thông đa phương tiện Giang Nam
a) Thành công
+ Công ty TNHH TTĐPT Giang Nam là một trong những công ty có khả năng
cạnh tranh mạnh mẽ với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực hoạt động kinh doanh đó là thiết kế và cung cấp các dịch vụ web, bán hàng trực tuyến.
+ Được các đối tác lớn trong và ngoài nước tin cậy hợp tác lâu dài : công ty
máy tính HP, Acer, công ty IBM, FPT Telecom, công ty BKAV, tập đoàn Microsoft,…các ngân hàng lớn Vietcombank, Agribank, Techcombank, ACB…, các công ty cung cấp sản phẩm quà tặng: Hodini (Mỹ) chuyên cung
cấp các giỏ quà nhập khẩu từ Mỹ, Ikea, Allan Dloius, Winwin toy, Me to you, Anpha books, Rhea…
+ Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trình độ cao, các phần mềm được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong công việc góp phần tăng tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, chi phí cho khách hàng, từ đó củng cố vị trí của công ty trong ngành.
+ Với những nỗ lực của công ty, quan hệ với khách hàng ngày càng phát triển. Số lượng khách hàng tăng đáng kể từ năm 2010 tới năm 2012, đặc biệt, ở lĩnh vực TMĐT, chỉ trong 4 tháng, số lượng khách hàng truy cập vào website quatructuyen.com trung bình tăng tới hơn 5000 lượt. Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng ở các dịch vụ web vẫn luôn được duy trì với sự tận tụy và nhẹ nhàng của đội ngũ nhân viên.
b) Hạn chế
Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý bán hàng của công ty vẫn còn manh mún, nhỏ lẻ, chưa có hệ thống và đồng bộ. Mặc dù công ty đã có hệ thống hạ tầng mạng Internet, có thừa khả năng để trang bị hạ tầng công nghệ cho mình, nhưng chỉ dừng lại ở việc xây dựng cơ sở hạ tầng mà chưa chú trọng ứng dụng các phần mềm quản lý để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH truyền thông đa phương tiện Giang Nam, ta thấy các khâu trong quản lý bán hàng được thực hiện rời rạc
và không liên kết chặt chẽ với nhau. Việc quản lý hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp, hóa đơn mua hàng... không được hệ thống hóa để hỗ trợ lẫn nhau và phục vụ tối ưu cho hoạt động bán hàng. Cách làm thủ công như vậy có nhiều hạn chế như:
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột
xuất của giám đốc, không đồng bộ trong việc cập nhật giữa các phòng ban trong công ty dẫn tới việc sai sót.
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác
động của môi trường bên ngoài.
- Lưu trữ thông tin khó, không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các phòng ban
như: phòng kinh doanh và phòng kế toán...
- Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa ra
Chính vì vậy, qua quá trình khảo sát tại công ty, giải pháp đưa ra giúp công ty nâng cao kết quả kinh doanh, tổ chức quản lý nhanh, gọn hơn đó là phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm giúp cho công tác bán hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác tiết kiệm thời gian và nhân lực. Việc quản lý bán hàng được tự động hóa tối đa, thao tác nhanh, giảm thời gian chờ cho khách hàng. Tăng doanh số bán hàng và giảm chi phí tối đa.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN GIANG NAM. 3.1. Đặt bài toán
Mô tả quy trình bán hàng và xác định thông tin đầu vào, đầu ra của hệ thống: - Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa:
Người quản lý là người phụ trách quản lý chung về hoạt động kinh doanh quà tặng của công ty (nhân viên phòng tổng hợp), bao gồm việc xuất, nhập hàng hóa, báo cáo doanh thu, thông báo nhập xuất hàng hóa.
Khi hàng được nhập hàng, nhân viên phòng tổng hợp sẽ tạo phiếu nhập hàng ghi đầy đủ thông tin về việc nhập hàng cũng như thông tin hàng nhập. Khi trích tiền trả tiền hàng, nhân viên kế toán lập phiếu chi.
Khi xuất hàng để bán, nhân viên phòng tổng hợp sẽ tạo phiếu xuất hàng và định kỳ kiểm kê hàng hóa trong kho. Nhận được tiền bán hàng, nhân viên kế toán sẽ lập phiếu thu để phản ánh khoản doanh thu tăng từ hoạt động kinh doanh.
Đầu vào: thông tin nhập, xuất hàng, thông tin mỗi lần thu, chi tiền
Đầu ra: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi - Quản lý bán hàng
Khách hàng có thể đặt hàng qua website hoặc gọi điện thoại trực tiếp tới công ty hoặc mua trực tiếp tại kho.
Nhân viên bán hàng sẽ là người tiếp nhận các đơn hàng (đối với khách hàng đặt hàng qua website), tạo đơn hàng cho khách (đối với khách hàng đặt hàng qua điện thoại), thực hiện giao hàng, lập hóa đơn bán hàng cho khách và xác nhận việc giao hàng đã hoàn tất.
Đầu vào: Thông tin về đơn hàng đã xác nhận
Đầu ra: Thông tin khách hàng, Hóa đơn bán hàng - Hệ thống các báo cáo
Hàng tháng hoặc quý, ban lãnh đạo có thể xem và in các báo cáo về doanh số bán, danh sách hàng, danh sách nhân viên…
Đầu vào: Các thông tin nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa đơn bán hàng từ cơ sở dữ liệu của hệ thống
Đầu ra: Báo cáo về doanh số bán, danh sách hàng, danh sách nhân viên…
3.2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng.3.2.1. Phân tích yêu cầu của hệ thống.3.2.1. Phân tích yêu cầu của hệ thống. 3.2.1. Phân tích yêu cầu của hệ thống.
a) Yêu cầu chức năng:
- Yêu cầu về lưu trữ: Lưu trữ các thông tin về:
+ Khách hàng: gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại (nếu có), Email (nếu có).
+ Hàng hóa: gồm các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, đơn vị, thời gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, số lượng.
+ Hóa đơn bán hàng: gồm các thuộc tính sau: số hóa đơn, ngày lập, số lượng, đơn giá, mã hàng, mã khách, nhân viên bán hàng.
+ Phiếu nhập hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập, người nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng.
+ Phiếu xuất hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất, người xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng.
+ Phiếu thu: gồm các thuộc tính: số phiếu thu, ngày thu, lý do thu, người thu, số tiền, người nộp.
+ Phiếu chi: gồm các thuộc tính: số phiếu chi, ngày chi, lý do chi, số tiền, người nhận, người chi.
+ Nhân viên: gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại.
+ Nhà cung cấp: gồm các thông tin: mã NCC, tên NCC địa chỉ, số điện thoại
- Yêu cầu về nghiệp vụ:
+ Cập nhật dữ liệu về hàng hóa, hóa đơn, nhân viên, đơn đặt hàng, phiếu nhập,
phiếu xuất.
+ Chỉnh sửa, xóa bỏ thông tin
+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin
+ Lập các báo cáo thống kê
b) Yêu cầu phi chức năng
- Yêu cầu về giao diện: giao diện thân thiện, các form làm việc rõ rang không
gây nhầm lẫn cho người sử dụng, giao diện hài hòa về màu sắc thu hút sự chú ý của người dùng.
- Yêu cầu về tính sẵn sang của dữ liệu: cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng,
dữ liệu có tính hệ thống cao, không trùng lặp dữ liệu.
- Yêu cầu tính an toàn bảo mật: hệ thống có phân quyền người sử dụng, quy định
những thao tác được phép cho từng đối tượng sử dụng khác nhau.
- Yêu cầu về tốc độ tra cứu, tìm kiếm hệ thống cơ sở dữ liệu nhanh, chính xác.
- Yêu cầu về khả năng tương tác với các hệ thống khác: hệ thống có thể kết hợp
với các phần mềm khác nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng, khả năng nâng cấp lên mức cao hơn.
c) Sơ đồ phân cấp chức năng:
3.2.2. Phân tích use case.
Xác định các tác nhân.(Actor)
- Nhân viên kinh doanh: là người trực tiếp làm việc với hệ thống. Đăng nhập vào
hệ thống và thực hiện bán hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn cho khách.
- Giám đốc: quản lý các báo cáo thống kê.
- Nhà quản lý: cập nhật các thông tin về hàng hóa, loại hàng, nhân viên, nhà cung
cấp, phiếu nhập, phiếu xuất...
- Nhân viên kế toán: cập nhật phiếu thu, phiếu chi...
Xác định các Use Case, mô tả vắn tắt Use Case và mối quan hệ giữa tác nhân và Use Case.
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Use case
Nhân viên kinh doanh
Lập Hóa đơn bán hàng Lập hóa đơn bán hàng cho khách mua
hàng.
Cập nhật khách hàng Cập nhật thông tin về: mã KH, tên KH,
địa chỉ, số điện thoại.
Người quản lý
Cập nhật thông tin hàng Cập nhật thông tin về: mã thuốc, tên
thuốc, số lượng, đơn giá.
Cập nhật nhà cung cấp Cập nhật thông tin về: mã NCC, tên
NCC, địa chỉ, số điện thoại.
Cập nhật Nhân viên Cập nhật thông tin về: mã NV, tên NV,
chức vụ, địa chỉ, số điện thoại.
Cập nhật phiếu nhập Cập nhật thông tin về: số phiếu nhập,
người nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng.
Cập nhật phiếu xuất Cập nhật thông tin về: số phiếu xuất,
người xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng.
Nhân viên kế
toán
Lập phiếu thu Lập phiếu thu cho các khoản thu nợ
Lập phiếu chi Lập phiếu chi cho các khoản chi
Giám đốc
In báo cáo danh sách khách hàng thân thiết
Báo cáo thống kê danh sách khách hàng thân thiết để có các chiến dịch ưu đãi và quảng cáo sản phẩm
In báo cáo danh sách hàng Báo cáo thống kê các mặt hàng được nhập.
In báo cáo danh sách nhà cung cấp
Thống kê khách hàng để phân loại khách hàng.
Bảng 3.1. Xác định use case Vẽ biểu đồ Usecase: Hình 3.2 Sơ đồ Usecase 3.2.3. Phân tích biểu đồ lớp. a. Xác định các lớp thực thể: - KhachHang - Hang - NhanVien - NhaCungCap - PhieuNhap - PhieuXuat - PhieuThu
- PhieuChi
- HoaDon
- Chi_tiet_PN
- Chi_tiet_PX
- Chi_tiet_HD
b. Mối quan hệ giữa các lớp thực thể
Quan hệ kết tập
- HoaDon với Chi_tiet_HD
- PhieuNhap với Chi_tiet_PN
- PhieuXuat với Chi_tiet_PX
Quan hệ kết hợp - Hang – NhaCungCap - Hang – Chi_tiet_HD - Hang – Chi_tiet_PN - Hang – Chi_tiet_PX - KhachHang – HoaDon - KhachHang – PhieuXuat - NhanVien – PhieuThu - NhanVien – PhieuChi - NhaCungCap – PhieuNhap
Hình 3.3: Sơ đồ lớp thực thể
3.2.4. Phân tích biểu đồ trình tự.
Biểu đồ trình tự một số ca sử dụng:
Hình 3.4:Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng cập nhật thông tin hàng
Hình 3.5:Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập hóa đơn bán hàng
c. Biểu đồ tuần tự mức 1 cho ca sử dụng “ Lập phiếu nhập hàng”:
Hình 3.6: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu nhập hàng
Hình 3.7: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu xuất hàng
e. Biểu đồ tuần tự mức 1 cho chức năng “lập phiếu thu”
Hình 3.8: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu thu
Hình 3.9: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng lập phiếu chi
g. Biểu đồ tuần tự mức 1 cho ca sử dụng “ Đăng nhập”:
Hình 3.10: Sơ đồ tuần tự mức 1 chức năng đăng nhập
3.3.1. Thiết kế các thủ tục thủ công và giao diện
Các giao diện cơ bản:
a. Giao diện hệ thống
Hình 3.11: Giao diện chính hệ thống thông tin quản lý bán hàng
b. Giao diện đăng nhập
Hình 3.12: Giao diện form đăng nhập
Hình 3.13: Giao diện form quản lý nhân viên
d. Giao diện form quản lý nhà cung cấp
Hình 3.14: Giao diện form quản lý nhà cung cấp
Hình 3.15: Giao diện form quản lý thông tin khách hàng
f. Giao diện quản lý thông tin hàng
Hình 3.16: Giao diện form quản lý thông tin hàng
Hình 3.17: Giao diện form lập phiếu nhập hàng
h. Giao diện form lập phiếu xuất hàng
Hình 3.18: Giao diện form lập phiếu xuất hàng
Hình 3.19: Giao diện form lập hóa đơn bán hàng
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý bán hàng gồm các bảng sau:
a. Bảng NhaCungCap
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaNCC Text Khóa chính Mã nhà cung cấp
TenNCC Text Tên nhà cung cấp
Diachi Text Địa chỉ
SDT number Số điện thoại
Bảng 3.2. Bảng nhà cung cấp
b. Bảng HoaDon
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaHD Text Khóa chính Mã hóa đơn
MaKH Text Mã khách hàng
Ngayban Datetime Tên nhân viên
Bảng 3.3. Bảng hóa đơn
c. Bảng Chi_tiet_HD
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaHD Text Khóa chính Mã hóa đơn
MaHang Text Mã hàng bán
Bảng 3.4. Bảng chi tiết hóa đơn
d. Bảng NhanVien
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaNV Text Khóa chính Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
Diachi Text Địa chỉ
Ngayvaolam Datetime Ngày vào làm
SDT Number Số điện thoại
ChucVu Text Chức vụ
Pass Text Mật khẩu
User Text Tên đăng nhập
Bảng 3.5. Bảng nhân viên
e. Bảng KhachHang
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaKH Text Khóa chính Mã khách hàng
TenKH Text Tên khách hàng
Diachi Text Địa chỉ
SDT number Số điện thoại
Bảng 3.6. Bảng khách hàng
f. Bảng HangHoa
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaHang Text Khóa chính Mã sản phẩm
TenHang Text Tên sản phẩm
TenNCC Text Tên nhà cung cấp
DonGia number Đơn giá
SoLuong Number Số lượng
DonViTinh Number Đơn vị tính
GhiChu Text Ghi chú
Bảng 3.7. Bảng hàng hóa
g. Bảng PhieuNhap
MaPN Text Khóa chính Mã phiếu nhập
MaNCC Text Mã nhà cung cấp
Ngaynhap Datetime Ngày nhập hàng
Bảng 3.8. Bảng phiếu nhập
h. Bảng Chi_tiet_PN
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaPN Text Khóa chính Mã phiếu nhập
MaHang Text Mã hàng bán
SoLuong number Số lượng
Đongia Number Đơn giá
Ngaycapnhat Ngày cập nhật
Bảng 3.9. Bảng chi tiết phiếu nhập
i. Bảng PhieuXuat
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaPX Text Khóa chính Mã phiếu nhập
MaKH Text Mã khách hàng
Ngayxuat Datetime Ngày xuất hàng
Bảng 3.10. Bảng phiếu xuất
k. Bảng Chi_tiet_PX
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
MaPX Text Khóa chính Mã phiếu xuất
MaHang Text Mã hàng bán
SoLuong number Số lượng
Bảng 3.11. Bảng chi tiết phiếu xuất
l. Bảng PhieuThu
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
SoPhieuThu Text Khóa chính Số phiếu thu
Ngaythu Datetime Ngày thu
Nguoinop Text Người nộp tiền
Nguoithu Text Nhân viên thu tiền
Sotien Number Số tiền đã thu
Lydothu Lý do thu tiền
Bảng 3.12. Bảng phiếu thu
m. Bảng PhieuChi
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ghi chú Diễn giải
SoPhieuChi Text Khóa chính Số phiếu chi
Nguoinhan Text Người nhận tiền
Nguoichi Text Nhân viên chi tiền
Sotien Number Số tiền đã chi
Lydochi Lý do chi tiền
Bảng 3.13. Bảng phiếu chi
3.3.3. Thiết kế phần mềm
Hình 3.8.Sơ đồ các module chức năng của hệ thống
Mô tả các module
Module hệ thống: Có chức năng bao gồm: đăng nhập và thoát khỏi hệ thống.
Module quản lý kho: Quản lý nhập xuất, bao gồm có các chức năng: Lập phiếu
