MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 Phần I. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG 5 I. Giới thiệu khái quát về UBND quận Hà Đông 5 1.1 Vị trí, chức năng của UBND quận Hà Đông. 5 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Hà Đông. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông. 7 II. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông. 7 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông. 7 2.1.1. Chức năng: 7 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 8 2.1.3. Cơ cấu tổ chức: 12 2.2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng và các bộ phận thuộc văn phòng. 12 III. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND quận Hà Đông. 15 3.1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 15 3.2. Khảo sát về công tác văn thư. 17 3.2.1. Tổ chức biên chế. 17 3.2.2. Tổng số lượng văn bản đi và đến của UBND quận Hà Đông trong những năm gần đây. 18 3.3.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến. 18 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ ĐÔNG. 20 I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách. 20 1.1. Tổ chức tiếp khách. 20 1.2. Đãi khách. 22 II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. 23 2.1. Công tác thu thập và xử lý thông tin. 23 2.2. Công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ 26 2.2.1. Nội dung chương trình công tác thường kỳ 26 2.2.2. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 27 III. Công tác tổ chức hội họp. 28 3.1. Tổ chức hội nghị. 28 3.1.1. Chuẩn bị hội nghị. 28 3.1.2. Tổ chức hội nghị. 29 3.1.3. Sau khi hội nghị kết thúc. 30 3.2. Tổ chức các cuộc họp. 31 IV. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 32 5.1. Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo cơ quan. 36 5.2. Cách tổ chức phòng làm việc của thư ký văn phòng (Chánh văn phòng). 38 VI. Giao tiếp, ứng xử của người thư ký tại UBND quận Hà Đông. 39 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 I. Nhận xét đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại cơ quan. 41 1.1. Ưu điểm: 41 1.2. Hạn chế: 42 1.3. Vai trò, nhiệm vụ của người thư ký 43 II. Đề xuất: 44 KẾT LUẬN 46 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG .5 I.Giới thiệu khái quát UBND quận Hà Đông 1.1 Vị trí, chức UBND quận Hà Đông 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Hà Đông 1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Hà Đông II Giới thiệu khái quát văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông 2.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông 2.1.1 Chức năng: 2.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn 2.1.3.Cơ cấu tổ chức: 12 2.2.Bản mô tả công việc Lãnh đạo văn phòng phận thuộc văn phòng .12 III Tình hình hoạt động thư ký văn phòng UBND quận Hà Đông 15 3.1 Khảo sát chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng 15 3.2 Khảo sát công tác văn thư 17 3.2.1 Tổ chức biên chế 17 3.2.2 Tổng số lượng văn đến UBND quận Hà Đông năm gần 18 3.3.3 Phương pháp quản lý văn đến 18 Phần II 20 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ ĐÔNG .20 Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Tổ chức tiếp khách, đãi khách 20 1.1 Tổ chức tiếp khách 20 1.2 Đãi khách .22 II Công tác thu thập, xử lý thông tin xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23 2.1 Công tác thu thập xử lý thông tin .23 2.2 Công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ 26 2.2.1 Nội dung chương trình công tác thường kỳ .26 2.1.2.Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 27 III Công tác tổ chức hội họp 28 3.1 Tổ chức hội nghị 28 3.1.1 Chuẩn bị hội nghị .28 3.1.2 Tổ chức hội nghị 29 3.1.3 Sau hội nghị kết thúc 30 3.2 Tổ chức họp 31 IV Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 32 5.1 Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo quan .36 5.2 Cách tổ chức phòng làm việc thư ký văn phòng (Chánh văn phòng) 38 VI Giao tiếp, ứng xử người thư ký UBND quận Hà Đông .39 Phần III 41 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 I Nhận xét đánh giá chung công tác văn phòng, vai trò, nhiệm vụ người thư ký văn phòng quan 41 1.1 Ưu điểm: 41 1.2 Hạn chế: 42 1.3 Vai trò, nhiệm vụ người thư ký .43 II Đề xuất: 44 KẾT LUẬN 46 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng, đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan nào, tổ chức Tuy nhiên , nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng , vừa có trình độ quản lý cao có thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng nhà trường, để trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nắm bắt xu thể đào tạo ngành thư ký văn phòng hệ Cao đẳng Với phương châm đào tạo “Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” công tác đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng có ngành Thư ký văn phòng nói riêng, lấy lí luận làm điểm tựa, làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lí luận Để đáp ứng phương châm đó, khoa quản trị văn phòng thực kế hoạch thực tập ngành Thư ký văn phòng khoá 2012-2015 quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lí thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức thư ký viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Có nhận định nói “Học đôi với hành, lí luận gắn liền với thực tiễn” Bởi vậy, giáo dục Đại học – bậc giáo dục đào tạo tạo nguồn nhân lực tiên phong trình công nghiệp hoá, đại hoá đất nước ngày quan tâm đến thực hành cho sinh viên Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, trình học tập em nhà trường tổ chức tập để chúng em nâng cao kiến thức trang bị kiến thức thực tế số nghiệp vụ thư ký văn phòng tiếp nhận, đào tạo thực tế, giúp đỡ trình thực tập UBND quận Hà Đông (Văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông) Quá trình thực tập không hội để em vận dụng kiến thức học nhà trường vào thực tiễn, Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà cho em thêm hiểu biết tác phong làm việc quan, tổ chức văn hoá công sở giúp em có định hướng nghề nghiệp tốt sau trường Và ngành Thư ký văn phòng ngành em đào tạo, thực tập thực vào ngành nghề học Nó ngành cần xu đại ngày Trên tình hình đó, nhiều quan nhà nước, công ty doanh nghiệp quan tâm hướng tới mục tiêu mạnh quảng cáo để người tích hiểu biết thêm thông tin mở mang tầm hiểu biết đầu tư nhiều cho viêc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nhân sinh Nhờ có kĩ thuật thực tập nhà trường thầy cô tiếp nhận, hướng dẫn UBND quận Hà Đông cho em thêm nhiều kiến thức để tiếp tục học tập hành trang sau trường Em xin trân trọng cám ơn thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng, Giáo viên chủ nhiệm lớp cao đẳng thư kí văn phòng K7 quan tâm giúp đỡ em suốt thời gian học tập thực tập Em xin trân trọng cảm ơn UBND quận Hà Đông Đã tạo điều kiện cho em tham gia thực tập, nhiệt tình giúp đỡ em trình tìm hiểu tốt thua thập thông tin quan để em học hành tốt báo cáo Do thời gian kiến thức có hạn thân lại chưa trải qua thực tế công tác nên viết không tránh khỏi thiếu xót định, em mong nhận góp ý bảo thầy cô giáo anh chị quan để báo cáo em phong phú lý luận để phù hợp với thực tiễn Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Đặng Thị Loan Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời cho phép xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng trang bị cho kiến thức, dạy bảo tận tình, giúp đỡ đầy nhiệt huyết suốt trình học tâp tạo điều kiện cho thực tập quan Giữa lí thuyết thực tế tưởng chừng khoảng cách nào, lại luôn có khoảng cách lớn, để vận dụng kiến thức học vào thực tế Không cần có kiến thức vững mà cần phải có tư linh hoạt công việc áp dụng cách tốt lý thuyết mà ta có Với điều đặc biệt, sinh viên kiến tập trẻ, non nớt mặt kĩ năng, nghiệp vụ hiểu biết, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế công tác trình thực tập quý quan điều kiện thuận lợi giúp phần học hỏi tích luỹ kinh nghiệm cho thân Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới UBND quận Hà Đông, đặc biệt chị Vũ Thị Kim Hoa trực tiếp đạo giúp đỡ hoàn thành tốt nhiệm vụ Với thời gian thực tập (bắt đầu từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015) Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho áp dụng lí thuyết trang bị vào công tác quan Trong thời gian đó, học tập phong cách làm việc người thư ký văn phòng Đó học kinh nghiệm quý báu, hành trang để bước vào công việc cách tự tin, vững vàng Từ làm thêm yêu thích đam mê công việc giúp hoàn thành công việc cách tốt Qua trình tự học hỏi thân giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng, công tác văn phòng công việc đơn giản soạn thảo, in ấn, chép, sản xuất tài liệu Qua tự rèn luyện kĩ làm việc nâng cao hiểu biết công việc trao Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đổi nghiệp vụ Từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Tác phong làm việc kĩ giao tiếp nơi công sở cá nhân cải thiện nhiều, kết lớn mà đạt Mặc dù có nhiều cố gắng để đạt kết cao thời gian thực tập lần tiếp xúc với công việc thực tế quan, tuổi trẻ, thiếu nhiều kinh nghiệm làm việc Và thời gian hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi hạn chế Vì vậy, mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy, cô giáo nhà trường ban lãnh đạo toàn thể cô, chú, anh chị để hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập mình, giúp hoàn thiện nhiệm vụ cho để có sở, tảng bước vào kì thi tốt nghiệp tới đạt kết cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau với hi vọng góp phần nhỏ bé công đổi đất nước, công cải cách hành nước nhà Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Đặng Thị Loan Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG I Giới thiệu khái quát UBND quận Hà Đông Hà Đông quận thuộc Thủ đô Hà Nội, nằm cách bên bờ sông Nhuệ sông Đáy, cách trung tâm Hà Nội 10km phía Tây Nam Hà Đông nơi đặt trụ sở số quan hành cấp Thành phố Thủ đô Hà Nội Hà Đông vốn vùng đất giàu truyền thống văn hóa địa phương có tốc độ phát triển nhanh Hà Nội Quận Hà Đông có toạ độ địa lý 20°59 vĩ độ Bắc, 105°45 kinh Đông, nằm giao điểm Quốc lộ từ Hà Nội Hòa Bình quốc lộ 70A Hà Đông nơi khởi đầu quốc lộ 21B, nối trung tâm Hà Nội với huyện phía nam Thủ đô tỉnh Hà Nam, tỉnh Ninh Bình Quận có diện tích tự nhiên 4.833,7 17 đơn vị hành phường Ranh giới tiếp giáp sau: - Phía Bắc giáp quận Nam Từ Liêm - Phía Đông giáp huyện Thanh Trì, phía Đông Bắc giáp quận Thanh Xuân - Phía Nam giáp huyện Thanh Oai huyện Chương Mỹ; - Phía Tây giáp huyện Hoài Đức huyện Quốc Oai 1.1 Vị trí, chức UBND quận Hà Đông - UBND quận Hà Đông HĐND cấp bẩu ra, quan chấp hành pháp luật HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp quan quản lý nhà nước cấp Quyết định, Chỉ thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn - UBND quận thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến địa phương - Tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, đạo hoạt động UBND cấp thực Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình lên cấp xem xét… 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Hà Đông Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hà Đông quy định Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hà Đông quy định sau: - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ môi trường, dục thể thao, báo chí, phát truyền hình lĩnh vực khác, quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sẩn phẩm hóa - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước địa phương Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn khác - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời khoản thu từ thuế khoản thu khác địa phương 1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Hà Đông UBND quận Hà Đông có cấu tổ chức tương đối ổn định Gồm lãnh đạo 12 phòng, ban chuyên môn ∗ Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND quận Hà Đông ( Phụ lục 1) II Giới thiệu khái quát văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông 2.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông 2.1.1 Chức năng: Văn phòng HĐND-UBND quận Hà Đông quan chuyên môn thuộc UBND quận Hà Đông, có chức tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tải khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND quận đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng UBND Thành phố Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Hình ảnh Tòa trụ sở Trung tâm hành quận Hà Đông) 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn a Đối với chức quan chuyên môn Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND quận Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban, chuyên môn, UBND phường thực chương trình, kế hoạch công tác UBND Chủ tịch UBND quận sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng chuyên môn, UBND phường theo quy định pháp luật Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND quận Chủ tịch UBND quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng UBND quận Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người dùng không bị ảnh hưởng nhờ vào quạt thông gió điều hòa hai chiều - Ánh sáng phân bổ xung quanh, không gần - Dãy kệ sách, tủ sách bố trí dọc bên trái tạo thuận tiện lấy đồ 5.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm kể trên, phòng làm việc Chủ tịch UBND quận Hà Đông gặp phải vài hạn chế nhỏ sau: - Ánh sáng sử dụng ánh sáng nhân tạo, gồm có: 03 đèn tuýp đặt phía bên trái, phải, sau bàn làm việc; 01 đèn chùm phía bàn làm việc; 01 đèn bàn Quá nhiều ánh sáng nhân tạo, xung quanh, có đèn, đèn sử dụng đèn tuýp ánh sáng trắng máng che làm rối loạn thị giác; tạo cảm giác chói lóa, bối khó chịu gây tập trung, làm việc hiệu - Phòng làm việc cửa sổ, mà cửa lúc khép kín nên đèn lúc phải bật dù sáng hay tối (nếu có người làm việc) làm tiêu hao lượng điện, dẫn đến tốn Bên cạnh đó, làm cho bầu không khí trở nên ngột ngạt, u uất dù có quạt thông gió 5.2 Cách tổ chức phòng làm việc thư ký văn phòng (Chánh văn phòng) 5.2.1 Ưu điểm: - Phòng đặt cạnh phòng Chủ tịch UBND quận Hà Đông tạo thuận tiện cho tính chất công việc Chánh văn phòng trợ lý giúp việc cho lãnh đạo - Cửa vào thiết kế làm lớp cửa: lớp cửa phía làm kính, lớp cửa phía làm gỗ Giúp cho người làm việc không bị phân tán tư tưởng tiếng ồn bền Đồng thời, sử dụng cửa kính giúp phòng tận dụng nguồn sáng tự nhiên; cửa gỗ lại tạo kín đáo, an toàn cho người bên trong, không bị ảnh hưởng tò mò người khác Sinh viên: Đặng Thị Loan 38 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Màu sắc vật dụng sử dụng hợp lý, hài hòa tạo cảm giác thoải mái làm việc, ví như: tranh sơn dầu đơn giản ý nghĩa, đồ quy hoạch, hoa tươi…đều làm cho tâm trạng người thư thái, dễ chịu - Được bố trí đầy đủ trang thiết đại, tiện nghi từ máy tính, điện thoại, máy fax tới điều hòa, quạt thông gió, ấm đun nước … 5.2.2 Nhược điểm: - Bàn làm việc đặt đối diện cửa vào Đây điều tối kỵ phong thủy, khí (thành tố quan trọng phong thủy) xung thẳng vào bàn gây căng thẳng công việc, phân tán tư tưởng, hiệu công việc * Sơ đồ bố trí phòng làm việc thư ký văn phòng (Chánh văn phòng) (Phụ lục 4) VI Giao tiếp, ứng xử người thư ký UBND quận Hà Đông Nhu cầu giao tiếp xã hội ngày tăng, đồng thời khả giao tiếp đòi hỏi cao Muốn thiết lập mối quan hệ điều tiên giao tiếp Đặc biệt tạo mối quan hệ công việc Khoảng thời gian gần hai tháng quãng thời gian hạn chế làm việc học hỏi ubnd quận Hà Đông – môi trường đầy nhiệt huyết Được tiếp xúc với nhiều người nên em nhận quan tâm, giúp đỡ, nhiệt tình gần gũi giao tiếp người nơi Họ cởi mở, hòa nhã, hòa đồng tạo cho em thấy thân thiện với người xung quanh có lối giao tiếp ứng xử khéo léo Đặc biệt người thư ký, đồng thời tất nhân viên Văn phòng Người thư ký giữ tâm lý thoải mái, thái độ bình tĩnh, tự tin trình bày quan điểm Trong tình họ cư xử thật khéo Sinh viên: Đặng Thị Loan 39 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội léo tế nhị mà thẳng thắn trình bày cách rõ ràng kiến công việc người lãnh đạo Đối với đồng nghiệp, người thư ký thiết lập mối quan hệ sở xây dựng tôn trọng, tương trợ lẫn Họ quan tâm, sẵn sàng giúp đỡ lẫn công việc sống ngày Họ coi người bạn thân thiết làm việc lắng nghe, chia sẻ Đối với khách tới làm việc, người thư ký chủ động, tận tình giúp đỡ họ có khó khăn, khúc mắc cần giải đáp Hơn nữa, lại có hình ảnh người thư ký duyên dáng với giao tiếp lịch tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp quan hội hợp tác lớn Tuy nhiên, hạn chế tồn tán gẫu nhiều nơi công sở Người thư ký cần phải điều chỉnh sửa chữa lại cho phù hợp Tránh làm hình tượng chung Ủy ban mắt người khác, làm hình ảnh mắt lãnh đạo đồng nghiệp Sinh viên: Đặng Thị Loan 40 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Trong thời gian gần hai tháng thực tập UBND quận Hà Đông giúp đỡ nhiệt tình tạo điều kiện thuận tiện để hoàn thành tốt công việc giao Nhờ vậy, em nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc, với công việc mà sau em làm I Nhận xét đánh giá chung công tác văn phòng, vai trò, nhiệm vụ người thư ký văn phòng quan 1.1 Ưu điểm: Nhìn chung, công tác văn phòng nói chung UBND quận Hà Đông thực nề nếp, khoa học - Mô hình tổ chức Văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông phù hợp với quan hành Nhà nước: có kết hợp truyền thống đại Có phòng riêng theo kiểu truyền thống phòng Chánh-Phó văn phòng, phòng tài – kế hoạch…lại có phòng theo kiểu đại phận Tổng hợp công nghệ thông tin Mô hình vừa tạo không gian làm việc yên tĩnh cho cán làm việc - Về bản, đội ngũ cán Văn phòng phân công đảm nhận công việc chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, đảm bảo hoạt động Văn phòng tiến hành hiệu chất lượng Môi trường làm việc tốt, cách bố trí chỗ làm việc không gian, môi trường xung quanh tạo tâm lý thoải mái cho cán làm việc - Cán văn thư người phẩm chất đạo đức tốt, có ý thức tinh thần trách nhiệm cao công việc, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo qua lớp chuyên ngành văn thư, có nhiều kinh nghiệm nên việc thực nghiệp vụ công tác văn thư cách xác, kịp thời, quy định Sinh viên: Đặng Thị Loan 41 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hàng năm chuyên viên, cán văn thư… cử học lớp tập huấn trị, chức nhăm nâng cao kiến thức nghiệp vụ - Trang thiết bị văn phòng lãnh đạo quan trọng, quan tâm - Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị văn phòng công tác văn thư Toàn máy tính nối mạng, văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu, văn hệ thống phềm mềm máy tính…giúp mang lại hiệu công việc hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo - Công tác thu thập chỉnh lý hồ sơ, tài liệu quan tâm, trọng thực theo quy định Về UBND quận chỉnh lý toàn tài liệu từ năm 2012 trở trước Riêng năm 2013, Văn phòng chỉnh lý 12 mét tài liệu (tương ứng với 100 cặp – hộp), nâng tổng số tài liệu chỉnh lý lên 116 mét đưa vào bảo quản lâu dài Chỉnh lý, xếp khoa học toàn tài liệu năm 2014 1.2 Hạn chế: Đi đôi với mặt tích cực công tác văn phòng số tồn hạn chế sau: - Trước hết tình trạng soạn thảo ban hành văn phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND quận chưa thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Có văn văn thư kiểm tra đầy đủ thể thức kỹ thuật trình bày chưa với quy định nên bị trả lại chỉnh sửa gây chậm trễ việc chuyển giao; có văn nội dung trích yếu không rõ ràng khiến cho việc đăng ký văn cán văn thư gặp nhiều khó khăn; - Vẫn tình trạng đơn vị xếp chỗ xin số trước Có văn đăng ký lấy số vào máy từ tháng đến tháng ký ban hành Điều chậm trễ giải công việc phòng ban, chưa hoàn thành muốn theo tiến độ giao Sinh viên: Đặng Thị Loan 42 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Số lượng văn có mức độ mật khẩn UBND quận không nhiều chưa có quy định cụ thể quản lý văn mật sổ riêng quản lý văn mật Điều ảnh hưởng đến chế độ bảo mật thông tin văn bản, gây khó khăn việc quản lý thống văn mật Do người thư ký phân loại tài liệu cho lãnh đạo không đăng ký vào sổ riêng mà phải đăng ký chung với sổ công văn - đến có tên loại quan, điều gây nhiều khó khăn bất lợi việc quản lý thông tin văn cho lãnh đạo, làm giảm bớt hiệu người thư ký công tác văn thư - Lãnh đạo UBND quận lãnh đạo Văn phòng thường xuyên phải công tác hay tập huấn thời gian định khiến cho việc trình ký, xem xét giải văn bị dồn ứ mà người thư ký giải không nằm quyến hạn người Thư ký; - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đạt kết đáng kể nhiên tránh khỏi tồn như: trang thiết bị phục vụ công tác văn thư bị trục trặc, lỗi mạng, ảnh hưởng virut…đặc biệt cố điện gây khó khăn, chậm trễ việc đăng nhập văn bản, chuyển văn tới phòng ban, đơn vị - Trang thiết bị văn phòng đại, đáp ứng yêu cầu công việc, song máy móc bị hỏng hóc chưa sửa chữa kịp thời (ví dụ: máy tính) 1.3 Vai trò, nhiệm vụ người thư ký Người thư ký nói chung người thư ký UBND quận Hà Đông nói riêng có vai trò quan trọng hoạt động quan Thư ký cánh tay phải đắc lực, người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo Quận lĩnh vực chuyên môn định giao * Người thư ký có nhiệm vụ: Sinh viên: Đặng Thị Loan 43 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tiếp khách tới liên hệ làm viêc với lãnh đạo chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo - Xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo - Đôn đốc, giám sát công tác tổng hợp, tình hình hoạt động phận, phòng ban - Tham mưu giải công việc lĩnh vực phân công - Thực công việc khác lãnh đạo giao nhiệm vụ Có thể nói thư ký nhân tố thiếu giúp cho công việc lãnh đạo UBND quận Hà Đông giảm tải tiến hành hiệu II Đề xuất: Để khắc phục hạn chế tồn tại, em xin đưa số đề xuất, kiến nghị sau: - Đi đôi với việc trang bị đầy đủ trang thiết bị, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm tới vấn đề bảo dưỡng phân phối cho phù hợp trang thiết bị để đem lại hiệu sử dụng tốt nhât Đồng thời tổ chức lớp đào tạo, hướng dẫn sử dụng thiết bị đại Văn phòng Tăng cường ý thức trách nhiệm cán nhân viên việc quản lý sử dụng thiết bị văn phòng, tránh lãng phí, tốn - Lãnh đạo Văn phòng nên ban hành văn quy định lề lối làm việc, hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ văn phòng văn thư; văn quy định chặt chẽ cụ thể lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Và nên có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng với việc thựchiện quy định - Tăng cường nâng cao nhận thức cán công tác văn phòng nói chung nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc giao Xây Sinh viên: Đặng Thị Loan 44 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng tác phong, lề lối làm việc khoa học, đại, chủ động thực thi công vụ, khuyến khích phát huy sáng kiến quản lý văn giấy tờ - Cần phân công công việc hợp lý người việc, ngành đào tạo tránh trường hợp làm trái ngành nghề gây hiệu công việc thời gian đào tạo lại Sinh viên: Đặng Thị Loan 45 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập UBND quận Hà Đông em học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm vận dụng vào môn học thực tế công việc Tuy thời gian thực tập không dài thật ý nghĩa em Nó không giúp em học hỏi thêm kinh nghiệm, vận dụng kỹ nghiệp vụ cho em học kỹ sống, kỹ làm việc, kỹ tiếp khách kỹ giao tiếp Qua đó, em tìm hiểu chức nhiệm vụ người phụ trách văn phòng, hoạt động giao tiếp, số nhiệm vụ người Thư ký văn phòng Tại môi trường làm việc UBND quận , em không học hỏi kinh nghiệm, rèn luyện kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ mà em tích lũy kỹ cần thiết để sống làm việc môi trường tập thể, phẩm chất tốt đẹp người nhân viên văn phòng… Hơn nữa, điều quan trọng không kém, em có nhìn đắn nghề nghiệp tương lai Đó kinh nghiệm quý báu mà em học sách kinh nghiệm hành trang giúp em tự tin vững vàng tương lai Khi học lớp chưa thực hành thực tế Nhưng sau thực tập Cơ quan em hương dẫn nhiều từ em thấy công việc thực trạng có khác nhiều so với em học Từ điều em học hỏi nhiều rút học cho cọ xát với thực tế bên Nhìn lại trình học hỏi thực tập Cơ quan, kiến thức thực tế em chưa sâu em cố gắng học hỏi phân tích trình làm việc tìm hiểu chức nhiệm vụ ngành Thư ký Có thiếu sót em mong góp ý cô giáo anh chị Cơ quan để báo cáo em hoàn thiện Một lần cho em cám ơn thầy, cô giáo Đồng cám ơn anh chị UBND quận Hà Đông giúp đỡ em trình thực tập hoàn Sinh viên: Đặng Thị Loan 46 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành tốt báo cáo Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Đặng Thị Loan Sinh viên: Đặng Thị Loan 47 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *PHỤ LỤC 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND quận Hà Đông Chủ Tịch UBND Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa – Xã hội Phòng nội vụ Phòng tư pháp Phòng tài – Kế hoạch Sinh viên: Đặng Thị Loan Phòng tài nguyên môi trường Phó chủ tịch phụ trách Đô thị Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế Phòng lao động thương binh Xã hội Phòng văn hóa Thông tin Phòng Giáo dục Đào tạo Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Phòng Y tế Thanh tra quận Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Phòng Kinh tế Phòng Quản lý Đô thị Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *PHỤ LỤC 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận Một cửa Sinh viên: Đặng Thị Loan Phó Chánh Văn phòng Bộ phận Hành – Quản trị Phó Chánh Văn phòng Bộ phận Tổng hợp Ban tiếp dân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *PHỤ LỤC 3: Sơ đồ hóa cấu trúc phận Tổng hợp Bộ phận Tổng hợp VH - XH Quản lý đô thị xây dựng Kinh tế - đất đai Khối nội *PHỤ LỤC 4: Sơ đồ bố trí phòng làm việc Thư ký văn phòng (Chánh văn phòng): Hành lang 10 CHỦ TỊCH *Ghi chú: Bàn làm việc Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Bàn nhỏ để máy in (photocopy) Tủ áo Góc bàn xếp cặp dây đựng văn Bàn trà Ghế quay Ghế đệm Tủ lạnh 10 Điện thoại Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *PHỤ LỤC 5: Bảng công chức Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông Công chức lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND quận Hà Đông Năm Thâm STT Họ tên Chức vụ Trình độ sinh niên Chánh văn Thạc sỹ Quản lý Nguyễn Thị Tâm 1971 năm phòng công Phó Chánh Thạc sỹ Quản lý Thái Thị Thùy Linh 1972 năm văn phòng công Phó Chánh Nguyễn Trần Hiển 1976 Cử nhân năm văn phòng Phó Chánh Vũ Hoàng Tâm 1974 Cử nhân 16 năm văn phòng Sinh viên: Đặng Thị Loan Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7A