Xây dựng hệ thông thông tin kế toán tiền lương tại công ty cổ phần thương mại hoa nam

LỜI CẢM ƠNVới vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tàichính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thứcthực tế thu được trong

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi tôi thực tập Nếu có sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Tác giả đồ án

Đỗ Thị Quỳnh Trang

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tàichính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thứcthực tế thu được trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam,

em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “Xây dựng hệ thông thông tin kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam”.

Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa

Hệ thống thông tin quản lí đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiếnthức chuyên nghành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tập tại Công ty

cổ phần thương mại Hoa Nam Đặc biệt, để có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt

nghiệp, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Ths Phạm Thái Huyền Trang, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận.

Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cácanh chị ở phòng Kế toán Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam đã tạo điều kiệnthuận lợi trong suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho em phần nghiệp

vụ, để em có thể hoàn thành được đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG 1

CHƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ TIỀN LƯƠNG 1

1.1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ HTTT TRONG DOANH NGHIỆP 1

1.1.1 Một số khái niệm 1

1.1.2 Phân loại HTTT 1

1.1.3 Thành phần của một HTTTQL trong doanh nghiệp 3

1.1.4 Tầm quan trọng của một HTTTQL 4

1.1.5 Phương pháp phát triển HTTTQL 5

1.1.6 Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin 10

1.1.7 Trình tự xây dựng một hệ thống thông tin 12

1.2 LÍ LUẬN CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG 14

1.2.1 Cơ sở lí luận chung của tiền lương 14

1.2.2 Cơ sở lí luận về các khoản trích theo lương 15

1.2.3 Cơ sở lý luận về thuế thu nhập cá nhân 16

1.2.4 Kế toán tiền lương 19

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM……….25

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM 25

2.1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam 25

2.1.2 Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh 25

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 26

2.1.4 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty 28

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN LƯƠNG TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM 29

2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 29

2.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng 30

2.2.3 Các chứng từ sử dụng tại Công ty 31

2.2.4 Sổ sách, báo cáo sử dụng tại Công ty 31

2.2.5 Công tác tính lương tại Công ty 31

2.2.6 Quy trình nghiệp vụ kế toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 35

2.2.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty 35

2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 36

2.3.1 Đánh giá thực trạng 36

2.3.2 Giải pháp khắc phục 39

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM………41

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 41

3.1.1.Mục tiêu hệ thống 41

3.1.2.Mô tả bài toán 41

3.1.3.Dữ liệu vào và thông tin ra hệ thống 45

3.1.4.Mô hình nghiệp vụ bài toán 46

3.1.5 Mô hình khái niệm logic 51

3.1.6 Mô hình khái niệm dữ liệu (Mô hình E-R) 55

3.2 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM 63

3.2.1 Mô hình logic 63

3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí 66

3.3 CHƯƠNG TRÌNH DEMO 72

3.3.1 Giao diện chương trình 72

3.3.2 Một số Form chính 74

3.4 MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 89DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 92PHỤ LỤC……….93

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU

I Đặt vấn đề

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kĩ thuật, tin học ngày càng trởthành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay Bất cứ một lĩnhvực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nângcao chất lượng các hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tinhọc là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường Khối lượng côngviệc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện

tử Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trongvòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiếtkiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Vì vậy,ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học Xuất phát từ xuthế chung của xã hội, hàng loạt các hệ thống thông tin phục vụ hoạt động sản xuất,kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệphiện nay

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các hệ thống thông tin, hoạt động quản língày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiềudoanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một hệ thống thông tin phù hợp với công tácquản lí, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề

dễ dàng

Qua việc khảo sát hoạt động tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam, em

đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam”.

II Sự cần thiết của đề tài

HTTT kế toán tiền lương là một hệ thống vô cùng hữu ích đối với mọi doanhnghiệp trong điều kiện hiện nay Nhờ những tiện ích của hệ thống này mà côngviệc tính lương, thu nhập cá nhân trở nên đơn giản, chính xác, linh hoạt, tiết kiệm

chi phí, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp đồng thời nó còn được áp dụngrộng rãi cho các doanh nghiệp khác.

Đối với Công ty HTTT kế toán tiền lương mang lại những chức năng riêngbiệt quan trọng cho doanh nghiệp như: Tính toán lương phải trả cho nhân viên, côngnhân in phiếu thanh toán lương, tính thuế thu nhập cho các cán bộ công nhân viên.Với hệ thống kế toán tiền lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoảnphải trừ vào lương cơ bản và từ đó tính ra tổng thu nhập mà cán bộ công nhân viênđược hưởng để từ đó in báo cáo thuế thu nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế

Hơn nữa đề tài kế toán tiền lương có ý nghĩa thực tiễn rất cao Xây dựngHTTT kế toán tiền lương cho Công ty sẽ giúp Công ty có thêm một công cụ quản lílương hữu hiệu, hệ thống này thực hiện việc tính toán và chi trả lương cho nhânviên một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đưa ra những báo cáo cần thiết

về tiền lương sẽ giúp giám đốc Công ty có những quyết định đúng đắn về tiềnlương và chế độ đãi ngộ với nhân viên Mặt khác, lương là một công cụ vật chấthữu hiệu để khuyến khích nhân viên Việc Công ty trả lương đúng đắn, khen thưởngkịp thời sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên làm việc hăng say và gắn bó hơnvới Công ty

III Mục đích của đề tài

Ngoài ra, thực tập còn là cầu nối giữa lí thuyết và thực tiễn, do đó việc thực hiện

đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lí tốt hơn mà đồng thời nó còn

có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế Đó làđiều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên trước khi ra trường

IV Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam

V Phạm vi nghiên cứu đề tài

HTTT chỉ xử lí lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhâncủa cán bộ nhân viên

Lên báo cáo liên quan tới tiền lương trong Công ty

VI Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập thông tin( Phỏng vấn, điều tra, hỏi ý kiến chuyên gia)

- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí

VII Kết cấu của đồ án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nộidung đồ án được kết cấu thành 3 chương

Chương 1: Lí luận chung về hệ thống thông tin và tiền lương.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần

thương mại Hoa Nam

Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tiền lương tại Công ty cổ

phần thương mại Hoa Nam

PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ HTTT VÀ TIỀN LƯƠNG

1.1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ HTTT TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Một số khái niệm

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ

chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay,cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức khoahọc giúp các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để

Hệ thống là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau có

mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một vấn đề nào đó

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ,

phân phối, … dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định

để quản lí, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

1.1.2 Phân loại HTTT

Có rất nhiều cách để phân loại các HTTT trong một tổ chức Nếu lấy mụcđích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại thì HTTT được chia thành các loạichính như sau:

 Hệ xử lí giao dịch (Transaction Processing Systems)

Là hệ thống hỗ trợ cho những công việc hàng ngày nhờ việc duy trì nhữngbản ghi thông tin chi tiết Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp vì vậy sẽgiúp công ty giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ giữa những hoạt độngtrong kinh doanh

 HTTT quản lí (Management IS)

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của tổ chức Chúng làm giảm nhẹ côngviệc quản lí bằng cách đưa ra những báo cáo tóm tắt có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạtđộng có tính lặp đi lặp lại và qui chuẩn

Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lí

 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems)

Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động raquyết định của các cấp quản lí

 Hệ thống chuyên gia (ES)

Là các HTTT đặc biệt, cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về những vấn đềbán cấu trúc

 Hệ tự động văn phòng (Office Automation System)

Là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử lí những thông tin liên lạcgiữa các cá nhân dưới dạng chữ viết, lời nói hoặc hình ảnh

 Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS)

Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao bằngcách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất

1.1.3 Thành phần của một HTTTQL trong doanh nghiệp

Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủtục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình

(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi cácthủ tục để tạo ra thông tin

(2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức

và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lí dữ liệu tự động với tốc độ nhanh,chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng

(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người

(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử

lí trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lí

(5) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ màmáy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theothuật toán đã chỉ ra

Phần cứng Chương trình Dữ liệu Thủ tục Con người

Chỉ dẫn Thực thể hành động

Cầu nối

Hình 1.2 – Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT

1.1.4 Tầm quan trọng của một HTTTQL

Như chúng ta đã biết, quản lí có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vàochất lượng thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra Chính vì thế, sự hoạtđộng kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượngcủa thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:

(1) Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.

Thông tin ít độ tin cậy dễ gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trìnhphân tích, xử lí để đưa ra những quyết định đối với một tổ chức

(2) Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề

đáp ứng yêu cầu của nhà quản lí Nhà quản lí sử dụng một thông tin không đầy đủ

có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tìnhhình thực tế

(3) Tính thích hợp và dễ hiểu: Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu

do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùngnhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lí MộtHTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tinkhông cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

(4) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quí báu của tổ chức cũng

như nguồn vốn và nguyên liệu Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ nhữngngười được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin

(5) Tính kịp thời:Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và được

bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụngvào lúc cần thiết

Chính vì vậy, làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao làmột trong những công việc của bất kì một nhà quản lí hiện đại nào Để giải quyếtvấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tíchthiết kế và cài đặt HTTT

1.1.5 Phương pháp phát triển HTTTQL

1.1.5.1 Tại sao phải phát triển HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lí không những chỉ đóng vai trò là người cung cấpbáo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các HTTT quản lí đã thực sự trởthành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thếcạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có Những ảnh hưởngquan trọng của HTTT quản lí giúp doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh

mà họ mong muốn

- Đầu tư vào việc phát triển HTTT sẽ giúp quá trình điều hành của doanhnghiệp trở nên hiệu quả hơn Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chiphí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ

- Xây dựng HTTT sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằngcách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấpnguyên vật liệu

- Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mốiquan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp

- Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ khuyến khích các hoạt động sáng tạo trongdoanh nghiệp

- Đầu tư vào phát triển HTTT còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt độngmới của doanh nghiệp như: Tổ chức ảo, tổ chức theo thảo thuận…

1.1.5.2 Phương pháp phát triển HTTTQL

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản líhơn Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơbản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Banguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic, mô

hình vật lí trong và mô hình vật lí ngoài

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của

sự đơn giản hóa Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phảihiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế, chuyển từ

mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích

1.1.5.3 Các giai đoạn phát triển HTTTQL

Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tinnhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn Mỗigiai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc raquyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó Tùy theo kếtquả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trướckhắc phục những sai sót

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo, đánh giá yêu cầu.

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.

Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiêncứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòihỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thốngmới phải đạt được Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic.

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ baohàm dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, cơ sở dữ liệu, các xử lí và hợp thức hóa phảithực hiện Mô hình logic sẽ đáp ứng yêu cầu của người sử dụng, xem xét và chuẩn

y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lí

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic.

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên sẽ xây dựng các phương án khácnhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hìnhvật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết Đồng thời, các phântích viên phải đánh giá chi phí, lợi ích hữu hình, vô hình của mỗi phương án và đưa

ra những kiến nghị cụ thể Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ rađáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng những ràng buộc của tổ chức.Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm các công đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương

án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài.

Thiết kế vật lí ngoài nhằm mô tả chi tiết các phương án của giải pháp đãchọn ở giai đoạn này trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, nó mô tả chínhxác ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng

Thiết kế vật lí ngoài sẽ đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu bao chứa tất cảcác đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật, một tài liệu dànhcho người sử dụng mô tả phần thủ công và phần giao diện với phần tin học hoá.Công đoạn chính của giai đoạn này là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công.

- Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kế vật lí ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật của hệ thống.

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định cóliên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lí của cơ sở dữ liệu,cách thức truy nhập tới các bản ghi của tệp và những chương trình máy tính khác nhaucấu thành nên hệ thống thông tin Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm cácchương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hoácủa hệ thống thông tin Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cungcấp tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệthống Triển khai kĩ thuật hệ thống bao gồm các hoạt động :

- Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

- Thiết kế vật lí trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.

Cài đặt hệ thống là việc chuyển hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống mớiđược thực hiện Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cầnphải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm các công đoạn

- Lập kế hoạch và cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá.

Chuyển đổi hệ thống có hai khối công việc: một là chuyển đổi về mặt kĩthuật, hai là chuyển đổi về mặt con người Có bốn phương pháp cơ bản để thực hiệnchuyển đổi: chuyển dổi trực tiếp, chuyển đổi song song, chuyển đổi cục bộ từng bộphận và chuyển đổi phân giai đoạn Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tuỳ thuộcquy mô và mức độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới

1.1.6 Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin

1.1.6.1 Ngôn ngữ lập trình

Trước đây, chúng ta thường quen thuộc với phong cách lập trình trong môitrường hệ điều hành MS-DOS, PC-DOS…, nhưng từ khi Microsoft Windows rađời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows càng ngày càng thu hút các hãngsản xuất phần mềm ứng dụng Vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thốngnhư Basic, Pascal, C, FoxPro đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làmphong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C,Visual FoxPro Riêng đối với Visual FoxPro, bạn có thể xây dựng một hệ thốngchương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễdàng và tiện lợi cho bạn và cho người sử dụng

1.1.6.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Chức năng của hệ quản trị CSDL.

- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khaibáo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu

- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

- Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vàoCSDL

Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lý, giám sát chặt chẽ dữ liệu

 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng.

- Quy mô lớn: Oracle, DB/2, SyBase, SQL Server

- Quy mô vừa và nhỏ: MS - Acess, Visual FoxPro, Paradox.

1.1.6.3 Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứngdụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất

từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêucầu của người sử dụng

 Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL:

- Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản

lí dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng

 Một số công cụ tạo báo cáo:

- Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biếnhiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiện việctạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiệnnay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạngkhác như Excel

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu

để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu Zoho Reports sẽgiúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ

- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư

từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element WordPro hỗtrợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord

2007 +), và RTF (Rich Text Format)

Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:

- Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo kháthuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh

1.1.7 Trình tự xây dựng một hệ thống thông tin

1.1.7.1 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình

Trong qui trình phát triển phần mềm kế toán, việc lựa chọn ngôn ngữ lậptrình chiếm một vai trò hết sức quan trọng Ngày nay, công cụ người lập trình ngàycàng nâng càng nâng cao đáp ứng nhu cầu người dùng như: Foxpro, Access, SQLserver, Oracle

Vào những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân củangôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Hệ Foxpro được hãng Microft phát triển qua nhiều version khác nhau Cụ thể:Foxpro 1.0 chạy trên môi trường DOS là sự chuyển hướng đầu tiên từ khảnăng tương thích với DBASE

Foxpro 2.0 cho phép sử dụng các câu lệnh SQL để thay thế cho toàn bộ thủtục, đồng thời cũng đưa ra các thiết kế màn hình và báo cáo

Foxpro 3.0 ra đời có thêm hai kiểu hiển thị được hỗ trợ view cục bộ (localview) và view truy nhập từ xa (remote view) Cơ sở của local view là các bảngtrong Visual Foxpro Cơ sở remote view là nguồn dữ liệu ODBC bao gồm SQLserver, Oracle, Access Điều này tạo Visual Foxpro có một công cụ tốt nhất để truynhập dữ liệu cục bộ cũng như từ xa

Phiên bản 5.0 ra đời nhưng đó chỉ là sự cập nhật và sửa chữa một số lỗi củaphiên bản 3.0

Sau đó các phiên bản Visual Foxpro 7.0, 8.0 ra đời, và đến thời điểm hiện tại,phiên bản Visual Foxpro 9.0 là phiên bản mới nhất

1.1.7.2 Chọn công cụ quản trị

Lựa chọn công cụ quản trị giúp người lập trình thực hiện các thao tác trênmột cơ sở dữ liệu Visual Foxpro (VFP) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan

hệ của Microsoft chạy trên hệ điều hành Window với các ứng dụng sau:

Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, cả chức năng củamột ngôn ngữ lập trình, vì thế VFP có khả năng ứng dụng tiện lợi và dễ sử dụng

Tính bảo mật của VFP không cao

Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiềungười dùng

Đang được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác để pháttriển các ứng dụng trong quản lí

VFP sử dụng công nghệ lập trình hướng đối tượng kết hợp với lập trình thủtục VFP cho phép người sử dụng thực hiện đa số các thao tác rất trực quan để thiết

kế ứng dụng mà không cần phải ngồi tỉ mỉ để soạn chương trình hay viết các dònglệnh như Foxpro Phiên bản mới nhất hiện nay là VFP 9.0

1.1.7.3 Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứngdụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất

từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêucầu của người sử dụng

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cho phép người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:+ Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo kháthuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

+ Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh

1.2 LÍ LUẬN CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG

1.2.1 Cơ sở lí luận chung của tiền lương

Trong giai đoạn hiện nay, tiền lương luôn được coi là một bộ phận quan trọng củagiá trị hàng hoá Nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố như kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử.Ngược lại tiền lương cũng tác động đến phát triển sản xuất, cải thiện đời sống và ổn địnhkinh tế xã hội Chính vì thế, không chỉ nhà nước (ở tầm vĩ mô) mà cả doanh nghiệp vàngười lao động (ở tầm vi mô) đều quan tâm đến chính sách và hệ thống quản lí lương

Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn với người lao động, tiền tệ và nền sảnxuất hàng hoá trong điều kiện có sự biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phẩm xã hội

mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí về sức lao động của mình trongquá trình lao động Thực chất đây là một khoản tiền cần phải trả cho người lao độngtương ứng với số lượng, chất lượng kết quả lao động của họ Trong điều kiện tồn tạinền sản xuất hàng hoá nhiều thành phần, tiền lương là một bộ phận cấu thành giá trịcủa hàng hoá, đó là một phần chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Còn vớingười lao động, tiền lương là một bộ phận cơ bản của thu nhập người lao động

Tiền lương là giá trị sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức laođộng và nguồn sử dụng lao động Để bù đắp phần hao phí lao động đó, họ cần cómột lượng nhất định các vật phẩm tiêu dùng đáp ứng nhu cầu ăn ở, mặc, đi lại…Như vậy người sử dụng lao động phải đáp ứng nhu cầu đó cho người lao động đúngmức hao phí mà họ đã bỏ ra thông qua tiền lương Tiền lương đảm bảo cho ngườilao động có thể tái sản xuất sức lao động để họ có thể tham gia vào quá trình sảnxuất tiếp theo Thu nhập là nguồn sống chủ yếu của bản thân người lao động và giađình họ, như vậy bản chất của tiền lương là toàn bộ phần thu nhập từ lao động màngười lao động nhận được sau thời gian lao động mà họ đã bỏ ra

Tiền lương về mặt sản xuất và đời sống có hai chức năng cơ bản sau:

Chức năng tái sản xuất sức lao động: Trong quá trình lao động sản xuất, sứclao động hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm Để thu hút nguồn lực sản

xuất và thực hiện các mục tiêu kinh tế, xã hội, một mặt nhà nước tạo môi trường,điều kiện để người lao động có việc làm, mặt khác nhà nước có chính sách hợp lí đểđảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.

Chức năng đòn bẩy kinh tế: Lợi ích kinh tế là một hình thức biểu hiện củamột chế độ kinh tế xã hội nhất định, là hoạt động thúc đẩy kinh tế của con người.Trong quá trình lao động, lơi ích kinh tế là động lực mạnh mẽ nhất của toàn bộ nềnkinh tế xã hội Việc giải quyết đúng đắn vấn đề về lợi ích sẽ phát huy tiềm năngcủa mỗi người lao động một cách tốt nhất trong quá trình lao động sản xuất Ngườilao động là nguồn lực sản xuất, chính sách tiền lương đúng đắn sẽ là động lực to lớnnhằm phát huy sức mạnh của con người trong việc thực hiện mục tiêu kinh tế xãhội Chính vì vậy việc tổ chức hệ thống quản lý lương phải thúc đẩy và khuyếnkhích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động

1.2.2 Cơ sở lí luận về các khoản trích theo lương

Loại hình BHXH bắt buộc được áp dụng đối với những doanh nghiệp sửdụng từ 10 người lao động trở lên, ở những doanh nghiệp này, người sử dụng laođộng, người lao động phải đóng BHXH theo quy định tại điều 149 của bộ luật laođộng Người làm việc ở những nơi sử dụng dưới 10 lao động, hoặc làm những côngviệc dưới 3 tháng, theo mùa vụ, hoặc làm các công việc có tính chất tạm thời khác,thì các khoản BHXH được tính vào lương do người sử dụng lao động trả để ngườilao động tham gia BHXH theo loại hình tự nguyện hoặc tự lo liệu về bảo hiểm Khi

ốm đau, người lao động được khám bệnh va điều trị tại cơ sở y tế theo chế độ bảohiểm y tế (BHYT).

Ngoài ra Nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích bằng 24% mức lương

cơ bản; trong đó 17% tính vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 7% người lao độngphải nộp từ thu nhập bình quân của mình Quỹ BHXH dùng chi: bảo hiểm xã hộithay lương trong thời gian người lao động ốm đau, nghỉ chế độ thai sản, tai nạn laođộng, không thể làm việc tại doanh nghiệp; chi trợ cấp hưu trí cho người lao động

về nghỉ hưu trợ cấp tiền tử tuất, trợ cấp bồi dưỡng cho người lao động khi ốm đau,thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…

Về bảo hiểm y tế Nhà nước quy định trích 4,5% theo lương cơ bản của ngườilao động, trong đó 3% doanh nghiệp tính vào chi phí kinh doanh, 1,5% người laođộng phải nộp Quỹ bảo hiểm y tế chi phí cho việc khám chữa điều trị, tiền thuốcchữa bệnh ngoại trú,…chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động

Về Bảo hiểm Thất nghiệp, BHTN là “hạt nhân" của chính sách thị trường laođộng, nằm trong hệ thống chính sách kinh tế - xã hội, góp phần đảm bảo lợi ích củacác bên trong quan hệ lao động Do vậy, bảo hiểm thất nghiệp có tính chất tươngtrợ, lấy số đông bù số ít Nhà nước quy định các đơn vị có sử dụng từ 10 lao độngViệt Nam trở lên, có HĐLĐ từ 12 tháng sẽ phải đóng BHTN Mức đóng BHTN là2% theo lương cơ bản, trong đó 1% tính vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 1%người lao động phải nộp

Kinh phí công đoàn: Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trêntổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng,tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

1.2.3 Cơ sở lý luận về thuế thu nhập cá nhân

Đối tượng nộp thuế

Đối tượng nộp thuế đối với người có thu nhập cao (dưới đây gọi tắt là thuế

- Công dân Việt Nam ở trong nước hoặc đi công tác, lao động ở nước ngoài

có thu nhập

- Cá nhân là người không mang quốc tịch Việt Nam nhưng định cư không thờihạn tại Việt Nam có thu nhập (sau đây gọi là cá nhân khác định cư tại Việt Nam)

- Người nước ngoài có thu nhập tại Việt Nam bao gồm:

+ Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong các doanh nghiệp, các tổchức kinh tế, văn hoá xã hội, các văn phòng đại diện, các chi nhánh công ty nướcngoài tại Việt Nam, các cá nhân hành nghề độc lập tại Việt Nam

+ Người nước ngoài tuy không hiện diện tại Việt Nam nhưng có thu nhậpphát sinh tại Việt Nam

Thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế bao gồm thu nhập thường xuyên và thu nhập khôngthường xuyên

Thu nhập thường xuyên bao gồm:

- Các khoản thu nhập dưới các hình thức tiền lương, tiền công, tiền thù lao,bao gồm cả tiền lương làm thêm giờ, lương ca 3, lương tháng thứ 13(nếu có), tiềnphụ cấp; tiền trợ cấp thay tiền lương nhận từ quỹ bảo hiểm xã hội; tiền ăn chưa; ăngiữa ca (nếu nhận bằng tiền)

- Tiền thưởng tháng, quý, năm thường đột xuất nhân dịp ngày lễ tết, ngàythành lập ngành, thưởng từ các nguồn dưới các hình thức: tiền, hiện vật;

- Thu nhập do tham gia dự án, hiệp hội kinh doanh, hội đồng quản trị, hộiđồng quản lý, hội đồng doanh nghiệp;

- Tiền bản quyền sử dụng sáng chế, nhãn hiệu, tác phẩm; thu nhập về tiềnnhuận bút;

- Các khoản thu nhập của các cá nhân không thuộc đối tượng nộp thuế thunhập doanh nghiệp như: thu nhập từ dịch vụ khoa học kỹ thuật…

Đối với công dân Việt Nam và các cá nhân khác định cư tại Việt Nam, thunhập thường xuyên chịu thuế là số tiền của từng cá nhân thực nhận tính bình quântháng trong năm trên 5 triệu đồng

Riêng đối với các ca sỹ như diễn viên thanh nhạc biểu diễn các loại hìnhnghệ thuật ca -nhạc kịch, cải lương, chèo tuồng dân ca, nghệ sĩ múa, xiếc, cầu thủbóng đá vận động viên chuyên nghiệp có xác nhận của cơ quan quản lí nhà nướcchuyên ngành, được trừ 25% thu nhập khi xác định thu nhập chịu thuế

Đối với công dân Việt Nam và các cá nhân khác định cư tại Việt Nam:

Thuế thu nhập đối với thu nhập thường xuyên được tính theo phương phápluỹ tiến từng phần

Thuế suất tính theo khung chuẩn do Bộ Tài Chính ban hành:

Thuế suất(%)

1.2.4 Kế toán tiền lương

1.2.4.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương khôngchỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phíhoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đếntình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của nhà nước Để phục

vụ yêu cầu quản lí chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theolương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả laođộng của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoảnliên quan khác cho người lao động

+ Tính toán, phân bổ hợp lí chính xác chi phí tiền lương, tiền công và cáckhoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng

sử dụng liên quan

+ Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lí

và chỉ tiêu quĩ tiền lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phậnliên quan

1.2.4.2 Các hình thức trả lương

Việc trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặcđiểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý Trên thực tế,thường áp dụng các hình hình tiền lương sau:

- Hình thức tiền lương thời gian: Là hình thức tiền lương theo thời gian làm

việc, cấp bậc kĩ thuật và thang lương của người lao động Theo hình thức này, tiềnlương thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: Thời gian làm việc thực tế nhânvới mức lương thời gian

Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương thờigian giản đơn Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ tiền thưởng đểkhuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian cóthưởng

Để áp dụng trả lương theo thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chépthời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ

Các doanh nghiệp chỉ áp dụng tiền lương thời gian cho những công việcchưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm,thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính, quản trị,thống kê, kế toán, tài vụ…

Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế là chưa gắn được tiềnlương với kết quả và chất lượng lao động

- Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tình theo số

lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng

và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó Tiền lương sảnphẩm phải trả tính bằng: Số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành

đủ tiêu chuẩn chất lượng, nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm

Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạchtoán kết quả lao động

Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sảnphẩm, gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người giántiếp phục vụ sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp

1.2.4.3 Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương

- Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả chongười lao động và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 241: Tiền lương trả cho bộ phận xây dựng cơ bản

Nợ TK 622: Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm

Nợ TK 623(6231): Tiền lương trả cho công nhân sử dụng máy

Nợ TK 627(6271): Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lí và phục vụ sảnxuất ở phân xưởng sản xuất

Nợ TK 641(6411): Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ Tk 642(6421): Tiền lương phải trả cho nhân viên các phòng, ban quản lídoanh nghiệp

Có TK 334: Tổng số tiền lương trả cho người lao động trong tháng

- Tiền thưởng phải trả cho người lao động, ghi:

Nợ TK 353(3531): Thưởng thi đua từ quĩ khen thưởng

Nợ TK 622,627,641,642…: Thưởng tính vào chi phí kinh doanh.

Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả

- Trích BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ hàng tháng, ghi:

Nợ TK 622,627,641,642…: Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của người lao động

Có TK 338(3382,3383,3384,3389): Tính tổng các khoàn KPCĐ,BHXH, BHYT, BHTN phải trích lập

- Bảo hiểm xã hội phải trả người lao động

+ Trường hợp doanh nghiệp được giữ lại một phần bảo hiểm xã hội để trực tiếpchi tại doanh nghiệp, thì số phải trả trực tiếp cho công nhân viên, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 338(3383)

Có TK 334: Phải trả người lao động+ Trường hợp doanh nghiệp phải nộp toàn bộ số trích BHXH cho cơ quanbảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ) cơ quan bảo hiểm xã hội đểtrả cho công nhân viên và thanh quyết toán khi nộp các khoản kinh phí này đối với

cơ quan bảo hiểm xã hội, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 138(1388)

Có TK 334: Phải trả người lao động

- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động: Tổng số các khoản khấu trừ

Có TK 333(3338): Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Có Tk 141, 138

- Thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán ghi:

+ Nếu thanh toán bằng tiền:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Có TK 111,112+ Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hóa, kế toán ghi:

Giá vốn của vật tư, hàng hóa:

Nợ TK 632: Giá vốn vật tư hàng hóa

Có TK 152, 153, 154, 155Ghi nhận giá thanh toán:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Có TK 512: Doanh thu nội bộ

Nợ TK 111,112

Có TK 338: Phải trả khác, nộp khác

Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN

LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM

2.1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam

Tên đầy đủ : Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam

Tên tiếng Anh : Hoa Nam Eleter

- Ngành nghề kinh doanh chính:

Nhập khẩu và tiêu thụ trong nước các mặt hàng dụng cụ điện cầm tay như:máy cắt, máy khoan, máy mài… các phụ kiện dụng cụ điện cầm tay và một số mặthàng khác như: máy phát điện, máy đục gỗ, quạt điện công nghiệp…

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam.

Hội đồng quản trị: Có nhiệm cụ đề ra đường lối kinh doanh, trực tiếp chỉ

đạo giám đốc điều hành hoạt động của công ty, quyết định chiến lược kinh doanhcủa công ty

Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm tra giám sát các hoạt động của ban giám

đốc cũng như các phòng ban trong công ty; đồng thời làm nhiệm vụ kiểm tra kiểmsoát hoạt động của công ty khi có vấn đề cầm giải quyết

Đại hội cổ đông

Ban kiểm soátHội đồng quản trị

Giám đốc

Phó giám đốc hành chính

Phó giám đốc kinh doanh

Phòng Tài Chính – Kế toán

Phòng kinh doanh

Phòng kĩ thuật

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kĩ thuật

Bộ phận giao hàng

Bộ phận xuất nhập khấuPhòng tổ chức

hành chính

Giám đốc: chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước đại hội đồng cổ đông về

mọi hoạt động về sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo trực tiếp phòng tàichính kế toán

Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành việc kinh doanh, chỉ

đạo trực tiếp phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật và các bộ phận như xuất nhập khẩu,

bộ phận giao hàng, bộ phận bán hàng…

Phó giám đốc hành chính: Giúp giám đốc chỉ đạo nắm bắt công tác xã hội,

công tác chính trị trong công ty, chỉ đạo trực tiếp phòng tổ chức hành chính

Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm triển triển khai các kế hoạch kinh doanh

như: Tiếp thị, xúc tiến thương mại, bán hàng theo kế hoạch của công ty

- Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanhthông qua các hoạt động điều tra thị trường

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đệ trình kế hoạch tổ chức kinhdoanh cho ban giám đốc định kì hàng tháng và cho hội đồng quản trị bất cứ khi nào

Phòng tài chính – Kế toán: Tổ chức và thực hiện công tác kế toán trong

công ty, kiểm tra giám sát và hướng dẫn thực hiện các qui trình, qui chế, qui định vềcông tác tài chính kế toán trong toàn công ty, tham mưu cho giám đốc về công táctài chính kế toán

Phòng kĩ thuật: Kiểm tra chất lượng hàng hoá trong quá trình lưu thông.

Sửa chữa bảo hành máy móc Tham mưu cho giám đốc những vấn đề có liên quanđến công tác kỹ thuật

Phòng tổ chức hành chính: Tuyển dụng, đào tạo và quản lí các bộ nhân viên,

thực hiện chức năng của văn phòng đảm bảo an ninh, trật tự nội bộ trong công ty

2.1.4 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty.

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam

Phòng tài chính kế toán của công ty gồm có 6 người mỗi người có một tráchnhiệm khác nhau cụ thể như sau:

- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán tài chính): Là người đứng đầu

bộ máy kế toán có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty và làmtham mưu giúp việc cho Giám đốc quản lí kinh tế ở Công ty

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp số liệu vào sổ kế toán tổng hợplên báo cáo tài chính và xác định kết quả kinh doanh trong kì

- Kế toán công nợ và tiền mặt: Có nhiệm vụ kiểm soát và thông báo thườngxuyên tình hình tăng giảm tiền mặt, có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận có liênquan đến tiền mặt để đảm bảo chế độ thanh toán kiểm soát thường xuyên về công nợđối với khách hàng, với công nhân viên và Nhà nước

- Kế toán tiền gửi ngân hàng, các khoản vay: Thường xuyên theo dõi tìnhhình biến động của các khoản tiền gửi của Công ty tại Ngân hàng công thương, theodõi tình hình gửi tiền, rút tiền gửi ngân hàng, tình hình trả nợ cho Ngân hàng và trả

nợ cho người vay cho Ngân hàng Ngoài ra, còn có chức năng kiểm tra tính phù hợpcủa từng khoản vay

- Kế toán các quỹ, TSCĐ và doanh thu: Phản ánh chính xác việc trích lậpcác quỹ của Công ty và theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại TSCĐ.Bên cạnh đó, còn phải làm nhiệm vụ hoạch toán doanh thu ban đầu cung cấp thôngtin cho bộ phận kế toán tổng hợp để từ đó xác định kết quả kinh doanh của Công ty.

- Kế toán hàng hoá và thủ quỹ: Là người thực hiện các lệnh thu, chi tiềnmặt Bộ phận này còn theo dõi từng biến động, tăng giảm các loại hàng hoá củaCông ty

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOA NAM

2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán

- Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC của Bộ

tài chính ban hành ngày 20/03/2006

- Hình thức kế toán: Nhật ký chung.

Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung tại công ty

cổ phần thương mại Hoa Nam

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh theo thứ tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung Sau đó, căn cứ vào Sổ Nhật

ký chung được chuyển vào Sổ cái các tài khoản liên quan

- Cuối tháng tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính ra số Dư củatừng tài khoản trên Sổ cái Căn cứ vào Sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản

- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ cái và bảng tổng hợp số liệu

chi tiết (được lập từ sổ thẻ kế toán chi tiết) kế toán lập báo cáo tài chính

- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 – 31/12.

- Đơn vị tiền tệ: VNĐ.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường

xuyên Giá trị thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước

- Phương pháp tính và nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.

2.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.Tài khoản cấp 1:

Tài khoản 334 - Phải trả người lao động Có 2 tài khoản cấp 2 là:

+ TK 3341: Phải trả công nhân viên( Chi tiết theo từng nhân viên)+ TK 3348: Phải trả người lao động khác ngoài nhân viên công tyTài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác Có các tài khoản cấp 2 là:

+ TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết+ TK 3382 - Kinh phí công đoàn

+ TK 3383 - Bảo hiểm xã hội+ TK 3384 - Bảo hiểm y tế+ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện+ TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác

Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản chi phí khác( Theo chuẩn mực kế toánViệt Nam).

Các tài khoản trên có tài khoản chi tiết theo từng đối tượng

2.2.3 Các chứng từ sử dụng tại Công ty

Hiện tại, Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theoQĐ15/2006 của Bộ Tài Chính

- Bảng chấm công

- Bảng chấm công làm thêm giờ

- Bảng kê các khoản giảm trừ vào lương

2.2.4 Sổ sách, báo cáo sử dụng tại Công ty

- Sổ cái TK 334, TK 338

- Sổ chi tiết TK 334, TK 338

- Sổ nhật ký chung

- Bảng lương tháng

- Bảng lương chi tiết

- Báo cáo thuế thu nhập cá nhân

- Báo cáo bảo hiểm

2.2.5 Công tác tính lương tại Công ty

2.2.5.1 Hình thức trả lương tại Công ty

Hiện nay Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian

Hình thức tiền lương thời gian: Là hình thức tiền lương theo thời gian làm

việc, cấp bậc kĩ thuật và thang lương của người lao động Theo hình thức này, tiền