CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ Kí VĂN PHềNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP
2. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản va tổ chức quản lý, sử dụng các loại văn bản trong hệt thống cơ quan Nhà nước kết quả của công tác văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ và được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội.
Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
Công tác văn thư được xác định như một mắt xích một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong một bộ máy hoạt động quản lý của văn phòng UBND huyện. Chính vì vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
Được đặt dưới sự chỉ đạo của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện - là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác văn thư ở văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ tạo công tác văn thư cơ quan huyện đã được thực hiện tốt . Tuy nhiên để công tác Văn thưu cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ Văn thư nhiều hơn.
Công tác Văn thư của UBND huyện Tam Nông được tổ chức một cách tập trung, thống nhất. Tức là các phòng ban trong cơ quan không có bộ phận văn thư riêng mà tập trung vào một nơi do Văn thư đảm nhiệm thực hiện.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu ở cơ quan em thấy công tác văn thư của UBND huyện được tổ chức rất khoa học, hợp lý, phù hợp với công việc Nhà
nước được giao cho Văn thư HĐND - UBND hoạt động có tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đích dưới hình thức phục vụ quần chúng nhân dân, vì quyền lợi.
Theo báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện năm 2014 thì văn phòng đã phối hợp với các phòng ban, đơn vị tham mưu giúp TT HĐND-UBND huyện xây dựng và ban hành 6.637 văn bản các loại trong đó cụ thể có :
Loại văn bản Số lượng
Chỉ thị 08
Quyết định 4538
Báo cáo 251
Văn bản hành chính 1738
Thông báo 102
Tổng cộng 6637
Văn bản của Văn phòng UBND huyện Tam Nông được quản lý tại Bộ phận Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND huyện , chủ tịch UBND huyện . Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục theo tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam ISO ( 9001 : 2008 ).
a. Đối với quản lý văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật , văn bản hành hành chính và văn bản chuyên nghành ( Kể cả bản Fax , văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn , thư gửi đến cơ quan , tổ chức . Theo báo cáo tổng hợp về công tác văn thư năm 2014 của văn phòng HĐND- UBND huyện Tam Nông văn phòng đã tiếp nhận 7000 văn bản đến.
Quy trình quản lý văn bản đến được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:
Người chịu trách
nhiệm Lưu đồ Mô tả và biểu mẫu
Văn thư Bước 1
BM-VP 02.01
Lãnh đạo Huyện Bước 2
Văn thư Bước 3
Lãnh đạo phòng ban Cán bộ công chức Lãnh đạo Huyện
Bước 4
Lãnh đạo phòng ban Văn phòng
Bước 5
( sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến ) b. Đối với quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản quy phạm pháp luật , văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản , văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan , tổ chức phát hành . Theo báo cáo tổng hợp về công tác văn thư năm 2014 của văn phòng UBND – HĐND huyện Tam Nông văn phòng đã tiếp nhận 7500 văn bản đi.
Phân loại, chỉ đạo
Giải quyết Văn bản đến
Tiếp nhận
Phân phối
Theo dừi, tổng hợp
Quy trình quản lý văn bản đi được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:
Người chịu trách
nhiệm Lưu đồ Mô tả và biểu mẫu
Chuyên viên 5.3.2.1
Lãnh đạo phòng ban Văn phòng
5.3.2.2
Lãnh đạo Huyện 5.3.2.3
Văn thư 5.3.2.4
Văn thư 5.3.2.5
Văn thư
5.3.2.6
(sơ đồ quản lý quy trình văn bản đi)
Văn phòng UBND huyện Tam Nông là cơ quan giúp HĐND-UBND huyện quản lý về hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn huyện nên văn bản hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi (văn bản của Chính phủ, văn bản của UBND tỉnh), của cơ quan cấp dưới và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các thư từ của người dân. Tại văn phòng UBND huyện Tam Nông thì công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.
Chuyển văn bản Yêu cầu
Dự thảo
Nhân bản Xem xét
Phê duyệt
Lưu trữ văn bản
*Cách thức quản lý văn bản đi đến.
Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu.
Bộ phận văn thư cơ quan có ít cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan.
Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất.
Các thiết bị văn phòng phẩm như điện , giấy , bút ... còn sử dụng chưa tiết kiệm gây lãng phí .
Khi nhận công văn đến việc chuyển đi vẫn còn thực hiện chậm gây tình trạng công văn hỏa tốc nhưng khi nhận thì đã hết hạn .
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ