MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP. 4 CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG , NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG. 4 I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM NÔNG. 4 II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG. 5 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Tam Nông. 5 2.2. Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Tam Nông 7 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Tam nông 8 CHƯƠNG II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HDNDUBND HUYỆN TAM NÔNG. 9 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HDNDUBND huyện Tam Nông. 9 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng UBND huyện Tam Nông) 12 CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP. 18 1.Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 18 2. Khảo sát về công tác văn thư. 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 28 VĂN PHÒNG. 28 I. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng. 28 II. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 35 III. Tìm hiểu công tác hội họp (hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 38 IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 47 1. Mục đích, phạm vi của chuyến đi công tác 47 2. Người thực hiện chuẩn bị quy trình cho chuyến đi côn tác của cơ quan. 48 3. Lập kế hoạch cho các chuyến đi công tác. 49 4. Các khâu chuẩn bị chuyến đi công tác. 50 5. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 54 6. Một số công việc trước và sau chuyến đi công tác. 55 7. Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác. 56 V. Nhận xét về ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc tại văn phòng HĐNDUBND huyện Tam nông. 56 VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 56 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 59 I. Kết luận 59 II. Những bài học kinh nghiệm 59 III. Nhận xét và một số đề xuất kiến nghị 61 LỜI CẢM ƠN 62 PHẦN PHỤC LỤC 63
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .4 CHƯƠNG I CHỨC NĂNG , NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM NÔNG II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG 2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Tam Nông 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Tam Nông 2.3 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Tam nông .8 CHƯƠNG II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HDND-UBND HUYỆN TAM NÔNG Chức năng, nhiệm vụ văn phòng HDND-UBND huyện Tam Nông Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( phân công nhiệm vụ nhân thuộc văn phòng UBND huyện Tam Nông) 12 CHƯƠNG III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP 18 1.Khảo sát chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng 18 Khảo sát công tác văn thư 23 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 28 VĂN PHÒNG 28 I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 28 II Tìm hiểu nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 35 III Tìm hiểu công tác hội họp (hội thảo, hội nghị) quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 38 Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội IV Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 47 Mục đích, phạm vi chuyến công tác 47 Người thực chuẩn bị quy trình cho chuyến côn tác quan.48 Lập kế hoạch cho chuyến công tác .49 Các khâu chuẩn bị chuyến công tác 50 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác 54 Một số công việc trước sau chuyến công tác 55 Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến công tác .56 V Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc văn phòng HĐND-UBND huyện Tam nông 56 VI Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế 56 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59 I Kết luận 59 II Những học kinh nghiệm 59 III Nhận xét số đề xuất kiến nghị 61 LỜI CẢM ƠN 62 PHẦN PHỤC LỤC 63 Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Thư ký người chuyên thực công việc liên quan đến giấy tờ Thư ký coi trợ thủ đắc lực nhà quản lý Công việc họ, thầm lặng đứng sau thành công lãnh đạo Nghề thư ký nơi giúp bạn tích lũy kinh nghiệm chuyên môn kỹ sống; nâng cao nghiệp vụ; nơi có có hội thăng tiến Thư ký xếp thời gian, thông tin tài liệu cho một nhóm quản trị viên cấp cao định Phạm vi trách nhiệm người thư ký thay đổi theo độ tuổi, kinh nghiệm yêu cầu người tuyển dụng Công việc người thư ký là: Tốc ký soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan Thực trả lời điện thoại, lịch hẹn, tiếp khách hàng cần thiết Xử lý thư từ chuyển chuyển đến – Chuẩn bị tài liệu thông tin theo yêu cầu lãnh đạo – Lên chương trình thời gian cho họp, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Tham gia hoạt động xã hội khác – Lưu- trữ, tham dự viết biên cho họp Thư ký làm việc văn phòng tiện nghi Ngày máy tính phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích nhiều cho công việc thư ký Thư ký sợi dây liên lạc truyền đạt đạo giám đốc tới phòng ban khác Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp gặp gỡ đối tác, hội thảo v.v… Họ thường làm việc hành Thư ký vị trí tuyển dụng nhiều, chí nhiều công ty trang bị cho ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối công việc lớn Người thư ký có kỹ giao tiếp tốt, duyên dáng, khéo léo, trung thực, chân thành, có khả bảo mật thông tin, biết cách chăm lo cho vẻ Kỹ tổ chức, khả chịu áp lực công việc, khả ngôn ngữ tốt nói viết, giỏi ngoại ngữ tin học văn phòng, có tinh thần trách nhiệm cao Thực phương châm: “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” Sau hoàn thành song 2/3 chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Thư ký Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, tổ chức Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đợt thực tập kéo dài tuần ( từ ngày 16/3/2015 đến 5/5/2015) cho sinh viên Đợt thực tập nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức nghiệp vụ học biết cách vận dụng tri thức vào thực tế xã hội Giáo dục lòng yêu nghề say mê, tận tụy với nghề nghiệp, nhiệt tình công tác, rèn luyện tác phong người cán làm nghiệp vụ Thư ký Học tập làm quen với tác phong, môi trường làm việc nơi công sở Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND huyện Tam Nông, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phòng đợt thực tập, em học phong cách làm việc người Thư ký văn phòng Một công việc đòi hỏi nhẹ nhành khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là người Thư ký tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng nghiệp vụ Thư ký văn phòng nhận thức tầm quan trọng người thư ký văn phòng phát triển Đất Nước, thấy nghĩa hệ trẻ chúng em lớn Giúp em nhận khuyết điểm khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Thư ký, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp cho cụ thể hóa nắm kiến thức sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Trong trình thực tập em thực trình tự, đầy đủ nội Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, ý kiến kỹ nghiệp vụ mà thân có được, em nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi UBND huyện Tam Nông đặc biệt giúp đỡ tận tình Cán văn phòng Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên trình làm báo cáo nhiều thiếu xót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Em xin trân thành cảm ơn! Sinh viên Vũ Thị Ngọc Huyền Tam Nông, ngày tháng năm 2015 Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP CHƯƠNG I CHỨC NĂNG , NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM NÔNG Tam nông huyện thuộc tỉnh Phú thọ có Huyện ly thị trấn Hưng Hóa cách Hà Nội 70km Địa lý: Tam Nông có diện tích tự nhiên 15.596,92ha (155,97 km²) Địa giới hành chính: Phía đông giáp Huyện Lâm Thao, phía đông nam giáp thành phố Hà Nội Phía tây giáp Huyện Cẩm Khê( Tây bắc), Yên Lập (Tây),Thanh Sơn ( Tây nam).Phía nam giáp Huyện Thanh Thủy Phía Bắc giáp Huyện Thanh Ba ( Tây bắc) Thị xã Phú Thọ Dân số : Theo điều tra dân số năm 2009 Huyện Tam Nông có dân số là: 75.469 người Hành gồm: thị trấn ( Hưng Hóa) 19 xã ( Hùng Đô, Quang Húc, Phương Thịnh, Hiền Quan, Vực Trường ,Tứ Mỹ, Hồng Đà, Dị Nậu, Dậu Dương, Thượng Nông, Tề Lễ, Xuân Quang, Hương Nha, Hương Nộn, Cổ Tiết, Văn Lương, Thanh Uyên, Tam Cường, Thọ Văn) Lịch Sử: Ngay từ thành lập tỉnh Bắc Kỳ ( năm 1831), Huyện Tam Nông tách khỏi tỉnh Sơn Tây để nhập vào tỉnh Hưng Hóa, làm nơi đặt tỉnh lỵ tỉnh Hưng Hóa Thị xã Hưng Hóa( thành lập ngày 01/05/1895) đóng Khúc Khê, huyện Tam Nông ( Thị trấn Hưng Hóa, huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ) Thời kỳ 1903-1968 huyện thuộc tỉnh Phú Thọ, thời kỳ 1968-1996 thuộc tỉnh Vĩnh Phú Từ 6-11-1996 Tam Nông ( nằm huyện Tam Thanh) lại thuộc tỉnh Phú Thọ Theo Quyết định số 178-CP ngày 5-7-1977 Hội đồng Chính phủ, Huyện Tam Nông sáp nhập với huyện Thanh Thủy thành Huyện Tam Thanh Năm 1999, lại tách thành hai huyện cũ.( Tam Nông Thanh Thủy) Kinh tế: Với lợi tiếp giáp thủ đô Hà Nội qua cầu Trung Hà huyện Tam Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nông đầu mối giao thông vận tải quan trọng tỉnh Phú Thọ, tuyến đường huyết mạch chạy qua huyện QL 32,QL 32A,QL 32C Tam Nông xác định vùng kinh tế trọng điểm công nghiệp tỉnh, địa bàn huyện hình thành hai khu Công nghiệp tập trung KCN Trung Hà KCN Tam Nông cụm Công nghiệp Cổ Tiết Cơ cấu kinh tế chuyển dịch mạnh mẽ từ nông nghiệp sang công nghiệp dịch vụ Một số doanh nghiệp tiêu biểu: - Nhà máy bia Sài Gòn – Phú Thọ ( KCN Trung Hà) - Công ty may Sông Hồng - Nhà máy nhiên liệu sinh học Ethanol Miền Bắc - Nhà máy gạch tuynel Hương Nộn - Công ty gốm xây dựng Sông Vàng Tam Nông - Công Ty Gốm XD Ba Triệu… II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG UBND huyện Tam Nông có chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức sau: 2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Tam Nông 2.1.1 Chức năng: UBND huyện có nhiệm vụ tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp trên, Nghị HĐND cấp UBND huyện đạo mặt hoạt động UBND cấp trực thuộc Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện Quyết định, Chỉ thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn UBND huyện phối hợp với UBND Thành phố, Thường trực HĐND Ban HĐND cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án HĐND xét định 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Theo điều 43 luật tổ chức HĐND UBND huyện Tam Nông có Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm vụ quyền hạn việc thực quản lý Nhà Nước a UBND huyện Tam Nông có nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dich vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá b Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan Nhà Nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà Nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương c Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương d Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hơp pháp khác công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác e Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp phủ f Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật g Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật phối hợp với quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời, loại thuế khoản chi khác địa phương Ngoài ra, theo điều 49, 45 luật tổ chức HĐND UBND quy định Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành địa phương đưa HĐND cung cấp thông qua để trình cấp xét UBND huyện Tam Nông chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp cấp 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Tam Nông UBND huyện Tam Nông HĐND cấp bầu gồm : Chủ tịch, Phó chủ tịch Đ/c: Bùi Đình Thi - Chủ tịch UBND huyện Tam Nông người lãnh đạo điều hành công việc UBND huyện Tam Nông chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ quyền hạn theo quy định tập thể chịu trách nhiệm hành động huyện trước HĐND huyện, UBND tỉnh; Chủ tịch UBND huyện phân công công tác Phó chủ tịch thành viên UBND huyện, người phân công phải chịu trách nhiệm trước UBND huyện - Đ/c: Hán Bình Hồng - Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hoá - Xã hội - Đ/c: Phan Đức Tài - Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế - Thương mại Các Phó Chủ tịch giải công việc theo lĩnh vực phân công, phải chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện quan Nhà Nước cấp Và 12 Phòng ban giúp việc khác: Các phòng ban giúp việc cho UBND cánh tay đắc lực để giúp Chủ tịch Phó Chủ tịch giải công việc nhanh chóng khoa học Đây phận thiếu hoạt động quan Giải trình UBND huyện, giải đề nghị quan, đoàn thể, UBND xã, thị trấn vấn đề chức quản lý lĩnh vực công tác thuộc phụ trách Văn phòng HĐND-UBND huyện +Phòng Nội vụ +Phòng Kinh tế - Hạ Tầng +Thanh tra huyện +Phòng Tư pháp +Phòng Tài nguyên Môi trường Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +Phòng Tài - Kế hoạch +Phòng Lao động Thương binh Xã hội +Phòng Văn hoá - Thông tin + Phòng Giáo dục Đào tạo +Phòng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn +Phòng Y tế UBND huyện Tam Nông ngày ổn định tổ chức biên chế Hiện UBND huyện cán đến có trình độ chuyên môn cao làm việc hiệu chuyên nghiệp hơn, trình độ Cao đẳng, Đại học trở lên 2.3 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Tam nông ( Sơ đồ đính kèm phần cuối bài) Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thông thường kế hoạch tổ chức chuyến công tác bao gồm nội dung thông tin sau: + Mục đích, + Nội dung, + Thành phần, + Thời gian, + Địa điểm, + Tài liệu, tư liệu cần thiết, dự thảo hợp đồng, + Kinh phí, + Phương tiện, + Các giấy tờ cần thiết, Tùy theo mục đích kế hoạch tổ chức chuyến bổ sung số nội dung thông tin như: Qùa tặng, phân công thực Các khâu chuẩn bị chuyến công tác Sau kế hoạch duyệt, người giao nhiệm vụ chuẩn bị cho chuyến công tác gửi kế hoạch đến đại biểu tham gia chuyến phòng ban có liên quan để hỗ trợ việc cụ thể tổ chức thực chuyến công tác Đây giai đoạn mà phải chuẩn bị điều kiện cần thiết thật chu đáo, xác, đầy đủ cụ thể để có chuyến công tác đạt kết tốt đẹp Tùy vào yêu cầu quan, tầm quan trọng, mục đích chuyến công tác mà chuẩn bị cho phù hợp, nhiên cần phải tiến hành số công việc cụ thể sau: 4.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác Việc liên hệ với nơi đoàn đến làm việc quan trọng Việc liên hệ phận văn phòng thư ký đảm nhiệm Không phải với chuyến công tác phải liên hệ trước mà tùy thuộc vào mục đích chuyến đi, thư ký phải liên hệ hay không Khi chuyến công tác có tính bất ngờ nhằm mục đích kiểm tra, giám sát, tra đột xuất…thì không cần phải báo trước Tuy nhiên với chuyến công tác thông thường, liên hệ cho nơi tiếp Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 50 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận chuyến yêu cầu bắt buộc Khi liên hệ cần lựa chọn thời điểm thích hợp, việc thông báo sớm hay muộn có khả ảnh hưởng đến phối hợp hai bên Trong trường hợp chuyến công tác bị hủy bỏ thay đổi số nội dung sau liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, thư ký có trách nhiệm thông báo kịp thời cho quan tiếp nhận Lúc văn phương tiện tối ưu để bày tỏ tôn trọng, tính thức thông tin Đây hình thức tốt có khả giúp bày tỏ thái độ không mong muốn quan hủy bỏ hay thay đổi chuyến công tác Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác, tùy theo tính chất mối quan hệ, thời gian, nội dung công việc thư ký sử dụng hình thức như:điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử…để trao đổi thông tin Trong số trường hợp văn hình thức phép lựa chọn tính chất pháp lý chuyến đi, vị trí thành phần tham gia, yêu cầu nội dung công việc nghi thức mà quan buộc phải tuân thủ Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, dù sử dụng hình thức liên hệ phải đảm bảo số yêu cầu thông tin xác, đầy đủ kịp thời để tạo điều kiện cho quan tiếp nhận chuyến có chuẩn bị phối hợp nội dung chuẩn bị nghi thức đón tiếp Thông thường thông tin cung cấp liên quan đến vấn đề: _ Mục đích chuyến đi, _ Nội dung công việc, _ Thành phần tham gia ( số lượng chức vụ, giới tính, chức danh khoa học…) , _ Thời gian làm việc, _ Các đối tượng cần gặp, _ Các yêu cầu hỗ trợ… Đối với chuyến công tác nước cần báo sớm để quan có thẩm quyền xét duyệt cho phép Ngoài cần ý đến thời tiết, quà tặng, giá sinh hoạt… Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 51 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trước đoàn xuất phát phải báo kịp thời điện thoại cho nơi tiếp nhận công tác kể thời gian đoàn đến nơi, thay đổi bổ sung có 4.2 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác Đây phần quan trọng chuyến công tác, tùy theo mức độ, mục đích, yêu cầu mà phối hợp với phòng ban chức để chuẩn bị nội dung chuyến công tác Việc thực nội dung chuyến công tác cần chuẩn bị: _ Tư liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến mục đích chuyến đi, _ Thành phần đại biểu tham gia chuyến đi, Thư ký có trách nhiệm thông báo cho đại biểu tham gia chuyến mức độ công việc phân công, thẩm quyền cá nhân chuyến công tác hướng dẫn đại biểu tham gia chuyến việc lưu trữ tài liệu, chứng từ để lập hồ sơ công việc sau chuyến 4.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Ngoài thủ tục giấy tờ hành chính, chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến công tác phải dựa vào thông tin sau: _ Mục đích chuyến đi, _ Khả thành phần chuyến đi, _ Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị, _ Thời gian chuyến đi, _ Mức độ phức tạp công việc cần giải quyết, Tùy thuộc vào tình hình thực tiễn quan mà tư liệu, tài liệu phục vụ cho chuyến gồm: _ Giấy giới thiệu, giấy đường ( Thủ trưởng toàn đoàn ), _ Hồ sơ công việc, _ Văn quy phạm pháp luật có liên quan, _ Các mẫu văn bản, _ Thông tin dạng liệu máy tính… Ngoài tùy thuộc vào mục đích chuyến mà tư liệu, tài liệu chuẩn bị khác đa dạng phong phú Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 52 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ví dụ: Các tài liệu thông thường như: dự thảo hợp đồng, biên thảo luận, phát biểu, chuẩn bị tham luận, số liệu tổng hợp,bảng báo …các liệu tốt chuẩn bị vào đĩa CD-ROM mang theo máy tính xách tay 4.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông Các phương tiện gồm có: phương tiện giao thông công cộng ( máy bay, tàu, thuyền, xe ô tô khách…) , quan ( ô tô, xe máy…) cá nhân ( xe ô tô, xe máy…) Tùy thuộc địa điểm, thời gian công tác mà lựa chọn phương tiện cho phù hợp tiết kiệm Ngoài dựa vào khác để lựa chọn phương tiện giao thông như: _ Khả tài quan, _ Mục đích, tầm quan trọng chuyến đi, _ Thành phần tham gia chuyến ( vị trí, số lượng, giới tính, sức khỏe, đặc điểm tâm lý…), _ Địa điểm đến, _ Hệ thống dịch vụ công cộng, _ Thông báo cho thành viên đoàn thông tin cần thiết như: thời tiết, khí hậu, thuốc men, quần áo cần mang theo, văn hóa, ẩm thực…nơi đến đồ dùng sinh hoạt cần mang theo Các thay đổi theo mục đích chuyến Đôi việc đảm bảo sức khỏe đại biệu bắt buộc lại trở thành ưu tiên số Một số chuyến công tác phải sử dụng nhiều loại phương tiện người chuẩn bị cho chuyến công tác phải nắm vững chặng dừng chân hệ thống dịch vụ có khả hỗ trợ Chọn phương tiện giao thông phải đảm bảo an toàn, tiết kiệm phù hợp 4.5 Chuẩn bị giấy tờ Các giấy tờ cần thiết đảm bảo tính chất pháp lý chuyến công tác chuyến thực cách thuận tiện nhanh chóng với giấy tờ sau: _ Công văn liên hệ, Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 53 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội _ Giấy tờ tùy thân ( Chứng minh thư, thẻ nhà báo, thẻ công an…), _ Giấy giới thiệu, _ Giấy đường, _ Danh thiếp, Trong số trường hợp cần thư tay giấy ủy nhiệm… Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác Khi lập dự trù, kinh phí chuyến công tác phải lưu ý đến chi phí thực tế khoản dự phòng cho chi phí phát sinh Các chi phí thực tế tính sơ: _ Tiền chi trả lương cho phương tiện ( máy bay, ô tô…), _ Tiền sinh hoạt phí đại biểu, _ Tiền chụp tài liệu, _ Tiền đóng góp vào hội thảo, hội nghị ( có )…, _ Tiền ăn nghỉ, _ Qùa tặng…., Sau xây dựng dự trù kinh phí người giao chuẩn bị tổ chức chuyến chuyển cho phận chức để giải Khi công tác, đại biểu tham gia chuyến cần lưu ý việc lưu giữ chứng từ, hóa đơn…để toán tài sau chuyến công tác Việc quy định chế độ công tác phí toán quan khác Đối với quan nhà nước thực theo quy định Bộ tài chế độ quy định quan Đối với doanh nghiệp tư nhân tùy thuộc vào quy mô khả tài chính, tính chất công việc mà công tác phí điều chỉnh cho phù hợp với chuyến công tác Ngoài tùy thuộc vào mục đích, phạm vi chuyến yêu cầu lãnh đạo tiến hành số công việc khác như: _ Chuẩn bị quà tặng, _ Xây dựng nhật ký hành trình, _ Phong bì in sẵn địa điểm, số điện thoại, email, fax, log công ty, _ Các địa hỗ trợ nơi diễn chuyến công tác, Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 54 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội _ Danh thiếp, _ Thuốc y tế ( thuốc thông thường thuốc đặc trị cho người bị bệnh mãn tính )…, Một số công việc trước sau chuyến công tác 6.1 Trước thời gian lãnh đạo công tác Tổ chức họp bàn giao công việc thủ trưởng cá nhân có liên quan từ xác định: _ Phạm vi thẩm quyền, phạm vi ủy nhiệm thủ trưởng cá nhân, phòng ban có liên quan, _ Xin ý kiến thủ trưởng giải công việc tồn đọng, _ Xác định hình thức để liên hệ với thủ trưởng, _ Các công việc giao, Trên sở kết họp bàn giao thời gian lãnh đạo công tác cần thực nhiệm vụ sau: _ Thực chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, công việc giao ủy quyền, _ Ghi nhật ký công tác, _ Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng Cần lưu ý đến có trường hợp văn thuộc phạm vi giải quan song gửi trực tiếp cho thủ trưởng, Người thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát phòng ban chức thực chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng giao Giữ liên lạc với thủ trưởng thời gian thủ trưởng công tác 6.2 Sau chuyến công tác Giúp thủ trưởng giải vấn đề, việc phát sinh liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ Tổ chức họp mở rộng nội để thông báo kết chuyến công tác phát triển công việc rút kinh nghiệm kỹ thuật tổ chức chuyến Có thể sử dụng văn để thực công việc Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 55 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trình nhật ký công tác văn bản, giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng Xin ý kiến thủ trưởng giả công việc tồn đọng Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến công tác Như số quy trình chuẩn bị cho việc tổ chức chuyến công tác quan, tổ chức nói chung Đối với quan nhà nước công việc chuẩn bị phải tiến hành quy trình trọng đến công việc, giấy tờ, kế hoạch, thủ tục hành bắt buộc Còn công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp quy trình chuẩn bị chuyến công tác đơn giản V Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc văn phòng HĐND-UBND huyện Tam nông + Ưu điểm: - Đã áp dụng nghệ thuật “ Phong thuỷ ” việc bố trí phòng làm việc Phía trước cửa vào có lối rộng, có cửa sổ kính rộng thông với hành lang với không gian rộng, vườn hoa cảnh đẹp, thoáng mát Phía sau có cửa hành lang Với cách bố trí làm cho phòng kết hợp hài hoà với thiên nhiên, tạo nên cảm giác thoải mái cho cán làm việc - Các trang thiết bị phòng bố trí hợp lý, tạo thuận lợi tối đa cho việc giải công việc cán + Nhược điểm: _ Vì có đầy đủ trang thiết bị nên thiếu phối hợp phận chức _ Đôi có mâu thuẫn, _ Chuyên môn hóa mức, _ Trách nhiệm khó xác định, VI Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế Người thư ký công việc thư ký thay đổi nhiều kể từ máy tính Phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất từ thập niên 80 Hầu hết thủ tục giấy tờ số hóa Công việc đánh máy chữ Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 56 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước chiếm 60% khối lượng công việc thư ký khoảng 20% Phần lớn thư kí đêù cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ trả lời điện thoại để tìm hiểu nắm giữu thông tin, tổ chức họp thực loạt công việc hành khác Nhưng ngày nay, hầu hết nhiệm vụ thực máy tính điện tử, thư ký phải nâng cao trình độ kỹ Dưới kỹ hàng đầu mà thư ký cần: Gửi nhận email Email chiếm vị trí quan trọng hoạt động kinh doanh để trao đổivà giao dịch, trở thành công cụ giao tiếp văn phòng Tuy nhiên, nhiều người không hiểu nghi thức cách thức viết gửi email không khai thác hết tiềm chúng Tạo danh sách địa email, thường xuyên dọn dẹp hộp thư mình, thiết lập chế độ trả lời tự động số cách thư điện tử sử dụng để người thư ký làm việc hiệu Mạng xã hội Mạng xã hội không hoạt động tự có thời gian rảnh rỗi nữa- nhiều công ty nắm lấy công cụ kinh doanh trực tiếp mạnh mẽ linh hoạt Một thư ký thành công biết làm để giao tiếp tất mạng xã hội phổ biến nhất: Facebook, twitter linkedln công việc hiệu nhanh chóng Chia sẻ thông tin qua Skype Điện thoại thông thường không công cụ tốt để nói chuyện, trao đổi với người khác khắp đất nước giới Nhiều công ty chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến ( truyền tải âm giọng nói qua IP, VoIP ) để làm cho thông tin liên lạc họ hiệu Các dịch vụ Skype cung cấp vô số tính năng, bao gồm gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin nhiều Ngày thư ký phải làm tốt việc thiết lập gọi skype, xử lý với phần cứng liên quan ( webcam, micro hình) đặt gọi qua web Kế hoạch tổ chức kiện trực tuyến Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 57 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức kiện trực tuyến trách nhiệm lớn thư ký quản lý văn phòng – bao gồm công việc liên quan đến văn phòng, họp khách hàng Tất việc đặt phòng, đặt vé thực trực tuyến, làm cho toàn trình xếp hợp lý hiệu Một người thư ký phải làm tốt việc đặt vé du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ ( thuê xe, chụp ảnh ) Ngoài ra, họ sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắn tất người có kế hoạch cập nhật ngày Quản lý thông tin kỹ thuật số Tài liệu kinh doanh chuyển dịch sang định dạng số ngày nhiều Một người quản lý hay thư ký văn phòng phải có kỹ việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập quản lý thông tin số Điều không áp dụng cho tài liệu lưu máy tính mà áp dụng công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến Google Docs Dropbox Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu bí mật truy cập dễ dàng sử dụng + Đánh giá ưu điểm, hạn chế _ Ưu điểm:- Làm việc đạt hiệu cao, - Không nhiều thời gian, - Đỡ tốn chi phí lại, - Đảm bảo thông tin nhanh chóng, xác, _ Hạn chế: - Đòi hỏi người thư ký phải có kỹ trình độ chuyên môn cao, -Luôn phải cập nhật thông tin nhất, xác nhất, Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 58 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Kết luận Thực tập khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp tổ chức đợt thực tập Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội vụ Hà nôi, Khoa Quản trị văn phòng tổ chức thực tập tuần cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND huyện Tam Nông, em thực đợt thực tập với chuyên nghành thư ký Qua hai tháng thực tập văn phòng HĐND-UBND huyện Tam nông giúp em thành thạo kỹ nghề nghiệp, nâng cao trình độ chuyên môn giúp em có đủ tự tin để khẳng định công việc “ ngày mai “ Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân em, giúp em trưởng thành nhiều Đó hội cho em bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chuyên nghành từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản trị quan Ý thức trách nhiệm người thư ký trẻ em lớn.Đặc biệt nhu cầu tuyển dụng thư ký quan nhiều cần thiết Đợt thực tập diễn thuận lợi, em thực hành khâu nghiệp vụ, bên cạnh em có thêm kinh nghiệm quý giá, rèn luyện tác phong làm việc người thư ký là: Tự tin, khéo léo, tự trau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công tác II Những học kinh nghiệm Sau tuần thực tập văn phòng HĐND-UBND huyện Tam nông, thời gian không nhiều, song đợt thực tập mang lại cho em nhiều Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 59 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên nghành thư ký Đợt thực tập cho em có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc cán Văn phòng, tự hoàn thiện tong công tác chuyên môn để trở thành mọt người thư ký thực thụ tong tương lai Trước hết, đợt thực tập tạo cho em điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hóa thành thành phần lý luận học Tuy thời gian ngắn em thực hành số khâu nghiệp vụ thư ký cụ thể như: + Tổ chức phòng họp cho lãnh đạo cán quan, + Trực điện thoại, + Soạn thảo văn bản, + Chuyển giao văn đến phòng ban, Qua thời gian thực tập cho em thấy lý luận thực tiễn có khác nhau, bổ sung cho Để làm tốt nghiệp vụ thư ký không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế, chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuân, có nghiệp vụ thư ký quan thực tổ chức tốt, hiệu Về lý luận cần có người thư ký là: Nắm khâu nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ thực hành cách thành thạo bước như: Soạn thảo, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Điều quan trọng thư ký cần rèn luyện cho là: Một phẩm chất trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường lối sách Đảng, nhà nước công việc liên quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh em nhận thấy để trở thành người thư ký thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, gọn gàng, tận tụy, tinh thần trách nhiệm cao, toán sáng tạo khâu nghiệp vụ tất nhiên cần tính trịnh trọng, bí mật, ngăn nắp, khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử công việc đòi hỏi người Cán phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khách đến quan Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 60 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên kinh nghiệm thân em qua đợt thực tập này, thực gặt hái vô lớn giúp em hoàn thiện công tác chuyên môn Làm tiền đề có ích bổ sung thiếu xót cho công việc sau III Nhận xét số đề xuất kiến nghị Qua khảo sát thực tế em thấy công tác thư ký văn phòng HĐNDUBND huyện Tam nông thực tốt Tuy nhiên Lãnh đạo huyện cần quan tâm sát ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ thư ký cách cụ thể Tổ chức đưa cán thư ký tập huấn cấp trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán thư ký, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán thư ký kiểm tra việc lập hồ sơ với phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác vào hoạt động có nề nếp hiệu Thường xuyên tổ chức họp, tổng kết năm, tổ chức chuyến công tác để người thư ký rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng: mua thêm số máy phô tô bổ sung cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình oxi, quạt thông gió Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác thư ký nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 61 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua hai tháng thực tập văn phòng HĐND-UBND huyện Tam nông – khoảng thời gian tương đối ngắn giúp em thành thạo với kỹ nghề nghiệp, nâng cao trình độ chuyên môn giúp em có đủ tự tin để khẳng định công việc “ngày mai” Qua đợt thực tập giúp em trưởng thành lên nhiều: Kiến thức học vấn kinh nghiệm chuyên môn,em nâng cao mà học hỏi nhiều lĩnh vực giao tiếp hàng ngày Đợt thực tập đưa em từ lý thuyết sáo rỗng đến thực tế công việc Nhờ mà em hoàn thiện tri thức mà hoàn thiện tri thức mà hoàn thiện nhân cách người Với đợt thực tập hành trang em bước tiếp vào chặng đường mới, công việc tương lai Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, giảng viên trường Đại học Nội vụ truyền thụ cho em vốn kiến thức sâu rộng chuyên nghành Thư ký Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng:đó cô Nguyễn Thị Kim Chi Cô Nguyễn Thị Thu Hường người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Nhân em xin cảm ơn sâu sắc đến tập thể lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND huyện Tam nông nói chung thư ký HĐND-UBND huyện Tam nông nói riêng Đặc biệt hướng dẫn tận tình Anh Nguyễn Thanh Tuấn chuyên viên văn phòng tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt thực tập Báo cáo thực tập tốt nghiệp Do thời gian thực tập không nhiều, kinh nghiệm thực tế thân số hạn chế Vì vậy, khuôn khổ viết này, chắn không tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận đóng góp, bổ sung thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nôi, toàn thể lãnh đạo, cán bộ, công chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Tam Nông để viết em đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn! Tam Nông, ngày tháng năm 2015 Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền 62 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤC LỤC PHỤ LỤC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TAM NÔNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Quyển số: Từ ngày: tháng năm Đến ngày tháng năm Mẫu ruột: Gồm cột Ngày Số Nơi gửi tháng đến công đến văn 01/4 78 Số ký hiệu Ngày tháng công văn UBND 34/UBPT 26/7 Tỉnh Phú Thọ Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Nơi người nhận Tên loại trích yếu nội dung Ô Hồng V/v giới thiệu chữ ký Chánh VP UBND tỉnh Ký Ghi nhận 63 Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Mẫu bìa: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TAM NÔNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Quyển số: Từ ngày: tháng năm Đến ngày tháng năm Mẫu ruột: gồm cột Ngày tháng gửi công văn Số ký Tên loại trích hiệu yếu nội dung Người ký Nơi nhận công văn 25/4 1291 Ô.Thi UBND huyện Sa Pa V/v tham quan học tập huyện Sa Pa tỉnh Lào Cai Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền Đơn Số vị, lượng người nhận Ghi 64 Lớp: Thư ký Văn phòng K7