CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ Kí VĂN PHềNG
II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan
1.Xây dựng lịch công tác thường kỳ
Nhằm đảm bảo cho họat động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, cho cơ quan. Quy trình xây dựng các chương trình kế hoạch này tuân theo các bước cụ thể sau:
+ Văn phòng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung công việc + Tổng hợp và xây dựng bản thảo
+ Trình bản thảo để xin ý kiến phê duyệt, và ban hành chương trình kế hoạch.
Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan, quy mô thời gian có thể là: tuần, tháng, quý, năm…Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùng của tuần trước.Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước. Kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước. Kế hoạch năm được lập vào quý cuối cùng của năm trước.
a. Xây dựng kế hoạch công tác năm.
Lưu đồ
Lưu đồ Biểu
mẫu
Trách nhiệm
1.
Lãnh đạo
Theo mẫu
của văn phòng
Chuyên viên
Đăng ký của trưởng các đơn vị(trước 12/12)
Phòng HCTC(trước 15/12)
Các P.CVP Chánh văn phòng
(trước 18/12)
Hàng năm, căn cứ chương trình đề án công tác năm kế tiếp của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị mình. Trưởng các đơn vị tổng hợp gửi đăng ký chương trình công tác năm sau cho phòng hành chính tổ chức trước ngày 12/12 năm trước.
Phòng hành chính căn cứ nghị quyết, kế hoạch kinh tế xã hội. Chương trình công tác năm của UBND huyện và phiếu đăng ký chương trình công tác năm của đơn vị trực thuộc xây dựng dự thảo chương trình công tác năm của văn phòng gử các phó chánh văn phòng và trưởng các đơn vị tham gia góp ý kiến trước 15/2, sau đó tổng hợp trình Chánh văn phòng phê duyệt ban hành trước ngày 22/12.
b. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác tháng.
Lưu đồ
Lưu đồ Biểu
mẫu
Trách nhiệm
Đăng ký công tác năm của UBND huyện
CTCT công tác năm
Phiếu đăng ký CTCT
Nghị quyết của đảng ủy vp
Dự thảo chương trình công tác năm của văn phòng
Lãnh đạo Chương trình công tác năm
Theo mẫu
của văn phòng
Đăng ký của trưởng các đơn vị.
Phòng HCTC ( ngày 22 hàng
tháng).
Các CVP,PCVP (ngày 25 hàng
tháng)
Từ tình hình thực hiện chương trình công tác tháng trước của đơn vị mình, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo huyện, lãnh đạo văn phòng, trưởng các đơn vị trước ngày 20 hàng tháng.
Từ tình hình triển khai chương trình tháng trước của văn phòng, ý kiến chỉ đạo của chánh văn phòng, và đăng ký chương trình công tác tháng tiếp theo gửi các đơn vị,các phó chánh văn phòng, dự thảo chương trình tháng tiếp theo gửi các dơn vị, các phó chánh văn phòng tham gia ý kiến, bổ sung chậm nhất vào ngày 22 hàng tháng.
Văn phòng tổng hợp, trình chánh văn phòng phê duyệt, ban hành chậm nhát ngày 25 hàng tháng.
c. Xây dựng chương trình công tác tuần của văn phòng.
Lưu đồ
Lưu đồ Biểu
mẫu
Trách nhiệm
Dự thảo CTCT tháng của UBND, chỉ đạo, thông báo
Đăng ký CTCT tháng của các
đ/v,t/c
CTCT tháng trước, ý kiến
chỉ đạo, TBKL của
CVP
Dự thảo chương trình công tác tháng của Văn
phòng
Lãnh đạo
CTCT tháng
Theo mẫu
của văn phòng
Đăng ký của CVP, Trưởng
các đ/v trước 6h30 ngày thứ 6.
P. HCTC trước 10h ngày thứ 7.
Chánh Văn Phòng
Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần của ủy ban và yêu cầu công việc thực tế được giao, lãnh đạo văn phòng, trưởng các đơn vị và cán bộ tiến hành đăng ký lịch công tác tuần của lãnh đạo văn phòng tuần sau tại văn phòng, việc đăng ký lịch tuần của lãnh đạo văn phòng được thực hiện thường xuyên hàng ngày và chậm nhất là 16h30 ngày thứ 6.
Phối hợp lịch công tác tuần của UBND, chuyên viên văn phòng tổng hợp, xây dựn lịch công tác tuần của lãnh đạo văn phòng tuần sau, trình chánh văn phòng phê duyệt trước 10 giờ ngày thứ 7.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan, chủ trương chung của cấp trên, đề nghị của phó phòng. UBND xây dựng kế hoạch công tác với trình tự đó là: Các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác cho văn phong, phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơ quan.
Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh vản dự thỏa lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thị trấn biết để thực hiện. Chính vì
CTCT tuần của UBND
huyện Thường
Xuân
Đăng ký lịch công tác tuần
CTCT tháng và
ý kiến chỉ đạo
Dự thảo CTCT tuần của lãnh đạo
văn phòng
Lãnh đạo
CTCT tuần
thế dù trong trong bất cứ chương trình kế hoạch nào, cơ quan phải đảm bảo không xảy ra tình trạng trùng lặp về thời gian, địa điểm, nhân sự. Chẳng hạn như lãnh đạo cơ quan không thể đi công tác hai nơi trong cùng một thời gian, trong trường hợp này văn phòng phải ưu tiên cho chuyến đi quan trọng và không thể trì hoãn được, và chuyến đi kia xin được hen lịch lại.
*Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Thường Xuân.(phụ lục 04)
2. Ưu điểm – hạn chế
Về việc xây dựng chương trình công tác thương kỳ cho lãnh đạo tại UBND huyện Thường Xuân có những ưu điểm sau:
Chương trỡnh cụng tỏc được phõn cụng rừ ràng, cụ thể cỏc bước giỳp chuyên viên văn phòng dễ dàng xây dựng lịch công tác cụ thể.
Đảm bảo được sự thống nhất trong các công việc, các buocs thực hiện được xắp xếp hợp lý, khoa học.
Bên cạnh những ưu điểm thì UBND vẫn còn tồn đọng những mặt hạn chế đó là:
Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp.
Chương trình công tác vẫn có sự thay đổi trong quá trình thực hiện do một số công việc đột xuất sảy ra.
III. Công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Thường Xuân