bồi dưỡng CCVC hành Văn phòng – Phó trưởng ban thường trực, đại diện lãnh đạo Phó giám đốc phục trách CCHC, tổ chức mộ máy, biên chế; tổ chức hội, quỹ tổ chức phi phủ - Phó trưởng ban Chánh Văn phòng – Thành viên, Thư ký Ban ISO Phó chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp – Tham vấn Ban ISO Trưởng phòng Tổ chức, biên chế tổ chức phi phủ - Thành viên Trưởng phòng Công chức, viên chức - Thành viên Trưởng phòng Xây dựng quyền công tác niên - Thành viên SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 23 BÁO CÁO THỰC TẬP Trưởng phòng CCHC - Thành viên 10 Chánh Thanh tra - Thành viên 11 Phó chánh Văn phòng, kế toán quan - Thành viên 12 Chuyên viên Văn phòng Sở phụ trách ISO - Thành viên, nhân viên kiểm soát tài liệu 13 Chuyên viên Văn phòng Sở phụ trách phận tiếp nhận trả kết - Thành viên, nhân viên kiểm soát tài liệu 14 Chuyên viên phòng, ban chịu hướng dẫn, phân công trực tiếp người đứng đầu phòng ban, việc áp dụng HTQLCL theo MHK  Yêu cầu chất lượng nguồn nhân lực để thực MHK Vấn đề quản lý HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK vào CQHCNN có tầm quan trọng lớn, nhiên mẻ đòi hỏi người thực hỗ trợ thực công tác phải có trình độ cao, kỹ giỏi, phẩm chất đạo đức tốt Trên thự tế, đội ngũ ban đạo HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK tổ thư kí ISO điều người nắm giữ chức vụ vai trò quan trọng Sở nên nguồn lực có đủ kỹ phẩm chất để thực công tác đạo, điều hành thực hiệu việc áp dụng MHK Sở Bên cạnh Sở phối hợp với quan chuyên môn tập huấn nâng cao kiến thức cho đội ngũ CBCC, VC việc áp dụng nâng cao hiệu hoạt động MHK  Yêu cầu kỹ để thực MHK Trong trình thực thực tế hoạt động phước tạp trực tiếp ảnh hưởng, tác động tới thủ tục hành nên kỹ cần đầu tư Ngoài kỹ mềm giao tiếp, phân tích, giải thích… Thì cần kỹ phân tích thực trạng, hoạch định sách, tìm giải pháp phù hợp để thực công tác áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK hiệu 2.3 Báo cáo đánh giá tổng quan việc áp dụng MHK Sở Nội vụ a Những mặt đạt Thứ nhất, mặt xây dựng hệ thống tài liệu cho công tác áp dụng HTQLCL Sở phòng, ban chuyên môn thuộc Sở Sở xây dựng tài liệu ISO 9001:2008 chuyển sang MHK bao gồm: + Bộ tài liệu sử dụng chung cho toàn quan: • • Chính sách chất lượng; Mục tiêu chất lượng; SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 24 BÁO CÁO THỰC TẬP • • Quy trình họp xem xét HTQLCL; Sổ tay chất lượng quy trình bắt buộc + Bộ quy trình ISO tương ứng với thủ tục hành Sở phòng, ban chuyên môn thuộc thẩm quyền giải Sở theo danh mục tài liệu HTQLCL ISO 9001:2008 chuyển đổi sang MHK văn pháp lý có liên quan + Sở thường xuyên đạo việc tổ chức, rà soát, cập nhật lại Bộ thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải Sở phòng, ban chuyên môn theo văn pháp lý để xây dựng MHK xác, thống Theo cập nhật Sở có 44 quy trình giải thủ tục hành theo HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK lĩnh vực: • • • • • • • Lĩnh vực: Hội, Tổ chức phi phủ gồm 12 thủ tục; Lĩnh vực: Tôn giáo gồm 16 thủ tục; Lĩnh vực: Thi đua – Khen thưởng gồm 10 thủ tục; Lĩnh vực: Lưu trữ gồm thủ tục; Lĩnh vực: CBCC tỉnh gồm thủ tục; Lĩnh vực: Tổ chức hành chính, nghiệp nhà nước gồm thủ tục; Lĩnh vực: Tuyển dụng viên chức gồm thủ tục Thứ hai, mặt kiểm tra tình hình giải hồ sơ hành áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK Qua trình kiểm tra năm 2015 Sở việc tổ chức thực công tác phối hợp xử lý tiến độ giải hồ sơ hành năm 2015 theo kế hoạch số 1131/KH-SNV ngày 02 tháng năm 2015 Sở báo cáo kết sơ sau: + Thủ trưởng phòng, ban chuyên môn thuộc Sở quan tâm đạo xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai nội dung HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK theo kế hoạch 1131/KH-SNV ngày 02 tháng năm 2015 Sở; + Các phòng, ban chuyên môn Sở tiến hành rà soát lại Bộ quy trình MHK tương ứng với Bộ thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải đơn vị Bộ quy trình MHK đơn vị hoàn thiện, cập nhật theo văn pháp lý mới; + Thủ trưởng, CBCC, VC chuyên môn phòng, ban có kế hoạch tiến hành tổ chức đánh giá chéo đạo Ban đạo ISO vài tháng tới; + Các phòng, ban thực phát phiếu thăm dò ý kiến tổ chức, cá nhân liên quan đến giải hồ sơ hành theo quy định (đảm bảo tối thiểu 30 phiếu/tháng) để xem xét tỷ lệ hài lòng người dân tình hình giải hồ sơ hành chính; SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 25 BÁO CÁO THỰC TẬP + CBCC, VC phòng, ban chuyên môn thuộc Sở nắm vững Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng cách thức tiến hành đánh giá nội HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK quan, đơn vị mình; + Kết giải hồ sơ hành áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 năm 2015 Sở Nội vụ (từ 01/01/2015 đến ngày 31/12/2015): tổng số hồ sơ hành giải 1641 hồ sơ (trong nhận 1631 hồ sơ, số hồ sơ kỳ trước chuyển qua 10 hồ sơ) Trong 1641 hồ sơ, hồ sơ giải thời hạn 1632 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 99,45%), hồ sơ giải trễ thời hạn hồ sơ Hồ sơ giải chưa đến hạn hồ sơ (chiếm tỷ lệ 0,55%), hồ sơ hạn hồ sơ Bảng tình hình, kết giải thủ tục hành năm 2015 Thứ ba, mặt tiếp tục triển khai HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK phòng, ban Sở: + HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK tiếp tục phòng, ban chuyên môn thuộc Sở xây dựng bản, hiệu để nâng cao số lượng giải hồ sơ hạn Trách nhiệm CBCC giải hồ sơ hành ngày cao để đáp ứng yêu cầu HTQLCL; + Việc xây dựng áp dụng HTQLCL tiến hành cách đồng bộ, phối hợp chặt chẽ với công tác CCHC, kiểm soát thủ tục hành Việc rà soát xây dựng quy trình MHK cập nhật pháp lý nhất, rà soát thủ tục hành không phù hợp để có ý kiến đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh; + Việc thực phiếu theo dõi lãnh đạo Sở quan tâm đạo suốt trình giải công việc kết hợp với ứng dụng phần mềm tin học giải thủ tục hành mang lại hiệu cao, kiểm soát trình giải hồ sơ quan, đơn vị; SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 26 BÁO CÁO THỰC TẬP + Các phòng, ban, CBCC ngày có phân định rõ chức năng, nhiệm vụ trình thực công việc Trách nhiệm quyền hạn cá nhân đề cao trước quan b Những khó khăn trình áp dụng Ngoài thành tựu đạt trình áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK tồn số khó khăn trình thực sau: + Việc xây dựng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK Sở công tác mới, sở vật chất, ứng dụng phần mền tin học giải hồ sơ hành chưa đảm bảo tốt cho CBCC, VC thực thi công vụ giải công việc hiệu cho người dân; + Ban đạo vừa phải thực nhiệm vụ chuyên môn, vừa phải kiêm nhiệm thêm công việc HTQLCL Việc phụ trách nhiều mảng quan khiến thành viên Ban đạo gặp khó khăn thời gian để tập trung đạo , kiểm tra, giám sát liên tục trình áp dụng; + Việc triển khai thực phiếu theo dõi trình xử lý công việc chưa đồng hợp lý, việc ghi ngày, tháng kí giao nhận phiếu theo dõi trình xử lý công việc chưa đủ; số phòng vẩn chậm triển khai phiếu theo dõi trình xử lý công việc; + Công tác lưu trữ hồ sơ liên quan đến HTQLCL phòng, ban chưa khoa học dẫn đến việc truy suất hồ sơ nhiều thời gian; + Vẫn trễ hạn việc giải hồ sơ theo quy định; + Một số thủ tục hành đến lỗi thời trình có nhiều văn pháp lý ban hành thường xuyên bổ sung, bãi bỏ, việc rà soát, cập nhật lại thủ tục hành để xây dựng áp dụng HTQLCL gặp nhiều khó khăn + Một hạn chế việc ứng dụng, kết hợp, lồng ghép công nghệ thông tin vào trình áp dụng MHK chưa hiệu quả, chưa phát huy hết tác dụng HTQLCL theo MHK Hệ thống sở vật chất Sở vẩn chưa đảm bảo, hệ thống mạng phục vụ cho công tác vận hành phần mềm, quy trình thực MHK chậm chưa thực thông suốt c Nguyên nhân khó khăn việc áp dụng MHK Sở Chung quy lại tồn có nguyên nhân sau: SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 27 BÁO CÁO THỰC TẬP + Ở số phòng, ban trình độ chuyên môn, nghiệp vụ CC, VC hạn chế, chưa đồng Khi giải công việc thiếu kinh nghiệm, chưa giải công việc hiệu yêu cầu + Thủ tục hành sữa đổi, bổ sung liên tục nên việc cập nhật chậm trễ dẫn đến việc giải công việc găp nhiều vướn mắc trình xử lý nên áp dụng theo văn phù hợp + Một số phòng, ban chưa đầu tư trang thiết bị đầy đủ để CBCC,VC thực giao dịch hành với người dân thuận lợi, hiệu 2.4 Bài học kinh nghiệm Để thực việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK hiệu Sở cần tiếp tục thực giải pháp: Thứ nhất, đẩy mạnh đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC, VC Sở Đội ngũ CBCC,VC nguồn nhân lực chủ yếu CQNN nói chung, CQHCNN nói riêng nhân tố quan trọng, ảnh hưởng định đến hiệu hoạt động công vụ Do công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC, VC Đảng , Nhà nước coi trọng để xây dựng đội ngũ CBCC, VC có lực, phẩm chất đạo đức phục vụ tốt cho nhân dân Khi chất lượng CBCC, VC nâng cao chất lượng khả thực thi công vụ, làm việc có hiệu hơn, từ việc thực HTQLCL từ ISO 9001:2008 sang MHK đạt hiệu cao Bên cạnh Sở nên tổ chức hội thảo, hội nghị năm công tác áp dụng MHK đơn vị mời chuyên gia, tổ chức tiếp tục tư vấn cho Sở để học tập chia kinh nghiệm, từ có bước đi, cách thức áp dụng MHK vào thực tế cách đắn, hiệu Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng Sở cần có biện pháp khuyến khích, động viên, khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc việc thực công việc, đưa sáng kiến làm cho việc áp dụng MHK đem lại hiệu cao quan Thứ hai, tiếp tục việc trì việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK Sở Sau trình xây dựng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bộc lộ nhiều hạn chế định Tuy nhiên, lợi ích mà mang lại to lớn xem nhẹ việc nâng cấp HTQLCL ISO 9001:2008 sang MHK để khắc phục hạn chế tồn ISO 9001:2008 lại lần đem lại lợi ích công CCHC thực thi công việc nội quan Việc trì MHK làm SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 28 BÁO CÁO THỰC TẬP nâng cao hiệu, lực hiệu hoạt động tham mưu Sở Ủy ban nhân tỉnh, Sở, Ban ngành có liên quan địa bàn tỉnh Đây giải pháp quan trọng giúp cho Sở nâng cao việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK hoạt động hiệu thời gian tới Thứ ba, tăng cường kiểm tra, giám sát đánh giá trình áp dụng MHK Muốn đảm bảo quy trình áp dụng chuẩn xác, nâng cao hiệu công tác triển khai việc áp dụng HTQLCL theo MHK Sở cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực mô hình Mục đích việc để phát lỗi sai kịp thời, nhanh chóng, từ có biện pháp xử lý phù hợp.Không thế, việc kiểm tra, giám sát thường xuyên có tác dụng lớn việc phòng ngừa sai phạm xảy Khi có người kiểm tra, giám sát CBCC, VC không dám lơ công việc mà tập trung làm tốt nhiệm vụ giao Việc kiểm tra, đánh giá không tiến hành sau việc áp dụng HTQLCL hoàn thành mà phải kiểm tra, đánh giá thường xuyên trình thực để hạn chế sai sót đến mức tối đa, đảm bảo trình thực liên tục, mang lại hiệu thiết thực Việc kiểm tra, giám sát phải thực thường xuyên, công khai, minh bạch khách quan Khi phát sai phạm cần xử lý kiệp thời, đồng thời cần đề chế tài xử phạt CBCC, VC có sai phạm cách hợp tình, hợp lý, tạo môi trường làm việc khoa học, thân thiện Thứ tư, phối hợp chặt chẻ với đơn vị có liên quan Trong trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK Sở cần phải có phối hợp nhiều quan, đơn vị giải công việc Sở tư pháp, Sở tài chính, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh… mà Sở cần có phối hợp chặt chẽ, thực trách nhiệm theo quy trình giải công việc cụ thể Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin giải thủ tục hành giải pháp đại mang lại hiệu cao việc áp dụng HTQLCL Do Ban đạo ISO cần tăng cường đạo cho phòng, ban chuyên môn để thực cập nhật đầy đủ hồ sơ hành trang web Sở Việc hoàn thiện, cải tiến phần mềm áp dụng MHK cách khoa học, hợp lý cần quan tâm song song với công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC, VC có khả sử SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 29 BÁO CÁO THỰC TẬP dụng vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK môi trường mạng Đề xuất kiến nghị a Với quan thực tập Trong trình thực tập nhận giúp đỡ, dạy nhiệt tình anh chị như: cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết cho việc viết báo cáo, hướng dẫn làm báo cáo cho sát với thực tế Sở, hướng dẫn sử dụng thiết bị văn phòng dẫn tham quan thực tế Huyện tỉnh… Tuy nhiên, anh chị giao công việc để làm quen tìm hiểu sau chuyên ngành Do mong khóa thực tập sau giao nhiều việc để có thêm nhiều hiểu biết b Với Học viện Hành Quốc gia Trước tiến hành thực tập Học viện có dành riêng buổi để môn tiến hành hướng dẫn cách trình bày báo cáo thực tập yêu cầu báo tạo điều kiện thuận lợi bước đầu hình thành đề cương báo cáo cho Tuy nhiên , thân có số ý kiến để khóa sau thực tập hiệu hơn: Một là, giấy giới thiệu thực tập cần phải có trước khoảng 1,5 tháng để tạo thuận lợi cho việc xin nơi thực tập Hai là, trường nên giới thiệu quan, doanh nghiệp Thành phố địa phương nhận tiêu sinh viên thực tập để tránh tình trạng chổ đông sinh viên, chổ cần Làm cho trình thực tập mang hình thức bên (chẳng hạn có nơi bạn buổi/tuần) Ba là, cần công bố sớm giảng viên phụ trách đoàn để sinh viên giảng viên có buổi gặp mặt trao đổi thời gian báo nộp đề cương, thời gian nộp báo cáo để giảng viên sửa chữa, thời gian nộp báo cáo… cách rõ ràng, thống Bốn là, Bộ môn nên giới thiệu báo cáo anh chị khóa trước có thành tích cao để có tài liệu tham khảo đề tài mà báo cáo, từ hoàn thành báo cáo tảng kiến thức có trình học tập thực tập quan PHẦN III KẾT LUẬN Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế, nước ta đứng trước thuận lợi khó khăn định Hội nhập giúp nước ta có điều kiện học tập, trao SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 30 BÁO CÁO THỰC TẬP đổi kinh nghiệm quản lý với quốc gia giới mặt nói chung lĩnh vực QLHCCNN nói riêng Với thuận lợi việc chuyển hành nước ta từ “ cai trị” sang “phục vụ” đòi hỏi quan hành phải có biện pháp nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công, nâng cao hiệu lực, hiệu QLHCNN Điều đòi hỏi CQHCNN phải xây dựng áp dụng cách có hiệu HTQLCL theo tiêu chuẩn đại mà đại diện tiêu chuẩn đại MHK, việc áp dụng thành công MHK làm cho hành nước ta trở nên sạch, vững mạnh, đáp ứng nhu cầu nhân dân, tạo vị cho nước ta hành giới Vì áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang MHK vào CQHCNN điều cần phải gấp rút thực phải trọng từ khâu lý thuyết khâu thực hành để mang lại hiệu phục vụ nhân dân với khả tốt Trong báo cáo cố gắn không tránh khỏi thiếu sót dựa vào ý kiến chủ quan, mong nhận xét, đóng góp góp anh, chị Sở Nội vụ giảng viên hướng dẫn để báo cáo hoàn thiện Cuối xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám đốc học viện, thầy cô giảng viên giảng dạy giảng viên hướng dẫn thực tập, toàn thể anh chị Sở Nội vụ suốt hai tháng qua tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành báo cáo thực tập SVTT: Phạm Thành Ngoãn Trang 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008; Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg việc sửa đổi bổ sung số điều định số 144/2006; Quyết định 19/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 việc áp dụng HTQLCL theo tieu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống HCNN; Đề án 30 việc đơn giản hóa thủ tục hành lĩnh vực hành chính; Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN ngày 29/12/2010 công bố mô hình khungcho loại hình CQHCNN địa phương; Quyết định số 959/QĐ-UBND, ngày 11 tháng năm 2009 UBND tỉnh Bến Tre việc cho phép triển khai đề án “Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động CQHCNN tỉnh Bến Tre; Công văn số 1510/SKHCN-TĐC ngày 04 tháng 11 năm 2015 Sở khoa học công nghệ Tỉnh Bến Tre việc yêu cầu báo cáo tình hình xây dựng áp dụng HTQLCL TCVN ISO 9001:2008; Kế hoạch số 6906/KH-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2015 việc xây dựng quyền điện tử tỉnh Bến Tre; Quyết định số 104/QĐ-SNV ngày 07/3/2016 việc thành lập Ban Chỉ đạoxây dựng HTQLCL tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung Sở Nội vụ; 10 Kế hoạch 1131/KH-SNV ngày 02 tháng năm 2015 việc chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang mô hình khung Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre; 11 Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn – Học viện Hành Chính; 12 Trang web Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre BÁO CÁO CÓ NỘI DUNG, ĐẠT YÊU CẦU, TUY NHIÊN CẦN HOÀN CHỈNH THÊM CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO “ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CHUYỂN ĐỔI TỪ ISO 9001:2008 SANG MÔ HÌNH KHUNG TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BẾN TRE” CÓ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU LÀ “SỰ CHUYỂN ĐỔI (TỨC NGHIÊN CỨU SỰ THAY ĐỔI) TRONG ÁP DỤNG HTQLCL”, ĐỐI TƯỢNG NÀY RỘNG HƠN NHIỀU SO VỚI ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU LÀ “ÁP DỤNG MHK…”, SINH VIÊN LƯU Ý NỘI DUNG NÀY TUY NHIÊN, ĐÂY LÀ VẤN ĐỀ KHÓ, PHẠM VI CỦA BCTT KHÔNG THỂ LÀM RÕ NÊN ĐỒNG Ý ĐỂ SV NGHIÊN CỨU THEO HƯỚNG HẸP CHÍNH VÌ VẬY, NẾU ĐỔI LẠI TÊN ĐỀ TÀI THEO GỢI Ý TRONG LẦN CHỈNH SỬA ĐỀ CƯƠNG SẼ PHÙ HỢP VÀ SÁT NỘI DUNG HƠN RÀ SOÁT VỀ CHÍNH TẢ, VĂN PHONG, THỂ THỨC TRÌNH BÀY (CÁCH SỬ DỤNG CÁC DẤU CÂU; CÁCH ĐẶT SỐ, KÍ HIỆU CHO CÁC TIÊU ĐỀ; KHOẢNG CÁCH GIỮA CÁC DÒNG, ĐOẠN, CÂU, TỪ CHƯA PHÙ HỢP ;) BỔ SUNG MỤC “NỘI DUNG ÁP DỤNG MHK TẠI SNV TỈNH BẾN TRE ” VÀO THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CỐ GẮNG NHÉ!