PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHềNG
IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
4. Các khâu chuẩn bị chuyến đi công tác
Sau khi bản kế hoạch được duyệt, người được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho chuyến đi công tác sẽ gửi bản kế hoạch đến các đại biểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc cụ thể tổ chức thực hiện chuyến đi công tác.
Đây là giai đoạn mà phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết thật chu đáo, chính xác, đầy đủ và cụ thể để có một chuyến đi công tác đạt kết quả tốt đẹp.
Tùy vào mỗi yêu cầu của cơ quan, tầm quan trọng, mục đích của chuyến đi công tác mà được chuẩn bị như thế nào cho phù hợp, tuy nhiên cần phải tiến hành một số công việc cụ thể như sau:
4.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.
Việc liên hệ với nơi đoàn đến và làm việc rất là quan trọng. Việc liên hệ này sẽ do bộ phận văn phòng hoặc thư ký đảm nhiệm. Không phải với mọi chuyến đi công tác đều phải liên hệ trước mà tùy thuộc vào mục đích chuyến đi, thư ký phải liên hệ hay không. Khi chuyến đi công tác có tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, giám sát, thanh tra đột xuất…thì sẽ không cần phải báo trước. Tuy nhiên với các chuyến đi công tác thông thường, liên hệ cho nơi tiếp
nhận chuyến đi là một yêu cầu bắt buộc. Khi liên hệ cần lựa chọn thời điểm thích hợp, vì việc thông báo quá sớm hay quá muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa hai bên.
Trong trường hợp chuyến đi công tác bị hủy bỏ hoặc thay đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, thư ký có trách nhiệm thông báo kịp thời cho cơ quan tiếp nhận. Lúc này văn bản là phương tiện tối ưu nhất để bày tỏ sự tôn trọng, tính chính thức của thông tin. Đây cũng là hình thức tốt nhất có khả năng giúp bày tỏ thái độ không mong muốn của cơ quan khi hủy bỏ hay thay đổi chuyến đi công tác.
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác, tùy theo tính chất của mối quan hệ, thời gian, nội dung công việc thư ký có thể sử dụng các hình thức như:điện thoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, thư điện tử…để trao đổi thông tin.
Trong một số trường hợp văn bản sẽ là hình thức duy nhất được phép lựa chọn bởi tính chất pháp lý của chuyến đi, vị trí của thành phần tham gia, yêu cầu đối với nội dung công việc và các nghi thức mà cơ quan buộc phải tuân thủ.
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, dù sử dụng hình thức liên hệ nào cũng phải đảm bảo một số yêu cầu về thông tin như chính xác, đầy đủ và kịp thời để tạo điều kiện cho cơ quan tiếp nhận chuyến đi có sự chuẩn bị phối hợp về nội dung và chuẩn bị các nghi thức đón tiếp. Thông thường thông tin được cung cấp sẽ liên quan đến các vấn đề:
_ Mục đích của chuyến đi, _ Nội dung công việc,
_ Thành phần tham gia ( số lượng. chức vụ, giới tính, chức danh khoa học…) ,
_ Thời gian làm việc, _ Các đối tượng cần gặp, _ Các yêu cầu hỗ trợ…
Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài cần được báo sớm để cơ quan có thẩm quyền xét duyệt và cho phép. Ngoài ra cần chú ý đến thời tiết, quà tặng, giá cả sinh hoạt….
Trước khi đoàn xuất phát phải báo kịp thời bằng điện thoại cho nơi tiếp nhận công tác kể cả thời gian đoàn sẽ đến nơi, những thay đổi bổ sung nếu có.
4.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác.
Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác, tùy theo mức độ, mục đích, yêu cầu mà phối hợp với các phòng ban chức năng để chuẩn bị nội dung của chuyến đi công tác.
Việc thực hiện nội dung của chuyến đi công tác cần chuẩn bị:
_ Tư liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến mục đích của chuyến đi, _ Thành phần đại biểu tham gia chuyến đi,
Thư ký có trách nhiệm thông báo cho các đại biểu tham gia chuyến đi mức độ công việc được phân công, thẩm quyền của cá nhân trong chuyến đi công tác và hướng dẫn các đại biểu tham gia chuyến đi về việc lưu trữ tài liệu, chứng từ để lập hồ sơ công việc sau chuyến đi.
4.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Ngoài các thủ tục giấy tờ hành chính, khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi công tác phải dựa vào các thông tin sau:
_ Mục đích chuyến đi,
_ Khả năng của thành phần chuyến đi, _ Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị,
_ Thời gian chuyến đi,
_ Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết,
Tùy thuộc vào tình hình thực tiễn của cơ quan mà các tư liệu, tài liệu phục vụ cho chuyến đi có thể gồm:
_ Giấy giới thiệu, giấy đi đường ( của Thủ trưởng hoặc của toàn đoàn ), _ Hồ sơ công việc,
_ Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, _ Các mẫu văn bản,
_ Thông tin ở dạng dữ liệu máy tính…
Ngoài ra tùy thuộc vào mục đích của chuyến đi mà tư liệu, tài liệu chuẩn bị khác nhau đa dạng và phong phú.
Ví dụ: Các tài liệu thông thường như: dự thảo hợp đồng, các biên bản thảo luận, bài phát biểu, chuẩn bị tham luận, các số liệu tổng hợp,bảng báo …các dữ liệu tốt nhất là chuẩn bị vào đĩa CD-ROM và mang theo máy tính xách tay.
4.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông
Các phương tiện gồm có: phương tiện giao thông công cộng ( máy bay, tàu, thuyền, xe ô tô khách…) , cơ quan ( ô tô, xe máy…) cá nhân ( xe ô tô, xe máy…). Tùy thuộc địa điểm, thời gian công tác mà lựa chọn phương tiện cho phù hợp và tiết kiệm. Ngoài ra còn dựa vào các căn cứ khác để lựa chọn phương tiện giao thông như:
_ Khả năng tài chính của cơ quan,
_ Mục đích, tầm quan trọng của chuyến đi,
_ Thành phần tham gia chuyến đi ( vị trí, số lượng, giới tính, sức khỏe, đặc điểm tâm lý…),
_ Địa điểm đến,
_ Hệ thống các dịch vụ công cộng,
_ Thông báo cho các thành viên của đoàn về các thông tin cần thiết như:
thời tiết, khí hậu, thuốc men, quần áo cần mang theo, văn hóa, ẩm thực…nơi đến và các đồ dùng sinh hoạt cần mang theo.
Các căn cứ trên có thể thay đổi theo mục đích của chuyến đi. Đôi khi việc đảm bảo sức khỏe của các đại biệu bắt buộc lại trở thành ưu tiên số 1.
Một số chuyến đi công tác có thể phải sử dụng nhiều loại phương tiện do vậy người chuẩn bị cho chuyến đi công tác phải nắm vững các chặng dừng chân và các hệ thống dịch vụ có khả năng hỗ trợ.
Chọn phương tiện giao thông phải đảm bảo sự an toàn, tiết kiệm và phù hợp
4.5 Chuẩn bị giấy tờ
Các giấy tờ cần thiết đảm bảo tính chất pháp lý của chuyến đi công tác và để cho chuyến đi được thực hiện một cách thuận tiện và nhanh chóng với các giấy tờ sau:
_ Công văn liên hệ,
_ Giấy tờ tùy thân ( Chứng minh thư, thẻ nhà báo, thẻ công an…), _ Giấy giới thiệu,
_ Giấy đi đường, _ Danh thiếp,
Trong một số trường hợp có thể cần thư tay hoặc giấy ủy nhiệm…