Phân tích thiết kế hệ thống kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và xây dựng ACC

Nhận thức đúng vai trò quan trọng của việc vận dụng tin học vào công tác tổchức hạch toán kế toán bán hàng, sau một thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạchtoán kế toán bán hàng tại Công

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em Các số liệu, kết quảtrong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi emthực tập

Tác giá đồ án

PHẠM THỊ HỒNG HẠNH

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã đượccác thầy, các cô trong học viện trang bị những kiến thức hết sức bổ ích làm hànhtrang cho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗcủa các thầy, các cô

Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệthống thông tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến thứcchuyên nghành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tập tại Công ty Cổphần Thương mại và Xây dựng ACC Đặc biệt, để có thể hoàn thành tốt khóa luận

tốt nghiệp, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Phan Phước Long,

người đã trực tiếp hướng dẫn, góp ý, chỉnh sửa nội dung đề tài giúp em hoàn thành

đồ án một cách tốt nhất

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể nhân viên ban kế toánCông ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC đã tạo điều kiện thuận lợi giúp emtiếp cận được với những công việc thực tế để qua đó hoàn thành tốt những yêu cầucủa khóa luận đặt ra Thời gian thực tập tại đơn vị, đã cho em rất nhiều bài học bổích

Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định nên emmong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viênPhạm Thị Hồng Hạnh

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT 7

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH 8

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 9

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1.1 Thông tin 9

1.1.2 Hệ thống thông tin 10

1.1.3 Chu trình phát triển Hệ thống thông tin 12

1.1.4 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lí trong doanh nghiệp 14

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 15

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán bán hàng 15

1.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán 17

1.2.3 Tổ chức công tác kế toán bán hàng 20

1.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG ACC 26

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG ACC 26

2.1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC 26

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 28

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán 31

2.2 QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 33

2.2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 33

2.2.2 Quy trình nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty ACC 34

2.2.3 Các chứng từ sử dụng trong quá trình hoạch toán 39

2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY 39

2.3.1 Đánh giá hiện trạng (Ưu điểm – Nhược điểm) 39

2.3.2 Giải pháp khắc phục 39

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG 41

3.1 PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 41

3.1.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống 41

3.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 42

3.1.3 Ma trận thực thể chức năng 43

3.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu DFD 44

3.2 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 46

3.2.1 Bảng từ điển dữ liệu 46

3.2.2 Danh sách các thực thể 47

3.2.3 Danh sách các mối liên kết 48

3.2.4 Sơ đồ E-R 51

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 52

4.1 MÔ HÌNH LOGIC CỦA HỆ THỐNG 52

4.1.1 Chuyển đổi từ mô hình liêt kết E-R sang mô hình CSDL quan hệ 52

4.1.2 Danh sách các quan hệ 53

4.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 53

4.1.4 Sơ đồ dữ liệu quan hệ 59

4.2 MÔ HÌNH VẬT LÝ 60

4.2.1 Luồng hệ thống cho biểu đồ “Quản lý bán hàng” 60

4.2.2 Luồng hệ thống cho biểu đồ “Quản lý thanh toán” 61

4.2.3 Xác định các giao diện 62

4.3 THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 63

4.4 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH 77

4.5 NHỮNG HẠN CHẾ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 77

KẾT LUẬN 78

PHỤ LỤC 79

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua việc phát triển kinh tế luôn là ưu tiên hàng đầu trongcông cuộc phát triển đưa đất nước tiến theo con đường công nghiệp hoá, hiện đạihoá của Đảng, Nhà nước và toàn dân tộc Cùng với sự phát triển sâu rộng của nềnkinh tế, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh ngay ngắt trong môitrường kinh tế vận động và biến đổi không ngừng Để tìm kiếm được lợi nhuận vàkhông ngừng phát triển, tiến bộ ngoài việc xác định được chiến lược kinh doanhđúng đắn, doanh nghiệp cũng cần chú trọng quan tâm tới việc phát triển, nâng caođổi mới công cụ quản lí kinh tế của bản thân doanh nghiệp mình Nhắc đến quản líkinh tế của doanh nghiệp ngày nay chúng ta không thể nào không đề cập tới công

tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực kinh tế, kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng không chỉvới các doanh nghiệp nói riêng mà nó còn là công cụ phục vụ quản lí kinh tế, gắnliền với hoạt động quản lí và xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế củaquốc gia, dân tộc và xã hội loài người nói chung

Kế toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ công cụ quản lí kinh tế, kếtoán là khoa học thu nhận, xử lí và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vậnđộng của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị, nhằm kiểm tra,giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Cùng với sự phát triểnnhanh chóng của nền kinh tế là sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin(CNTT), việc áp dụng CNTT vào trong phát triển kinh tế, trong công tác tổ chứchạch toán kế toán đang ngày càng phát triển và sự kết hợp này như là xu hướng tấtyếu của sự phát triển kinh tế

Kế toán báng hàng một trong những phân hệ quan trọng của hệ thống phân

hệ kế toán cũng đang vận dụng sự tiến bộ của khoa học, của CNTT vào phục vụcông tác tổ chức hạch toán kế toán để khắc phục, giải quyết các khó khăn, vấn đề

như: việc thu nhận, xử lí, lưu trữ các thông tin phát sinh trong các nghiệp vụ kế toáncủa quá trình bán hàng – xử lí công nợ Nó giúp cho việc hạch toán kế toán bánhàng giảm được thời gian, chi phí của doanh nghiệp và đặc biệt nâng cao trình độ tổchức quản lí trong công tác hạch toán kế toán để phục vụ phát triển kinh tế của quốcgia nói chung và mỗi doanh nghiệp nói riêng.

Chính vì vậy việc vận dụng tin học vào trong khâu tổ chức hạch toán kế toánbán hàng là vô cùng cần thiết để nâng cao công tác quản lí, giám sát của doanhnghiệp từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu tối đa sự thất thoát, sai sót

do công tác hạch toán kế toán gây ra

Nhận thức đúng vai trò quan trọng của việc vận dụng tin học vào công tác tổchức hạch toán kế toán bán hàng, sau một thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạchtoán kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC, em đã

lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế Hệ thống Kế toán Bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC”.

Đề tài nhằm mục đích vận dụng tin học hoá vào công tác kế toán bán hàngthực tế tại công ty và đưa ra các giải pháp giải quyết những khó khăn, thiếu sót gặpphải trong công tác tổ chức, hạch toán kế toán bán hàng

Nội dung khái quát của đồ án được chia thành các chương như sau:

Chương 1: Những lý luận chung về phân tích, thiết kế HTHT và công tác KTBH Chương 2: Thực trạng công tác KTBH tại công ty TNHH Quảng cáo mắt vàng Chương 3: Phân thích hệ thống kế toán bán hàng

Chương 4: Thiết kế và thực hiện chương trình ứng dụng

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH

Hình 1.1: Mô hình thông tin trong quản lý 9

Hình 1.2: Mối quan hệ giữa năm thành phần của HTTT 10

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động .29

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 30

Hình 2.3: Sơ đồ định khoản kế toán giá vốn hàng bán 35

Hình 2.4: Sơ đồ định khoản kế toán doanh thu bán hang 36

Hình 2.5: Sơ đồ định khoản kế toán hàng bán bị trả lại – giảm giá vốn 36

Hình 2.6: Sơ đồ định khoản kế toán hàng bán bị trả lại, thanh toán với người mua 36

Hình 2.7: Sơ đồ định khoản chi phí bán hang 37

Hình 2.8: Sơ đồ định khoản kế toán phải thu khách hàng 37

Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh Hệ thống thông tin Kế toán Bán hàng tại ACC 40

Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng 41

Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng .42

Hình 3.4: Biểu đồ DFD mức 1 43

Hình 3.5: Biểu đồ DFD mức 2: “Bán hàng” 44

Hình 3.6: Biểu đồ DFD mức 2: “Quản lý thanh toán” 44

Hình 3.7: Sơ đồ ER 50

Hình 4.1: Sơ đồ dữ liệu quan hệ 58

Hình 4.2: Hệ thống cho biểu đồ”quản lý bán hàng” 59

Hình 4.3: Hệ thống quản lý thanh toán 60

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Thông tin

* Thông tin:

Khái niệm: Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báohay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào

đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Thông tin tồn tại dưới hình thức:

- Bằng ngôn ngữ, hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện

Các tính chất của thông tin:

- Tính tương đối

- Tính định hướng

- Tính thời điểm

- Tính cục bộ

* Thông tin trong quản lý:

Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tinthành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định Trong một môhình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, mốiquan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau:

(Sơ đồ ở trang sau)

Hình 1.1: Mô hình thông tin trong quản lý

Trong đó:

- Thông tin vào: thông tin từ môi trường

- Thông tin ra: thông tin ra môi trường

- Thông tin quản lý: thông tin quyết định

- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp

1.1.2 Hệ thống thông tin

* Hệ thống: là tập hợp những yếu tố có mối quan hệ qua lại Một hệ thống có mục

đích là một hệ thống tìm cách đạt được tập hợp các mục tiêu có quan hệ với nhau

* Hệ thống thông tin (HTTT): là một hệ thống mở (là hệ thống có quan hệ qua lại

với môi trường xung quanh) có mục đích và sử dụng chu trình I/P/O Một hệ thốngthông tin tối thiểu phải có ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu

Thông tin tác nghiệp

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

Thông tin ra môi trường

Thông tin quyết định Thông tin từ môi trường

Hệ thống thông tin dựa trên máy vi tính là các hệ thống thông tin mà việc thunhận, xử lí các thông tin có sự tham gia của máy vi tính Hệ thống bao gồm các yếutố: Con người, Phần cứng, Thủ tục, Dữ liệu và Chương trình.

Các thành phần của hệ thống thông tin: như đã nói ở trên, hệ thống thông tin

có năm thành phần: Con người, Phần cứng, Thủ tục, Dữ liệu và Chương trình Vềphía máy tính, máy tính sẽ thực hiện các lệnh trong chương trình; về phía conngười, con người làm theo các chỉ dẫn trong quy trình, thủ tục Mối quan hệ giữanăm thành phần trong hệ thống thông tin được thể hiện qua sơ đồ:

Cầu nối

Chỉ dẫn Thực thể hành động

Hình 1.2: Mối quan hệ giữa năm thành phần của HTTT

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: có nhiều cách để phân loại

hệ thống thông tin trong một tổ chức Nếu lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu

ra để phân loại thì HTTT được chia thành các loại chính như:

* HTTT quản lí: là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức.

HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm trathực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ

sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lígiao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu

Một số HTTTQL trong một tổ chức doanh nghiệp:

 Hệ thống nhân sự, tiền lương

 Hệ thống quản lý vật tư chuyên dụng

 Hệ thông quản ký công văn đi, đến

 Hệ thống kế toán

 Hệ thống quản lý tiến trình

HTTTQL trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổchức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp có thểtìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyếtđịnh kịp thời Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

1.1.3 Chu trình phát triển Hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả thi thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3 : Thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgic sẽ phải được nhữngngười sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các nguồn dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

- Hợp thức hoá mô hình lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoácủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thựchiện kỹ thuật hệ thống như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

1.1.4 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lí trong doanh nghiệp

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cung cấp cho cácthành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTT baogồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện vàtiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu vàchỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán và tình hình thực tế Thiết kế là nhằmxác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại

và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thựchiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển

mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạtđộng của tổ chức.

Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:

 Khắc phục khó khăn, hạn chế trong việc đưa ra các quyết định để đạt đượccác mục tiêu đề ra

 Tạo ra năng lực cạnh tranh đó là sự nắm bắt được sự phát triển của côngnghệ thông tin và tạo ra các cơ hội

 Trong thời kì phát triển của công nghệ thông tin, việc mỗi doanh nghiệp, tổchức có 1 HTTT quản lý riêng sẽ mang lại những hiệu quả cao trong hoạtđộng sản xuât, kinh doanh

Ngoài ra, HTTT quản lí còn là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánhgiá giá trị của doanh nghiệp

Có thể nói việc phát triển HTTT trong mỗi doanh nghiệp hiện nay là yêu cầucấp thiết, bất kì một doanh nghiệp hay tổ chức nào cho dù là hoạt động ở lĩnh vựcnào chăng nữa

Đó là những nguyên nhân chúng ta cần phải phát triển HTTT quản lí trongdoanh nghiệp

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán bán hàng

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản

và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh

tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc racác quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trongdoanh nghiệp

Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanhnghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày củadoanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán

Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thànhcác báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệptiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch

vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận Để thực hiệnmục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm, hàng hoá thôngqua hoạt động bán hàng

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớnlợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất - kinhdoanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sanghình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bánhàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòngquay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệpphải phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thứccác khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợlàm giảm vốn chủ sở hữu Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanhthu và thu nhập khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ phátsinh từ các hoạt động góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lí về thành phẩm, háng hóa; bán hàng xácđịnh kết quả và phân phối kết quả của các hoạt động Kế toán phải thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau đây:

1) Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sựbiến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng,chủng loại và giá trị.

2) Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanhthu ,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanhnghiệp Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng

3) Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tìnhhình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động

4) Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính vàđịnh kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định vàphân phối kết quả

1.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán

* Phương thức xác định trị giá vốn hàng xuất bán.

Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn của hàng xuất kho để bán baogồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổcho số hàng đã bán

Công thức:

Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán = Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán + Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán.

Trong đó:

- Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán được xác định theo một trong 4

phương pháp: Phương pháp đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước, phươngpháp nhập sau xuất trước, phương pháp bình quân gia quyền

+ Theo phương pháp thực tế đích danh: Người ta căn cứ vào số lượng hàngxuất kho thuộc lô nào và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính

+ Theo phương pháp nhập trước xuất trước( FIFO): Theo phương pháp nàythì giả thiết lô hàng nào nhập trước thì xuất trước, hàng xuất kho thuộc lô hàng nhậpnào thì lấy giá mua thực tế của lô hàng đó để tính.

+ Theo phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO): Theo phương pháp này, giảthiết lô hàng nào nhập sau thì sẽ xuất trước và lấy giá mua thực tế của lô hàng đó đểtính

+ Theo phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này thì trướchết ta phải tính đơn giá bình quân của lô hàng luân chuyển trong kì theo công thức:

Đơn giá bình quân =

Trị giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ

+ Trị giá thực tế của hàng nhập kho trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng

nhập trong kỳ

+

K/c GVHB

* Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn

+ Trình tự kế toán với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Để kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ kế toán sửdụng TK 632: Giá vốn hàng bán, TK 155: Thành phẩm, TK 157: Hàng gửi đi bán,

TK 631: Giá thành sản xuất và các tài khoản liên quan khác

+ Trình tự kế toán với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp

kê khai thường xuyên:

Để kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sửdụng TK 632: Giá vốn hàng bán, TK 155: Thành phẩm, TK 157: Hàng gửi bán vàmột số tài khoản liên quan khác

(Sơ đồ thể hiện ở trang sau)

K/c kể cả nhậpkho hay khôngnhập kho

+ Bán hàng theo phương thức gửi bán.

+ Bán hàng theo phương thúc trực tiếp

Trong đó có các hình thức:

+ Bán hàng thu tiền ngay

+ Bán hàng thanh toán chậm

+ Bán hàng đổi hàng

+ Bán hàng trả góp

* Các phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa hai bên, đồng thời nócũng nói lên sự vận động giữa hàng hóa và tiền, đảm bảo cho hai bên mua và báncùng có lợi Tùy vào lượng gia dịch, mối quan hệ giữa hai bên và phương thức bánhàng mà hai bên lựa chọn phương thức thanh toán sao cho phù hợp nhất, đem lạihiệu quả cao nhất Một số phương thức thanh toán phổ biến:

- Thanh toán bằng tiền mặt:

Đây là phương thức thanh toán phổ biến trên thị trường, dùng tiền mặt, ngânphiếu để giao dịch Khi bên bán chuyển giao hàng hoá, dich vụ thì bên mua cónghĩa vụ thanh toán trực tiếp ngay khi giá cả đã thỏa thuận Phương pháp này ápdụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc giá trị hàng nhỏ

- Thanh toán không dùng tiền mặt:

Phương thức này thường áp dụng khi hàng hóa có giá trị lớn hoặc việc thanhtoán bằng tiền mặt không tiện Phương thức này được thực hiện qua việc chuyểnkhoản ngân hàng Bao gồm các hình thức sau:

+ Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

+ Hình thức thanh toán bằng séc

+ Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C )

* Trình tự kế toán bán hàng

+ Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội

bộ, chứng từ bên cung cấp hàng hóa (hóa đơn GTGT)…

+ Tài khoản sử dụng: TK111, TK112, TK632, TK156, TK911 và TK liên quan khác

+ Trình tự kế toán: Trình tự kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên:

(1) Hàng hóa mua về không qua kho, gửi bán ngay

(2a) Hàng hóa mua về nhập kho

(2b) Xuất kho hàng hóa gửi bán

(2c) Xuất kho hàng hóa giao bán trực tiếp

(3) Giao bán hàng hóa tay ba

(4) Trị giá hàng hóa dịch vụ đã xác định là tiêu thụ nhưng bị trả lại nhập kho

(5) Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả

1.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc thuđược từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hànghóa, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoàigiá bán (nếu có)

Đối với hàng hóa bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởnghoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồngbán hàng mà doanh nghiệp được hưởng

Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp thì doanh nghiệpghi nhận doanh thu bán hàng theo giá trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động

tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểmghi nhận doanh thu được xác nhận.

Các điều kiện ghi nhận doanh thu:

Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn cả 5điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sảnphẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hànghóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việc giaodịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

* Kế toán doanh thu bán hàng:

Sau khi bán hàng cho khách hàng mà đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì kếtoán tiến hành phản ánh các khoản doanh thu đó

Khi quá trình bán hàng diễn ra thì có các chứng từ sau làm cơ sở cho nghiệp

vụ bán hàng: hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu tiền mặt, giấybáo có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng,…

Để phản ánh về các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán

sử dụng các tài khoản:

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được dùng

để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một thời

kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khoản này có 6 tài khoản cấp hai:

- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

- TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

- TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản

- TK 5118: Doanh thu khác

TK 512: Doanh thu nội bộ: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu

của sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ giữa các đơn vị trực thuộc trongcùng một công ty, tổng công ty, …hạch toán toàn ngành Tài khoản này mở 3 tàikhoản cấp hai tương ứng như ba tài khoản cấp hai đầu của TK 511

TK 3331: Thuế GTGT: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải

nộp, đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp Tài khoản này dùng chung cho cả 2phương pháp tính thuế:

- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

- TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu

* Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp bao gồm : chiết khấuthương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu, thuếtiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp Các khoản giảm trừdoanh thu làm cơ sở để tính doanh thu thuần và xác định kết quả kinh doanh trong

kỳ của doanh nghiệp

+ Kế toán các khoản chiết khấu thương mại:

Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêmyết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng đã đặt muasản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấuthương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng

Để kế toán các khoản chiết khấu thương mại doanh nghiệp sử dụng TK 521 Chiết khấu thương mại

-+ Kế toán giảm giá hàng bán:

Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp giảm giá cho khách hàngtrong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quycách, hoặc không đúng thời hạn… đã ghi trong hợp đồng

Để kế toán hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán + Kế toán hàng bán bị trả lại:

Doanh thu bán hàng đã bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp đãxác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vị phạmcác điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hànhnhư: hàng kém phẩm chất, sai quy cách chủng loại

Để phản ánh số lượng hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng TK 531 - Hàng bán

bị trả lại

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG ACC

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG ACC

2.1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC

* Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC

- Tên giao dịch: ACC TRADING CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt : ACC

- Trụ sở chính: Số 1, Tân Dương, Thuỷ Nguyên, Hải Phòng

- Mã số thuế: 0200600935

- Điện thoại: (+8431) 3 974 199

- Số tài khoản: 21510000611230 – Ngân hàng BIDV

Công ty cổ phần là một dạng pháp nhân có trách nhiệm hữu hạn, được thành

lập và tồn tại độc lập đối với những chủ thể sở hữu nó Vốn của công ty được chianhỏ thành những phần bằng nhau gọi là cổ phần và được phát hành huy động vốntham gia của các nhà đầu tư thuộc mọi thành phần kinh tế Công ty cổ phần là mộtthể chế kinh doanh, một loại hình doanh nghiệp hình thành, tồn tại và phát triển bởi

sự góp vốn của nhiều cổ đông Trong công ty cổ phần, số vốn điều lệ của công tyđược chia nhỏ thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần Các cá nhân hay tổ chức sởhữu cổ phần được gọi là cổ đông Bộ máy các công ty cổ phần được cơ cấu theoluật pháp và điều lệ công ty với nguyên tắc cơ cấu nhằm đảm bảo tính chuẩn mực,minh bạch và hoạt động có hiệu quả Công ty cổ phần phải có Đại hội đồng Cổđông, Hội đồng Quản trị và Ban Điều hành Đối với công ty cổ phần có trên mườimột cổ đông là cá nhân hoặc tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công typhải có Ban Kiểm soát

Theo điều 77 Luật Doanh nghiệp 2005 (của Việt Nam), công ty cổ phầnđược định nghĩa như sau:

Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:

1 Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

2 Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa.

3 Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

4 Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật này.

5 Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

6 Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn.

Dựa trên cơ sở đó, với nguồn vốn góp từ ba cổ đông, Công ty Cổ phầnThương mại và Xây dựng ACC đã được thành lập vào năm 2004 Định hướng banđầu của công ty là sẽ phát triển theo hai mảng thương mại và xây dựng, tuy nhiên,cho đến thời điểm hiện tại, thì mảng xây dựng vẫn đang trong quá trình nghiên cứutích luỹ kinh nghiệm, chưa phát triển mạnh, hoạt động chính của công ty vẫn dựatrên mảng thương mại Cụ thể là công ty chuyên về kinh doanh vật tư, máy móc,thiết bị, vật liệu xây dựng, đồ dùng gia đình, trang trí nội - ngoại thất, cơ khí, điện,điện tử, điện lạnh, âm thanh ánh sáng, linh kiện, … Từ những ngày đầu thành lậpđến nay, với phương hướng hoạt động hợp lý, kinh doanh uy tín, công ty đã và đangngày càng phát triển, tạo dựng chỗ đứng nhất định trên thị trường cũng như lòng tin

và sự tín nhiệm từ phía khách hàng

* Loại hình kinh doanh (theo giấy phép kinh doanh:

Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện vàcác thiết bị khác dùng trong mạch điện)

Bán buôn sắt, thép

Bán buôn xi măng

Bán buôn kính xây dựng

Bán buôn sơn, vecni

Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh

Bán lẻ kính xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh

Bán lẻ thảm, đệm, chăn, rèm, vật liệu phủ tường trong các cửa hàng chuyên doanh

Bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện trong các cửa hàng chuyên doanh

Bán lẻ giường, tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự trong các cửa hàng chuyên doanh

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

* Hình thức:

Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng ACC là công ty cổ phần gồm ba

cổ đông, với số vốn điều lệ 3.000.000.000 đồng tương ứng 30.000 cổ phần mệnhgiá 100.000 đồng/cổ phần

* Ưu điểm của loại hình công ty cổ phần:

Ưu điểm của loại hình công ty cổ phần là Nhà đầu tư chỉ chịu trách nhiệmhữu hạn tương ứng với tỷ lệ góp vốn trong công ty; quy mô hoạt động rộng lớn vàkhả năng mở rộng kinh doanh dễ dàng từ việc huy động vốn cổ phần; Nhà đầu tư cókhả năng điều chuyển vốn đầu tư từ nơi này sang nơi khác, từ lĩnh vực này sanglĩnh vực khác dễ dàng thông qua hình thức chuyển nhượng, mua bán cổ phần; Côngtác quản lý hiệu quả cao do tính độc lập giữa quản lý và sở hữu

* Nhược điểm của loại hình công ty cổ phần:

Bên cạnh những ưu điểm, loại hình công ty này cũng có những nhược điểm

cơ bản như mức thuế tương đối cao, chi phí thành lập công ty khá tốn kém, khảnăng bảo mật trong kinh doanh và tài chính kém do phải công khai và báo cáo với

cổ đông, khả năng thay đổi phạm vi kinh doanh kém linh hoạt do phải tuân thủ Bảnđiều lệ công ty

Tuy nhiên, với môi trường kinh doanh hiện nay trên thế giới cũng như tạiViệt Nam, những nhược điểm trên hoàn toàn có khả năng khắc phục, hạn chế tối đa,đồng thời phát huy được những ưu điểm của loại hình này

* Người đại diện theo pháp luật của công ty, chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc:

Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày củacông ty, chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình

Giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

 Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên

 Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày củacông ty

 Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừcác chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên

 Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền củachủ tịch hội đồng thành viên

 Tuyển dụng lao động

* Các phòng ban chức năng:

Phòng bán hàng

Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện Thiết lập, giao dichtrực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối Thực hiện hoạt độngbán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp Phối hợpvới các bộ phận liên quan như kế toán nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhấtcho khách hàng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động

BAN LÃNH ĐẠO

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phương thức kế toán tậptrung Phương thức kế toán tập trung thể hiện: toàn bộ công tác ghi sổ và xử lýthông tin đều được thực hiện ở phòng kế toán Các đơn vị trực thuộc tập hợp chứng

từ phát sinh sau đó chuyển về phòng kế toán công ty để xử lý tổng hợp, Phòng kếtoán xử lý tất cả các giai đoạn hạch toán tại các phần hành kế toán Chính vì vậycông tác kế toán dần được chuyên môn hoá, phù hợp với khối lượng công việc vàyêu cầu xử lý

Mối quan hệ trực tuyến trong tổ chức bộ máy kế toán thể hiện: kế toántrưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành Các nhân viên kế toántrực tiếp nhận lệnh của kế toán trưởng và thực hịên nhiệm vụ được giao Bộ máy kếtoán được thực hiện trên nguyên tắc cơ bản là đảm bảo tính độc lập về mặt nghiệp

vụ cho kế toán Điều đó cho phép phản ánh, kiểm tra, đôn đốc một cách trung thựccác hoạt động kinh doanh đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

PHÒNG KẾ TOÁN

* Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán

- Kế toán trưởng

Là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, được giám đốc phân công

tổ chức quản lý thực hiện công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước

Kế toán trưởng có các nhiệm vụ sau:

+ Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nộidung công việc, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

+ Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thunộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc xử lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản

Đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính Lậpbáo cáo tài chính theo niên độ

- Kế toán tiền lương

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách đầy đủ, trung thực tình hìnhhiện có và sự biến động về mặt số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụngthời gian lao động và kết quả lao động; có nhiệm vụ theo dõi và phân bổ tiền lương,bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viêntrong Công ty, lập báo cáo về lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương

- Kế toán bán hàng

Làm nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ bán hàng, kiểm tra chứng từ, lập địnhkhoản kế toán và ghi sổ tổng hợp, theo dõi việc bán hàng, kê khai, tính thuế thunhập hàng tháng, thuế tiêu thụ đặc biệt, kiểm soát chặt chẽ, thường xuyên công nợ

về tiêu thụ hàng hóa; kiểm tra giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quátrình bán hàng Hàng tháng căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các chứng từmua chi tiết thanh toán theo từng hoá đơn với từng đối tượng khách hàng hay ngườibán Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để ghi vào các nhật ký chứng từ và các bảng

kê liên quan

- Kế toán TSCĐ

Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tănggiảm TSCĐ của toàn công ty cũng như ở từng bộ phận trên các mặt số lượng, chấtlượng, cơ cấu, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau nhằm nângcao hiệu suất sử dụng tài sản; phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí lớnTSCĐ; hàng tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao do Nhànước quy định để tiến hành tính toán khấu hao cho các đối tượng

2.2 QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

+ Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung

+ Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theotheo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ sách :VNĐ, USD

+ Niên độ kế toán áp dụng tại công ty từ ngày 01/01/N đến 31/12/N

+ Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế

+ Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phầnmềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toánhoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán khônghiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán vàbáo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đượcthiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưngkhông bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác địnhtài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiếtliên quan

(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiệncác thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệutổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toánghi bằng tay

2.2.2 Quy trình nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty ACC

Mô tả bài toán

Như đã biết ở trên, công ty ACC hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán cáchàng hoá như: điện tử điện lạnh, thiết bị điện, giường tủ bàn ghế…, khách hàng củacông ty chủ yếu là những cá nhân, hộ gia đình bên cạnh đó còn có những doanhnghiệp vừa và nhỏ Vì khách hàng của công ty khá đa dạng nên quy trình bán hàngcủa công ty được quản lí và tổ chức như sau:

 Trường hợp bán hàng thu tiền ngay

Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng hoá, sản phẩm của công ty có thể tớitham khảo trực tiếp tại quầy hàng, được nhân viên bán hàng tư vấn, giúp đỡ tìm

hiểu kĩ hơn về sản phẩm, hàng hóa định mua, được cung cấp bảng báo giá nếu có

nhu cầu Khách hàng sau khi tham khảo nếu đồng ý mua sẽ gặp trực tiếp bộ phận kếtoán bán hàng tại quầy để làm thủ tục mua hàng hoá Nhân viên bán hàng sẽ kiểmtra trên phần mềm mẫu mã, số lượng, chủng loại giá cả hàng hoá mà khách hàngyêu cầu Nếu còn hàng, nhân viên kế toán bán hàng tiến hành thu tiền của khách

hàng, lập hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu và tiến hành hạch toán và lưu trữ.

Nhân viên kế toán bán hàng chuyển số tiền của khách hàng, phiếu thu cho kế

toán trưởng (thủ quỹ) để nhân viên kế toán này kiểm tra đối chiếu rồi tiến hành nhậpquỹ tiền mặt nếu các thông tin không có gì sai sót Sau đó, kế toán trưởng (thủ quỹ)

tiến hành trao trả phiếu thu đã xác nhận thu tiền kèm hoá đơn giá trị gia tăng cho kế

toán bán hàng để kế toán bán hàng ghi sổ, lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định

Nhân viên kế toán bán hàng trao hoá đơn giá trị gia tăng liên 2 và phiếu thu

cho khách hàng

 Trường hợp bán chịu

Sau khi đã lập HĐGTGT, lúc này kế toán bán hàng không lập phiếu thu mà tiến hành hạch toán, ghi nhận nợ đối với khách hàng rồi trao hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.

Khi khách hàng trả tiền mua chịu thì nhân viên kế toán bán hàng tiến hànhkiểm tra đối chiếu với số tiền mua chịu đã ghi sổ để tiến hành thu tiền của khách

hàng Nhân viên kế toán lập phiếu thu gửi cho kế toán trưởng (thủ quỹ) để kế toán này kiểm tra đối chiếu thông tin, số tiền trên phiếu thu và số tiền thực tế để tiến hành nhập quỹ tiền mặt Sau đó xác nhận vào phiếu thu trả lại cho kế toán bán hàng

để tiến hành hạch toán và trao trả cho khách hàng

Định kỳ, nhân viên kế toán bán hàng tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng, số nợ khách hàng cho kế toán trưởng để kế toán trưởng làm căn cứ lập báo

cáo tài chính

 Trường hợp hàng bán trả lại

Khi khách hàng có yêu cầu trả lại hàng hoá do chi nhánh công ty cung cấp, lúcnày bộ phận kĩ thuật của công ty tiến hành kiểm tra mẫu mã, chủng loại, các thông số

trên sản phẩm so với hoá đơn bán hàng rồi thông báo cho kế toán bán hàng xem có

nhận lại hàng hoá bị lỗi hay không Nếu lỗi hàng hoá không phải do bên chi nhánhcông ty cung cấp, kế toán bán hàng không tiến hành nhận hàng hoá Nếu là lỗi hàng

hoá do bên công ty thì kế toán tiến hành viết phiếu chi gửi cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành xuất quỹ và xác nhận vào phiếu chi gửi lại kế toán bán hàng Sau đó kế toán bán hàng tiến hành hạch toán, trả liên phiếu chi cho khách hàng.

Sơ đồ định khoản kế toán các nghiệp vụ liên quan tới quá trình hàng bán

 Sơ đồ định khoản kế toán giá vốn hàng bán tại công ty

Hình 2.3: Sơ đồ định khoản kế toán giá vốn hàng bán

 Sơ đồ định khoản kế toán doanh thu bán hàng phát sinh tại công ty

Hình 2.4: Sơ đồ định khoản kế toán doanh thu bán hàng

 Sơ đồ định khoản kế toán hàng bán bị trả lại tại công ty

- Khi nhận lại hàng hoá ta ghi:

Hình 2.5: Sơ đồ định khoản kế toán hàng bán bị trả lại – giảm giá vốn

- Khi thanh toán với người mua hàng về số hàng bán bị trả lại ta ghi:

Hình 2.6: Sơ đồ định khoản kế toán hàng bán bị trả lại, thanh toán với người mua

- Chi phí phát sinh liên quan đến bán hàng bị trả lại ta ghi:

Hình 2.7: Sơ đồ định khoản chi phí bán hàng

 Sơ đồ định khoản kế toán phải thu khách hàng

Hình 2.8: Sơ đồ định khoản kế toán phải thu khách hàng

2.2.3 Các chứng từ sử dụng trong quá trình hoạch toán

 HĐGTGT

 Phiếu thu tiền mặt.

 Phiếu chi tiền mặt.

 Ủy nhiệm chi

 Giấy báo có

 Giấy báo nợ

2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY

2.3.1 Đánh giá hiện trạng (Ưu điểm – Nhược điểm)

Hiện nay công ty cổ phần thương mại và xây dựng ACC đang sử dụng phầnmềm kế toán riêng đặt làm tại 1 công ty phần mềm tại Hà Nội

Trên cơ sở những ưu, nhược điểm của hệ thống quản lý bán hàng tại Công

ty Em xin đưa ra một giải pháp xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp việc quản lýbán hàng phù hợp với công tác kế toán bán hàng trong công ty như sau:

 Tạo sự kết nối cho các bộ phận kế toán trong toàn thể công ty (gồm cả công

ty con) Việc hoạch toán hay trao đổi dữ liệu giữa các bộ phận này có thể làm việctrực tuyến với nhau (thông qua Mạng LAN)

 Cập nhật và quản lý đầy đủ thông tin cập nhật cũng như những thay đổi vềquá trình mua bán hàng hóa

 Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến công tác mua bán hàng hóa lên BanGiám đốc

 Giúp Công ty tận dụng được năng lực tài nguyên máy tính cũng như nănglực con người nhằm giảm bớt chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý

 Tạo các Modul hướng dẫn trợ giúp

 Các trợ giúp thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡhợp lý, kịp thời, đầy đủ

 Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện chongười dùng khi khai thác hệ thống

 Ngoài ra, yêu cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanhchóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng pháthiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng Đáp ứng được việc truyxuất dữ liệu theo nhiều tiêu chí của nhà quản lý thông tin