CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Chuyến đi công tác của lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là giải quyết một công
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ.Do vậy là một người thư ký cần phải nắm được và tiến hành tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
1.Trước khi lãnh đạo đi công tác
Đây chính là giai đoạn mà thư ký phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác.Trong giai đoạn này thư ký phải tiến hành một số công việc cụ thể như:
1.1Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, dù sử dụng hình thức nào thư ký cũng phải đảm bảo một số yêu cầu về thông tin như tính chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thư ký phải cung cấp đầy đủ các thông tin có liên quan để tạo điều kiện cho cơ quan tiếp nhận chuyế đi có sự chuẩn bị về nội dug và chuẩn bị các nghi thức về giao tiếp.
1.2Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác
Trên cơ sở mục đích của chuyến đi công tác, thư ký phối hợp với các phòng ban chức năng để chuẩn bị nội dung của chuyến đi công tác.
Là phần cơ bản nhất của chuyến đi với độ phức tạp khác nhau. Vì vậy người thư ký phải chuẩn bị chu đáo khâu này.Khi người thư ký chuẩn bị tốt cho nội dung chuyến đi sẽ giúp cho lãnh đạo không bị thụ động. Đôi khi lãnh đạo đi công tác trong lúc làm việc bất giác quên đi việc gì đó liên quan đến chuyến đi, nên chính vì thế người thư ký cần phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác định hướng cụ thể hơn những việc cần đạt được trong chuyến đi.
1.3Chuẩn bị tư liệu, tài liệu.
Trong việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi thư ký cần có sự phân loại giữa các tài liệu trưc tiếp để thực hiện mục đích và các tài liêu tham khảo .
1.4Chuẩn bị về phương tiện giao thông.
Tùy vào địa điểm thời gian công tác để lựa chọn phương tiện phù hợp và tiết kiệm, thư ký phải nắm được đầy đủ chính xác các thông tin về phương tiện giao thông , giá vé, độ dài chuyến đi, chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử
dụng. Khi lựa chọn phương tiện, thư ký cần lưu ý tính chất công việc, tài sản…
1.5Chuẩn bị giấy tờ.
Thông thường giấy tờ liên quan đến chuyến đi bao gồm: Giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu ( nếu đi công tác nước ngoài), chứng minh thư nhân dân.
1.6Chuẩn bị kinh phí và các yếu tố khác.
Thư ký phối hợp với phòng tài vụ chuẩn bị kinh phí theo dự trù kinh phí ở kế hoạch.
Với các kinh phí tạm ứng trước thì phải làm giấy biên nhận và chuyển giao cho người tạm ứng.
Do vậy là một người thư ký trong thời đại xu thế đất nước phát triển theo hướng tư nhân hóa- cổ phần hóa thì yêu cầu của một người thư ký không phải chỉ là chuyên về một lĩnh vực mà cần đòi hỏi về nhiều lĩnh vực khác nhau.
2.Trong khi lãnh đạo đi công tác
Trách nhiệm của người thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác, sẽ sảy ra hai trường hợp:
Thư ký cùng đi công tác với thủ trưởng
Thư ký sẽ cầm giấy thông hành của thủ trưởng. Thư ký chủ động liên hệ đưa giấy giới thiệu tại phòng thường trực cơ quan đến công tác. Trong thời gain đến công tác thư ký chịu trách nhiệm đảm bảo về ăn nghỉ sinh hoạt cho lãnh đạo.
Mọi tài liệu sản sinh trong quá trình công tác, thư ký có trách nhiệm tổng hợp và bảo quản khi trở về để lập hồ sơ.
Thư ký không cùng đi công tác với lãnh đạo
Nếu không tham gia, thư ký phải hướng dẫn thành phần đoàn đại biểu tham gia chuyến đi lưu giữ tài liệu để lập hồ sơ công việc.
Tại cơ quan thì thư ký được thừa lệnh của lãnh đạo đôn đốc, giám sát các phòng ban thực hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng đã giao.
Giữ liên lạc với thủ trưởn trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Sau khi lãnh đạo trở về.
Khi lãnh đạo trở về, thư ký phải chủ động báo cáo với lãnh đạo những vấn
đề xảy ra khi lãnh đạo đi vắng. Đồng thời chuyển giao những tài liệu, văn bản và thông báo lịch làm việc cho lãnh đạo.
Thư ký phải tập hợp đầy đủ các tài liệu hồ sơ và triển khai công việc, hóa đơn để quyết toán kinh phí.
Qua trên cho ta thấy được vị trí của người thư ký văn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp trong và ngoài nhà nước giữ một vị trí vô cùng quan trọng.
Không chỉ riêng tại UBND huyện Thường Xuân mà các UBND huyện khác đã đều nhận ra được vai trò của người thư ký văn phòng trong việc hỗ trợ, trợ giúp cho lãnh đạo hoàn thành tốt công tác của mình, và người thư ký được ví là cánh tay trái đắc lực cho lãnh đạo.
*Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo ( phụ lục 05)