MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 7 I.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 7 1. Chức năng 7 2. Nhiệm vụ, Quyền hạn 7 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân: 13 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 13 1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân. 13 1.1. Chức năng 13 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HDNDUBND huyện Thường Xuân. 14 1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân 14 2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng. 15 III.Tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân 17 1. Chức năng, và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân. 17 2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân 19 2.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân. 19 2.2. Nội dung quản lý văn bản 19 2.3. Nội dung lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Thường Xuân. 22 CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 23 I. CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN 23 1. Công tác tiếp khách ở cơ quan. 23 2. Công tác đãi khách của cơ quan. 26 II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan. 28 1. Xây dựng lịch công tác thường kỳ 28 2. Ưu điểm – hạn chế 32 III. Công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Thường Xuân 33 1. Lập kế hoạch cho hội nghị. 33 2. Lên danh sách khách mời, và lập chương trình nghị sự. 33 3. Ưu điểm nhược điểm. 35 IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 35 1. Trước khi lãnh đạo đi công tác 35 2. Trong khi lãnh đạo đi công tác 37 V. Mô hình tổ chức phòng làm việc của UBND huyện Thường Xuân. 38 1. Cách bố trí phòng làm việc. 38 2. Ưu điểm nhược điểm. 39 VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. 39 1. Giao tiếp với cấp trên. 40 2. Giao tiếp với đồng nghiệp. 41 3. Giao tiếp với công dân. 41 4. Giao tiếp với khách hàng. 42 5. Giao tiếp qua điện thoại trong cơ quan. 42 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Những nhận xét, đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân. 44 1. Ưu điểm. 44 2. Hạn chế. 45 II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại 46 LỜI CẢM ƠN 48 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .7 I.Chức ,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức Nhiệm vụ, Quyền hạn .7 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Thường Xuân: .13 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập 13 1.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân 13 1.1 Chức 13 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HDND-UBND huyện Thường Xuân 13 1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân (phụ lục 02) 14 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng vị trí khác văn phòng 15 III.Tình hình hoạt động công tác người thư ký văn phòng UBND huyện Thường Xuân 17 1.Chức năng, nhiệm vụ người thư ký văn phòng UBND huyện Thường Xuân 17 2.Tình hình cán làm công tác văn thư UBND huyện Thường Xuân 19 1.1Tình hình cán làm công tác văn thư UBND huyện Thường Xuân 19 2.2 Nội dung quản lý văn 19 2.3 Nội dung lập hồ sơ hành UBND huyện Thường Xuân 21 CHƯƠNG II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 22 I CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP- ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN 22 Công tác tiếp khách quan 22 Công tác đãi khách quan 26 II Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 28 1.Xây dựng lịch công tác thường kỳ 28 SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm – hạn chế 32 III Công tác tổ chức hội họp UBND huyện Thường Xuân 32 Lập kế hoạch cho hội nghị .32 2.Lên danh sách khách mời, lập chương trình nghị 33 3.Ưu điểm- nhược điểm .34 IV Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 34 1.Trước lãnh đạo công tác 35 2.Trong lãnh đạo công tác 36 V Mô hình tổ chức phòng làm việc UBND huyện Thường Xuân 37 1.Cách bố trí phòng làm việc 37 Ưu điểm- nhược điểm 38 VI Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng 38 1.Giao tiếp với cấp 39 2.Giao tiếp với đồng nghiệp 41 3.Giao tiếp với công dân .41 4.Giao tiếp với khách hàng 42 5.Giao tiếp qua điện thoại quan 42 CHƯƠNG III KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I Những nhận xét, đánh giá chung ưu,nhược điểm công tác văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân 44 Ưu điểm 44 Hạn chế 45 II Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế tồn 46 LỜI CẢM ƠN 48 PHỤ LỤC SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững trở nên khốc liệt hết.Nên ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh.Hòa nhịp phát triển kinh Thế giới, Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sâu vào quỹ đạo phát triển Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời, hòa nhịp với xu ngành thư ký văn phòng đời Thư ký đội ngũ người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề Thư ký chưa thực coi trọng phát triển người ta có quan niệm nhìn sai lệch nghề Thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan, công ty, xí nghiệp Ngày với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển nghề Thư ký coi trọng hơn, ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phát triển xã hội Nhận thấy tầm quan trọng nhu cầu cần thiết xã hội việc sử dụng ngành thư ký quan, tổ chức, doanh nghiệp; đạo, quan tâm, giúp đỡ Bộ Nội vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau 40 năm hình thành phát triển không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo, hoàn thiện phương thức quản lý, đổi hình thức đào tạo với quan điểm “Đào tạo theo nhu cầu xã hội, đào tạo xã hội cần doanh nghiệp cần đào tạo có” Hiện nay, Nhà trường ngày mở rộng quy mô theo chiều sâu, Nhà nước giao cho đào tạo nhiều chuyên ngành; chuyên ngành Thư ký văn phòng (Quản trị văn phòng) Nhà trường đưa vào giảng dạy với mục tiêu đào tạo cho xã hội ngưới thư ký hội tụ đầy đủ phẩm chất , yếu tố, đáp ứng công việc hình thành SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, đơn vị ,và đặc biệt trở thành cánh tay trái đắc lưc cho người lãnh đạo Từ ngày đưa chuyên ngành thư ký văn phòng (Quản trị văn phòng) vào chương trình đào tạo đến nay, Nhà trường tạo thành công cho trường hàng nghìn sinh viên có trình độ, kỹ nghề nghiệp làm việc quan, đơn vị, doanh nghiệp; bổ sung cho đất nước đội ngũ thư ký có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu quan Để nhằm mục đích giúp cho sinh viên làm quen, cọ sát với thực tế công việc sau trường Qua ,tích lũy kiến thức từ thực tế, rèn luyện tay nghề để nâng cao kỹ nghề nghiệp, giáo dục lòng yêu nghề , lòng nhiệt tình say mê, tận tụy với nghề, đồng thời rèn luyện tác phong người cán thư ký văn phòng, trả lời cho câu hỏi: nắm kiến thức gì’’ Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên kiến thức chuyên ngành giảng đường, Nhà trường tổ chức cho sinh viên ngành đào tạo thực tập quan, tổ chức Nhà nước, giúp cho sinh viên tìm hiểu , làm quen với môi trường công việc thực tế Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý Đảng Nhà nước giáo dục – đào tạo giai đoạn “Học đôi với hành”, “lý thuyết kèm vớithực tiễn”.Ngay từ đầu, Nhà trường xác định thực tập tốt nghiệp môn học nằm chương trình đào tạo Với mục đích giúp cho sinh viên làm sáng tỏ lý thuyết học giáo trình, sách bước đầu giúp cho sinh viên làm quen với cách làm việc quan công sở Đây lần cho sinh viên tìm hiểu đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ nghề nghiệp tác phong làm việc cán văn phòng tương lai Cũng học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập quan sinh viên chuyên ngành Thư ký Văn phòng hai tháng, từ ngày 16/3/2015 đến 05/5/2015 Đây giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào thực tế công việc "Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp" kết mà sinh viên làm bao gồm tất công việc từ SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình tìm hiểu công tác tổ chức tiếp- đãi khách, Văn thư Lưu trữ, nhận thức kiến nghị giải pháp cá nhân vào công tác văn phòng quan đến thực tập nhận xét quan trình, tinh thần trách nhiệm hiệu thực tập Được đồng ý giúp đỡ Văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân phối hợp nhà trường tạo điều kiện cho em thực tập UBND huyện Thường Xuân.Trong thời gian thực tập tháng quan,được hướng dẫn trực tiếp giúp đỡ nhiệt tình anh chị Văn phòng, em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập với nội dung tìm hiểu chuyên ngành thư ký văn phòng Qua "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung giáo viên hướng dẫn:cô Nguyễn Thị Thu Hường cô Nguyễn Thị Kim Chi nói riêng toàn thể anh chị Văn phòng HĐND- UBND huyện Thường Xuân nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực ý tưởng đem lại kiến thức học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua công việc hàng ngày, trao đổi kiến thức nghiệp vụ bổ ích lý thú "Hiệu công việc định thành công người" điều tất yếu, hết em mong muốn làm tốt tất công việc để làm điều cần phải có nổ lực lớn thân giúp đỡ người Bản "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" kết trình thực tập, cố gắng nhiều song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình Thầy cô giáo, anh, chị quan để Báo cáo em hoàn thiện Bài báo cáo gồm có chương: CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phụ lục: (sơ đồ, tài liệu thu thập) Em xin chân thành cảm ơn! Thường Xuân, ngày 05 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thúy * Vài nét khái quát huyện Thường Xuân Thường Xuân huyện miền núi nằm phía tây tỉnh Thanh Hóa, thành lập năm 1837 ( năm Minh Mạng thứ XVIII) với tên gọi Châu Thường sau cách mạng tháng năm 1945 đổi tên huyện Thường Xuân huyện có chung đường biên giới với huyện Sầm Tớ, tỉnh hủa phăn NCHDCND Lào Vùng đất cổ Thường Xuân từ ba dân tộc Thái, Mường, Kinh đoàn kết gắn bó với cộng đồng dân tộc Việt Nam, xây dựng nên bề dầy truyền thống văn hóa son sắt, thủy chung thương người – tình nghĩa tình yêu quê hương đất nước Những truyền thống tốt đẹp kết thành vùng đất “thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, vùng đất đựơc các bậc quân vương chọn làm hậu cứ, chiêu tập huyền tài để kháng chiến chống giặc ngoại xâm, bảo vệ độc lập tự dân tộc * ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ VỊ TRÍ ĐỊA LÝ Vị trí địa lý Thường Xuân huyện miền núi nằm phía tây tỉnh Thanh Hóa Từ thành phố Thanh Hóa, theo QL47 qua Mục Sơn đến cầu Bái Thượng với chặng đường 57km sang địa phận Thường Xuân diện tích tự nhiên 111.325,02ha, huyện có diện tích lớn Thanh Hóa Ở vị trí 19 042’45’’ đến SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2007’15’’ vĩ độ bắc, 104054’33’’ đến 105023’55’’ kinh độ đông Phía bắc thường xuân giáp Lang Chánh Ngọc Lặc; phía đông giáp Thọ Xuân, Triệu Sơn, Như Thanh; phía nam giáp Như Xuân, phía tây giáp quế phong tỉnh Nghệ An huyện Sầm Tớ tỉnh Hủa Phăn nước CHDCND Lào tỉnh lộ 507 nối đường Hồ Chí Minh qua thị trấn Thường Xuân lên biên giới Việt Lào qua cửa Bát Mọt Điều kiện tự nhiên Khí hậu Thường Xuân mang tính chất khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao, mùa đông khô hanh, mùa hè nóng, mưa nhiều Thường Xuân nằm vùng ảnh hưởng gió tây nam( gió lào) khô nóng, hạn hán thường xuyên xảy đợt rét đậm kéo dài, bão lũ, lốc xoáy nhiều mưa đá… nhiệt độ trung bình năm Thường Xuân 25 0C, mùa đông nhiệt độ xuống tới 00C, mùa nóng lên đến 40-420C lượng mưa trung bình hàng năm 2200mm, có từ 20- 25 ngày gió tây nam khô nóng Địa hình Thường Xuân có dạng sống trâu lượn sóng chạy theo hướng tây băc – đông nam với độ cao trung bình 250 – 400m so với mực nước biển đặc biệt nhiều đồi núi thuộc xã Bát Mọt ,Yên Nhân, Xuân Liên, Vạn Xuân…cao 1000m Về kinh tế - Xã hội Tài nguyên rừng Thường Xuân đa dạng.toàn huyện có 90.417,96ha, diện tích rừng đặc dụng 23.475,05ha, diện tích rừng phòng hộ: 28.740,65ha, diện tích rừng sản xuất: 38.202,26ha Rừng giàu rừng đặc dụng tập trung chủ yếu khu bảo tồn thiên nhiên xuân liên, số khu vực giáp Nghệ an biên giới Việt – Lào rừng thường xuân tiếng với loại lâm sản gỗ pơmu, lát, lim, táu, chò chỉ, luồng( luồng thường xuân không ngâm nước không bị mọt) Đặc biệt, rừng Thường Xuân tiếng từ xa xưa với đặc sản quế Quế Thường Xuân chất lượng tốt, quý tới mức gọi quế ngọc , quế ngự quế vua… vua Minh Mạng (1820 – 1840) cho tạc vào nghị đỉnh SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Cửu đìnhở kinh thành huế) Cùng với gỗ, luồng, rừng Thường Xuân có nhiều chim, thú quý ghi sách đỏ Việt Nam giới… góp phần làm đa dạng hóa môi trường sinh học cho huyện Tài nguyên khoáng sản: Thường Xuân có hàng trăm ngàn m đá vôi – nguồn cung ứng vô tận cho vật liêu xây dựng sắt lương sơn người pháp khai thác từ thời thuộc pháp, trữ lượng dồi thiếc, vôn Fram có mỏ điểm quặng thuộc xã Vạn Xuân, xã Ngọc Phụng, trữ lượng tới 10.529 Vàng sa khóng vàng gốc có nhiều Xuân Chinh, Xuân Thắng, quặng Phốt-Phát làng hồ ( Thọ Thanh), Mỏ Pi rít Luận Khê, cao lanh bến đìn (Xuân Cẩm) làng cáy ( Lương Sơn), Ponzít có khe hạ (Luận Thành)v.v… Về lịch sử, văn hóa điểm di tích lịch sử Thường Xuân có nhiều di tích lịch sử văn hóa tiếng đền thờ Mẫu chúa Thượng Ngàn, đền thờ Cầm Bá Thước, đền Tông (Trông), cụm di tích chống Pháp gắn với nơi thành lập chi Đảng Đảng thắng cảnh như: hang Lù, hang Lãm, thác Trai Gái, thác núi bảy tầng… đặc biệt khu du lịch cửa đạt đàu tư dần hình thành, hấp dẫn du khách nét nguyên môi tường sinh thái tiềm quý giá để du lịch không xa mạnh phát triển kinh tế - xã hội Thường Xuân SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I.Chức ,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, Quyền hạn • Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn • Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật • Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoạt động giao tiếp quan hoạt động giao tiếp nơi công sở, giao tiếp đồng nghiệp với đồng nghiệp, giao tiếp xã giao, giao tiếp cấp với cấp Hạn chế Bên cạnh ưu điểm, thành tựu mà quan đạt UBND huyện Thường Xuân tồn nhiều vấn đề cần khắc phục trình hoạt động như: Công tác soạn thảo văn Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: số văn ban hành UBND huyện mắc lỗi thể thức như: phần quan ban hành văn đôi lúc đánh chữ in hoa không đậm; phần địa danh ngày tháng năm ban hành đánh chữ thường không nghiêng theo quy định; hay nhiều lúc quên không kẻ dòng kẻ tên loại trích yếu nội dung văn bản; phần Nơi nhận đánh chữ đậm không nghiêng Đây lỗi nhỏ mà chuyên viên thường mắc phải soạn thảo văn - Về Quy trình soạn thảo văn bản: Tại UBND huyện Thường Xuân nhìn chung có tính thống hợp lý theo quy định tồn số hạn chế như: quy trình soạn thảo văn khâu cuối khâu Văn thư nhiều không để ý đến thể thức văn bản, phần nhiều công việc để ý hết được, phần khác Phòng ban từ trước đến soạn thảo thế, đưa soạn thảo lại nhiều thời gian làm chậm trễ tiến độ giải công việc - Tình trạng số văn chưa có lưu diễn ra, qua thực tế cho thấy có số văn đánh số lưu văn đi,song thực tế ban hành văn hoàn chỉnh chưa trình cho văn thư xem xét Tình trạng chèn số văn diễn ra, việc phòng ban văn chậm lấy số từ ngày trước diễn ra.Do xảy văn có số trùng điều không với quy định thể thức nhà nước pháp luật SV: Nguyễn Thị Thúy K7 45 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - UBND huyện Thường Xuân ban hành Quy chế, Quy định công tác hành văn phòng, thực theo quy định chung - Việc đóng dấu quan gặp phải khuyết điểm là:theo quy định đóng dấu chùm ½ chữ ký phía bên trai, phận văn thư đóng dấu bị lệch so với chữ ký Công tác tổ chức hội nghị Có số hội nghị thiên hình thức mà không đạt mục đích cuối gây thời gian, tốn cho quan Cách bố trí phòng làm việc Việc bố trí phòng làm việc chưa thực khoa học, cá nhân, đơn vị không tuân thủ theo nguyên tắc tập rung lên văn phòng ủy ban mà thường tự trình ký lên lãnh đạo Về trang thiết bị văn phòng chưa đầy đủ phòng ban, số phòng bị hỏng Hoạt động giao tiếp Trong hoạt động giao tiếp quan diễn kiểu giao tiếp tùy tiện II Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế tồn Bước vào kỷ nguyên thời đại mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin hội nhập giới đòi hỏi quan cá nhân phải tự hoàn thiện để theo kịp thời đại Dựa vào tình hình thực tế quan nhược điểm tồn em xin đề xuất số ý kiến sau: - Chúng ta phải đại hoá mặt vấn đề người ( hay gọi tư tưởng trình độ) sở vật chất ( phương tiện làm việc) + Con người: Phải người có tư tưởng tiến bộ, đào tạo cách có chuyên ngành trình độ lẫn đạo đức nghề nghiệp SV: Nguyễn Thị Thúy K7 46 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Cơ sở vật chất: Được bố trí hợp lý tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc lại vừa đạt hiệu cao Các phương pháp cụ thể sau: - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, cán quan khách từ quan, từ đơn vị trực thuộc Huyện, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hoá tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc - Một số cán phải kiêm nhiệm nhiều công việc, số lượng lớn nên chưa đảm bảo chất lượng công việc, lãnh đạo huyện cần quan tâm vấn đề nhân lực - Trong công tác Văn phòng cần phải áp dụng tiến khoa học kỹ thuật như: cài đặt sử dụng hệ thống quản lý văn máy, trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác Văn phòng… nhằm đảm bảo tối đa hiệu hoạt động Văn phòng quan - Hàng năm, số lượng tài liệu văn lớn.Tuy nhiên, UBND huyên lại bố trí có cán văn thư.Do đó, công tác văn thư gặp nhiều khó khăn Để khắc phục tồn cần có quan tâm cấp lãnh đạo, tạo điều kiện sở vật chất nhân lực cho phòng văn thư để cán văn thư có điều kiện tốt nhất, yên tâm công tác - Trong hoạt động giao tiếp quan nhân viên văn phòng cần phải cẩn trọng để ý giao tiếp với đồng nghiệp quan - Hoạt động tổ chức hội nghị cần tăng cường công tác chuẩn bị để đề mục đích tổ chức hội nghị rõ ràng nhằm đạt kết cao Trên số ý kiên góp ý em, mong công tác văn phòng quan ngày hoàn thiện đà phát triển nhanh SV: Nguyễn Thị Thúy K7 47 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian tháng thực tập quan,đây thời gian dài em nhận giúp đỡ tận tình Lãnh đạo quan hướng dẫn nhiệt tình cán bộ, chuyên viên văn phòng Huyện Bản thân em học hỏi nhiều kiến thức chuyên môn thực tế công việc hàng ngày Qua trình thực tập giúp em ý thức tìm hiểu sâu chuyên ngành theo học, rèn luyện cho em phẩm chất cần có người thư ký văn phòng Giúp em tự tin bước vào chặng đường đầy khó khăn tương lai Để đạt kết tập hoàn thành báo cáo nhờ vào giúp đỡ nhiệt tình thầy, cô giáo trường cán văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô giáo khoa mà em theo học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin cảm ơn lãnh đạo toàn thể cán văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Trong thời gian thực tập em ý thức cố gắng để hoàn thành tốt , xong kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, báo cáo không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Kính mong nhận quan tâm giúp đỡ góp ý thầy, cô giáo toàn thể cán bộ, chuyên viên văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thường Xuân, ngày tháng năm 2015 Sinh Viên Nguyễn Thị Thúy SV: Nguyễn Thị Thúy K7 48 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SV: Nguyễn Thị Thúy K7 Lớp: Thư ký Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Thường Xuân UBND huyện Chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phòng HĐND UBND Phòng Nội vụ Phòng Lao động Thương binh – Xã hội SV: Nguyễn Thị Thúy Phòng tài chính– kế hoạch Phòng tài nguyên –Môi trường Phòng Công thương Phòng Nông nghiệp phát triển Nông thôn Phó chủ tịch Phòng Văn hóa thông tin Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Phòng GD&ĐT Phòng Tư pháp Phòng Thanh tra Phòng Y tế Phòng Dân tộc Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Thường Xuân Văn phòng HĐND - UBND Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng PhòngPhòng Phòn kế toán văn vi tính thư SV: Nguyễn Thị Thúy Phòng tài vụ Phòng lễ tân Bộ phận cửa Phòng bảo vệ Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ quy trình tổ chức tiếp- đãi khách UBND huyện Thường Xuân Công tác tiếp đãi khách quan Tiếp khách Đãi khách Đón khách Lựa chọn hình thức đãi khách Giải công việc cho khách Kết thúc buổi tiếp khách chuẩn bị đặt tiệc để đãi khách SV: Nguyễn Thị Thúy Chuẩn bị đãi khách Lập danh sách khách mời Chuẩn bị giấy mời Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Chuẩn bị địa điểm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND UBND giao cho phòng ban xây dựng kế hoạch công tác cụ thể phòng ban Các phòng ban xây dựng kế hoạch cụ thể theo tuần, tháng Cán văn phòng tổng hợp chương trình công tác chung SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Lập kế hoạch Trước chuyến công tác Chuẩn bị thành phần, địa điểm ăn ở, phương tiện kinh phí Liên hệ nơi đoàn đến công tác Thảo văn ủy quyền Văn phòng HĐND Trong chuyến công tác Giúp lãnh đạo đạo điều hành công tác UBND huyện Sau chuyến công tác SV: Nguyễn Thị Thúy Báo cáo tình hình UBND huyện Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Câu hỏi tập: Xây dựng lịch công tác tuần cho quan Xây dựng lịch công tác tuần cho lãnh đạo quan Xây dựng lịch công tác tuần cho ban lãnh đạo quan Bài làm Câu 1: Lịch công tác tuần cho UBND huyện Thường xuân Thứ /ngày Thời Nội dung Phòng ban Họp giao ban UBND huyện Lãnh đạo Ghi gian Thứ 20/4/2015 7h00 phòng ban 14h00 Thứ 21/4/2015 7h00 14h00 Đi khảo sát việc thâm canh lúa nước Phòng xã địa bàn huyện NN&PTNT Dự họp buổi lễ phát động tuyên truyền tiết Phòng công kiệm điện Điện lực huyện Thường Xuân thương Dự lễ khai mạc đại hội TDTT hội thảo Phòng QP-AN năm học 2014-2015 VHTT&XH Tham dự hội thảo giới thiệu dự án tăng Phòng cường chức hợp tác xã NN UBND NN&PTNT tỉnh hóa Thứ 22/4/2015 7h00 Đi công tác thành phố Thanh Hóa Phòng Nội vụ 14h00 Kết hợp với bệnh viện tiêm phòng vacxin Phòng Y tế cho học sinh trường học địa bàn huyện Thứ 23/04/2015 7h00 14h00 Đi phát quà cho bà mẹ Việt Nam anh Phòng hùng, UBND xã Thọ Thanh LĐTB&XH Về tra, khảo sát chất lượng trường Phòng tra SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học địa bàn huyện Thứ 24/04/2015 7h00 Đi công tác thành phố Thanh Hóa Phòng dân tộc Thứ 25/4/2015 CN 26/4/2015 CHỦ TỊCH (Đã ký) Cầm Bá Xuân SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Câu 2: Lịch công tác tuần cho thủ trưởng quan UBND huyện ( Chủ Tịch: Cầm Bá Xuân) Thứ / ngày Thời gian Nội dung Địa điểm Thứ 20/4/2015 7h00 8h00 14h00 Họp giao ban Làm việc quan Đi công tác Thứ 21/4/2015 7h00 9h00 14h00 7h00 Đi công tác sở Làm việc quan Dự họp mặt cán lão thành huyện Đi công tác tỉnh 14h00 7h00 14h00 7h00 Gặp mặt, chia tay đoàn huyện Sầm Tớ - Lào Đi công tác Cẩm Thủy Làm viêc quan Chủ trì HN lâm Nghiệp 14h00 Đi công tác Hà Trung Thứ 22/4/2015 Thứ 23/4/2015 Thứ 24/4/2015 Hội trường tầng UBND huyện UBND huyện Hà Trung Xã, thị trấn UBND huyện Phòng họp tầng Thành phố Thanh Hóa huyện Thường Xuân huyện Cẩm thủy UBND huyện Tầng UBND huyện Huyện Hà Trung Thứ 25/4/2015 CN 26/4/2015 TL.CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG (Đã ký) Nguyễn Quốc Hoàn SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Ghi Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Câu 3: Lịch công tác tuần cho ban lãnh đạo quan Thứ/ ngày Thời gian Chủ Tịch Cầm Bá Xuân P Chủ Tịch Lê Thị Hường P Chủ Tịch Cầm Bá Đứng P Chủ Tịch Lang Đức Bông Thứ 13/4/2015 sáng :7h Họp giao ban Họp giao ban Họp giao ban Họp giao ban Chiều:14h Giao ban thường vụ huyện ủy Làm việc quan Làm việc quan Làm việc quan Sáng:7h Làm việc quan Dự họp văn phòng PT KT EDU Đi công tác huyện Hà Trung Đi công tác sở NN&PTNT Chiều: 14h Làm việc với chi nhánh điện lực Làm việc quan Làm việc quan Đi khảo sát xã, thị trấn Sáng:7h Làm việc quan Làm việc quan Tiếp công dân định kỳ Đi công tác bên huyện Sầm TớLào Chiều:14h Làm việc quan Làm việc quan Họp ban thường vụ huyện ủy nt Sáng:7h Đi công tác sở Đi khảo sát vị trí khai thác mỏ đá Làm việc quan Làm việc quan Chiều:14h nt nt nt nt Sáng:7h Làm việc quan Làm việc quan Họp triển khai công tác thu hồi đất Nt Chiều:14h nt nt Làm việc quan nt Thứ 14/4/2015 Thứ 15/4/2015 Thứ 16/4/2015 Thứ 17/4/2015 Thứ 18/4/2015 SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CN 19/4/2015 TL.CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG (Đã ký) Nguyễn Quốc Hoàn SV: Nguyễn Thị Thúy Lớp: Thư ký Văn phòng K7