PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình Đại học và thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ, động viên và góp ý nhiệt tình của quý thầy cô trường Đại học Thương Mại.Trước hết, tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là những thầy cô đã tận tình dạy bảo tác giảtrong suốt thời gian học tập tại trường

Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn và lòng kính trọng sâu sắc đến Tiến sĩ Nguyễn Thị Thu Thủy, người đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn, nghiên cứu, góp ý, chỉnh sửa giúp tác giả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.

Đồng thời, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám hiệu trường Đại học Thương Mại cùng quí thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tạo điều kiện để tác giả học tập và tích lũy được những kiến thức phong phú trong thời gian học tập tại trường.

Tác giả cũng xin cảm ơn quý anh, chị và ban lãnh đạo Công ty TNHH TM-DV Á Châu đã tạo điều kiện cho tác giảthực hiện điều tra khảo sát trong quá trình thực tập, giúp tác giả có được những kiến thức thực tế và những trải nghiệm thiết thực để từ đó có được những dữ liệu cần thiết giúp tác giả hoàn thành khóa luận ngày hôm nay

Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng hoàn thiện khóa luận bằng tất cả sự nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 21 tháng 5 năm 2012 Sinh viên

Phan Thị Hằng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

Phần 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ 2

1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC 2

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 3

1.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 3

1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN 4

Phần 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU 5

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý 5

2.1.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống 10

2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng 12

2.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU 20

2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu 20

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu 22

2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty 27

2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty 27

2.2.5 Đề xuất giải pháp 28

Phần 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU 29

3.2.1 Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống: 30

3.2.2 Yêu cầu phi chức năng 32

3.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG 33

3.3.1 Mô hình nghiệp vụ 33

3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 34

3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 36

PHỤ LỤC 1 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH 59

PHỤ LỤC 2 MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT ER 64

PHỤ LỤC 3 MỘT SỐ FORM TRONG CHƯƠNG TRÌNH 65

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống 7

Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin 12

Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin 13

Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát 16

Hình 2.6 Chức năng xử lý 17

Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý 17

Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu 17

Hình 2.9 Biểu diễn tác nhân ngoài 18

Hình 2.10 Biểu diễn tác nhân trong 18

Hình 2.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu 19

Hình 2.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết 22

Hình 2.14 Ví dụ về mô hình quan hệ 24

Hình 2.15 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 26

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011 28

Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty 30

Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 40

Hình 3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 41

Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 44

Hình 3.4 Liên kết giữa NhomHang và HangHoa 47

Hình 3.5 Liên kết giữa NhanVien và BoPhan 48

Hình 3.6 Liên kết giữa NhanVien và NhomHang 48

Hình 3.8 Liên kết giữa PhieuNhap và HangHoa 48

Hình 3.9 Liên kết giữa NhanVien và PhieuNhap 49

Hình 3.10 Liên kết giữa NhanVien và PhieuXuat 49

Hình 3.11 Liên kết giữa KhachHang và PhieuXuat 49

Hình 3.12 Liên kết giữa HangHoa và PhieuXuat 50

Hình 3.13 Liên kết giữa NhanVien và PhieuYeuCau 50

Hình 3.14 Liên kết giữa KhachHang và PhieuYeuCau 50

Hình 3.15 Liên kết giữa HangHoa và PhieuYeuCau 50

Hình 3.16 Mô hình quan hệ 60

Bảng 3.1 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "HangHoa" 61

Bảng 3.2 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhanVien" 63

Bảng 3.3 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "KhachHang" 64

Bảng 3.4 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhaCC" 65 Bảng 3.5 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "NhomHang" Error: Reference source not found

Bảng 3.6 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "QuanlyBP" Error: Reference source not found

Bảng 3.7 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "BP_NV" Error: Reference source not found

Bảng 3.8 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuNK" Error: Reference source not found

Bảng 3.9 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PN_HH" 66

Bảng 3.10 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuXK" 66

Bảng 3.12 Bảng thiết kế dữ liệu vật lý cho "PhieuYC" Error: Reference source

Hình 3.18 Form Quản lý danh mục hàng hóa 71

Hình 3.19 Form Quản lý nhập kho 72

Hình 3.20 Form Quản lý xuất kho 74

Hình 3.21 Form Tìm kiếm 76

Hình 3.22 Báo cáo nhập kho 77

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

5 CRM Customer Relationship Management Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

9 DSS Decision Support System Hệ thống hỗ trợ ra quyết định 10 EIS Executive Information System Hệ thống hỗ trợ điều hành 11 ER Entity Relationship Mô hình thực thể liên kết 12 ERP Enterprise Resource

Planning Hệ thống quản lý nguồn lực

15 KM Knowledge Management Hệ thống quản lý tri thức 16 MIS Management Information System Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

System

Phần 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với nền kinh tế phát triển cùng với một nền khoa học công nghệ hiện đại, trong đó có sự đóng góp to lớn của những thành tựu công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng Công nghệ thông tin đang ngày càng đóng vai trò quan trọng, gắn bó mật thiết và gần như không thể tách rời với các hoạt động của con người Chính những thành tựu mà công nghệ thông tin mang lại đã tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn.

Ở Việt Nam,công nghệ thông tin cũng đang hoà nhập với thế giới, và ngày càng được chú trọng đầu tư phát triển để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu Chúng ta đã ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống, nghiên cứu khoa học, cho công nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế…

Công ty TNHH TM-DV Á Châu là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính và các thiết bị, linh kiện máy tính có nhiều loại mặt hàng khác nhau.Đối với hoạt động kinh doanh của Công ty, kho hàng là một bộ phận rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty, bởi vậy quá trình này yêu cầu tính chính xác rất cao Việc quản lý kho hàng được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ côngtheo cách thức truyền thống, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp khiến người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch Do đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết Từ đó, có thể giúp người

quản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, tác giả xin đề xuất thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu”

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ

Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng là một bài toán được rất nhiều người trên thế giới quan tâm và đã có những nghiên cứu khoa học và chuyên sâu về nội dung này.

Ở Việt Nam cũng đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện, sau đây là một số nghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên các trường Đại học trong nước thực hiện với đề tài này:

- Luận văn Phân tích và thiết kê hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho tại

cửa hàng 17 Lý Nam Đế do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên, trường Đại học CNTT

- Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh thực hiện Luận văn này đã nêu ra được những lý thuyết cơ bản về vấn đề cần nghiên cứu, tuy nhiên tác giả lại không thực hiện các bước chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và thiết lập mô hình quan hệ giữa các thực thể mà đi thẳng vào thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý, điều này có thể gây khó hiểu cho người quan sát.

- Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại

công ty TNHH Ngọc Khánh do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế

quốc dân thực hiện Đối với luận văn này, tác giả đã nêu lên được những nét khái quát về Công ty TNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ, tuy nhiên tác giả lại không nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng để thực hiện đối với đề tài này.

1.3 MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC

Việc thực hiện đề tài này nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng, bao gồm: các khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực hiện như thế nào.

- Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng của quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu và đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm còn tồn tại.

- Từ cơ sở lý luận và hiện trạng tại Công ty, thiết kế được một hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty, thực hiện được đầy đủ các chức năng trong quy trình quản lý kho hàng của Công ty TNHH TM-DV Á Châu nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại vừa và nhỏ nói chung.

1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đối tượng nghiên cứu: là quy trình quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

TM-DV Á Châu.

Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: đề tài tiến hành nghiên cứu thực trạng và đưa ra giải pháp ứng dụng thực tế tại công ty TNHH TM-DV Á Châu

+ Về thời gian: các dữ liệu, thông tin phục vụ cho nghiên cứu đề tài được thu thập trong thời gian từ năm 2009 – 2011, nội dung đề tài được thực hiện trong vòng 3 tháng.

1.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Để thực hiện đề tài này tác giả sử dụng cả hai phương pháp định tính và định lượng Trong đó, phương pháp định tính được sử dụng để tổng hợp các lý luận cơ bản

về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng và các vấn đề có liên quan Phương pháp định lượng được sử dụng để lượng hóa kết quả hoạt động kinh doanh và lượng hóa câu trả lời từ các mẫu điều tra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ các phương pháp định tính trong nghiên cứu thực trạng tại Công ty.

Trên cơ sở tổng hợp kết quả phân tích định tính và định lượng thực trạng quản lý kho hàng tại Công ty, tác giả sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu.

1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Khóa luận được chia thành 4 phần chính, trong đó:

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Nội dung phần 1 trình bày những vấn đề khái quát chung về đề tài, tính cấp thiết, tình hình nghiên cứu vấn đề, mục tiêu, phạm vi, đối tượng và phương pháp nghiên cứu đối với đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu".

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng tạiCông ty TNHH TM-DV Á Châu

Trình bày cơ sở lý luận về hệ thống thông tin và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng Trình bày thực trạng và đánh giá ưu nhược điểm của quy trình quản lý kho hàng tại Công ty hiện nay.

Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng và định hướngphát triển

Trình bày các bước phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty TNHH TM-DV Á Châu và định hướng phát triển, nghiên cứu đề tài.

Phần 4: Kết luận

Đưa ra các kết luận cơ bản về nội dung đã thực hiện.

Phần 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦAHỆTHỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH TM-DV Á CHÂU

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý

*Khái niệm chung về hệ thống:

“Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nguyễn Văn Ba, 2009, NXB ĐHQG Hà Nội, trang 7)

Ví dụ: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…

*Hệ thống thông tin (Information Systems):

Hệ thống thông tin được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng tựu chung lại chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống bao gồm con người, các phương tiện và các phương pháp tham gia xử lý thông tin kinh doanh Hệ thống thông tin là phân hệ con của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính là xử lý thông tin của hệ thống.

Ngoài con người và thiết bị thì hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có 2 thành phần cơ bản: các dữ liệu (ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp) và các xử lý (cho phép biến đổi các dữ liệu) Trong đó:

Output (Đầu ra)Input

(Đầu vào)

Feedback (Phản hồi)

Black box (Hộp đen)

- Dữ liệu là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Bao gồm các số liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan (nhân sự, nhà xưởng, thiết bị…) và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của cơ quan (sản xuất, mua bán, giao dịch…).

- Các xử lý: là quá trình biến đổi thông tin nhằm 2 mục đích chính: sản sinh các thông tin theo thể thức quy định (các chứng từ giao dịch, các báo cáo, thống kê…) và trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định lãnh đạo Mỗi xử lý thường là một sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục) Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp, chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưng chúng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp thì doanh nghiệp không được tùy tiện thay đổi Hình 2.1 mô tả khái quát mô hình xử lý của hệ thống.

Hình 2.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống

Dữ liệu đầu vào của một xử lý gồm 2 loại: dữ liệu tự nhiên (giữ nguyên dạng khi nó phát sinh: lời nói, công văn, hình ảnh…) và dữ liệu có cấu trúc (được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định: sổ sách, bảng biểu…) Thông tin đầu ra là các thông tin được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc nhu cầu trong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể của tổ chức.

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và mô trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp (xem hình 2.2).

Hình 2.2 Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin có thể được phân thành nhiều loại dựa trên các tiêu thức khác nhau, cụ thể có thể phân loại hệ thống thông tin theo 3 tiêu thức sau: phân loại theo cấp ứng dụng, phân loại theo chức năng nghiệp vụ và theo quy mô tích hợp Trong đó:

- Phân loại theo cấp ứng dụng: gồm:

+ Hệ thống hỗ trợ điều hành (EIS–Executive Information System): Là môi trường khai thác thông tin tổng thể từ trong và ngoài doanh nghiệp, phục vụ việc ra các quyết định đòi hỏi sự suy xét, đánh giá và không có quy trình thống nhất.

+ Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS–Decision Support System): Là hệ thống hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và không có quy trình định trước.

+ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS–Management Information System): Là hệ thống phục vụ các chức năng lập kế hoạch, giám sát và ra quyết định ở các cấp quản lý.

+ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS–Transaction Processing System): xử lý các dữ liệu thu được từ hoạt động giao dịch tác nghiệp của tổ chức, cung cấp các thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý tác nghiệp, giúp cho việc xử lý thông tin giao dịch tác nghiệp đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao, một số công việc tác nghiệp khác có thể được xử lý tự động hóa bởi hệ thống.

+ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment System) : Là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư tử…

+ Hệ chuyên gia (ES–Expert System): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.

- Phân loại theo chức năng nghiệp vụ: gồm:

+ HTTT tài chính kế toán: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài chính kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo…).

+ HTTT marketing: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng marketting, bán hàng…

+ HTTT kinh doanh và sản xuất: Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng sản xuất

+ HTTT quản trị nhân lực: Là hệ thống trợ giúp các chức năng của hoạt động tổ chức nhân sự.

+ HTTT văn phòng: là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên.

- Phân loại theo quy mô tích hợp: gồm

+ Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning): Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.

+ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp.

+ Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận khác nhau

+ Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp

* Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems): là hệ

thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là một tổ chức).

Hệ thống thông tin quản lý thường được ứng dụng trong các lĩnh vực hoạt động như: thương mại, hành chính, kế toán, tài vụ… Ví dụ như: hệ thống thông

tin quản lý nhân sự, hệ thống quản lý mua bán hàng hóa… Hạt nhân của HTTT quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp

* Phân loại hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo 2 mức là mức thấp và mức cao

- Mức thấp hay còn gọi là mức tác nghiệp và hệ thống thường được gọi là hệ xử lý dữ liệu, ví dụ: hệ xử lý đơn hàng, hệ quản lý nhân sự, hệ kế toán…

- Mức cao hay còn gọi là mức điều hành và hệ thống được gọi là hệ hỗ trợ quyết định Đối với hệ hỗ trợ quyết định, bên cạnh cơ sở dữ liệu còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn để vận dụng lên các dữ liệu sẽ cho ra các kết quả theo yêu cầu của người dụng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình.

* Nhiệm vụ, chức năng của HTTT quản lý:

Các HTTT quản lý khác nhau thường thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể: ở mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống còn ở mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp

HTTT thu thập các thông tin đến từ môi trường doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong CSDL để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật CSDL để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh

đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp Hay nói cách khác, HTTT quản lý có các chức năng chính sau (xem hình 2.3):

- Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách có hệ thống

- Thực hiện xử lý, phân tích, tính toán, thay đổi, sữa chữa… thông tin được thu thập, tạo ra các thông tin có kết quả, hữu ích cho người sử dụng.

- Phân phối, cung cấp thông tin phản hồi, hỗ trợ việc thu thập, xử lý thông tintiếp theo…

Hình 2.3 Sơ đồ hệ thống thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá qua tính nhanh chóng trong việc đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn của thông tin.

2.1.2 Sơ lược về phân tích thiết kế hệ thống

Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức, mô tả một hệ thống, bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống Mỗi

mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan của người xây dựng

Mục tiêu của việc phân tích các mô hình xử lý là đưa ra được chính xác yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, thông qua các khảo sát (phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu, qua các phép đo thử nghiệm…) thì những yêu cầu về hệ thống sẽ được hình thành một cách rõ ràng, chi tiết, nhờ vậy việc thiết kế hệ thống sẽ được tiến hành thuận lợi, có logic, và chính xác, giúp đảm bảo về tiến độ và chất lượng của hệ thống mới được xây dựng

Hai đối tượng chính của Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm là chức năng xử lý và dữ liệu Nhìn chung quá trình phân tích và thiết kế hệ thống có thể xem xét qua sơ đồ phân tích thiết kế cấu trúc gồm 4 bước chính tương ứng với các khối chỉ ra trong sơ đồ hình 2.4 dưới đây:

Hình 2.4 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Trong đó:

Khối I: mô tả hệ thống hiện tại làm việc như thế nào?

Khối II: mô tả hệ thống hiện tại làm gì? Lúc này hệ thống chỉ xác định các

yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý

Khối III: mô tả hệ thống mới làm gì? Dựa trên khối II ta cần bổ sung thêm

các yêu cầu mới cho hệ thống và khắc phục hoặc lược bỏ những nhược điểm của hệ thống hiện tại.

Khối IV: mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Giai đoạn thiết kế nhằm

xây dựng hệ thống mới có thể hoạt động được.

Tuy rằng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống khác nhau có thể được phát triển bởi nhiều tác giả, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng nhìn chung các phương pháp luận này đều định ra các bước cơ bản cho

Bước 5: Cài đặt, bảo trì

Ta có thể nhận thấy phân tích thiết kế hệ thống là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống thông tin Nếu đầu tư cho phân tích thiết kế càng nhiều bao nhiêu thì các giai đoạn sau như cài đặt, kiểm thử và khai thác bảo trì càng ít bấy nhiêu.

2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng

Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế khác nhau đã được hình thành theo tiến trình lịch sử, ta có thể kể đến một số phương pháp phân tích thiết kế như: phương pháp SADT (Structured Analysis And Design Technique), phương pháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idées Sans Effort), phương pháp GALACSI (Groupe d’Animation et de Liaision pour l’ Analyse et la Conception dè Système de Information)… mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng của nó Trong khuôn khổ và ứng dụng trực tiếp với nội dung đề tài này, tác giả xin được đề cập đến phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng.

Theo phương pháp này chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ lưu trữ, mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống nhằm trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?” Theo đó, người xây dựng hệ thống sẽ tiến hành điều tra, phỏng vấn người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, sau đó thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin

* Các mô hình và phương tiện diễn tả chức năng

 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): là một loại biểu đồ dạng cây, diễn tả sự

phân rã dần các chức năng từ tổng quát đến chi tiết Các chức năng được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có gắn tên nhãn, các quan hệ duy nhất giữa các chức năng được biểu diễn bởi các đoạn thẳng nối liền các chức năng, từ chức năng cha tới chức năng con Ở biểu đồ phân cấp chức năng, các chức năng được thể hiện một cách khái quát nhất, rất dễ thành lập và mang tính chất tĩnh (chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy các trình tự xử lý như thế nào) Hình 2.5 là một thí dụ mang tính khái

quát về biểu đồ phân cấp chức năng, trong đó chức năng F1 phân rã thành các nhóm chức năng F1.1 , F1.2 ,F1.n

Hình 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát

 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm

mục đích thiết kế, trao đổi và tạo lập dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả, chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó có thể thấy được trình tự thực hiện giữa các chức năng.

Trong biểu đồ luồng dữ liệu:

- Các chức năng được biểu diễn bằng hình oval có gắn tên nhãn, tên chức năng phải là một động từ (có thêm bổ ngữ nếu cần) nó cho phép hiểu một cách vắn tắt chức năng làm gì Hình 2.6 sẽ cho thấy cách thức biểu diễn chức năng xử lý trong biểu đồ luồng dữ liệu.

Hình 2.6 Chức năng xử lý

- Các luồng dữ liệu (tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó) được biểu diễn dưới dạng một mũi tên với tên luồng dữ liệu được viết ở trên mũi tên đó, tên luồng dữ liệu phải là một danh từ (kèm theo tính ngữ nếu cần) cho thấy nội dung vắn tắt của dữ liệu được chuyển giao (xem hình 2.7)

Hình 2.7 Luồng dữ liệu vào ra chức năng xử lý

- Các kho dữ liệu (một dữ liệu được lưu lại để có thể được truy nhập nhiều lần về sau) được biểu diễn dưới dạng 2 đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa là tên của kho dữ liệu, tên kho phải là một danh từ (kèm theo tính ngữ nếu cần) nó cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ (xem hình 2.8).

Hình 2.8 Biểu diễn kho dữ liệu

- Các tác nhân ngoài (là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống của tổ chức) được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bên trong có gắn tên tác nhân ngoài, tên tác nhân ngoài phải là một danh từ cho phép hiểu vắn tắt tác nhân ngoài là ai, là gì (xem hình 2.9).

Hình 2.9 Biểu diễn tác nhân ngoài

- Các tác nhân trong (là một hệ con hay một chức năng của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ nhưng có trao đổi thông tin với trang hiện tại của biểu đồ), được biểu diễn bằng hình chữ nhật thiếu cạnh trên có gắn tên tác nhân trong Tên tác nhân trong phải là một động từ (kèm thêm bổ ngữ nếu cần) (xem hình 2.10).

Hình 2.10 Biểu diễn tác nhân trong

Khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu cần chú ý rằng: 2 tác nhân ngoài với nhau không trao đổi trực tiếp với nhau, không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử lý, tác nhân ngoài không trao đổi với kho mà phải thông qua chức năng xử lý, đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng dữ liệu vào và một luồng dữ liệu ra.

Hình 2.11 sẽ là một ví dụ cụ thể minh họa cho biểu đồ luồng dữ liệu.

Hình 2.11 Ví dụ minh họa một biểu đồ luồng dữ liệu

Với biểu đồ luồng dữ liệu thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình thành lập dần dần các biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức Các nguyên tắc phân rã:

+ Các luồng dữ liệu được bảo toàn

+ Các tác nhân ngoài bảo toàn

+ Có thể xuất hiện các kho dữliệu

+ Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết Mỗi mức phân rã là một tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu:

+Mức 0 (mức ngữ cảnh): chỉ gồm 1 biểu đồ luồng dữ liệu trong đó chỉ có một chức năng tổng quát duy nhất trao đổi luồng thông tin với các tác nhân ngoài.

+Mức 1 (mức đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức 0,chỉ gồm 1 biểu đồ luồng dữ liệu

+ Mức 2 (3, 4… ) (các mức dưới đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 (2,3…), mỗi mức phân rã gồm nhiều biểu đồ luồng dữ liệu con, theo đó mỗi chức năng ở mức trên sẽ được thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu ở mức dưới bằng cách phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con, vẽ các luồng dữ liệu vào ra ở các chức năng con một cách thích hợp, bổ sung các luồng dữ liệu hoặc các kho dữ liệu nội tại cần thiết Các chức năng được đánh số theo ký pháp chấm (VD: 2.1 (chức nănga), 2.2 (chức năng b)…)

* Các mô hình và phương tiện diễn tả dữ liệu

 Mô hình thực thể liên kết (ER-Entity Relationship): là công cụ thành lập biểu đồ

cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và các mối liên hệ ràng buộc giữa chúng, mục đích của mô hình là xác định dữ liệu nào cần xử lý, mối quan hệ nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu

Mô hình thực thể liên kết thường được biểu diễn dưới dạng một đồ thị, trong đó các nút là các kiểu thực thể, còn các cung là các kiểu liên kết Trong đó:

+Thực thể: là một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn

định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tinđược xây dựng.

Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp các kiểu thuộc tính, kiểu thực thể được biểu diễn trong mô hình bằng một hình chữ nhật có gắn tên kiểu thực thể, tên của kiểu thực thể thường là một danh từ (VD: khách hàng, hóa đơn …).

Nếu trong kiểu thực thể X nào đó, ta có thể chỉ ra một tập con Y của X mà các thực thể trong Y vừa mang các kiểu thuộc tính của X vừa có những thuộc tính riêng của Y thì Y được coi là kiểu thực thể con (tập thực thể yếu) của X, lúc này Y thừa kế các thuộc tính của X Khi biểu diễn trong mô hình thực thể liên kết, Y được biểu diễn bằng hình chữ nhật nét đôi có gắn tên và liên kết giữa X và Y được biểu diễn bằng hình thoi nét đôi gắn tên kiểu liên kết.

+Thuộc tính: là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh, đặc điểm nào đó

của thực thể (VD: tuổi của Nguyễn Văn A là 20…)

Kiểu thuộc tính là tên chung của mọi giá trị có thể chọn lựa để mô tả một khía cạnh nhất định của các thực thể (VD: tên, tuổi…) Kiểu thuộc tính có thể là đơn trị, đa trị hay phức hợp (Kiểu thuộc tính đơn trị là kiểu thuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể là duy nhất, ví dụ như: tuổi, giới tính… Ngược lại,

kiểu thuộc tính đa trị là kiểu thuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể có thể là một dãy hay một tập các giá trị đơn, ví dụ như: một nhân viên có thể có nhiều con, bởi vậy “tên con” là một thuộc tính đa trị… Kiểu thuộc tính phức hợp là kiểu thuộc tính mà mỗi giá trị của nó là sự ghép tiếp các giá trị của các kiểu thuộc tính sơ đẳng, ví dụ: kiểu thuộc tính “địa chỉ” là sự kết tập của các kiểu thuộc tính: số nhà, đường, quận, thành phố….)

Khóa là một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau Một kiểu thuộc tính vốn là khóa của một kiểu thực thể nhưng lại xuất hiện trong một thực thể khác với nhiệm vụ mô tả mối quan hệ giữa 2 kiểu thực thể được gọi là khóa ngoài Trong mô hình thực thể liên kết, khóa của kiểu thực thể được gạch dưới (VD: mã khách hàng,…),

+ Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh một

sự ràng buộc về quản lý (VD: Nguyễn Văn A làm việc ở phòng kinh doanh ) Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa, tên của một kiểu liên kết thường là một động từ phản ánh ý nghĩa của nó Trong mô hình thực thể liên kết, một kiểu liên kết được biểu diễn bởi một hình thoi (có gắn tên kiểu liên kết), được nối bằng nét liền tới các kiểu thực thể tham gia liên kết Nếu kiểu liên kết là 2 ngôi thì ở 2 đầu mút của các đường nối, sát với các kiểu thực thể ta ghi thêm ứng số tương ứng với kiểu liên kết giữa các kiểu thực thể.

Các dạng kiểu liên kết gồm:

>Liên kết 1-1: giữa 2 kiểu thực thể A, B thì ứng với 1 thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại

>Liên kết 1-nhiều: ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và một thực thể trong B chỉ ứng với 1 thực thể trong A

>Liên kết nhiều-nhiều: ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại, ứng với mỗi thực thể trong B có nhiều thực thể trong A

Hình 2.12 dưới đây sẽ là một ví dụ mô tả một mô hình thực thể liên kết.

Hình 2.12 Ví dụ Mô hình thực thể liên kết

 Chuẩn hóa lược đồ quan hệ:

Tập tất cả các thuộc tính cần quản lý của một thực thể cùng với các mối liên hệ giữa chúng được gọi là lược đồ quan hệ Lược đồ quan hệ R với tập thuộc tính {A1, A2, ,An} được viết là R(A1,A2, ,An), trong đó A1, A2 là các thuộc tính khóa

Ví dụ: KhachHang(MaKH, TenKH, Tuoi, GioiTinh, DiaChi)

Một lược đồ quan hệ R được coi là ở dạng chuẩn 1 (1NF) nếu các miền thuộc tính của nó đều là những miền đơn, lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn 2 (2NF) nếu nó là 1NF và các phụ thuộc hàm giữa khóa và mỗi thuộc tính ngoài khóa đều là phụ thuộc hàm sơ đẳng, hay mọi thuộc tính ngoài khóa đều không phụ thuộc bộ phận vào khóa, lược đồ quan hệ R ở dạng chuẩn 3 (3NF) nếu nó là 2NF và các phụ thuộc hàm giữa khóa và mỗi thuộc tính ngoài đều là phụ thuộc hàm trực tiếp, hay không tồn tại phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính ngoài khóa Các bước thực hiện chuẩn hóa như sau:

+Đưa về 1NF: Tách các thuộc tính lặp Nhóm các thuộc tính đơn còn lại tạo thành một quan hệ, chọn khóa cho nó Nhóm các thuộc tính lặp tách ra, tăng thêm khóa của quan hệ trên tạo thành một quan hệ, chọn khóa cho quan hệ này, trong đó có khóa của quan hệ trên

+Đưa về 2NF: Tách các nhóm thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần của khóa.

Nhóm còn lại tạo thành một quan hệ với khóa như cũ Mỗi nhóm tách ra được tăng thêm thuộc tính mà chúng phụ thuộc tạo thành một quan hệ với các khóa là các thuộc tính tăng thêm này.

+Đưa về 3NF: Tách các nhóm thuộc tính phụ thuộc hàm vào một số thuộc tính ngoài khóa Nhóm còn lại tạo thành một quan hệ với khóa như cũ Mỗi nhóm tách ra được tăng thêm thuộc tính mà chúng phụ thuộc tạo thành một quan hệ với các khóa là các thuộc tính tăng thêm này.

 Mô hình quan hệ: được sử dụng như là bước tiếp nối để hoàn chỉnh các lược đồ

dữ liệu đã được lập theo mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ chỉ là một dạng trình bày khác của mô hình liên kết thực thể

Trong mô hình quan hệ, một kiểu thực thể được biểu diễn bởi bởi một hình chữ nhật gồm 2 ngăn: ngăn trên chứa tên của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danh sách các kiểu thuộc tính của nó Khóa của thực thể được đặt lên đầu danh sách các thuộc tính của thực thể đó Các thuộc tính là khóa ngoài của một kiểu thực thể cũng được biểu diễn trong kiểu thực thể đó (hình 2.13).

Hình 2.13 Biểu diễn kiểu thực thể trong mô hình quan hệ

Các liên kết trong mô hình quan hệ được biểu diễn bằng các đoạn thẳng có gắn các chỉ số tương ứng với liên kết giữa các thực thể.

Hình 2.14 là một ví dụ cụ thể về mô hình quan hệ

Hình 2.14 Ví dụ về mô hình quan hệ

2.2 ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV Á CHÂU

2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM-DV Á Châu

* Giới thiệu chung

Tên công ty: Công ty TNHH TM-DV Á Châu

Địa chỉ: 130 – Hà Huy Tập – TP Hà Tĩnh – Hà Tĩnh

Theo xu hướng phát triển chung của xã hội, CNTT ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống của người dân cả nước nói chung và nhân dân Hà Tĩnh nói riêng, đặc biệt sau thời điểm Việt Nam gia nhập WTO năm 2007 thì CNTT lại càng phát triển mạnh mẽ và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế và thỏa mãn nhu cầu giải trí, nhu cầu tinh thần của con người.Với niềm đam mê kinh doanh và những kiến thức thu được sau quá trình học tập theo chuyên ngành CNTT, ông Nguyễn Tiến Hợi đã nhận ra những xu hướng và nhu cầu thiết yếu của người dân về máy tính và các dịch vụ có liên quan, ông đã cùng thảo luận với những người bạn cùng học CNTT với mình và quyết định thành lập nên một công ty chuyên kinh doanh về máy tính và các dịch vụ liên quan với mục tiêu phục vụ cho nhu cầu công nghệ của người dân trên địa bàn toàn tỉnh Công ty TNHH TM-DV Á Châu được quyết định thành lập vào ngày 4/3/2008 theo quyết định của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tĩnh

* Cơ cấu tổ chức

Qua quá trình hoạt động phát triển và qua nhiều thay đổi, sắp xếp lại công ty thì hiện nay bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng Theo mô hình này, bộ máy tổ tuyến-chức quản lý của công ty trở nên gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo được hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện trong hình 2.15 dưới đây:

Giám đốc

Hình 2.15Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp:

+ Giám đốc: Giám đốc công ty là người tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và điều hành mọi hoạt động của công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty đồng thời chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc trực tiếp kí các loại hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, có thể bổ nhiệm, cách chức đối với các nhân viên khác trong công ty, quyết định lương và phụ cấp đối với nhân viên và phải thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

+ Bộ phận kinh doanh: Là bộ phận đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến quá trình nhập, xuất hàng, quan hệ khách hàng, các giải pháp marketing, nghiên cứu mở rộng thị trường, thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo sự chỉ đạo của cấp trên… tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao lợi nhuận của công ty

+ Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến các dịch vụ kỹ thuật (sửa chữa, lắp đặt, thiết kế, cài đặt, bảo hành… phần cứng, phần mềm và thiết kế mạng theo yêu cầu khách hàng), đảm nhiệm việc quản trị website, bảo mật an toàn thông tin trong công ty, đồng thời thực hiện chức năng tư vấn kỹ thuật và chăm sóc khách hàng khi khách hàng đến với công ty.

+ Bộ phận kế toán, nhân sự: là bộ phận đảm nhiệm thống kê kết quả hoạt động kinh doanh, cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình nhân sự, doanh thu, chi phí, lợi nhuận đạt được của công ty trong suốt quá trình hoạt động, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho lãnh đạo và nhà nước.

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH TM-DV Á Châu

* Lĩnh vực hoạt động

Công ty TNHH TM-DV Á Châu hiện đang tập trung vào 2 mảng kinh doanh bao gồm bán hàng và cung cấp dịch vụ.

+ Cung cấp các thiết bị máy tính: PC, laptop, USB, headphone, webcam, mực in, các thiết bị phần cứng máy tính (ổ cứng, ổ cứng di động, ổ CD, RAM, bàn phím, chuột…)

+ Cung cấp các thiết bị văn phòng: máy in, máy EmailCC, Fax, máy chiếu, máy photocopy…

+ Cung cấp các dịch vụ: sửa chữa máy tính (sửa chữa tại công ty, sữa chữa linh động), thiết kế, cài đặt lắp đặt mạng máy tính cho các doanh nghiệp và hộ gia đình….

+ Xây dựng, thiết kế và lắp đặt mạng LAN cho các tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu

* Tình hình kinh doanh của Công ty trong thời gian gần đây:

Trong 3 năm hoạt động vừa qua, tuy công ty mới thành lập và gặp nhiều khó khăn khi mới đi vào hoạt động và trên thị trường Hà Tĩnh cũng đã có những doanh nghiệp cạnh tranh lớn như máy tính Hồng Hà, Vạn Xuân… nhưng với phương châm “Sự hài lòng của khách hàng là sự thịnh vượng của Á Châu”, công ty TNHH TM-DV Á Châu luôn cố gắng mang đến cho khách hàng những sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt nhất, luôn tư vấn nhiệt tình cho khách hàng để họ có thể có được những sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng, đồng thời công ty cũng không ngừng tìm tòi để cung cấp thêm sản phẩm, dịch vụ mới nhằm

phục vụ một cách tốt nhất, đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho khách hàng Nhờ đó, công ty đã đạt được những bước tiến lớn, ngày càng nâng cao được uy tín doanh nghiệp, số lượng khách hàng ngày một tăng cùng với chất lượng dịch vụ và sản phẩm mà công ty cung cấp cho khách hàng.

Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011 (hình 2.16):

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động của công ty từ 2009 đến 2011

* Chiến lược, định hướng phát triển trong thời gian tới

Trong thời gian tới, lãnh đạo công ty quyết tâm xây dựng phát triển công ty TNHH TM-DV Á Châu thành một công ty có nguồn tài chính vững chắc, tạo được uy tín đối với khách hàng và ngày một nâng cao chất lượng phục vụ nhu cầu khách hàng dựa trên tiêu chí chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, giao hàng đúng hẹn, thân thiện với khách hàng… để từ đó có cơ sở tốt để mở rộng quy mô công ty, thành lập các chi nhánh ở các địa phương khác và củng cố đội ngũ nhân viên có tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp hơn

Trong đó, các mục tiêu cụ thể được lãnh đạo công ty đề ra như sau:

- Nhân sự: Rèn luyện đội ngũ nhân viên có tác phong nghiệp vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình, thái độ phục vụ cởi mở, thân thiện Mục tiêu đến năm 2015 cùng với sự phát triển của công ty, số nhân viên trong công ty sẽ đạt trên 40 nhân viên, trong đó số nhân viên có trình độ đại học sẽ chiếm tỷ lệ từ 65% trở lên.

- Sản phẩm: Đảm bào chất lượng tốt, giá thành hợp lý, không ngừng mở rộng, đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu sử dụng của người dân.

- Dịch vụ: Bên cạnh duy trì tốt chất lượng các dịch vụ giao hàng, sữa chữa, lắp đặt, bảo trì, thiết kế mạng thì trong thời gian tới công ty sẽ cung cấp thêm dịch vụ thiết kế website cho các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu.

- Doanh số: Công ty sẽ duy trì mức tăng doanh số hàng năm từ 25% đến 35% trong những năm tới đây.

- Thị trường: duy trì ổn định thị trường hiện tại và không ngừng tìm kiếm cơ hội để mở rộng thêm thị trường trong và ngoài tỉnh khi có điều kiện thuận lợi.

* Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT của doanh nghiệp

Trang thiết bị phần cứng

Số lượng máy tính: 11

Tất cả các máy tính trong công ty đều được cài đặt hệ điều hành windows, cấu hình cao và vừa tùy thuộc từng bộ phận sử dụng và tất cả các máy đều đã được kết nối Internet.

Số lượng máy in: 4 (in phun màu 2, đen trắng 2) Số lượng máy EmailCC, Fax: 1

Sử dụng Modem có 4 cổng (Port) RJ45 và chia sẻ bằng Switch (8 cổng), các Switch được kết nối với Modem qua cổng RJ45, các máy vi tính sẽ kết nối vào các cổng RJ45 còn lại của Switch thông qua dây cáp.

Sơ đồ:

Hình 2.17 Sơ đồ kết nối mạng trong công ty

Các phần mềm ứng dụng trong hoạt động kinh doanh tại Công ty:

Nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh, công ty đã sử dụng rất nhiều phần mềm ứng dụng cho từng bộ phận Trong đó có thể kể đến một số ứng dụng được sử dụng nhiều nhất như:

- Yahoo Messenger và Skype: Được sử dụng ở tất cả các bộ phận, nhằm phục vụ cho việc quản lý, kết nối thành viên, phổ cập thông tin và chăm sóc khách hàng Đây là các ứng dụng giúp giao tiếp trực tiếp giữa các bên, giúp cho việc trao đổi thông tin dễ dàng hơn, nhờ đó việc thảo luận, đàm phán hay hướng dẫn đều được tiến hành thuận lợi hơn, giúp giảm thiểu các chi phí đi lại và các chi phí khác nhưng vẫn đảm bảo công việc đạt hiệu quả tốt.

- Team viewer: TeamViewer là phần mềm miễn phí, cho phép kết nối 2 máy tính thông qua Internet với nhau Người sử dụng máy tính này có thể điều khiển máy tính

kia y như đang ngồi trước màn hình,trong trường hợp cần giúp đỡ ai đó thực hiện một thao tác nào trên máy tính từ xa, chuyển đổi dữ liệu hoặc hội họp trực tuyến người dùng có thể sử dụng ứng dụng này Team Viewer được sử dụng một cách thường xuyên ở bộ phận kỹ thuật nhằm hỗ trợ cho việc sữa chữa, cài đặt khi khách hàng có yêu cầu mà không cần di chuyển nhiều

- Microsoft Office 2007: của tập đoàn Microsoft với giao diện đẹp mắt và nhiều tính năng hữu ích được các bộ phận trong công ty sử dụng một cách thường xuyên, trong đó 2 ứng dụng được sử dụng nhiều nhất là Microsoft Word và Microsoft Exel.

- Simba Accounting: Simba Accounting là một phần mềm kế toán của Asiasoft, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu những thủ tục không cần thiết, đơn giản hóa và làm gọn nhẹ công tác kế toán Đây là phần mềm được sử dụng ở bộ phận kế toán, nhân sự và đã mang lại những lợi ích không nhỏ cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và giảm các sai sót không đáng có trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.

Website

Cùng với sự phát triển của công ty và xu hướng phát triển chung của thương mại điện tử trong nước, Á Châu đã bước đầu triển khai dự án xây dựng và đưa vào thử nghiệm website tại địa chỉ http://maytinhachau.mov.vn Sau quá trình thử nghiệm, nếu thấy đạt được hiệu quả cao thì công ty sẽ tiến hành đầu tư một cách toàn diện hoàn chỉnh hơn cho website của Công ty, cả về nội dung hình thức, bảo trì, tên miền, host…

Hiện tại website của doanh nghiệp được xây dựng với các chức năng chính như: giới thiệu những thông tin cơ bản về công ty, cập nhật các chương trình khuyến mại, các thông tin tuyển dụng, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, hỗ trợ trực tuyến cho khách hàng, hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm, phản hồi thông tin…

Trong đó thông tin các sản phẩm dịch vụ sẽ được cung cấp một cách chi tiết, cụ thể về giá cả, nhà sản xuất, tên, mã số… Các danh mục sản phẩm được phân loại theo chủng loại (máy in, thiết bị mạng, thiết bị âm thanh…) hoặc theo hãng sản xuất (Laptop: HP, DELL, ACER, ASUS…)

2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty

Hiện tại, các mặt hàng của công ty được quản lý theo danh mục, mỗi loại hàng hóa đều được đánh mã số riêng Các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp, khách hàng… đều được lưu trữ trên sổ sách hay các file word, excel Khi các quá trình hoạt động liên quan đến cập nhật thông tin về hàng hóa (nhập hàng hay xuất hàng, thống kê, báo cáo…) diễn ra thì nhân viên công ty sẽ thực hiện lưu các thông tin cần thiết về quá trình đó vào sổ sách (hay các file word, excel tương ứng) căn cứ vào các biên bản, hóa đơn, chứng từ có liên quan đã được tạo lập.

Hàng ngày nhân viên công ty sẽ tiến hành thống kê số lượng hàng bán và hàng nhập trong ngày dựa trên các số liệu, hóa đơn, chứng từ… được lưu lại trong ngày Cuối tháng, công ty sẽ tiến hành thống kê doanh thu trong tháng theo từng mặt hàng.

Các thao tác cập nhật, lưu trữ, thống kê, xử lý… dữ liệu đều được nhân viên thực hiện theo cách truyền thống.

2.2.4 Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý kho hàng tại Công ty

 Ưu điểm:

Hiện tại, do việc quản lý thông tin nhập xuất kho được thực hiện chủ yếu theo phương pháp thủ công nên các chi phí về máy móc, thiết bị là không đáng kể, đồng thời cũng không đòi hỏi nhân viên phải có trình độ hiểu biết tin học tốt hay khả năng sử dụng máy vi tính thành thạo.

 Nhược điểm:

Do việc tổ chức xử lý dữ liệu, thông tin về kho hàng trong Công ty được tiến hành cơ bản theo cách thức truyền thống nên còn tốn thời gian và năng suất lao động chưa cao Việc lưu trữ trên giấy tờ có thể gặp phải nhiều rủi ro và không thể khôi phục như: bị cháy, bị thất lạc, nhàu nát… Bên cạnh đó, các thao tác tính toán, tập hợp số liệu, tìm kiếm thông tin đểu được thực hiện thủ công nên dễ gặp phải những sai sót, rủi

ro khó tránh khỏi trong quá trình quản lý kho hàng của Công ty, điều này có thể làm cản trở, chậm trễ trong việc ra quyết định của nhà quản lý về chính sách, chiến lược sản phẩm, khuyến mại, cạnh tranh làm kìm hãm sự phát triển, không phát huy được tối đa khả năng nắm bắt thị hiếu tiêu dùng của khách hàng, làm giảm khả năng cạnh tranh của Công ty so với các đối thủ khác trên thị trường Bởi vậy cần có biện pháp khắc phục những yếu điểm trên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty

2.2.5 Đề xuất giải pháp

Ngày nay, CNTT đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và đã chứng minh được vai trò của nó trong đời sống và đặc biệt là trong kinh doanh Với những ưu điểm của việc trò của ứng dụng CNTT như tốc độ tính toán nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực… thì việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý kho hàng tại công ty TNHH TM-DV Á Châu là một việc cần thiết

Cụ thể, để hạn chế những nhược điểm của việc quản lý kho hàng theo cách truyền thống, chúng ta có thể xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty để nâng cao hiệu quả hoạt động, tính chính xác, kịp thời của thông tin và nâng cao năng suất lao động, hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý một cách tốt hơn.