Phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Cà phê Mê Trang - chi nhánh Khánh Hòa

Để khắc phục những nhược điểm trên thì trước khi xây dựng một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh, công ty cần xác định được số lượng công việc phải làm, những nhân tố ủng hộ và cản trở trong q

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

LỜI MỞ ĐẦU 2

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 3

Chương 1 4

I Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 4

1 Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 4

2 Những bước cơ bản của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp Merise 5

II Công nghệ phần mềm 7

Chương 2 10

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THỰC TẾ 10

I Đặc tả hệ thống 10

II Đánh giá hệ thống 21

Chương 3 24

ĐẶC TẢ VÀ XÂY DỰNG CÁC MÔ HÌNH CỦA 24

HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ 24

I Đặc tả bài toán 24

II Xây dựng cây chức năng 26

III Mô hình quan niệm 28

IV Mô hình tổ chức dữ liệu 29

V Mô hình vật lý dữ liệu 30

VI Mô hình thông lượng 41

VII Mô hình quan niệm xử lý 42

VIII Mô hình tổ chức xử lý 47

IX Mô hình vật lý xử lý 52

X Thiết kế các mẫu giao diện cập nhật và xử lý 57

Chương 4 61

ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG 61

I Bảng đánh giá công việc 61

II Lập lịch biểu 63

Chương 5 66

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI 66

I Kết luận 66

II Hướng phát triển của đề tài 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

Lâu nay, công việc xây dựng một chương trình quản lý vẫn do các lập trình viên đảm nhiệm Họ thường phác thảo cơ sở dữ liệu, sau đó bắt tay vào lập trình ngay Trong quá trình lập trình, nếu thấy thiếu thông tin quản lý thì điều chỉnh cơ sở dữ liệu và sửa lại chương trình Điều này sẽ làm cho việc xây dựng chương trình trở nên mất thời gian, công sức, công ty phải chịu phí tổn cao để xây dựng một chương trình có hiệu quả Để khắc phục những nhược điểm trên thì trước khi xây dựng một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh, công ty cần xác định được số lượng công việc phải làm, những nhân tố ủng hộ và cản trở trong quá trình làm việc Từ đó, đưa ra được dự tính về chi phí tài chính, nguồn nhân lực

và thời gian để xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh Để làm được điều đó thì việc khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống trước khi xây dựng một chương trình cụ thề là việc rất cần thiết.

Trong đợt thực tập tốt nghiệp này, với những yêu cầu của đề tài và được sự hướng dẫn tận tình của thẩy Nguyễn Hữu Trọng, em đã khảo sát, phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống

“Quản Lý Bán Hàng” – đây là hệ thống phần mềm hiện đang được sử dụng trong công việc kinh doanh tại Công Ty Cồ Phần Cà Phê Mê Trang (Địa chỉ: Số 66 Đường 2/4 TP Nha Trang - Khánh Hòa; ĐT: 058.831525).

Qua thời gian thực hiện đề tài, em đã giúp em hiểu rõ được tầm quan trọng của việc: Khảo sát, phân tích, thiết kế một hệ thống, đánh giá chi phí, nguồn nhân lực, thời gian, tài chính cần bỏ ra và sự thuận lợi, khó khăn khi xây dựng hệ thống cụ thể trong thực tế Nhưng do khả năng, thời gian có hạn và chưa có kinh nghiệm lập trình phần mềm quản lý, nên trong quá trình xây dựng hệ thống em không thể tránh khỏi những sai sót Em rất mong được sự đánh giá và góp ý của quý thầy cô cùng toàn thể các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hữu Trọng đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình để

em hoàn thành đề tài này.

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Nha Trang, ngày tháng 12 năm 2007

Chương 1.

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ VÀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM.

I Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

1 Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

Trong cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề nào đó, dù đơn giản hayphức tạp, nhằm đạt được mục tiêu mong muốn con người luôn tìm cách giải quyếttối ưu và giải thích, bảo vệ phương pháp của mình bằng những lý luận logic nhất

Trước khi giải quyết một vấn đề, ta luôn suy xét tất cả các khía cạnh của vấn đề

và nhận định những tình huống có thể xảy ra, đó là công việc phân tích

Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh của vấn đề, đưa vào các khả năng và hạn

chế ta đưa ra một hay nhiều phương án để giải quyết, đó là quá trình thiết kế

Tương tự như đời sống thực, khi quyết định áp dụng tin học để quản lý một hệ

thống thông tin nào đó, ta phải tìm các phương án tốt nhất phù hợp với khả năngthực hiện của mình Chính vì vậy, việc phân tích và thiết kế một hệ thống là việcrất cần thiết

Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống đã trở thành môn học hàng đầu của chuyênngành tin học quản lý Đây là lĩnh vực, nói đòi hỏi người phân tích (phân tích viên)

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

- Kiểm soát và tiên đoán được trong quá trình sản xuất phần mềm

- Thu ngắn thời gian sản xuất chương trình

- Giảm thiểu chi phí, nhân sản xuất phần mềm

2 Những bước cơ bản của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp Merise.

a Phân tích hiện trạng

Để có thể nắm được chi tiết một lĩnh vực dự định Tin học hó, ta cần phải tìm

hiểu, phân tích hiện trạng của nó Mục tiêu của việc phân tích hiện trạng là trả lờicác câu hỏi:

- Hệ thống đang làm cái gì? Có những công việc gì? Đang quản lý những gì? Tạisao phải làm những công việc này?

- Những công việc do ai làm? Làm ở đâu? Khi nào làm?

- Mỗi công việc thực hiện như thế nào? Do tổ chức hay nhân viên quy đinh? Mỗicông việc liên quan tới những dữ liệu nào?

- Chu kỳ, tần suất, khối lượng công việc?

- Đánh giá công việc hiện tại: Tầm quan trọng, thuận lợi khó khăn Nguyên nhânnào dẫn tới khó khăn

Phân tích hiện trạng là một công việc rất quan trọng, nó quyết định sự thành côngcủa viêc xây dựng hệ thống Các công việc của phân tích

- Nghiên cứu hiện trạng hệ thống: Tìm hiểu rõ ràng hiện trạng của hệ thống

- Đặc tả hệ thống: Sau khi nghiên cứu hiện trạng của hệ thống, cần mô tả hệ thống

dưới ngôn ngữ tự nhiên Sự đặc tả hệ thống phải đầy đủ chi tiết về dữ liệu và xử

lý

- Kết luận: Đánh giá ưu khuyết điểm của hệ thống hiện tại qua từng công việc, tiên

đoán trước các nhu cầu cho tương lai và vạch ra hướng giải quyết nhằm thỏa mãn

các nhu cầu đó

b Mô hình hóa dữ liệu

- Mô hình quan niệm dữ liệu.

Là sự mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin độc lập với các lựa chọn môi trường

cài đặt, là công cụ cho phép người phân tích thể hiện dữ liệu ở mức quan niệm Và

là cơ sở để trao đổi giữa những người phân tích và yêu cầu thiết kế hệ thống

- Mô hình thông lượng

Nhằm xác định các luồng thông tin trao đổi giữa các tác nhân trong hệ thống.Tác nhân là một người hay một bộ phận tham gia vào hoạt động của hệ thống thôngtin quản lý Có hai loại tác nhân: tác nhân trong là tác nhân bên trong hệ thống

(được biểu diễn bằng một vòng tròn); tác nhân ngoài là tác nhân bên ngoài hệ thống(được biểu diễn bằng một hình chữ nhật) Dòng thông tin truyền giữa hai tác nhânđược gọi là thông lượng

- Mô hình quan niệm xử lý

Nhằm xác định hệ thống gồm những chức năng gì? Và các chức năng này liên

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

Các chương tiếp theo của đề tài sẽ trình bày các bước tiến hành của việc phân

tích và thiết kế trên một hệ thống quản lý cụ thể trong thực tế

II Công nghệ phần mềm.

1 Vai trò của Công nghệ phần mềm .

Công nghệ phần mềm (hay còn gọi là Kỹ nghệ phần mềm) là sự vận dụng thực

tế của những kiến thức khoa học trong việc thiết kế, cấu tạo của phần mềm cũng

như những tài liệu liên quan trong việc phát triển, hoạt động và bảo dưỡng của nó

Công nghệ phần mềm bao gồm những kiến thức và ứng dụng của những nguyêntắc, phương pháp và công cụ cho kỹ thuật, quản lý sự phát triển phần mềm

Nhiệm vụ chính của công nghệ phần mềm là sản xuất ra các sản phẩm phầnmềm Sản phẩm phần mềm là các phần mềm được phân phối cho khách hàng cùngvới các hồ sơ mô tả phương thức cài đặt và cách thức sử dụng chúng

2 Các bước trong Quản lý dự án phần mềm.

Để tiến hành một dự án phần mềm thành công, yêu cầu phân tích viên phải hiểu:

Phạm vi công việc cần làm, những rủi ro phải chịu, nguồn nhân lực cần tới, nhiệm

vụ cần hoàn thành, những cột mốc cần theo dõi, công sức (chi phí) phải chi tiêu, vàlịch biểu phải tuân thủ

- Bắt đầu một dự án phần mềm

Trước khi lập kế hoạch dự án, cần phải thiết lập các mục tiêu và phạm vi của dự

án, xem xét các giải pháp khác, xác định các ràng buộc kĩ thuật và quản lý Không

cơ sở những thông tin này thì không thể nào xác định được những ước lượng hợp lí

(và chính xác) về chi phí, không thể nào chia nhỏ thực tế các nhiệm vụ dự án, haykhông thể nào xác định được một lịch biểu dự án cung cấp những chỉ dẫn có ýnghĩa về tiến độ

- Cách đo và độ đo

Trong phần lớn những cố gắng kĩ thuật, cách đo và độ đo giúp cho ta hiểu đượctiến trình kĩ thuật được dùng để phát triển một sản phẩm và bản thân sản phẩm Tiến

trình này được đo theo nổ lực cải thiện nó Sản phẩm được đo theo nỗ lực tăng chất

lượng của nó

- Ước lượng

Một trong những hoạt động thử nghiệm trong tiến trình quản lý dự án phần mềm

là việc lập kế hoạch Khi một dự án phần mềm được lập kế hoạch, cần phải đưa ra

được những ước lượng về công sức con người cần có (thường theo người - tháng),

thời hạn dự án theo tháng ngày (theo thời gian lịch), và chi phí (theo đồng) Nhưngnhững việc này được tiến hành như thế nào? Trong nhiều trường hợp ước lượng

được thực hiện bằng cách dùng kinh nghiệm quá khứ xem như hướng dẫn duy nhất

- Phân tích rủi ro

Bất kì khi nào một chương trình máy tính được xây dựng, luôn có những miềnkhông chắc chắn Liệu nhu cầu của khách hàng đã được hiểu rõ chưa? Liệu nhữngchức năng cần phải thực hiện đã được hoàn thành trước hạn chót của dự án không?Liệu có những vấn đề kĩ thuật khó khăn hiện bị che khuất bởi cách nhièn hiện tạikhông? Liệu những thay đổi thường xuất hiện trong bất kì dự án nàoc có thể làmcho lịch biểu bị trượt quá đáng không?

- Lập lịch

Mọi dự án phần mềm đều có lịch biểu tiến hành, nhưng không phải tất cả cáclịch biểu đều được tạo ra như nhau.Liệu lịch biểu tiến hóa theo cách riêng của nóhay theo kế hoạch lập từ trước? Liệu công việc được thực hiện “theo sự mongmuốn” hay theo một tập các nhiệm vụ đã được xác định rõ? Người quản lý chỉ tậptrung vào hạn chót hay đã xác định được người găng và điều phối theo đường găng

này để đảm bảo đạt được hạn chót? Tiến độ có được đo theo “chúng ta đã làm xong

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

và ngày bàn giao toàn bộ Có thể bố trí lại tài nguyên, có thể đảo lại các nhiệm vụ,

hay (như một sự sắp xếplại cuối cùng) các cam kết bàn giao có thể được sửa đổi lại

để cho phù hợp với vấn đề còn chưa bao quát hết Theo cách này, việc phát triển

phần mềm có thể được kiểm soát tốt hơn

Chương 2.

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THỰC TẾ.

Giao diện chính của hệ thống quản lý bán hàng trong thực tế:

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

Công ty Cổ Phần Cà Phê Mê Trang là một công ty lớn trong lĩnh vực kinhdoanh, buôn bán cà phê tại Việt Nam Để hỗ trợ cho việc kinh doanh của công ty

được thuận lợi và giảm bớt các thao tác thủ công cho nhân viên trong quá trình nhập

xuất hàng hóa, theo dõi và báo cáo tình hình bán hàng … công ty đã sử dụng phầnmềm Quản Lý Bán Hàng Đây là phần mềm viết bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL

và ngôn ngữ lập trình C# Sau thời gian khảo sát phần mềm tại công ty, em nhậnthấy phần mềm hiện có những chức năng quản lý như sau:

1 Quản lý hàng hóa.

Hàng hóa được quản lý theo nhiều nhóm hàng khác nhau, mã hàng, tên hàng,đơn vị tính, đơn giá vốn, đơn giá bán, đơn giá giảm (giúp cho người sử dụng có thể

giảm giá cho khách hàng trong các đợt khuyến mãi) Mỗi hàng hóa được đặt một

mã số không trùng nhau gọi là mã hàng hóa để quản lý

Hàng hóa được cất giữ trong nhiều kho và được quản lý theo từng kho hàng Mỗi

hàng hóa được quy định số lượng tồn kho tối thiểu để giúp cho người quản lý chủ

động trong việc nhập hàng Mỗi khi xuất hàng, máy tính sẽ kiểm tra lượng hàng tồn,

nếu ít hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu thì sẽ cảnh báo cho người sử dụng Nếu

lượng hàng tồn kho ít hơn lượng hàng cần xuất, máy tính chỉ cho phép xuất đúng

bằng số lượng hàng đang tồn kho

2 Quản lý nhập xuất hàng

- Nhập hàng:

Nghiệp vụ nhập hàng được thể hiện thông qua Phiếu nhập (còn được gọi là Toanhập hàng) Phiếu nhập là phiếu thể hiện quá trình nhập hàng của doanh nghiệp từcác nhà cung cấp hoặc nhập hàng trả lại từ khách hàng Mỗi phiếu nhập được lậpkhi doanh nghiệp nhập hàng từ một nhà cung cấp hay một khách nào đó Hàng hóasau khi lập phiếu nhập sẽ được nhập vào kho hàng

Các thông tin thể hiện trên Phiếu nhập: Số phiếu, ngày nhập, nhà cung khách hàng, kho nhập, lý do nhập, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số

cấp-lượng, đơn giá mua

Dưới đây là mẫu Phiếu nhập

(Ghi chú: các số liệu trong mẫu Phiếu nhập ở trên là số liệu giả định)

Mỗi khi phiếu nhập được lập xong, tổng số tiền trên phiếu được máy tính tự động

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

Các thông tin cần thể hiện trên Phiếu xuất: số phiếu, ngày xuất, tên nhà cung khách hàng, kho xuất, lý do xuất, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng,

cấp-đơn giá bán Đơn giá bán có thể thấp hơn cấp-đơn giá mua.

Dưới đây là mẫu Phiếu xuất

(Ghi chú: các số liệu trong mẫu Phiếu xuất ở trên là số liệu giả định)

Mỗi khi phiếu xuất được lập xong, tổng số tiền trên phiếu được máy tính tự

động chuyển thành công nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp

3 Nhà cung cấp và khách hàng.

Nhà cung cấp là người bán hàng cho doanh nghiệp Khách hàng là người muahàng của doanh nghiệp Mỗi nhà cung cấp hoặc khách hàng được gắn cho một mã

số không trùng nhau gọi là mã nhà cung cấp hoặc mã khách hàng

Các thông tin cần quản lý đối với nhà cung cấp, khách hàng là: mã nhà cung cấp(mã khách hàng), tên, địa chỉ, điện thoại, di động, fax

4 Quản lý công nợ nhà cung cấp-khách hàng.

Việc theo dõi công nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp hoặc của khách

hàng đối với doanh nghiệp được máy tính tự động theo dõi Các nghiệp vụ thu nợ

hoặc trả nợ được thực hiện thông qua Phiếu thu hoặc Phiếu chi theo mẫu dưới đây

Số: T20052345

PHIẾU THU

Ngày tháng năm

Tên NCCấp/KhHàng:

Mã:

Địa chỉ:

Điện thoại:

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

Số: C20052345

PHIẾU CHI

Ngày tháng năm

Tên NCCấp/KhHàng:

Mã:

Địa chỉ:

Điện thoại:

Lý do chi:

Số tiền:

(Bằng chữ: .)

Người nhận Lập phiếu Thủ trưởng

(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)

Hệ thống có thiết kế chức năng xem công nợ nhà cung cấp hoặc khách hàng để

giúp người sử dụng có thể đối chiếu quá trình phát sinh công nợ chi tiết trong một tháng nào đó Chi tiết công nợ được thể hiện theo mẫu dưới đây (ví dụ cho khách hàng, đối với nhà cung cấp thì tương tự)

5.

5 Kiểm kê hàng hóa.

Theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý hoặc hàng năm, doanh nghiệp phải tiến

hành kiểm kê hàng hóa trong các kho Việc kiểm kê này đảm bảo cho số liệu lưutrong máy tính và trên thực tế được đối chiếu khớp với nhau Nếu xảy ra trường hợpthừa hoặc thiếu một số mặt hàng nào đó, chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu

để đồng bộ dữ liệu trên thực tế và hệ thống Sau khi tiến hành kiểm kê, máy tính sẽcăn cứ vào số liệu này để xác định số lượng hàng tồn kho cho kỳ tính toán tiếp theo

6 Báo cáo tổng hợp.

Trong phần mềm “Quản lý bán hàng doanh nghiệp” có một số báo cáo tổng hợpgiúp cho doanh nghiệp quản lý được tình hình kinh doanh của mình như: Báo cáotổng hợp công nợ nhà cung cấp, tổng hợp công nợ khách hàng, báo cáo hàng kiểm

kê thiếu so với tồn kho, báo cáo hàng kiểm kê thừa so với tồn kho, tổng hợp phiếukiểm kê hàng hóa, báo cáo nhập xuất tồn theo kho

Một số mẫu báo cáo điển hình:

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

7 Các chức năng hệ thống của chương trình.

- Khóa, mở sổ ngày làm việc

Đây là chức dành riêng cho người quản trị hệ thống Sau mỗi ngày làm việc,người quản trị thực hiện việc khóa sổ với mục đích bảo toàn số liệu, tránh hiệntượng số liệu bị thay đổi Nếu muốn thay đổi số liệu người quản trị có thể mớ khóa

và thực hiện thao tác thay đổi

- Khóa, mở số tháng năm tính tồn kho.

Chức năng này cũng tương tự như chức năng khóa, mở sổ ngày làm việc nhưng

nó thực hiện sau mỗi tháng

- Xem nhật ký chương trình

Chức năng này giúp người quản trị theo dõi được những hoạt động trên phần mềm,vào khoảng thời gian tùy theo yêu cầu

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

- Phân quyền sử dụng chương trình

Mỗi người sử dụng phần mềm được cấp một tài khoản và mật khẩu riêng để

đăng nhập vào hệ thống Mỗi người sử dụng chỉ có thể truy cập đến một số chứcnăng nhất định tùy theo nhiệm vụ cụ thể của mình Người quản trị hệ thống chịu

trách nhiệm quản lý và phân cấp chức năng cho từng người sử dụng, đảm bảo choviệc thông tin được bảo mật Người quản trị hệ thống có thể truy cập đến tất cả cácchức năng của chương trình Khi đăng nhập để khai thác chương trình, phần mềmphải yêu cầu người sử dụng nhập vào ngày làm việc

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

II Đánh giá hệ thống.

1 Ưu điểm của hệ thống.

Các chức năng của phần mềm đã quản lý được các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng,

đổi (trả) hàng, kiểm kê hàng hóa, theo dõi công nợ của nhà cung cấp, khách hàng,

báo cáo nhập-xuất-tồn, hỗ trợ việc khóa sổ, mở sổ, xem nhật ký chương trình, phânquyền (chức năng) sử dụng… Với những chức năng trên, phần mềm về cơ bản đã

đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm bán hàng Tuy vậy, chương trình vẫn

còn một số hạn chế và sai sót cần sửa chữa

2 Hạn chế của hệ thống.

- Trong hồ sơ quản lý: Nhà cung cấp, khách hàng

Ta nhận thấy thuộc tính địa chỉ đã không được phân rã (tách) ra thành nhiềubảng dữ liệu nên dẫn tới hiện tượng bị trùng lắp thông tin.

- Trong quản lý thông tin phiếu thu chi

Thuộc tính lý do cũng chưa được phân rã nên cũng dẫn tới hiện tượng bị trùng lắpthông tin

- Giá bán của từng mặt hàng không phải là cố định mà thay đổi theo thời gian nhập

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

- Hàng hóa chưa lưu trữ số lượng tồn tối đa để thuận lợi trong việc nhập hàng hóa

- Việc thực hiện khóa sổ, mở sổ ngày, tháng, năm làm việc đang còn thực hiện thủcông Công việc này nên thiết kế dưới dạng tự dộng để nhánh tình trạng quên khóa

sổ của người trực tiếp quản lý hệ thống

- Các nhóm chức năng của chương trình tổ chức chưa gọn, chương trình còn phânthành quá nhiều nhóm chức năng

- Giao diện của chương trình chưa trực quan, cần thiết kế để thân thiện hơn với

người sử dụng

Chương 3.

ĐẶC TẢ VÀ XÂY DỰNG CÁC MÔ HÌNH CỦA

HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ.

I Đặc tả bài toán.

Để khắc phục những những nhược diểm của hệ thống hiện tại và xây dựng một

hệ thống phần mềm tổng quan hơn Dựa trên những thông tin đã được quản lý ở hệthống cũ, sau đây em xin đưa ra thông tin quản lý cần bổ sung đối với hệ thống đềnghị

Địa chỉ khách hàng, nhà cung cấp : số nhà, xã, huyện, tỉnh, thành phố, quốc gai

3 Quy trình quản lý bán hàng (đặt, nhập, xuất hàng).

Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

Khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho kháchhàng theo đơn đặt hàng Ngược lại, bộ phận kinh doanh làm đơn đặt hàng gửi tới

nhà cung cấp để nhập hàng bổ sung, đồng thời hẹn lại ngày giao hàng cho khách.Mỗi lần nhập, xuất hàng đều phải làm một phiếu nhập, xuất bao gồm: Thông tin đầy

đủ về khách hàng (nhà cung cấp), danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất,đơn giá, ngày hẹn trả tiền Khi nhận hàng, khách hàng có thể trả tiền ngay hay hẹn

trả tiền theo đợt hay theo ngày qui định

Khi khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán xuất một phiếu nhận tiền (phiếu thu)

trên đó ghi đầy đủ thông tin về khách hàng, số tiền và ngày trả

Hàng ngày, bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng, so sánh hàng tồn kho đểlàm giấy báo nhận hàng cho khách và đặt hàng cho nhà cùng cấp khi lượng hàngtồn vượt dưới mức tồn tối thiểu Đồng thời bộ phận kinh doanh cũng xem xét tìnhhình công nợ để làm giấy báo nợ cho khách hàng

Định kỳ hàng tháng phải làm báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hóa trong tháng theo

mẫu đã định

Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phảibáo cáo tình hình hàng hóa của từng loại, từng kho, tình hình công nợ chung

4 Đối với các phi chức năng.

Ta nên thiết kế các chức năng khóa sổ, mở sổ dưới dạng chức năng tự động

Ví dụ: Cứ vào 18h hàng ngày thì chương trình sẽ tự động khóa sổ ngày làm việc đó

Và cứ và ngày thứ 26 trong tháng thì chương trình sẽ tự động khóa sổ tháng làmviệc

II Xây dựng cây chức năng.

1 Xử lý Hệ

thống

2 Cập nhật Danh mục 3 Nhập xuất

2.3 Hàng hóa

2.8 Kho

2.10 Đơn vị 2.1 KHàng_NCC

2.11 Lý do 2.4 Ngân hàng

2.5 Đường 2.12 Huyện

2.13 Tỉnh 2.6 Nước

trình

1.10 Giới thiệu chương trình

1.9 Mở sổ ngày làm việc

1.6 Khóa sổ

ngày làm việc

1.8 Khóa sổ tháng năm tổng hợp

1.11 Mở sổ tháng năm tổng hợp

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

4 Báo cáo

4.1 Nhập Xuất - Tồn

-4.4 Tình hình thu chi

4.2 Công nợ nhà cung cấp 4.3 Công nợ khách hàng

4.4 Tổng hợp kiêm kê.

3.8 Xem phiếu xuất hàng.

3.6 Xem phiếu thu chi.

III Mô hình quan niệm.

HH-HH ĐVT

(1,n) (1,1)

(1,n) (1,1)

(1,1)

(1,n) (1,1)

-Mã KH_NCC

-HTên KH_NCC -Điện Thoại -Fax -Số Nhà -Ngày Sinh -Số TK -ST Nợ Có Thể

HH NCC

(1,n)

(1,n)

NCC

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

IV Mô hình tổ chức dữ liệu.

1 ĐƯỜNG(Mã Đường, Tên Đường)

2 NƯỚC(Mã Nước, Tên Nước)

10 USER(Mã User, Tên User, Password, Mã Nhóm CN)

11 KHO(Mã Kho, Tên Kho, Số Nhà Kho, ĐT Kho, QLý Kho, Mã Đường, Mã

17 KH_NCC(Mã KH_NCC, HTên KH_NCC, Điện Thoại, Fax, Số Nhà, Ngày

Sinh, Số TK, ST Nợ Có Thể, Mã NH, Mã Đường, Mã Huyện )

TyLeDoanhThu MocDT

NgayApDungDT TyLeThuongDT

25 KIỂM KÊ (Mã KK, Mã Kho, Mã HH, Ngày KK, SLượng KK)

V Mô hình vật lý dữ liệu.

1 ĐƯỜNG(Mã Đường, Tên Đường).

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

Mã Đường(K) Text 4 Len()=4

Mã Đường: Tên viết tắt của đường

Ví dụ về bảng dữ liệu ĐƯỞNG

PCT Phan Chu TrinhNTMK Nguyễn Thị Minh Khai

2 NƯỚC(Mã Nước, Tên Nước)

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

Mã Nước(K) Text 3 Len()=3

Mã nước: Là số thứ tự của nước trên thế giới Hiện nay, các nước trên thế giới

chưa quá 1000 nước nên ta dùng 3 ký tự để mã hóa mã nước

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

Mã HSX: 3 ký tự đầu lấy mã nước, 3 ký tự cuối lấy tên viết tắt của hãng sảnxuất

Ví dụ bảng dữ liệu HÃNG SX:

007MET Cà phê Mê Trang 007

007HTU Cà phê Hoàng Tuấn 007

4 TỈNH(Mã Tỉnh, Tên Tỉnh).

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

Mã Tỉnh(K) Text 6 Len()=6

Tên Tỉnh Text 50

Mã Nước Text 5 Lookup (NƯỚC)

Mã Tỉnh: Lấy 3 ký tự đầu lấy mã nước, 3 ký tự cuối là số thứ tự của tỉnh trong

nước đó

Ví dụ về bảng dữ liệu TỈNH:

007001 Hà Nội – Việt Nam 007

007002 Hải Phòng – Việt Nam 007

5 HUYỆN(Mã Huyện, Tên Huyện, Mã Tỉnh).

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

Mã Huyện(K) Text 9 Len()=9

Tên Huyện Text 50

Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: Ths Nguyễn Hữu Trọng

10 USER(Mã User, Password, Tên User, Mã Nhóm CN)

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu K thước Ràng buộc toàn

vẹn

Mã User (K) Text 30 Len()=30

Mã Nhóm CN Text 1 Lookup(NHÓM

CN)UserID : Số thứ tự của User

Ví dụ về bảng dữ liệu USER :

huongtt Trần thị Hương tranhuong1602 01

hongdt Đinh thị Hồng dinhhonggt 03

11 KHO(Mã Kho, Tên Kho, Số Nhà Kho, ĐT Kho, QLý Kho, Mã Đường, Mã

Huyện)

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích

thước

Ràng buộc toàn vẹn

Mã Kho (K) Text 3 Len()=3

Tên Kho Text 30

Số Nhà Kho Text 2

QLý Kho Text 30