Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam

HOSCOcung cấp các phân hệ tính năng cơ bản và đầy đủ như quản lý kho hàng, quản lý muahàng, quản lý bán hàng, trả hàng, quản lý nhân viên,… Tuy nhiên các phần mềm này đều là các phần mềm

Em cũng xin được cảm ơn các anh chị trong công ty TNHH truyền thông đaphương tiện Giang Nam đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tậptại công ty.

Mặc dù có nhiều cố gắng trong học tập và nghiên cứu nhưng do thời gian cóhạn, cùng với kiến thức còn hạn hẹp nên bài khóa luận của em còn nhiều thiếu sót Emrất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các bạn để đề tài được hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Minh Thu

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 4

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 6

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN GIANG NAM.8 2.1 Cơ sở lý luận chung 8

2.1.1 Quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 8

2.1.2 Phân tích và thiết kế HTTT 10

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT của công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam 19

2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam 19

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam 23

2.2.3 Phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam 26

2.2.4 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam 30

PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN GIANG NAM 32

3.1 Đặt bài toán 32

3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng 33

3.2.1 Phân tích yêu cầu của hệ thống 33

3.2.2 Phân tích use case 34

3.2.3 Phân tích biểu đồ lớp 36

3.2.4 Phân tích biểu đồ trình tự 39

3.3 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 43

3.3.1 Thiết kế các thủ tục thủ công và giao diện 43

3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 47

3.3.3 Thiết kế phần mềm 51

3.3.4 Thiết kế các kiểm soát 51

3.4 Một số kiến nghị 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1 Mô hình hệ thống thông tin 11

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TTĐPT Giang Nam 20

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH TTĐPT Giang Nam qua các năm 2009-2011 24

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện mức độ quan tâm của nhân viên công ty về vấn đề bảo mật HTTT 29

Hình 1.1: Màn hình khởi động Rational Rose 5

Hình 2.1: Giao diện trang chủ website quảng bá dịch vụ thiết kế web của công ty TNHH TTĐPT Giang Nam 25

Hình 2.2: Giao diện trang chủ website TMĐT kinh doanh quà trực tuyến của công ty .26

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng hệ thống 34

Hình 3.2 Sơ đồ Usecase 36

Hình 3.3: Sơ đồ lớp thực thể 38

Hình 3.4:Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng cập nhật thông tin hàng 39

Hình 3.5:Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập hóa đơn bán hàng 40

Hình 3.6: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu nhập hàng 40

Hình 3.7: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu xuất hàng 41

Hình 3.8: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu thu 41

Hình 3.9: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu chi 42

Hình 3.10: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng đăng nhập 42

Hình 3.11: Giao diện chính hệ thống thông tin quản lý bán hàng 43

Hình 3.12: Giao diện form đăng nhập 43

Hình 3.13: Giao diện form quản lý nhân viên 44

Hình 3.14: Giao diện form quản lý nhà cung cấp 44

Hình 3.15: Giao diện form quản lý thông tin khách hàng 45

Hình 3.16: Giao diện form quản lý thông tin hàng 45

Hình 3.17: Giao diện form lập phiếu nhập hàng 46

Hình 3.18: Giao diện form lập phiếu xuất hàng 46

Hình 3.19: Giao diện form lập hóa đơn bán hàng 47

Bảng 2.1 Các phần tử mô hình use case 16

Bảng 2.2 Các phần tử mô hình UML được sử dụng trong mô hình lớp 18

Bảng 2.3 Các thành phần cơ bản của một biểu đồ trình tự 19

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp về trình độ tin học và ứng dụng CNTT của nhân viên trong công ty TNHH TTĐPT Giang Nam……….22

Bảng 2.5: Doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH TTĐPT Giang Nam qua các năm 2009-2011 24

Bảng 2.6: Bảng thống kê hiệu quả sử dụng mạng cho hoạt động TMĐT 29

Bảng 3.1 Xác định use case 35

Bảng 3.2 Bảng nhà cung cấp 47

Bảng 3.3 Bảng hóa đơn 47

Bảng 3.4 Bảng chi tiết hóa đơn 48

Bảng 3.5 Bảng nhân viên 48

Bảng 3.6 Bảng khách hàng 48

Bảng 3.7 Bảng hàng hóa 49

Bảng 3.8 Bảng phiếu nhập 49

Bảng 3.9 Bảng chi tiết phiếu nhập 49

Bảng 3.10 Bảng phiếu xuất 49

Bảng 3.11 Bảng chi tiết phiếu xuất 50

Bảng 3.12 Bảng phiếu thu 50

Bảng 3.13 Bảng phiếu chi 50

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG NƯỚC NGOÀI

Từ viết tắt Nghĩa tiếng nước ngoài Nghĩa tiếng việt

Language

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất

PHẦN 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Hiện nay với sự phát triển như vũ bão, công nghệ thông tin đang ngày càng đisâu vào đời sống, vào các doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới

mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà không mất

đi sự chính xác, làm cho công việc được thuận lợi và phát triển Đặc biệt, công nghệthông tin đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thốngquản lý Việc tin học hóa mọi công việc trong công ty, doanh nghiệp giúp thu thập, xử

lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủcông không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lýtheo phương pháp thủ công như: tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứngđược nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo; không đồng bộ trong việc cậpnhật dẫn tới việc sai sót, quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tốchủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài; lưu trữ thông tin khó, không nhấtquán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận; thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phílớn; khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứngđược Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa rathông tin phục vụ việc ra quyết định Trong các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, việc đầu tư cho một phần mềm quản lý bán hàng là rất cần thiết Phần mềm quản lýbán hàng thực sự đem lại hiệu quả, nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát được mọibiến đổi trong hoạt động của doanh nghiệp Tiết kiệm được chi phí quản lý và thờigian xử lý các giao dịch làm cho hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao

Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện GiangNam, với những kết quả điều tra sơ bộ và tổng hợp phiếu điều tra, em nhận thấy vấn

đề mà công ty cần giải quyết đó là cần thiết thay đổi việc thu thập, xử lý, lưu trữ cácthông tin liên quan đến việc quản lý bán hàng theo phương pháp thủ công bằng

phương pháp tin học hóa Vì thế, em đề xuất hướng đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam” để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Trước những cấp thiết đã nêu trên, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu củacác giáo sư, tiến sĩ, đề tài luận văn của các sinh viên trong và ngoài nước về phân tíchthiết kế hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho cácdoanh nghiệp

Tìm hiểu về vấn đề này, em có tham khảo báo cáo luận văn tốt nghiệp của tác

giả Nguyễn Ngọc Lan (Đại học Kinh Tế Quốc Dân, 2011), “Phân tích thiết kế hệ

thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty gạch ốp lát Hà Nội” và tác giả Phạm Thế

Mạnh (Đại học Bách Khoa, 2011) “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán

hàng siêu thị máy tính” Cả hai báo cáo luận văn tốt nghiệp trên đều đã hoàn thành đầy

đủ các bước trong quy trình phân tích hệ thống theo hướng chức năng và xây dựngđược chương trình thử nghiệm trên máy tính Tuy nhiên, trong quá trình học tập, emnhận thấy rằng hiện nay việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đốitượng đang rất phát triển và có nhiều ưu điểm Chính vì vậy, em lựa chọn hướng phân

tích thiết kế theo hướng đối tượng

Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường:

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng nhưEBIZSTORE, HOSCO POS.NET, DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,…

+ Phần mềm Tiger Soft có các chức năng quản lý doanh thu, quản lý xuất nhậptồn, quản lý công nợ, quản lý sổ quỹ tiền mặt

+ Phần mềm bán hàng HOSCO POS.NET của Công ty phần mềm HOSCO đãđược sử dụng tại hệ thống siêu thị Attimos Louis-Vuiton Việt Nam, Tracy, VietMart,Chicland Fashion, Lady Land, Beabon Shop,… và được phản hồi khá tốt HOSCOcung cấp các phân hệ tính năng cơ bản và đầy đủ như quản lý kho hàng, quản lý muahàng, quản lý bán hàng, trả hàng, quản lý nhân viên,…

Tuy nhiên các phần mềm này đều là các phần mềm đóng gói trên thị trường,theo kiểu một phần mềm áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phải đơn vị nào cũng

có thể sử dụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậy, bởi vì không phảiCông ty nào cũng có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phù hợp với phần mềm đó.Các phần mềm này có thể không đáp ứng được một số yêu cầu riêng của đơn vị, các

chức năng chưa thỏa mãn Mỗi loại hình doanh nghiệp trong mỗi ngành lại có các đặcđiểm khác nhau trong quản lý, điều đó dẫn đến sự khác nhau trong các yêu cầu vềphần mềm quản lý Công ty TNHH TTĐPT Giang Nam là một doanh nghiệp kinhdoanh quy mô nhỏ, đang trên đà mở rộng và phát triển, các nghiệp vụ phát sinh và yêucầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thịtrường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậy cần phải phân tích thiết kế một hệ thốngthông tin quản lý bán hàng trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về hệ thống và các nghiệp

vụ, các yêu cầu của đơn vị đối với việc quản lý để hệ thống mới phù hợp với đơn vị,đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh

1.3 Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vịkinh doanh Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt độngkinh doanh Hơn nữa chỉ thu thập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ Do đó hệthống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu

Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hànhphân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiệntrên máy tính

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của đề tài là:

- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông

tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết

kế hệ thống

- Dựa trên cơ cấu quản lý của công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang

Nam, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo hướng đốitượng sử dụng UML đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của công ty

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về chủ thể nghiên cứu: công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang

Nam

Về đối tượng nghiên cứu: HTTT quản lý bán hàng tại công ty.

Về nội dung: nghiên cứu thực trạng quản lý bán hàng bằng phương pháp thủ

công tại công ty từ đó nắm rõ quy trình làm việc giữa các phòng ban để phân tích và

thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng khắc phục những bất cập của phươngpháp thủ công nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.

Phạm vi nghiên cứu: phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng theo hướng

đối tượng sử dụng UML

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Để có thể thực hiện phân tích thiết kế hệ thống thông tin cần qua lần lượt cácbước: khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệthống Trong mỗi quá trình em sử dụng những phương pháp và công cụ cụ thểnhư sau:

a) Để thực hiện khảo sát hiện trạng và xác lập bài toán, em sử dụng ba phươngpháp thu thập dữ liệu là phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát vàphương pháp tài liệu viết

- Phương pháp phỏng vấn: là việc tìm hiểu các vấn đề mang tính chuyên sâu

có liên quan đến việc ứng dụn CNTT vào việc quản lý các nghiệp vụ bánhàng tại công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của côn ty đối với hệ thốngmới bằng cách đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết quacác câu trả lời của người được điều tra (giám đốc, trưởng phòng kinh doanh,nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách tổn hợp)

- Nghiên cứu tài liệu viết: nghiên cứu các giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn,phiếu thu, phiếu chi…

- Phương pháp quan sát hệ thống: Phương pháp này giúp phân tích viên thuthập được những thông tin không có trong tài liệu và không thu thập đượcqua quá trình phỏng vấn, có được một bức tranh khái quát và trực quan vềcách thức tổ chức, quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty

b) Phương pháp sử dụng để phân tích hệ thống gồm:

 Phương pháp phân tích, đánh giá dữ liệu

- Xử lý thông tin định lượng: được thể hiện thông qua phương pháp mô tả

bằng số liệu, theo cách này các số liệu được mô tả, phân tích, thống kê và sosánh nhằm làm bộc lộ rõ các thuộc tính bản chất của sự vật hiện tượng hoặclàm sang tỏ từng khía cạnh hợp thành nguyên nhân của vấn đề được pháthiện Áp dụng phương pháp này ta thường sử dụng các bảng số liệu thống

kê, các biểu đồ thống kê, đồ thị

- Xử lý định tính: là sử dụng ngôn ngữ để tiến hành các thao tác suy luận,

phân tích, tổng hợp, quy nạp – diễn dịch… Thường thiết lập các sơ đồ phảnánh mối liên hệ của các thành tố nằm trong cấu trúc của đối tượng

 Công sử dụng: Sử dụng Ration Rose trong phân tích thiết kế hướng đốitượng UML

Rational Rose là một bộ công cụ được sử dụng cho phát triển các hệ phần mềmhướng đối tượng theo ngôn ngữ mô hình hóa UML Với chức năng của một bộcông cụ trực quan, Rational Rose cho phép chúng ta tạo, quan sát, sửa đổi vàquản lý các biểu đồ Tập ký hiệu mà Rational Rose cung cấp thống nhất với các

ký hiệu trong UML Ngoài ra, Rational Rose còn cung cấp chức năng hỗ trợquản lý dự án phát triển phần mềm, cung cấp các thư viện để hỗ trợ sinh khung

mã cho hệ thống theo một ngôn ngữ lập trình nào đó

Hình 1.1 Màn hình khởi động Rational Rose

c) Phương pháp và công cụ sử dụng để thiết kế hệ thống

 Công cụ sử dụng thiết kế cơ sở dữ liệu: phần mềm Microsoft Access – làphần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ Microsoft Office.Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ, nócho phép phối hợp với các công cụ của Windows, đặc biệt là giao diện thânthiện với người dùng Vì vậy Microsoft Access được sử dụng rất phổ biếnhiện nay Microsoft được tổ chức trên một file duy nhất là *.mdb hay *.mde

Trên file dữ liệu được tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau và ta cóthể thao tác với cơ sở dữ liệu qua câu lệnh truy vấn SQL Một câu truy vấn

là một lệnh truy xuất cơ sở dữ liệu để lấy các mẩu tin từ các trường trongmột bảng hay nhiều bảng có liên kết với nhau Ngoài ra Microsoft Accesscho phép người dùng có thể liên kết cơ sở dữ liệu với các đối tượng OLEtrong Exel, Painbush, Word for Windows…

 Công cụ thiết kế module và giao diện: phần mềm lập trình Visual basic.Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thànhcông của chương trình Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như:mức độ hỗ trợ người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đápứng yêu cầu trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tốc độchương trình, tính thông dụng Visual basic có những ưu điểm thể hiện tính

ưu việt:

- Gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng bằng

đồ họa (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấyngay kết quả từng thao tác và giao diện khi thực hiện, đồng thời cho phépchỉnh sửa nhanh chóng hình dạng kích thước, màu sắc của các đối tượng cómặt trong ứng dụng

- Có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DDL (Dinamic linkliblary), có thể sử dụng dễ dàng các chức năng sẵn có của Windows

- Có thể liên lạc với các công cụ khác chạy trong Windows thông qua côngnghệ OLE của Microsoft

- Trong các ứng dụng liên quan đến cơ sở dữ liệu, Visual basic tỏ ra khôngthua kém bất cứ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào bởi nó có thể dễ dàng truyxuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhưAccess, Foxpro, Dbase… và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý dữ liệu

do Visual basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu

mẹ giống như Access

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Ngoài lời cảm ơn, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mụctài liệu tham khảo và các phụ lục, đề tài nghiên cứu gồm 3 phần:

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu về đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH

truyền thông đa phương tiện Giang Nam

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền

thông đa phương tiện Giang Nam

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN GIANG

NAM.

2.1 Cơ sở lý luận chung

2.1.1 Quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

a) Quản lý hàng hóa

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại, quản lý hàng hóa được thực hiệntrong suốt quá trình từ khi mua hàng về kho đến khi bán được hàng (nói cách khácchính là quá trình lưu chuyển hàng hóa)

- Mua hàng

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanhnghiệp thương mại, tạo tiền đề vật chất cho các quá trình tiếp theo Doanh nghiệpthương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức hàng hóa lưu thông trên thị trường, đưahàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, thực hiện giá trị của hàng hóa, với doanhnghiệp thương mại đầu vào của hàng hóa dịch vụ quyết định đầu ra và do đó quyếtđịnh đến lợi nhuận của doanh nghiệp Thông qua mua hàng, quan hệ trao đổi và thanhtoán tiền hàng giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa được thực hiện Trongquá trình này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hànghóa, doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc

có trách nhiệm phải thanh toán nợ cho nhà cung cấp

Mục tiêu của cung ứng là đưa đến cho doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏamãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng,chủng loại hàng hóa với chi phí thấp

Mua hàng trong doanh nghiệp thương mại được thực hiện theo 2 phương thức:+ Mua theo phương thức nhận hàng (Giao hàng trực tiếp): Theo phương thứcnày, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụmang giấy ủy nhiệm đến kho người bán để nhận hàng, doanh nghiệp muachịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp

+ Mua theo phương thức gửi hàng: Theo phương thức này căn cứ vào hợpđồng kinh tế đã ký kết, bên bán chuyển đến cho bên mua và giao hàng tạikho người mua hoặc một địa điểm đã quy định trong hợp đồng

Sau khi làm các thủ tục nhập hàng hóa xong, người quản lý kho hàng ký vàobiên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản và gửi một bảncho người cung ứng, đến đây quá trình thu mua kết thúc.

- Bán hàng

Bán hàng là khâu cuối cùng trong qua trình hoạt động kinh doanh của mộtdoanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa

từ tay người bán sang người mua để nhận quyền được đòi tiền ở người mua

Về mặt kinh tế, bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị củahàng hóa Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền

tệ lúc này doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức là vòng chu chuyển vồncủa doanh nghiệp được hoàn thành

Về mặt tổ chức kỹ thuật, bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc tổ chứcđến thực hiện trao đổi mua bán hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ kinh tế kỹthuật, các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của doanhnghiệp thương mại, thể hiện khả năng và trình độ của doanh nghiệp trong việc thựchiên mục tiêu của mình cũng như đáp ứng cho các nhu cầu sản xuất và tiêu dùng xãhội

Bán hàng là quá trình gồm 3 giai đoạn: chuẩn bị bán hàng, tiến hành bán hàng

và những công việc sau bán

+ Tiến hành bán hàng:

Bán hàng bao gồm 5 pha: tiếp xúc, luận chứng, chứng minh, trả lời bác bỏ củakhách hàng và kết thúc quá trình bán hàng, năm pha này được mô tả như một cáithang Bán hàng thực chất bắt đầu từ khi khách hàng nói “không” vì thế người bánhàng phải vươn lên để thuyết phục khách hàng leo lên để gặp nhau ở đỉnh của thang.Quá trình tiến hành bán hàng sẽ kết thúc bằng hành vi “tiền trao, cháo múc” nếu đó làbán lẻ ở quầy hàng hay siêu thị, hoặc bằng một hợp đồng, một đơn đặt hàng

+ Các dịch vụ sau bán:

Người bán hàng cần phải đảm bảo cho người mua hàng hưởng đầy đủ quyền lợicủa họ Dịch vụ sau bán có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, tạo chữ tín bền vững cho doanhnghiệp

Đối với những mặt hàng sử dụng lâu bền, yêu cầu kỹ thuật cao thường cónhững dịch vụ như mang đến nhà cho khách, lắp đặt, vận hành, chạy thử, bảo dưỡngđịnh kỳ và phải bảo hành miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định

2.1.2 Phân tích và thiết kế HTTT

a) Khái niệm và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin.

Khái niệm về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồmphần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu và mạng truyền thông tương tác với nhau đểthu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ

thống ( Theo Phạm Thị Thanh Hồng, giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học

Bách Khoa Hà Nội, 2008).

Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin: hệ thống thông tin được thể hiện bởicon người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học Đầu vào (inputs) của hệ thống thôngtin được lấy từ các nguồn ( Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùngcác dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến đích(Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Sơ đồ 2.1 Mô hình hệ thống thông tin.

b) Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức.

Phân loại theo cấp ứng dụng:

- Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởngnhóm, quản đốc… trong việc theo dõi hoạt động và giao dịch cơ bản của doanhnghiệp

- Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển quản

lý tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của nhà quản lý cấp trung gian Ví

dụ hệ thống thông tin quản lý công tác báo cáo toàn bộ chi phí ăn ở, tiếp khách

cả nhân viên các phòng ban của công ty…

- Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp nhà quản trị cấp cao xử lý và đưa rahướng chiến lược cũng như xu hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp

Phân loại theo thông tin đầu ra :

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing system ) là một

hệ thống nghiệp vụ, nó xử lý các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt độngnghiệp vụ của tổ chức để giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp…

- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support system) lànhững hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng trợ giúp hoạt động ra quyếtđịnh.

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert system) là những hệ thống cơ sở trí tuệ, cónguồn gốc từ việc nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó sự hiểu biết bằngcông cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system - EIS) là một hệthống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lýđiều hành

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information system) là một hệthống trợ giúp các hoạt động quản lý của một tổ chức như: lập kế hoạch, kiểmtra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo

c) Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng.

- Phân tích thiết kế hệ thống được thực hiện theo các bước sau:

 Phân tích yêu cầu: dùng phương pháp phân tích use case để nắm bắt các yêucầu Đây là một bước quan trọng sẽ quyết định sự thành công của dự án

 Phân tích: sau khi xác định được các yêu cầu, tập trung mô tả lại hệ thống,các khái niệm chính trong lĩnh vực của hệ thống cần xây dựng, trong hướngđối tượng gọi là lớp lĩnh vực (domain class), sự tương tác giữa các đốitượng đó Mục đích chính là hiểu hệ thống hoạt động như thế nào Cụ thểhơn đó là việc phân tích các biểu đồ bao gồm biểu đồ lớp, biểu đồ trình tự

 Thiết kế: ở bước này sử dụng kết quả thu được ở các bước trước để mở rộngthành một giải pháp kỹ thuật, thêm vào các lớp thuộc về kỹ thuật như cáclớp giao diện, các lớp điều khiển… Tập trung mô tả cấu trúc bên trong của

hệ thống, sự tương tác của tập hợp các đối tượng để đạt được những chứcnăng mà hệ thống cần có Các công việc chính cần thực hiện trong khâu này

đó là:

 Thiết kế các thủ tục thủ công và giao diện người – máy:

Thiết kế các thủ tục thủ công bao gồm mã hóa thông tin thu thập,kiểm soát và sửa chữa thông tin, nhập thông tin, kiểm tra tài liệu xuất, phânphối tài liệu xuất Yêu cầu của thiết kế các thủ tục thủ công là phải đáp ứng

đòi hỏi của hệ thống, thông tin chính xác, dễ dùng dễ hiểu và thao tác gõphím ít nhất, ngắn gọn và đủ ý.

Thiết kế giao diện bao gồm các công việc: thiết kế các tài liệu xuất,thiết kế các màn hình và đơn chọn (giao diện đối thoại giữa người dùng vàmáy tính), thiết kế việc thu nhập thông tin

 Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Khi thiết kế cơ sở dữ liệu phải đảm bảo sao cho các dữ liệu phải đủ,không trùng lặp, việc truy cập đến cơ sở dữ liệu phải thuận tiện, tốc độnhanh

 Thiết kế phần mềm (thiết kế chương trình)

Là việc thiết kế nội dung chương trình bao gồm: thiết kế chức năngnhư trong phần phân tích các chức năng hệ thống, ngoài ra còn thiết kế chứcnăng đối thoại, chức năng xử lý lỗi, chức năng xử lý vào/ra, chức năng tracứu CSDL, chức năng Module điều hành; xác định cấu trúc tổng quát, phânđịnh các Module chương trình, xác định mối liên hệ giữa các Module đó,đặc tả các Module chương trình và gộp các Module thành chương trình thiết

kế các mẫu thử

 Thiết kế các kiểm soát:

Hệ thống cần có các kiểm soát để đảm bảo độ chính xác, an toàn vàriêng tư Các công việc cần thực hiện trong khâu này là: xác định các điểm

hở trong hệ thống, xác định kiểu đe dọa từ chỗ hở, đánh giá mức độ đe dọa

từ điểm hở, xác định tình trạng đe dọa, sau đó thiết kế các kiểm soát cầnthiết đển ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu thiệt hại do các điểm hở gây rabằng các mức độ bảo mật khác nhau

- Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng là chia ứng dụng thành các đối

tượng, tương đối độc lập với nhau, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu vàhành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tươngđối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đốitượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

- Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp hướng đối tượng bao gồm :

 Trừu tượng hóa (abstraction): trong phương pháp hướng đối tượng, các thựcthể phần mềm được mô hình hóa dưới dạng các đối tượng Các đối tượng

này được trừu tượng hóa ở mức cao hơn dựa trên thuộc tính và phương thức

mô tả đối tượng để tạo thành các lớp Các lớp cũng sẽ được trừu tượng hóa

ở mức cao hơn nữa để tạo thành một sơ đồ các lớp được kế thừa lẫn nhau.Trong phương pháp hướng đối tượng có thể tồn tại những lớp không có đốitượng tương ứng, gọi là lớp trừu tượng Như vậy, nguyên tắc cơ bản để xâydựng các khái niệm trong hướng đối tượng là sự trừu tượng hóa theo cácmức độ khác nhau

 Tính đóng gói (encapsulation) và ẩn dấu thông tin: các đối tượng có thể cónhững phương thức hoặc thuộc tính riêng (kiểu private) mà các đối tượngkhác không thể sử dụng được Dựa trên nguyên tắc ẩn giấu thông tin này,cài đặt của các đối tượng sẽ hoàn toàn độc lập với các đối tượng khác, cáclớp độc lập với nhau và cao hơn nữa là cài đặt của hệ thống hoàn toàn độclập với người sử dụng cũng như các hệ thống khác sử dụng kết quả của nó

 Tính modul hóa (modularity): các bài toán sẽ được phân chia thành nhữngvấn đề nhỏ hơn, đơn giản và quản lý được

 Tính phân cấp (hierarchy): cấu trúc chung của một hệ thống hướng đốitượng là dạng phân cấp theo các mức độ trừu tượng từ cao đến thấp

- Ưu điểm nổi bật của phương pháp hướng đối tượng là đã giải quyết được cácvấn đề nảy sinh với phương pháp hướng cấu trúc:

 Hỗ trợ sử dụng lại mã nguồn : Chương trình lập trình theo phương pháphướng đối tượng thường được chia thành các gói là các nhóm của các lớpđối tượng khác nhau Các gói này hoạt động tương đối độc lập và hoàn toàn

có thể sử dụng lại trong các hệ thống thông tin tương tự

 Phù hợp với các hệ thống lớn: Phương pháp hướng đối tượng không chia bàitoán thành các bài toán nhỏ mà tập trung vào việc xác định các đối tượng,

dữ liệu và hành động gắn với đối tượng và mối quan hệ giữa các đối tượng.Các đối tượng hoạt động độc lập và chỉ thực hiện hành động khi nhận đượcyêu cầu từ các đối tượng khác Vì vậy, phương pháp này hỗ trợ phân tích,thiết kế và quản lý một hệ thống lớn, có thể mô tả các hoạt động nghiệp vụphức tạp bởi quá trình phân tích thiết kế không phụ thuộc vào số biến dữliệu hay số lượng thao tác cần thực hiện mà chỉ quan tâm đến các đối tượngtồn tại trong hệ thống đó

d) Phân tích thiết kế hệ thống bằng UML.

Khái niệm UML: UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hìnhhoá tổng quát được xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnhtrong phát triển phần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và raquyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái

niệm, các ký hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn (Theo Trần Đình Quế, Nguyễn Mạnh

Sơn, giáo trình phân tích thiết kế hệ thống theo UML, học viện công nghệ bưu chính viễn thông).

UML hỗ trợ xây dựng hệ thống hướng đối tượng dựa trên việc nắm bắt khíacạnh cấu trúc tĩnh và các hành vi động của hệ thống

- Các cấu trúc tĩnh định nghĩa các kiểu đối tượng quan trọng của hệ thống,

nhằm cài đặt và chỉ ra mối quan hệ giữa các đối tượng đó

- Các hành vi động (dynamic behavior) định nghĩa các hoạt động của các đối

tượng theo thời gian và tương tác giữa các đối tượng hướng tới đích

Các mục đích của ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất UML:

- Mô hình hoá các hệ thống sử dụng các khái niệm hướng đối tượng

- Thiết lập sự liên hệ từ nhận thức của con người đến các sự kiện cần mô hình

hoá

- Giải quyết vấn đề về mức độ thừa kế trong các hệ thống phức tạp với nhiều

ràng buộc khác nhau

- Tạo một ngôn ngữ mô hình hoá có thể sử dụng được bởi người và máy

UML quy định một loạt các ký hiệu và quy tắc để mô hình hoá các pha trongquá trình phát triển phần mềm hướng đối tượng dưới dạng các biểu đồ

Việc phân tích thiết kế hướng đối tượng theo UML được hệ thống hóa như sau:

Phân tích use case:

Tìm actor: Actor là những người, hệ thống khác ở bên ngoài phạm vi của hệ

thống mà có tương tác với hệ thống Một actor có thể:

- Chỉ cung cấp thông tin cho hệ thống

- Chỉ lấy thông tin từ hệ thống

- Nhận thông tin từ hệ thống và cung cấp thông tin cho hệ thống

Tìm use case: Use case là một khối chức năng được thực hiện bởi hệ thống để

mang lại một kết quả có giá trị đối với một actor nào đó Use case được biểu diễn bởicác hình elip

Mối quan hệ giữa các use case: giữa các use case có các mối quan hệ sau:

- Include: use case này sử dụng lại chức năng của use case kia

- Extend: use case này mở rộng từ use case kia bằng cách thêm vào một chứcnăng cụ thể

- Generalization: use case này được thừa kế các chức năng từ use case kia

Xây dựng biểu đồ use case: Biểu đồ use case bao gồm một tập hợp các Use

case, các Actor và thể hiện mối quan hệ tương tác giữa actor và use case Nó rất quantrọng trong việc tổ chức và mô hình hóa hành vi của hệ thống

Các phần tử mô hình use case cùng với ý nghĩa và cách biểu diễn của nó

Bảng 2.1 Các phần tử mô hình use case

Phân tích biểu đồ lớp.

Lớp: là định nghĩa của một tập hợp các đối tượng có chung các thuộc tính, các

ứng xử Như vậy, lớp là một khuôn mẫu để tạo ra đối tượng Mỗi đối tượng là một thểhiện của một lớp và một đối tượng không thể là thể hiện của nhiều hơn một lớp

Mô tả lớp: có nhiều lớp được tạo ra, do đó cần có một mô tả cho mỗi lớp để hiểu rõmục đích của lớp là để làm gì tránh sự nhầm lẫn.

Ký hiệu: được thể hiện bởi một hình chữ nhật, có các phần ngăn cách giữa tên, thuộctính và phương thức của lớp

Gói: nếu hệ thống chỉ có một vài lớp thì ta có thể dễ dàng quản lý Tuy nhiên

hầu hết các hệ thống đều khá nhiều lớp và do đó ta cần có một cơ chế để nhóm chúnglại cho dễ sử dụng, quản lý và sử dụng lại Một gói (package) là một tập hợp các lớphay các gói có liên quan tới nhau Qua việc nhóm lớp lại theo gói, ta có thể nhìn môhình ở mức tổng quát hơn và khi cần ta có thể xem chi tiết các lớp trong một gói

Biểu đồ lớp: được tạo ra để cung cấp một bức tranh mô tả một số hoặc tất cả các

lớp trong mô hình Thường có một biểu đồ chính thể hiện các gói trong mô hình Mỗi gói lại có một biểu đồ chính của gói để mô tả các lớp trong gói và mối quan hệ giữachúng Số lượng biểu đồ lớp là tùy ý

Biểu đồ lớp là một công cụ hữu hiệu trong việc thiết kế Nó giúp cho lập trìnhviên xem xét và lên thiết kế về cấu trúc của hệ thống trước khi viết mã lệnh

Các phần tử mô hình UML được sử dụng trong mô hình lớp, ý nghĩa và ký hiệutương ứng trong bảng 2.2

Bảng 2.2 Các phần tử mô hình UML được sử dụng trong mô hình lớp

Phân tích sự tương tác giữa các đối tượng.

Xây dựng biểu đồ trình tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và các tácnhân actor theo thứ tự thời gian Biểu đồ tuần tự nhấn mạnh thứ tự thực hiện của cáctương tác

Các thành phần cơ bản của một biểu đồ trình tự:

- Các đối tượng (object): được biểu diễn bởi các hình chữ nhật, bên trong là tên

của đối tượng Cách viết chung của đối tượng là: tên đối tượng: tên lớp Nếu chỉviết: tên_lớp thì có nghĩa bất cứ đối tượng nào của lớp tương ứng đó Trongbiểu đồ tuần tự không phải các đối tượng đều xuất hiện ở trên cùng của biểu đồ

mà chúng chỉ xuất hiện (về mặt thời gian) khi thực sự tham gia vào tương tác

- Các message: được biểu diễn bằng mũi tên hướng từ đối tượng gửi sang đối

tượng nhận Tên các message có thể biểu diễn dưới dạng phi hình thức hoặcdưới dạng hình thức Biểu đồ tuần tự cho phép các message từ một đối tượngtới chính bản thân nó

- Trong biểu đồ trình tự có thể có nhiều loại message khác nhau tùy theo mụcđích sử dụng và tác động của message đến đối tượng Các dạng massage đượctổng kết:

Bảng 2.3 Các thành phần cơ bản của một biểu đồ trình tự

2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT của công ty TNHH truyền thông

đa phương tiện Giang Nam.

2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam

- Tên đơn vị bằng tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn truyền thông đaphương tiện Giang Nam

- Tên giao dịch: Giang Nam Multimedia Company Limited

- Địa chỉ: Phòng 1107 Nhà N3B Khu đô thị Trung Hòa, Nhân Chính, ThanhXuân, Hà Nội

- Loại hình doanh nghiệp

Công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam là một công ty TNHH

về truyền thông thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ, được thành lập từ năm 2008 GiangNam Multimedia được biết đến là 1 công ty đi đầu trong lĩnh vực Website và InternetMarketing Với các thương hiệu: Thiết kế web cao cấp Topweb, dịch vụ seoTopseo.vn, hệ thống thiết kế web tự động N1.com.vn

Giang Nam Multimedia đã xây dựng giải pháp website cho các tổ chức, tổngcông ty lớn thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như tập đoàn dệt may Việt Nam, Đồ ănnhanh BBQ, Truyền hình VTC, Tập đoàn y dược Bảo Long, Công ty cổ phần đầu tưdầu khí toàn cầu, Công ty TNHH thiết bị phòng cháy chữa cháy toàn cầu, Trung tâm

hỗ trợ phát triển nguồn lực tài chính cộng đồng… Bên cạnh đó, công ty còn đưa ra cácgiải pháp nhằm khai thác tối đa lợi ích của internet cho khách hàng, để họ có thể cóthêm lợi nhuận, khách hàng từ internet bằng gói tư vấn tổng thể Internet Marketing.Ngoài ra Giang Nam Multimedia còn xây dựng các hệ thống ứng dụng web có ích chocộng đồng như hệ thống tìm kiếm giấy tờ trực tuyến: timgiayto.com.vn

Tháng 10 năm 2012, công ty thành lập website quatructuyen.com và chính thức

đi vào hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến Với các chiến dịch Internetmarketing, quatructuyen.com đang phát triển với một tốc độ nhanh và mang lại chocông ty nguồn doanh thu đáng kể

Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TTĐPT Giang Nam

Doanh nghiệp bao gồm hơn 20 lao động kể cả giám đốc và cộng tác viên (vừalàm vừa đào tạo) với các bộ phận phòng ban như sau:

Giám đốc

Phòng kinh

doanh Phòng kếtoán tổng hợpPhòng Phòng kỹthuật

- Ban quản trị - Giám đốc :

+ Xây dựng mục tiêu, chiến lược dài hạn, ngắn hạn cho công ty và kế hoạchhoạt động của các bộ phận

+ Trực tiếp điều hành các hoạt động nghiên cứu và phát triển thị trường, tìmkiếm đối tác, định giá sản phẩm, dịch vụ

+ Trực tiếp tham gia và điều hành hoạt động của bộ phận kỹ thuật và kinhdoanh

- Phòng kế toán: 1 nhân viên

Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ Hướng dẫn thực hiện các vănbản quy định TCKT của Nhà nước và Tổng công ty Kiểm tra, kiểm soát việc chấphành chế độ thu chi tài chính của các phòng Thực hiện thu chi và hạch toán thu chitheo quy định Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ Lập báo cáo quyết toán.Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý hóa đơn,

ấn chỉ Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán theo chính sách của Tổngcục thuế và quy định của Nhà nước

- Phòng kinh doanh: 8 nhân viên

Thực hiện các hoạt động tìm kiếm và hỗ trợ khách hàng, tư vấn tổng thể chokhách hàng các dịch vụ web và các hoạt động thanh toán thương mại điện tử Sử dụngcác công cụ để thực hiện các kế hoạch kinh doanh do giám đốc đề ra

Cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách cho khách hàng Nhận phản hồi vàthông tin tổn thất, giải đáp thắc mắc khách hàng Thực hiện hoạt động chăm sóc kháchhàng, điều tra nhu cầu khách hàng Khai thác nghiệp vụ và thực hiện công tác bồithường Có quyền hạn yêu cầu các phòng liên quan cung cấp thông tin về sản phẩm vàgiải đáp khiếu nại khách hàng

- Phòng tổng hợp: 1 nhân viên

Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kếtquả công việc, trả lương) Thực hiện các nghĩa vụ và chế độ chính sách người laođộng Dịch vụ hậu cần, vận chuyển, văn thư lưu trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng, hànhchính quản trị, hệ thống thông tin Quản lý về hiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, vănphòng phẩm, tài sản thu hồi sau bồi thường Quan hệ chính quyền, địa phương Quyềnhạn quyền đề xuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự, hành chính Quyền yêu cầu

các phòng cung cấp thông tin về nhân sự Quyền thay mặt công ty giao dịch với cơquan chính quyền địa phương

- Phòng kỹ thuật: 8 nhân viên

Thực hiện các phần mềm, công cụ hỗ trợ để thực hiện thiết kế web, quảng cáo,làm banner, lưu trữ website, theo sự chỉ định của giám đốc

Lực lượng lao động của công ty

Trình độ tin học và các phần mềm sử dụng chủ yếu ở mỗi phòng ban:

+ Về nhân lực 100% nhân viên của công ty có trình độ đại học chuyên ngành

kế toán, công nghệ thông tin từ các trường đại học nổi tiếng

+ Số lượng nhân lực hoạt động trong lĩnh vực CNTT : 90%

+ Tỷ lệ nhân viên khối văn phòng sử dụng máy tính thường xuyên cho côngviệc : 100%

+ Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, trình độ kỹthuật CNTT cho nhân viên

STT Tên phòng

ban

Trình độ Các phần mềm và công cụ sử dụng chủ yếu

1 Ban quản trị Cao MS Word, Exel, Photoshop, notepad++,

Dreamweaver, Web master

Khá MS Word, Exel, Google Adsword, Google

Analytics, SEO, Email

hợp

Trungbình

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp về trình độ tin học và ứng dụng CNTT của nhân viên trong

công ty TNHH TTĐPT Giang Nam

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam.

a) Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Hiện tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam thực hiện kếhoạch kinh doanh trên hai lĩnh vực chính là các dịch vụ website và thương mại điện tử.Mỗi lĩnh vực đều được công ty xây dựng thương hiệu với một website nhất định

- Lĩnh vực các dịch vụ website với topweb.vn

+ Cung cấp các dịch vụ

 Thiết kế website

 Quảng cáo trực tuyến

 Thiết kế logo

 Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu

 Đăng ký tên miền

 Lưu trữ website+ Mục tiêu của công ty không chỉ là cung cấp dịch vụ tốt nhất mà với đội ngũnhiệt tình năng động, lễ độ, chuyên nghiệp, công ty luôn hiểu rõ khách hàng,giải quyết các vướng mắc yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóngbất cứ thời điểm nào

- Còn lĩnh vực thương mại điện tử với website http://quatructuyen.com, công tythực hiện tập trung các hoạt động bán hàng và chuyển phát quà trực tuyến vớicác sự kiện chung hoặc sự kiện cá nhân của khách hàng với slogan: “hành độngthay lời yêu thương” để mang lại cho khách hàng những giả trị tinh thần caonhất Sản phẩm thương mại điện tử chủ yếu là các loại quà tặng có chất lượng

và uy tín, đa dạng về chủng loại, mẫu mã và giá

- Đối tác kinh doanh và sản phẩm:

+ Nhà cung cấp: bao gồm các nhà sản xuất hoặc các nhà cung cấp thương mại

có uy tín thương hiệu trong và ngoài nước

+ Khách hàng: Khách hàng trên toàn quốc Riêng về dịch vụ website thìhướng đến các khách hàng là các tổ chức doanh nghiệp có nhu cầu xây dựnghình ảnh website riêng, hoặc có các nhu cầu về quảng cáo, hỗ trợ web,marketing sản phẩm

+ Các bên liên quan như các cơ quan chức năng, ngân hàng cũng đóng vai tròrất quan trọng.

b) Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây

- Số máy chủ: 1 máy, hệ điều hành Windows Server 7

- Số máy trạm: 22 máy ( 2 máy tính để bàn và 20 laptop cá nhân)

- Sử dụng mạng cục bộ (LAN)

- Các máy trạm được kết nối Internet băng thông rộng 1.5gbps

- Máy scan : 1 máy

- 2 modem ADSL2+ POSTEF của VNPT