Phân tích và thiết kế hệ thống về quản lý bán hàng

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng xe đạp điện với các mô hình chức năng và luồng dữ liệu, mô hình phân rã và mô hình thực thể liên kết. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp đưa ra những phương hướng , kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết , thực tế để đạt được hiệu quả một cách cao nhất trong quản lý, đem lại doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn

Sinh viên thực hiện

Mã sinh viên

Dương Thị Hiền Thanh Phan Thị Tươi

MỤC LỤC

A MÔ TẢ HỆ THỐNG 2

1.Giới thiệu về công ty TNHH Thế Giới Xe Điện 2

1.1 Một số nét về công ty Thế giới xe điện 2

1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty 3

2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng của công ty 4

2.1 Quy trình bán hàng 4

2.2 Quy trình nhập hàng 6

2.3 Báo cáo- thống kê 6

3 Mục tiêu – Yêu cầu cho hệ thống mới 6

3.1 Đánh giá vê hệ thống hiện hành 6

3.2 Mục tiêu của hệ thống 7

3.3 Yêu cầu của hệ thống 8

3.4 Giải pháp xây dựng hệ thống mới 8

B PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG 9

1.Mô hình phân rã chức năng 9

1.1 Phân rã chức năng 9

1.2 Mô hình phân rã chức năng 14

2 Mô hình luồng dữ liệu 15

2.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh ( mức 0) 15

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1) 15

2.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2) 18

C PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU 24

1.Mô hình thực thể liên kết 24

1.1 Kiểu thực thể và các thuộc tính của nó 24

1.2 Mô hình thực thể liên kết 24

2 Mô hình quan hệ 26

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty 4

Sơ đồ 2: Mô hình tổng thể 10

Sơ đồ 3: Mô hính chức năng quản lý bán hàng 10

Sơ đồ 4: Mô hình chức năng quản lý tài chính 11

Sơ đồ 5: Mô hình chức năng quản lý bán hàng 12

Sơ đồ 6: Mô hình chức năng quản lý kho hàng 13

Sơ đồ 7: Mô hình phân rã chức năng hoàn thiện 14

Sơ đồ 8: Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 15

Sơ đồ 9: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 16

Sơ đồ 10: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 19

Sơ đồ 11: Mô hình chức năng quản lý tài chính 20

Sơ đồ 12: Mô hình chức năng quản lý nhập hàng 22

Sơ đồ 13: Mô hình chức năng quản lý kho hàng 23

Sơ đồ 14: Mô hình thực thể liên kết 26

Sơ đồ 14: Mô hình quan hệ 28

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, để có được sự tăng trưởng trong nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quantrọng trong công cuộc CNH-HĐH đất nước là đưa các ứng dụng KH-KT vào quá trìnhsản xuất và quản lý Và một trong các hệ thống quản ký điển hình đó là quản lý bán hàng.Việc áp dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúpdoanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư , hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viênlàm việc, xử lý in ấn háo đơn bán hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện…Từ đóngười quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn nhằm giảm chi phí, hạngiá thành sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp.

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổngquan và sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp đưa ra những phương hướng , kếhoạch một cách cụ thể, chi tiết , thực tế để đạt được hiệu quả một cách cao nhất tong quản

lý, đem lại doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp

Dưới đầy là bài phân tích và thiết kế hệ thống bán hàng trong công ty THHH ThếGiới Xe Điện

A MÔ TẢ HỆ THỐNG

1.Giới thiệu về công ty TNHH Thế Giới Xe Điện

1.1 Một số nét về công ty Thế giới xe điện

dòng xe đạp điện, xe máy điện từ các thương hiệu xe điện nổi tiếng của ĐàiLoan

 Thị trường chủ yếu của công ty là ở trong nước

 Các sản phẩm của công ty được nhập từ những nhà phân phối trong nước hoặcnhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài

 Công ty được thành lập từ năm 2005

 Địa chỉ : Số 17, Ngõ Vạn Anh, Khâm Thiên, Đống Đa, Hn

 Điện thoại: 04.22108888

http://xedapchaydien.vn – http://xemaydien.com.vn

1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty

 Cung cấp vốn lưu động cho công ty

 Điều khiển bộ máy của cả công ty

 Thu nhận báo cáo từ các phòng ban về tình hình kinh doanh của công ty vàđưa ra những quyết định mang tính chiến lược cuối cùng thúc đẩy sự pháttriển của công ty

 Bái giá các sản phẩm cho khách hàng biết

 Thu nhận thông tin từ thị trường về các sản phẩm có thể tiêu thụ được

 Tư vấn cho khách hàng về từng loại sản phẩm để phù hợp với khách hàng

 Phòng kế toán

 Theo dõi công nợ đối với khách hàng Là bộ phận trực tiếp nhập số tiềntheo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

 Lập bảng thanh toán thu chi hàng tháng cho công ty

 Báo cáo tình hình tài chính nên giám đốc

 Sửa chữa lưu động tại nhà cho khách hàng

2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng của công ty

2.1 Quy trình bán hàng

 Lập đơn đặt hàng

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại công ty, khách hàng đến các hệ thống bánhàng của công ty để mua hàng trực tiếp hoặc đặt hàng thông qua giao dịch điện thoại vớinhân viên bán hàng

Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía khách hàng, tư chokhách hàng những dòng xe điện được ưa chuộng nhất, tốt nhất và phù hợp với yêu cầucủa khách hàng

Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, loại xe muốn mua, giá cả, địa chỉnhận hàng, thời gian nhận hàng Khách hàng sẽ được miễn phí giao hàng trong bán kính20km, ngoài 20km sẽ tính phí vận chuyển theo bảng giá đã niêm yết của công ty Từ đónhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng

Ngoài ra, khách hàng có thể mua hàng theo dịch vụ trả góp bằng thẻ tín dụng thuộccác ngân hàng mà công ty liên kết

 Lập hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng

Đơn đặt hàng sẽ được chuyển qua phòng kế toán để lập hóa đơn bán hàng và làmhợp đồng mua bán cho khách hàng

 Lập biên bản giao hàng

 Trường hợp giao xe tận nhà cho khách

Bộ phận giao hàng sẽ cùng với phòng kế toán trực tiếp giao hàng và lập biên bảngiao hàng, thanh toán hóa đơn bán hàng với khách theo đúng thời gian, loại xe, số lượng,địa chỉ chuyển xe tới đã ghi trong hợp đồng mau bán

 Trường hợp khách mua hàng trực tiếp tại các hệ thống bán hàng

Phòng kế toán lập biên bản giao hàng và thanh toán hóa đơn trực tiếp với kháchhàng, giao xe đúng loại xe, số lượng theo đúng hợp đồng cho khách hàng

Có ba hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty

 Trả bằng tiền mặt

Tài khoản tại ngân hàng Vietcombank, số tài khoản 0691007988888, chủ tài khoản:Phạm Ngọc Nam

 Trả bằng hình thức trả góp với lãi suất 0%

Khách hàng sẽ làm việc trực tiếp với bên ngân hàng, có thẻ ghi nợ của các ngânhàng liên kết với công ty Trong trường hợp này nhân viên bán hàng sẽ tư vấn chi tiết chokhách hàng

Sau khi giao hàng cho khách hàng thành công, công ty có trách nhiệm chăm sóckhách hàng bằng cam kết bảo hành đã được niêm yết trên website của công ty và tại bộphận bảo hành

2.2 Quy trình nhập hàng

Bộ phận bán hàng tại mỗi đại lý sẽ có nhiệm vụ thống kê tình hình số lượng xe cònlại, loại xe đã hết, sắp hết, màu xe Bộ phận bán hàng gửi thông tin lên bộ phận kế toán ,sau đó bộ phận kế toán sẽ xin chỉ đạo từ ban giám đốc có được nhập hàng đã hết vềkhông Nếu ban giám đốc cho phép, phòng kế toán sẽ có trách nhiệm đưa yêu cầu chonhà cung cấp sản phẩm để đặt hàng

Khi đã có lượng hàng về, phòng kế toán sẽ lạp phiếu nhập hàng và phân phối tới các

hệ thống bán lẻ của công ty Đồng thời phòng kế toán sẽ có trách nhiệm giao dịch với nhàcung cấp, thỏa thuận việc thanh toán với nhà cung cấp

Đối với hàng mới, nhà cung cấp sẽ giới thiệu sản phẩm với ban giám đốc Ban giámđốc sẽ trao đổi với những phòng ban còn lại xem hàng mới có tiêu thụ được không, sứctiêu thụ thế nào…Từ đó quyết định xem có nhập hay không nhập loại xe đó

2.3 Báo cáo- thống kê

Theo từng ngày, phòng kế toán sẽ có thống kê về số lượng hàng bán trong ngày, cáckhoản thu-chi theo tuần gửi cho ban giám đốc công ty

Bộ phận bán hàng sẽ có báo cáo lượng hàng bán được tại các đại lý bán lẻ vào cuốingày cho phòng kế toán

3 Mục tiêu – Yêu cầu cho hệ thống mới

3.1 Đánh giá vê hệ thống hiện hành

Với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Thế giới xe điện việc tổ chức một bộmáy cồng kềnh là điều không cần thiết Công ty đã làm được điều này khi sử dụng bộmáy có tổ chức gọn Bên cạnh đó hệ thống hiện hành vẫn còn nhiều điểm bất hợp lýtrong công tác tổ chức bộ máy của công ty

 Điểm bất cập

 Các phòng, bộ phận hoạt động và làm việc không thật sự hợp lý

 Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệthống bán hàng chuyên nghiệp

 Biểu hiện của điểm bất cập

 Phòng kế toán gần như kiêm tất cả các hoạt động từ giao dịch với nhàcung cấp đến lập đơn đặt hàng, thống kê lượng hàng còn lại tai các đại lý

 Bộ phận bán hàng chỉ có chức năng bán hàng, tư vấn cho khách về cácsản phẩm mà công ty có Ngoài ra không thể trực tiếp quyết định việcnhập một sản phẩm mới Việc này cần bộ phận khác

 Quản lý giấy tờ còn làm thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và sosánh tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác

 Không có kho hàng chung mà hàng được chia lẻ xuống các đại lý, việcthống kê hàng gây bất lợi cho phòng kế toán vì không thể quản lý hàngtheo phiếu xuất kho

Trong bộ máy của công ty TNHH Thế giới xe điện còn tồn tại nhiều điểm bất hợp

lý khác khiến cho bộ máy công ty hoạt động không linh động dẫn tới không đem lại hiệuquả trong công việc, doanh thu tối đa cho công ty

Chính vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin để giải quyết khâu quản lý bán hàngcủa công ty TNHH Thế giới xe điện là điều hoàn toàn cần thiết giúp cho bộ máy hoạtđộng linh hoạt hơn , giảm tải công việc của phòng kế toán và tránh những sai sót khôngđáng có

3.2 Mục tiêu của hệ thống

 Hệ thống bán hàng có nhiệm vụ và chức năng nghiệp vụ về bán hàng

 Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng,lượng hàng nhập, lượng hàng xuất,

 Góp phần nâng cao hoạt động của công ty, thúc đẩy quá trình buôn bán mộtcách chính xác và hiệu quả

 Tạo dựng uy tín , thu hút khách hàng đem lại doanh thu tối đa cho công ty

3.3 Yêu cầu của hệ thống

 Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành

 Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp

 Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thờicho nhà quản lý

 Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất

 Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợinhuận tối đa cho toàn công ty

 Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho ngươi sử dụng

 Phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu chocông ty

 Được cài đặt trên các máy hiện đại của công ty

3.4 Giải pháp xây dựng hệ thống mới

Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong công

ty Đáp ứng các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty và là cơ sở để xâydựng các ứng dụng sau này

B PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG

1.Mô hình phân rã chức năng

 Quản lý tài chính: do bộ phận tài chính đảm nhiệm với chức năng thu-chi,quản lý công nợ, Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến sự vận hànhcủa công ty

gửi đơn đặt hàng đến các nhà sản xuất, trực tiếp theo dõi công việc vậnchuyển và nhận hàng từ nhà cung cấp đến kho hàng của công ty

 Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm Với chức năng lưu trữhàng hóa, theo dõi nhập-xuất-tồn, lưu chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đếnngười tiêu dùng thông qua quy trình bán hàng

1.1.2 Mô hình chức năng quản lý bán hàng

Hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng Quản lý tài chính Quản lý nhập hàng Quản lý kho hàng

Sơ đồ 3: Mô hính chức năng quản lý bán hàng

hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng Bộphận khách hàng se lập hóa đơn đặt hàng

 Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong.Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanhtoán với khách hàng Trực tiếm thực hiện hóa đơn thanh toán đối vớikhách hàng và sau đó chuyển tới phòng tài chính

hàng cần Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấysản phẩm giao cho khách hàng

 Cập nhật thông tin khách hàng: Lấy thông tin khách hàng lưu vào kho dữliệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính

 Lập báo cáo bán hàng: Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽđược gửi về ban giám đốc công ty

Lập phiếu xuất hàng Lập phiếu xuất hàng

Cập nhật thông tin khách hàng

Lập báo cáo bán hàng Giao hàng

Sơ đồ 4: Mô hình chức năng quản lý tài chính

 Nhận hóa đơn thanh toán : Sau khi hàng được gửi đến tay khách hàng bộphận bán hàng sẽ gửi lại báo cáo với bộ phận tài chính về hóa đơn thanhtoán của khách hàng

 Quản lý thu-chi-công nợ: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính

Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty

 Cân đối hóa đơn: là công việc thống kê các khoản đã thu- chi sau dó báocáo lên ban giám đốc Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng – hóa đơnnhập hàng

 Thống kê: Tổng hợp các khoản thu , tiền thu được từ hóa đơn bán hàng.Tổng hợp các khản chi để nhập thêm sản phẩm từ nhà cung cấp, trả ươngcho nhân viên cũng như cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt độngcủa công ty

1.1.4 Mô hình chức năng Quản lý Nhập hàng

Sơ đồ 5: Mô hình chức năng quản lý bán hàng

 Cập nhật yêu cầu: là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của bộ phận khohàng và của ban giám đốc Từ đó kiểm tra yêu cầu, liên hệ với nhà cungcấp để có được thông tin chính xác về sản phẩm cần nhập Sau đó mớilập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp

 Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sanphẩm Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để mua sảnphẩm

 Cập nhật kết quả hóa đơn: Là khâu cuối cùng trong quản lý nhập hàng.Sản phẩm, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà cung cấp sẽ được tiếp nhận.Đồng thời có nhiệm vụ thanh toán hàng với nhà cung cấp

1.1.5 Mô tả chức năng Quản lý Kho hàng

Sơ đồ 6: Mô hình chức năng quản lý kho hàng

 Lập phiếu xuất kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thốngnhất với khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tớikho hàng, yêu cầu xuất hàng

 Lập phiếu nhập kho: khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyểnhàng đến khao hàng của công ty Sau khi tiếp đủ số lượng xe, loại xe,màu xe, bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đãnhận đủ số lượng hàng vào kho của công ty

 Báo cáo – thống kê: là việc không thể thiếu, để đảm bảo tình hình bánhàng trong kho đến ban giám đốc Qua đó thông tin cho bộ phận bánhàng về lượng hàng có trong kho để trao đổi buôn bãn với khách hàng.Thông tin đến bộ phận nhập hàng để báo hàng nào còn, hàng nào hết

1.2 Mô hình phân rã chức năng

Dự vào chức năng chi tiết của hệ thống đã phân tích ở trên, ta xây dựng mô hìnhphân rã chức năng của hệ thống quản lý bán hàng như sau:

Quản lý kho hàng

Lập phiếu xuất

kho Lập phiếu nhập kho tin nhập-xuất -tồn Cập nhật thông Lập báo cáo thống kê

Sơ đồ 7: Mô hình phân rã chức năng hoàn thiện

2 Mô hình luồng dữ liệu

2.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh ( mức 0)

Nhập hóa đơn thanh toán

Quản lý thu-chi công ty

Cân đối hóa đơn

Thống kê

Quản lý nhập hàng

Cập nhật yêu cầu

Lập đơn đặt hàng

Cập nhật kết quả hóa đơn

Quản lý kho hàng

Lập phiếu xuất kho

Lập phiếu nhập kho

Cập nhật thông tin nhập-xuất- tồn Lập báo cáo thống kê

Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống Trong

đó có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán hàng

Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống: tác nhân ngoài của hệ thống là khách hàng,nhà cung cấp…với các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và các tác nhân ngoài

Sơ đồ 8: Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

Miêu tả các chức năng chính cuẩ hệ thống, xác định rõ mối quan hệ của các tácnhân trọng hệ thống 4 chức năng cơ bản: