3.1.1.Mục tiêu hệ thống
+ Đưa ra được các chứng từ cần thiết.
- Hồ sơ nhân viên. - Danh sách phòng ban. - Bảng chấm công.
- Bảng chấm công làm thêm giờ. - Thông tin lương.
+ Đưa ra được các báo cáo, sổ sách cần thiết.
- Bảng lương tháng. - Bảng lương chi tiết.
- Báo cáo thuế thu nhập cá nhân. - Báo cáo các khoản trích theo lương.
3.1.2.Mô tả bài toán
Khi công ty có thêm nhân viên vào làm việc thì các bộ phận khác sẽ cung cấp các số liệu cụ thể về nhân viên để lưu vào hồ sơ nhân viên đồng thời bộ phận quản trị nhân sự và hành chính cũng cung cấp các số liệu cụ thể để tính lương cho cán bộ công nhân viên, đưa ra số liệu của cán bộ công nhân viên đã làm việc từ trước của cán bộ công nhân viên. Bộ phận chấm công sẽ thực hiện chấm công hàng ngày. Đến cuối tháng kế toán tiền lương tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan để căn cứ vào những số liệu cụ thể đó để tính lương cho cán bộ công nhân
các khoản trích theo lương và khung thuế suất thuế thu nhập cá nhân do Bộ tài chính qui định để tính bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế.
Sau khi tính lương và các khoản trích theo lương, kế toán tiền lương sẽ nộp bảng lương và các khoản trích theo lương cho kế toán trưởng để kế toán trưởng nộp cho Giám đốc kí duyệt. Nếu được kí duyệt thì mới tiến hành trả lương cho nhân viên.
Mô hình hoạt động tiền lương tại Công ty như sau:
Công ty cổ phần thương mại Hoa Nam quy định cách tính lương trong công ty như sau:
Công ty áp dụng cách tính lương cho mọi nhân viên trong công ty là như nhau. Tức là mức lương nhân viên được hưởng phụ thuộc vào hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ, tiền nghỉ tết, số ngày làm việc thực tế và những khoản thưởng, phạt, các khoản khấu trừ mà công nhân được hưởng. Các hệ số này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, chức vụ và mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên. Ngoài ra để
khuyến khích nhân viên làm việc, Công ty có thêm các khoản thưởng, phạt, phù hợp với chất lượng làm việc của cán bộ công nhân viên
Cách tính lương áp dụng trong công ty:
Mỗi nhân viên khi đi vào làm việc tại công ty sẽ có một mức lương tối thiểu là 2.350.000 đồng.
Số ngày làm việc quy định trong công ty là 24 ngày/tháng.
Lương cơ bản = (hệ số lương+ hệ số phụ cấp) * mức lương tối thiểu * số ngày đi làm/số ngày đi làm định mức.
Lương ngoài giờ của nhân viên được tính như sau :
Căn cứ vào Bảng chấm công làm thêm giờ và giấy báo làm thêm giờ có xác nhận của lãnh đạo, kế toán lương xác định được số giờ làm thêm của nhân viên, trong đó có bao nhiêu giờ là làm thêm vào ngày thường, bao nhiêu giờ là làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần và ngày lễ. Sau đó, kế toán lương sẽ xác định lương ngoài giờ của nhân viên theo nguyên tắc:
Mỗi giờ làm thêm ngày thường sẽ được tính bằng 150% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường.
Mỗi giờ làm thêm ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ tết sẽ được tính bằng 200% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường.
Lương ngoài giờ = (giờ công làm thêm ngày thường*150% + giờ công làm thêm ngày lễ *200%) * (hệ số lương * lương cơ bản / (24 ngày *8h))
Lương ngoài giờ không phải tính bảo hiểm, mà chỉ tính để xác định thuế thu nhập c á nhân.
Tiền ăn trưa = 20.000 đồng/ ngày* số ngày làm việc thực tế.
Ngoài ra, trong tháng nhân viên còn có thể có các khoản thưởng khác, phạt khác, các khoản khấu trừ vào lương.
Tổng thu nhập = Lương cơ bản + Lương ngoài giờ + Tiền ăn trưa + Thưởng + Thưởng khác - Phạt - BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ - Các khoản khấu trừ.
Trong đó bảo hiểm bao gồm BHXH, BHYT và BHTN: - BHXH = 7% lương cơ bản.
- BHYT = 1% lương cơ bản.
- BHTN= 1% lương cơ bản.
Với những người có mức thu nhập cao đến 5.000.000/tháng sẽ có một mức thuế suất qui định theo khung chuẩn của Bộ tài chính ban hành, để từ đó tính mức thuế thu nhập cá nhân mà cán bộ công nhân viên phải nộp cho cơ quan thuế.
Thuế thu nhập cá nhân = Thuế suất* Tổng thu nhập
Mức thuế suất được qui định theo khung chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Đơn vị: 1.000.000 đ Bậc thuế Phần thu nhập tính thuế/năm (triệu đồng) Phần thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng) Thuế suất (%) 1 Đến 60 Đến 5 5 2 Trên 60 đến 120 Trên 5 đến 10 10 3 Trên 120 đến 216 Trên 10 đến 18 15 4 Trên 216 đến 384 Trên 18 đến 32 20 5 Trên 384 đến 624 Trên 32 đến 52 25 6 Trên 624 đến 960 Trên 52 đến 80 30 7 Trên 960 Trên 80 35
Trường hợp cá nhân cư trú vừa có thu nhập từ kinh doanh, vừa có thu nhập từ tiền lương, tiền công thì sẽ tính giảm trừ gia cảnh một lần vào tổng thu nhập từ kinh doanh và từ tiền lương, tiền công.
Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh, thu nhập từ tiền lương, tiền công của đối tượng nộp thuế là cá nhân cư trú.
Mức giảm trừ gia cảnh:
Theo quy định hiện hành Từ ngày 01/07/2013 Đối với người phụ thuộc 1.6 triệu đồng/tháng 3.6 triệu đồng/tháng
Đối với người nộp thuế 4 triệu đồng/tháng 9 triệu đồng/tháng
3.1.3.Dữ liệu vào và thông tin ra hệ thống.
a. Dữ liệu vào hệ thống. - Hồ sơ nhân viên. - Bảng chấm công.
- Bảng chấm công làm thêm giờ. - Danh sách thưởng.
- Danh sách tạm ứng.
- Các quy định về thuế TNCN và các khoản trích theo lương. b. Thông tin ra hệ thống.
- Bảng lương tháng. - Bảng lương chi tiết. - Báo cáo thuế TNCN.
3.1.4.Mô hình nghiệp vụ bài toán 3.1.4.1.Biểu đồ ngữ cảnh
Mô tả chi tiết chức năng lá:
(1.1) Cập nhật thông tin nhân viên: Khi Công ty tuyển thêm nhân sự mới,
hoặc các cán bộ được điều chuyển sang đơn vị khác, hoặc nghỉ hưu, nghỉ việc, kế toán lương sẽ cập nhật những thông tin này vào hệ thống theo dõi nhân sự để kịp thời điều chỉnh lương.
(1.2) Cập nhật bảng chấm công: Công việc này được thực hiện hàng tháng
khi các phòng ban gửi bảng chấm công cập nhật vào hệ thống để tính lương.
(1.3) Cập nhật tham số tính lương: Công việc này được thực hiện khi có sự
thay đổi về thông tin lương của nhân viên. Các tham số gồm: mức lương cơ bản, số ngày làm việc theo kế hoạch, tỷ lệ đóng bảo hiểm, tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn, mức thuế thu nhập cá nhân, thưởng, phạt, khấu trừ...
(1.4) Cập nhật các khoản khoản giảm trừ vào lương: Công việc này được
thực hiện khi có sự thay đổi về các khoản giảm trừ vào lương của nhân viên.
(2.1) Tính lương: Khi các dữ liệu đã được cập nhật xong, Cán bộ tiền lương
sẽ tiến hành tính lương cho các nhân sự trong Công ty.
(2.2) Tính thuế thu nhập cá nhân và các khoản phải trích theo lương: Căn cứ
vào hệ số lương và mức lương cơ bản thuộc lương ngân sách, kế toán lương sẽ tính được khoản BHXH, BHYT,BHTN cần khấu trừ trong lương của nhân viên và cần nộp theo tỷ lệ đã qui định. Sau khi tính lương của nhân viên, kế toán lương tính được thu nhập của mỗi nhân viên, xác định những nhân viên cần nộp thuế và căn cứ vào biểu thuế TNCN, xác định được số thuế cần nộp của mỗi người.
(2.3) Ghi sổ lương: Cuối tháng, căn cứ vào lương và các khoản trích theo
lương đã tính được, kế toán tiến hành ghi sổ lương.
(3.1) Bảng chấm công: Từ các thông tin đã cập nhật, kế toán tổng hợp số
(3.2) Bảng chấm công làm ngoài giờ: : Từ các thông tin đã cập nhật, kế toán
tổng hợp số giờ công làm thêm ngoài giờ hành chính của nhân viên để tiến tính lương.
(3.3) Bảng lương tổng hợp: Từ các thông tin đã cập nhật, kế toán lương tiến
hành tổng hợp bảng lương tháng.
(3.4) Bảng lương chi tiết: Từ thông tin đã cập nhật và bảng lương tổng hợp,
kế toán lương lập bảng lương chi tiết của từng phòng ban và nộp khi có yêu cầu báo cáo.
(3.5) Báo cáo Bảo hiểm: Hàng tháng, kế toán lương tiến hành lập báo cáo
BHXH, BHYT nộp cho cơ quan bảo hiểm để xác định số tiền cần nộp.
(3.6) Báo cáo thuế thu nhập cá nhân: Hàng năm, kế toán lương tiến hành lập
báo cáo thống kê thu nhập nộp Cục thuế, xác nhận số tiền cần nộp thuế TNCN của mỗi cá nhân trong đơn vị.
3.1.4.3.Ma trận thực thể chức năng
Hồ sơ dữ liệu sử dụng.
a. Hồ sơ nhân viên. b. Bảng chấm công.
c. Bảng chấm công làm thêm giờ.
d. Bảng kê các khoản giảm trừ vào lương. e. Danh sách giảm trừ gia cảnh.
f. Danh sách thưởng. g. Các quy định về lương h. Bảng lương tháng. i. Phiếu lương cá nhân. j. Báo cáo nhân sự.
k. Báo cáo lương tổng hợp.
l. Báo cáo lương theo phòng ban. m. Báo cáo các khoản trích theo lương. n. Báo cáo thuế thu nhập cá nhân. Ma trận thực thể chức năng.
