Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng (CRM) tại Công ty Cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt

Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu tổng quan về Công ty cổ phần Dữ liệu và Truyền thông Đại Việt cũng như tình hình ứng dụng CNTT tại công ty. - Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt. - Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt.

- Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt. - Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý khách hàng tại Công ty Đại Việt.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỮ LIỆU & TRUYỀN THÔNG

Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Dữ liệu & Truyền thông Đại Việt

TMĐT, cung cấp các dịch vụ mua bán hàng, truyền thông và quảng cáo trực tuyến, các dịch vụ về website: domain, tên miền, hosting, server, thiết kế website chuyên nghiệp, web giá rẻ, quản trị website, gian hàng trực tuyến, thiết kế web theo yêu cầu, SEO web,. - Thiết kế, nâng cấp, phát triển hệ thống phần mềm Quản lý: Kế toán, Bán hàng, Quản lý điểm, Quản lý học sinh, Sổ liên lạc điện tử cho hệ thống trường học trên cả nước… dựa trên công nghệ Điện toán đám mây hiện đại nhất hiện nay. Trong định hướng phát triển, Đại Việt tập trung đầu tư chuyên sâu vào lĩnh vực TMĐT, không ngừng nâng cấp và hoàn thiện các sản phẩm, dịch vụ hiện có, cung cấp và cho ra đời thêm nhiều dịch vụ mới nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của các đối tác, khách hàng.

Với phương châm: “Thành công của bạn là mục tiêu của chúng tôi” – Công ty cam kết luôn mang lại những giá trị tốt đẹp nhất cho các đối tác và khách hàng. - Sau khi hợp đồng được ký kết, nhõn viờn phũng kinh doanh sẽ tiến hành theo dừi quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng, tiến hành các giao dịch liên quan đến hợp đồng đó. Hiện nay việc quản lý thông tin khách hàng tại công ty được thực hiện bằng tay với sự hỗ trợ của các bộ công cụ văn phòng như MS Word, Excel, chưa sử dụng một phần mềm quản lý khách hàng nào.

Hiện nay việc quản lý thông tin khách hàng tại công ty được thực hiện bằng tay với sự hỗ trợ của các bộ công cụ văn phòng như MS Word, Excel, chưa sử dụng một phần mềm quản lý khách hàng nào. Phần mềm quản lý khách hàng sẽ hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý thông tin về khách hàng, hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng từ đó họ có thể thực hiện công việc một cách dễ dàng, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Phần mềm giúp cung cấp cho nhà lãnh đạo các báo cáo tổng hợp số lượng hợp đồng được ký kết với khách hàng, kết quả thực hiện các giao dịch với khách hàng để từ đó xác định được tình hình phát triển của công ty, giúp nhà lãnh đạo đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Công việc đầu tiên khi xây dựng phần mềm là phải xác định được các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm phần mềm tương lai, các chức năng cần có của phần mềm. - Quản lý các giao dịch diễn ra giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng trong quá trình thuyết phục khách hàng kí hợp đồng và trong quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng. - Phầm mềm có giao diện thân thiện, sử dụng Tiếng Việt, các màn hỡnh xử lý cú sự tương đồng về hỡnh thức, cỏc tiờu đề, thụng bỏo rừ ràng, dễ hiểu, các chức năng được sắp xếp đúng trật tự, dễ tìm kiếm.

Sau khi phân tích yêu cầu của người sử dụng ta nhận thấy phần mềm cần có 4 chức năng chính: Quản lý thông tin khách hàng, Quản lý hợp đồng, Quản lý giao dịch và Tổng hợp – báo cáo. - Chức năng quản lý thông tin khách hàng gồm các công việc: cập nhật thụng tin khỏch hàng, theo dừi tỡnh trạng khỏch hàng và tỡm kiếm cỏc thụng tin về khách hàng khi có yêu cầu. - Chức năng quản lý hợp đồng gồm các công việc: cập nhật hợp đồng, theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng và tỡm kiếm thụng tin về hợp đồng.

Khi khách hàng quyết định ký hợp đồng với công ty nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật các thông tin về hợp đồng (Tên khách hàng, ngày ký kết, giá trị hợp đồng…) vào cơ sơ dữ liệu của phần mềm. Tiến trình 4.0 Tổng hợp – Báo cáo có nhiệm vụ đầu tiên là thu thập các dữ liệu trong hồ sơ khách hàng, cơ sở dữ liệu hợp đồng, cơ sở dữ liệu giao dịch, sau đó dựa trên các số liệu thu được để tính toán, tổng hợp lên báo cáo định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ nhà quản lý phục vụ cho công tác quản trị.

Thiết kế

- Quản lý thông tin khách hàng gồm các chức năng cập nhật thông tin khỏch hàng, theo dừi khỏch hàng và tỡm kiếm thụng tin khỏch hàng. - Quản lý hợp đồng gồm cỏc chức năng cập nhật hợp đồng, theo dừi tình trạng hợp đồng và tìm kiếm các thông tin về hợp đồng. - Quản lý giao dịch gồm cập nhật thụng tin về cỏc giao dịch, theo dừi các giao dịch và tìm kiếm thông tin về các giao dịch.

- Giao dịch có các thuộc tính: mã giao dịch, mã khách hàng, mã nhân viên, nội dung giao dịch, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. - Do khách hàng của công ty phần lớn là các tổ chức, doanh nghiệp nên mỗi khách hàng sẽ có nhiều nhân vật chủ chốt phụ trách các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. - Mỗi một sản phẩm của công ty có thể bán cho nhiều khách hàng nên một sản phẩm có thể nằm trong các hợp đồng khác nhau.

Sau khi có sơ đồ quan hệ thực thể ta có thể chuyển nó thành tập hợp các tệp và có sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Sơ đồ 3.10). Thiết kế giao diện là một công việc quan trọng trong toàn bộ quá trình thiết kế phần mềm vì những nhận xét đánh giá về phần mềm của người sủ dụng là dựa vào các giao diện vào/ra này. Giao diện vào/ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện tốt hơn, dễ dàng hơn công việc của họ.

Menu Quản lý danh mục gồm: Quản lý danh mục khách hàng, quản lý danh mục hợp đồng, Quản lý danh mục giao dịch, Quản lý danh mục sản phẩm, Quản lý danh mục nhân viên. - Hệ thống mới chỉ giải quyết được những vấn đề cơ bản và một số chức năng nâng cao, chưa thực hiện được tất cả công việc quản lý quan hệ khách hàng. - Tích hợp hệ thống trở thành một hệ thống cao cấp, chạy song song cùng các hệ thống khác như quản lý nhân sự, các hệ thống kế toán….

Ngày nay, chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của thông tin, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học, kỹ thuật đã đưa nền kinh tế của thế giới nói chung và của nước ta nói riêng lên những bước phát tiển vượt bậc, việc xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp đã trở thành một nhu cầu tất yếu, trở thành một trong những điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại và phát triển trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin. Đối với mỗi doanh nghiệp thì khách hàng luôn là nhân tố quan trọng nhất trong sự thành công, là mục tiêu của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Hệ thống quản lý khách hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp đơn giản hóa các quy trình xử lý, quản trị thông tin và nâng cao hiệu xuất kinh doanh.

Hơn nữa, công ty Đại Việt với tư cách là một công ty truyền thông chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm cho khách hàng thì việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý là một điều không thể không thực hiện. Trong bài luận văn, em đã tiến hành phân tích, và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại công ty Đại Việt một cách cơ bản đối với một hệ thống thông tin và dựa trên cơ sở nhu cầu quản lý của Công ty, với các tiêu chí: đơn giản, thân thiện, kinh hoạt, dễ sử dụng….