XÂY DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY cổ PHẦN PHẦN mềm OOS

LỜI CẢM ƠNVới vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tài chính,dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thuđược trong

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tếcủa đơn vị thực tập

Tác giả đồ án

Nông văn Vịnh

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tài chính,dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thuđược trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần phần mềm Bravo, em đã hoàn thành

đồ án với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM OOS”

Để hoàn thành được đồ án này, em đã có sự giúp đỡ của rất nhiều người Trước

hết em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường - giảng viên khoa

Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã chỉ giúp em cách thức làm

bài một cách logic, đã chỉnh sửa chi tiết giúp em phần phân tích và định hướng cho emphần thiết kế

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt

là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạtcho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua

Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị

ở phòng Triển khai-công ty cổ phần phần mềm OOS đã tạo điều kiện thuận lợi trong

suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho em phần nghiệp vụ, để em có thểhoàn thành được đồ án này

Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, những người bạncủa em là những người đã giúp đỡ rất nhiều về mặt tinh thần, cũng như những góp ýkịp thời cho việc hoàn thành đồ án của em

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT 6

LỜI MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 10

I NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 10

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 10

1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin 11

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp 12

1.1.4 Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin 13

1.1.5 Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin 15

1.1.6 Chu trình phát triển một HTTT 16

1.2 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG 18

1.2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 18

1.2.2 Microsoft Visual Foxpro 19

1.3 NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 20

1.3.1 Cơ sở lý luận của tiền lương 20

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương 20

1.3.3 Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương 21

1.3.3.1 Các hình thức trả lương 21

1.3.3.2 Quỹ tiền lương của doanh nghiệp: 22

1.3.3.3 Các khoản trích theo lương 23

1.3.4 Cơ sở lý luận về thuế Thu nhập cá nhân 24

1.3.4.1 Khái niệm thuế Thu nhập cá nhân 24

1.3.4.2 Đối tượng chịu thuế 24

 Phạm vi xác định TNCT 25

 Các đối tượng nộp thuế nêu trên bao gồm: 25

1.3.4.3 Căn cứ tính thuế 25

 Thu nhập chịu thuế (TNCT) từ tiền lương, tiền công 26

 Thu nhập tính thuế (TNTT) 27

 Thuế suất 27

 Cách tính thuế 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM OOS 29

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM OOS 29

2.1.1 Giới thiệu về công ty 29

2.2 Sơ ĐỒ TỔ CHỨC 30

2.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 32

2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán 33

2.4 CÁCH TÍNH LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP PHẦN MỀM OOS 34

2.4.1 Quy trình tính lương tại công ty 34

2.4.2 Cách tính 34

2.5 Hiện trạng hệ thống lương và thuế TNCN tại Công ty: 36

2.6 Phân tích hệ thống 37

2.6.1 Mục tiêu của hệ thống 37

2.6.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 38

2.6.2.1 Mô tả bài toán 38

Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng: 43

Ma trận thực thể dữ liệu : 44

Biểu đồ luồng dữ liệu: 45

Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 47

Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R: 52

Thiết kế ứng dụng bài toán xây dựng phần mềm quản lý lương tại Công ty cổ phần phần mềm bravo: 58

Thiết kế chương trình ứng dụng 58

Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ: 58

Biểu diễn các mối liên kết thành các quan hệ 58

Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu: 59

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý: 59

Mô hình vật lý 68

Xác định các giao diện: 68

Đặc tả một số giao diện: 69

Thiết kế các giao diện: 69

PHẦN KẾT LUẬN: 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 80

PHỤ LỤC: 80

BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Viết tắt Tên đầy đủ

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH Bảo hiểm xã hôi

BHYT Bảo hiểm y tế

NHÂN

VIÊN Cán bộ công nhân viên

HTTT Hệ thống thông tin

KPCĐ Kinh phí công đoàn

TNCT Thu nhập chịu thuế

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TNTT Thu nhập tính thuế

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, song song với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹthuật, thì công nghệ thông tin ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng và thiết yếutrong cuộc sống hằng ngày Bất cứ một lĩnh vực người ta cũng đều phải ứng dụng tinhọc để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp,việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngàycàng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho nhiều doanhnghiệp Đặc biệt trong đó là quản lý tiền lương – một mục đích chính của lao động,được hầu hết tất cả mọi người quan tâm, từ nhân viên cho đến người quản trị Bài toánquản lý tiền lương được đặt ra đối với tất cả các cơ quan, đơn vị và là bài toán quản lýđiển hình được đưa vào máy tính, từ đó dần dần tối ưu hóa nhằm tìm kiếm, lưu trữ, xử

lý các thông tin liên quan đến tiền lương trong các đơn vị, với mục đích làm dễ dànghơn trong công tác quản lý

Trong ứng dụng và quản lý tiền lương, chúng ta có thể thêm vào, lưu trữ, tìmkiếm, sửa, xóa bất kỳ thông tin nào trong lĩnh vực quản lý tiền lương phù hợp vớinhững quy định trả lương hiện hành của nhà nước cũng như của đơn vị sở tại

Qua qua trình thực tập, với mong muốn áp dụng những kiến thức đã học trongtrường và việc khảo sát hoạt động tại Công ty CP Phần mềm OOS, em đã chon đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toàn tiền lương tại Công ty CP Phần mềm OOScho đồ án tốt nghiệp của mình Đồ án sẽ tự động hóa quá trình quản lý tiền lương của

kế toán lương tại Công ty mua bán điện

Hỗ trợ cho nhân viên kế toán trong việc quản lý lương tại Công ty OSS

Phạm vi nghiên cứu đề tài

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán tiền lươngtại Công ty một cách hiệu quả

Nghiên cứu hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngônngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế ứng dụng cho bài toán quản lý tiền lương đápứng thực trạng công ty

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty

Phương pháp nghiên cứu

Thu thập thông tin

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lươn tại Công ty CPPhần mềm OOS”.

Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu thamkhảo, đồ án gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – công tác

quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương

Chương 2: Thực trạng tổ chức và giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

quản lý tiền lương tại Công ty OOS

Chương 3: Thiết kế phần mềm quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty OOS

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

I NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản.

- Thông tin (information): được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo haytin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sựthể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

- Hệ thống thông tin (information system): là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của

nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào

đó Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phầncủa nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin

- Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường xuyên xâydựng nhằm phục vụ cho một hoặc một vài chức năng nào đó, hay chỉ đơn giản là giúpcon người giải thoát khỏi những công việc tính toán, thống kê phức tạp Khi xuất hiệnnhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến nhữngphương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý

Ví dụ hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan, hệ thống quản lý sinh viên trongmột trườngđại học, hệ thống kế toán trong một siêu thị Hệ thống trợ giúp công tác điềuhành bay hoặc hệ thống quản lý bán hàng của một công ty

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiếtphục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọngtrong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sơ giữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản

ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệthống.

Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ chonhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụcũng như khả năng truy cập thông tin dễ dàng Các chức năng chính của hệ thốngthông tin quản lý bao gồm:

+ Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin là một cách hệ thống, những thông tin

có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên phương diện tin học

+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin mới.+ Phân phối, cung cấp thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính hiệuquả, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống thông tin

và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống

1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin

Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra gồm:

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): hệthống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặcvới khách hàng, với nhà chung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổchức

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): đây lànhững hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điềukhiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu

vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữliệu ngoài tổ chức.

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): hệ thống nàyđược thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình raquyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xácđịnh vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương

án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin chophép người ra quyết định xác định rõ tình hình để đưa ra một quyết định

Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, cónguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụtin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Cùng với các cơ sở

dữ liệu và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định vềmột vấn đề cụ thể

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information Systemfor Competitive Advantage): hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược

Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức các kháchhàng, các nhà cung cấp…giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh củathị trường

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:

+ Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

+ Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp

1.1.4 Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin.

1.1.4.1 Mục đích và phương pháp.

Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là phải có được một sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà sản phẩm đó hòa hợp vào trong các hoạtđộng của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thờigian định trước, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệthống thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp thì sẽ dẫn đến nguy cơ không đạtđược mục tiêu định trước Tại sao lại như vậy ?

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môitrường rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có cách tiến hànhnghiêm túc, có phương pháp

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.Phương pháp được áp dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc; cơ sở chung của nhiềuphương pháp hiện đại có cấu trúc đề phát triển từ cái chung sang cái riêng, chuyển từ

mô hình vật lý sang mô hình logic và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Thực

tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chungtrước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuynhiên những công cụ đầu tiên được xử dụng bằng các khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụphát triển cũng sẽ giản đơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc ba (đi từ vật lý sang logickhi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế) Phân tích bắt đầu từ việc thu thập

dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệuchính là những người sử dụng các tài liệu và quan sát

1.1.4.2 Tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin

Khi HTTT hoạt động sẽ nảy sinh ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết địnhcủa nhà quản lý Chính vì vậy, một HTTT hoạt động không hiệu quả sẽ là nguyên nhângây ra những hậu quả không tốt đối với hệ thống

Một HTTT hoạt động có hiệu quả hay không được đánh giá thông qua chấtlượng thông tin mà hệ thống cung cấp Tiêu chuản đánh giá chất lượng thông tin phụthuộc vào yếu tố:

+ Độ tin cậy: độ tin cậy của một HTTT được thể hiện dưới hai góc độ là độ xácthực và độ chính xác Trong một nến kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin cậy có thểgây ra những hệ quả không tốt cho tổ chức

+ Tính đầy đủ: tính đầy đủ thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu củaquản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyếtđịnh và hành động không đáp ứng với nhu cầu của tình hình thực tế

+ Tính thích hợp: Hệ thống khi có quá nhiều thông tin không thích ứng chongười nhận sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra nhưng thôngtin không dùng đến

+ Tính dễ hiểu: thông tin thiếu chính xác, sử dụng quá nhiều từ viết tắt và đanghĩa cũng sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm hoặc chậm chạp cho người ra quyết định

+ Tính được bảo vệ: thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn

và nguyên vật liệu Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới đượcphép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây thiệt hại cho

tổ chức

+ Tính kịp thời: thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ antoàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.

1.1.5 Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin.

+ Trường dữ liệu (field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là bản

để ghi các thuộc tính của thực thể

+ Bản ghi (table): là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể.Mỗi dòng của bảng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

+ Cơ sở dữ liệu (data base): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quanvới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lýcủa một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngườikhách nhau với những mục đích khách nhau

+ Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được cập nhật vào các cơ sở dữ liệu qua việc nhập

dữ liệu Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình

+ Truy vấn dữ liệu: cho phép thao tác với máy thông qua một cách thức nào đónhằm xuất ra thiết bị ngoại vi với các kết quả như ý muốn Thông thường sử dụng ngôn

ngữ truy vấn Có hai kiểu truy vấn là: truy vấn có cấu trúc SQL (Structure QueryLanguage) và truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example)

+ Báo cáo (Report): mục đích của báo cáo là cho hiển thị thông tin lên màn hìnhhay xuất ra máy in

+ Cấu trúc dữ liệu tệp và mô hình: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiệncho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể vớinhau Các mô hình thường được sử dụng trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu là:

Mô hình mạng lưới

Mô hình phân cấp

Mô hình quan hệ

1.1.6 Chu trình phát triển một HTTT

1.1.6.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện bạn đầuchính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao

tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệthống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô

tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và cácnguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giải quyết đượcnhững vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai

mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽmang lại cho tổ chức

1.1.6.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấpnhững dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc

+ Xác định và phân tích yêu cầu: chính là những gì mà người sử dụng mong đợi

để hệ thống sẽ mang lại Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệthống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cáchđặc biệt

+ Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bênngoài và nhưng giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện

+ Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh

để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thờigian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua

+ Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mộ hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào nhữngthao tác và thiết bị vật lý cần thiết tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa rathông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổchức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực

tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình

và cáu trúc hệ thống

1.1.6.4 Lập trình và kiểm thử

+ Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngônngữ lập trình, phần mềm mạng)

+ Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

+ Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các modulechức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

1.1.6.5 Cài đặt, vận hành và bảo trì

+ Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

+ Cài đặt phần mềm

+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi

dữ liệu: bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và bảotrì

+ Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

+ Đưa vào vận hành

+ Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

1.2 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG

1.2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống các chương trình máy tính giúp tạo

các công ty phần mềm sản xuất và bán trên thị trường, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổitiếng và thông dụng hiện nay như: Foxpro, My SQL, Microsoft Visual Foxpro…

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ, thiết kế, xây dựngcác chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý cũng như trong một số lĩnh vựckhác Do vậy, việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra

là vô cùng quan trọng Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ lập trình,

em quyết định chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro để thiết kế xâydựng chương trình

1.2.2 Microsoft Visual Foxpro

Microsoft Visual Foxpro là một hệ cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ của Microsoftchạy trên hệ điều hành windows với những tính năng ưu việt trong việc quản lý, kết nốicác tệp cơ sở dữ liệu với nhau và khả năng tao ra các bảng chọn…

Với Visual Foxpro , các lập trình viên có thể xây dựng một hệ thống chươngtrình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft windows rất dễ dàng và thuậnlợi cho chính người sử dụng

Visual Foxpro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều tính ưu việt, đang được

sử dụng rất phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác, để phát triển các ứng dụng quản

lý (quản lý tài chính, kế toán, vật tư, tài sản cố định…)

Vì những lý do trên em đã quyết định chọn Visual Foxpro là ngôn ngữ lập trìnhcho đề tài của mình

1.3 NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.3.1 Cơ sở lý luận của tiền lương

Tiền lương hay tiền công là số tiền thù lao mà đơn vị phải trả cho người laođộng theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã đóng góp cho đơn vị nhằm đảmbảo người lao động tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức lao động

Tiền lương là một bộ phận thu nhập quốc dân thuần túy mà Nhà nước phân phốimột cách có kế hoạch cho người lao động theo số lượng và hiệu quả lao động mà ngườilao động đã cống hiến

Để thống nhất và nhận thức đúng đắn về tiền lương phù hợp với cơ chế quản lýmới, khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

+ Coi sức lao động là hàng hóa của thị trường yếu tố sản xuất

+ Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hóa sức laođộng theo quản lý cung cầu giá cả trên thị trường lao động

+ Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời làmột trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương.

Tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động không chỉ là vấn đề quantâm riêng của người lao động mà còn là vấn đề quan tâm của nhiều phía Kế toán tiềnlương trong một đơn vị phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng và chất lượng lao động, tính đúngkết quả lao động và thanh toán kịp thời số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác

+ Tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác các khoản chi phí tiền lương: bảohiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân… và sử dụngcác quỹ tiền lương quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ một cách hợp lý.

+ Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương cungcấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan và đề xuất những biện pháp để ngănngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiềnlương và các khoản chính theo lương

1.3.3 Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương

1.3.3.1 Các hình thức trả lương

Việc tính trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau tùy theo đặcđiểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý Trên thực tếthường áp dụng cách tính tiền lương sau:

Hình thức tiền lương thời gian: là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc,cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động Theo hình thức này, tiền lươngthời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: thời gian thực tế nhân với mức lương thờigian

Tiền lương thời gian với giá tiền lương cố định gọi là thời gian giản đơn Tiềnlương thời gian giản đơn có thể kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích ngườilao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian có thưởng

Để áp dụng trả lương theo thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thờigian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ

Các doanh nghiệp chỉ áp dụng tiền lương thời gian cho những công việc chưaxây dựng định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm, thường áp dụngcho công tác văn phòng như hành chính, quản trị, thống kê…

Hình thức tiền lương theo sản phẩm: là hình thức tiền lương tính theo số lượng,chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giảngiá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó Tiền lương sản phảm phảitrả tính bằng: số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm đủ tiêu chuẩn hoàn thànhchất lượng nhân với giá tiền lương sản phẩm.

Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toánkết quả lao động

Tiền lương sản phẩm còn có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sảnphẩm, gọi là tiền lương ản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người gián tiếpphục vụ sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp

1.3.3.2 Quỹ tiền lương của doanh nghiệp:

Quỹ tiền lương là toàn bộ tiền lương tính theo số công nhân viên của doanhnghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền lương thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán

- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất sản phẩm hỏng trong phạm vi quyđịnh và tiền lương trả trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan,trong thời gian đi học, nghỉ phép

- Các khoản phụ cấp, trợ cấp thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả cho ngườilao động (như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực ) mà doanhnghiệp phải trả cho người lao động theo tháng

- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên

Trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác hạch toán và công tác quản lýquỹtiền lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại:

+ Tiền lương chính: Là toàn bộ khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp có tính

chất như lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian tham giasản xuất hoặc thực hiện nhiệm vụ khác của doanh nghiệp giao cho

+ Tiền lương phụ: Là khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp trả cho người lao động

trong thời gian nghỉ việc theo chế độ lao động mà Nhà nước quy định chẳng hạn như:Tiền lương nghỉ phép, hội họp, học tập

1.3.3.3 Các khoản trích theo lương.

Quỹ bảo hiểm xã hội: được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trêntổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực…) của người laođộng thực tế phát sinh trong tháng

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20% trong đó 15% do đơn

vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại dongười lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ

Quỹ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh,thuốc chữa bệnh, viện phí… cho người lao động, ốm đau, sinh đẻ…Quỹ này được hìnhthành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cớ bản và các khoảnphụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng

Tỷ lệ trích bảo hiểm hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động

Kinh phí công đoàn: hình thành do việ trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng sốtiền luong thực tế phải tra cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vàochi phí sản xuất kinh doanh

Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp cònxây dựng chế độ tiền lương tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuấtkinh doanh Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuát kinh doanhgồm có: thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phátminh sáng kiến và cải tiến kỹ thuật…

1.3.4 Cơ sở lý luận về thuế Thu nhập cá nhân

1.3.4.1 Khái niệm thuế Thu nhập cá nhân

Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) là sắc thuế trực thu đánh vào thu nhập của cánhân trong ký tính thuế

Lý do đánh thuế TNCN:

Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo sự công bằng trong phân phối thu nhập

Do nhu cầu chi tiêu của nhà nước ngày càng tăng

Là một công cụ điều tiết vĩ mô, kích thích tiết kiệm và đầu tư theo hướng nângcao năng lực hiệu quả xã hội

Thuế TNCN lũy tiến còn có tác dụng bù lại sự lũy thoái của các loại thuế tiêudùng

1.3.4.2 Đối tượng chịu thuế

Đối tượng chịu thuế bao gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú có thunhập chịu thuế (TNCT)

Cá nhân cư trú: là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:

Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày (5 tháng) trở lên tính trong một năm dương lịch hoặctrong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam

Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp:

Có nơi ở đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú

Có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhà ở, với thời hạn củahợp đồng thuê từ 90 ngày trở lên trong năm tính thuế

Cá nhân không cư trú: là người không đáp ứng đủ các điều kiện trên

 Các đối tượng nộp thuế nêu trên bao gồm:

Cá nhân có quốc tịch Việt Nam kể cả cá nhân được cử đi công tác, lao động, học tập ởnước ngoài có thu nhập chịu thuế

Cá nhân là người không mang quốc tịch Việt Nam nhưng có thu nhập chịu thuế baogồm: người nước ngoài làm việc tại Việt Nam; người nước ngoài không hiện diện tạiViệt Nam nhưng có thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam

1.3.4.3 Căn cứ tính thuế

Căn cứ tính thuế TNCN là thu nhập tính thuế và thuế suất

 Thu nhập chịu thuế (TNCT) từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công bằng tiền hoặc không bằng tiền, bao gồm

- Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công

- Các khoản phụ cấp, trợ cấp, sinh hoạt phí

- Tiền thù lao

- Tiền nhận được do tham gia vào các hội, hội đồng, ban và các tổ chức khác

- Các khoản thưởng như tháng, quý, năm, thưởng đột xuất, thưởng tháng lương thứ 13bằng tiền hoặc không bằng tiền (kể cả thưởng bằng chứng khoán)

- Các khoản tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả hoặc trả hộ cho ngườilao động

Các khoản phụ cấp, trợ cấp được trừ khi xác định TNCT:

- Phụ cấp đối với người có công với cách mạng;

- Trợ cấp để giải quyết tệ nạn xã hội

- Tiền thưởng kèm theo các danh hiệu được nhà nước phong tặng;

- Tiền thưởng kèm theo các giải thưởng quốc gia, giải thưởng quốc tế được Nhà nướcViệt Nam thừa nhận;

- Tiền thưởng về cải tiến kỹ thuật, sáng chế, phát minh được cơ quan nhà nước có thẩmquyền công nhận;

- Tiền thưởng về phát hiện, khai báo hành vi vi phạm pháp luật với cơ quan nhà nước

có thẩm quyền

 Thu nhập tính thuế (TNTT)

Thu nhập tính thuế được xác định bằng thu nhập chịu thuế trừ các khoản sau:

- Các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảohiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắtbuộc và các khoản bảo hiểm bắt buộc khác theo quy định của pháp luật

- Các khoản giảm trừ gia cảnh

- Các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học

 Thuế suất

Thuế suất thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được áp dụng theo biểuthuế luỹ tiến từng phần theo quy định tại Điều 22 Luật Thuế thu nhập cá nhân, cụ thểnhư sau:

thuế

Phần thu nhập tính thuế/năm(triệu đồng)

Phần thu nhập tínhthuế/tháng (triệuđồng)

Thuế suất(%)

Bảng 1: Biểu thuế lũy tiến từng phần

Thu nhập tính thuế áp dụng Biểu thuế này là thu nhập của cá nhân cư trú có thu nhậpchịu thuế từ tiền lương, tiền công sau khi đã trừ đi khoản giảm trừ gia cảnh, các khoảnđóng bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học

 Cách tính thuế

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá

nhân cư trú là tổng số thuế được tính theo từng bậc thu nhập và thuế suất tương ứng

theo biểu luỹ tiến từng phần, trong đó số thuế tính theo từng bậc thu nhập được xácđịnh bằng thu nhập tính thuế của bậc thu nhập nhân (x) với thuế suất tương ứng củabậc thu nhập đó

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư

trú được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công nhân (x) với thuế

suất 20%

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN

MỀM OOS

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM OOS

2.1.1 Giới thiệu về công ty

2.1.1.1 Tổng quan về công ty

OOS - Công Ty Cổ Phần Phần Mềm OOS (OOS Sofware Joint Stock Co.)

OOS Software là nhà cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệpchất lượng cao Với nhiệt huyết, đam mê sáng tạo và khát vọng tự khẳng định mình,OOS đã chiếm được lòng tin của khách hàng và trở thành một đối tác tin cậy của nhiều

tổ chức, doanh nghiệp lớn trên cả nước

Mục tiêu của OOS là trở thành một trong những công ty uy tín nhất tại ViệtNam trong lĩnh vực phát triển và cung cấp giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp,tuân theo những quy chuẩn quốc tế để trở thành một đối tác tin cậy trong khu vực vàtrên thế giới

2.1.1.2 Giá trị cốt lõi

- Công nghệ tiên tiến: Liên tục cập nhật với những công nghệ mới nhất, lựachọn những công nghệ ưu việt và phù hợp với các dòng sản phẩm của OOS

-Sáng tạo không ngừng: Luôn hướng tới sự hoàn thiện và không ngừng sáng tạo

để các sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng được những yêu cầu khắt khe củakhách hàng

-Sản phẩm đẳng cấp, hiệu quả, toàn diện: Cung cấp sản phẩm và dịch vụ hoànthiện, ưu việt dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, quy

trình tác nghiệp và quản lý của khách hàng Luôn thể hiện sự vượt trội so với các sảnphẩm cùng loại.

- Dịch vụ chuyên nghiệp: Coi sự hài lòng và tin cậy của khách hàng chính làkhởi nguồn cho thành công và phát triển bền vững, từ đó không ngừng nâng cao vàchuyên nghiệp hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng

2.1.1.3 Sứ mệnh

Xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ công nghệ chất lượng cao phục

vụ cho các doanh nghiệp Việt Nam, giảm sự phụ thuộc vào nước ngoài và khẳng địnhsức sáng tạo và năng lực công nghệ của con người Việt Nam

2.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC.

* Ban giám đốc công ty: gồm có giám đốc và phó giám đốc

Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động sảnxuất, kinh doanh toàn công ty, chịu trách nhiệm trước thủ tướng Chính phủ và phápluật nhà nước về công việc hoạt động kinh doanh của công ty

*Các phòng-ban của công ty

+ Phòng phát triển+ Phòng triển khai+ Phòng hỗ trợ khách hàng+ Phòng kinh doanh

+ Phòng hành chính

+ Phòng giám đốc+ Phòng phó giám đốc

Sơ đồ tổ chức:

2.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY.

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán

tiền mặt

Thủ quỹ

Kế toán tiền lương

Kế toán công nợ

Kế toán tài sản

cố định

Kế toán thanh toán

Kế toán ngân hàng

Kế toán

tổng

hợp

2.3 1 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hoạch toán là hình thức kế toán Nhật

ký chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhànước ban hành

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ Nhật kýchung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào

sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Trường hợpđơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung,các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Từcác sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trênbảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư

đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối phát sinh” vàbáo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng cânđối phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh nợ” và “Tổng số phát sinh có” trên Sổ nhật

ký chung cùng kỳ

Quy trình hạch toán xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơđồ:

Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:

2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán.

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyếtđịnh số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và vận dụngcho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2.4 CÁCH TÍNH LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP PHẦN MỀM OOS

2.4.1 Quy trình tính lương tại công ty

Cuối tháng các phòng ban liên quan cung cấp cho bộ phận kế toán lương bảngchấm công và bảng chấm công làm thêm giờ

Phòng quản trị nhân sự cung cấp thông tin về cán bộ nhân viên và danh sáchthưởng

Bộ phận kế toán thanh toán cung cấp danh sách nhân viên tạm ứng

Khi có đủ các thông tin liên quan đến công việc tính lương thì bộ phận kế toánlương tiến hành tính lương và thuế thu nhập cá nhân(nếu có) cho cán bộ nhân viên

2.4.2 Cách tính

Công ty áp dụng cách tính lương cho mọi cán bộ công nhân viên trong công ty

là như nhau Tức là mức lương nhân viên được hưởng phụ thuộc vào lương trên hợpđồng lao động, hệ số phụ cấp, số ngày làm việc thực tế, các khoản thưởng, phạt, cáckhoản khấu trừ mà nhân viên được hưởng Các hệ số này phụ thuộc vào chức vụ, trình

độ và mức độ hoàn thành công việc của nhân viên Ngoài ra, để khuyến khích nhânviên làm việc, Công ty có thêm các khoản thưởng, phạt phù hợp với chất lượng làmviệc của nhân viên

Cách tính lương của công ty như sau:

Mỗi nhân viên khi vào làm việc tại công ty sẽ có mức lương tối thiểu là 1 200 000 Vnđ

Lương cơ bản =Lương trên hợp đồng*số ngày đi làm/23 + hệ số phụ cấp* lương trênhợp đồng-các khoản giảm trừ

Các khoản giảm trừ bao gồm:

+ Trích Bảo hiểm xã hội = 6% lương cơ bản

+ Trích Bảo hiểm y tế = 1,5% lương cơ bản+ Trích bảo hộ thất nghiệp = 1% lương cơ bảnTổng thu nhập = Lương cơ bản + Thưởng – Phạt – BHYT, BHTN – các khoản khấutrừ

Trả lương chonhân viênnghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động theo quy địnhcủa Bộ Luật Lao Động:

Đối với các trường hợp nghỉ được BHXH chấp nhận trả lương.nhân viênsẽ đượchưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước từ nguồn bảo hiểm xã hội

Đối với trường hợp không được BHXH chấp nhận trả lương thì căn cứ vào từngtrường h ợp cụ thể phòng Tổ chức hành chính sẽ có từ trình lãnh đạo duyệt mức trợ cấpcho người lao động

Trả lương cho nhân viêntrong những ngày nghỉ phép, nghỉ việc riêng(kết hôn, con kếthôn, thân nhân mất) theo quy định của bộ luật lao động

Trong thời gian nghỉ chế độ trên,nhân viênvẫn được hưởng lương hàng tháng

Đối với những trường hợp nghỉ quá thời gian quy định của công ty, người lao động sẽkhông được hưởng bất cứ chế độ lao động nào

Đối với trường hợp nghỉ điều dưỡng, phục hồi chức năng lao động theo chỉ tiêu củacông ty, người lao động được hưởng mọi chế độ như thời gian đi làm bình thường.Đối với nhân viên thử việc, lương cũng được trả theo thỏa thuận trên hợp đồng thử việccủa công ty.

Với những nhân viên có mức thu nhập cao hơn 5 000 000 sẽ có mức thuế thu nhập cánhân theo quy định của nhà nước:

Thuế thu nhập cá nhân = thuế suất * tổng thu nhập

2.5 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG LƯƠNG VÀ THUẾ TNCN TẠI CÔNG TY:

Hiện nay hệ thống lương và thuế thu nhập cá nhân của công ty đang dùng phầnmềm Exel Ưu nhược điểm của phần mềm này như sau:

Ưu điểm:

Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ích, rất phù hợp vớidoanh nghiệp vừa và nhỏ Các chương trình tính toán quản lý lương được xử lý rấtnhanh với điều kiện số bản ghi ít

Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụngtrong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm này hiện nay đangđược áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệpkhông phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của phần mềm này

Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiềutiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềmVisual Foxpro Lý do rất đơn giản vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ nhữngkhuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại Vậy những khuyết điểm

Nhược điểm

Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế khôngđáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt chẳng hạn,khi có sự sửa chữa hoặc xoá danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trongmột tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công

Phần mềm excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệptrái phép bởi bất kỳ người dùng nào Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệthại khôn lường

Việc tính toán hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày, sựchậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho các cán bộ công nhân viênkhông kịp thời

Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị

2.6.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

2.6.2.1 Mô tả bài toán

Phòng kế toán sẽ lấy thong tin của nhân viên từ phòng tổ chức hành chính nhưchức vụ công tác, phòng ban, hệ số lương… Mỗi khi có thay đổi về nhân sự như thêmnhân viên mới, thuyên chuyển công tác nhân viên nghỉ việc, phòng tổ chức đều phải cótrách nhiệm chuyển thong tin tới phòng kế toán

Hàng tháng, kế toán lương sẽ tập hợp các chứng từ lương bao gồm: bảng chấmcông từ các phòng ban, bảng thanh toán tạm ứng từ kế toán thanh toán và các khoảntăng giảm khác liên quan đến lương như khen thưởng, kỷ luật, phụ cấp hay khấu trừkhác…để thực hiện việc tính lương

Sau khi đã thực hiện xong việc tính lương, kế toán lương sẽ đưa ra các báo cáo

về lương như bảng lương chi tiết, bảng lương tổng hợp, bảng khen thưởng hay bảnglương ngoài giờ…

2.6.2.2 Xác định yêu cầu

Từ yêu cầu của hệ thống quản lý lương cần phải xây dựng một hệ thống sao cho côngviệc quản lý nhân sự và kế toán lương trên máy thay cho công việc thủ công trước đây,quản lý hiệu quả hơn, và phải đạt được các yêu cầu sau:

Yêu cầu đầu vào:

Hồ sơ nhân viên:

Bảng chấm côngYêu cầu đầu ra:

+Bảng kê trích nộp theo lương+Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ+Bảng thanh toán thưởng

+Báo cáo thuế thu nhập cá nhân

2.6.2.3 Các hồ sơ thu thập được

a Bảng chấm công

b Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

c Bảng thanh toán tiền lương

d Bảng thanh toán tiền thưởng

e Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

2.6.2.4 Mô hình nghiệp vụ bài toán

Biểu đồ ngữ cảnh:

Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh.

Phòng hành chính

Cơ quan thuế

lý tiền lương

Thông tin nhân viênThông tin về lươngBáo cáo thuế

Yêu cầu báo cáoBáo cáo lương

Bảng chấm công

Bảng các khoản trích nộp theo lươngBảng lươngBảng kê tạm ứng lương