CHƯƠNG II. CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ VĂN PHềNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
a. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng bao gồm các yếu tố sau:
-Môi trường tự nhiên
Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí hậu, cơ sở vật chất, khung cảnh làm việc của cán bộ, công chức. Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất tốt, vị trí khung cảnh nơi làm việc của cán bộ, công chức bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng suất lao động của cán bộ, công chức. Nếu bố trí nơi làm việc của cán bộ, công chức không hợp lý thì năng suất lao động của tổ chức sẽ bị hạn chế.
-Môi trường xã hội
Môi trường xã hội cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiêu quả làm việc của cán bộ, công chức trong Văn phòng. Môi trường xã hội gồm các yếu tố xã hội, văn hóa, con người. Trong đó yếu tố con người đóng vai trò quyết định, con người là nguồn lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ, công chức nắm bắt tốt công việc thì công việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh chóng.
- Môi trường pháp lý
Ảnh hưởng của môi trường pháp lý đến cán bộ, công chức chính là những văn bản Quy phạm pháp luật quy định về Quyền và nghĩa vụ của những người đang giữ chức vụ trong cơ quan Nhà nước và trong các cơ quan, tổ chức khác.
-Năng lực và đạo đức của đội ngũ cán bộ, công chức:
Chất lượng của cán bộ, công chức trong thực hiện công việc là nhân tố quan trọng tạo nên hiệu quả. Đặc biệt đối với Nhà nước thì mỗi cán bộ, nhân viên phải có trình độ chuyên môn vững chắc đáp ứng được những yêu cầu trong giải quyết công việc. Bên cạnh đó, cần phải có phẩm chất đạo đức tốt trong lối sống, làm việc, giao tiếp với công dân, tạo lòng tin, đoàn kết giữa nhân dân với Nhà nước.
Như vậy với sự tác động của các yếu tố trên đây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.Vì vậy cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của Văn phòng đạt hiệu quả tốt nhất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí hoạt động.
b. Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng góp phần chuyển dần chế độ làm việc cũ sang chế độ làm việc chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian.
Giúp giải quyết mọi công việc của cơ quan một cách nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đảm bảo đúng đường lối, đúng kế hoạch và đúng nguyên tắc theo quy định.
Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ công cuộc đổi mới hiện nay.
CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG HĐND – UBND HUYỆN ỨNG HềA, TP. HÀ NỘI
1. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa, TP. Hà Nội
a. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa là nơi tiếp nhận thông tin chủ yếu của Thường trực HĐND – UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân với UBND huyện. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng HĐND – UBND huyện là rất quan trọng.
-Thu thập thông tin
Khi thu thập thông tin, đầu tiên Văn phòng huyện xác định nhu cầu về thông tin của UBND huyện. Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhâu, đây là vấn đề cốt lừi trong quản lý thụng tin của Văn phũng. Đõy là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định của Thường trực HĐND – UBND huyện.
-Phân tích và xử lý thông tin
Trước khi phân tích và xử lý thông tin nhân viên của Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa luôn đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để đưa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho Lãnh đạo. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra.
b. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản , tiếp nhận và quản lý văn bản -Nghiệp vụ soạn thảo văn bản
Công việc đầu tiên: Khi Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa soạn thảo văn bản trước tiên nhân viên Văn phòng xác định mục đích của văn bản, xác định nội dung và tên loại văn bản cần soạn thảo, xác định độ mật, độ khẩn của văn bản, xác định đối tượng nhận văn bản, thu thập và xử lý thông tin.
Soạn thảo văn bản: Dựa trên thông tin đã thu thập và xử lý ở trên, nhân viên văn thư tiến hành trình bày, sắp xếp các thông tin trên theo đúng thể thức
và kỹ thuật theo quy định. Văn bản ở bước này gọi là bản thảo.
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung: Nhân viên văn thư khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản trình văn bản lên Chánh Văn phòng duyệt bản thảo. Bản thảo văn bản được duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Nếu có gì cần sửa chữa, bổ sung thì nhân viên soạn thảo tiến hành sửa chữa theo yêu cầu. Sau đó trình Chánh Văn phòng xem xét lại.
Đánh máy, nhân bản: Bản thảo sau khi duyệt được chuyển đến nhân viên đánh máy. Việc đánh máy, nhân bản phải được thực hiện ngay tại cơ quan , tuyệt đối không được đánh máy, nhân bản ngoài cơ quan.
Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản: Chánh Văn phòng hoặc nhân viên soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản. Thẩm quyền ký văn bản: Chánh Văn phòng có quyền được ký tất cả những văn bản của Văn phòng HĐND – UBND huyện. Sau khi ký đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, sau đó chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan.
-Nghiệp vụ tiếp nhận văn bản đến
Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản: Tất cả văn bản gửi đến Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hoà đều được tập hợp tại Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ. Nhận văn bản, khi văn bản được gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND huyện thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nhõn viờn văn thư cần phải phõn loại văn bản rừ ràng, văn bản nào thuộc loại vào sổ đăng ký, loại không phải vào sổ đăng ký, loại bóc bì, loại không được bóc bì,…
Đóng dấu đến: Dấu có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, thỏng, số văn bản đến. Dấu đúng được đúng rừ ràng và thống nhất vào đuôi số, ký hiệu, trích yếu của công văn. Số đến ghi vào đầu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay trong ngày.
Vào sổ đăng ký văn bản đến: Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rừ ràng, chớnh xác, không được viết bút chì, xóa hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số.
Trình, chuyển giao văn bản: Văn thư sau khi vào sổ văn bản đến, sau đó trình cho Chánh Văn phòng xem xét, giải quyết. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản cho các
cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định.
-Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Kiểm tra văn bản: Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải trình báo Chánh Văn phòng hoặc người soạn thảo biết để sửa chữa sai sót trước khi ban hành.
Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có): Đóng dấu cơ quan phải ngay ngắn đúng chiều, đúng mực dấu theo quy định, khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu khẩn, mật tùy theo mức độ được chuyển phát nhanh.
Đăng ký văn bản: Trước khi chuyển văn bản đi, cán bộ văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản chính xác, đầy đủ.
Chuyển phỏt văn bản và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản: Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thư phải chuyển phát nhanh ngay trong ngày;
những văn bản khẩn phải được chuyển ngay sau khi ký ban hành. Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đường bưu điện, fax hoặc internet.
Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu: Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư của Văn phòng và một bản lưu trong hồ sơ soạn thảo văn bản. Bản lưu văn bản đi tại bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
c. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND – UBND huyện và con dấu của cơ quan.
Các con dấu phải được để tại trụ sở của Văn phòng HĐND – UBND huyện và Chánh Văn phòng giao cho cán bộ văn thư lưu trữ và đóng dấu, việc bảo quản và sử dụng con dấu phải chặt chẽ và tuân theo quy định.
Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cơ quan Công an, cấp có thẩm quyền biết về nơi xảy ra mất dấu, thời gian mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu.
- Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu:
Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị.
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền ký văn bản.
Việc sử dụng và quản lý con dấu được nhân viên văn thư thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
d. Nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa gồm:
Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của UBND huyện và chỉnh lý tài liệu tại cơ quan thuộc UBND huyện; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện.
Cán bộ lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện có nhiệm vụ: Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra và báo cáo thống kê công tác lưu trữ Văn phòng theo quy định của Nhà nước. Đôn đốc việc lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện, đây là nguồn tài liệu nhằm bổ sung vào kho lưu trữ huyện.
f. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và Lãnh đạo
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm trình HĐND – UBND huyện.
Văn phòng HĐND – UBND huyện xây dựng chương trình công tác năm căn cứ vào: Nghị quyết đại hội Đảng bộ huyện về mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, căn cứ kế hoạch UBND thành phố giao, kết quả thực hiện năm trước, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện và căn cứ vào xu thế vận động chung của thời đại. Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa thực hiện việc xây dựng chương trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và thông qua vào phiên họp thường kỳ tháng 12 của UBND huyện.
g. Nghiệp vụ tổ chức hội họp
Căn cứ vào chương trình làm việc công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc. Chánh Văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đã thực hiện thành công các cuộc họp của Thường trực HĐND – UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn
bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp.
h. Những kết quả đạt được
Trong năm vừa qua hoạt động công tác Văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa đạt được kết quả cao và toàn diện về mọi mặt.(Nguồn Báo cáo tổng kết công tác Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng hòa, năm 2014).
j. Công tác tham mưu, tổng hợp và chế độ thông tin báo cáo
Văn phòng HĐND – UBND huyện đã bám sát những nhiệm vụ trọng tâm, giải pháp điều hành của UBND Thành phố, bám sát Nghị quyết kỳ họp thứ 03 khóa XVII về nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội năm 2014, tham mưu cho UBND huyện thực hiện tốt công tác quản lý điều hành toàn diện các lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng cụ thế là:
Văn phòng đã chủ động giúp UBND huyện chỉ đạo các phòng, ban, cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm 2014. Tham mưu cho UBND huyện xây dựng, ban hành chương trình công tác trọng tâm năm 2014 của UBND huyện, xây dựng các chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý.
Xây dựng các báo cáo tuần, tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng và báo cáo năm về thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2014, phương hướng năm 2015. Xây dựng báo cáo chuyên đề; ban hành các thông báo kết luận của Thường trực Huyện ủy – Lãnh đạo UBND huyện về thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm như: giải phóng mặt bằng, thủ tục hành chính, quản lý đất đai, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo. Các văn bản tham mưu soạn thảo cơ bản đảm bảo chất lượng, hiệu quả.
Xây dựng chương trình, tham mưu tổ chức họp UBND huyện thường kỳ hàng tháng. Thông qua đó đã nâng cao được vai trò quản lý, điều hành của UBND huyện ở từng lĩnh vực cụ thể, đặc biệt đã chủ động tích cực phối hợp với các ngành thuộc UBND huyện chuẩn bị tốt các hội nghị sơ kết, tổng kết, các hội nghị chuyên đề của UBND huyện. Chất lượng các cuộc họp từ công tác chuẩn bị tài liệu đến công tác phục vụ, tổ chức điều hành hội nghị một cách chính xác, nghiêm túc đạt hiệu quả cao.
Chỉ đạo các ngành, các xã thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, duy trì chế độ hội họp. Tham gia đầy đủ các hội nghị giao ban của Thường trực, các phiên họp UBND huyện thường kỳ, tham mưu kịp thời, chính xác thông báo kết luận các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện đến các phòng, ban,
ngành, UBND các xã, thị trấn để tổ chức thực hiện, đồng thời giúp lãnh đạo UBND huyện đôn đốc, hướng dẫn, nhắc nhở, kiểm tra kết quả thực hiện các nội dung, chương trình đảm bảo hiệu quả và triệt để.
Việc bỏm sỏt theo dừi, đụn đốc thực hiện cỏc chương trỡnh đề ỏn phỏt triển kinh tế xã hội được Văn phòng HĐND – UBND huyện xác định là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên. Trong năm 2014 Văn phòng HĐND – UBND huyện đã kịp thời tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng gắn với việc thực hiện các chương trình, đề án tại 02 xã Viên An, Hòa Nam, để kịp thời xác định những đầu yếu, khâu yếu chỉ đạo giải quyết, tháo gỡ khó khăn giúp xã hoàn thành nhiệm vụ trong năm 2014.
Trong năm 2014, HĐND đã tổ chức 03 kỳ họp thứ 10,11, 12. Ngay khi tổ chức thành công các kỳ họp, thường trực HĐND đã phối hợp cùng UBND, các cơ quan, ban, ngành tuyên truyền kết quả của kỳ họp cũng như nội dung các nghị quyết tới cử tri và nhân dân trong huyện được biết để tổ chức thực hiện.
Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện, các cơ quan có liên quan hoàn chỉnh Hồ sơ kỳ họp gửi Thường trực HĐND Thành phố cùng các cơ quan đúng thời gian quy định.
Văn phòng HĐND – UBND tham gia các cuộc kiểm tra, giám sát theo chương trình công tác của Thường trực HĐND huyện. Năm 2014, Thường trực HĐND huyện cùng các Ban HĐND huyện đã thực hiện 10 cuộc giám sát tại các xã, thị trấn và các cơ quan trong huyện về các nội dung: Kết quảlàm đường giao thông nông thôn trong năm 2013, tình hình thực hiện Đề án xây dựng nông thôn mới; kết quả thực hiện một số đề án thuộc chương trình giảm nghèo nhanh và bền vững năm 2013 theo Nghị quyết của Chính phủ…Thông qua công tác giám sát đã chỉ ra những mặt đã làm được và những mặt còn tồn tại hạn chế. Từ đó có những kiến nghị đối với UBND huyện, các cơ quan, đơn vị để khắc phục, tháo gỡ khó khăn trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao góp phần hoàn thành tốt các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội mà Nghị quyết HĐND huyện tại các kỳ hộp đã đề ra trong năm
a. Công tác Văn thư – Lưu trữ và quản lý văn bản hành chính
Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Ứng Hòa trong những năm qua luôn hoạt động đạt kết quả cao.
- Tiếp nhận văn bản đến: Trong thời gian qua việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến được Văn phòng HĐND – UBND huyện thực hiện nghiêm túc theo