MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, qyuền hạn và cơ cấu tổ chức cuả cơ quan UBND thành phố Bắc Ninh 3 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan UBND thành phố Bắc Ninh 3 1.1. Trong lĩnh vực kinh tế 3 1.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai. 3 1.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 4 1.4. Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vân tải 4 1.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 4 1.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hóa, thông tin và thể thao du lịch. 4 1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường. 5 1.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội. 5 1.9. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 6 1.10. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật 6 1.11. Trong xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 7 1.12. Ủy ban nhân dân thành phố thuộc tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 7 2. Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Bắc Ninh 11 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng và vẽ sơ đồ 11 2. Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo vănp phòng ( hoặc trưởng phòng hành chính) và các vị trí khác của bộ máy văn phòng. 14 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại UBND thành phố Bắc Ninh. 15 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại văn phòng UBND thành phố Bắc Ninh. 15 1.1. Chức năng 15 1.2. Nhiệm vụ 15 2. khảo sát về công tác Văn thư 15 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ Văn thư trong phòng 15 2.2 Tổ chức của phòng Văn thư chuyên trách 17 2.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến 18 3. Soạn thảo và ban hành văn bản 18 3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 18 3.2. Số lượng và các loại văn bản ban hành trong một năm 19 3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19 3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 20 4. Quản lý công văn đi và đến 22 4.1. Quản lý công văn đi 22 4.2. Công văn đến 22 4.3. Số lượng và các loại văn bản đến trong một năm 23 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 24 I: Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của UBND thành phố Bắc Ninh. 24 1. Hoạt động tiếp khách 24 1.1.Đón khách 24 1.2.Giải quyết công việc cho khách 26 1.3.Kết thúc quá trình giao tiếp 27 2.Đãi khách 27 2.1.Phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi 27 2.1.1.Phòng tiếp khách 27 2.1.2.Phòng chiêu đãi 27 2.2.Bày bàn tiệc 28 2.3.Chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi 28 2.4.Thực đơn trong tiệc chiêu đãi 28 2.5.Những điều cần biết khi được mời và dự tiệc chiêu đãi 28 II. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh gía ưu điểm và nhược điểm. 29 1. Xây dựng chương trình công tác 29 2. Tổ chức, giám sát thực hiện chương trình 30 3. Xây dựng chương trình công tác thường ký tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 30 2.Đánh giá ưu điểm và nhược điểm 31 2.1. Ưu điểm 31 2.2. Nhược điểm 31 III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp ( hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá ưu điểm và hạn chế 31 1.Quy trình tổ chức hội họp tại UBND thành phố Bắc Ninh 31 1.1.Chuẩn bị hội họp 31 1.1.1.Lập kế hoạch 31 1.1.2.Chuẩn bị hội họp 32 1.1.3.Chuẩn bị địa điểm hội họp 34 1.1.4.Chuẩn bị thời gian cuộc họp 34 1.1.5.Chuẩn bị ghi biên bản cuộc họp. 34 1.2.Tiến hành hội họp 35 1.2.1.Đón đại biểu 35 1.2.2.Điểm danh đại biểu 35 1.2.3.Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận. 35 1.2.4.Ghi biên bản hội họp 35 2.Đánh giá ưu điểm và nhược điểm công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 35 2.1.Ưu điểm 35 2.2.Nhược điểm 36 IV. Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 36 1.1.Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác 37 1.2.Chuẩn bị tài liệu, tư liệu 38 1.3.Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 38 1.4.Chuẩn bị vể phương tiện đi lại 39 1.5.Chuẩn bị giấy tờ 39 1.6.Chuẩn bị kinh phí và các yếu tố khác 39 V. Ưu điểm. nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc và các trang thiết bị văn phòng của lãnh đạo, thư ký 39 1. Phòng làm việc của lãnh đạo ( Chánh Văn phòng) 40 2, Phòng làm việc của cán bộ Văn thư Văn phòng UBND thành phố Bắc Ninh 40 1.Vai trò của kỹ năng giao tiếp đối với người thư ký văn phòng 41 1.1.Kỹ năng giao tiếp khi sử dụng điện thoại 41 1.2.Thư ký với ngôn ngữ cơ thể 42 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 I.Đánh giá chung về công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh. 45 1.Ưu điểm 45 2.Nhược điểm 45 II.Đánh giá chung về công tác văn thư tại văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 47 1.Ưu điểm 47 2.Nhược điểm 48 III.Đánh giá chung về nghiệp vụ thư ký văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 48 1.Ưu điểm 48 2.Nhược điểm 49 3.Đề xuất: 49 IV.Một số kiến nghị và giải pháp 50 1.Một số kiến nghị 50 2.Một số giải pháp cụ thể: 51
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại bùng nổ thông tin nay, yếu tố định đến thành công hay hất bại doanh nghiệp, quan, tổ chức đơn vị thông tin Hoạt động thông tin gắn chặt với hoạt động văn quan, doanh ngiệp có vị trí đặc biệt quan trọng doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị Nhận thức vị trí,vai trò, tầm quan trọng công tác văn phòng trọng nhiều hơn, nhiều trường tiến hành đào tạo nguồn nhân lực phục vụ công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trung tâm đào tạo nguồn nhân lực cao, có uy tín nước công tác văn thư – lưu trữ, quản trị văn phòng Thực đạo nhà trường, đưa sinh viên thực tập, kết hợp với việc tiếp thu kiến thức học lớp, qua giúp sinh viên có nhận thức đắn ngành học mình, tạo sở gắn lý thuyết với thực tế, phát huy khả sáng tạo thân rèn luyện kỹ làm việc thực tế Xác đinh giai đoạn mở đầu cho trình từ lý thuyết học sinh viên qua trình đào tạo nhà trường với mục đích cho học sinh viên thực tập quan, đơn vị nhằm rèn luyện kỹ thực hành nghề nghiệp, phương pháp làm việc, vân dụng kiến thức lý thuyết học vào thực tiễn, qua giúp sinh viên nâng cao tay nghề thực hành, rèn luyện tác phong đạo đức người cán bộ, củng cố kiến thức giảng dạy nhà trường Tích lũy nhiều kinh nghiệm làm sở cho trình sau Bởi lý thuyết thực tiễn hai lĩnh vực mà đối tượng sinh viên trường muốn đạt hiệu công việc bên cạnh có bề dày kiến thức cần có chiếu sâu thực tế Và để thực tốt phương châm “ Học đôi với hành” đem “ Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” sau hoan thành chương trình lý thuyết trường, quan tâm, giới thiệu khoa quản trị văn phòng, Ban giám hiệu nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với quan tâm giảng viên khoa đồng ý Ban lãnh đạo UBND thành phố Bắc Ninh em đến thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh từ ngày 16/03 đến 05/05/2015 SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Là sinh viên ngành thư ký văn phòng sau khoảng thời gian thực tập, tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát tình hình công tác nghiệp vụ thư ký văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh em học hỏi nhiều điều lien quan tới chuyên ngành qua tình tiếp khách – đãi khách, quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ, công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, công tác tổ chức hội họp, kỹ soạn thảo văn bản… Việc nghiên cứu nhằm làm rõ đóng góp tích cực hạn chế tình hình công tác nghiệp vụ thư ký Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh Về thực tập quan, với kiến thức chuyên ngành thư ký văn phòng thầy cô giáo môn trang bị đầy đủ kiến thức thời gian làm việc quan giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ quan cách sâu sắc; đồng thời tiếp cận thực hành khâu nghiệp vụ thư ký văn phòng qua Với khoảng thới gian thực tập không dài, vốn kinh nghiệm thực tế hạn chế, cố gắng nhiều báo cáo em chắn không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận góp ý chân thành thầy cô để em rút học kinh nghiệm nhằm bổ sung thêm kiến thức chuyên ngành Em xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa quản trị văn phòng thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho em kiên thức quý báu suốt trình học tập trường Cam ơn bác, anh chị Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh, đặc biệt anh Phạm Tiến Dũng ( Cán Văn thư Văn phòng UBND thành phố) tận tình hướng dẫn, bảo em suốt trình thực tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành báo cáo EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! Bắc Ninh, ngày 05 tháng 05 năm 2015 SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH I Chức năng, nhiệm vụ, qyuền hạn cấu tổ chức cuả quan UBND thành phố Bắc Ninh 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan UBND thành phố Bắc Ninh 1.1 Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự án điều chỉnh ngân sách địa phương trường cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn; kiểm tra Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra Nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội Ủy ban nhân dân xã, thị trấn 1.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến hải sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất theo quy định pháp luật; Xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Ủy ban nhân dân xã, thị trấn SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng quy hoạch thủy lới, tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy lợi địa bàn theo quy định pháp luật 1.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn Xây dựng phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn Tổ chức xây dựng, phát triển ngành nghê truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo Ủy ban nhân dân tỉnh 1.4 Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vân tải Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu s hạ tầng theo phân cấp Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức thực sách nhà ở, quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà địa bàn Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 1.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch kiêm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thượng mại, du lich dịch vụ Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch 1.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hóa, thông tin thể thao du lịch SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức kiêm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường phổ thông trung học, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non, thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xóa mù chữ thực tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử Quản lý công trình công cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn hóa, hoạt động trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương quản lý Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, trẻ mồ côi không nơi lương tựaa; bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hóa gia đình Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành phẩm Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức thực phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 1.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường Thực biện pháp ứngt dụng tiến bộ, khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương Tổ chức bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, lũ lụt Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đìa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 1.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phong toàn dân, thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyên dân quân tự vệ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành ngĩa vụ quân sử lý vi phạm theo quy định pháp luật Tổ chưc việc thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâu dựng lực lượng công an nhân dân huyên vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toan xã hội 1.9 Trong lĩnh vực thực sách dân tộc sách tôn giáo Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh đối vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có hoàn cảnh khó khăn Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, tôn giáo, quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách nhà nước theo quy định pháp luật 1.10 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp Tổ chức thực đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn Tổ chức thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo, kiến nghị công dân, hướng dẫn, đạo công tác hòa giải xã, thị trấn 1.11 Trong xây dựng quyền quản lý địa giới hành Tổ chức thực bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp Quả lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo cấp Ủy ban nhân dân cấp Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình cấp xem xét, định 1.12 Ủy ban nhân dân thành phố thuộc tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 107 Luật thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị thị xã, thành phố thuộc tỉnh trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình cấp phê duyệt Thực Nghị Hội đồng nhân dân quy hoạch tổng thể xây dựng phát triển đô thị thị xã, thành phố thuộc tỉnh sở quy hoạch SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chung, kế hoạch xây dựng kết cấu sở hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường cảnh quan đô thị, biện pháp quản lý dân cư đô thị tổ chức đời sống dân cư địa Thực quản lý, kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn theo phân cấp Chính phủ, tổ chức thực định xử lý vi phạm xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định pháp luật Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng giao địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập cấp; việc xây dựng sử dụng công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị địa phương Quản lý sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao xã, thành phố thuộc tỉnh; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản lý Tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh Tổ chức hoạt đông Ủy ban nhân dân quy định rõ Mục 4, Chương IV ( từ Điều 119 đến điều 127) Luật tổ chức HĐND UBND ( Quốc hội nước CHXHCNVN khóa XI , kỳ họp thứ thông qua ngày 26/11/2003) Điều 119 Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu gồm có Chủ tịch, phó Chủ tịch Ủy viên Chủ tịch Ủy ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân Các thành viên khác Ủy ban nhân dân không thiết phải đại biểu Hội đồng nhân dân Kết bầu thành viên Ủy ban nhân dân phải Chủ tịch Ủy ban nhân cấp cấp phê chuẩn; kết bầu thành viên Ủy ban nhân cấp tỉnh phải Chính phủ phê chuẩn Trong nhiệm kỳ khuyết Chủ tịch Ủy ban nhân dân Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Ủy ban nhân dân để Hội đồng nhân dân bầu Người bầu giữ chức vụ chức vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân nhiệm kỳ không thiết đại biểu Hội đồng nhân dân SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 120 Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Chính phủ Điều 121 Ủy ban nhân dân phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân ban Hội đồng nhân dân cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp Hội đồng nhân dân, xây dựng đề án trình Hội đồng nhân dân xem xét, định Điều 122 Số lượng thành viên Ủy ban nhân dân tin cấp quy định sau: Ủy ban nhân dân tỉnh có từ đến 11 thành viên, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh có không 13 thành viên Ủy ban nhân cấp huyện có từ đến thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã có từ đến thành viên Số lượng thành viên số Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp Chính Phủ quy định Ủy ban nhân dân tháng họp lần Các định Ủy ban nhân dân phải nửa số tổng thành viên Ủy ban nhân dân tán thành Điều 123 Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau đây: Chương trình làm việc Ủy ban nhân dân Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ địa phương trình Hội đồng nhân dân định Kế hoạc đầu tư, xây dựng công trình trọng điểm địa phương trình Hội đồng nhân dân định SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đích chuyến Tại UBND thành phố Bắc Ninh, văn phương tiện tối ưu để bày tỏ tôn trọng, nghiêm túc tính thức thông tin Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác tùy theo tính chất mối quan hệ, thời gian nội dung công việc thư ký sử dụng hình thức như: Fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử để trao đổi thông tin Thư ký phải cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan để tạo điều kiện cho quan tiếp nhận chuyến công tác có chuẩn bị phối hợp nội dung chuẩn bị nghi thức đón tiếp Thông tin cung cấp liên quan tới liên quan tới vấn đề sau: Mục đích chuyến đi; Nội dung công viêc; Thành phần tham gia ( số lượng, chức vụ, giới tính, chức danh…); Thời gian làm việc; Các đối tượng cần gặp; Các yêu cầu hỗ trợ; 1.2 Chuẩn bị tài liệu, tư liệu Những tài liệu, tư liệu cho chuyến công tác bao gồm: Giấy giới thiệu, giấy đường; Hồ sơ công việc; Văn pháp luật có liên quan; Các mẫu văn bản; Thông tin dạng liệu máy tính 1.3 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác Về việc chuẩn bị nội dung chuyến công tác, thư ký cần đặc biệt quan tâm việc lựa chọn thành phần chuyến công tác sở xác định rõ ràng mục đích, nguồn nhân phép huy động, vấn để chức vụ, phong cách cá nhân; Thư ký có trách nhiệm thông báo cho đại biểu tham gia chuyến công tác mức độ công việc phân công, thẩm quyền cá nhân chuyến công SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 38 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác Việc xác định chế độ trách nhiệm giúp ngưới thư ký có hỗ trợ đại biểu tham gia chuyến công tác tổ chức chuyến 1.4 Chuẩn bị vể phương tiện lại Khi lựa chọn phương tiện lại cho chuyến công tác thư ký cần lưu ý: Khả tài quan; Thành phần tham gia chuyến đi; Địa điểm đến; Thời gian tối thiểu tối đa thực chuyến đi; Hệ thống dịch vụ công cộng Thư ký nên thông báo cho thành viên Đoàn thời tiết nơi đến, quần áo mang theo, thuốc đặc trị cho người mãn tính 1.5 Chuẩn bị giấy tờ Thư ký cần nhắc nhở cho đại biểu tham gia chuyến công tác cân mang theo giấy tờ cần thiết Với chuyến công tác nước người thư ký phải lưu ý loại giấy tờ sau: Công văn liên hệ; Giấy tờ tùy thân; Giấy giới thiệu; Giấy đường; Danh thiếp Với chuyến công tác nước thư ký cần tiến hành theo thủ tục xuất nhập cảnh Việt Nam nước đến 1.6 Chuẩn bị kinh phí yếu tố khác Khi dự trù kinh phí, thư ký cần ý tới chi phí thực tế khoản chi phát sinh Chi phí thực tế bao gồm: Tiền chi trả phương tiện, tiên sinh hoạt phí cho đại biểu, tiền chụp tài liệu, tiền đóng góp vào hội thảo, hội nghị, quà tặng V Ưu điểm nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc trang thiết bị văn phòng lãnh đạo, thư ký SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 39 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng làm việc lãnh đạo ( Chánh Văn phòng) Văn phòng HĐND –UBND thành phố Bắc Ninh thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo quy định pháp luật Khách đến làm việc quan phải thông qua phòng thường trực bảo vệ làm việc trực tiếp văn phòng Chánh văn phòng người đứng đầu văn phòng phụ trách HĐND – UBND thành phố Mỗi phó Chánh văn phòng phụ trách mặt công tác riêng: Một phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp, tiếp dân, văn thư – lưu trữ; phó chánh văn phòng phụ trách công tác giải phóng mặt chánh văn phòng phụ trách công tác Hành quản trị Văn phòng làm việc chánh văn phòng đặt tầng UBND thành phố, phòng Phó văn phòng đặt cạnh phòng Chánh văn phòng 2, Phòng làm việc cán Văn thư Văn phòng UBND thành phố Bắc Ninh Văn phòng làm việc văn thư HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh tổ chức tương đối khoa học Phòng văn thư đặt sảnh tầng UBND thành phố Bắc Ninh Ưu điểm: Phòng làm việc văn thư, thoáng mát, sẽ; Trong phòng có đầy đủ phương tiện để phục vụ cho công tác Văn thư; Phòng văn thư bố trí gần phòng lãnh đạo để thuân lợi cho việc xử lý giải công việc nhanh chóng; Trong phòng có đầy đủ tủ lưu giữ nhiều tài liệu; Trong phòng có nhiều tranh ảnh tạo động lực cho cán thực tốt công việc Phòng văn thư tách biệt với phòng chức khác Nhược điểm Diện tích phòng chưa rộng rãi việc để tủ tài liệu chật chội so với diện tích phòng; Các trang thiết bị thô sơ, chưa cập nhật mới; SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 40 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề xuất: Cần có thêm phòng chứa đồ, hay nhà kho chứa đồ để phòng văn thư chuyên lưu giữ công văn giấy tờ; Cần làm thêm cửa sổ để phòng thông thoáng có ánh sáng tự nhiên; Cần đề xuất phương tiện đại phục vụ cho trình làm việc nhanh chóng, xác VI Kỹ giao tiếp người thư ký văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 1.Vai trò kỹ giao tiếp người thư ký văn phòng Kỹ giao tiếp kỹ mềm quan trọng kỉ XXI Đó tập hợp nguyên tắc, nghệ thuật, ứng xử, đối đáp rút kinh nghiệm thực tế hàng ngày giúp người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục kỹ giao tiếp Kỹ giao tiếp bao gồm kỹ sau đây: Lắng nghe, thấu hiểu, ngôn ngữ thể, ngôn từ âm điệu Để đạt kỹ nhuần nhuyễn thư ký phải luyện tập thường xuyên, áp dụng vào hoàn cành công việc sống Là người thư kỹ giúp việc cho lãnh đạo thư ký cần hồi tụ đầy đủ kỹ Những kỹ giao tiếp giúp ích nhiều giải công việc, thiết lập mối quan hệ, tạo tin tưởng.Xây dựng hình ảnh đẹp nhân viên văn phòng nói riêng quan nói chung 1.1.Kỹ giao tiếp sử dụng điện thoại Công việc trực điện thoại thư ký thực ngày Giao tiếp qua điện thoại cần người thư kỹ ý đến Vì vậy, thái độ giọng nói người thư ký quan trọng, phải hòa nhã lịch thiệp Sau nghe hết tiếng chuông thứ hai, nhấc điện thoại lên xưng danh, tiếp đến câu nói “ Tôi giúp cho anh, chị…” Tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút để ghi chép lại thông tin, thư ký phải ghi lại thông tin đầy đủ, xác SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 41 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi người thư ký bận làm việc phải tập trung cách tuyệt đối mà tiếng chuông điện thoại réo bên tai, tâm lý bực bội thường xuất người khác quấy rầy Trong trường hợp thư ký phải kiềm chế cảm xúc…Người thư ký phải lịch thiệp với câu nói “ Xin lỗi, anh, chi gọi lại cho “ X’ tiếng không, có việc gấp, nói chuyện bây giờ” Mọi người gọi điện thoại cho lãnh đạo phải thông qua thư ký Người thư ký đóng vai trò “ phin cà phê”, sàng lọc đàm thoại điện thoại lãnh đạo Những điều cần ghi nhớ sử dụng điện thoại: Không dùng điện thoại quan vào việc riêng; Không nói điều bí mật qua điện thoại; Phải chuẩn bị nội dung nói chuyện trước quay số điện thoại; Tiếp chuyện với giọng nói hữu nghị, giọng nói có âm điệu; Người thư ký phải biết từ chối điện thoại mà lãnh đạo không muốn nói chuyện; Không sử dụng điện thoại chưa kịp chuẩn bị thông tin liên quan tới nói chuyện; Tóm lại qua nói chuyện điện thoại, đối tượng giao tiếp đánh giá phẩm chất trình độ người thư ký Trong trình thực tập văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh em giao nghe điện thoại văn phòng Qua việc nghe điện thoại em học cách giao tiếp xử lý tình qua điện thoại 1.2.Thư ký với ngôn ngữ thể Giao tiếp môi trường văn phòng công sở cần hiểu biết ngôn ngữ phi thể Đây giải pháp cần bạn có điều khó nói mà sử dụng lờ nói hàng ngày Lúc ngôn ngữ phi thể phương pháp lựa chọn hữu hiệu Do đó, phi ngôn ngữ nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công người thư ký Ánh mắt: SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 42 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ánh mắt cửa sổ tâm hồn Chúng ta nhìn qua ánh mắt để biết đối tượng giao tiếp nghĩ muốn truyến đạt thông điệp Chỉ cần mày, liếc mắt sắc bén khiến đối tượng giao tiếp hiểu không hài lòng bạn Là người thư ký văn phòng cần đặc biệt ý tới nét mặt, cử lãnh đạo đồng nghiệp Trang phục: Trong hội nghị, đàm phán, hay hội họp, cách ăn mặc nhân vật có giá trị thông báo thông tin không phong cách thời trang thể tính cách riêng người mà thể địa vị tầm quan trọng họp Dù vật vô chi, vô giác, trang phục lại ấn tượng tiếp xúc với đối tượng giao tiếp, nhân tố quan trọng việc tạo dựng niềm tin đối tượng giao tiếp Ngoài trang phục phương phong cách ăn mặc, xu hướng thời trang, đẳng cấp người Tư thế, điệu bộ: Một đứng, bước chân nhanh nhẹn, nhẹ nhàng khiến người xung quanh cảm nhận động, nhiệt huyết người thư ký, từ sinh quý mến hay cảm giác ngưỡng mộ, tin tưởng Tư thẳng thắn, khoan khai, thái độ bình tĩnh, tràn ngập tự tin la ưu điểm “ hút” ánh nhìn ý đánh giá cao lãnh đạo Không có cảm tình hay ngợi khen tư ngồi ngỗ ngược, mỹ quan, hay dáng thể rõ “ luồn lách” xu nịnh Qua tư tế người thư ký, người phần đánh giá tính cách phẩm chất người thư ký Ngữ điệu nói: Nói nhanh hay chậm, ngữ điệu khiêm nhường hay tự cao, tự đại nhân tố định thành công người thư ký giao tiếp Nếu nói với tốc độ nhanh khiến cho người bắt kịp nắm bắt nội dung mà bạn muốn truyền đạt Nếu nói chậm truyền cảm khiến người nghe nhàm chán, không tập trung Giọng điệu kiêu, tự cao tạo SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 43 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cảm giác khó chịu với người xung quanh Vì nói phải giữ thái độ ôn hòa giữ ngữ điệu nói vừa phải khiến thông tin truyền hiểu nghĩa rõ nghĩa Nụ cười: Sự thành công, ủng hộ, khuyến khích đánh dấu nụ cười thân thiện Luôn giữ thái độ hòa nhã với nụ cười thường trực môi mang lại cảm giác thân thiện với người xung quanh mà khiến thân có khoan khoái, thản Trái lại, cần cảnh giác cao độ với nụ cười mỉa mai, giả tạo đồng nghiệp nhằm tránh xa trò chơi gian xảo đối thủ Làm điều tránh mối họa mà thể nhạy cảm lực phán đoán cảm nhận thư ký 2.Ưu điểm nhược điểm kỹ giao tiếp người thư ký văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh Ưu điểm: Thư ký biết vận dụng kỹ giao tiếp vào công việc; Những kỹ mềm kỹ lắng nghe, ngôn ngữ phi thể, thư ký sử dụng tốt; Khả giao tiếp qua điện thoại, sử dụng internet tốt; Ngoại hình cử thân thiện, dễ mến, tạo ấn tượng tốt cho khách Nhược điểm: Thư ký thiếu sót việc sử dụng ngôn từ mình, phát âm chưa chuẩn; Khi giao tiếp mắc lỗi như: Nói vòng vo, ậm ừ, Khi giao tiếp trao đổi với khách hàng, thư ký làm thiện cảm với khách; Về cách ăn mặc thể phần thành công giao tiếp, thư ký cần ý SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 44 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Sau 02 tháng thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh tìm hiểu tồn tại, phát triển quan UBND thành phố Bắc Ninh quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn đạo cán UBND thành phố nói chung cán văn phòng nói riêng, thân em nắm bắt, tiếp thu học cách sâu sắc qua trình thực tập nghiệp vụ Văn thư, đặc biệt nghiệp vụ thư ký Qua đợt thực tập này, em mở rộng thêm tầm thiểu biết tầm quan trọng người thư ký, từ em rút vài nhận xét thân công tác văn phòng, văn thư, thư ký văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh I.Đánh giá chung công tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 1.Ưu điểm Công tác tổ chức cán ngày quan tâm, trọng, đặc biệt chất lượng, trình độ cán bộ, đội ngũ cán trẻ có trình độ đại học Cơ qua có hình thức đào tạo khác nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cử cán học, tổ chức hội thảo sở cử cán có trình độ chuyên môn hướng dẫn bà cấp xã nghiệp vụ nhằm rèn luyện kỹ giao tiếp trước tập thể, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán quan Đối với cán công tác lâu năm, quan cử học lớp tin học ngắn ngày nhằm phổ cập tin học rộng rãi quan, để đáp ứng yêu cầu công việc Các hoạt động kiểm tra, giám sát tiến hành tất lĩnh vực hoạt động quan, số lĩnh vực quy định thành văn Trang thiết bị ý đầu tư mua sắm phục vụ hiệu cho trình giải công việc 2.Nhược điểm Về tổ chức cán công tác lâu năm chiếm phần lớn cán quan Trong số có số lượng nhỏ cán có trình độ đại học quy SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 45 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà chủ yếu đào tạo chức, thiếu động trình hoạt động, bảo thủ, số lượng cán trẻ Công tác đào tạo, đào tạo lại quan quan tâm nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, song hiệu mang lại chưa cao Vì tồn số người tư tưởng cho học cho đầy đủ thủ tục, cho nhiều cấp ý thức để nâng cao hiểu biết, nâng cao trình độ, nghiệp Các hoạt động kiểm tra, giám sát thực song chưa chặt chẽ Số lượng công việc văn phòng lớn song biên chế cho cán ảnh hưởng đến hiệu công việc Trang thiết bị, phương tiện làm việc tình trạng cũ, thường xuyên hỏng Việc thực tốt quy định quan khai thác, sử dụng trang thiết bị chưa với quy định quan, tượng khai báo không việc sử dụng trang thiết bị Việc tổ chức xếp cán văn phòng nhìn chung chưa khoa học 3.Đề xuất ý kiến Biên chế thêm cho cán văn phòng đội ngũ cán trẻ quan Có biện pháp nhằm khuyến khích cán trẻ phấn đấu, tích cực vươn lên Đề kế hoạch cụ thể việc đào tạo lại cán quan có biện pháp kiểm tra trình độ cán trước sau cử học Xây dựng biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm tra giám sát hình thức kiểm tra, giám sát chồng chéo phòng, ban lĩnh vực hoạt động chung quan Xây dựng mở rộng thêm diện tích văn phòng, lắp đặt thêm trang thiết bị cho văn phòng, đặc biệt phận văn thư phận photo tài liệu bị bay hay lộn xộn ảnh hưởng đến hiệu công việc Tổ chức, xếp lại cán văn phòng đê tránh tình trạng người làm không hết việc mà người lại chơi dẫn đến hiệu công việc chưa cao SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 46 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II.Đánh giá chung công tác văn thư văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 1.Ưu điểm Một nội dung quan trọng công tác văn thư xây dựng ban hành văn Đây công việc thường xuyên gắn liền với hoạt động quản lý, điều hành hàng ngày quan quan tâm, đạo Việc xây dựng ban hành văn quan ý mặt chất lượng, thể thức kỹ thuật trình bày quan thực theo quy định hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội Vụ Văn sau phát hành lưu lại văn thư 01 xếp theo tên loại Quy trinh tiếp nhận văn đến, chuyển giao văn đi, đến lưu vào sổ đăng ký theo dõi đầy đủ Cơ quan chấp hành tốt quy định nhà nước công tác công văn giấy tờ, đảm bảo bí mật nhà nước Cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin vào công nghệ soạn thảo văn Đã bố trí cán quản trị mạng công tác văn thư Việc quản lý sử dụng dấu Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh thực theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2011 Chính phủ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi , bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐCP Phòng văn thư bố trí riêng, dấu riêng quan giao cho cán văn thư giữ quản lý Cơ quan dành 01 kho có hệ thống tủ, giá đựng tài liệu Công tác thống kê báo cáo hàng năm quan thực đầy đủ theo Quyết đinh số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ nội Vụ ban hành chế độ thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ hàng năm Mọi văn quan tập trung phòng văn thư nên nhìn chung công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng, kịp thời, xác SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 47 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư quan bộc lộ tồn tại, hạn chế sau: Một số văn sau phát hành sai thể thức, kỹ thuật trình bày chưa với hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV Quy trình nhận văn đến chuyển giao văn quan nhiều sai sót việc ký nhận văn dẫn đến tình trạng mát văn làm ảnh hưởng đến trình giải công việc Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư, diện tích phòng hẹp ảnh hưởng tới chất lượng hiệu công việc III.Đánh giá chung nghiệp vụ thư ký văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh 1.Ưu điểm Về quy trình tiếp khách, đãi khách: Thư ký làm tốt mảng nghiệp vụ Khi khách tới quan làm việc thư ký chào đón nhiệt tình giải vấn đề mà khách yêu cầu Việc tiếp khách thư ký tuân thủ theo quy trình, quy chế mà văn phòng quy định Về quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỹ cho lãnh đạo: Chính xác, rõ ràng, đảm bảo đầy đủ thông tin yêu cầu Về công tác tổ chức hội họp: Thư ký chuẩn bị công tác trước sau hội họp quy chế Việc lập kế hoạch, viết giấy mời gửi tới đại biểu đến tham dự thể thức, đầy đủ thông tin Sau hội họp kết thúc có biên họp Tất tài liệu lưu giữ văn thư Về tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: Thư ký chuẩn bị kỹ lưỡng từ việc lập kế hoạch tới việc soạn thảo công văn liên hệ, chuẩn bị giấy tờ tài liệu cần thiết, phương tiện phục vụ cho chuyến công tác Về kỹ giao tiếp: Thư ký tinh tế cách ứng xử với lãnh đạo, đồng nghiệp Tạo mối quan hệ mở quan, góp phần tạo môi trường văn hóa công sở thân thiện SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 48 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Nhược điểm Thư ký gặp nhiều sơ suất việc tiếp khách Có nhiều đại biểu cao cấp tới văn phòng chưa chào đón long trọng Thư ký rụt rè chưa mạnh dạn nhắc nhở lãnh đạo công việc tế nhị; Việc tổ chức chuyến công tác chậm trễ, chưa thỏa thuận với nơi tiếp nhận chuyến công tác Việc tiếp khách văn phòng cần ý, không nên để khách ngồi đợi qua lâu phòng làm việc lãnh đạo bân chưa giải 3.Đề xuất: Để công tác nghiệp vụ thư ký văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh ngày hoàn thiện nữa, em xin mạnh dan đề xuất số nội dung sau đây: Mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công việc người thư ký: Lý do: phòng thư ký có 01 máy vi tính để làm việc máy tính cũ Có làm việc tự tắt nguồn không hoạt động,… Dẫn đến giảm suất lao động, liệu nhập máy mắt nguồn Phương pháp: Báo cáo với lãnh đạo văn phòng tình hình trang thiết bị làm việc thư ký, từ đề nghị lãnh đạo văn phòng để sửa chữa thay Nội dung: Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bắc Ninh thực công việc máy tính nhiều Vì vậy, phải thay để công việc diễn thuận lợi nhanh chóng… Tích cực tham mưu công việc cho lãnh đạo: Lý do: Thư ký coi cánh tay phai lãnh đạo Một chức quan trọng thư ký tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công tác văn phòng Phương pháp: Thư ký cần am hiểu lĩnh vực khác Cố gắng trao dồi kiến thức cho thân để nâng cao trình độ lực Nôi dung: Lãnh đạo thường gặp khó khăn công việc Là người giúp việc cho lãnh đạo cần tham mưu giải pháp để lãnh đạo tham khảo SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 49 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những tham mưu thư ký giúp ích cho lãnh đạo đưa định đắn Thư ký nên trau dồi kiến thức cho thân: Lý do: Trau dồi kiến thức để giúp việc cho lãnh đạo, có hội thăng tiến cho thân Phương pháp: Thư ký nên trau dồi kiến thức chuyên ngành sâu hơn, kiến thức xã hội kỹ mêm như: ngoại ngữ, tin học, kỹ giao tiếp, Có ước mơ thăng tiến nghề nghiệp: Lý do: Điều quan trọng để phấn đấu làm việc ước mơ thăng tiến công việc Đó vị trí phấn đấu, mong muốn khẳng định mình, khả nắm bắt hội Phương pháp: Thư ký cần phải yêu nghề nghiệp, công việc làm; Ước mơ thăng tiến động lực thúc đẩy người thư ký vươn lên, xác lập khẳng dịnh vị trí; Xây dựng vị trí với lãnh đạo, điệp đồng quan IV.Một số kiến nghị giải pháp 1.Một số kiến nghị Về phía quan: Để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ thời gian tới quan cần quan tâm tới trình ban hành văn quan cần thực nghiêm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Để làm tốt nghiệp vụ thư ký văn phòng, quan cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trình làm việc công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Bố trí kho lưu trữ chuyên dụng thành phố, tăng cường đầu tư sở vật chất như: tủ, giá, cặp hộp…và thiết bị phòng cháy chữa cháy Quan tâm tới cán làm công tác văn thư, hay nhân viên văn phòng nói chung thư ký văn phòng nói riêng, quan cần cho người học hỏi thêm SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 50 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương pháp đồi trình độ, ngạch chuyên môn, nghiệp vụ Đồng thời có kế hoạch tập huấn, hướng dẫn phòng, ban chuyên môn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ để thuận lợi cho trình giải công việc Ngoài thư ký phải học thên lớp kỹ mềm như: Giao tiếp, pha trà, cắm hoa…để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn Về phía nhà trường: Trong trình thực tập UBND thành phố Bắc Ninh tiếp xúc với công việc em mạnh dạn có vài ý kiến đóng góp với nhà trường sau: Để gắn kiến thức với thực hành em xin kiến nghị với Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa cô giáo môn nên tạo điều kiện cho chúng em có điều kiện thực công việc thực tế nhiều để chúng em nắm kiến thức chuyên ngành sâu Vì thực tế công việc cho em thấy lý thuyết thực hành không xa cả, có khác biệt quan lại ứng dụng khác Do tạo nên thống công việc Điều gây khó khăn cho chúng em việc tác nghiệp 2.Một số giải pháp cụ thể: Tiêu chuẩn hóa văn bản, thống thể thức cách trình bày văn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Tăng cường phối hợp văn phòng phòng thư pháp thực công tác thẩm định văn thành phố, nhằm đảm bảo tính pháp lý nâng cao hiệu lực văn quản lý tất lĩnh vực Để thực mục tiêu UBND thành phố cần đưa văn quy định cụ thể công tác soạn thảo ban hành văn nói chung yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày văn ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001;2000 vào công tác soạn thảo ban hành văn Bắt đầu từ quý II/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001;2000 quan hành nhà nước Đó nội dung quan trọng Quyết định 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 51 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001;2000 vào hoạt động quan hành nhà nước thủ tướng Chính phủ ký ban hành ngày 20 tháng năm 2006 Tăng cường bồi dưỡng, chuẩn hóa cán bộ, nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho người thư ký Để công tác soạn thảo văn nói chung thể thức, kỹ thuật trình bày văn nói riêng đạt đến hoàn chỉnh, cần nâng cao trình độ người thư ký Tạo điều kiện cho người thư ký tiếp cận với Hội nghị, hội thảo…nhằm làm giàu thêm tri thức, nâng cao kỹ giao tiếp, viết, tổng hợp… Tạo môi trường làm việc tốt cho người thư ký không phương tiện làm việc, tiền lương phụ cấp xã hội Việc soạn thảo văn UBND thành phố nhiều chưa với thể thức Do cần chấn chỉnh để tạo nên đồng quy trình soạn thảo Cơ quan UBND thành phố nói chung văn phòng nói riêng cần thường xuyên tổ chức việc tham quan, học tập trao đổi kinh nghiệm với đơn vị bạn Văn phòng cần có kế hoạch hỗ trợ, có văn đạo hướng dẫn đạo công tác tổ chức nghiệp vụ thư ký, đạo việc triển khai thực nghiệp vụ, công việc cụ thể, ứng dụng tin học vào công tác văn phòng Đào tạo thêm nhân lực, nhân viên hành có chuyên môn cao, đạo đức tác phong nhanh nhẹn, thích ứng nhanh với công việc Trên đề xuất, nhận xét, giải pháp em qua thời gian thực tập UBND thành phố Bắc Ninh Rất mong cấp lãnh đạo UBND thành phố quan tâm đến đề xuất, giải pháp để góp phần nâng cao hiệu công việc công tác văn phòng, công tác nghiệp vụ thư ký văn phòng nói riêng quan nói chung SVTH: Nguyễn Thị Lưu – Lớp TKVP K7 52