Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt potx

Phân tích và thiết kế hệ thống quảnlý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt... Qua đó em đã thực hiện đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng

Phân tích và thiết kế hệ thống quản

lý khách hàng tại Công ty Cổ phần

Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt

LỜI CẢM ƠN

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển mộtcách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Ở Việt Nam, tuy rằngcông nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiên những bước pháttriển đó đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực công nghệthông tin Trong đó, phát triển hệ thống thông tin đang là thế mạnh của đất nước Vớiviệc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lýđược dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng các phần mềm tin học ngày càng cao

và dường như đã trở thành phần không thể thiếu trong các tổ chức Việc sử dụngnhững phần mềm đó giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý thông tin phức tạp, đem đến

sự tiện ích và nhanh chóng hiệu quả trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinhdoanh, cũng như làm hẹp không gian lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu củangười sử dụng

Trong quá trình thực tập trong khóa học, em đã tìm hiểu về vấn đề quản lý kháchhàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt Sau khi tìm hiểu kỹ, emcũng đã có được những kinh nghiệm thực tế nhất định và nắm vững quy trình phân

tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý Qua đó em đã thực hiện đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt” Mục đích của đề tài là làm rõ và đưa ra những giải pháp về phân

tích, thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty nhằm tạo ra công cụ hỗ trợ chocông ty trong việc quản lý khách hàng, giảm bớt công việc lập sổ sách; nắm bắt nhanh,chính xác tình trạng hợp đồng với khách hàng; theo dõi doanh thu theo từng kháchhàng từ đó có thể đem đến cho khách hàng sự phục vụ tốt nhất, tiện lợi và hiệu quảnhất

Em xin gửi lời cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo Đặng MinhTuyền đã giúp em rất nhiều trong quá trình hoàn thành bài khóa luận Em cũng xin gửilời cảm ơn tới toàn thể các thầy, các cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã dạybảo và truyền đạt những kiến thức bổ ích giúp em tự tin và sẽ là hành trang trong cuộc

Do lượng kiến thức tích luỹ của bản thân còn hạn chế nên Bài khóa luận của emcòn những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy và các cô.

Em xin chân thành cảm ơn!

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 3 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu báo cáo khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ

KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THÔNG ĐẠI VIỆT 5 2.1 Cơ sở lý luận về HTTT quản lý khách hàng 5

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5 2.1.2 Một số lý thuyết về HTTT quản lý 6 2.1.3 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 8

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt 19

2.2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt 19 2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Dữ liệu &

PHẦN 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THÔNG ĐẠI VIỆT 25

3.1 Phân tích hệ thống 25 3.1.1 Yêu cầu của hệ thống 25

3.1.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 26

3.1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu 27

3.2 Thiết kế 32 3.2.1 Thiết kế kiến trúc phần mềm 32

3.2.2 Thiết kế dữ liệu 33

3.2.3 Thiết kế giải thuật 40

3.2.4 Thiết kế giao diện 46

KẾT LUẬN 51

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC 53

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

3 Hình 2.3 Quy trình xử lý thông tin trong HTTT quản lý. 7

4 Hình 2.4 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. 10

6 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống. 25

7 Sơ đồ 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống. 26

9 Sơ đồ 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1.0 Quản lý

13 Sơ đồ 3.8 Thiết kế kiến trúc phần mềm quản lý khách hàng. 32

16 Sơ đồ 3.11 Giải thuật đăng nhập hệ thống. 39

22 Hình 3.1 Giao diện đăng nhập hệ thống. 45

23 Hình 3.2 Giao diện chính của chương trình. 46

24 Hình 3.3: Giao diện danh mục khách hàng 47

26 Hình 3.5 Giao diện danh mục giao dịch. 48

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HTTT Hệ thống thông tinĐKKD Đăng ký kinh doanh

TMCP Thương mại cổ phầnTMĐT Thương mại điện tửVPĐD Văn phòng đại diệnCNTT Công nghệ thông tinCSDL Cơ sở dữ liệu

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề.

1.1.1 Tầm quan trọng của đề tài

Tại các doanh nghiệp cho thấy hiện trạng công tác tổ chức thông tin liên quankhách hàng hiện thời cho thấy:

- Số khách hàng, đối tác, hợp đồng, giao dịch tăng nhanh Các thông tin nàykhông được kết nối một cách logic với nhau, việc tìm kiếm các thông tin liênquan tới nhau là rất khó và tốn rất nhiều thời gian

- Công tác tổ chức quản lý thông tin liên quan khách hàng, ở góc độ tin học hóa,

là chậm đổi mới với các loại hình công tác quản lý chuyên môn khác

Mặc dù đã được trang bị một hệ thống quản lý nhưng phương pháp làm việc chủyếu vẫn là làm thủ công với giấy và bút

Tình trạng thông tin, số liệu thiếu chính xác, không đầy đủ Một trong nhữngnguyên nhân của tình trạng trên việc không cập nhật thông tin cá nhân thường xuyên

và đặc biệt là tầm nhìn dường như họ cảm thấy không có ảnh hưởng gì đến công việchiện tại, bởi thế người ta không cảm thấy sự cần thiết của việc quản lý hồ sơ và bổsung thông tin

Với tình trạng như đã phản ánh ở trên, để có được những thông tin trên diện rộngthì việc lấy thông tin từ hồ sơ lưu trữ là chuyện bất khả thi Nghiên cứu cải tiến cơ cấu

tổ chức, hoạch định chính sách trên là việc rất khó khăn vất vả Trong tình hình nhưvậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức, quản lý thông tin kháchhàng là việc làm hết sức cấp thiết để thực hiện tốt các chiến lược kinh doanh củadoanh nghiệp

1.1.2 Ý nghĩa của đề tài

Việc xây dựng hệ thống quản trị khách hàng giúp đem lại rất nhiều lợi ích chocông ty:

- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

- Hỗ trợ quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng

o Hoạt động ký kết hợp đồng

o Hỗ trợ dịch vụ sau khi ký hợp đồng

- Nâng cao năng suất ,hiệu quả công việc

- Trợ giúp quá trình ra quyết định

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Do tầm quan trọng của công tác quản lý khách hàng nên đã có nhiều công trìnhnghiên cứu được thực hiện liên quan đến vấn đề này Sau đây là một số công trìnhnghiên cứu điển hình:

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Hoài Nam, lớp Tin 44B, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2007, với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Phát triển Công nghệ Thăng Long” Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống thông tin, phân tích hệ thống thông

tin Đã đánh giá được thực trạng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý khách hàng,

… Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tạiCông ty Cổ phần Thăng Long

Luận văn tốt nghiệp của Lê Thị Trang, lớp D55T, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Bách khoa Hà Nội, 2010, với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam” Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý

khách hàng tại công ty, đưa ra các khái niệm và trình bày chức năng, các bộ phận cấuthành của hệ thống thông tin Qua đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống quản lýkhách hàng tại doanh nghiệp thực tập

Sau khi tham khảo các đề tài có cùng vấn đề nghiên cứu, em nhận thấy còn một sốvấn đề tồn tại như sau: Chưa phân tích đánh giá chi tiết được thực trạng quản lý kháchhàng tại Công ty, chưa làm rõ tầm quan trọng của vấn đề, quy trình phân tích và thiết

kế còn sơ sài thiếu tính ứng dụng, triển khai trong thực tế

Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt sau 10 năm thành lập, đã và

nâng cao và tận dụng được hết các nguồn lực trong công ty thì việc xây dựng Hệ thốngthông tin quản lý khách hàng là một trong những công việc cấp thiết hiện nay Chính

vì những yêu cầu đặt ra như trên, em quyết định thực hiện đề tài khóa luận: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu và Truyền thông Đại Việt”.

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được tiến hành nghiên cứu với các mục tiêu chính:

- Nghiên cứu tổng quan về Công ty cổ phần Dữ liệu và Truyền thông Đại Việtcũng như tình hình ứng dụng CNTT tại công ty

- Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kháchhàng tại Công ty Đại Việt

- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý khách hàng tại Công tyĐại Việt

- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt

- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý khách hàng tại Công ty ĐạiViệt

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu ứng dụng các phương pháp và công cụ phân tích, thiết kế một HTTThiện đại vào trong việc xây dựng HTTT quản lý khách hàng ở cơ sở thực tập

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu trong quy mô doanh nghiệp, cụ thể là Công ty Cổ phần Dữliệu & Truyền thông Đại Việt

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn.

- Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp

1.6 Kết cấu báo cáo khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từviết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:

- Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.

- Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

quản lý khách hàng tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt

- Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty

Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt

2 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THÔNG

ĐẠI VIỆT 2.1 Cơ sở lý luận về HTTT quản lý khách hàng.

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận

được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiệnmối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Hình 2.2 Mô hình thông tin trong quản lý

Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động cótrao đổi vào ra với môi trường ngoài

Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi

ích nào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thôngtin

Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường

Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định

- Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiệnmục tiêu đã đề ra.

- Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiểnhoạt động của hệ thống

Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn

lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

- Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo địnhkỳ

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ

thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp conngười trong sản xuất, quản lý và ra quyết định

- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định mộtcách thông minh

Hình 2.2 Mô hình hệ thống thông tin

Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việcthu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quátrình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination)hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

Kho dữ liệu

2.1.2 Một số lý thuyết về HTTT quản lý

 Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin tin học hóa có

chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sửdụng thông tin trong bộ máy quản lý

Hệ thống tin quản lý bao gồm bốn thành phần (thường gọi là tài nguyên hệ thống)

là tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về nhân lực và tàinguyên về dữ liệu

Hình 2.3 Quy trình xử lý thông tin trong HTTT quản lý

- Thu thập thông tin: Phân tích các thông tin  Thu thập thông tin có ích Hệthống được cấu trúc hóa cho việc khai thác trên các phương tiện tin học

- Xử lý thông tin: tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu Tạo các thông tinkết quả Thay đổi hoặc loại bỏ Sắp xếp dữ liệu Lưu tạm thời hoặc lưu trữlâu dài

- Phân phối thông tin: Có thể theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang Để tối ưuphân phối thông tin thường sẽ dựa trên: Tiêu chuẩn về dạng, tiêu chuẩn về thờigian, tiêu chuẩn về tính bảo mật

 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp:

- HTTT tài chính

- HTTT Marketing

- HTTT kinh doanh và sản xuất

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT văn phòng

 Chu kỳ sống của HTTT được chia ra làm 4 giai đoạn:

- Giai đoạn sinh thành

- Giai đoạn phát triển

- Giai đoạn khai thác

- Giai đoạn thoái hóa

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng là một phân hệ của HTTT Marketing ở mứctác nghiệp.

CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là một

phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có

hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản,nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn

Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cậpnhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Nhờ một công cụ dò tìm dữliệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềmnăng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý Ngoài ra,doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanhchóng và hiệu quả

2.1.3 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

 Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ

thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của

dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạngnhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ragiải pháp xây dựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện:

o Khảo sát hệ thống đang làm gì?

o Đưa ra đánh giá về hiện trạng

o Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

o Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

o Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và nhữngràng buộc khác

- Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác

lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữliệu)

Công việc thực hiện:

o Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử

lý của hệ thống

+ Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic

+ Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

o Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức quanniệm của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

 Xây dựng mô hình thực thể liên kết (ER)

- Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích,

thiết kế Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược

đồ thu được ở công đoạn phân tích

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

o Thiết kế tổng thể

o Thiết kế giao diện

o Thiết kế cơ sở dữ liệu

o Thiết kế các kiểm soát

o Thiết kế phần mềm

- Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:

Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài đặt

 Biên soạn tài liệu về hệ thống

 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

- Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic

- Áp dụng phương thức biến đổi:

o Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống cũ

o Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống mới

- Bằng cách trả lời:

o Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?

o Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

Hình 2.4 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

 Phân tích hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống

thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển

hệ thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân,

trang 41)

Mô tả hệ thống

cũ làm việc như thế nào?

Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào?

Thiết kế

hệ thống

Mức vật lý

Mức logic

Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ

thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại

Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu

- Phân tích chức năng

Trong giai đoạn này phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy đượcnhững chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ.Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chứcnăng, biểu đồ luồng dữ liệu

o Biểu đồ phân cấp chức năng:

+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cầnthực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

+ Thành phần:

 Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kí hiệu:

 Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu

bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

o Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau

và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

+ Thành phần:

Tên chức năng

 Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vàotheo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng làmột động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

 Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức

năng nào đó

Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữliệu là một danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu

 Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau

đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từ hoặc là danh sách thuộc tính.

Tên kho dữ liệu

 Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực

nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổithông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạncủa hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhânngoài là một danh từ

 Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô

tả ở trang khác của biểu đồ

Tên tác nhân ngoài

Tên chức năng

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong.Tên tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

+ Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thốngthông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn lànhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã

(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồmức 1, mức 2…

 Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có íchcho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khảo giữa chúng Điềunày có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thốngcủa tổ chức và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọithứ đều ở đúng chỗ của nó Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic ở mức quan niệm tổngquát hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

 Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duyđược quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảngnào đó

 Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứkhông phải là bản thân thông tin

Tên tác nhân trong

Nhân viên

Ví dụ: Thực thể

Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạchhoặc kiểm soát

 Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thểtồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vìvậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa cácthực thể

 Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết chobiết số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện củamột thực thể khác

* Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếumột thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại

1 Phòng

ban

Nhân viên

nn

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liênkết Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất

và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Ví dụ: Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau:

Thuộc tính định danh Mã khách hàngThuộc tính mô tả Tên khách hàngThuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

 Thiết kế hệ thống thông tin

Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh

ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

Ý nghĩa của thiết kế hệ thống

 Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn càiđặt và vận hành

 Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

- Thiết kế cơ sở dữ liệu:

o Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

 Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

 Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

 Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểudiễn mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

 Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữliệu

o Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

 Bước 1: Xác định các thuộc tính

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra

từ những thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Ví dụ: Trong bài toán quản lý khách hàng, bảng khách hàng

Loại thuộc tính Tên thuộc tính

Thuộc tính khoá Mã khách hàngThuộc tính thứ sinh Tổng tiền mua hàngThuộc tính lặp Mã hóa đơnThuộc tính cơ sở Tên khách hàng

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ nhữngthuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

 Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu

ra.

 Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn.

+ Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu cácgiá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách khôngđược phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộctính lặp đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

+ Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếuquan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàmđầy đủ vào khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụthuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa

đó làm khóa cho danh sách mới

+ Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không đượcphép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan

hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sáchmới

+ Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X A trong R đều phải có X là khóa trong R

 Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

 Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

- Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

o Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

 Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

 Các giao diện

 Các kiểm soát

 CSDL

o Đầu ra của thiết kế phần mềm

 Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

 Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

 Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

 Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các

module cùng với các gaio diện giữa các module đó

 Các thuộc tính cơ bản của module:

+ Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tintrả lại cho chương trình gọi nó

+ Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

+ Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

+ Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

 Công cụ diễn tả lược đồ chương trình:

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

Ví dụ: Module A gọi module B

- Thiết kế giao diện

o Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

 Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

 Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thểnắm bắt dễ dàng nhanh chóng

 Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng,

hỗ trợ phím tắt, phím nóng

 Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầuthay đổi của người sử dụng

o Các loại giao diện

 Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổithông tin giữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướngdẫn sử dụng hệ thống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

 Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụngtiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữliệu, đưa ra các báo cáo theo yêu cầu

 Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập vàtổng hợp theo yêu cầu của người sử dụng

o Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

 Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sửdụng

 Thông tin trạng thái: cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thốngđang được sử dụng

Tên module

BA

 Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sửdụng.

 Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

 Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàngbằng các thao tác quen thuộc

 Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt.

2.2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt

 Thông tin chung về đơn vị

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt (Tiền thân là

Công ty Cổ phần Viễn Thông Việt Thành).

- Địa chỉ: Số 3B ngõ 5, Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, TP.Hà Nội

- Điện thoại: 04.62999990 – Fax: 04.62999990

Trong định hướng phát triển của mình, Đại Việt hướng tới mục tiêu trở thành mộttrong những đơn vị cung cấp các giải pháp TMĐT hàng đầu tại Việt Nam cho tất cảcác doanh nghiệp và đối tượng người tiêu dùng

 Bộ máy tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Là doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, lĩnh vực kinh doanhchủ yếu của Đại Việt bao gồm:

- Quảng cáo truyền thông trực tuyến:

o Google Adwords, SEO/ SEM, Facebook, Youtube, Yahoo…

o Banner trên các báo điện tử: Dân trí, Vnexpress, Vietnamnet… Sàn giao dịchTMĐT: Loinhuan.com.vn

- Thiết kế, nâng cấp, phát triển hệ thống phần mềm Quản lý: Kế toán, Bán hàng,Quản lý điểm, Quản lý học sinh, Sổ liên lạc điện tử cho hệ thống trường họctrên cả nước… dựa trên công nghệ Điện toán đám mây hiện đại nhất hiện nay

- Cung cấp, hoạch định các giải pháp TMĐT;

- Cung cấp dịch vụ, giải pháp thanh toán trực tuyến, Bảo hiểm, mua bán hànghóa Online, hệ thống chuyển mạch trong nước và quốc tế

- Đăng ký/ duy trì Domain (tên miền);

- Cho thuê máy chủ, hệ thống Server (máy chủ)/ Hosting;

- Tư vấn, thiết kế, cung cấp các giải pháp tổng thể hệ thống mạng Lan, Wan…

- Tư vấn, lập kế hoạch tổng thể, định hướng phát triển kế hoạch MarketingOnline, truyền thông tổng thể, nhận diện thương hiệu trên Internet;

- Thiết kế, phát triển nội dung, nâng cấp, bảo trì, bảo mật website và các dịch vụliên quan;

- Thiết kế Logo, market, backrop, Profile…

 Mục tiêu và chiến lược hoạt động

Công ty đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực hoạt động và đã được kháchhàng tin tưởng đặt niềm tin vào công ty Công ty đã có được một số lượng khách hànglớn Hiện tại công ty đang có kế hoạch mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh.Trong định hướng phát triển, Đại Việt tập trung đầu tư chuyên sâu vào lĩnh vựcTMĐT, không ngừng nâng cấp và hoàn thiện các sản phẩm, dịch vụ hiện có, cung cấp

và cho ra đời thêm nhiều dịch vụ mới nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của cácđối tác, khách hàng

Với phương châm: “Thành công của bạn là mục tiêu của chúng tôi” – Công ty

cam kết luôn mang lại những giá trị tốt đẹp nhất cho các đối tác và khách hàng