3.2.1. Phân tích yêu cầu của hệ thống.
a) Yêu cầu chức năng:
- Yêu cầu về lưu trữ: Lưu trữ các thông tin về:
+ Khách hàng: gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại (nếu có), Email (nếu có).
+ Hàng hóa: gồm các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, đơn vị, thời gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, số lượng.
+ Hóa đơn bán hàng: gồm các thuộc tính sau: số hóa đơn, ngày lập, số lượng, đơn giá, mã hàng, mã khách, nhân viên bán hàng.
+ Phiếu nhập hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập, người nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng.
+ Phiếu xuất hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất, người xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng.
+ Phiếu thu: gồm các thuộc tính: số phiếu thu, ngày thu, lý do thu, người thu, số tiền, người nộp.
+ Phiếu chi: gồm các thuộc tính: số phiếu chi, ngày chi, lý do chi, số tiền, người nhận, người chi.
+ Nhân viên: gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại.
+ Nhà cung cấp: gồm các thông tin: mã NCC, tên NCC địa chỉ, số điện thoại
- Yêu cầu về nghiệp vụ:
+ Cập nhật dữ liệu về hàng hóa, hóa đơn, nhân viên, đơn đặt hàng, phiếu nhập,
phiếu xuất.
+ Chỉnh sửa, xóa bỏ thông tin
+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin
+ Lập các báo cáo thống kê
b) Yêu cầu phi chức năng
- Yêu cầu về giao diện: giao diện thân thiện, các form làm việc rõ rang không
gây nhầm lẫn cho người sử dụng, giao diện hài hòa về màu sắc thu hút sự chú ý của người dùng.
- Yêu cầu về tính sẵn sang của dữ liệu: cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng,
dữ liệu có tính hệ thống cao, không trùng lặp dữ liệu.
- Yêu cầu tính an toàn bảo mật: hệ thống có phân quyền người sử dụng, quy định
những thao tác được phép cho từng đối tượng sử dụng khác nhau.
- Yêu cầu về tốc độ tra cứu, tìm kiếm hệ thống cơ sở dữ liệu nhanh, chính xác.
- Yêu cầu về khả năng tương tác với các hệ thống khác: hệ thống có thể kết hợp
với các phần mềm khác nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng, khả năng nâng cấp lên mức cao hơn.
c) Sơ đồ phân cấp chức năng:
3.2.2. Phân tích use case.
Xác định các tác nhân.(Actor)
- Nhân viên kinh doanh: là người trực tiếp làm việc với hệ thống. Đăng nhập vào
hệ thống và thực hiện bán hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn cho khách.
- Giám đốc: quản lý các báo cáo thống kê.
- Nhà quản lý: cập nhật các thông tin về hàng hóa, loại hàng, nhân viên, nhà cung
cấp, phiếu nhập, phiếu xuất...
- Nhân viên kế toán: cập nhật phiếu thu, phiếu chi...
Xác định các Use Case, mô tả vắn tắt Use Case và mối quan hệ giữa tác nhân và Use Case.
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Use case
Nhân viên kinh doanh
Lập Hóa đơn bán hàng Lập hóa đơn bán hàng cho khách mua
hàng.
Cập nhật khách hàng Cập nhật thông tin về: mã KH, tên KH,
địa chỉ, số điện thoại.
Người quản lý
Cập nhật thông tin hàng Cập nhật thông tin về: mã thuốc, tên
thuốc, số lượng, đơn giá.
Cập nhật nhà cung cấp Cập nhật thông tin về: mã NCC, tên
NCC, địa chỉ, số điện thoại.
Cập nhật Nhân viên Cập nhật thông tin về: mã NV, tên NV,
chức vụ, địa chỉ, số điện thoại.
Cập nhật phiếu nhập Cập nhật thông tin về: số phiếu nhập,
người nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng.
Cập nhật phiếu xuất Cập nhật thông tin về: số phiếu xuất,
người xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng.
Nhân viên kế toán
Lập phiếu thu Lập phiếu thu cho các khoản thu nợ
Lập phiếu chi Lập phiếu chi cho các khoản chi
Giám đốc
In báo cáo danh sách khách hàng thân thiết
Báo cáo thống kê danh sách khách hàng thân thiết để có các chiến dịch ưu đãi và quảng cáo sản phẩm
In báo cáo danh sách hàng Báo cáo thống kê các mặt hàng được nhập.
In báo cáo danh sách nhà cung cấp
Thống kê khách hàng để phân loại khách hàng.
Bảng 3.1. Xác định use case Vẽ biểu đồ Usecase: Hình 3.2 Sơ đồ Usecase 3.2.3. Phân tích biểu đồ lớp. a. Xác định các lớp thực thể: - KhachHang - Hang - NhanVien - NhaCungCap - PhieuNhap - PhieuXuat - PhieuThu
- PhieuChi
- HoaDon
- Chi_tiet_PN
- Chi_tiet_PX
- Chi_tiet_HD
b. Mối quan hệ giữa các lớp thực thể
Quan hệ kết tập
- HoaDon với Chi_tiet_HD
- PhieuNhap với Chi_tiet_PN
- PhieuXuat với Chi_tiet_PX
Quan hệ kết hợp - Hang – NhaCungCap - Hang – Chi_tiet_HD - Hang – Chi_tiet_PN - Hang – Chi_tiet_PX - KhachHang – HoaDon - KhachHang – PhieuXuat - NhanVien – PhieuThu - NhanVien – PhieuChi - NhaCungCap – PhieuNhap
Hình 3.3: Sơ đồ lớp thực thể
3.2.4. Phân tích biểu đồ trình tự.
Biểu đồ trình tự một số ca sử dụng:
Hình 3.4:Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng cập nhật thông tin hàng
Hình 3.5:Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập hóa đơn bán hàng
c. Biểu đồ tuần tự mức 1 cho ca sử dụng “ Lập phiếu nhập hàng”:
Hình 3.6: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu nhập hàng
Hình 3.7: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu xuất hàng
e. Biểu đồ tuần tự mức 1 cho chức năng “lập phiếu thu”
Hình 3.8: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu thu
Hình 3.9: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu chi
g. Biểu đồ tuần tự mức 1 cho ca sử dụng “ Đăng nhập”:
Hình 3.10: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng đăng nhập
3.3.1. Thiết kế các thủ tục thủ công và giao diện
Các giao diện cơ bản:
a. Giao diện hệ thống
Hình 3.11: Giao diện chính hệ thống thông tin quản lý bán hàng
b. Giao diện đăng nhập
Hình 3.12: Giao diện form đăng nhập
Hình 3.13: Giao diện form quản lý nhân viên
d. Giao diện form quản lý nhà cung cấp
Hình 3.14: Giao diện form quản lý nhà cung cấp
Hình 3.15: Giao diện form quản lý thông tin khách hàng
f. Giao diện quản lý thông tin hàng
Hình 3.16: Giao diện form quản lý thông tin hàng
Hình 3.17: Giao diện form lập phiếu nhập hàng
h. Giao diện form lập phiếu xuất hàng
Hình 3.18: Giao diện form lập phiếu xuất hàng
Hình 3.19: Giao diện form lập hóa đơn bán hàng
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý bán hàng gồm các bảng sau:
a. Bảng NhaCungCap
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaNCC Text Khóa chính Mã nhà cung cấp
TenNCC Text Tên nhà cung cấp
Diachi Text Địa chỉ
SDT number Số điện thoại
Bảng 3.2. Bảng nhà cung cấp
b. Bảng HoaDon
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaHD Text Khóa chính Mã hóa đơn
MaKH Text Mã khách hàng
Ngayban Datetime Tên nhân viên
Bảng 3.3. Bảng hóa đơn
c. Bảng Chi_tiet_HD
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaHD Text Khóa chính Mã hóa đơn
MaHang Text Mã hàng bán
Bảng 3.4. Bảng chi tiết hóa đơn
d. Bảng NhanVien
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaNV Text Khóa chính Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
Diachi Text Địa chỉ
Ngayvaolam Datetime Ngày vào làm
SDT Number Số điện thoại
ChucVu Text Chức vụ
Pass Text Mật khẩu
User Text Tên đăng nhập
Bảng 3.5. Bảng nhân viên
e. Bảng KhachHang
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaKH Text Khóa chính Mã khách hàng
TenKH Text Tên khách hàng
Diachi Text Địa chỉ
SDT number Số điện thoại
Bảng 3.6. Bảng khách hàng
f. Bảng HangHoa
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaHang Text Khóa chính Mã sản phẩm
TenHang Text Tên sản phẩm
TenNCC Text Tên nhà cung cấp
DonGia number Đơn giá
SoLuong Number Số lượng
DonViTinh Number Đơn vị tính
GhiChu Text Ghi chú
Bảng 3.7. Bảng hàng hóa
g. Bảng PhieuNhap
MaPN Text Khóa chính Mã phiếu nhập
MaNCC Text Mã nhà cung cấp
Ngaynhap Datetime Ngày nhập hàng
Bảng 3.8. Bảng phiếu nhập
h. Bảng Chi_tiet_PN
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaPN Text Khóa chính Mã phiếu nhập
MaHang Text Mã hàng bán
SoLuong number Số lượng
Đongia Number Đơn giá
Ngaycapnhat Ngày cập nhật
Bảng 3.9. Bảng chi tiết phiếu nhập
i. Bảng PhieuXuat
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaPX Text Khóa chính Mã phiếu nhập
MaKH Text Mã khách hàng
Ngayxuat Datetime Ngày xuất hàng
Bảng 3.10. Bảng phiếu xuất
k. Bảng Chi_tiet_PX
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaPX Text Khóa chính Mã phiếu xuất
MaHang Text Mã hàng bán
SoLuong number Số lượng
Bảng 3.11. Bảng chi tiết phiếu xuất
l. Bảng PhieuThu
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
SoPhieuThu Text Khóa chính Số phiếu thu
Ngaythu Datetime Ngày thu
Nguoinop Text Người nộp tiền
Nguoithu Text Nhân viên thu tiền
Sotien Number Số tiền đã thu
Lydothu Lý do thu tiền
Bảng 3.12. Bảng phiếu thu
m. Bảng PhieuChi
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
SoPhieuChi Text Khóa chính Số phiếu chi
Nguoinhan Text Người nhận tiền
Nguoichi Text Nhân viên chi tiền
Sotien Number Số tiền đã chi
Lydochi Lý do chi tiền
Bảng 3.13. Bảng phiếu chi
3.3.3. Thiết kế phần mềm
Hình 3.8.Sơ đồ các module chức năng của hệ thống
Mô tả các module
Module hệ thống: Có chức năng bao gồm: đăng nhập và thoát khỏi hệ thống.
Module quản lý kho: Quản lý nhập xuất, bao gồm có các chức năng: Lập phiếu nhập và phiếu xuất.
Modules quản lý thu chi: Gồm có các chức năng: Lập phiếu thu, lập phiếu chi Modules tìm kiếm gồm có các chức năng: Tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm hàng và tìm kiếm nhà cung cấp.
Modules báo cáo: Giúp cho quá trình xuất ra các báo cáo về hoạt động bán hàng như báo cáo danh sách khách hàng thân thiết, danh sách hàng, danh sách các nhà cung cấp đang hợp tác với công ty.
Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng Module Quản lý kho Module Quản lý thu chi Module Thống kê báo cáo Module Tìm kiếm Module Quản lý chung Module Hệ thống Module Quản lý bán hàng
Modules bán hàng: Giúp nhân viên kinh doanh quản lý bán hàng với các chức năng: cập nhật thông tin hàng và lập hó đơn bán hàng.
Module quản lý chung: gồm các chức năng: quản lý nhân viên trong công ty, quản lý thông tin nhà cung cấp, quản lý thông tin khách hàng.
3.3.4. Thiết kế các kiểm soát
Để hoàn thiện được hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thì ta phải có sự kiểm soát được các sự cố xảy ra trong quá trình tiến hành xây dựng hệ thống. Sau đây là một số các kiểm soát cần lưu ý trong xây dựng hệ thống:
• Kiểm soát các thông tin thu nhập và các thông tin xuất
Để bảo đảm tính xác thực của các thông tin thu thập để đưa vào hệ thống phần mềm quản lý bán hàng cũng như các thông tin xuất từ hệ thống, nhất thiết phải thiết lập các biện pháp kiểm tra đối với các thông tin được đưa vào hệ thống.
• Kiểm soát các sự cố làm gián đoạn chương trình
- Khóa từng phần cơ sở dữ liệu: CSDL được phân hoạch thành các đơn vị để cập
nhật. Khi cập nhật kết thúc, phiên bản mới của đơn vị thay thế phiên bản cũ và sự cập nhật được hoàn thành. Nếu trong quá trình cập nhật, hệ thống có sự cố thì bản gốc vẫn còn nguyên vẹn.
- Tạo các tệp sao lục: Gồm các tệp nhật ký và các tệp sao lưu dữ liệu.
- Tạo thủ tục phục hồi: Nhằm đưa CSDL trở về trạng thái đúng đắn mà có nó
ngay trước khi bị hỏng vì một sự gián đoạn chương trình. Việc tạo thủ tục phục hồi phụ thuộc vào nguyên nhân của sự gián đoạn chương trình quản lý bán hàng.
• Kiểm soát các xâm phạm từ phía con người.
- Xác định những điểm hở của hệ thống : Là những điểm mà tại đó thông tin của
hệ thống nhân sự có khả năng bị truy nhập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp thậm chí phá hủy thông tin, có thể gây thiệt hại lớn cho hệ thống quản lý bán hàng của Công ty.
- Biện pháp phòng ngừa, khắc phục
+ Mật khẩu: Mỗi một cán bộ nhân viên trong Công ty phải có mật khẩu truy nhập riêng.
+ Tạo mật mã: Mã hóa dữ liệu sang dạng không hiểu được. Người hiểu phải có quy tắc giải mã thích hợp.
- Phân biệt riêng tư
+ Gán cho mỗi loại người dùng một số quyền truy nhập nhất định
+ Cho phép một số người dùng được phép ủy quyền tức giao quyền truy nhập cho người khác.
3.4. Một số kiến nghị
Trong nền kinh tế nhiều thành phần như hiện nay thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan.
Qua một thời gian tiến hành làm khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam”, em đã đạt được những kết quả sau: tiến hành khảo sát các thông tin về hệ thống quản lý bán hàng tại công ty một cách chính xác, phân tích dựa trên những thông tin thu được và bám sát yêu cầu của hệ thống, giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Chương trình thực hiện những chức năng chính của hệ thống: đăng nhập hệ thống, cập nhật các thông tin về: loại hàng, hàng hóa, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, tìm kiếm các thông tin: thông tin hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng theo tên, theo loại, theo mã hoặc tìm theo địa chỉ, thống kê: hàng bán, hóa đơn, danh sách hàng nhập.
Tuy nhiên, một hệ thống thông tin muốn hoạt động tốt, đem lại hiệu quả quản lý cao không thể là một hệ thống chỉ chú trọng vào xây dựng cơ sở dữ liệu, xây dựng phần mềm, mà cùng với đó cần có sự đầu tư cho hệ thống cơ sở hạ tầng, phần cứng máy tính, đầu tư đào tạo nhân lực.
Với thực trạng hệ thống thông tin và công tác quản lý bán hàng, các yêu cầu về quản lý đã nêu ra, đề tài đã đi sâu vào phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng, bên cạnh đó có thể đề xuất một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng:
Thứ nhất: về vấn đề nhân lực, cần tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc cũng như tăng cường việc đào tạo nâng cao nghiệp vụ, chuyên ngành, kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm cho các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý bán hàng để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Thứ hai: về cơ sở hạ tầng, công ty cần được chú trọng và dành các khoản đầu tư thích đáng cho cơ sở hạn tầng phần cứng công nghệ cao, mua sắm các trang thiết bị máy tính, thiết bị mạng, thiết bị văn phòng và các phần mềm tương ứng để ứng dụng