3.1 MÔ TẢ NGHIỆP VỤ3.1.1 Nhập kho 3.1.1 Nhập kho
Sau mỗi lần xuất hăng nhđn viín quản lý kho sẽ ghi lại chi tiết thông tin hăng xuất kho. Khi mặt hăng năo đó sắp hết (hoặc đê hết) thì nhđn viín quản lý kho sẽ tiến hănh bâo cho ban quản lý. Ban quản lý sẽ yíu cầu bộ phận kinh doanh tiến hănh tìm kiếm, liín hệ với nhă cung cấp vă tiến hănh mua hăng.
Khi hăng được mua về kho, bộ phận quản lý kho sẽ nhận phiếu giao hăng vă kiểm tra số lượng vă chất lượng hăng về theo yíu cầu mua đê gửi cho người bân (nhă cung cấp). Sau khi kiểm tra hăng đúng yíu cầu về số lượng vă chất lượng thì nhđn viín quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho, những mặt hăng không đạt yíu cầu sẽ được trả lại cho người bân cùng với biín bản kiểm tra hăng hóa. Một số hăng hóa khi xuất bân cho khâch hăng có thể bị gửi trả lại vì một số lý do năo đó cũng sẽ được đưa về kho chờ xử lý.
Việc theo dõi hăng nhập kho được diễn ra liín tục vă thông tin về hăng hóa trong kho được theo dõi theo từng ngăy, thâng, quý trong năm.
3.1.2 Xuất kho
Khâch hăng lập vă gửi phiếu yíu cầu mua đến bộ phận quản lý kho. Bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng hăng được yíu cầu còn trong kho, nếu hăng trong kho đâp ứng được nhu cầu của khâch hăng thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hănh kiểm tra vă lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ được gửi cho khâch hăng vă một phiếu được giữ lại lưu văo kho phiếu xuất.
Việc theo dõi hăng xuất kho được diễn ra liín tục vă thông tin về hăng hóa trong kho được theo dõi theo từng ngăy, thâng, quý trong năm.
3.1.3 Bâo câo
Việc quản lý, bâo câo hăng tồn được diễn ra ngay trong giai đoạn nhập vă xuất hăng. Nhă quản lý sẽ gửi yíu cầu bâo câo thống kí của hăng hóa vă bộ phận quản lý
kho sẽ thực hiện kiểm kí hăng hóa, đối chiếu với sổ chi tiết hăng hóa phản hồi những thông tin được yíu cầu lại cho nhă quản lý (hoặc bâo câo theo định kỳ: Cuối thâng bộ phận quản lý kho sẽ căn cứ văo câc phiếu nhập vă phiếu xuất của thâng để lăm bâo câo tổng hợp về lượng hăng xuất, lượng hăng nhập vă tồn kho của từng mặt hăng vă của tất cả câc mặt hăng).
3.2 PHĐN TÍCH VĂ ĐẶC TẢ YÍU CẦU
3.2.1 Phđn tích chi tiết câc yíu cầu chức năng của hệ thống:
Hệ thống quản lý kho hăng sẽ lưu trữ thông tin chi tiết về hăng hóa, nhă cung cấp, khâch hăng, thông tin nhập, xuất hăng… của công ty. Bín cạnh đó, hệ thống cho phĩp người sử dụng tra cứu, tìm kiếm hoặc sửa đổi, sao chĩp, in ấn, sắp xếp, xóa bỏ hay thím mới thông tin về dữ liệu trong hệ thống như thông tin về hăng hóa, nhă cung cấp, khâch hăng…
Thực hiện câc chức năng cụ thể: • Chức năng quản lý quyền đăng nhập:
- Tạo tăi khoản: cho phĩp tạo tăi khoản cho người sử dụng, mỗi người sử dụng sẽ có tăi khoản vă mật khẩu riíng để truy cập văo hệ thống.
- Đăng nhập: người sử dụng dùng tăi khoản vă mật khẩu để đăng nhập văo hệ thống.
- Đổi mật khẩu: sau khi đăng nhập văo hệ thống, người sử dụng có thể thay đổi mật khẩu của mình.
- Thoât: Sau khi đăng nhập vă thao tâc trín hệ thống, người sử dụng thoât hoăn toăn khỏi hệ thống.
• Chức năng quản lý danh mục:
- Quản lý danh mục hăng hóa: cho phĩp lưu trữ, sửa đổi, thím bớt câc thông tin về hăng hóa như tín hăng, mê hăng, nhă cung cấp….
- Quản lý danh mục nhă cung cấp: cho phĩp lưu trữ, sửa đổi, thím bớt câc thông tin về nhă cung cấp như: tín nhă cung cấp, mê nhă cung cấp, địa chỉ…
- Quản lý danh mục khâch hăng: cho phĩp lưu trữ, sửa đổi, thím bớt câc thông tin về khâch hăng như: tín khâch hăng, mê khâch hăng, địa chỉ….
• Chức năng quản lý nhập hăng:
Giúp công ty quản lý quâ trình nhập hăng, câc thông tin cần quản lý như: Số phiếu nhập kho, ngăy nhập, nhă cung cấp, tổng giâ trị hăng nhập kho, thông tin chi tiết về phiếu nhập kho (danh sâch câc mặt hăng nhập) như: mê hăng hóa, số lượng, đơn giâ. Đđy lă cơ sở giúp cửa hăng thống kí số lượng hăng nhập trong một khoảng thời gian năo đó…
Trong quâ trình nhập hăng nếu có sai sót (nhập sai thông tin, nhấn nhầm số…) thì người sử dụng có thể sửa lại thông tin đơn hăng nhập, không cho phĩp xoâ phiếu nhập đê nhập.
• Chức năng quản lý xuất hăng:
Giúp công ty quản lý quâ trình xuất hăng bân cho khâch hăng. Câc thông tin cần quản lý như: số phiếu xuất, ngăy xuất, khâch hăng, tổng giâ trị hăng xuất kho, thông tin chi tiết về phiếu xuất kho (danh sâch câc mặt hăng xuất, số lượng, đơn giâ…). Đđy lă cơ sở giúp cửa hăng thống kí số lượng hăng xuất trong một khoảng thời gian năo đó…
Người sử dụng cũng có thể thực hiện câc thao tâc sửa chữa, cập nhật thông tin của đơn hăng xuất, không được phĩp xóa phiếu xuất đê xuất.
• Chức năng bâo câo:
- Bâo câo tổng hợp nhập: cho phĩp thống kí số lượng hăng hoâ công ty đê nhập về từ câc nhă cung cấp để bân trong khoảng thời gian năo đó.
- Bâo câo tổng hợp xuất: cho phĩp thống kí số lượng hăng hóa công ty đê bân trong khoảng thời gian năo đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bâo câo tồn kho: cho phĩp thống kí số lượng hăng còn tồn kho của công ty, giúp nhă quản lý có những quyết định đúng đắn trong những lần nhập hăng tiếp theo. Kết hợp câc thông tin Nhập hăng, Xuất hăng, vă bâo câo tồn kho kì trước thì sẽ biết được số lượng hăng tồn kho hiện còn.
- Tìm kiếm thông tin hăng hóa: cho phĩp tìm kiếm theo tín hăng, mê hăng… - Tìm kiếm thông tin nhă cung cấp: cho phĩp tìm kiếm theo tín nhă cung cấp, mê nhă cung cấp…
- Tìm kiếm thông tin khâch hăng: cho phĩp tìm kiếm theo tín, theo theo mê số khâch hăng, hoặc theo địa chỉ khâch hăng…..
- Tìm kiếm theo ngăy thâng: cho phĩp tìm kiếm câc thông tin theo ngăy thâng cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất….
3.2.2 Yíu cầu phi chức năng
- Chương trình phải phù hợp, tương thích với hệ thống: trânh tình trạng xung đột, không phù hợp giữa hệ thống với câc phần mềm, phần cứng đang sử dụng
- Giao diện đơn giản, dễ dùng, bố trí hợp lý, phù hợp với câc thao tâc của người sử dụng. Đảm bảo giúp người sử dụng thao tâc nhanh vă chính xâc
- Tốc độ xử lý nhanh: đưa ra câc thông tin phản hồi theo câc chức năng của hệ thống một câch nhanh chóng, đâp ứng nhu cầu người sử dụng.
- Tính sẵn săng, an toăn, bảo mật cao: đảm bảo hệ thống luôn ở trạng thâi sẵn săng đâp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng, bảo đảm câc thông tin dữ liệu luôn được bảo mật, an toăn.
- Có khả năng nđng cấp, mở rộng: để đâp ứng những nhu cầu phât sinh hay có thể được đổi mới trong tương lai hệ thống phải có khả năng nđng cấp, mở rộng để có thể đâp ứng được nhu cầu mới của người dùng.
3.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HĂNG3.3.1 Mô hình nghiệp vụ 3.3.1 Mô hình nghiệp vụ
Sơ đồ ngữ cảnh
TT nhă cung cấp TT hăng hóa Yíu cầu mua Yíu cầu bâo câo Bâo câo
Bâo giâ
Yíu cầu TT hăng Lập phiếu xuất TT khâch hăng
KHÂCH HĂNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HĂNG