TP. HÀ NỘI 1. Các giải pháp
1.1 Giải pháp về nhân sự trong hoạt động Văn phòng 1.1.1 Tăng cường trách nhiệm của thủ trưởng
Việc điều hành quản lý của UBND huyện và các thành viên sẽ được xiết chặt hơn và xử lý nghiêm túc các trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian quy định.
Chủ động giải quyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định của pháp luật và nhiệm vụ của UBND huyện giao, nếu không hoàn thành nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước UBND huyện.
Trách nhiệm của thủ trưởng phải được xiết chặt hơn nữa.Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan.Ở bộ phận Văn phòng là Chánh Văn phòng – là người phải gương mẫu, đi đầu trong mọi công tác, Thủ trưởng có nghiêm thì mới nói được nhân viên của mình. Đồng thời thủ trưởng phải huy động nhân viên của mình phối hợp với các đơn vị phòng ban, đơn vị liên quan giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền. Tuyệt đối không đùn đẩy công việc do cấp trên giao phó.
Chánh văn phòng phải thường xuyên rà soát chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong đơn vị văn phòng mình để khắc phục tình trạng trùng lặp, chồng chéo và đề xuất cấp thẩm quyền, xem xét, điều chỉnh, giải quyết; rà soát, bổ sung và nghiêm túc thực hiện quy chế hoạt động; phân công nhiệm vụ cụ thể;
làm rừ trỏch nhiệm giữa tập thể và cỏ nhõn; đề cao trỏch nhiệm người đứng đầu.
Đồng thời ngăn ngừa và xử lý nghiêm các biểu hiện quan liêu, hách dịch, tham nhũng lãng phí của cán bộ, công chức; nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật phải kịp thời phối hợp kiểm tra, xỏc minh rừ.
Chấp hành nghiêm sự chỉ đạo của Chủ tịch, PCT UBND huyện, trường hợp chậm hoặc không thực hiện được phải báo cáo lý do; trường hợp phát hiện quyết định trái với pháp luật phải báo cáo kịp thời với người ra quyết định.
1.1.2 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng
Với công cuộc đổi mới toàn diện về kinh tế - xã hội như hiện nay, đòi
hỏi đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trong cơ quan hành chính Nhà nước cần phải được nâng cao hơn nữa về chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức.
Đối với Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, đặc biệt quan tâm đối với những cán bộ giữ vị trí quan trọng trong Văn phòng như Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng. Đồng thời cũng cử cán bộ, công chức đi đào tạo bồi dưỡng.
Văn phòng cũng nên chú trọng tới việc sắp xếp lại đội ngũ cán bộ, công chức một cách công phu có tính toán theo cơ cấu ngành nghề, độ tuổi. Ngoài ra cần phải đẩy mạnh, coi trọng công tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện.
1.1.3 Tăng cường công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức Văn phòng
Bên cạnh các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức thì công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức cho đội ngũ cán bộ, công chức tại UBND huyện Ứng Hòa nói chung và của Văn phòng nói riêng cũng hết sức quan trọng. Vì người cán bộ, công chức trong thời đại hiện nay cần đáp ứng cả ba chữ “T” đó là “có tâm”, “có tầm”, “có tài”.
Một số nội dung cần được tuyên truyền như: Đẩy mạnh cuộc vận động
“Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”; giáo dục ý thức pháp luật, tập trung vào các Luật như: Luật cán bộ công chức; Pháp lệnh phòng chống tham nhũng; Pháp lệnh phòng chống tham nhũng; Pháp lệnh thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Luật khiếu nại, tố cáo… Bên cạnh đó cần giáo dục lòng tự hào về trọng trách phục vụ nhân dân, từ đó góp phần xây dựng nền công vụ trong sạch, hiện đại.
1.2 Nâng cao và hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ
Văn thư – Lưu trữ là một bộ phận rất quan trọng của Văn phòng, vì vậy Văn phòng cần tiếp tục củng cố về tổ chức, bổ sung cán bộ chuyên trách làm công tác này. Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần đưa cán bộ, công chức làm công tác Văn thư – Lưu trữ đi đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và ứng dụng những công nghệ mới vào công tác quản lý và lưu trữ tài liệu.
Xây dựng kế hoạch chi tiết, định toàn về cấp kinh phí cho việc thực hiện các nghiệp vụ tập huấn, thu thập chỉnh lý bảo quản, ứng dụng công nghệ thông
tin vào khai thác tài liệu lưu trữ.
Cần mở rộng quan hệ giao lưu học hỏi, chuyên môn nghiệp vụ từ các phòng lưu trữ của các huyện, thị xã trong và ngoài Thành phố.Cần đưa ra những đề xuất, kiến nghị với UBND huyện nhằm bổ sung các trang thiết bị máy móc, nhà kho cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu được tốt hơn và đảm bảo hơn.
1.3 Từng bước cải cách công tác hành chính một cửa
Hiện nay ở bộ phận một của đang bố trí cán bộ làm việc không đúng vị trí với chuyên môn đào tạo ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc. Do vậy, để khắc phục tình trạng và nhằm nâng cao chất lượng tiếp dân, Văn phòng HĐND – UBND huyện cần bổ sung đội ngũ cán bộ, công chức đủ chuyên môn nghiệp vụ, năng động sáng tạo, có phẩm chất đạo đức tốt làm việc tại phòng.
Bên cạnh với việc bổ sung nhân sự thì Văn phòng cần phải đầu tư hơn nữa trang thiết bị, ghế ngồi và mơ rộng không gian cho phòng tiếp dân để hoạt động ở đây đạt hiệu quả cao, đáp ứng được sự mong mỏi của người dân.
1.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của cán bộ, công chức Văn phòng
Môi trường làm việc bao gồm: Môi trường vật chất và môi trường tinh thần. Môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người lao động. Nếu môi trường làm việc tốt sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mãi, nhiệt tình, hăng say cống hiến hết mình cho công việc, phát huy hết khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân. Ngược lại sẽ khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp của mình. Vì vậy, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa cần xây dựng môi trường làm việc tốt, cụ thể:
- Cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND – UBND huyện cần phải rèn luyện cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, năng và khả năng làm việc không biết mệt mỏi, nhiệt tình trong công việc.
- Đối với Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện cần tạo mọi điều kiện vật chất, đầu tư những trang thiết bị cần thiết và hiện đại để nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình, đồng thời có những chính sách Khen thưởng – Kỷ luật đúng người đúng việc để phát huy tính cạnh tranh. Đối với những trường hợp đi muộn về sớm không chấp hành Nội quy thì cần có những biện pháp kỷ luật nghiêm minh. Ngoài ra cán bộ, công chức Văn phòng cũng phải được hưởng một mức lương phù hợp với những gì mà họ đã cống hiến,
Lãnh đạo cũng phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong Văn phòng.
1.5 Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Với thực trạng vấn đề trên, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế về công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đó là:
- Bộ phận tham mưu, tổng hợp khi được phân công tham dự các cuộc họp, cuộc giao ban định kỳ, đột xuất của Thường trực HĐND – UBND huyện cần bố trí thời gian hợp lý để tham gia đầy đủ, lựa chọn chỗ ngồi hợp lý, ghi chép đầy đủ các kiến nghị, đề xuất của các đơn vị để từ đó rút kinh nghiệm, sửa chữa những sai sót.
- Luôn nâng cao và phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ tài liệu, hệ thống văn bản pháp lý liên quan, từ thực tiễn và khả năng khai thác thông tin từ internet để thực hiện tốt công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Thường trực HĐND huyện.
1.6 Giải pháp về hậu cần
1.6.1 Thường xuyờn theo dừi, kiểm tra kỹ thuật cỏc mỏy múc thiết bị Văn phòng HĐND – UBND huyện cần có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc. Thực tế cho thấy Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa các trang thiết bị, máy móc bị hỏng hóc rất nhiều và rất lác hậu cũ kỹ, vì vậy nếu không được sửa chữa, bảo dưỡng và thay mới sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Vì vậy, Văn phòng nên có một bộ phận chuyên sửa chữa và bảo dưỡng các trang thiết bị, máy móc và luôn luôn nâng cao ý thức của nhân viên Văn phòng trong việc bảo quản tài sản chung của Văn phòng.
1.6.2 Đảm bảo việc cung ứng Văn phòng phẩm luôn đầy đủ, kịp thời Văn phòng phẩm cần được cung ứng đầy đủ và kịp thời, nếu điều kiện đó không được đảm bảo sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn hoạt động của Văn phòng.Vì vậy, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa vần cung cấp Văn phòng phẩm một cách nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời. Cần có sự quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết đối với các trang thiết bị trong Văn phòng, đồng thời cũng cần phải có những biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với cán bộ, nhân viên lạm dụng của công trong Văn phòng.
1.7 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng
Trong điều kiện phát triển nhanh chóng của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin như hiện nay, các cơ quan, tổ chức cần phải ứng dụng nhanh những thành quả mà nó mang lại vào quá trình hoạt động của mình, nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực và vật lực.
Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, phê duyệt đề án tin học hóa trong quản lý hành chính Nhà nước và đưa hệ thống thông tin điện tử vào hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Bám sát mục tiêu của chương trình cải cách thủ tục hành chính Nhà nước, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đã thúc đẩy mạnh mẽ việc hiện đại hóa công nghệ hành chính, thực hiện tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong các lĩnh vực dịch vụ công, nâng cao năng lực các phòng, ban trong việc cung cấp các dịch vụ công cho công dân và doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh gọn và đạt chất lượng cao.
Văn phòng HĐND – UBND huyện cũng cần phải tiến hành đào tạo tin học cho cán bộ, công chức, tạo khả năng tiếp cận và sử dụng công nghệ mới trong công việc, nhằm đáp ứng cao về hiệu quả và chất lượng công việc.
1.8 Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra
Hoạt động của UBND huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa nói riêng cần phải có sự kiểm tra giám sát thường xuyên của Lãnh đạo cơ quan và của cơ quan chức năng.
Tại Văn phòng HĐND – UBND huyện, công tác kiểm tra cần phải được đẩy mạnh hơn nữa để giúp cho các bộ phận thực hiện theo đúng mục tiêu, nhiệm vụ được giao, đồng thời phát hiện kịp thời các thiếu sót sai phạm, từ đó có những giải pháp đề xuất giải quyết kịp thời. Cần tăng cường cơ chế thanh tra, kiểm tra chéo giữa các phòng, ban, công khai hóa các hoạt động để công dân có thể tham gia giám sát đóng góp ý kiến cho hoạt động của cơ quan.
Đi liền với công tác thanh tra, kiểm tra là công tác Thi đua – Khen thưởng, Văn phòng cần tiến hành các phong trào thi đua giữa các phòng, ban, ngành và chế độ khen thưởng nhằm khích lệ động viên cán bộ, công chức hăng say công tác và phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao.
1.9 Một số giải pháp khác
Ngoài các giải pháp nêu trên là trọng tâm thì giải pháp đổi mới hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Văn phòng và đơn giản hóa thủ tục làm việc
cũng có một vai trò hết sức quan trọng.Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện cần tạo ra mối quan hệ tốt trong Văn phòng, động viên giúp các nhân viên. Mặt khác, Lãnh đạo Văn phòng cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:
Thành thạo các nghiệp vụ Văn phòng, kỹ năng quản lý, kỹ năng điều hành công việc. Cần phải đơn giản hóa hơn nữa thủ tục làm việc trong Văn phòng để Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của mình.
2. Kiến nghị của bản thân
Sau 2 tháng thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, với nghiệp vụ quan sát từ phía cá nhân em, em nhận thấy Văn phòng HĐND – UBND huyện còn bộc lộ một số hạn chế, do đó em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị của bản thân với mong muốn nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện. Văn phòng nên giao nhiệm vụ, quyền hạn và quy định trách nhiệm cụ thế cho từng cán bộ, công chức để họ có thể giải quyết công việc một cách linh hoạt, nhanh chóng, chính xác. Cần quan tâm hơn nữa đến đời sống vật chất cho cán bộ, công chức, thường xuyên tổ chức các buổi tham quan du lịch vào các dịp nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên Văn phòng.
Tăng cường công tác quản lý cán bộ, công chức và đề cao trách nhiệm của người Lãnh đạo trong Văn phòng. Thường xuyên tổ chức các cuộc gặp gỡ và tiếp xúc với nhân dân để lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân vào quá trình hoạt động của Văn phòng, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân dân về những thái độ làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức.
Đặc biệt trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, em nhận thấy một vấn đề rất đáng quan tâm đó là vấn đề sử dụng tài sản công một cách không hiệu quả còn nhiều lãng phí, ý thức tiết kiệm của công của một số cán bộ, công chức còn chưa cao. Vì vậy, Văn phòng cần có biện pháp tuyên truyền phổ biến giáo dục về việc sử dụng của công một cách tiết kiệm và hiệu quả đến toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng.
Trên đây là những giải pháp và kiến nghị em xin đóng góp ý kiến của mình đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội.Hy vọng những đóng góp trên đây một phần nào đó đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả của hoạt động của Văn phòng.