MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH 4 I. Giới thiệu khái quát về huyện Đông Anh và UBND huyện Đông Anh. 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Anh. 5 2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh: 7 3. Cơ cấu các phòng ban thuộc UBND huyện Đông Anh: 7 4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh 8 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Đông Anh. 8 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Đông Anh. 8 2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng. 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản li, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Đông Anh. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 12 2. Công tác tổ chức một Hội nghị(hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Đông Anh. 14 IV. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND huyện Đông Anh 15 1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 15 2. Khảo sát về công tác văn thư 16 3. Tổ chức biên chế 16 4. Bảng số lượng văn bản đi và đến của UBND huyện Đông Anh trong 3 năm 2011, 2012 và 2013. 18 5. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 19 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 20 I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách 20 1. Tổ chức tiếp khách 20 2. Đãi khách 22 II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23 1. Công tác thu thập và xử lý thông tin 23 2. Công tác xây dựng chương trìnhcông tác thường kỳ 25 3. Nội dung chương trình công tác thường kỳ 25 4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 27 III. Công tác tổ chức hội họp 28 1. Tổ chức hội nghị 29 2. Tổ chức các cuộc họp 31 2.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, thực hiện các cuộc họp 31 2.2. Quy trình tổ chức, thực hiện các cuộc họp 32 IV. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 33 V. Ưu nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo, thư ký văn phòng 37 1. Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo 37 1.2. Ưu điểm 37 1.2. Nhược điểm 40 2. Cách tổ chức phòng làm việc của thư ký văn phòng 40 VI. Giao tiếp, ứng xử của người thư ký tại UBND huyện Đông Anh 42 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 1. Nhận xét, đánh giá chung. 43 2. Ưu điểm 43 3. Nhược điểm. 44 4. Vai trò, nhiệm vụ của người thư ký 46 5. Đề xuất. 46 KẾT LUẬN 48 PHỤ LỤC
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH I Giới thiệu khái quát huyện Đông Anh UBND huyện Đông Anh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đông Anh 2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh: .7 Cơ cấu phòng ban thuộc UBND huyện Đông Anh: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh(Phụ lục 01) II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Đông Anh 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND huyện Đông Anh 2.Bản mô tả công việc lãnh đạo văn phòng 11 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản li, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Đông Anh 12 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 12 Công tác tổ chức Hội nghị(hoặc hội thảo, họp) UBND huyện Đông Anh 14 IV Tình hình hoạt động thư ký văn phòng UBND huyện Đông Anh 15 Khảo sát chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng .15 Khảo sát công tác văn thư 16 Tổ chức biên chế .16 Bảng số lượng văn đến UBND huyện Đông Anh năm 2011, 2012 2013 18 Phương pháp quản lý văn đến 19 Phần II .20 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 20 I Tổ chức tiếp khách, đãi khách 20 Tổ chức tiếp khách 20 Đãi khách 22 II Công tác thu thập, xử lý thông tin xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23 Công tác thu thập xử lý thông tin .23 Công tác xây dựng chương trìnhcông tác thường kỳ 25 Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Nội dung chương trình công tác thường kỳ 25 Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 27 III Công tác tổ chức hội họp .28 Tổ chức hội nghị 29 Tổ chức họp 31 2.1 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, thực họp 31 2.2 Quy trình tổ chức, thực họp 32 IV Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 33 V Ưu nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo, thư ký văn phòng 37 Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo .37 1.2 Ưu điểm .37 1.2 Nhược điểm 40 Cách tổ chức phòng làm việc thư ký văn phòng (Chánh văn phòng) 40 VI Giao tiếp, ứng xử người thư ký UBND huyện Đông Anh 43 PHẦN III 44 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 Nhận xét, đánh giá chung .44 Ưu điểm 44 Nhược điểm 45 Vai trò, nhiệm vụ người thư ký 47 Đề xuất 47 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng LỜI NÓI ĐẦU Theo hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế: Thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ Hành văn phòng, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, có óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Lao động người lãnh đạo loại lao động phức tạp có liên quan trực tiếp đến suất hiệu công việc quan Do để lãnh đạo có nhiều thời gian dành cho suy nghĩ sáng tạo, tùy theo hệ thống quản lý mức độ công việc người lãnh đạo cần có nhiều thư ký Điều chứng tỏ vai trò người thư ký quan trọng điều kiện người thư ký, cống hiến sáng tạo người lãnh đạo bị giảm Bất quan tổ chức doanh nghiệp muốn trì hoạt động phải có văn phòng phận để thực chức văn phòng Trên thực tế người làm việc văn phòng thực công việc thư ký, họ phải đảm nhiệm nhiều công việc như: thực công tác văn thư, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy lãnh đạo quản lý đặc biệt thời kỳ đại kinh tế phát triển vũ bão người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trường đào tạo cán trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ quy, chuyên nghành văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng, thư ký văn phòng, nhằm cung cấp nhân lực cho quan, tổ chức, doanh nghiệp, công ty Để đáp ứng chuyên môn, việc dạy học, nhà trường tổ chức, bố trí cho sinh viên thực tập để trau dồi thêm kinh nghiệm Với phương châm "Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn" nhằm giúp cán thư ký văn phòng tương lai nắm vững kiến thức lý thuyết dược học vào thực tế Chính vậy, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường công tác Tuy nhiên, việc vận dụng kiến thức học vào thực tế lại không đơn giản Như Hồ Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Chủ Tịch khẳng định:"Học với hành phải đôi Học mà không hành vô ích Hành mà không học hành không trôi chảy", kiến thức, lý thuyết học lớp phải áp dụng vào công việc thực tế quan Để đáp ứng yêu cầu đó, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị, tổ chức việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức người cán công chức, hội cho sinh viên đúc kết kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được đồng ý tiếp nhận UBND huyện Đông Anh, em có hội xâm nhập thực tế, học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Trong thời gian thực tập Văn phòng UBND huyện Đông Anh từ ngày 16/3/2015 đến ngày 5/5/2015, nhờ giúp đỡ cán làm công tác văn phòng giúp em làm quen với công việc, truyền cho em lòng say mê công việc tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác Từ đó, giúp em rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, học hỏi nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện kỹ nghề nghiệp cho thân, đồng thời giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Báo cáo thực tập kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc kết quan thực tập nguồn động viên , cổ vũ cho nghiệp em sau này.Ngoài lời nói đầu, kết luận tài liệu liên quan, báo cáo cấu trúc thành 03 phần chính: Phần I: Công tác văn phòng UBND huyện Đông Anh Phần II: Nghiệp vụ thư ký văn phòng UBND huyện Đông Anh Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác thư ký văn phòng Và em xin chân thành cảm ơn UBND huyện Đông Anh giúp em hoàn thành tốt trình thực tập Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác thực tập, thời gian thực tập lực thân có hạn nên báo cáo không tránh khỏi sai sót hạn chế định Kính mong thầy giáo, cô giáo cán UBND huyện Đông Anh đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05năm 2015 Sinh viên NGUYỄN THỊ HƯƠNG Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH I Giới thiệu khái quát huyện Đông Anh UBND huyện Đông Anh Đông Anh huyện ngoại thành, vị trí cửa ngõ phía Bắc Thủ đô Hà Nội, nằm vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ du lịch Chính phủ Thành phố phê duyệt,là dấu mối giao thông quan trọng nối Thủ đô Hà Nội với Tỉnh phía Bắc Với tổng diện tích đất tự nhiên 18.230 ha; đó: Đất nông nghiệp 9.785 ha.Huyện có 23 xã,1 thị trấn;156 thôn, làng 62 tổ dân phố; Đến Huyện có 85 làng văn hóa, có 35 làng văn hóa cấp Thành phố; Dân số địa bàn Huyện 331.000 người, đó: dân cư đô thị chiếm 11% Có 33,3 km đường sông (sông Hồng, sông Đuống, sông Cà Lồ) 20km sông Nội Huyện (sông Thiếp-Ngũ Huyện khê) Có 33km đường sắt, 4ga thuộc tuyến Hà Nội Lào Cai; Hà Nội - Thái Nguyên có đường Quốc lộ,quốc lộ Thăng Long - Nội Bài,Quốc lộ 23 Về Công nghiệp, Đông Anh có 02 khu công nghiệp lớn: Khu công nghiệp Đông Anhvà khu công nghiệp Thăng Long Ngoài ra, địa bàn Huyện có số làng nghề truyền thống đầu tư phát triển mạnh xã Liên Hà, Vân Hà, Dục Tú Đóng địa bàn Huyện có 700 công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH), 355 công ty cổ phần, 105 doanh nghiệp tư nhân, gần 30 công ty nhà nước , 11 công ty TNHH nhà nước thành viên 13.000 hộ kinh doanh cá thể Dưới lãnh đạo Đảng, truyền thống yêu nước, tinh thần lao động cần cù, sáng tạo đân dân Đông Anh tiếp tục phát huy, có đóng góp đáng kể vào nghiệp giải phóng dân tộc xây dựng đất nước Từ đảng viên Huyện (năm 1938), năm 1942 chi cộng sản thành lập Với lòng yêu nước lãnh đạo đảng, Đông Anh trở thành An toàn khu Trung ương từ năm 1940 Từ Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng đến Đảng bộ, quyền Đông Anh không ngừng trưởng thành lãnh đạo nhân dân giành nhiều thắng lợi Đặc biệt qua hai kháng chiến anh dũng dân tộc chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ, nhân dân lực lượng vũ trang Đông Anh dũng cảm bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quê hương đóng góp sức người, sức cho công giải phóng dân tộc Những thành tích Đảng Nhà nước ghi nhận nhiều phần thưởng cao quý Với thành tích đặc biệt xuất sắc kháng chiến chống thực dân Pháp, ngày 10/4/2001, nhân dân lực lượng vũ trang nhân dân Đông Anh vinh đự Đảng, Nhà nước phong tặng danh hiệu cao quý '' ANH HÙNG LỰC LƯỢNG VŨ TRANG NHÂN DÂN'' Với tiềm năng, lợi phát triển; lịch sử, truyền thống văn hóa ; thành tựu kinh tế -xã hội ; sách , thủ tục tạo môi trường thông thoáng thu hút đầu tư ; thời kì đổi toàn diện Đảng phát động , nhân dân Đông Anh tiếp tục phát huy truyền thống , xây dựng quê hương không ngừng lớn mạnh với bước phát triển mạnh mẽ góp phần thực thắng lợi nghiệp công nghiệp hóa , đại hóa đất nước Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đông Anh Chức UBDN huyện Đông Anh: Với tư cách quan hành pháp, quan hành Nhà nước, với lãnh đạo Đảng, UBND huyện Đông Anh hoạt động theo hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quan Nhà nước cấp HĐND huyện tất lĩnh vực có chức cụ thể sau: UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa bàn huyện; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hành địa phương đảm bảo cho máy hành quan vận hanh thống hiệu Tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, đạo hoạt động UBND cấp Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thông qua để trình lên cấp xem xét Ngoài UBND thực chức quan qua nội dung sau đây: Phát triển kinh tế, công nghiệp ,nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục, y tế dịch vụ Về thu chi ngân sách địa phương Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ dân Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại địa bàn Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đông Anh Nhiệm vụ quyền hạn UBND cấp huyện quy định Luật tổ chức HĐND-UBND cấp năm 2003 Theo đó, UBND huyện Đông Anh có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác hành năm đề ra; Quản lý, đạo, hướng dẫn xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lí Nhà nước Nhiệm vụ cụ thể sau: Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm lâu dài huyện Xây dựng quy chế làm việc UBND huyện, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lí cán theo phân cấp quy định Nhà nước Kết luận việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt cho UBND huyện quản lí vụ việc phức tạp theo quy định luật khiếu nại, tố cáo Kiểm tra đánh giá công tác, đạo điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND huyện hàng năm Giải vấn để khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND huyện.- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương 2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh: Để tồn hoạt động quan, tổ chức phải có cấu tổ chức định Cơ cấu tổ chức kết cấu bên với mối quan hệ phận tổ chức Đây yếu tố cấu thành không gian tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ định UBND huyện HĐND huyện bầu ra, giúp việc cho UBND có phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đồng thời tổ chức hệ thống quản lí nghành từ Trung ương đến cấp huyện Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện thực hiên chức quản lý nghành, lĩnh vực chuyên môn theo quy định UBND Thành phố UBND huyện Cơ cấu phòng ban thuộc UBND huyện Đông Anh: * Ban lãnh đạo UBND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện, 03 Phó Chủ tịch UBND huyện * 12 Phòng ban chuyên môn giúp việc: -Văn phòng HĐND-UBND huyện -Phòng Y tế -Phòng Tư pháp -Phòng Giáo dục - Đào tạo -Phòng Nội Vụ -Phòng Văn hóa Thông tin -Phòng Thanh tra -Phòng Kinh tế -Phòng Tài nguyên Môi trường -Phòng Quản lý đô thị -Phòng Tài - Kế hoạch -Phòng Lao động - TBXH Các phòng ban chuyên môn có 01 Trưởng Phòng, từ 01 đến 02 Phó Phòng số chuyên viên, cán Biên chế phòng, ban UBND Thành phố giao hàng năm Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh(Phụ lục 01) II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Đông Anh 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND huyện Đông Anh Vị trí, chức năng: Văn phòng HĐND&UBND huyện quan chuyên môn tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lýtập trung thống nhất, lãnh đạo, đạo, điều hành mặt công tác Thường trực HĐND UBND huyện; chịu đạo, quản lí tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nhiệm vụ văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Nhiệm vụ quyền hạn Trực tiếp tham mưu hơạc phối hợp với quan chuyên môn cấp, quan chuyên môn có liên quan giúp Thường trực HĐND, UBND huyện ban hành Nghị quyết, Quyết định, văn điều hành hoạt động kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng huyện theo quy định hành Xây dựng chương trình làm việc HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện; Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND UBND huyện; giúp Thường trực HĐND huyện giám sát việc thực Nghị HĐND, sách Đảng, pháp luật Nhà nước; giúp UBND huyện quản lí theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyên thực chương trình đó; giúp Thường trực HĐND, UBND tổ chức kì họp, kì sinh hoạt phiên họp Phôi hợp quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND UBND huyện chuẩn bị báo cáo kết hoạt động HĐND, Thường trực HĐND UBND huyện; biên tập quản lí hồ sơ, biên bản, Nghị kì họp HĐND, phiên họp củ UBND huyện, họp làm việc Thường trực HĐND, UBND Chủ tịch HĐND UBND huyện; tổ chức soạn thảo Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng 2.2 Nhược điểm - Bàn làm việc đặt đối diện cửa vào Đây điều tối kỵ phong thủy, khí (thành tố quan trọng phong thủy) xung thẳng vào bàn gây căng thẳng công việc, phân tán tư tưởng, hiệu công việc - Phòng cửa sổ nên ánh sáng sử dụng chủ yếu ánh sáng nhân tạo, không tận dụng nguồn sáng tự nhiên phần gây cảm giác bí bách, khó chịu VI Giao tiếp, ứng xử người thư ký UBND huyện Đông Anh Thời gian tháng thựctập nhiều nói ít, thời gian này, làm việc học hỏi UBND huyện Đông Anh tiếp xúc với nhiều người nên em nhận thấy quan tâm giúp đỡ, nhiệt tình gần gũi giao tiếp người nơi Họ thân thiện, hòa nhã với người xung quanh có lối giao tiếp ứng xử khéo léo Người thư ký, người Văn phòng Đối với lãnh đạo, người thư ký giữ thái độ bình tĩnh, tự tin trình bày quan điểm Trong tình họ cư xử thật khéo léo tế nhị mà thẳng thắn trình bày cách rõ ràng kiến công việc Đối với đồng nghiệp, người thư ký thiết lập mối quan hệ sở xây dựng tôn trọng lẫn Họ quan tâm giúp đỡ lẫn công việc sống ngày Họ coi người bạn thân thiết làm việc lắng nghe, chia sẻ Đối với khách tới làm việc, người thư ký chủ động, tận tình giúp đỡ họ có khó khăn, khúc mắc cần giải đáp Tuy nhiên, hạn chế tồn tán gẫu nhiều nơi công sở Người thư ký cần phải điều chỉnh sửa chữa lại cho phù hợp Tránh làm hình tượng chung Ủy ban mắt người khác, làm hình ảnh mắt lãnh đạo đồng nghiệp Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 43 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung Trong nghiệp công nghiệp hóa đại hóa đất nước, tất lĩnh vực đề phải có thay đổi để phù hợp phát triển kịp thời với phát triển đất nước Lĩnh vực thư kí văn phòng với phát triển xã hội, nghành thư kí văn phòng có thay đổi để phù hợp với hành Trong trình xử lí công việc nhiều hình thức khác UBND huyện áp dụng nhiều hệ thống quản lí chất lượng vào công tác quản lí Cùng với quan tâm đạo UBND huyện Đông Anh phòng UBND hoàn thành tốt ba nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, điều phối hậu cần Bên cạnh hiệu đạt tồn số nhược điểm có tác động; làm ảnh hưởng đến việc vận hành thông suốt văn phòng UBND huyện cần có giải pháp để khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm để góp phần vào phát triển nghiệp hành UBND huyện Đông Anh Ưu điểm 2.1 Về công tác văn phòng UBND huyện Đông Anh thực tốt nghiệp vụ văn phòng công tác quản trị, văn thư, lưu trữ thực với quy định Nhà nước quan đề Đội ngũ nhân viên có khả làm việc tốt, có trình độ chuyên môn cao đáp ứng với đòi hỏi khắt khe công việc Hệ thống sở vật chất đầy đủ đáp ứng nhu cầu công việc Trang thiêt bị đầy đủ như: hệ thống máy tính có nối mạng, máy fax, máy photocopy, máy in thể quan tâm UBND huyện Đông Anh tới công tác văn phòng Việc ban hành văn giải văn UBND huyện Đông Anh đa số với quy định theo trình tự, đảm bảo yêu cầu Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 44 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Văn phòng thực tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện công tác tổ chức hội nghị, hội họp, xây dựng chuyến công tác cho lãnh đạo, xây dựng kế hoạch cho toàn UBND huyện Đông Anh, xây dựng lịch công tác cho cá nhân Giữa lãnh đạo UBND huyện Đông Anh cán có mối quan hệ thân thiện tạo thuận lợi cho công tác quản lí 2.2.Về công tác văn thư Về công tác văn thư UBND huyện Đông Anh sử cdụng hình thức công tác văn thư tập trung Mô hình quản lí công tác văn thư đại giúp cho chuyên viên văn thư thực tốt công việc Công tác giải văn đến văn nhân viên chuyên nghiệp nhanh chóng, kịp thời xác, đảm bảm yêu cầu đề Việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan với quy định Nhà nước Trình tự giải công việc công tác văn thư thực theo trình tự quy định việc sử dụng bảo quản dấu UBND huyện chuyên viên thực nghiêm túc theo quy định Nhà nước Việc đóng dấu thuộc nhân viên văn thư phân công chịu trách nhiệm 2.3 Về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ thực tốt, cán phụ trách công tác người có tinh thần chuyên môn cao Hồ sơ UBND huyện chỉnh lí đảm bảo chất lượng để đưa vào lưu trữ Do vậy, mà tài liệu UBND huyện đảm bảo cẩn thận chặt chẽ tượng tài liệu bị hư hỏng, đảm bảo tính bí mật phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lí UBND huyện Nhược điểm Bên cạnh thành tựu đạt công tác văn phòng UBND huyện số nhược điểm cần khắc phục: Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 45 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng 3.1.Về công tác văn phòng: Về việc bố trí văn phòng làm việc theo kiểu truyền thống có mặt thuận lợi định xong tạo môtị số khó khăn Số lượng nhân viên bố trí phòng ban chưa hợp lí Sự chênh lệch cán lớn tuổi với số lượng cán trẻ tuổi lớn Cơ sở vật chất trang thiết bị công ty thiếu số bị hỏng chưa đáp ứng nhu cầu làm việc.Hiện nay, số máy in máy photocopy không tu sửa thường xuyên làm chậm trình giải công việc.VD như: - Máy photo hay bị kẹt giấy, mờ mực - Máy tính thường hay bị mạng 3.2 Về công tác văn thư Tình hình soạn thảo văn số văn sai thể thức kĩ thuật trình bày cỡ chữ, lề chưa chuẩn số văn ban hành chưa có tình khoa học, chưa khoa học lỗi sai không đáng kể - Vẫn tình trạng đơn vị xếp chỗ xin số trước Có văn đăng ký lấy số vào máy từ tháng đến tháng ký ban hành Điều chậm trễ giải công việc phòng ban, chưa hoàn thành muốn theo tiến độ giao Việc quản lí hồ sơ tồn số nhược điểm lớn Nhiều hồ sơ bị mất, có quy định việc thực lại không sát dẫn đến tình trạng hồ sơ bị hư hỏng gây khó khăn cho việc giải công việc 3.3 Về công tác lưu trữ Hệ thống sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ UBND huyện Đông Anh hạn chế chưa có phòng đọc Một số nghiệp vụ lưu trữ Nhân viên thực công tác chưa đào tạo không chuyên nghành mà chủ yếu học hỏi kinh nghiệm từ thực tế hệ trước gây không khó khăn việc chỉnh lí tài liệu Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 46 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu chữ thô so lạc hậu, không đầy đủ trang thiết bị để bảo quản hồ sơ tài liệu - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đạt kết đáng kể nhiên tránh khỏi tồn như: trang thiết bị phục vụ công tác văn thư bị trục trặc, lỗi mạng, ảnh hưởng virut…đặc biệt cố điện gây khó khăn, chậm trễ việc đăng nhập văn bản, chuyển văn tới phòng ban, đơn vị Vai trò, nhiệm vụ người thư ký Người thư ký nói chung người thư ký UBND huyện Đông Anh nói riêng có vai trò quan trọng hoạt động quan Thư ký cánh tay phải đắc lực, người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo Huyện lĩnh vực chuyên môn định giao Người thư ký có nhiệm vụ: - Tiếp khách tới liên hệ làm viêc với lãnh đạo chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo - Xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo - Đôn đốc, giám sát công tác tổng hợp, tình hình hoạt động phận, phòng ban - Tham mưu giải công việc lĩnh vực phân công - Thực công việc khác lãnh đạo giao nhiệm vụ Có thể nói thư ký nhân tố thiếu giúp cho công việc lãnh đạo UBND huyện Đông Anh giảm tải tiến hành hiệu Đề xuất Để khắc phục hạn chế tồn tại, em xin đưa số đề xuất, kiến nghị sau: - Đi đôi với việc trang bị đầy đủ trang thiết bị, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm tới vấn đề bảo dưỡng phân phối cho phù hợp trang thiết Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 47 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng bị để đem lại hiệu sử dụng tốt nhât Đồng thời tổ chức lớp đào tạo, hướng dẫn sử dụng thiết bị đại Văn phòng Tăng cường ý thức trách nhiệm cán nhân viên việc quản lý sử dụng thiết bị văn phòng, tránh lãng phí, tốn - Lãnh đạo Văn phòng nên ban hành văn quy định lề lối làm việc, hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ văn phòng văn thư; văn quy định chặt chẽ cụ thể lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Và nên có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng với việc thựchiện quy định - Tăng cường nâng cao nhận thức cán công tác văn phòng nói chung nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc giao Xây dựng tác phong, lề lối làm việc khoa học, đại, chủ động thực thi công vụ, khuyến khích phát huy sáng kiến quản lý văn giấy tờ - Cần phân công công việc hộp lý người việc, ngành đào tạo tránh trường hợp làm trái ngành nghề gây hiệu công việc thời gian đào tạo lại - Cần ý đến việc trẻ hóa đội ngũ nhân viên UBND huyện, để tạo động giải công việc - Tăng cường công tác kiểm tra giám sát hoạt động văn phòng phòng ban chuyên môn Từ có hình thức khen thưởng kiluật phù hợp - Xây dựng mô hình văn phòng đại liên tục "update" mô hình văn phòng đại giới góp phần cải thiện văn phòng quan Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 48 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng KẾT LUẬN Trong trình thực tập thời gian chưa phải dài đem lại cho em nhiều kiến thức bổ ích, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn giao tiếp, ứng xử môi trường làm việc Với việc trực tiếp thực số khâu nghiệp vụ, em bước đầu làm quen với công việc, xây dựng cho tác phong làm việc khoa học, kỷ luật cán công chức Một điều quan trọng em có nhìn đắn nghề nghiệp tương lai Đồng thời trình thực tập, em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác kỹ giao tiếp hạn chế Từ đó, giúp em khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình học lý thuyết đáp ứng đủ Bên cạnh đó, làm cho em trưởng thành hơn, vững tin để bước tiếp đường chọn Khép lại báo cáo thực tập tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo, cô cán Văn phòng UBND huyện Đông Anh, tới thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi tận tình hướng dẫn bảo em suốt trình thực tập Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Hương Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) 49 Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh Chủ tịch UBND huyện Đông Anh Phó chủ tịch – phụ trách khối Kinh tế tổng hợp An tổngninh hợp– Quốc phòng KHKT & PTNT Thống kê Tưphá p Quản lý thị trường Phó chủ tịch – phụ trách khối Văn hóa - Xã hội Phó chủ tịch – phụ trách khối XD & QLĐT, đất đai Tổ chức quyền Xây dựng & QLĐT Thanh tra xây dựng Văn phòng HĐND & UBND TN -MT Trật tự ATGT & đầu tư xây dựng Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Giải phóng mặt Tông iáo Tòa án nhân dân – Viện kiểm soát Văn hóa – Thể thao Hội chữ thập đỏ Tài – Ngân hàng Bảo hiểm – Y tế Giaó dục đào tạo LĐTB & XH Đài phát Dân số gia đình trẻ em Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng huyện Đông Anh CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN ĐÔNG ANH Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng ` Bộ phận văn thư – Lưu trữ, photo Bộ phận Kế toán – Tài vụ Bộ phận tiếp nhận trả KQHS (Một cửa) Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Bộ phận phục vụ hội đồng Bộ phận Hành - Lễ tân Bộ phận Bảo vệ Bộ phận lái xe Bộ phận Nhà ăn Lớp Thư ký Văn phòng K7 Bộ phận Tổng họp công nghệ thông tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 03 Sơ đồ bố trí phòng làm việc Văn phòng UBND huyện Đông Anh 18 19 17 16 13 20 1 10 14 21 13 12 1 10 * Ghi chú: Tủ chuyển giao tài liệu Máy tính 15 Điều hòa Bàn làm việc cán QLVB Điện thoại 16 Giá đựng tài liệu Bàn làm việc cán QLVB đến 10 Máy in 17 Bàn để tài liệu Bàn làm việc cán lưu trữ 11 Ghế 18 Quạt thông gió Bàn đóng dấu 12 Két sắt 19 Thùng rác Máy fax 13.Quạt điện 20 Cửa sổ Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Máy scan Khoa Quản trị văn phòng 14 Tủ tài liệu 21.Gương Phụ lục 04 Các chức danh cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh - Văn phòng HĐND & UBND: Chánh văn phòng: Ông Lê Minh Đức Phó chánh văn phòng: + Ông Nguyễn Tất Vũ + Ông Nguyễn Văn Hoàng +Ong Hoàng Hải Đăng Bộ phận văn thư: Ông Nguyễn Văn Chiển - Phòng tài kế hoạch: Trưởng phòng: Ông Nguyễn Xuân Linh Phó phòng: Ông Nguyễn Đình Thanh Phó phòng: Ông Trần Công Thành - Phòng tài nguyên môi trường: Trưởng phòng: Ông Nguyễn Văn Sỹ Phó phòng: Ông Đỗ Quốc Đính Phó phòng: Ông Lê Ngọc Dụng - Phòng kinh tế: Trưởng phòng: Ông Hà Văn Khanh Phó phòng: Ông Nguyễn Tuấn Hà - Phòng tra: Chánh tra: Ông Nguyễn Văn Cường Phó chánh tra: Ông Nguyễn Hồng Xuyên Phó chánh tra: Bà Nguyễn Hoàng Anh Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng - Phòng văn hóa – thông tin: Trưởng phòng: Bà Nguyễn Kim Ngân Phó phòng: Ông Trần Xuân Tuyển - Phòng Lao động, Thương binh Xã hội: Trưởng phòng: Ông Ngô Quang Phán Phó phòng: Ông Cao Văn Chiển Phó phòng: Ông Hoàng Đắc Điềm - Phòng GD&ĐT: Trưởng phòng: Bà Dương Thị Sáu Phó phòng: Bà Đinh Thị Hương Phó phòng: Ông Hoàng Đức Thuận - Phòng Nội vụ: Trưởng phòng: Ông Nguyễn Duy Lâm Phó phòng: Ông Nguyễn Đức Tuyên Phó phòng: Ông Nguyễn Anh Dũng Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 05 Giao diện phần mềm quản lý văn Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 06 Một số hình ảnh phận Văn thư Hình Vị trí làm việc cán Hình Tủ chuyển giao văn QLVB Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 07 Một số văn bản, tài liệu sưu tầm Lịch công tác tuần thường trực HĐND UBND huyện Đông Anh(Từ ngày 09/02/2015 đến 01/03/2015) Chương trình công tác trọng tâm năm 2015 BCH Đảng Bộ huyện khóa XXVII 3.Lịch công tác tuần thường trực HĐND UBND huyện Đông Anh ( Từ ngày 02/3/2015 đến ngày 08/03/2015) Quyết định việc thành lập phận tiếp nhận trả kết giải thủ tục hành thực chế cửa, chế cửa liên thông UBND huyện Một số loại văn tổ chức hội nghị, hội thảo UBND huyện Đông Anh: - Giấy mời - Chương trình hội nghị - Văn triển khai công tác hội nghị - Một số văn Thông báo - Tờ trình - Cáo cáo (Nguồn: Bộ phận Văn thư UBND huyện Đông Anh, mail Phó chánh văn phòng – Đ/c Nguyễn Văn Hoàng) Nguyễn Thị Hương(18/06/1994) Lớp Thư ký Văn phòng K7