Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác Thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

1 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Hằng Giang tận tình bảo, hướng dẫn em suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô giáo giảng dạy em suốt bốn năm ngồi ghế giảng đường trường Đại học Thương mại, kiến thức mà em nhận hành trang giúp em vững bước tương lai Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý Công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Ban lãnh đạo cơng ty tồn thể nhân viên cơng ty tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu suốt thời gian thực tập công ty Mặc dù em cố gắng hồn thành khóa luận tốt nghiệp phạm vi khả thân, chắn không tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận bảo q thầy để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 2 MỤC LỤC 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng Bảng 2.1 Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 Bảng 3.7 Bảng 3.8 Bảng 3.9 Bảng 3.10 Bảng 3.11 Bảng 3.12 Bảng 3.13 Bảng 3.14 Bảng 3.15 Bảng 3.16 Bảng 3.17 Bảng 3.18 Nội dung Báo cáo tài cơng ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ năm 2014-1016 Bảng nguyên vật liệu Bảng kho nguyên vật liệu Bảng chi tiết kho nguyên vật liệu Bảng phiếu nhập kho nguyên vật liệu Bảng chi tiết phiếu nhập kho nguyên vật liệu Bảng phiếu xuất kho nguyên vật liệu Bảng chi tiết phiếu xuất kho nguyên vật liệu Bảng sản phẩm Bảng kho sản phẩm Bảng chi tiết kho sản phẩm Bảng phiếu nhập kho sản phẩm Bảng chi tiết phiếu nhập kho sản phẩm Bảng phiếu xuất sản phẩm Bảng phiếu xuất kho sản phẩm Bảng chức giao diện hệ thống Bảng chức giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Bảng chức nắng giao diện quản lý kho sản phẩm Bảng chức giao diện tra cứu báo cáo Trang 23 40 40 41 41 42 42 42 43 43 43 43 44 44 44 44 45 45 45 4 DANH MỤC HÌNH VẼ Tên hình Hình 1.1 Hình 1.2 Hình 2.1 Hình 3.1 Hình 3.2 Hình 3.4 Hình 3.5 Hình 3.6 Hình 3.7 Hình 3.8 Hình 3.9 Hình 3.10 Hình 3.11 Hình 3.12 Hình 3.13 Hình 3.14 Hình 3.15 Hình 3.16 Hình 3.17 Hình 3.18 Hình 3.19 Hình 3.20 Hình 3.21 Hình 3.22 Hình 3.23 Hình 3.24 Hình 3.25 Hình 3.26 Hình 3.27 Hình 3.28 Hình 3.29 Hình 3.30 Hình 3.31 Hình 3.32 Hình 3.33 Hình 3.34 Hình 3.35 Hình 3.36 Hình 3.37 Nội dung Mơ hình xử lý thơng tin hệ thống Vai trò hệ thống thơng tin Sơ đồ máy tổ chức công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất khuất nhập Nam Mỹ Sơ đồ phân cấp chức Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Sơ đồ luồng giữ liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh Liên kết NguyenVatLieu KhoNVL Liên kết NguyenVatLieu ChiTietKNVL Liên kết KhoNVL ChiTietKNVL Liên kết NguyenVatLieu PhieuNKNVL Liên kết NguyenVatLieu ChiTietPNKNVL Liên kết PhieuNKNVL ChiTietPNKNVL Liên kết NguyenvatLieu PhieuXKNVL Liên kết NguyenVatLieu ChiTietPXKNVL Lien kết PhieuXKNVL ChiTietPXKNVL Liên kết SanPham KhoSP Liên kết SanPham ChiTietKSP Liên kết KhoSP ChiTietKSP Liên kết SanPham PhieuNKSP Liên kết SanPham ChiTietPNKSP Liên kết PhieuNKSP ChiTietPNKSP Liên kết SanPham PhieuXKSP Liên kết SanPham ChiTietPXKSP Liên kết PhieuXKSP ChiTietPXKSP mơ hình quan hệ ER Mơ hình liên kết Giao diện đăng nhập Giao diện hệ thống Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Giao diện quản lý kho sản phẩm Giao diện chức lập tra cứu báo cáo Giao diện phiếu nhập kho nguyên vật liệu Giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Giao diện phiếu nhập kho sản phẩm Giao diện phiếu xuất kho sản phẩm Giao diện kho sản phẩm Trang 11 12 20 30 31 32 33 34 35 37 37 37 35 37 37 37 37 38 38 38 38 38 38 38 38 38 39 Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục Phụ lục 5 6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt BDF BLD CNTT CRM CSDL CTKNVL CTKSP ĐH ĐHKTQD ĐHQG DSS EIS EOQ ER ERP ES ESS HTTT KM KNVL KSP MIS MRP Nghĩa tiếng Anh Customer Relationship Management Decission Suport System Executive Information System Economic order quantity Entity Relationship Enterprise Resource Planning Expert System Executive Support System Knowledge Management Management Information System Material Requirement Planning NKNVL NKSP NVL NXB OAS OMT Officer Assignment System Object Modelling Technique PNKNVL PNKSP PXKNVL PXKSP SCM Nghĩa tiếng Việt Biểu đồ phân cấp chức Biểu đồ luồng liệu Công nghệ thông tin Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng Cơ sở liệu Chi tiết kho nguyên vật liệu Chi tiết kho sản phẩm Đại học Đại học kinh tê quốc dân Đại học quốc gia Hệ thống hỗ trợ định Hệ thống hỗ trợ điều hành Kiểm sốt thơng thường Mơ hình thực thể liên kết Hệ thống quản lý nguồn lực Hệ chuyên gia Hệ thống hỗ trợ quản lý Hệ thống thông tin Hệ thống quản lý tri thức Kho nguyên vật liệu Kho sản phẩm Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu Nhập kho nguyên vật liệu Nhập kho sản phẩm Nguyên vật liệu Nhà xuất Hệ thống tự động hóa văn phòng Kỹ thuật lập mơ hình đối tượng Phiếu nhập kho nguyên vật liệu Supply Chain Management Phiếu nhập kho sản phẩm Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Phiếu xuất kho sản phẩm Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng 7 SDT SL SP TNHH TPHCM XKNVL XKSP Số điện thoại Số lượng Sản phẩm Trách nhiệm hữu hạn Thành phố Hồ Chí Minh Xuất kho khuyên vật liệu Xuất kho sản phẩm PHẦN 1: MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay, sống thời đại với phát triển mặt đời sống từ văn hóa, giáo dục cơng nghệ đặc biệt lĩnh vực cơng nghệ thơng tin có bước phát triển chóng mặt Cơng nghệ thơng tin trở thành nhân tố quan trọng cầu nối trao đổi thành phần xã hội, vấn đề Chính thành tựu mà cơng nghệ thơng tin mang lại tạo điều kiện cho sản xuất xã hội ngày phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động người, đưa mức sống người ngày cao Việc ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nước ta góp phần thúc đẩy cơng đổi mới, phát triển nhanh đại hóa ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp Chúng ta ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào mặt đời sống, nghiên cứu khoa học, công nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế… Cơng ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm dệt may cơng nghiệp có nhiều mặt hàng khác Đối với hoạt động kinh doanh công ty, kho hàng phận quan trọng, liên quan chặt chẽ với phận khác Công ty, q trình u cầu tính xác cao Việc quản lý kho hàng thực chủ yếu phương pháp thủ công theo cách thức truyền thống, thông qua hàng loạt sổ sách, giấy tờ, phức tạp khiến người quản lý gặp nhiều khó khăn cơng việc nhập, xuất, thống kê tìm kiếm giao dịch Do đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt thơng tin hàng hóa sản phẩm cách xác kịp thời việc cần thiết Từ giúp người quản lý Cơng ty đưa kế hoạch định đắn, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh Dựa khảo sát thực tế nghiệp vụ nhu cầu doanh nghiệp, em xin đề xuất đề tài khóa luận: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng Công ty TNHH Hợp tác Thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ.” TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Đã có nhiều đề tài thực liên quan đến hệ thống thống tin quản lý kho Cụ thể, số đề tài sau: - Đề tài thứ “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng Công ty TNHH Ngọc Khánh” sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế quốc dân thực - Ưu điểm đề tài tác giả nêu lên nét khái quát Công ty TNHH Ngọc Khánh, bước phân tích hệ thống đầy đủ - Nhược điểm không nêu lên sở lý thuyết mà tác giả vận dụng để thực đề tài Đề tài thứ hai: “Xây dựng phần mềm quản lý kho công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc Minh” sinh viên Lê Thị Thảo, trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực năm 2014 - Ưu điểm đề tài giải yêu cầu mà hệ thống quản lý kho - đặt Nhược điểm đề tài sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual basic 6.0 kết nối với sở liệu Access 2003 Đây ngơn ngữ lập trình giúp cho việc xử lý liệu linh hoạt hơn, nhiên so với Visual basic.net bộc lộ nhiều điểm yếu Đề tài thứ ba: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế Hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro 7.0 “ thực năm 2013 sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Ưu điểm đề tài chương trình đầy đủ chức nhập, xuất, tìm kiếm in báo cáo cần thiết, tự động cập nhật lượng hàng tồn kho xảy nghiệp vụ nhập, xuất - Nhược điểm đề tài nghiên cứu Visual Foxpro 7.0 khơng thích hợp cho ứng dụng có lượng giao dịch liệu kết nối đồng thời thật lớn, tính bảo mật an tồn khơng cao MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU - Mục tiêu tổng quát: Là tin học hóa việc quản lý kho cơng ty TNHH Hợp tác Thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ nhằm giúp cho việc quản lý - kho cơng ty hiệu hơn, xác giảm thiểu việc thất hàng hóa Nhiệm vụ cụ thể: + Hệ thống hóa sở lý luận hệ thống thơng tin quản lý, tiến trình phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin theo hướng chức năng, bao gồm: 10 khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực + Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng quy trình quản lý hàng tồn kho công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ + Từ sở lý luận trạng công ty, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho công ty, thực đầy đủ chức quy trình quản lý kho hàng Cơng ty PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Không gian nghiên cứu: Tại công ty TNHH Hợp tác Thương mại Xuất nhập - công nghệ Nam Mỹ Thời gian nghiên cứu: Các số liệu thông tin thu thập tất hoạt động công ty khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2016 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Khóa luận thực hai phương pháp định tính định lượng Trong đó, phương pháp định tính sử dụng để tổng hợp lý luận hệ thống thông tin phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin theo hướng chức vấn đề có liên quan Phương pháp định lượng sử dụng để lượng hóa kết hoạt động kinh doanh lượng hóa câu trả lời từ mẫu điều tra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ phương pháp định tính nghiên cứu thực trạng Công ty Trên sở thu thập thông tin nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng nghiệp vụ khác liên quan tới quản lý kho Tác giải tổng hợp, phân loại, xử lý thông tin thông qua sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin theo hướng chức KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN Khóa luận gồn hai phần: Phần 1: Mở đầu Phần trình bày tính cấp thiết đề tài, tổng quan đề tài nghiên cứu, mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực đề tài nghiên cứu Phần 2: Nội dung khóa luận Chương 1: Tổng quan phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Nội dung phần số khái niệm hệ thống thông tin tổng 54 Thiết kế giao diện chức quản lý kho nguyên vật liệu Bảng 3.16 Chức giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Chức Quản lý nhập kho nguyên vật liệu Quản lý xuất kho nguyên vật liệu Quản lý tồn kho ngun vật liệu Thốt Cơng dụng Mở chức nhập kho nguyên vật liệu Mở chức quản lý xuất kho nguyên vật liệu Mở chức quản lý tồn kho nguyên vật liệu Trở hệ thống Thiết kế giao diện chức quản lý kho sản phẩm Bảng 3.17 Chức giao diện quản lý kho sản phẩm Chức Quản lý nhập kho sản phẩm Quản lý xuất kho sản phẩm Quản lý tồn kho sản phẩm Thốt Cơng dụng Mở chức nhập kho sản phẩm Mở chức quản lý xuất kho sản phẩm Mở chức quản lý tồn kho sản phẩm Trở hệ thống Thiết kế giao diện chức lập tra cứu báo cáo Bảng 3.18 Chức giao diện tra cứu báo cáo Chức Lập tra cứu báo cáo NVL nhập Lập tra cứu báo cáo NVL xuất Lập tra cứu báo cáo NVL tồn Lập tra cứu báo cáo sản phẩm nhập Lập tra cứu báo cáo sản phẩm xuất Lập tra cứu báo cáo sản phẩm tồn Lập danh mục tra cứu báo cáo Thốt Cơng dụng Mở chức tra cứu báo cáo NVL nhập Mở chức tra cứu báo cáo NVL xuất Mở chức tra cứu báo cáo NVL tồn Mở chức tra cứu báo cáo sản phẩm nhập Mở chức tra cứu báo cáo sản phẩm xuất Mở chức tra cứu báo cáo sản phẩm tồn Mở chức danh mục tra cứu báo cáo Trở hệ thống 55 Thiết kế giao diện phiếu nhập kho nguyên vật liệu Thiết kế giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu 56 Thiết kế giao diện phiếu nhập kho sản phẩm Thiết kế giao diện phiếu xuất kho sản phẩm 57 3.5 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Đây đề tài có tính thực tế cao, với nhiệm vụ phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý kho hàng khóa luận đáp ứng số yêu cầu đặt Để công tác tổ chức quản lý kho hàng Cơng ty có hiệu Cơng ty phải tiếp tục tiến hành phát triển đề tài cách nhanh chóng hiệu Cơng ty có nguồn nhân lực trẻ, có trình độ cao đẳng , đại học khả tiếp thu CNTT nhanh, Cơng ty nên tiếp tục đào tạo nâng cao trình độ nhân viên Công ty CNTT để phát triển hệ thống quản lý kho hàng đại Tiến hành lập trình triển khai HTTT quản lý kho hàng cơng ty Đồng thời cần tiếp tục phân tích, thiết kế triển khai hệ thống quản lý kho hàng với chức danh mục nâng cao phục vụ cho nhu cầu quản lý ngày cao công ty Áp dụng đồng linh hoạt hệ thống quản lý khác Công ty nhằm tạo hiệu cao quản lý 58 59 KẾT LUẬN Qua q trình khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng nhận thấy với việc sử dụng máy tính vào cơng việc nhập, xuất, báo cáo tiến trình cơng việc có phần nhanh chóng xác nhiều góp phần quan trọng vào q trình phát triển hệ thống quản lý Ngày nay, với xu hướng CNTT ngày phát triển đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng thiết kế HTTT Hệ thống đại đem lại tiện dụng hữu ích quản lý nói chung quản lý kho hàng nói riêng Trong khn khổ khóa luận tốt nghiệp, tơi trình bày tổng quan phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho hàng Công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Mặc dù cố gắng hạn chế thời gian trình độ nên việc phân tích, thiết kế hệ thống khơng tránh khỏi thiếu sót Nó mang tính chất học hỏi, trao đổi bắt đầu làm quen với thực tế mong đóng góp thầy bạn Cuối cùng, lần cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới T.S Nguyễn Hằng Giang thầy cô Khoa HTTT kinh tế anh chị phòng ban Công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ hướng dẫn giúp đỡ tơi hồn thành khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Ba (2009),Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin phương pháp có cấu trúc, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Bộ môn CNTT (2009), Bài giảng môn Hệ thống thông tin kinh tế quản lý, Trường Đại học Thương Mại, Hà Nội Thạc Bình Cường (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Thế Hưng (2006) Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Hàn Viết Thuận (2008), Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Mơ hình liên kết Hình 3.25: Mơ hình liên kết Phụ lục 2: Một số giao diện chương trình Giao diện đăng nhập Hình 3.26: Giao diện đăng nhập Giao diện hệ thống Hình 3.27: Giao diện hệ thống Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Hình 3.28: Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Giao diện quản lý kho sản phẩm Hình 3.29: Giao diện quản lý kho sản phẩm Giao diện chức lập tra cứu báo cáo Hình 3.30: Giao diện chức lập tra cứu báo cáo Giao diện phiêu nhập kho nguyên vật liệu Hình 3.31: Giao diện phiếu nhập kho nguyên vật liệu Giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu Hình 3.32: Giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Hình 3.33: Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Giao diện phiếu nhập kho sản phẩm Hình 3.34: Giao diện phiếu nhập kho sản phẩm Giao diện phiếu xuất kho sản phẩm Hình 3.35: Giao diện phiếu xuất kho sản phẩm Giao diện quản lý kho sản phẩm Hình 3.36: Giao diện kho sản phẩm ... kho công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ + Từ sở lý luận trạng công ty, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho công ty, thực đầy đủ chức quy trình quản lý kho hàng. .. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho hàng công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Phần giới thiệu tổng quan công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Nêu... quan phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng công ty TNHH Hợp tác thương mại Xuất nhập công nghệ Nam Mỹ Nội dung phần số khái niệm hệ thống thông tin tổng 11 quan quản lý kho hàng Chương 2: Phân