MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. LỜI MỞ ĐẦU 2 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 4 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ỨNG HÒA, TP. HÀ NỘI 7 1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội 7 1.1 Lịch sử và tên gọi 7 1.2 Đặc điểm về tự nhiên 8 1.3 Tình hình kinh tế xã hội 8 1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ 9 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của Văn phòng HĐND – UBND h HUYỆN ỦY, HĐND – UBND 15 2.1 HUYỆN ỦY 15 2.2 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 17 2.3 ỦY BAN NHÂN DÂN 21 3. TỔ CHỨC BỘ MÁY 26 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 26 3.2 Thông tin lãnh đạo đơn vị 27 4. CÁC ĐƠN VỊ PHÒNG BAN 27 4.1 Phòng GD ĐT 27 1.2 PHÒNG LĐTB XH 30 1.3. PHÒNG NỘI VỤ 32 1.4 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH 36 1.5. PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG 39 1.6. PHÒNG THANH TRA 42 1.7. PHÒNG TƯ PHÁP 46 1.8. PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN 49 1.9. PHÒNG Y TẾ 53 2. PHÒNG KINH TẾ 54 2.1. PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ 59 2.2. VĂN PHÒNG HĐND –UBND 63 CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 69 1. Tổng quan về Văn phòng 69 1.1 Khái niệm Văn phòng 69 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng 69 1.3 Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức 70 2. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng 71 CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP. HÀ NỘI 73 1. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội 73 CHƯƠNG IV. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP. HÀ NỘI 84 1. Các giải pháp 84 1.1 Giải pháp về nhân sự trong hoạt động Văn phòng 84 1.1.1 Tăng cường trách nhiệm của thủ trưởng 84 1.1.2 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng 84 1.1.3 Tăng cường công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng 85 1.2 Nâng cao và hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ 85 1.3 Từng bước cải cách công tác hành chính một cửa 86 1.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của cán bộ, công chức Văn phòng 86 1.5 Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng 87 1.6 Giải pháp về hậu cần 87 1.6.1 Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị 87 1.6.2 Đảm bảo việc cung ứng Văn phòng phẩm luôn đầy đủ, kịp thời 87 1.7 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng 88 1.8 Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra 88 1.9 Một số giải pháp khác 88 2. Kiến nghị của bản thân 89 KẾT LUẬN 90
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B LỜI MỞ ĐẦU .2 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP .4 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI 1.Giới thiệu khái quát UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội 1.1Lịch sử tên gọi 1.2 Đặc điểm tự nhiên .8 1.3Tình hình kinh tế - xã hội .8 1.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ 2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức mối quan hệ Văn phòng HĐND – UBND h HUYỆN ỦY, HĐND – UBND 15 1.4 HUYỆN ỦY 15 1.5 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 17 2.3 ỦY BAN NHÂN DÂN 21 3.TỔ CHỨC BỘ MÁY 26 1.6Sơ đồ cấu tổ chức 26 1.7Thông tin lãnh đạo đơn vị .27 4.CÁC ĐƠN VỊ PHÒNG BAN 27 1.8Phòng GD & ĐT 27 1.2 PHÒNG LĐTB & XH 30 1.3 PHÒNG NỘI VỤ .32 1.4 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH 36 1.5 PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG 39 1.6 PHÒNG THANH TRA 42 1.7 PHÒNG TƯ PHÁP .45 1.8 PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN 49 1.9 PHÒNG Y TẾ .52 PHÒNG KINH TẾ .54 2.1 PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ .59 2.2 VĂN PHÒNG HĐND –UBND 63 CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 69 1.Tổng quan Văn phòng .69 1.1Khái niệm Văn phòng 69 1.2Chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng 69 1.3Vai trò Văn phòng quan, tổ chức .70 2.Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng 71 Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI 73 1.Nội dung hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội 73 CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI .84 1.Các giải pháp 84 1.1Giải pháp nhân hoạt động Văn phòng .84 1.1.1Tăng cường trách nhiệm thủ trưởng 84 1.1.2Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng 84 1.1.3Tăng cường công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng 85 1.2Nâng cao hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ 85 1.3Từng bước cải cách công tác hành cửa .86 1.4Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo cán bộ, công chức Văn phòng .86 1.5Nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng 87 1.6Giải pháp hậu cần 87 1.6.1Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị 87 1.6.2Đảm bảo việc cung ứng Văn phòng phẩm đầy đủ, kịp thời 87 1.7Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng 88 1.8Tăng cường công tác kiểm tra, tra 88 1.9Một số giải pháp khác 88 2.Kiến nghị thân 89 KẾT LUẬN 90 Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế việt nam từ đổi đến có bước phát triển thành công, đưa Việt Nam từ nước nông nghiệp lạc hậu dần bước trở thành nước công nghiệp đại Trong hoàn cảnh hàng loạt ngành thuộc lĩnh vực khác đời : Kinh tế, văn hóa, quân sự, thể thao, du lịch… Do đặt thuận lợi khó khăn cho ban ngành nói chung đặc biệt ngành giáo dục nói riêng Làm để có đội ngũ cán nhân viên động, nhiệt tình cống hiến cho nghiệp nước nhà Làm để có đội ngũ cán chủ trì tri thức thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, để theo đuổi kịp với xu phát triển giới Nhà nước ta đào tạo chuyên môn lĩnh vực đặc biệt giáo dục đề cập đề cấp thiết để sinh viên trường học tâp làm việc tốt Để giúp việc cho ban lãnh đạo công việc người thư ký văn phòng Vì hoạt động văn phòng hoạt động thiếu quan hay tổ chức doanh nghiệp nào, đóng vai trò quan trọng cấp thiết nhất, góp phần lớn vào phát triển chung kinh tế Hòa vào xu chung để phục vụ cho nươc nhà Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tập trung vào lĩnh vực văn phòng, để sinh viên phụng cho nghiệp đất nước, để sinh viên tiếp xúc với công việc cách thực tế, sau trường làm việc quan doanh nghiệp nhà nước Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan doanh nghiệp, nhà nước để sinh viên tiếp xúc làm việc với kiến thức học lớp Thư ký ngành chuyên sâu đào tạo tất lĩnh vực đòi hỏi người thư ký phải có kiến thức chuyên môn sâu tất lĩnh vực kiến thức xã hội, kiến thức tâm lý, ngôn ngữ, trang phục, trang điểm.Người thư ký phải rèn luyện cho phong cách giao tiếp tốt, thiện chí thiết lập mối quan hệ ngoại giao, thước đo tiêu chuẩn để đánh giá nhận xét người thư ký Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội B LỜI MỞ ĐẦU Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta xuất vị trí người Thư ký văn phòng lãnh đạo điều tất yếu thiếu Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Theo hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế : Thư ký người trợ giúp cấp quản trị , người nắm vững nghiệp vụ Hành văn phòng, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp , có óc phán đoán, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Lao động người lãnh đạo loại lao động phức tạp có liên quan trực tiếp đến suất hiệu công việc quan Do để lãnh đạo có nhiều thời gian dành cho suy nghĩ sáng tạo, tuỳ theo hệ thống quản lý mức độ công việc người lãnh đạo cần có nhiều thư ký Điều chứng tỏ vai trò người thư ký quan trọng rong điều kiện người thư ký , cống hiến sáng tạo người lãnh đạo bị giảm Bất quan tổ chức doanh nghiệp muốn trì hoạt động phải có văn phòng phận để thực chức văn phòng Trên thực tế người làm việc văn phòng thực công việc thư ký, họ phải đảm nhiệm nhiều công việc : thực công tác văn thư, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm viêc cho máy lãnh đạo quản lý đặc biệt thời kỳ đại kinh tế phát triển vũ bão Người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức văn phòng Theo công văn số 72 hiệu trưởng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội việc cử sinh viên thực tập cuối khóa Em tiếp nhận vào thực tập Ủy Ban Nhân Dân huyện Ứng Hòa – TP Hà Nội từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015 Với kiến thức đào tạo kinh nghiệm thực tế thân giúp đỡ nhiệt tình cán văn phòng em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Trong thời gian thực tập em cố gắng vận dụng triệt để kiến thức học kinh nghiệm riêng cá nhân vào công việc thực tiễn quan em học hỏi nhiều môi trường lĩnh vực chuyên môn kiến thức xã hội nhằm đạt mục đích đánh giá tổng hợp kết trình thực tập quan em cố gắng vận dụng hết khả để hoàn thành nhiệm vụ Em xin trình bày báo cáo thực tập em sau: Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo thực tập gồm 04 chương: Chương I: Khái quát chung UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội Chương II: Cơ sở lý luận Văn phòng hoạt động Văn phòng Chương III: Thực trạng hoạt độ - UBND huện Ứng Hòa, TP Hà Nội Chương IV: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội Trong trình thực tập làm báo cáo, chưa có kinh nghiệm thực tế, dựa vào lý thuyết học với hai tháng thực tập ngắn ngủi nên báo cáo chắn không tránh khỏi sai sót Kính mong nhận góp ý từ quý thầy, cô cô, chú, anh (chị) khối văn phòng Ủy ban nhân dân huyện để kiến thức em hoàn thiện rút kinh nghiệm bổ ích áp dụng vào thực tiễn cách hiệu vào nghiệp sau Kính chúc người vui vẻ, hạnh phúc, dồi sức khỏe thành công công việc Em xin trân thành cảm ơn! SINH VIÊN Lê Thị Thùy Linh Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Thời gian thực tập Thời gian thực tập tháng (từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015) Địa điểm thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội Địa chỉ: Thị Trấn Vân Đình, Huyện Ứng Hòa, Hà Nội Số điện thoại: 0433882266 Kế hoạch thực tập Thời gian Tuần (16/3 – 20/3) Công việc - Đến quan làm quen với anh chị phòng - Bước đầu tiếp xúc với công việc phòng - Tìm hiểu học Quy chế Văn phòng HĐND – UBND Tuần - Xây dựng kế hoạch thực tập -Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu (23/3 – tổ chức Văn phòng HĐND – UBND 27/3) - Tìm hiểu nghiên cứu Nội quy, Quy chế quan - Nhận phân công công việc nhiệm vụ cụ thể nơi thực tập Tuần - Nghiên cứu, chọn đề tài thực tập -Hoàn thiện đề cương báo cáo thực tập (30/3 – - Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo thực tập 03/3) Tuần -Tìm hiểu vấn đề xác nhận đề cương (06/4 – - Thực công việc giao Văn phòng HĐND – 10/4) Tuần UBND -Thực công việc giao Văn phòng HĐND – (13/4 – UBND 17/4) Tuần -Thực công việc giao Văn phòng HĐND – (20/4 – UBND 24/4) Tuần - Viết báo cáo thực tập -Thực công việc giao Văn phòng HĐND – (27/4 – UBND 01/5) - Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Trình giảng viên hưỡng dẫn xem hướng dẫn sửa báo cáo Tuần thực tập -Hoàn thiện báo cáo thực tập (04/5 – - Xin ý kiến đánh giá Lãnh đạo quan trình thực 05/5) tập Những việc làm thời gian thực tập kết đạt STT Những Công Kết Quả Việc Đã Làm Lĩnh vực -Đánh văn cụ thể nội quy, quy chế Văn phòng hành - Đánh máy, làm báo cáo giúp cô anh chị văn phòng - Hàng ngày xuống phòng Văn Thư lấy sách báo giấy tờ gửi cho lãnh đạo phòng, phận cảu Văn phòng - Thường xuyên giúp anh, chị xử lý văn đến văn Lĩnh vực tổ -Đã kiểm tra đột xuất với lãnh đạo phòng tình hình chức nhân làm việc số phòng, ban, Đơn vị nghiệp huyện - Tìm hiểu thực trạng cán công chức hoạt động Văn phòng huyện tài liệu mà cô chú, anh chị cung cấp Lĩnh vực tôn -Đọc tìm hiểu công văn, định tôn giáo giáo thực trạng quản lý tôn giáo địa bàn huyện - Tìm hiểu số thông tin tôn giáo địa bàn huyện số người theo đạo công giáo, số linh mục, hay tăng ni phật tử Lĩnh vực Tư -Được làm việc phòng giao dịch cửa liên thông pháp cải Văn phòng huyện cách hành - Được tham khảo số tài liệu liên quan đến Tư pháp Lĩnh Cải cách Hành vực -Tìm hiểu thực hành máy tính, máy in, máy công nghệ photocopy thông tin Lê Thị Thùy Linh - Tìm hiểu cổng thông tin điện tử Huyện Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lĩnh vực tài -Được tìm hiểu tài nguyên môi trường huyện nguyên môi thông qua số liệu phòng Tài Nguyên Môi trường Lê Thị Thùy Linh Trường Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI Giới thiệu khái quát UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội 1.1 Lịch sử tên gọi Huyện Ứng Hòa nguyên phủ Ứng Thiên đời nhà Lê thuộc trấn Sơn Nam Năm Gia Long thứ 13 (năm 1814) phủ Ứng Thiên đổi tên phủ Ứng Hòa Năm Minh Mạng thứ 12 (năm 1831), tỉnh Hà Nội thành lập, Ứng Hòa bốn phủ tỉnh Hà Nội Phủ Ứng Hòa gồm huyện Sơn Minh sau đổi thànhSơn Lãng, Chương Đức (sau đổi thành Chương Mỹ), Thanh Oai Hoài An Năm 1888, tỉnh Hà Đông thành lập, phủ Ứng Hòa thuộc tỉnh Hà Đông Năm 1891, thành lập phủ Mỹ Đức thuộc tỉnh Hà Đông, bao gồm huyện Yên Đức, Chương Mỹ Sơn Lãng Sau Cách mạng tháng Tám thành công, huyện Sơn Lãng đổi tên huyện Ứng Hòa, huyện Yên Đức đổi tên huyện Mỹ Đức Ngày 21 tháng năm 1965, tỉnh Hà Tây thành lập theo Nghị ủy ban Thường vụ Quốc hội, sở hợp hai tỉnh Sơn Tây Hà Đông Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộc tỉnh Hà Tây gồm thị trấn Vân Đình 29 xã Cao Thành, Đại Cường, Đại Hùng, Đội Bình, Đông Lỗ, Đồng Tiến, Đồng Tân, Hòa Lâm, Hòa Nam, Hòa Phú, Hoa Sơn, Hòa Xá, Hồng Quang, Kim Đường, Liên Bạt, Lưu Hoàng, Minh Đức, Phù Lưu, Phương Tú, Quảng Phú Cầu, Sơn Công, Tân Phương, Tảo Dương Văn, Trầm Lộng, Trung Tú, Trường Thịnh, Vạn Thái, Viên An, Viên Nội Ngày 27 tháng năm 1975, kỳ họp thứ hai Quốc hội khóa thông qua Nghị hợp hai tỉnh Hà Tây Hòa Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộc tỉnh Hà Sơn Bình Ngày 12 tháng năm 1991 kỳ họp thứ chín Quốc hội khóa thông qua Nghị chia tỉnh Hà Sơn Bình thành hai tỉnh Hòa Bình Hà Tây Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộc tỉnh Hà Tây Ngày 23 tháng năm 2003, Chính phủ Nghị định số 107/2003/NĐ-CP Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội điều chỉnh địa giới hành mở rộng thị trấn Vân Đình thuộc huyện Ứng Hòa Theo đó, sáp nhập toàn diện tích tự nhiên nhân xã Tân Phương phần diện tích dân số xã Liên Bạt, Phương Tú, Vạn Thái vào thị trấn Vân Đình Sau điều chỉnh, huyện Ứng Hòa gồm 29 đơn vị hành gồm thị trấn Vân Đình 28 xã: Cao Thành, Đại Cường, Đại Hùng, Đội Bình, Đông Lỗ, Đồng Tiến, Đồng Tân, Hoa Sơn, Hòa Lâm, Hòa Nam, Hòa Phú, Hòa Xá, Hồng Quang, Kim Đường, Liên Bạt, Lưu Hoàng, Minh Đức, Phù Lưu, Phương Tú, Quảng Phú Cầu, Sơn Công, Tảo Dương Văn, Trầm Lộng, Trung Tú, Trường Thịnh, Vạn Thái, Viên An, Viên Nội Từ ngày tháng năm 2008, toàn tỉnh Hà Tây sáp nhập vào Hà Nội theo Nghị kỳ họp thứ ba Quốc hội khóa 12 ngày 29 tháng năm 2008 Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộc Hà Nội 1.2 Đặc điểm tự nhiên Là huyện phía Nam Hà Nội, phía Bắc giáp huyện Chương Mỹ Thanh Oai, phía Nam giáp huyện Duy Tiên (Hà Nam) Kim Bảng (Hà Nam), phía Tây giáp huyện Mỹ Đức, phía Đông giáp huyện Phú Xuyên Ứng Hoà huyện đồng nằm Đông Nam tỉnh Hà Tây cũ (nay thuộc thành phố Hà Nội), có diện tích tự nhiên 183.72km2 Dân số: khoảng 179.900 người (năm 2009) Địa giới hành huyện Ứng Hoà gồm 29 đơn vị hành chính: thị trấn 28 xã Ứng Hoà huyện đồng nằm vùng thuộc văn minh lúa nước sông Hồng, có điều kiện khí hậu đất đai đa dạng, phù hợp với khả phát triển nông nghiệp sinh thái toàn diện, mang đặc trưng sản xuất nông nghiệp truyền thống 1.3 Tình hình kinh tế - xã hội Về kinh tế: Là huyện nông, điểm xuất phát thấp, thời gian gần đây, huyện Ứng Hòa tập trung chuyển đổi cấu kinh tế, nâng cao hiệu sản xuất nông nghiệp kết hợp với khôi phục ngành nghề truyền thống phát triển nghề mới, nên năm 2014 tổng giá trị sản xuất huyện đạt 905,6 tỷ đồng, vượt 2,7% so với kế hoạch Tốc độ tăng trưởng đạt 11,2% Số hộ đói nghèo giảm 1.152 hộ (giảm 2,63% so với năm 2013) Về nông nghiệp: Ứng Hòa tập trung đạo nhân rộng mô hình nông nghiệp giá trị kinh tế cao nhằm phát huy tối đa hiệu giá trị sử dụng đất địa phương Đẩy mạnh chương trình chuyển đổi cấu vật nuôi, trồng, Lê Thị Thùy Linh Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội người có thẩm quyền ký văn Việc sử dụng quản lý dấu nhân viên văn thư thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư d Nghiệp vụ lưu trữ Công tác lưu trữ Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện chỉnh lý tài liệu quan thuộc UBND huyện; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động UBND huyện quan thuộc UBND huyện Cán lưu trữ Văn phòng HĐND – UBND huyện có nhiệm vụ: Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra báo cáo thống kê công tác lưu trữ Văn phòng theo quy định Nhà nước Đôn đốc việc lập hồ sơ hành UBND huyện quan thuộc UBND huyện, nguồn tài liệu nhằm bổ sung vào kho lưu trữ huyện f Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, năm hàng năm trình HĐND – UBND huyện Văn phòng HĐND – UBND huyện xây dựng chương trình công tác năm vào: Nghị đại hội Đảng huyện mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch UBND thành phố giao, kết thực năm trước, chức nhiệm vụ UBND huyện vào xu vận động chung thời đại Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực việc xây dựng chương trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến đạo thông qua vào phiên họp thường kỳ tháng 12 UBND huyện g Nghiệp vụ tổ chức hội họp Căn vào chương trình làm việc công tác hàng năm, hàng tháng Văn phòng yêu cầu giải công việc Chánh Văn phòng đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực thành công họp Thường trực HĐND – UBND huyện nhờ thực tốt khâu chuẩn Lê Thị Thùy Linh 76 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội bị cách đầy đủ chu đáo từ nội dung đến điều kiện tiến hành họp h Những kết đạt Trong năm vừa qua hoạt động công tác Văn phòng Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đạt kết cao toàn diện mặt.(Nguồn Báo cáo tổng kết công tác Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng hòa, năm 2014) j Công tác tham mưu, tổng hợp chế độ thông tin báo cáo Văn phòng HĐND – UBND huyện bám sát nhiệm vụ trọng tâm, giải pháp điều hành UBND Thành phố, bám sát Nghị kỳ họp thứ 03 khóa XVII nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội năm 2014, tham mưu cho UBND huyện thực tốt công tác quản lý điều hành toàn diện lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng cụ là: Văn phòng chủ động giúp UBND huyện đạo phòng, ban, quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm 2014 Tham mưu cho UBND huyện xây dựng, ban hành chương trình công tác trọng tâm năm 2014 UBND huyện, xây dựng chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý Xây dựng báo cáo tuần, tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng báo cáo năm thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2014, phương hướng năm 2015 Xây dựng báo cáo chuyên đề; ban hành thông báo kết luận Thường trực Huyện ủy – Lãnh đạo UBND huyện thực nhiệm vụ trọng tâm như: giải phóng mặt bằng, thủ tục hành chính, quản lý đất đai, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo Các văn tham mưu soạn thảo đảm bảo chất lượng, hiệu Xây dựng chương trình, tham mưu tổ chức họp UBND huyện thường kỳ hàng tháng Thông qua nâng cao vai trò quản lý, điều hành UBND huyện lĩnh vực cụ thể, đặc biệt chủ động tích cực phối hợp với ngành thuộc UBND huyện chuẩn bị tốt hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề UBND huyện Chất lượng họp từ công tác chuẩn bị tài liệu đến công tác phục vụ, tổ chức điều hành hội nghị cách xác, nghiêm túc đạt hiệu cao Chỉ đạo ngành, xã thực nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, trì chế độ hội họp Tham gia đầy đủ hội nghị giao ban Thường trực, phiên họp UBND huyện thường kỳ, tham mưu kịp thời, xác thông báo kết luận ý kiến đạo Lãnh đạo UBND huyện đến phòng, ban, Lê Thị Thùy Linh 77 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngành, UBND xã, thị trấn để tổ chức thực hiện, đồng thời giúp lãnh đạo UBND huyện đôn đốc, hướng dẫn, nhắc nhở, kiểm tra kết thực nội dung, chương trình đảm bảo hiệu triệt để Việc bám sát theo dõi, đôn đốc thực chương trình đề án phát triển kinh tế xã hội Văn phòng HĐND – UBND huyện xác định nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên Trong năm 2014 Văn phòng HĐND – UBND huyện kịp thời tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng gắn với việc thực chương trình, đề án 02 xã Viên An, Hòa Nam, để kịp thời xác định đầu yếu, khâu yếu đạo giải quyết, tháo gỡ khó khăn giúp xã hoàn thành nhiệm vụ năm 2014 Trong năm 2014, HĐND tổ chức 03 kỳ họp thứ 10,11, 12 Ngay tổ chức thành công kỳ họp, thường trực HĐND phối hợp UBND, quan, ban, ngành tuyên truyền kết kỳ họp nội dung nghị tới cử tri nhân dân huyện biết để tổ chức thực Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện, quan có liên quan hoàn chỉnh Hồ sơ kỳ họp gửi Thường trực HĐND Thành phố quan thời gian quy định Văn phòng HĐND – UBND tham gia kiểm tra, giám sát theo chương trình công tác Thường trực HĐND huyện Năm 2014, Thường trực HĐND huyện Ban HĐND huyện thực 10 giám sát xã, thị trấn quan huyện nội dung: Kết quảlàm đường giao thông nông thôn năm 2013, tình hình thực Đề án xây dựng nông thôn mới; kết thực số đề án thuộc chương trình giảm nghèo nhanh bền vững năm 2013 theo Nghị Chính phủ…Thông qua công tác giám sát mặt làm mặt tồn hạn chế Từ có kiến nghị UBND huyện, quan, đơn vị để khắc phục, tháo gỡ khó khăn trình thực nhiệm vụ giao góp phần hoàn thành tốt tiêu phát triển kinh tế - xã hội mà Nghị HĐND huyện kỳ hộp đề năm a Công tác Văn thư – Lưu trữ quản lý văn hành Công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa năm qua hoạt động đạt kết cao - Tiếp nhận văn đến: Trong thời gian qua việc tiếp nhận quản lý văn đến Văn phòng HĐND – UBND huyện thực nghiêm túc theo Lê Thị Thùy Linh 78 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội quy trình, 100% văn đến Văn phòng HĐND – UBND huyện tiếp nhận đầy đủ gửi đối tượng, đảm bảo 100% công việc giải thời hạn Trong năm 2014, Văn phòng tiếp nhận 3255 văn đến - Quản lý văn đi: Trong thời gian qua, Văn phòng quản lý thống thực tốt việc ban hành văn Văn phòng HĐND – UBND huyện Cụ thể, năm 2014 Văn phòng tham mưu, trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành 2758 văn , tham mưu trình Lãnh đạo HĐND huyện ký ban hành 287 văn bản, Văn phòng HĐND – UBND huyện ban hành 94 văn chuyển - Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu: Văn phòng thực quản lý dấu theo quyền hạn trách nhiệm - Nghiệp vụ lưu trữ: Văn phòng HĐND – UBND huyện áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ ứng dụng mang lại hiệu cao trình hoạt động, giúp cho áp lực công việc lên thủ trưởng giảm Không để xảy trường hợp mát, hư hỏng tài liệu trình bảo quản.Bố trí đủ diện tích lưu trữ tài liệu gồm 13 tủ tài liệu sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn phòng ban b Công tác hậu cần Văn phòng HĐND – UBND huyện thực tốt chế độ công khai tài chính, phân bổ kinh phí toán theo quy định, đảm bảo cho hoạt động thường xuyên quan nói chung hoạt Văn phòng nói riêng Nhằm đáp ứng hoạt động Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng thực việc mua sắm trang thiết bị, vật dụng văn phòng phẩm Văn phòng thực việc mua sắm sở xem xét phê duyệt báo cáo, tờ trình phận có liên quan, vào trạng thực tế nguồn kinh phí quan Việc mua sắm trang thiết bị vật dụng, văn phòng phẩm phải thực theo nguyên tắc tài kế toán Thực tốt công tác phục vụ Thường trực HĐND – UBND huyện như: Chuẩn bị điều kiện sở vật chất làm việc, phương tiện cho Lãnh đạo công tác, đón tiếp đoàn khách tận tình chu đáo đảm bảo an ninh, trật tự vệ sinh quan Quản lý tài sản quan có hiệu quả, quy định Bố trí kịp thời phương tiện, kinh phí phục vụ tiếp xúc cử tri kỳ họp đảm bảo theo quy định Đảm bảo tốt điều kiện làm việc cho quan Lê Thị Thùy Linh 79 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội c Hoạt động phận cửa Tại phận cửa tổ chức thực quy định, quy trình tiếp nhận giải quyết, trả kết theo thủ tục hành cho tổ chức, công dân niêm yết công khai Đến lĩnh vực đưa vào hoạt động vào lề nếp.Thủ tục, hồ sơ loại công việc công khai để tổ chức cá nhân đến giao dịch Trong năm 2014, tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh lầ 73 hồ sơ; lĩnh vực Tư pháp 48 hồ sơ; lĩnh vực đầu tư xây dựng 147 hồ sơ; lĩnh vực Lao động – Thương binh Xã hội 91 hồ sơ; lĩnh vực Nội vụ 52 hồ sơ; lĩnh vực Văn hóa – Thông tin 39 hồ sơ; chứng thực 3206 hồ sơ Tổng lệ phí thu 6.478.000đ, nộp Ngân sách Nhà nước 3.113.200đ, trích lại Văn phòng 4.000.000đ Các hồ sơ hành giải đảm bảo quy định, thời gian theo quy định; hồ sơ tồn đọng hạn, hồ sơ vướng mắc, tạo điều kiện cho tổ chức cá nhân đến liên hệ giải thủ tục hành đảm bảo nhanh, gọn, thuận tiện d Công tác tổ chức hội nghị, tiếp khách Trong năm qua Văn phòng thực tốt công tác tổ chức hội nghị, hội nghị đạt hiệu thiết thực tiết kiệm Các công việc tiến hành họp xếp, phân công cụ thể cho cán nhân viên, người hiểu rõ trách nhiệm công việc mình, tượng chồng chéo công việc người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên họp, hội nghị tiến hành thuận lợi Trong công tác đối nội, đối ngoại, năm qua Văn phòng tổ chức tiếp đoàn công tác ban, ngành địa bàn huyện, đoàn công tác Thành phố kiểm tra tình hình hoạt động quan cách chu đáo đảm bảo an toàn, hiệu không làm ảnh hưởng tới công việc chung quan e Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực tốt công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho UBND huyện Chương trình công tác đưa thời gian, đảm bảo tiến độ thực nhiệm vụ phòng, ban Chương trình kế hoạch công tác xây dựng sát với mục tiêu đề Lê Thị Thùy Linh 80 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ UBND Thành phố giao Các nhiệm vụ đưa cho ban, ngành, đoàn thể đảm bảo quyền hạn trách nhiệm, phát huy tối đa việc phối hợp làm việc ban, ngành, đoàn thể, nâng cao hiệu công việc k Đánh giá chung a Mặt tích cực - Về công tác thu thập xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, đạo Thường trực HĐND, UBND Văn phòng chọn lọc, xử lý, biên tập xác, khách quan, công tác soạn thảo, thẩm định, biên tập văn thực đảm bảo chất lượng, quy trình, thể thức thẩm quyền ban hành - Về công tác soạn thảo văn bản: Đảm bảo tương đối thể thức kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ, thực tốt việc rà soát văn trước ban hành - Về công tác Văn thư – Lưu trữ: Nghiệp vụ quản lý văn đến, 100% văn đến Văn phòng tiếp nhận đầy đủ gửi đối tượng Nghiệp vụ quản lý văn đi, quản lý thống thực tốt công việc ban hành văn Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu, Văn phòng thực quản lý sử dụng dấu theo trách nhiệm quyền hạn Nghiệp vụ lưu trữ, thực tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ UBND huyện, không để xảy mát - Về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan, Lãnh đạo: Chương trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo thời gian quy định, tiến độ thực nhiệm vụ phòng ban - Về công tác tổ chức hội họp: Được Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp - Tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác Văn phòng: hệ thống mạng LAN; mạng internet quan UBND huyện trì thường xuyên, góp phần nâng cao hiệu quả, điều hành hoạt động UBND huyện Nguyên nhân tích cực: Thứ nhất, nghiệp Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa có văn hướng dẫn cụ thể nên thực xác, quy định đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ, nguyên nhân Thứ hai, có kết nỗ lực Lãnh đạo nhân viên Văn phòng cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ b Mặt hạn chế Bên cạnh kết đạt bản, Văn phòng HĐND – UBND Lê Thị Thùy Linh 81 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội huyện hạn chế, yếu cần khắc phục là: - Công tác nắm bắt, tổng hợp, xử lý thông tin chưa có phân tích đánh giá toàn diện, chưa trọng tập trung phân tích nguyên nhân, kết việc Bên cạnh cán làm công tác tổng hợp chưa nhanh nhạy, kịp thời, chưa sáng tạo cách tiếp nhận xử lý thông tin - Việc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm thời gian qua có nhiều chuyển biến, nhiên chủ yếu tổng hợp thông tin quan, đơn vị cách học, chưa có phân tích tư khoa học việc xếp công việc tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Thường trực HĐND, UBND huyện - Công tác thẩm định văn hành quan tâm trú trọng, song chưa toàn diện nhiều phòng ban, ngành tham mưu cho UBND huyện soạn thảo văn trình UBND huyện không qua văn phòng thẩm định nên văn nhiều sai xót làm giảm hiệu lực pháp lý - Nghiệp vụ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ quản lý văn công tác kiểm soát văn nhiều hạn chế, như: Thụ động, bảo thủ soạn thảo… - Công tác tham mưu, tổng hợp thông tin, số liệu, báo cáo phục vụ đạo điều hành UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện có lúc chưa xác, kịp thời, chất lượng thông tin cung cấp cho Lãnh đạo nhiều hạn chế, mang tính chất chung chung không sát với tình hình điều kiện - Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán cung cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chưa quan tâm mức - Công tác vệ sinh môi trường, công tác phục vụ tăng cường đôi lúc chưa thực đảm bảo, chưa đáp ứng yêu cầu - Chế độ hội họp chưa trì thường xuyên, hội họp nhiều tổ chức chưa thực hợp lý nên dẫn đến tình trạng nhiều thời gian tốn c Nguyên nhân hạn chế - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ số nhân viên chưa cao, thụ động công việc Phần lớn nhân viên đạt trình độ cao đẳng đại học chức - Lãnh đạo Văn phòng chưa thường xuyên theo dõi, đôn đốc công việc phận chuyên môn, chưa quan tâm nhiều đến nhân viên, mối quan hệ nhân viên với Lãnh đạo Văn phòng chưa thực khăng khít - Một hạn chế lớn Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa Lê Thị Thùy Linh 82 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thiếu biên chế Khối lượng công việc Văn phòng tương đối lớn, số lượng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng nhân viên kiêm hai ba công việc Chính mà Văn phòng chưa có chuyên môn hóa công việc.Lãnh đạo nhân viên Văn phòng phải cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ - Cơ sở vật chất lạc hậu cũ kỹ, chưa đáp ứng yêu cầu công việc yêu cầu đổi mới, kho chứa nhiều bất cập, kho chứa chuyên dụng nên không đủ điều kiện thoáng mát, khô rộng rãi Đây nguyên nhân quan trọng khiến Văn phòng hoạt động hiệu - Chế độ đãi ngộ cho nhân viên Văn phòng thấp, lương chưa đáp ứng điều kiện sống nhân viên Văn phòng, không kích thích nhiệt tình sáng tạo công việc - Phong tục tập quán địa phương văn hóa hành nguyên nhân tạo nên hiệu hoạt động phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa Nhìn chung thời gian qua, Văn phòng thực tốt công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho UBND huyện, Lãnh đạo UBND huyện Có kết nhờ cố gắng Ban Lãnh đạo nhân viên Văn phòng, khắc phục khó khăn, tận dụng thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ Lê Thị Thùy Linh 83 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HÒA, TP HÀ NỘI Các giải pháp 1.1 Giải pháp nhân hoạt động Văn phòng 1.1.1 Tăng cường trách nhiệm thủ trưởng Việc điều hành quản lý UBND huyện thành viên xiết chặt xử lý nghiêm túc trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ thời gian quy định Chủ động giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định pháp luật nhiệm vụ UBND huyện giao, không hoàn thành nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước UBND huyện Trách nhiệm thủ trưởng phải xiết chặt nữa.Thủ trưởng người đứng đầu quan.Ở phận Văn phòng Chánh Văn phòng – người phải gương mẫu, đầu công tác, Thủ trưởng có nghiêm nói nhân viên Đồng thời thủ trưởng phải huy động nhân viên phối hợp với đơn vị phòng ban, đơn vị liên quan giải công việc theo thẩm quyền Tuyệt đối không đùn đẩy công việc cấp giao phó Chánh văn phòng phải thường xuyên rà soát chức năng, nhiệm vụ phận đơn vị văn phòng để khắc phục tình trạng trùng lặp, chồng chéo đề xuất cấp thẩm quyền, xem xét, điều chỉnh, giải quyết; rà soát, bổ sung nghiêm túc thực quy chế hoạt động; phân công nhiệm vụ cụ thể; làm rõ trách nhiệm tập thể cá nhân; đề cao trách nhiệm người đứng đầu Đồng thời ngăn ngừa xử lý nghiêm biểu quan liêu, hách dịch, tham nhũng lãng phí cán bộ, công chức; có dấu hiệu vi phạm pháp luật phải kịp thời phối hợp kiểm tra, xác minh rõ Chấp hành nghiêm đạo Chủ tịch, PCT UBND huyện, trường hợp chậm không thực phải báo cáo lý do; trường hợp phát định trái với pháp luật phải báo cáo kịp thời với người định 1.1.2 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng Với công đổi toàn diện kinh tế - xã hội nay, đòi Lê Thị Thùy Linh 84 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hỏi đội ngũ cán bộ, công chức làm việc quan hành Nhà nước cần phải nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Đối với Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, đặc biệt quan tâm cán giữ vị trí quan trọng Văn phòng Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng Đồng thời cử cán bộ, công chức đào tạo bồi dưỡng Văn phòng nên trọng tới việc xếp lại đội ngũ cán bộ, công chức cách công phu có tính toán theo cấu ngành nghề, độ tuổi Ngoài cần phải đẩy mạnh, coi trọng công tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện 1.1.3 Tăng cường công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng Bên cạnh giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức cho đội ngũ cán bộ, công chức UBND huyện Ứng Hòa nói chung Văn phòng nói riêng quan trọng Vì người cán bộ, công chức thời đại cần đáp ứng ba chữ “T” “có tâm”, “có tầm”, “có tài” Một số nội dung cần tuyên truyền như: Đẩy mạnh vận động “Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh”; giáo dục ý thức pháp luật, tập trung vào Luật như: Luật cán công chức; Pháp lệnh phòng chống tham nhũng; Pháp lệnh phòng chống tham nhũng; Pháp lệnh thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Luật khiếu nại, tố cáo… Bên cạnh cần giáo dục lòng tự hào trọng trách phục vụ nhân dân, từ góp phần xây dựng công vụ sạch, đại 1.2 Nâng cao hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ Văn thư – Lưu trữ phận quan trọng Văn phòng, Văn phòng cần tiếp tục củng cố tổ chức, bổ sung cán chuyên trách làm công tác Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần đưa cán bộ, công chức làm công tác Văn thư – Lưu trữ đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý lưu trữ tài liệu Xây dựng kế hoạch chi tiết, định toàn cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ tập huấn, thu thập chỉnh lý bảo quản, ứng dụng công nghệ thông Lê Thị Thùy Linh 85 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tin vào khai thác tài liệu lưu trữ Cần mở rộng quan hệ giao lưu học hỏi, chuyên môn nghiệp vụ từ phòng lưu trữ huyện, thị xã Thành phố.Cần đưa đề xuất, kiến nghị với UBND huyện nhằm bổ sung trang thiết bị máy móc, nhà kho cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu tốt đảm bảo 1.3 Từng bước cải cách công tác hành cửa Hiện phận bố trí cán làm việc không vị trí với chuyên môn đào tạo ảnh hưởng tới suất chất lượng công việc Do vậy, để khắc phục tình trạng nhằm nâng cao chất lượng tiếp dân, Văn phòng HĐND – UBND huyện cần bổ sung đội ngũ cán bộ, công chức đủ chuyên môn nghiệp vụ, động sáng tạo, có phẩm chất đạo đức tốt làm việc phòng Bên cạnh với việc bổ sung nhân Văn phòng cần phải đầu tư trang thiết bị, ghế ngồi mơ rộng không gian cho phòng tiếp dân để hoạt động đạt hiệu cao, đáp ứng mong mỏi người dân 1.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo cán bộ, công chức Văn phòng Môi trường làm việc bao gồm: Môi trường vật chất môi trường tinh thần Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mãi, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho công việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp Vì vậy, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần xây dựng môi trường làm việc tốt, cụ thể: - Cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND – UBND huyện cần phải rèn luyện cho đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, khả làm việc mệt mỏi, nhiệt tình công việc - Đối với Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết khả mình, đồng thời có sách Khen thưởng – Kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm không chấp hành Nội quy cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh Ngoài cán bộ, công chức Văn phòng phải hưởng mức lương phù hợp với mà họ cống hiến, Lê Thị Thùy Linh 86 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lãnh đạo phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc nhân viên Văn phòng 1.5 Nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Với thực trạng vấn đề trên, em xin đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa là: - Bộ phận tham mưu, tổng hợp phân công tham dự họp, giao ban định kỳ, đột xuất Thường trực HĐND – UBND huyện cần bố trí thời gian hợp lý để tham gia đầy đủ, lựa chọn chỗ ngồi hợp lý, ghi chép đầy đủ kiến nghị, đề xuất đơn vị để từ rút kinh nghiệm, sửa chữa sai sót - Luôn nâng cao phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ tài liệu, hệ thống văn pháp lý liên quan, từ thực tiễn khả khai thác thông tin từ internet để thực tốt công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ công tác đạo, điều hành UBND huyện Thường trực HĐND huyện 1.6 Giải pháp hậu cần 1.6.1 Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị Văn phòng HĐND – UBND huyện cần có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc Thực tế cho thấy Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa trang thiết bị, máy móc bị hỏng hóc nhiều lác hậu cũ kỹ, không sửa chữa, bảo dưỡng thay ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động Văn phòng Vì vậy, Văn phòng nên có phận chuyên sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị, máy móc luôn nâng cao ý thức nhân viên Văn phòng việc bảo quản tài sản chung Văn phòng 1.6.2 Đảm bảo việc cung ứng Văn phòng phẩm đầy đủ, kịp thời Văn phòng phẩm cần cung ứng đầy đủ kịp thời, điều kiện không đảm bảo dẫn đến tình trạng gián đoạn hoạt động Văn phòng.Vì vậy, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa vần cung cấp Văn phòng phẩm cách nhanh chóng, đầy đủ kịp thời Cần có quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết trang thiết bị Văn phòng, đồng thời cần phải có biện pháp xử lý nghiêm khắc cán bộ, nhân viên lạm dụng công Văn phòng Lê Thị Thùy Linh 87 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 1.7 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng Trong điều kiện phát triển nhanh chóng khoa học, kỹ thuật công nghệ thông tin nay, quan, tổ chức cần phải ứng dụng nhanh thành mà mang lại vào trình hoạt động mình, nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực vật lực Thực đạo Chính phủ, phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành Nhà nước đưa hệ thống thông tin điện tử vào hoạt động quản lý hành Nhà nước Bám sát mục tiêu chương trình cải cách thủ tục hành Nhà nước, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thúc đẩy mạnh mẽ việc đại hóa công nghệ hành chính, thực tin học hóa quy trình phục vụ nhân dân lĩnh vực dịch vụ công, nâng cao lực phòng, ban việc cung cấp dịch vụ công cho công dân doanh nghiệp thuận tiện, nhanh gọn đạt chất lượng cao Văn phòng HĐND – UBND huyện cần phải tiến hành đào tạo tin học cho cán bộ, công chức, tạo khả tiếp cận sử dụng công nghệ công việc, nhằm đáp ứng cao hiệu chất lượng công việc 1.8 Tăng cường công tác kiểm tra, tra Hoạt động UBND huyện nói chung Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa nói riêng cần phải có kiểm tra giám sát thường xuyên Lãnh đạo quan quan chức Tại Văn phòng HĐND – UBND huyện, công tác kiểm tra cần phải đẩy mạnh để giúp cho phận thực theo mục tiêu, nhiệm vụ giao, đồng thời phát kịp thời thiếu sót sai phạm, từ có giải pháp đề xuất giải kịp thời Cần tăng cường chế tra, kiểm tra chéo phòng, ban, công khai hóa hoạt động để công dân tham gia giám sát đóng góp ý kiến cho hoạt động quan Đi liền với công tác tra, kiểm tra công tác Thi đua – Khen thưởng, Văn phòng cần tiến hành phong trào thi đua phòng, ban, ngành chế độ khen thưởng nhằm khích lệ động viên cán bộ, công chức hăng say công tác phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ giao 1.9 Một số giải pháp khác Ngoài giải pháp nêu trọng tâm giải pháp đổi hoàn thiện công tác quản lý, điều hành Văn phòng đơn giản hóa thủ tục làm việc Lê Thị Thùy Linh 88 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có vai trò quan trọng.Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện cần tạo mối quan hệ tốt Văn phòng, động viên giúp nhân viên Mặt khác, Lãnh đạo Văn phòng cần trang bị cho kỹ sau: Thành thạo nghiệp vụ Văn phòng, kỹ quản lý, kỹ điều hành công việc Cần phải đơn giản hóa thủ tục làm việc Văn phòng để Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa nâng cao hiệu hoạt động Kiến nghị thân Sau tháng thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, với nghiệp vụ quan sát từ phía cá nhân em, em nhận thấy Văn phòng HĐND – UBND huyện bộc lộ số hạn chế, em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị thân với mong muốn nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Văn phòng nên giao nhiệm vụ, quyền hạn quy định trách nhiệm cụ cho cán bộ, công chức để họ giải công việc cách linh hoạt, nhanh chóng, xác Cần quan tâm đến đời sống vật chất cho cán bộ, công chức, thường xuyên tổ chức buổi tham quan du lịch vào dịp nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Tăng cường công tác quản lý cán bộ, công chức đề cao trách nhiệm người Lãnh đạo Văn phòng Thường xuyên tổ chức gặp gỡ tiếp xúc với nhân dân để lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân vào trình hoạt động Văn phòng, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng nhân dân thái độ làm việc đội ngũ cán bộ, công chức Đặc biệt trình thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, em nhận thấy vấn đề đáng quan tâm vấn đề sử dụng tài sản công cách không hiệu nhiều lãng phí, ý thức tiết kiệm công số cán bộ, công chức chưa cao Vì vậy, Văn phòng cần có biện pháp tuyên truyền phổ biến giáo dục việc sử dụng công cách tiết kiệm hiệu đến toàn đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Trên giải pháp kiến nghị em xin đóng góp ý kiến việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội.Hy vọng đóng góp phần đóng góp vào việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Lê Thị Thùy Linh 89 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Văn phòng UBND huyện Ứng Hòa có vai trò quan trọng.Nó có ảnh hưởng không nhỏ tới phát triển ổn định, bền vững quan Trong năm qua, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa phát huy vai trò to lớn mình, thực tôt chức tham mưu, tổng hợp hậu cần phục vụ đạo, điều hành Lãnh đạo UBND huyện Bên cạnh kết đạt hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện tồn yếu sai phạm cần khắc phục Nguyên nhân vấn đề thiếu nhiều song thấy bật lên nguyên nhân sau, sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ hoạt động thiếu thốn, cũ kỹ lạc hậu, với yếu chuyên môn nghiệp vụ, thiếu tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Để giải tồn yếu cần phải có phương hướng biện pháp cụ thể nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ cán bộ, công chức Để nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng theo hướng đại, có hiệu cần nhiều nỗ lực cán bộ, công chức Nhà nước, ủng hộ nhân dân để công thực cải cách hành nói chung nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng nói riêng đạt hiệu tốt nhất, góp phần vào việc xây dựng Nhà nước ngày hoàn thiện, đại vững mạnh hơn, phục vụ nhân dân ngày tốt Sau tháng thực tập, tìm kiếm thực trạng hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP Hà Nội em mạnh dạn đóng góp số giải pháp, kiến nghị mang tính chất chủ quan thân nhằm hoàn thiện công tác Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa nói riêng Văn phòng quan hành Nhà nước nói chung Do hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm nên báo cáo tránh khỏi khuyết điểm thiếu sót Kính mong nhận bảo đóng góp tận tình Thầy (cô) Một lần em xin chân thành cảm ơn Thầy (cô) toàn thể cán bộ, công chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa tận tình giúp em hoàn thiện báo cáo Hà Nội 03 tháng 05 năm 2015 SINH VIÊN Lê Thị Thùy Linh Lê Thị Thùy Linh 90 Lớp CĐ Thư Ký Văn Phòng K7A